探析如何加快档案工作信息自动化进程

一、加快档案工作信息自动化进程是档案发展需求

1. 人们的档案意识越来越强的需求。

建设数字档案馆需要做的工作很多。我们觉得, 各项工作不可能齐头并进, 必须抓住一点, 集中突破, 以此带动各项工作整体推进。馆藏案卷目录录入是基础性工作, 也是需要近期攻克的难点。为此, 我们把录入作为首要任务, 采取分阶段集中录入的办法, 将录入任务层层分解到个人, 限定时间完成, 营造了扎实、积极、高效的工作氛围。随着社会的进步, 人们的档案利用意识越来越强, 对档案内容的要求也越来越多, 要求提供利用的档案, 不仅是文书档案, 更需要科技档案、专业档案、声像档案、实物档案以及具有民族、地方特色的档案等等, 以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。随着档案贴近社会, 贴近群众, 人们更需要档案馆提供有关政策性、法规性、公益性、服务性等与人民群众关系密切, 又能够公开的现行文件。他们要求能够快捷、方便地查询到自己所需要的信息, 这就给档案部门和档案工作者提出了更高的要求。

2. 加强档案资源建设的需求。

一方面, 随着社会档案意识的普及, 经济核算、经济效益观念的增强, 许多非国有企业、社会团体、民间新经济组织乃至个人, 都将十分珍视自己的档案资料。他们或因规模小, 不具备建立专门保管档案的管理机构的条件, 或因经济效益考虑, 为了达到既省钱、省力, 又能安全妥善管理档案的目的, 都希望国家综合档案馆能为他们代管本属于他们自己的档案。另一方面, 随着现代化管理技术的广泛运用, 电子文件的大量产生, 档案馆不仅要接收和管理传统的纸质档案资料, 而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案。

3. 提高档案服务机制的需求。

随着计算机网络的发展, 档案利用者希望能通过网络查阅利用档案资料, 可少跑腿、少花钱、少抄写, 过去那些落后的服务方式必然淘汰。目前我县档案馆未建馆藏档案目录数据库, 检索还是通过案卷目录途径查找纸质档案, 工作人员凭经验查目录、再找到库房和档案资料存放柜取得档案利用;网站情况虽建立了档案信息网站, 但网站设置不够科学全面, 内容更新不及时, 信息量不大, 浏览受众面不大;局内服务器, 系统软件、数据库系统及其他第三方应用软件都还不很完备, 还远远不能适应数字档案馆建设的需要。针对以上问题, 采用文字识别、存用分离、纸质、照片、声频、视频档案数字化加工、制作相应数据接口等手段, 建立电子档案及现行文件数据中心, 实现对档案文件级的管理和现行文件的在线接收。

二、全方位、多渠道筹集资金作为建设数字档案馆的首要任务

一是争取财政拨一块。多与市级分管领导沟通、汇报, 积极提出意见建议, 引起领导的关心和重视, 获取认可和支持, 并在资金上给予倾斜。近几年来, 我们通过努力, 积极争取财政多次拨款, 基本满足了办公需要。

二是拓宽服务领域创一块。我们通过与物价部门协商, 先后举办档案专业技术干部培训班、归档文件整理培训班等, 以收取培训费的形式创收, 补贴经费不足。同时我们扩大有偿服务的范围, 在文书立卷工作中聘请退休的老同志对立卷单位进行立卷、完善封面、打印目录等一条龙服务, 每卷按照一定的标准收取服务费用, 既加快了立卷进度, 又提高了案卷质量。另外, 我们还在搞好各项服务的同时, 寻求援助, 取得了市直部门和乡镇的无偿资金援助, 缓解了建设资金不足的压力。

三是压缩开支挤一块。我们本着勤俭持家、节约开支办事业的原则, 对内的各项开支进行把关, 严格审批程序, 确保收支平衡。

三、加快实现档案信息数字化进程要注意的问题

1. 要有保障信息化开展的专业队伍, 明确档案信息用户至上为根本的服务宗旨。

这就要求专业人员的业务素质, 在考虑和处理问题时, 要处处以档案用户的使用方便为基础, 这与我们以前传统的档案自动化不同。数字化档案馆面向档案信息用户实现数字化, 而不是单纯面向档案馆工作人员的自动化。

2. 要有开放友好的共享接口。

数字化档案已经逐步溶入互联网中, 必定要突破单一的系统结构, 与社会其他信息服务系统融合, 走向开放的网络化大系统。因此单一的数字化档案馆必须具有开放友好的共享接口, 能随时随地与任何系统相互交互, 实现无限的信息交流与共享。

3. 注重提高档案部门的地位。

档案工作在整个经济发展中有着重要的作用, 我们充分利用这一优势, 不断扩大档案工作的影响, 开会、发文, 主要以市委办行文为主。对各级各部门的档案检查, 也以市委办的名义进行通报。这样一来, 既方便了我们开展工作, 又使档案工作越来越引起重视。

4. 注重档案信息安全, 研究和制定安全解决方案、在物理层、系统层、应用层、管理层几方面做好档案安全管理工作;

力求尽善尽美, 使全员能够以饱满的热情投入到工作中, 促进了档案信息化建设的跨越发展。注重多学科的综合研究, 在研究总结基础上, 不断形成档案信息化的新理论、新方法、新思路, 推动档案信息化向更高层次发展。

摘要：如何加快数字化档案馆的建设一时成为各级档案部门普遍关注的热门话题。数字档案馆是数字信息时代档案传递和利用的新途径。数字档案馆与传统档案馆相比有着极大的优越性, 然而它也存在着不少缺陷。本文分析了当前建设数字档案馆的特点及如何开展建设工作。

关键词：档案,信息化,工作方法