信息数字化建设在企业档案管理中的应用

档案管理工作是一项机密性、专业性较强的工作, 各级管理部门要充分认识到该项工作的重要性, 加强对档案的管理, 及时解决在档案管理工作中遇到的问题, 在人力、物力、财力等方面给予大力支持;同时信息数字化是主要体系, 对管好用好档案的资源开发起着重要作用。以往存在的缺档、断档、死档会给档案的管理工作带来很多困难, 因此, 档案管理工作在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着重要的作用。随着信息化建设的不断推进, 计算机的普遍应用, 原来以纸质格式的各类文件及其他文字及数据资料逐步被计算机的电子格式所替代。由此产生了大量的电子档案, 档案信息数字化管理的优势日益突显, 成为社会发展的必然趋势。

一、档案信息数字化管理的便捷

所谓档案的信息数字化就是以馆藏档案资料为主要的物质对象, 用缩微的形式对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工, 使之转换成为缩微软件形成的二次文献信息供人们利用的过程。档案信息数字化管理有如下几个便捷:

(一) 可充分利用和发挥现有的计算机的潜能, 提高利用率。目前大多数基层档案馆对计算机的应用单一, 开发利用功能简单, 有的仅仅用于档案录入和文件的储存, 利用的低效率会造成人力、物力、财力以及时间的极大浪费, 使用信息数字化管理档案可以使档案数据更准确快捷地利用共享。

(二) 信息数字化的建设使OA办公室自动化推向现代化办公和计算机网络结合的一种新型的办公方式, OA办公系统实现了数据的一次输入, 多次利用。文书处理人员在完成文件的拟写、签发、编号、录入、发布等工作后, 只需要一个归档点击操作, 就完成了从文件处理系统到档案管理系统的归档工作。需要利用时, 利用者只需根据访问权限进行在线检索, 就可以浏览所需要的内容, 档案资料通过办公平台实现了共享。OA系统可以提供多种查询检索功能, 可以实现档案信息自动分类、检索、自动编目等, 使档案检索利用变得更加快捷、高效。

(三) 档案信息化管理使档案人员可以从繁琐的整理工作中解脱出来。把时间和精力放在档案编研和二次开发利用上, 从而提高档案管理工作的质量和利用效率, 由此, 不仅扩大了社会影响, 而且还拓宽了服务范围, 档案部门的地位自然也得到了提高。

二、加强档案数字化建设的管理及对策

(一) 强化现代化的档案管理意识, 积极推动网络化归档工作, 档案信息化建设是现代化企业发展的必然趋势。普及档案信息化的档案意识, 让企业各部门了解信息化档案的重要性, 并且能够密切配合档案工作, 充分利用办公自动化的文档一体化工作平台方便档案的网络信息化归档管理。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的规范标准和在职档案人员的指导下, 根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见, 通过数字化办公平台传输到档案数据库, 年终时只需向档案馆移交一份立卷清单即可, 从而减少了档案部门的计算机输入工作, 给档案工作带来了方便与快捷。

(二) 加强档案信息化工作与实际日常档案整体规划。企业档案工作一定要把档案工作人员对信息建设的业务培训工作考核纳入企业档案工作人员的整体管理中, 这是目前大多数煤炭企业单位档案工作最容易疏忽的方面, 同时还应注意将档案管理信息化与技术资料信息网络相区别, 企业的技术资料 (即图纸) 是为了服务企业的技术管理。协调企业技术部门图纸, 标准化资料管理的一种组织, 两者在职能工作范围及管理模式有所不同。因此要想使得档案管理能够形成一个有机整体, 必须对企业档案能够统一领导、分级管理, 不断提高档案信息服务。

三、新档案信息数字化、提升服务理念

加强档案信息资源的利用是为了能够更好地服务于社会及企业, 首先运用信息化手段对档案进行编研, 从而加强了档案数字化建设, 要将档案利用计算机对一些重要的档案进行汇编, 进行数字化采集。利用计算机编制检索目录提供利用不仅方便查询, 提高工作效率, 也使档案更加规范化。其次, 创新档案信息化深加工, 要将具有较高实用价值和科学指导意义的文献报告等编制成数字化档案, 编研资料不仅可以利用手续方便查询, 为借阅者提供周到全面的服务, 而且能够延长档案原件的寿命, 档案信息资源得到了充分的利用, 牢固树立服务意识, 加强档案信息资源开发利用使档案管理水平和服务效率得到同步提高, 为企业和社会创造更大的经济效益。

总之, 信息数字化是新世纪档案事业发展的重要方向, 信息化利用和档案信息管理标准化已势在必行, 我们必须加快档案的现代化管理进程, 逐步完善企业档案的信息化建设, 其优势在于有利于档案原件的保护;有利于文件归档方式的改善;有利于档案信息资源的整合和共享;有利于档案信息的检索和利用方便。为档案高效利用打下了基础, 发挥了自己的潜能, 为企业的建设与发展提供更好的服务。

摘要：随着信息数字化技术的不断发展, 传统的档案管理已由现代化档案所代替。档案的基础业务建设开始向信息化数字化转移, 对档案的馆藏要求也进入信息化管理并建立数字化档案馆, 即档案数据库。使档案管理由封闭式走向开放式服务, 实现档案信息资源合理配置、科学管理, 真正实现档案资源共享。

关键词：信息数字化,档案,应用

参考文献

[1] 薛四新.档案馆信息化与档案管理变革.机械工业出版社, (2008) .

[2] 张继梅.档案信息电子化之路探析 (2010) .