卫生行政处罚案卷评析和文书书写管理
【关键词】卫生行政处罚案卷;评析;文书书写管理
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2013年11月，市卫生局组织开展了全市卫生行政执法文书联展联评活动，省、市、县三级卫生行政部门和监督机构的11名专家和骨干对5个县市区30份卫生行政处罚案卷进行了书面评查。评查结果显示，近年来各级卫生行政机关及其卫生监督机构狠抓卫生行政处罚工作规范化建设，行政处罚工作制度逐步健全，行政处罚案卷质量逐步提高。一些地方不断通过制度、方法创新规范行政处罚工作，保障相对人合法权益。通过此次评查，既发现了目前卫生行政处罚工作中存在的问题和不足，交流了执法经验，也推动了各级卫生行政机关办案质量的提高。
1存在的主要问题
1.1主体方面问题
1.1.1执法主体错误、行政处罚的主体不具备法定资格文书中载明的执法主体是某卫生监督所。对外使用的文书加盖的是卫生监督所的公章。
1.1.2被处罚主体认定错误或主题资格不清，如有的行政处罚案卷中，将个体工商户字号作为被处罚对象;(正确的表述应该是：被处罚人：刘xx，xx小吃店负责人。)
1.1.3承办人员不具备执法资格，未领取卫生监督员证件或行政执法证件。
1.1.4对外使用的执法文书签收人不是法定代表人本人，但案卷内没有法人授权委托书。
1.1.5被处罚人的名称未使用全称，且前后不一致。
1.2在违法事实认定方面
1.2.1证据单一如部分案件过分依赖询问笔录、现场检查笔录等作为定案依据，缺乏深入调查，缺少必要的其它证据材料(如照片等)予以佐证，没有形成紧密的证据链等。
1.2.2违法事实认定不全面部分案件有多种违法事实，但只是对其中某项违法事实给予行政处罚，而对其他违法事实应当给予行政处罚却没有实施行政处罚，且未说明理由或作相应交代。有的案件应当追溯源头却没有作进一步的追溯调查等。
1.2.3现场拍照、证据先行登记物品未在现场笔录中注明。
1.2.4询问笔录有的无告知内容，被询问人和监督员未逐页签字，被询问人未注明“以上记录属实”。
1.2.5当事人提供的材料复印件未注明“此复印件与原件一致”，当事人也未签字或盖章。
1.2.6投诉举报案件卷内未附投诉举报记录或举报材料。
1.3在行政执法程序方面
1.3.1有些案件对违法所得根本没有进行调查取证，逾越了这一程序就直接按无违法所得实施行政处罚，是程序违法。
1.3.2对当事人享有的申请回避权等权利告知不完整或告知当事人申请听证权利的同时未告知其同时具有陈述申辩权。
1.3.3违反先立案后调查的程序要求，案件调查全部工作在立案前完成。
1.3.4行政处罚事先告知书与行政处罚决定书罚款数额不一致，但无二次合议记录。或两者日期是同一天，但无当事人放弃陈述和申辩权利的书面材料。
1.3.5重大复杂案件未经卫生行政部门负责人集体讨论决定;行政处罚事先告知文书未经卫生行政部门负责人审批;未使用《卫生行政执法事项审批表》。
1.3.6违反罚缴分离原则，以卫生监督所名义收缴罚款。
1.3.7不能提供記录证明行政执法人员已表明身份，出示合法有效执法行政执法证件。
1.4在法律适用方面
1.4.1自由裁量不规范为数不少的办案单位没有制定或遵循行政处罚裁量权行使规则，导致对相同违法行为类似违法情节处理存在较大差异。同样的违法行为不同科室，不同的监督员间处罚不同。
1.4.2做出的行政处罚种类不符合法律规定，把责令改正作为罚种适用;行政处罚决定未遵循分别裁量、合并处罚原则。
1.4.3适用法律、法规、规章名称填写不规范、不完整。引用的条、款、项、目书写错误如：第九条第一款第九项。正确写法为第九条第一款第(九)项地第12目。
1.5案卷材料制作方面问题
1.5.1部分案卷使用旧版文书。未使用2012版新版执法文书。
1.5.2处罚案卷卷宗档案封皮板式不同。部分案卷使用的不是新版封皮。
1.5.3文书的文号、编号书写不规范，(正确的写法应是：地区简称+卫+执法类别(医、消、公、水)+执法性质(罚、告等)+年份+序号，如“梨卫公罚〔2013〕017号”。
1.5.4卷内文书的右上角未标明页数。
1.5.5案卷内无执法人员执法证件复印件。
1.5.6案卷中未附有公民身份证明的材料或未附有法人、其他组织主体资格证明材料。在案卷制作过程中，是个人的把个人身份证复印件附上，有工商执照的把工商执照复印件附上。也可把执照拍下来附在卷宗里。
1.5.7部分案卷案由表述不规范。正确的表述应该是违法主体+主要违法事实+案。
1.5.8部分文书项目填写不全如现场检查笔录和询问笔录当事人填写：是法人或其他组织的，应填写单位的全称、地址、联系电话、法定代表人姓名、性别、年龄、民族、职务等;是个人的应填写姓名、性别、年龄、民族、住址、联系电话等内容。案件受理记录填写：如案发单位，填写时应注意区分发案的是单位还是个人。如发案的是单位，要写明单位名称、地址、法定代表人或负责人的姓名、性别、职务、电话。单位名称应填写单位全称。如果这个单位不具有独立法人资格，则应将它隶属的法人单位名称填上，如“xx公司招待所”、“xx学校学生食堂”;如果发案的是个人，应填写其姓名、性别、民族、现工作单位，个体工商户的应再加上xx工商户户主，这对下一步的调查及分清法律责任承担者以及有关文书的送达等都具有重要意义。
1.5.9现场检查笔录的检查地点不具体，地点不仅包括被检查现场所在地的地址，还包括被检查现场的具体位置。现场检查笔录中要记录现场调取的物证和现场的拍照。笔录要记录物证和拍照的物品所在的位置、名称、数量、状态、标记等，使现场检查笔录与现场拍照、现场提取的实物证据互相印证、互相补充，构成证据锁链。如果在现场采取了行政控制措施或保存证据措施的，应在笔录中记载。
1.5.10非该单位法定代表人或者负责人签收主要文书，缺少授权委托书。如放弃陈述申辩，放弃听证，不是随便谁都能签字的，应是法定代表人或老板本人，其他人应有授权委托书。
2文书书写管理
文书应按照规定的格式印制后填写。两联以上的文书应用无碳复写纸印制。应用蓝色或黑色的水笔或签字笔填写，保证字迹清楚、文字规范、文面清洁。有条件的卫生行政机关可按照规定的格式打印。
2.1文书书写原则
2.1.1卫生行政监督执法文书制作时必须用钢笔或中性笔填写，字迹清楚、文字规范、文面清洁。
2.1.2因书写错误需对文书进行修改的，应用杠线划去修改处，在其上方或后面写上正确内容。重要内容及对外使用的文书需修改的，应加盖校对章或由对方当事人签名或盖章，每页文书修改不得超过两处。
2.1.3预先设定的文书栏目，应逐项填写。摘要填写的，应简明、完整、准确。签名和注明日期，必须清楚无误。
2.1.4调查询问所作的记录应具体详细，涉及案件关键事实和重要线索的，应尽量记录原话。不得使用推测性词句，以免发生词句歧义对方位、状态及程度的描述记录，应依次有序、准确清楚
2.1.5当场制作的采样记录、现场检查笔录、询问笔录、陈述和申辩笔录、听证笔录等文书，应当场交由有关当事人审阅或者向当事人宣读，并由当事人签字确认。当事人认为记录有遗漏或者有差错的，应当提出补充和修改，并在改动处用指纹或印鉴覆盖。
2.1.6文书首页不够时，可用附页记录，附页必须有监督人员或当事人签名。
2.1.7文书要求监督人员签名的，必须由本人签写，不得他人代签。
2.2各类文书中有关共性栏目的填写方法
2.2.1文书本身设有“当事人”项目的，按以下要求填写是法人或其他组织的，应填写单位的全称、地址、联系电话，法定代表人(负责人)的姓名、性别、民族、职务等内容;是個人的应填写姓名、性别、年龄、民族、住址、联系电话等内容。“案件来源”按照《卫生行政处罚程序》第十四条的内容填写。
2.2.2案由统一写法为当事人名称(姓名)+具体违法行为+案，例如XXX商场违反卫生许可管理案。文书本身设有“当事人”项目的，在写案由时可省略有关当事人的内容。
2.2.3对外使用的文书本身设定签收栏的，在直接送达的情况下，应由当事人直接签收。没有设定的，一般应使用送达回执。
2.3提高卫生行政处罚案卷质量的几点建议依法实施行政处罚是卫生行政部门运用法律手段管理公共卫生事务的重要方法和手段，是依法行政的重要体现。针对此次案卷评查发现的情况，我们要以提高办案质量为抓手，进一步规范执法行为，加强执法能力建设。
2.3.1要进一步重视卫生行政处罚案件质量管理单位内部要建立健全案卷评查制度，完善评查标准和评查方法，定期对本单位执法案卷组织评查。要加强对案卷形成过程的全程质量控制，严格按照规定程序和标准进行书写、整理、立卷、归档，实现行政处罚案卷管理的规范化。
2.3.2要加强业务培训，提高办案人员业务素质要转变以往偏重于卫生技能提高的培训模式，强化卫生行政执法人员综合办案能力的培养，除培训相关的卫生法律知识外，着重培训卫生监督员办案程序和方法、执法文书书写、案卷制作等执法技能。
2.3.3要落实执法责任追究制度要将卫生行政执法作为本单位依法行政的一项主要工作来抓，把行政处罚案卷质量作为对执法人员考核的重要指标，对办案能力突出，成绩优秀的人员予以表彰，对有执法过错的行政执法行为予以责任追究。牢固树立有权必有责、用权受监督、违法受追究的观念，自觉维护卫生执法的良好形象，提高卫生执法人员依法行政能力和水平。
作者：宋凤坤
摘要：[目的]提高卫生行政处罚文书质量。[方法]运用质量评价指标体系对上海市徐汇区2002—2004年1 499份卫生行政处罚文书制作现状调查数据进行分析处理，了解卫生行政处罚文书制作中存在的主要问题，分析产生这些问题的根源性原因[结果]提出提高卫生行政处罚文书质量的对策。[结论]关键词： 质量评价指标体系; 卫生行政处罚文书;文书质量;对策
卫生行政处罚文书是卫生行政机关为实现卫生行政监督管理职能，在现场卫生监督、卫生行政处罚过程中，针对特定对象依法制定的具有法律意义的法律文书。卫生行政处罚文书不仅是卫生执法活动的重要载体，同时也是稽查卫生监督员行政执法质量的重要客观依据。在卫生行政诉讼中，执法文书又是重要的证据。因此，卫生行政处罚文书制作的质量至关重要。
为进一步规范卫生行政执法行为， 2005年徐汇区卫生局卫生监督所运用文献评阅法、现场调查和焦点组访谈等研究方法，对上海市徐汇区2002—2004年1 499份卫生行政处罚文书案宗进行整理和分析。我们先期建立了文书材料完整性、证据材料合法性、适用法律正确性、文书制作规范性等对文书质量评估的科学评价指标体系(草案)，并在本课题内进行了实际运用和验证。从而我们对徐汇区2002—2004年的文书制作现状、存在的问题和产生的原因有了更深刻地了解，并由此提出了提高卫生行政处罚文书质量的科学对策。
1先期建立的卫生行政处罚文书质量评价指标体系(草案)及其运用验证
课题组在对原《徐汇区卫生行政执法文书质量评审标准》分析的基础上，通过文献评阅、关键知情人访谈，结合卫生部有关规范执法文书的规定，拟订了《卫生行政处罚文书质量评价指标体系(草案)》。该草案由4个一级指标、12个二级指标和30个三级指标构成，为使该评价指标体系具有科学性与可操作性，课题组组织了涉及法律专家、卫生法学专家、卫生执法人员的3次专家论证会。论证专家对评价指标体系中各项指标的代表性、科学性、重要性等进行了反复讨论与论证，最终确定评价指标体系的指标构成和相应的评分细则。为对每项指标赋值，采用Delphi法收集7位相关专家的意见，经过3个轮次的论证，确定每项指标在指标体系中的权重系数[1]。
运用该评价体系得到了徐汇区2002—2004年的文书制作现状。通过从对行政执法文书的一级指标、二级指标和三级指标的分析，发现卫生行政执法文书存在有6个问题：① 案由分类不规范;② 违法主体认定不确切;③ 执法程序不规范;④ 法律法规引用不规范;⑤ 文书体例和格式不符合要求;⑥ 内部文书和外部文书之间存在质量差异[2]。
研究人员对28项影响卫生行政处罚文书得分的评分指标进行多元逐步回归分析，对回归方程各项系数进行t检验。最终分析结果显示，有23项文书评分指标与卫生行政处罚文书的得分相关。
根据不同指标相关程度的大小，发现卫生行政处罚文书制作中存在的6个主要问题，最重要的一组影响指标有4项：第20项(适用法律条款准确齐全)、第18项(引用法律、法规准确)、第12项(违法主体认定确切)、第6项(符合法定流程);次要影响的指标有3项：第11项(证据符合法定形式)、第19项(引用法律、法规完整)、第4项(文书时限符合法律规定) [3]，见表1。
2提高卫生行政处罚文书质量的对策
2.1建立卫生行政处罚文书质量评价指标体系
卫生行政处罚文书的质量控制是一项系统的复杂工程。在实际工作中，卫生行政处罚虽需经过一系列的程序，如调查取证、合议程序、科室负责人及所领导审批，但是卫生行政处罚文书的制作缺乏量化的评估体系，不能有效的规范卫生行政处罚行为。因此，建立了具有普遍性和适用性的卫生行政处罚文书质量评价指标体系，就能准确客观地测评卫生处罚文书的制作质量，为卫生行政处罚文书的质量控制提供依据。建立卫生行政处罚文书质量评价指标体系是提高文书质量的前提，也是我们的基本对策。
2.2提高卫生行政处罚文书质量的对策
在之前的研究中, 我们用文书质量评价指标体系对徐汇区2002—2004年的1 499份卫生行政处罚文书进行分析，发现了其中存在的一些主要问题和产生这些问题的主要因素。对影响卫生行政处罚文书质量的7项主要因素进行归类分析发现，这些因素主要体现在卫生行政处罚过程中程序执行、认定违法主体、证据收集、适用法律法规以及行政机关行使职权是否恰当等方面。根据《行政诉讼法》第五十四条，判决卫生行政处罚撤销的情况有:主要证据不足、适用法律法规错误、违反法定程序、超越职权、滥用职权。因此，在行政诉讼过程中，执法文书如出现上述问题，将严重影响卫生行政执法的合法性，更有可能导致卫生行政处罚被变更甚至无效。由此我们提出以下提高卫生行政处罚文书质量的具体对策。
2.2.1规范行政执法程序，建立监督检查制度首先应严格规范行政执法程序。从研究结果中的执法程序来看，3年得分率分别为57.60%、60.40%、56.80%;从影响指标来看，第6项“符合法定流程”是影响卫生行政处罚文书质量的最重要4项指标之一。《行政处罚法》第三条明确规定，“没有法定依据或者不遵守法定程序的行政处罚无效”。根据《行政诉讼法》第五十四条，在判决卫生行政处罚撤销的情况中，“违反法定程序”是重要因素之一。因此，卫生行政执法人员应严格遵守法律规定，在行政执法过程中要坚持公开性原则、履行告知义务, 说明行政处罚的理由和法律依据。当事人有陈述、申辩、听证等权利, 行政相对人的这些程序上的权利不能被剥夺、减少或者限制,应保证以程序的正义来规制行政处罚自由裁量权之正义。因此，要提高卫生行政处罚文书质量，首先应严格规范行政执法程序，消除“执法程序不规范”问题。
其次，我们应加强运用合议程序，控制对自由裁量权的运用。自由裁量权是指在特定情况下依职权以适当和公正的方式作出行为的权力。在法治国家条件下,行政自由裁量权的存在与发展是由成文法的局限性以及立法机关固有的缺陷决定的,同时也是“知识分工”特性决定的, 行政机关独有的高效率以及在特殊情况中的具体知识也是行政自由裁量权得以发展的重要原因 [4]。根据《行政处罚法》第三十八条规定，“对情节复杂或者重大违法行为给予较重的行政处罚，行政机关的负责人应当集体讨论决定”。因此，卫生执法人员更应加强对内部程序的控制。从处罚程序的特点入手，进行合理分工，将调查权和处罚权分开，做到责罚适当，公平公正。
第三，卫生监督机构内部应专门安排法制稽查人员，加强法制稽查工作。可以应用本课题所研究得到的“卫生行政处罚文书质量评价指标体系”定期对执法人员撰写的执法文书进行评审，建立完整而严谨的卫生行政处罚文书监督检查制度，发现问题及时纠正。
2.2.2加强法律知识培训，提高法律文书书写技能从研究结果的主要7项影响指标来看，无论是法律条款适用问题还是违法主体认定问题，都与人的因素相关，即与卫生行政执法人员的法律素质相关。因此，要提高文书制作质量，首先应该加强对卫生行政执法人员的法律培训。
卫生行政处罚是国家行政权的一部分，是国家意志的体现，具有国家强制性和职权法定性。对于行政管理相对人而言，它能告知其依法享有的权利，及时对自己的行为进行陈述和申辩。因而文书制作原则要求很高，包括客观性、合法性、避免倚轻倚重，过罚不符、准确性4个方面。这就要求卫生执法人员必须具备较高的法律专业知识和执法能力。但在实际工作中，大多数卫生执法人员由于对法律的认识比较肤浅，无法有效的运用法律法规来严格执法。表现在文书制作中，就影响了文书质量的提高。因此，在法律培训中应重点针对执法人员在撰写卫生行政处罚文书时存在的“违法主体认定不确切”、“处罚主体证明文书不全”、“执法程序违法”和“适用法律条款准确不齐全”等采取有效措施，提高法律文书书写技能。
另外，“使用的文字、标点、数字不规范”也是文书质量不高的一个重要因素。因此，卫生行政部门应加强对卫生执法人员进行文书写作和法律知识培训，提高卫生执法人员的法律文书书写技能。卫生执法人员制作卫生行政执法文书时，应当采用严格意义上的书面语，避免使用口语，用准确、严格的执法文书以及特有的法律思维来反映事物的本质，保证执法文书严谨、规范和精炼，塑造良好的执法者形象。
2.2.3落实责任制，加强绩效考核2005年6月9日，卫生部颁布卫监督发〔2005〕233号令，《卫生行政执法责任制若干规定》开始实施。卫生执法责任根据岗位执法人员违反法定义务的不同情形，依法确定其应承担责任的种类和内容，体现了权力、义务和责任三者相对等原则。
为规范卫生行政执法行为，提高卫生行政执法水平，我们将切实落实《卫生行政执法责任制若干规定》，把执法人员卫生行政处罚文书质量纳入执法人员工作绩效考核范畴，建立长效考核机制，并赋予较高权重。这有助于卫生执法人员树立行政处罚文书质量意识，在实际工作中既能注意到执法行为不合法、不规范，侵犯人民群众合法权益的问题，又能注意到执法缺位、不到位，该管的事情没有管好的问题，不断提高依法行政能力，提高卫生行政处罚文书制作质量。
2.2.4进一步修订完善卫生法律体系从执法实例和具体的行政处罚案件内容来看，我国的卫生法律制度在制订过程中存在空白点，因而在具体实施过程中出现了卫生监督盲区，卫生法律体系需进一步修订完善。
对“执法程序不规范”问题进一步深入分析，我们发现其主要表现为“告知书内容有被缩写、简写的现象，内容不齐全;所告知的陈述申辩时间不合理;当事人逾期未来申辩没有在文书上注明”等。而其中“所告知的陈述申辩时间不合理”即为法律盲点。因为尽管《卫生行政执法处罚文书规范》和《行政处罚法》对于“行政处罚事先告知”的“违法主体”等要素都有明确规定，但对于“法律时间”却并未予以明确规定。因此，行政管理相对人虽然拥有法律法规所赋予的“陈述与申辩的权利”，但其权利行使却易流于形式，“卫生行政机关的执法效率，法律的严肃性均会受到不同程度地影响” [5]。一旦遇到当事人遭遇不可抗力等因素不及陈述与申辩而行政程序又进入到行政复议或者行政诉讼后，行政机关往往会因此而处于不利的地位。
因此，法律、法规本身的不完善在很大程度上也影响了卫生行政执法文书的制作质量。事实上，授予行政处罚自由裁量权的法律法规不规范、不科学也是自由裁量权滥用的主要问题之一，这也从另一个侧面证明了 “法律法规引用不规范”除执法人员法律意识不强，制作文书偷工减料之外，还有部分原因是违法行为处于法律真空地带，使执法人员“无法可依”所致。
3参考文献
[1]魏澄敏,蒋收获,陈刚,等.卫生行政执法文书质量评价指标体系研究[J].上海预防医学，2007，19(6)：286-288.
[2]沈青，陈雪珠，魏澄敏，等.上海市徐汇区2002-2004年卫生行政处罚文书现状[J].上海预防医学，2007，19(6)：283-285.
[3]汪澜，魏澄敏，陈雪珠，等.上海市徐汇区卫生行政处罚文书质量的影响因素分析[J].上海预防医学，2007，19(6)：267-268.
[4]曾蔚.行政自由裁量权的概念及存在原因辨析[J].法学杂志,2005,5:74.
[5]王选平.卫生行政处罚事先告知书的应用性探讨[J].中国公共卫生管理,2000,16(6):6.
(收稿日期：2007-09-22)
作者：仲 霞 魏澄敏 陈雪珠 李 琳 沈 青
实施卫生行政处罚文书的质量控制，使其充分发挥在卫生行政执法中的依据、工具、手段作用，以及在行政诉讼中的证据作用,是卫生监督机构应该解决的问题。高质量的卫生执法文书可以保护管理相对人的合法权益，确保依法行政和行政执法责任制度的落实[1]。卫生行政处罚文书的质量控制是一项系统的复杂工程，而一套普遍适用的执法文书质量评价指标体系能在该工程中起到关键的作用。目前针对执法文书质量评价指标体系的研究尚不多见，尤其是有关各指标的权重，更鲜见报道。鉴于此，上海徐汇区卫生局卫生监督所与复旦大学公共卫生学院合作，开展了卫生行政处罚文书质量评价指标体系研究。目的就在于采用科学的方法构建一个合理的指标体系，以准确客观地评价卫生执法文书的制作质量，从而提高卫生执法效率和胜诉率[2]。
1构建原则
1.1科学性原则
指质量评价指标体系的制作过程以科学性为原则。指标体系的建立和权重系数的确定建立在专家论证和统计分析基础上，每个环节都采用量化的方法，这样定性的内容转化为定量方式，提高了文书质量的可比性、可验证性以及规范程度，进而使得评价指标体系更客观。
1.2合法性原则
指质量评价指标体系应依据国家相关法律、法规和行政规章来制订，不得与之相违背。
1.3系统性原则
指质量评价指标体系覆盖面要广，能全面完整地反映卫生执法文书的质量，同时突出重点，针对诉讼中容易出现的关键问题来确定指标。指标体系要做到结构层次鲜明，各指标逻辑上相互联系，但内容须相互独立，即尽量避免重复信息，一个内容对应一个指标。
1.4可操作性原则
质量评价指标体系既是质量控制部门考核卫生执法文书质量的依据，也可以作为卫生执法人员制作文书时的准则。指标内容应切合实际、简单明了，同时各项指标的内涵要明确、具体，便于操作。
2过程与方法
2.1选取质量评价指标
课题组根据《中华人民共和国行政处罚法》、《卫生行政处罚程序》、《卫生行政执法文书规范》和上海市卫生局2003年发布的《关于贯彻执行<卫生行政执法文书规范>的几点意见》，在对CBMdisc(1978/1-2005/1)和《中国期刊全文数据库》(1994—2005年)以“执法文书”、“法律文书”、“卫生执法文书”、“卫生行政处罚文书”为检索词检索到330篇文献进行评阅的基础上，归纳和统计出制作卫生执法文书中容易出现问题及其文献讨论频率，同时结合关键知情人访谈，拟订了《卫生行政处罚文书质量评价指标体系(草案)》。
2.2论证指标构成和执行细则
为使该质量评价指标体系具有科学性与可操作性，课题组组织了涉及法律专家、卫生法学专家、卫生执法人员的3次专家论证会。论证专家对评价指标体系中各项指标的代表性、科学性、重要性等进行了反复讨论与论证。经多次修订，最终确定了由4个Ⅰ级指标、12个Ⅱ级指标、28个Ⅲ级指标，以及相应的执行细则构成的质量评价指标体系。
2.3确定指标权重系数和分值
评价指标体系满分为100分，为对每项指标赋值，课题组制订了专家意见调查表，采用Delphi法收集7位相关专家的意见，经过3个轮次的论证，确定每项指标在指标体系中的权重系数和分值。
指标权重计算公式为[3]：
Wi=lnΣj=n[]j=1[DD)]Wlj
其中Wi为指标i的权重，Wij为第j位专家为指标i制定的权重，n表示共有n位专家为指标i制定权重。
3结果
3.1Ⅰ、Ⅱ级指标构成及权重系数
我们将众多卫生行政处罚文书制作规范归纳为4大类，即4个Ⅰ级指标，分别为文书材料完整性、证据材料真实性、适用法律准确性[4]、文书制作规范性。前3个Ⅰ级指标权重系数均为28%，第4个权重系数为16%。评价指标体系满分为100分。因此4个Ⅰ级指标分值分别为28分、28分、28分、16分。每个Ⅰ级指标包含的Ⅱ级指标数目不同，最多含有4个Ⅱ级指标，最少有2个。Ⅱ指标的权重系数指该指标占所属Ⅰ指标的比例，而非占总分的比例。Ⅰ、Ⅱ级指标的构成及权重系数见表1。
3.2Ⅲ级指标构成及其分值
28个Ⅲ级指标的分值从0.9分到9.24分不等，每个Ⅱ级指标所属的Ⅲ级指标分数之和即为Ⅱ级指标的权重分数。大部分Ⅲ级指标都可以再细化为具体的概念。如“文书时限符合法律规定”，指一般程序已受理案件应在7日内立案、立案至审批不超过3个月、直接送达应在盖章后7日内、结案日期应在送达15天后3个月内等概念。限于篇幅，每个Ⅲ级指标的概念不作赘述。Ⅲ级指标构成及其分值见表2。
3.3评分细则
具体评分方法有以下几种：①可进一步细化的Ⅲ级指标，少1项，扣1分，扣完为止。如“基本文书齐全(2.24分)”，一般程序的基本文书包括12种，如果少了3种以上文书则该项指标得0分。大部分指标按照该方法评分。②有一些执行特定程序的案件需要特定种类文书或者特定时限，在这种情况下则少1项扣1分，如果不需要这些特定程序则按满分给。如特定文书齐全(1.68分)，包括了产品样品采样记录单、卫生行政控制决定书等20种特定种类文书。③有些指标如引用法律、法规准确(8.88分)，涵盖了合议记录、行政处罚事先告知书、行政处罚决定书文稿、行政处罚决定书等4种文书，这4种文书都涉及到法律、法规的引用，每种文书可按其重要性不同调整比例。我们将4份文书分值分配为：合议记录和行政处罚决定书文稿各1.44分，行政处罚事先告知书和行政处罚决定书各3分。④小部分不可细化的指标则按整体扣分。如调查可靠(2.52分)，要求主动、及时、深入、细致，证据之间相互印证，前后不能矛盾。如不符合则2.52分全扣。
3.4实证研究
课题组根据所建立的卫生行政处罚文书质量评价指标体系，设计了一套一般程序的卫生行政处罚文书质量调查表，对上海市徐汇区2002—2004年度1499份案宗进行了测评和赋值。结果显示，当前卫生行政处罚文书制作主要存在的问题在于：①违法主体认定不确切，该项Ⅲ级指标2002年得分率只有24.36%，2003年也只有23.09%。表现在文书中没有谈话者身份证明、法定代表委托书、卫生许可证和工商营业执照/企业法人营业执照复印件。②执法程序不规范，该项Ⅱ级指标3年得分率分别为57.60%、60.40%、56.80%。表现在告知内容简写、缩写以及告知程序不合理。③法律法规引用不规范，Ⅲ级指标“法律条款准确引用”2004年得分率只有48.71%。表现在简写、漏写法律、法规数量和名称，略写“条”“款”“项”“目”，以及所引用的法律条文与违法事实没有一一对应[7]。
4讨论
在测评中有些指标2004年的得分率明显高于前两年，如前面提到得Ⅲ级指标“违法主体认定不确切”，2004年得分率达到71.27%，有很大提高。又如Ⅲ级指标“处罚主体证明文书齐全”2002年和2003年得分率分别为40.33%、63.00%，2004年为82.67%。通过调查我们发现，我所法制科于2004年初采取的控制文书制作质量的指标，针对一些项目对文书进行打分，其评价的内容虽较零散、粗糙，只侧重某些方面，不成体系，且对评分结果仅简单的分为A、B、C3类，但所评价的内容正是后来得分率有提高的那些项目。可见，采取一定的质量控制措施能很好的提高执法文书的制作质量，而系统科学的质量评价指标是质控的依据和起点。
本研究所构建的质量评价指标体系结构简洁明确，评分细则具体清晰，可以量表的形式在实际操作中运用。同时建议将卫生行政处罚文书制作质量纳入监督员工作绩效考核范畴，建立常态化的检查评估制度，促使监督员树立执法文书质量意识。及时发现问题并采取纠正措施。对于得分不高的指标有针对性加强卫生监督人员法律和卫生行政处罚文书知识培训，提高卫生执法人员的法律知识水平和法律文书书写技能[8]。
5参考文献
[1]俞平.卫生监督法律文书的质量控制[J].中国公共卫生管理，2001，17(3)：196-197.
[2]戴纯清,刘凯,陈国安，等.83起食品卫生行政处罚案件分析[J].中国公共卫生,2004,20(2):253.
[3]杨人懿，赵先拄，李运明，等.军队大型医技科室医疗质量指标评价体系的构建[J].西南国防医药，2005，15(3)：266-269.
[4]陈杰.柳州铁路局2002年卫生行政处罚文书制作调查[J].中国误诊学杂志，2003，3(12)：1880-1881.
[5]王和平，张建勤.制作卫生执法文书须正确引用法规条款[J].安徽预防医学，1998，4(2)：201-202.
[6]唐晨.现场检查笔录在卫生监督执法中的作用及制作要点[J].上海预防医学，1999，9(7)：320-321.
[7]王秀山，李建国.试论卫生监督执法质量管理[J].中国卫生监督，2002，9(1)：39-40.
[8]徐晓燕,刘虹,顾承良.卫生行政执法文书制作存在的问题及对策[J].安徽预防医学,2000,6(2):116-117.
(收稿日期：2007-03-14)
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作者：魏澄敏 蒋收获 陈 刚 陈雪珠 戴佳慧 沈 青 曹文妹
第一章 总则
第一条
为规范卫生行政执法行为，保障公民、法人和其他组织的合法权益，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政强制法》和有关法律法规，制定本规范。
第二条
本规范规定的文书适用于监督检查、监督抽检、行政强制、行政处罚等卫生行政执法活动。
第三条
规范确定的各类文书应当按照规定的要求使用。除本规范规定的文书样式外，省级卫生行政机关可以根据工作需要增加相应文书，并报卫生部备案。
第四条
制作的文书应当完整、准确、规范，符合相应的要求。文书中卫生行政机关的名称应当填写机关全称。
文书本身设定文号的，应当在文书标注的“文号”位置编写相应的文号，编号方法为：“地区简称+卫+执法类别+执法性质+„年份‟+序号”。文书本身设定编号的，应当在文书标注的“编号：”后印制编号，编号方法为：“年份+序号”。
第二章 制作要求
第五条
现场使用的文书应当按照规定的格式印制后填写。两联以上的文书应当使用无碳复写纸印制。
应当用黑色或者蓝黑色的水笔或者签字笔填写，保证字迹清楚、文字规范、文面清洁。因书写错误需要对文书进行修改的，应当用杠线划去修改处，在其上方或者接下处写上正确内容。对外使用的文书作出修改的，应当在改动处加盖校对章，或者由对方当事人签名或者盖章。文书也可以按照规范的格式打印。执法过程中需要利用手持移动执法设备现场打印文书的，在文书格式和内容不变的情况下，文书规格大小可以适当调整。
第六条
预先设定的文书栏目，应当逐项填写。摘要填写的，应当简明、完整、准确。签名和注明日期必须清楚无误。
第七条
调查询问所作的记录应当具体详细，涉及案件关键事实和重要线索的，应当尽量记录原话。不得使用推测性词句，以免发生词句歧义。对方位、状态及程度的描述记录，应当依次有序、准确清楚。
第八条
当场制作的现场笔录、询问笔录、陈述和申辩笔录、听证笔录等文书，应当在记录完成后注明“以下空白”，当场交由有关当事人审阅或者向当事人宣读，并由当事人签字确认。当事人认为记录有遗漏或者有差错的，应当提出补充和修改，在改动处签字或者用指纹、印鉴覆盖。当事人认为笔录所记录的内容真实无误的，应当在笔录上注明“以上笔录属实”并签名。当事人拒不签名的，应当注明情况。采取行政强制措施时，当事人不到场的，应当邀请见证人到场在现场笔录上签名或者盖章。
第九条
各类文书中有关共性栏目的填写方法：
文书本身设有“当事人”项目的，按照以下要求填写：是法人或者其他组织的，应当填写单位的全称、地址、联系电话，法定代表人(负责人)的姓名、性别、民族、职务等内容;是个人的，应当填写姓名、性别、身份证号、民族、住址、联系电话等内容。“案件来源”按照《卫生行政处罚程序》的规定要求填写。
文书首页不够记录时，可以续页记录，但首页及续页均应当有当事人签名并注明日期。
案由统一写法为当事人名称(姓名)+具体违法行为+案。如有多个违法行为，以主要的违法行为作为案由。文书本身设有“当事人”项目的，在填写案由时可以省略有关当事人的内容。
第十条
对外使用的文书本身设定签收栏的，在直接送达的情况下，应当由当事人直接签收。没有设定的，一般应当使用送达回执。
第十一条
产品样品采样记录，是采集用于鉴定检验的健康相关产品及其他产品的书面记录。采样记录应当写明被采样人、采样地址、采样方法、采样时间、采样目的等内容。样品基本情况应当写明样品名称、样品规格、样品数量、样品包装状况或者储存条件、样品的生产日期及批号、样品标注的生产或者进口代理单位、采集样品的具体地点。
第十二条
非产品样品采样记录，是从有关场所采集鉴定检验用样品的书面记录。非产品样品采样记录应当写明被采样人、采样地点、采样方法、采样时间、采样目的、采样设备或者仪器名称、采集样品名称、编号及份数。此外，还应当对被采集样品的物品或者场所的状况进行客观的描述。
第十三条
产品样品确认告知书，是实施卫生监督抽检的卫生行政机关为确认产品的真实生产或者进口代理单位，向标签标注的生产或者进口代理单位发出的文书。告知书应当写明样品的基本情况，采样日期、被采样单位或者地址、样品标识的生产或者进口代理单位及地址、生产日期或者批号、标识、规格、样品名称等内容。还应当告知确认的方式、时间、地点、联系人、联系电话、联系地址和邮政编码等，并告知逾期未回复确认的，视为对样品真实性无异议。
第十四条
检验结果告知书，是卫生行政机关将抽检不合格样品的检验结果告知相应当事人的文书。
告知书应当写明被检验的产品或者其他物品的名称，检验结果不符合国家有关卫生标准规定的情况，并告知当事人依照规定是否有申请复核的权利及提出复核申请的期限等内容。
第十五条
卫生监督意见书，是卫生行政机关制作的对被监督单位或者个人具有指导性或者指令性作用的文书。对存在违法事实，依法需要责令改正的，应当写明法律依据、改正期限及责令改正意见等内容。
第十六条
卫生行政执法事项审批表，是在作出证据先行登记保存、行政强制、行政处罚等行政决定前，由卫生行政机关负责人对拟作出的行政决定意见进行审查，并签署审批意见的文书。也适用于因情况紧急需要当场实施行政强制措施，事后补办批准手续的情形。审批表应当写明当事人、案由、申请审批事项、承办人处理意见、审核意见及部门负责人审批意见等。申请行政处罚审批时，申请审批事项中应当写明主要违法事实、证据、处罚理由及依据。申请证据先行登记保存、行政强制审批时，申请审批事项中应当写明原因及依据。
第十七条
卫生行政控制决定书，是卫生行政机关发现当事人生产经营的产品或者场所已经或者可能对人体健康产生危害，需要对物品或者场所采取控制措施时发出的文书。决定书应当写明当事人全称、控制的原因、控制的法律依据和作出处理决定的期限，对控制的物品或者场所应当写明物品或者场所的名称、控制地点、控制方式等内容。
第十八条
解除卫生行政控制决定书，是卫生行政机关确认被控制的物品或者场所不能或者不可能对人体健康构成危害时，决定对被控制的物品或者场所解除控制时发出的文书。决定书应当写明当事人全称及控制文书作出的时间及文号。
第十九条
查封、扣押决定书，是卫生行政机关为制止违法行为、防止证据毁损、避免危害发生、控制危险扩大，依法对涉案的场所、设施或者财物采取查封、扣押措施时发出的文书。决定书中应当写明当事人的姓名或者名称、地址，查封、扣押的理由、依据和期限，查封、扣押场所、设施或者财物的名称、数量等，并告知当事人申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限。对物品需要进行检测、检验、检疫或者技术鉴定的，应当告知当事人所需的时间，同时告知查封、扣押的期间不包括检测、检验、检疫或者技术鉴定的期间。
第二十条
查封、扣押处理决定书，是卫生行政机关在规定的期限内对被采取查封、扣押行政强制措施的场所、设施或者财物作出处理决定时发出的文书。处理决定书应当写明当事人的姓名或者名称，查封扣押决定书作出的时间、文号及具体处理意见。
第二十一条
查封、扣押延期通知书，是因案情复杂，需要延长查封、扣押期限时发出的文书。延期通知书应当写明当事人的姓名或者名称，查封扣押的期限，并说明理由。
第二十二条
物品清单，是作出查封、扣押、没收物品等行政决定时，附于查封、扣押决定书，行政处罚决定书等文书后，用于登记相关物品所使用的文书。物品清单应当注明被附文书的名称及文号，并写明物品名称、数量、生产或进口代理单位、生产日期及批号等内容，由当事人、案件承办人签名。
第二十三条
公告，是指卫生行政机关为制止违法行为或者防止危害后果扩大，对当事人的违法行为依法采取执法行为并需要公众知晓或者配合时使用的文书。公告应当写明违法当事人的姓名或者名称、地点、违法事实、违反的法律条款、处理依据及时间。公告的纸张规格大小可以根据实际需要确定。
第二十四条
封条，是为调查取证、保存证据或者防止危害进一步扩大等，对特定生产经营场所、物品等采取临时停止使用,以及禁止销售、转移、损毁、隐匿物品等措施时使用的文书。封条上应当注明日期和期限，并加盖公章。封条的规格可以根据实际需要确定。
第二十五条
案件受理记录，是对检查发现、群众检举或者控告，上级卫生行政机关交办、下级卫生行政机关报请、有关部门移送来的案件，按照规定的权限和程序办理案件受理手续，所作的文字记录。
案发单位或者个人的信息应当根据所获得的信息填写。案情摘要应当写明主要违法事实，包括案发时间、案发地点、重要证据及造成的危害和影响等内容。负责人意见，是负责人对案件的处理意见。
第二十六条
立案报告，是对受理的案件进行初步核实后，确认有违法事实，属于本机关管辖，并需给予行政处罚的，为了对案件展开调查，向主管卫生行政机关负责人或主管科(处、室)负责人提出的书面报告。案情摘要应当按照性质和程度，由大到小、从重到轻加以排列，逐个罗列事实并加以简要说明。同时要指明当事人涉嫌违反的具体法律条款。负责人审批意见，是负责人对查处案件的批示，如是否批准立案，对批准立案的应当确定承办人员。
第二十七条
案件移送书，是将不属于本单位或者本部门管辖的案件，移送有关单位或者部门处理的文书。案件移送书应当写明移送案件的受理时间、案由、移送原因、移送的法律依据。卫生行政机关应当将案件材料一并移送，并做好交接记录。
第二十八条
现场笔录，是在案件调查、现场监督检查或者采取行政强制措施过程中，对与案件有关的现场环境、场所、设施、物品、人员、生产经营过程等进行现场检查时作的记录。检查时间指在现场检查的具体时间，起止时间应当写明：年、月、日、时、分至几时几分。检查地点应当写明现场检查的具体方位和具体地点。检查内容记录要将现场监督检查涉及案件事实的有关情况准确、客观地记录下来。
第二十九条
询问笔录，是为查明案件事实，收集证据，而向案件当事人、证人或者其他有关人员调查了解有关情况时作的记录。被询问人的基本情况应当记录姓名、性别、年龄、住址(联系地址)、身份证号等。询问时间应当写明起止时间。询问地点应当写明具体地点。询问内容应当记录被询问人提供的与案件有关的全部情况，包括案件发生的时间、地点、事实经过、因果关系、后果等。
第三十条
证据先行登记保存决定书，是要求当事人对需要保全的证据在登记造册后进行保管的文书。决定书应当写明保存方式、保存期限、保存地点以及保存证据的有关内容。
第三十一条
证据先行登记保存处理决定书，是卫生行政机关在规定的期限内对被保存的证据作出处理决定的文书。处理决定书应当写明当事人全称，保存决定书作出的时间、文号及具体处理决定。
第三十二条
案件调查终结报告，是案件调查终结后，承办人就案情事实、对所调查问题性质的认识、对当事人责任的分析、对当事人的处理意见等，以书面形式向领导或者有关部门所做的正式报告。承办机构指负主要责任办理该案件的机构，如科(处、室)等。承办人，指负责办理该案件的卫生监督员。案情及违法事实应当简明扼要，写明案件的经过和结果，违反的法律条款等。相关证据应当列明已经查证属实的，与案件有关的所有证据。争议要点，既应当写明当事人与承办人之间对案情事实的不同观点，也应当表明承办人之间对案件的不同意见。如无争议则写“无”。处理建议，经过调查，据以立案的违法事实并不存在，应当写明建议终结调查并结案等内容。需要给予行政处罚的，应当写明拟实施行政处罚的种类、幅度及法律依据等。负责人意见，应当写明是否同意调查终结的意见，对需要合议的案件应当提出进行合议的具体意见。
第三十三条
合议记录，是对拟适用听证程序的行政处罚或其他重大行政处罚案件在调查终结后，组织有关人员对案件进行综合分析、审议时记录的文字材料。合议记录应当写明案由、合议主持人、参加合议人员、合议时间、合议地点等内容。合议记录应当包括：违法事实、相关证据、处罚依据、合议建议。对不同的合议意见，应当如实记录。合议结束后，所有参加合议人员都应当在每页合议记录上签名并注明日期。
第三十四条
行政处罚事先告知书，是在作出行政处罚决定前，告知当事人将要作出的行政处罚决定的事实、理由、依据以及当事人依法应当享有的权利的文书。
事先告知书应当写明当事人的违法行为、违反的法律条款、将要作出的行政处罚决定的法律依据、行政处罚的种类和幅度，告知当事人享有的陈述和申辩的权利，适用听证的还应当告知当事人享有要求举行听证的权利及法定期限，并注明联系人、联系电话、地址等。在当事人表明放弃陈述和申辩权或者放弃听证权时，应当请当事人在“当事人意见记录”处写明“放弃陈述和申辩权”或者“放弃听证权”等内容。
第三十五条
陈述和申辩笔录，是对当事人及陈述申辩人陈述事实、理由和申辩内容的记录。当事人委托陈述申辩人的，应当写明受委托的陈述申辩人的姓名、性别、职务、现在工作单位等。受委托的陈述申辩人应当出具当事人的委托书。应当写明陈述和申辩的地点和时间。应当尽可能记录陈述申辩人原话，不能记录原话的，记录应当真实反映陈述申辩人原意。
第三十六条
陈述和申辩复核意见书，是对当事人提出的事实、理由和证据进行复核的记录。复核意见书应当写明陈述申辩人的姓名、陈述和申辩的理由和证据，以及复核人和承办机构的意见。当事人收到催告书后所进行的陈述和申辩的复核，应当在复核意见书中写明卫生行政机关的意见。
第三十七条
行政处罚听证通知书，是经有权要求举行听证的当事人提出，卫生行政机关决定举行听证时向当事人发出的书面通知。通知书应当写明举行听证的时间、地点、听证方式、听证组成人员、申请回避的权利、听证机关的联系方式等。
第三十八条
听证笔录，是对听证过程和内容的记录。当事人委托代理人的，应当写明代理人的姓名、性别、职务、现在工作单位等。委托代理人应当出具当事人的委托书。笔录应当写明案件承办人、听证员、听证主持人、书记员、听证方式、听证地点、听证时间、案由等内容。记录应当写明案件承办人提出的事实、证据和行政处罚建议，当事人陈述、申辩等内容。所有参加听证的人员都应当在每页笔录上签名并注明日期。
第三十九条
听证意见书，是听证结束后，就听证情况及听证人员对该案件的意见，以书面形式向负责人或者有关部门所做的正式报告。对当事人和案件承办人的陈述应当抓住要点，归纳概括。听证人员意见是评议后对案件认定的违法事实是否清楚，证据是否确凿和适用法律是否正确、处罚裁量是否合理等提出的意见。负责人意见是负责人对听证人员意见的具体批示。这里的负责人，可以是卫生行政机关的负责人，也可以是经授权的有关主管科(处、室)负责人。
第四十条
行政处罚决定书，是对事实清楚、证据确凿的卫生违法案件，根据情节轻重依法作出行政处罚决定的文书。被处罚人是单位的，填写单位全称，以及法定代表人(负责人)、卫生许可证件或者营业执照号码等内容;是个人的，填写姓名，并注明身份证号。同时，还应当写明被处罚人的地(住)址。决定书应当写明查实的违法事实、相关证据、违反的法律条款、行政处罚依据、理由以及行政处罚决定的内容。决定书还应当将有关告知事项交代清楚，如罚款缴往单位和缴纳期限，复议和诉讼的途径、方法和期限等。
第四十一条
当场行政处罚决定书，是对案情简单、违法事实清楚、证据确凿的违法案件依法当场作出处罚决定的文书。当场行政处罚决定书的填写与一般程序行政处罚决定书的要求基本相同。
第四十二条
送达回执，是将行政执法文书送交有关当事人后证明受送达人已收到的凭证。送达回执用于直接送达、邮寄送达、留置送达等方式。送达回执应当写明受送达人、送达机关、送达文件名称及文号、送达地点等内容。在直接送达时当事人拒绝签收而采用留置送达方式的，应当在备注栏说明有关情况，并记录留置送达的过程。
第四十三条
催告书，是卫生行政机关作出申请强制执行决定前，事先催告当事人履行法定义务时发出的文书。催告书应当写明履行法定义务的期限、方式，涉及金钱给付的，应当注明明确的金额和给付方式，并告知当事人依法享有陈述和申辩的权利。
第四十四条
强制执行申请书，是当事人在法定期限内不申请行政复议或者提起行政诉讼，又不履行行政决定的，经依法催告仍未履行，卫生行政机关申请人民法院强制执行时提交给人民法院的书面申请。
申请书中的“()”内填写行政决定的名称、文号或者编号。申请书应当写明当事人基本情况及申请执行的内容，由卫生行政机关负责人签名，加盖卫生行政机关印章并注明日期。
第四十五条
结案报告，是对立案调查的案件，在行政处罚决定履行或者执行后，或者不作行政处罚的案件，报请负责人批准结案的文书。结案报告应当填写当事人、立案日期、案由等，给予行政处罚的应当写明行政处罚决定书文号、执行方式、执行日期、执行结果(如未执行或者未完全执行的需说明原因)等内容，不予行政处罚的应当写明理由。
第四十六条
续页，是接在各类卫生行政执法文书后面完成相关记录内容时所使用的文书。使用续页应当写明所接执法文书的名称，有相关人员签字并注明页码、日期。
第四十七条
卫生行政执法建议书，是卫生行政机关为促进依法履职、规范执法，在日常监督检查和稽查过程中，结合执法办案，建议下级卫生行政机关及其卫生监督机构完善制度和工作机制，加强内部管理，改进工作、消除隐患，促进执法监管水平提高时发出的文书。卫生行政执法建议书应当写明提出建议的起因，在日常监督检查和案件调查处理过程中发现的需要重视和解决的问题，对问题产生原因的分析，并依据法律法规及有关规定提出的具体建议、意见，以及其他需要说明的事项。
第三章 执法文书管理
第四十八条
各级卫生行政机关应当加强对卫生行政执法文书的管理，制定相应的管理制度，落实专人负责管理.为提高工作效率，现场使用的执法文书可以提前加盖印章，并做好领用登记管理。
第四十九条
卫生行政执法案卷材料应当按照一案一卷形式进行装订，每卷顺序按照有关材料形成的时间先后顺序排列。
第五十一条
本规范自2012年12月1日起施行。2002年12月18日卫生部发布的《卫生行政执法文书规范》同时废止。实施卫生行政许可，按照《卫生行政许可管理办法》及卫生行政许可文书样本执行。
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查封、扣押延期通知书(卫生行政执法文书)
卫____查扣延[ ] ____号
当事人：____ 地址：____
本机关于____年____月____日对你(单位)作出的查封、扣押决定(文号：____)，因____，依据《中华人民共和国行政强制法》第二十五条规定，经批准延长查封、扣押期限____日。
当事人签收：____ 卫生计生行政机关名称并盖章
____年____月____日 ____年____月____日
备注：本决定书一式二联，第一联留存执法案卷，第二联交当事人。
中华人民共和国国家卫生和计划生育委员会制定
来源: http:///ws/detail11535.html
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卫生部二○○二年第34号令——自2003年5月1日起施行新的《卫生行政执法文书规范》。新的《卫生行政执法文书规范》第三十条缩小了合议记录的使用范围，规定合议记录适用于听证程序的行政处罚或其他重大行政处罚案件，然而97版《卫生行政处罚程序》第二十五条的规定所有行政处罚案件都要合议，两条规定互相打架，给基层卫生监督员造成不少的困惑。按照新法优先于旧法的原则，笔者认为制作行政处罚卷宗应参照03版《卫生行政执法文书规范》。笔者提出如下制作方法，请各位同行不吝指教。
一、 一般程序普通案件卷宗应包括下列文书
1、案件受理记录
2、立案报告
3、现场检查笔录
4、询问笔录
5、证据先行登记保存决定书
6、证据先行登记保存处理决定书
7、卫生监督意见书(责令改正、责令公告收回及销毁食品、取缔)
8、案件调查终结报告
9、行政处罚审批表
10、行政处罚事先告知书
11、陈述和申辩笔录
12、行政处罚决定书
13、送达回执
14、罚没款收据或强制执行申请书
15、结案报告
二、 听证案件卷宗应包括下列文书
1、案件受理记录
2、立案报告
3、现场检查笔录
4、询问笔录
5、证据先行登记保存决定书
6、证据先行登记保存处理决定书
7、卫生监督意见书(责令改正、责令公告收回及销
毁食品、取缔)
8、案件调查终结报告
9、行政处罚听证通知书
10、听证笔录
11、听证意见书
12、行政处罚决定书
13、送达回执
14、罚没款收据或强制执行申请书
15、结案报告
三 、对上述制作规范的解释
1、一般程序普通案件的行政处罚卷宗不使用合议记
录的理由如下：
⑴03版《卫生行政执法文书规范》第三十条第一款：合议记录，是对拟适用听证程序的行政处罚或其他重
大行政处罚案件在调查终结后，组织有关人员对案件
进行综合分析、审议时记录的文字材料。
⑵参与制订03版《卫生行政执法文书规范》的专
家赵连洲提出修改合议记录用途的原因：根据《卫生
行政处罚程序》第二十五条的规定，所有行政处罚案
件都要合议。但在对合议记录的使用情况进行调研时
发现，对案情比较简单的案件没有必要进行合议，一
线执法人员对这类案件基本上也不进行合议，但因为
处罚程序有明确要求，许多经办人员采取编一个合议
记录，再请同科室卫生监督员签字的方式，完成合议
记录文书的填写。这实际上是为了合议而合议，不仅
不利于提高工作效率，还容易形成不好的工作作风。
2、一般程序普通案件的行政处罚卷宗增加行政处罚
审批表的理由如下;行政处罚前向卫生局局长报告审
批，可以减少案件经办人员处罚的随意性，增加局长
对案件经办的知情度，以免日后因处罚不当导致追究
案件经办人员责任。
3、行政处罚卷宗增加卫生监督意见书可以充分体现
案件经办人员执法办案的严谨性，充分体现处罚与教
育相结合的原则，并避免行政处罚相对人未及时纠正
违法行为造成不良的后果。
公告收回及销毁食品的卫生监督意见书应载明
违法事实、违反法律的条款、执法的依据。如果在食
品卫生执法发现过期食品，卫生监督意见可写作“本
机关依法查明你单位于×年×月×日销售过期食品、
上述行为已违反了〈中华人民共和国食品卫生法〉第
九条第
(九)项之规定，现依据〈中华人民共和国食
品卫生法〉第四十二条规定，责令你单位停止生产经
营，立即公告收回已售出的食品，并销毁该食品”
4、卫生部规定的31种文书中无“取缔决定书”。笔
者认为作出取缔决定宜使用卫生监督意见书，不应使
用行政处罚决定书作取缔决定。因为取缔是行政强制
措施，不属于行政处罚的罚种。03版《卫生行政执法
文书规范》第十七条第一款规定; 卫生监督意见书，是卫生行政机关制作的对被监督单位或个人具有指
导性或指令性作用的文书。笔者认为，“取缔决定”
是卫生行政机关对行政相对人指令，可以适用卫生监
督意见书。
取缔作为一种可诉的具体行政行为 ，使用卫生监督
意见书作出取缔决定时，应告知行政相对人作出取缔
决定的违法事实、证据、违反法律的条款、取缔依据
条款、救济途径。
取缔卫生监督意见书的监督意见的内容格式：
本机关于年月日查明你(单
位)有下列违法行为：
以
为证。
之规定，现
依据
规定 ，决定
对你(单位)实施：取缔。
如不服本强制措施，可在收到本决定书之日起60日
内向上行为有上述行为已违反了或
人民政府申请行政复议，或内向人民法院起诉。
卫生行政执法文书规范培训考核试题
科站
姓名
得分
一、判断题(每题4分，共10题，共计40分)
1、向被处罚人告知陈述和申辩的权利，只存在一般处罚程序中，简易程序不必告知这项权利。( × )
2、卫生执法人员制作现场检查笔录后被检查人认为内容真实无误应当在笔录上注明“以上笔录如实”并签名。如果被检查人是文盲，卫生监督人员可以代签名。( × )
3、对行政机关不予许可的行为，公民、法人或其他组织可以申请复议或提起行政诉讼。( √
)
4、对扣押物品需要进行检测检验或技术鉴定的，扣押的期间包括检测检验或技术鉴定的期间。( × )
5、对违法者依法给予行政处罚，只要及时交纳了罚款，可以对违法行为不限期改正。( × )
6、制作《现场笔录》的关键性在于把握好客观性和准确性。( √
)
7、鉴于行政机关的职权分工，当事人的场所、设施或者财物已被其他国家机关依法查封的，可以重复查封。( × )
8、《物品清单》可以附于《行政处罚决定书》后，用于登记没收的物品( √
)
9、违法行为涉嫌犯罪应当移送司法机关的，行政机关应当将查封、扣押、冻结 的财物一并移送，并书面或者口头告知当事人。( × )
10、证据先行登记保存既是一种取证手段，也是一种强制措施，对登记保存的物品，行 政机关负有保管责任，如有损毁应予赔偿。( × )
二、单项选择题(每题6分，共6题，共计36分)
1、因行政机关违法实施行政强制受到损害的，公民、法人或其他组织有权依法要求( B ) A.补偿 B.赔偿 C.赔礼道歉 D.恢复原状
2、关于听证笔录下列说法不正确的是( B ) A、听证会记录员应当将听证笔录交听证当事人审核无误后签名或盖章 B、听证笔录不要求当事人在听证笔录上逐页签名
C、当事人和其他听证参加人拒绝在听证笔录上签名或盖章的听证记录员应当在听证笔录中说明情况 D、听证笔录应当附卷作为行政机关作出行政决定的依据。
3、公民、法人或者其他组织可以申请行政复议的行政强制措施包括 ( D )。 A、责令停产停业 B、撤销许可证 C、废止农业承包合同 D、查封、扣押、冻结财产
4、下列行政机关实施行政强制措施遵守程序规定的是( B ) A.甲机关执法队员在实施行政强制措施时没有当场告知当事人采取行政强制措施的理由、依据以及当事人依法享有的权利、救济途径，后以书面方式补充告知 B.丁机关执法队员在实施行政强制措施时当事人拒绝在现场笔录签名，执法人员 在笔录中予以注明
C.丙机关执法队员在实施行政强制措施时没有制作现场笔录
D.乙机关执法队员在实施行政强制措施时拒绝听取当事人的陈述和申辩
5、卫生行政机关为制止违法行为或者防止危害后果扩大，对当事人的违法行为依法采取执法行为，并需要公众知晓或者配合时应当使用的文书是( C ) A.查封扣押决定书 B.取缔决定书 C.公告
6、实施行政控制后，对确定未被污染或者经消毒后可以使用的物品，应当采取何种处理方式?( A) A.解除控制 B.销毁 C.拍卖
三、多项选择题(每题8分，共3题，共计24分)
1、按照《卫生行政处罚程序》的规定，“案件来源”包括如下哪几类(ABCDE) A.卫生监督发现的 B.卫生机构检测报告的 C.社会举报的 D.上级交办、下级报请的 E.有关部门移送的
2、行政处罚决定书应当载明的事项有(ABCD ) A.当事人的姓名或者名称、地址以及行政处罚的种类和依据
B.违法法律、法规或者规章的事实证据 C.行政处罚的履行期限和方式 D.行政处罚决定的行政机关的印章
3、按照《健康相关产品国家抽检规定》和《卫生行政执法文书规范》的要求，对检验结果有异议的，出现下列哪些情形将不予复检(ABCDEF ) A.产品微生物指标超标的 B.留样超过保质期的 C.留样在正常储存过程中可能发生改变影响检验结果的 D.已进行过复检的 E.逾期提出复检申请的
F.样品的生产单位或进口代理商对其真实性提出异议，但不能提供有关证明文件的 卫生行政执法文书规范培训试题
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一、判断题(每题4分，共10题，共计40分)
1、向被处罚人告知陈述和申辩的权利，只存在一般处罚程序中，简易程序不必告知这项权利。(
)
2、卫生执法人员制作现场检查笔录后被检查人认为内容真实无误应当在笔录上注明“以上笔录如实”并签名。如果被检查人是文盲，卫生监督人员可以代签名。(
)
3、对行政机关不予许可的行为，公民、法人或其他组织可以申请复议或提起行政诉讼。(
)
4、对扣押物品需要进行检测检验或技术鉴定的，扣押的期间包括检测检验或技术鉴定的期间。( )
5、对违法者依法给予行政处罚，只要及时交纳了罚款，可以对违法行为不限期改正。( )
6、制作《现场笔录》的关键性在于把握好客观性和准确性。(
)
7、鉴于行政机关的职权分工，当事人的场所、设施或者财物已被其他国家机关依法查封的，可以重复查封。( )
8、《物品清单》可以附于《行政处罚决定书》后，用于登记没收的物品(
)
9、违法行为涉嫌犯罪应当移送司法机关的，行政机关应当将查封、扣押、冻结 的财物一并移送，并书面或者口头告知当事人。( )
10、证据先行登记保存既是一种取证手段，也是一种强制措施，对登记保存的物品，行政机关负有保管责任，如有损毁应予赔偿。( )
二、单项选择题(每题6分，共6题，共计36分)
1、因行政机关违法实施行政强制受到损害的，公民、法人或其他组织有权依法要求( ) A.补偿 B.赔偿 C.赔礼道歉 D.恢复原状
2、关于听证笔录下列说法不正确的是( ) A、听证会记录员应当将听证笔录交听证当事人审核无误后签名或盖章 B、听证笔录不要求当事人在听证笔录上逐页签名
C、当事人和其他听证参加人拒绝在听证笔录上签名或盖章的听证记录员应当在听证笔录中说明情况 D、听证笔录应当附卷作为行政机关作出行政决定的依据。
3、公民、法人或者其他组织可以申请行政复议的行政强制措施包括 ( )。 A、责令停产停业 B、撤销许可证 C、废止农业承包合同 D、查封、扣押、冻结财产
4、下列行政机关实施行政强制措施遵守程序规定的是( ) A.甲机关执法队员在实施行政强制措施时没有当场告知当事人采取行政强制措施的理由、依据以及当事人依法享有的权利、救济途径，后以书面方式补充告知 B.丁机关执法队员在实施行政强制措施时当事人拒绝在现场笔录签名，执法人员 在笔录中予以注明
C.丙机关执法队员在实施行政强制措施时没有制作现场笔录
D.乙机关执法队员在实施行政强制措施时拒绝听取当事人的陈述和申辩
5、卫生行政机关为制止违法行为或者防止危害后果扩大，对当事人的违法行为依法采取执法行为，并需要公众知晓或者配合时应当使用的文书是( ) A.查封扣押决定书 B.取缔决定书 C.公告
6、实施行政控制后，对确定未被污染或者经消毒后可以使用的物品，应当采取何种处理方式?( ) A.解除控制 B.销毁 C.拍卖
三、多项选择题(每题8分，共3题，共计24分)
1、按照《卫生行政处罚程序》的规定，“案件来源”包括如下哪几类( ) A.卫生监督发现的 B.卫生机构检测报告的 C.社会举报的 D.上级交办、下级报请的 E.有关部门移送的
2、行政处罚决定书应当载明的事项有( ) A.当事人的姓名或者名称、地址以及行政处罚的种类和依据
B.违法法律、法规或者规章的事实证据 C.行政处罚的履行期限和方式 D.行政处罚决定的行政机关的印章
3、按照《健康相关产品国家抽检规定》和《卫生行政执法文书规范》的要求，对检验结果有异议的，出现下列哪些情形将不予复检( ) A.产品微生物指标超标的 B.留样超过保质期的 C.留样在正常储存过程中可能发生改变影响检验结果的 D.已进行过复检的 E.逾期提出复检申请的
F.样品的生产单位或进口代理商对其真实性提出异议，但不能提供有关证明文件的
第一条为规范卫生行政许可行为，保障公民、法人和其他组织的合法权益，根据《中华人民共和国行政许可法》和《卫生行政许可管理办法》，制定本规范。
第二条本规范规定的文书适用于本市卫生行政许可的申请、受理、审查、决定、变更、延续、撤销、注销、听证等卫生行政许可活动。
第三条本规范规定的各类文书格式由北京市卫生局统一制定，并报市政府、卫生部备案。文书类型包括电子文书和纸质文书两种。
第四条制作的文书应当完整、准确、规范，符合相应要求。
第五条文书应使用蓝色或黑色的钢笔或签字笔填写，字迹清楚、文字规范、书面清洁。
因书写错误需要对文书进行修改的，修改人应用杠线划去修改处，在其上方或者接下处写上正确内容，并签名或盖章。
第六条行政许可专用章适用于行政许可申请受理通知书、行政许可申请不予受理决定书、申请材料补正通知书、行政许可申请材料接收凭证、行政许可申请材料退还凭证。
第七条 向申请人颁发下列行政许可文书或证件的，应当加盖本行政机关印章：
(一)卫生许可证或者卫生许可批件;
(二)资格证、资质证或者其他合格证书;
(三)卫生行政机关的批准文件或者证明文件;
(四)法律、法规规定的其他行政许可证件;
(五)准予行政许可决定书、不予行政许可决定书、准予延续/变更行政许可决定书、不予延续/变更行政许可决定书、行政许可决定延期通知书、行政许可注销决定书、行政许可撤销决定书、建设项目设计卫生审查认可书、建设项目竣工卫生验收认可书、卫生监督意见书。
第八条 行政许可事项申请表适用于食品、生活饮用水、公共场所等卫生行政许可事项的新办、延续和变更。
其他卫生行政许可事项，除受理、延续/变更、补正、延期、注销、撤销、听证等程序性文书外，沿用原专业许可文书。
第九条文书中卫生行政机关的名称应填写行政机关全称。
文书本身设定文号的，应在文书标注的“文号”位臵编写相应的文号，文号的形式为：地区简称+卫+许可类别+许+许可性质+字+ „年份‟+序号，如：京卫食许受字„2004‟1号。
第十条 申请材料补正通知书，是在申请人提交的申请材料不齐全或者不符合法定形式时，当场或者接收材料后五日内一次性告知申请人需要补正的全部内容所出具的文书。
第十一条 行政许可申请材料接收凭证，是在不能当场作出受理决定，接收申请材料时所出具的文书。
第十二条 行政许可申请受理通知书，是在申请事项属于本行政机关职权范围，且申请材料齐全、符合法定形式，或者申请人按照要求提交补正申请材料后所出具的文书。
第十三条行政许可不予受理决定书，是在申请事项依法不需要取得卫生行政许可，或者申请事项依法不属于本机关法定职权范围，即时告知申请人不受理时所出具的文书。
第十四条 行政许可申请材料退还凭证，是在作出行政许可决定之前，申请人书面请求撤回许可申请并要求退还材料时所出具的文书。
第十五条 现场检查笔录，是审查人员在对申请材料的实质内容进行现场核查时所出具的文书。“现场检查笔录”应交当事人审阅或者向当事人宣读，经当事人确认后签名，并注明“以上笔录属实”。
第十六条 卫生监督意见书，是审查人员对申请材料或现场核查时所出具的文书。
第十七条 建设项目设计卫生审查认可书，是审查人员对提交的建设项目设计卫生审查申请进行审查后制作的文书。应写明启动审查的理由、审查的依据、审查方式、审查结论等内容。
第十八条 建设项目竣工卫生验收认可书，是审查人员根据“建设项目设计卫生审查认可书”的要求进行竣工验收审查后制作的文书。应写明启动审查的理由、审查的依据、审查方式、审查结论等内容。如申请人未申请建设项目设计卫生审查认可，按照相应的卫生规范和标准进行验收。
第十九条 行政许可流程表，适用于申请食品、公共场所、生活饮用水、消毒、放射等卫生许可事项，并兼做行政许可审批表。
第二十条 行政许可决定延期审批表，是在法定许可时限内不能作出决定时填写的文书，经本行政机关负责人批
准，可以延长审批期限，但最长不得超过十日。法律、法规另有时限规定的从其规定。
第二十一条 行政许可决定延期通知书，是经本行政机关负责人批准，对准予延期的行政许可申请制作此文书。
第二十二条 准予行政许可决定书，对作出准予许可决定的，制作此文书。
作出不予许可决定的，制作“不予行政许可决定书”。 第二十三条 准予延续/变更行政许可决定书，对作出准予延续或变更许可决定的，制作此文书。
作出不予延续或变更决定的，制作“不予延续/变更行政许可决定书”。
第二十四条 行政许可注销审批表，适用于下列情形：
(一)行政许可有效期届满未延续的;
(二)赋予公民特定资格的行政许可，该公民死亡或者丧失行为能力的;
(三)法人或者其他组织依法终止的;
(四)行政许可依法被撤销、撤回，或者行政许可证件依法被吊销的;
(五)因不可抗力导致行政许可事项无法实施的;
(六)法律、法规规定的应当注销行政许可的其他情形。 专业法有规定的，应当在“行政许可注销审批表”中写明专业法规定注销的具体情形。
第二十五条 行政许可注销决定书，经批准同意注销的，制作此文书。
第二十六条 行政许可撤销审批表，适用于下列情形：
(一)行政机关工作人员滥用职权、玩忽职守作出准予行政许可决定的;
(二)超越法定职权作出准予行政许可决定的;
(三)违反法定程序作出准予行政许可决定的;
(四)对不具备申请资格或者不符合法定条件的申请人准予行政许可的;
(五)依法可以撤销行政许可的其他情形;
(六)以欺骗、贿赂等不正当手段取得行政许可的。 “行政许可撤销审批表”中，第
(一)项承办意见由监察机构承办人填写;第
(二)项至第
(五)项由法制机构承办人填写;第
(六)项由法制机构或执法机构或监察机构承办人填写。审核意见由相应机构负责人填写，审批意见由行政机关负责人填写。
第二十七条 行政许可撤销决定书，经本行政机关负责人批准准予撤销的，制作此文书。
第二十八条 行政许可听证告知书，是在卫生行政机关对听证范围内的许可事项作出行政许可决定之前，按照《中华人民共和国行政许可法》的规定，告知当事人依法享有要求举行听证的权利时出具的文书。
行政机关认为需要听证的涉及公共利益的重大行政许可事项，制作听证公告。
第二十九条 行政许可听证通知书，是卫生行政机关在收到当事人的听证申请后，将举行听证会的具体时间、地点、方式等事项通知当事人时制作的文书。
第三十条 行政许可听证记录，是记录听证会全过程，以及记录听证主持人、许可承办人和当事人在听证会上就许可事项有关的发言内容时制作的文书。
第三十一条 行政许可听证意见书，是在听证会结束后，卫生行政机关作出行政许可决定之前，听证人员就听证情况
对该许可事项审查依据及适用法律等问题进行复核后，向行政机关负责人提出书面意见时制作的文书。
第三十二条各级卫生行政部门及卫生监督机构应当加强对卫生行政许可文书的管理，制定相应的立卷归档等管理制度，落实专人负责。
第三十三条规范中“现场检查笔录”、“卫生监督意见书”、“送达回执”使用执法文书中的相应文书，“建设项目设计卫生审查认可书”、“建设项目竣工卫生验收认可书”使用卫监发[1992]第14号文中所列文书。
第三十四条 为提高工作效率、加强卫生行政许可文书的规范化管理，便于许可信息的即时统计、分析、公示，各级卫生行政机关及卫生监督机构应当配备与行政许可工作相适应的现代化办公设备。提倡使用电子版许可文书。
第三十五条 本规范由北京市卫生局负责解释。 第三十六条 本规范自2005年11月1日起实施。 附件
卫生行政许可文书样本
一、 行政许可申请材料接收凭证
二、 申请材料补正通知书
三、 行政许可申请受理通知书
四、 行政许可申请不予受理决定书
五、 行政许可技术审查延期通知书
六、 行政许可决定延期通知书
七、 不予行政许可决定书
八、 不予变更/延续行政许可决定书
九、 行政许可证件可证件撤消决定书
历史沿革
1992年颁布的《卫生监督文书》
(1992.3.11卫监发[1992]第14号《关于统一27种卫生监督文书格式的通知》)
1998年颁布的《卫生行政处罚文书规范》
(1998.7.8 卫生部第1号令1998.12.31之前全国统一使用。) 2002年颁布的《卫生行政执法文书规范》( 2002.12.18 卫生部第34号令，2003.5.1起施行。)(31种文书)
2006年《卫生部关于修改卫生行政执法文书规范第十三条、第十四条的通知》删除“产品样品确认书 ”(30种文书)
2012年颁布的《卫生行政执法文书规范》( 2012.6.7 卫生部第87号令，2012.12.1起施行。)(37种文书)
新《卫生行政执法文书规范》
《卫生行政执法文书规范》已于2012年6月7日经卫生部部务会讨论通过，自2012年12月1日起施行。
《规范》分四章共五十一条，不仅对卫生执法文书的适用范围、文书种类、各类文书制作要求以及归档管理等多个方面进行了详细的规定，还适应《行政强制法》的需要修订了《查封、扣押决定书》、《强制执行申请书》，同时新增了《查封、扣押延期通知书》、《催告书》、《卫生行政执法建议书》等新文书，充分体现了对卫生执法文书全面性、规范性、简洁性和适时性要求。 文书由30种增加到37种。
删除3种：技术鉴定委托书，职业禁忌调离通知书，行政处罚听证告知书。 修订 5种：现场笔录，强制执行申请书，行政处罚事先告知书，询问笔录，送达回执。
增补10种：查封扣押决定书，查封扣押处理决定书，查封扣押延期通知书，物品清单，陈述申辩复核意见书，催告书，公告，续页，卫生行政执法事项审批表，卫生行政执法建议书。
新卫生行政执法文书目录
1.产品样品采样记录 2.非产品样品采样记录 3.产品样品确认告知书 4.检验结果告知书 5.卫生监督意见书
6.卫生行政执法事项审批表 7.卫生行政控制决定书 8.解除卫生行政控制决定书 9.查封、扣押决定书 10.查封、扣押处理决定书 11.查封、扣押延期通知书 12.物品清单 13.公告 14.封条
15.案件受理记录 16.立案报告 17.案件移送书 18.现场笔录 19.询问笔录
20.证据先行登记保存决定书 21.证据先行登记保存处理决定书 22.案件调查终结报告 23.合议记录
24.行政处罚事先告知书 25.陈述和申辩笔录 26.陈述和申辩复核意见书 27.行政处罚听证通知书 28.听证笔录 29.听证意见书 30.行政处罚决定书 31.当场行政处罚决定书 32.送达回执 33.催告书
34.强制执行申请书 35.结案报告 36.续页
37.卫生行政执法建议书
卫生行政执法文书适用范围
监督检查 监督抽查 行政强制
行政处罚等卫生执法活动
卫生行政执法文书总则
制作的文书应当完整、准确、规范，符合相应的要 求。 文书中卫生行政机关的名称应当填写机关全称。
文书本身设定文号的，应当在文书标注的“文号”位置编写相应的文号，编号方法为：“地区简称+卫+执法类别+执法性质+〔年份〕+序号”。文书本身设定编号的，应当在文书标注的“编号：”后印制编号，编号方法为：“年份+序号”。
卫生行政执法文书制作要求
应当用黑色或者蓝黑色的水笔或者签字笔填写，保证字迹清楚、文字规范、文面清洁。
因书写错误需要对文书进行修改的，应当用杠线划去修改处，在其上方或者接下处写上正确内容。对外使用的文书作出修改的，应当在改动处加盖校对章，或者由对方当事人签名或者盖章。 现场使用的文书应当按照规定的格式印制后填写。
两联以上的文书应当使用无碳复写纸印制。
文书也可以按照规范的格式打印。
预先设定的文书栏目，应当逐项填写。摘要填写的，应当简明、完整、准确。签名和注明日期必须清楚无误。
调查询问所作的记录应当具体详细，涉及案件关键事实和重要线索的，应当尽量记录原话。不得使用推测性词句，以免发生词句歧义。
对方位、状态及程度的描述记录，应当依次有序、准确清楚。
当场制作的现场笔录、询问笔录、陈述和申辩笔录、听证笔录等文书，应当在记录完成后注明“以下空白”，当场交由有关当事人审阅或者向当事人宣读，并由当事人签字确认。当事人认为记录有遗漏或者有差错的，应当提出补充和修改，在改动处签字或者用指纹、印鉴覆盖。
当事人认为笔录所记录的内容真实无误的，应当在笔录上注明“以上笔录属实”并签名。当事人拒不签名的，应当注明情况。采取行政强制措施时，当事人不到场的，应当邀请见证人到场在现场笔录上签名或者盖章。
文书首页不够记录时，可以续页记录，但首页及续页均应当有当事人签名并注明日期。 文书本身设有“当事人”项目的，按照以下要求填写：是法人或者其他组织的，应当填写单位的全称、地址、联系电话，法定代表人(负责人)的姓名、性别、民族、职务等内容;是个人的，应当填写姓名、性别、身份证号、民族、住址、联系电话等内容。
案由统一写法为当事人名称(姓名)+具体违法行为+案。如有多个违法行为，以主要的违法行为作为案由。文书本身设有“当事人”项目的，在填写案由时可以省略有关当事人的内容。
对外使用的文书本身设定签收栏的，在直接送达的情况下，应当由当事人直接签收。没有设定的，一般应当使用送达回执。
产品样品采样记录
是采集用于鉴定检验的健康相关产品及其他产品的书面记录。
采样记录应当写明被采样人、采样地址、采样方法、采样时间、采样目的等内容。
样品基本情况应当写明样品名称、样品规格、样品数量、样品包装状况或者储存条件、样品的生产日期及批号、样品标注的生产或者进口代理单位、采集样品的具体地点。
是从有关场所采集鉴定检验用样品的书面记录。
非产品样品采样记录应当写明被采样人、采样地点、采样方法、采样时间、采样目的、采样设备或者仪器名称、采集样品名称、编号及份数。
还应当对被采集样品的物品或者场所的状况进行客观的描述。
产品样品确认告知书
是实施卫生监督抽检的卫生行政机关为确认产品的真实生产或者进口代理单位，向标签标注的生产或者进口代理单位发出的文书。
告知书应当写明样品的基本情况，采样日期、被采样单位或者地址、样品标识的生产或者进口代理单位及地址、生产日期或者批号、标识、规格、样品名称等内容。还应当告知确认的方式、时间、地点、联系人、联系电话、联系地址和邮政编码等，并告知逾期未回复确认的，视为对样品真实性无异议。
检验结果告知书
是卫生行政机关将抽检不合格样品的检验结果告知相应当事人的文书。
告知书应当写明被检验的产品或者其他物品的名称，检验结果不符合国家有关卫生标准规定的情况，并告知当事人依照规定是否有申请复核的权利及提出复核申请的期限等内容。
卫生监督意见书
是卫生行政机关制作的对被监督单位或者个人具有指导性或者指令性作用的文书。
对存在违法事实，依法需要责令改正的，应当写明法律依据、改正期限及责令改正意见等内容。
卫生行政执法事项审批表
是在作出证据先行登记保存、行政强制、行政处罚等行政决定前，由卫生行政机关负责人对拟作出的行政决定意见进行审查，并签署审批意见的文书。也适用于因情况紧急需要当场实施行政强制措施，事后补办批准手续的情形。
审批表应当写明当事人、案由、申请审批事项、承办人处理意见、审核意见及部门负责人审批意见等。
申请行政处罚审批时，申请审批事项中应当写明主要违法事实、证据、处罚理由及依据。申请证据先行登记保存、行政强制审批时，申请审批事项中应当写明原因及依据。
卫生行政控制决定书
是卫生行政机关发现当事人生产经营的产品或者场所已经或者可能对人体健康产生危害，需要对物品或者场所采取控制措施时发出的文书。
决定书应当写明当事人全称、控制的原因、控制的法律依据和作出处理决定的期限，对控制的物品或者场所应当写明物品或者场所的名称、控制地点、控制方式等内容。
解除卫生行政控制决定书
是卫生行政机关确认被控制的物品或者场所不能或者不可能对人体健康构成危害时，决定对被控制的物品或者场所解除控制时发出的文书。
决定书应当写明当事人全称及控制文书作出的时间及文号。
查封、扣押决定书
是卫生行政机关为制止违法行为、防止证据毁损、避免危害发生、控制危险扩大，依法对涉案的场所、设施或者财物采取查封、扣押措施时发出的文书。
决定书中应当写明当事人的姓名或者名称、地址，查封、扣押的理由、依据和期限，查封、扣押场所、设施或者财物的名称、数量等，并告知当事人申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限。
对物品需要进行检测、检验、检疫或者技术鉴定的，应当告知当事人所需的时间，同时告知查封、扣押的期间不包括检测、检验、检疫或者技术鉴定的期间。
是卫生行政机关在规定的期限内对被采取查封、扣押行政强制措施的场所、设施或者财物作出处理决定时发出的文书。
处理决定书应当写明当事人的姓名或者名称，查封扣押决定书作出的时间、文号及具体处理意见。
查封、扣押决定书，是卫生行政机关为制止违法行为、防止证据毁损、避免危害发生、控制危险扩大，依法对涉案的场所、设施或者财物采取查封、扣押措施时发出的文书。
优点：比证据先行登记保存时间长(30日)
注意：
1、需要行政审批;
2、告知当事人救济权利;
查封、扣押处理决定书
法律依据：《行政强制法》第二十一条 违法行为涉嫌犯罪应当移送司法机关的，行政机关应当将查封、扣押、冻结的财物一并移送，并书面告知当事人。
《行政强制法》第二十七条 行政机关采取查封、扣押措施后，应当及时查清事实，在本法第二十五条规定的期限(不得超过30天，情况复杂的，经行政机关负责人批准，可以延长，但是延长期限不得超过三十日。法律、行政法规另有规定的除外。)内作出处理决定。对违法事实清楚，依法应当没收的非法财物予以没收;法律、行政法规规定应当销毁的，依法销毁;应当解除查封、扣押的，作出解除查封、扣押的决定。
法律依据 ：《行政强制法》第二十八条 有下列情形之一的，行政机关应当及时作出解除查封、扣押决定：
(一)当事人没有违法行为;
(二)查封、扣押的场所、设施或者财物与违法行为无关;
(三)行政机关对违法行为已经作出处理决定，不再需要查封、扣押;
(四)查封、扣押期限已经届满;
(五)其他不再需要采取查封、扣押措施的情形。
解除查封、扣押应当立即退还财物;已将鲜活物品或者其他不易保管的财物拍卖或者变卖的，退还拍卖或者变卖所得款项。变卖价格明显低于市场价格，给当事人造成损失的，应当给予补偿。
查封、扣押延期通知书
是因案情复杂，需要延长查封、扣押期限时发出的文书。
延期通知书应当写明当事人的姓名或者名称，查封扣押的期限，并说明理由。
法律依据：《行政强制法》第二十五条 查封、扣押的期限不得超过三十日;情况复杂的，经行政机关负责人批准，可以延长，但是延长期限不得超过三十日。法律、行政法规另有规定的除外。 延长查封、扣押的决定应当及时书面告知当事人，并说明理由。 需要审批。
物品清单
是作出查封、扣押、没收物品等行政决定时，附于查封、扣押决定书，行政处罚决定书等文书后，用于登记相关物品所使用的文书。
物品清单应当注明被附文书的名称及文号，并写明物品名称、数量、生产或进口代理单位、生产日期及批号等内容，由当事人、案件承办人签名。
法律依据：《行政强制法》第二十四条 行政机关决定实施查封、扣押的，应当履行本法第十八条规定的程序，制作并当场交付查封、扣押决定书和清单。
查封、扣押决定书应当载明下列事项：
(一)当事人的姓名或者名称、地址;
(二)查封、扣押的理由、依据和期限;
(三)查封、扣押场所、设施或者财物的名称、数量等;
(四)申请行政复议或者提起行政诉讼的途径和期限;
(五)行政机关的名称、印章和日期。
查封、扣押清单一式二份，由当事人和行政机关分别保存。
公 告
是指卫生行政机关为制止违法行为或者防止危害后果扩大，对当事人的违法行为依法采取执法行为并需要公众知晓或者配合时使用的文书。
公告应当写明违法当事人的姓名或者名称、地点、违法事实、违反的法律条款、处理依据及时间。公告的纸张规格大小可以根据实际需要确定。
封 条
是为调查取证、保存证据或者防止危害进一步扩大等，对特定生产经营场所、物品等采取临时停止使用,以及禁止销售、转移、损毁、隐匿物品等措施时使用的文书。
封条上应当注明日期和期限，并加盖公章。封条的规格可以根据实际需要确定。
案件受理记录
是对检查发现、群众检举或者控告，上级卫生行政机关交办、下级卫生行政机关报请、有关部门移送来的案件，按照规定的权限和程序办理案件受理手续，所作的文字记录。
案发单位或者个人的信息应当根据所获得的信息填写。
案情摘要应当写明主要违法事实，包括案发时间、案发地点、重要证据及造成的危害和影响等内容。
负责人意见，是负责人对案件的处理意见。
立案报告 是对受理的案件进行初步核实后，确认有违法事实，属于本机关管辖，并需给予行政处罚的，为了对案件展开调查，向主管卫生行政机关负责人或主管科(处、室)负责人提出的书面报告。
案情摘要应当按照性质和程度，由大到小、从重到轻加以排列，逐个罗列事实并加以简要说明。同时要指明当事人涉嫌违反的具体法律条款。
负责人审批意见，是负责人对查处案件的批示，如是否批准立案，对批准立案的应当确定承办人员。
案件移送书
是将不属于本单位或者本部门管辖的案件，移送有关单位或者部门处理的文书。
案件移送书应当写明移送案件的受理时间、案由、移送原因、移送的法律依据。
卫生行政机关应当将案件材料一并移送，并做好交接记录。
现场笔录
是在案件调查、现场监督检查或者采取行政强制措施过程中，对与案件有关的现场环境、场所、设施、物品、人员、生产经营过程等进行现场检查时作的记录。
检查时间指在现场检查的具体时间，起止时间应当写明：年、月、日、时、分至几时几分。
检查地点应当写明现场检查的具体方位和具体地点。
检查内容记录要将现场监督检查涉及案件事实的有关情况准确、客观地记录下来。
1、由原来“现场检查笔录”修改为“现场笔录”;
2、增加编号一栏;
3、增加“卫生监督员示证检查，执法证件号码： 、 。”
询问笔录
是为查明案件事实，收集证据，而向案件当事人、证人或者其他有关人员调查了解有关情况时作的记录。
被询问人的基本情况应当记录姓名、性别、年龄、住址(联系地址)、身份证号等。
询问时间应当写明起止时间。
询问地点应当写明具体地点。
询问内容应当记录被询问人提供的与案件有关的全部情况，包括案件发生的时间、地点、事实经过、因果关系、后果等。
1、将被询问人应填个人信息逐一列出;
2、增加“询问人员示证询问，执法证件号码： 、 。现依法向你询问，请如实回答问题。”
3、强调重点询问违法行为发生的时间、地点、事实经过、因果关系、后果等情况。
证据先行登记保存决定书
是要求当事人对需要保全的证据在登记造册后进行保管的文书。
决定书应当写明保存方式、保存期限(7天)、保存地点以及保存证据的有关内容。
是卫生行政机关在规定的期限内对被保存的证据作出处理决定的文书。
处理决定书应当写明当事人全称，保存决定书作出的时间、文号及具体处理决定。
案件调查终结报告 是案件调查终结后，承办人就案情事实、对所调查问题性质的认识、对当事人责任的分析、对当事人的处理意见等，以书面形式向领导或者有关部门所做的正式报告。
承办机构指负主要责任办理该案件的机构，如科(处、室)等。承办人，指负责办理该案件的卫生监督员。
案情及违法事实应当简明扼要，写明案件的经过和结果，违反的法律条款等。
相关证据应当列明已经查证属实的，与案件有关的所有证据。
争议要点，既应当写明当事人与承办人之间对案情事实的不同观点，也应当表明承办人之间对案件的不同意见。如无争议则写“无”。 处理建议，经过调查，据以立案的违法事实并不存在，应当写明建议终结调查并结案等内容。需要给予行政处罚的，应当写明拟实施行政处罚的种类、幅度及法律依据等
负责人意见，应当写明是否同意调查终结的意见，对需要合议的案件应当提出进行合议的具体意见。
合议记录
是对拟适用听证程序的行政处罚或其他重大行政处罚案件在调查终结后，组织有关人员对案件进行综合分析、审议时记录的文字材料。
合议记录应当写明案由、合议主持人、参加合议人员、合议时间、合议地点等内容。
合议记录应当包括：违法事实、相关证据、处罚依据、合议建议。对不同的合议意见，应当如实记录。
合议结束后，所有参加合议人员都应当在每页合议记录上签名并注明日期。
行政处罚事先告知书
是在作出行政处罚决定前，告知当事人将要作出的行政处罚决定的事实、理由、依据以及当事人依法应当享有的权利的文书。
事先告知书应当写明当事人的违法行为、违反的法律条款、将要作出的行政处罚决定的法律依据、行政处罚的种类和幅度，告知当事人享有的陈述和申辩的权利，适用听证的还应当告知当事人享有要求举行听证的权利及法定期限，并注明联系人、联系电话、地址等。
在当事人表明放弃陈述和申辩权或者放弃听证权时，应当请当事人在“当事人意见记录”处写明“放弃陈述和申辩权”或者“放弃听证权”等内容。
1、进一步明确听证程序是一般程序的延伸;
2、整合原事先告知书和听证告知书内容;
3、增加“当事人意见记录栏”。
陈述和申辩笔录
是对当事人及陈述申辩人陈述事实、理由和申辩内容的记录。
当事人委托陈述申辩人的，应当写明受委托的陈述申辩人的姓名、性别、职务、现在工作单位等。受委托的陈述申辩人应当出具当事人的委托书。
应当写明陈述和申辩的地点和时间。
应当尽可能记录陈述申辩人原话，不能记录原话的，记录应当真实反映陈述申辩人原意。
陈述和申辩复核意见书
是对当事人提出的事实、理由和证据进行复核的记录。
复核意见书应当写明陈述申辩人的姓名、陈述和申辩的理由和证据，以及复核人和承办机构的意见。当事人收到催告书后所进行的陈述和申辩的复核，应当在复核意见书中写明卫生行政机关的意见。 法律依据：《行政强制法》第三十六条 当事人收到催告书后有权进行陈述和申辩。行政机关应当充分听取当事人的意见，对当事人提出的事实、理由和证据，应当进行记录、复核。当事人提出的事实、理由或者证据成立的，行政机关应当采纳。
行政处罚听证通知书
是经有权要求举行听证的当事人提出，卫生行政机关决定举行听证时向当事人发出的书面通知。
通知书应当写明举行听证的时间、地点、听证方式、听证组成人员、申请回避的权利、听证机关的联系方式等。
听证笔录
是对听证过程和内容的记录。
当事人委托代理人的，应当写明代理人的姓名、性别、职务、现在工作单位等。委托代理人应当出具当事人的委托书。
笔录应当写明案件承办人、听证员、听证主持人、书记员、听证方式、听证地点、听证时间、案由等内容。
记录应当写明案件承办人提出的事实、证据和行政处罚建议，当事人陈述、申辩等内容。
所有参加听证的人员都应当在每页笔录上签名并注明日期。
听证意见书
是听证结束后，就听证情况及听证人员对该案件的意见，以书面形式向负责人或者有关部门所做的正式报告。
对当事人和案件承办人的陈述应当抓住要点，归纳概括。听证人员意见是评议后对案件认定的违法事实是否清楚，证据是否确凿和适用法律是否正确、处罚裁量是否合理等提出的意见。
负责人意见是负责人对听证人员意见的具体批示。这里的负责人，可以是卫生行政机关的负责人，也可以是经授权的有关主管科(处、室)负责人。
行政处罚决定书
是对事实清楚、证据确凿的卫生违法案件，根据情节轻重依法作出行政处罚决定的文书。
被处罚人是单位的，填写单位全称，以及法定代表人(负责人)、卫生许可证件或者营业执照号码等内容;是个人的，填写姓名，并注明身份证号。同时，还应当写明被处罚人的地(住)址。
决定书应当写明查实的违法事实、相关证据、违反的法律条款、行政处罚依据、理由以及行政处罚决定的内容。决定书还应当将有关告知事项交代清楚，如罚款缴往单位和缴纳期限，复议和诉讼的途径、方法和期限等。
当场行政处罚决定书
是对案情简单、违法事实清楚、证据确凿的违法案件依法当场作出处罚决定的文书。
当场行政处罚决定书的填写与一般程序行政处罚决定书的要求基本相同。
送达回执
是将行政执法文书送交有关当事人后证明受送达人已收到的凭证。
送达回执用于直接送达、邮寄送达、留置送达等方式。
送达回执应当写明受送达人、送达机关、送达文件名称及文号、送达地点等内容。
在直接送达时当事人拒绝签收而采用留置送达方式的，应当在备注栏说明有关情况，并记录留置送达的过程。
催告书
是卫生行政机关作出申请强制执行决定前，事先催告当事人履行法定义务时发出的文书。
催告书应当写明履行法定义务的期限、方式，涉及金钱给付的，应当注明明确的金额和给付方式，并告知当事人依法享有陈述和申辩的权利。
法律依据：《行政强制法》第三十五条 行政机关作出强制执行决定前，应当事先催告当事人履行义务。催告应当以书面形式作出，并载明下列事项：
(一)履行义务的期限;
(二)履行义务的方式;
(三)涉及金钱给付的，应当有明确的金额和给付方式;
(四)当事人依法享有的陈述权和申辩权。
第五十四条 行政机关申请人民法院强制执行前，应当催告当事人履行义务。催告书送达十日后当事人仍未履行义务的，行政机关可以向所在地有管辖权的人民法院申请强制执行;执行对象是不动产的，向不动产所在地有管辖权的人民法院申请强制执行。
强制执行申请书
是当事人在法定期限内不申请行政复议或者提起行政诉讼，又不履行行政决定的，经依法催告仍未履行，卫生行政机关申请人民法院强制执行时提交给人民法院的书面申请。
申请书中的“()”内填写行政决定的名称、文号或者编号。申请书应当写明当事人基本情况及申请执行的内容，由卫生行政机关负责人签名，加盖卫生行政机关印章并注明日期。
结案报告
是对立案调查的案件，在行政处罚决定履行或者执行后，或者不作行政处罚的案件，报请负责人批准结案的文书。
结案报告应当填写当事人、立案日期、案由等，给予行政处罚的应当写明行政处罚决定书文号、执行方式、执行日期、执行结果(如未执行或者未完全执行的需说明原因)等内容，不予行政处罚的应当写明理由。
续 页
是接在各类卫生行政执法文书后面完成相关记录内容时所使用的文书。
使用续页应当写明所接执法文书的名称，有相关人员签字并注明页码、日期。
卫生行政执法建议书
是卫生行政机关为促进依法履职、规范执法，在日常监督检查和稽查过程中，结合执法办案，建议下级卫生行政机关及其卫生监督机构完善制度和工作机制，加强内部管理，改进工作、消除隐患，促进执法监管水平提高时发出的文书。
应当写明提出建议的起因，在日常监督检查和案件调查处理过程中发现的需要重视和解决的问题，对问题产生原因的分析，并依据法律法规及有关规定提出的具体建议、意见，以及其他需要说明的事项。
执法文书管理
卫生行政执法案卷材料应当按照一案一卷形式进行装订，每卷顺序按照有关材料形成的时间先后顺序排列。
卫生行政执法案卷材料应编写案卷目录，封面、封底和目录不打页码，行政处罚决定书放第一页。
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