医院档案现代化管理工作的探索

信息时代, 科技发展, 计算机技术成了各行各业现代化管理必不可少的肱股之臣, 医院档案工作也不例外。随着信息时代的到来, 电子信息呈现井喷式发展, 电子文档也成了医院档案不可或缺的部分, 其便捷、直观又生动的特点颇受使用者的欢迎。于是医院档案出现了新式电子档案与传统纸质类档案“齐头并进”的局面, 既保留着传统纸质档案又要适应时代发展整合电子档案, 这无疑为医院档案管理增加了工作量和难度。

由于各方面的冲击, 档案管理工作也出现各种新挑战:医院两种档案如何相辅相成、收集过程档案资源形式和格式如何统一、硬软件设备的不足、老员工对电子技术的一知半解、档案资源利用和共享如何更方便、快捷、有效……这一个个接踵而至的问题, 使得原有的一套管理方式也逐渐显得捉襟见肘, 而档案工作逐步实现网络现代化管理的趋势则是势在必行。

一、医院档案工作现代化管理重要性

(一) 医院档案工作的现代化管理是医院可持续性发展的需求。医院引进大批先进的计算机设备, 采用电子档案, 利用网络技术共享实时信息等都是为了与社会接轨, 与时俱进。在新形势下求得发展就是要顺应时代, 把握机会。信息的网络化、管理的科技化、需求的多样化都要求医院必须重视档案工作的现代化建设, 对传统档案管理工作进行改革创新, 否则, 档案管理工作落于人后, 跟不上时代的步伐, 不仅阻碍了医院的整体发展, 也失去医院各类档案提供参考的价值, 甚至会使医院在同行业中失去竞争力。

(二) 医院档案现代化管理是医院档案管理工作发展的必然趋势。医院档案工作的现代化管理, 可以使得档案管理工作更加科学和规范, 既能有效解决目前存在的问题, 也是提升管理水平的重要途径。我们都知道, 创新是事物发展规律的内在要求, 随着医院档案管理工作问题和矛盾的增加, 加快医院档案工作的现代化进程成了必需。传统管理方式和现代化管理方式带来的差距在社会各行各业均已显现, 档案管理工作如果只进行简单的手工或机械操作, 缺乏现代化的管理意识, 缺乏对管理方式的革新, 不仅会导致档案工作没有突破性进展, 严重时还会造成档案工作止步不前, 制约着医院整体的发展。为了更好解决这些问题, 医院档案管理必需引进现代化管理理念和方式, 配合先进的科学技术, 促进医院档案管理工作的现代化建设。

那么, 医院档案管理工作的现代化又该如何进行?在此, 本人通过工作实践, 结合本院档案管理现状, 总结了几点小建议, 希望对医院档案的现代化管理有所助益。

二、医院档案工作现代化管理的对策

(一) 建立严格的管理模式。这是一个老生常谈的话题, 通俗点就是领导重视, 职权分工明确。一个医院的档案管理工作好不好, 很大程度取决于领导是否重视, 当然还有整个管理模式的创新和完善。新旧档案形式如何并存且得到妥善有序的保存, 这需要领导带头, 引起大家重视, 将这项档案管理新问题作为一项重要事项来看待。那么很重要的一点就是整个档案管理科室的考核规定和权责分工, 只有人员岗位职责明确, 细化到人, 实行严格的分级管理, 才能保证管理工作的统一和实效。

(二) 健全医院档案管理制度。所谓无规矩不成方圆, 这里的制度不仅是员工各自职责所在, 更是对医院档案形成过程的一种规定和把控。在纸质文档逐渐被电子文档取代了一部分的现状里, 其实也出现了许多令人头疼的问题, 从收集、整理到分析、归档等过程中, 各种类型的信息资源就足以让管理人员无从下手。所以如果医院仍保留传统纸质档案来存档入库的规定时, 建议在材料收集源头就要求统一使用电子类文档, 当然这些构成医院档案的各种信息源必须建立一套统一的标准和格式, 这样不至于因为多种格式造成文档的混乱或缺失。同时电子文档的类型、种类等也要统一编号, 方便档案管理人员进行归类整理。最后形成的医院电子档案既可刻录也可复印成纸质档案, 以两种形式进行保存便于利用。这种以电子档案作为医院档案存在的主要形式, 将有助于后续医院档案电子数据库的建立和网络资源共享的形成。

(三) 加强医院档案现代化管理队伍的建设。在新的形势下, 档案管理人员无疑面临着新的挑战。管理人员的意识、素质、对新技术的运用和理解能力等, 是医院档案现代化管理工作的关键。针对人员问题, 主要建议三点:一是引进专业的档案管理人才。时代发展需要更专业的人才, 不可否认, 在各种需要电子软件、硬件设备支持下完成的电子档案, 有专业的电子管理人才处理起来更得心应手, 也更事半功倍。二是加强老员工新技术的培训。与时俱进才能符合社会发展的需求, 因此加强老员工电子信息技术、外语等方面的培训是必需的, 这样才能使整体档案人员的管理水平得到提升, 更好地与现代化管理接轨。三是档案管理意识的教育和提高。纸质类档案在新形式电子档案冲击下, 虽不再独占鳌头, 但也不会就此退出历史舞台。而老员工在档案管理方面有着几年, 十几年的经验, 这是一笔宝贵的财富, 建议让老员工定期传授医院档案管理经验, 既加强对新人档案管理意识培养, 也让老员工时刻以身作则。同时也需要加强医院档案管理人员的职业道德素养, 共同建立起一支高水平、高意识、高素质的医院档案管理人才队伍。

(四) 完善医院档案管理的现代化设备。子曰:工欲善其事必先利其器。在现代医院档案管理工作中, 不仅电子计算机发挥了重要作用, 各项配套硬软件设备也不能落后。一方面是建筑, 随着医院档案管理同现代办公相结合, 医院档案的用房更为紧张了。大量的电子设备和原有的纸质档案不再适合“同挤一室”了, 实现档案办公、档案库房、档案信息检索三分, 成了现代化管理的新目标和重要标志, 同时各种防火、防盗、防潮、防高温、防虫等安全措施也要同步实行。另一方面就是办公室自动化设备, 除了必不可少的电子计算机, 相关的办公设备如复印机、打印机、扫描仪等, 也是实行医院档案管理现代化的有效武器。当然有一个需要强调的就是电子档案的网络安全问题, 安装先进的杀毒防毒软件, 建立防火墙来防止病毒和黑客的恶意篡改, 建立备份等网络安全技术都是不可忽视的。

(五) 推动医院档案管理的数据库建设。有了先进的人才、技术和设备, 医院档案管理的现代化前进了一大步, 但数据库的建设还有一个繁重的工程量, 除了第二点提及的以电子档案的形式收集归档, 还有就是将已有的纸质档案进行数字化录入。虽然工作量大, 但数据库的建立将为以后各项工作的开展提供更多便捷性和可行性, 不管是阅读、查询, 都大大提高了效率, 同时也能使医院档案资源得到更大限度地开放和利用, 而且档案的管理工作也会更加方便、快捷。当然, 如果能结合资深议员特色, 结合实际情况, 建立一个具有资深议员特色的档案数据库, 会是一个具有开创性的医院档案管理功绩, 为医院文化建设增光添彩。

三、结语

医院档案管理工作越来越得到业界重视, 不仅因为它是我们国家信息资源的重要组成部分, 更是医学界各项研究及发展的重要参考和依据。因此加强对医院档案管理的专业化、科学化、现代化建设, 是具有重要的意义, 也是医院档案管理长足发展的重要举措。从严肃管理模式到规范管理制度、从管理人才的培养到现代化设备的完善, 相信医院档案管理工作的整体水平和质量将得到有效提升。

摘要：随着信息化进程的加速和现代化网络技术的日渐成熟, 医院档案管理工作也面临新的革新挑战, 原有的传统管理形式和现代化管理趋势的碰撞, 又该如何选择?本文通过医院档案工作现代化管理重要性和对策对医院档案现代化管理工作进行探讨。

关键词：医院档案,管理,现代化

参考文献

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