2008年, 财政部等五部委联合颁布《企业内部控制基本规范》, 并定于2009年7月1日起实施。随后2010年, 财政部和卫生部颁布新《医院财务制度》, 特设新规“完善内部控制机制”。2011年11月, 财政部发布《行政事业单位内部控制规范 (征求意见稿) 》, 由此可见, 内部控制已跃然成为企事业单位的管理重心。内部会计控制是内部控制的一项重要组成部分, 而财务组织控制又是内部会计控制的基础。完善的财务组织控制, 要求财务机构组织设置合理、财务岗位设置有效、以及编制财务岗位责任制等。本文将从这3个方面依次探讨如何加强新时期下的医院财务组织控制。
新《医院财务制度》中规定:医院应设立专门的财务机构, 按国家有关规定配备专职人员, 会计人员须持证上岗。医院实行“统一领导, 集中管理”的财务管理体制。医院的财务活动在医院负责人及总会计师领导下, 由医院财务部门集中管理。制定合理而有效的财务机构组织, 是划分职务与设立岗位的基础、提高工作效率的保障。目前医院财务机构组织基本如图1。
这种扁平式的组织架构, 优点是快速反映和解决问题;缺点是由于只有收费处与结帐处有小组负责人, 其余科室由财务总监直接管理, 造成部门负责人在具体事务上牵涉精力过多。形成这种架构的原因为:延用医院最初的财务机构组织、上级部门要求财务部集中管理、有利于加强资金和业务管理、负责人不善于授权考核或是找不到合适的下属授权等因素。
财务机构组织设置时应遵循四点原则:适应性、效益性、内部控制和权责配比原则。适应性原则是指随着医院发展, 财务部的工作从会计收费与核算延伸到财务管理等, 需要适时调整业务流程与组织管理模式。效益性原则是指组织机构的设置应尽量用最少的人与物, 达到最完善的管理目的。内部控制原则是指会计部门内部既要分工明确, 又要紧密联系、相互配合, 做到相互制约与相互监督。权责配比原则是指在授权过程中, 既要避免由于权力过小, 导致责任无法履行, 也要避免由于权力过大, 而导致发生滥用权力。
财务岗位的设置取决于医院财务的业务流程、工作量、领导决策以及财务人员等诸多因素, 可以一人一岗、一人多岗、或一岗多人, 但要注意不相容职务相分离原则。《企业内部控制基本规范》规定:不相容职务分离控制要求企业全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务, 实施相应的分离措施。形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。业务流程通常包括5个步骤:授权、签发、核准、执行和记录, 只要将每个步骤由独立财务人员负责, 明确职责权限, 就能保证不相容职务的分离, 实现相互制衡约束。
更新医院财务部门的组织结构, 包括调整分支部门与岗位, 例如财务核算管理室根据业务可具体分为财务室与会计室;而门急诊收费与住院登记的许多业务交叉, 可以考虑合并住院处与收费处, 利于直接管理与内部沟通;对由原岗位兼职的新增业务, 如存在相容职务没有分离的, 需要调整或新增岗位。
建议设置分层管理的结构模式, 结合授权与考核, 实现财务部内部控制与提高管理效率。调整后的医院财务岗位包括:第一层:财务总监 (财务部负责) ;第二层:会计主管 (会计核算室) 、财务主管 (财务管理室) 、委派会计主管 (委派会计室) 与收费处主管 (临床收费处) ;第三层:会计核算室包括出纳、财务稽核、记账凭证制单、软件帐务登记、往来资金管理、账务核算、往来资金管理、档案管理等岗位;财务管理室包括总账报表编制、财务运营分析、人员经费核算与发放、奖金核算、成本核算管理、预算编制分析、以及其他如固定资产管理、票据管理、物价管理、合同登记管理等岗位;委派会计室包括委派会计、基建会计、三产会计等岗位;临床收费处包括入院登记收费、出院结帐收费、门急诊挂号收费、审核退款、欠费核销、现金盘点审核、解款复核等岗位。如图2所示。
财务岗位责任制是由财务部门制定的财务岗位职责与权限, 并要求严格贯彻落实的工作制度。建立职责明确的财务岗位责任制, 应注意以下几点: (1) 财务机构组织和财务岗位设置合理有效; (2) 岗位要求合理明确, 能胜任财务工作需要; (3) 岗位职责内容全面, 便于执行与检查; (4) 岗位描述应体现岗位重要性与意义, 激励员工自发性与积极性; (5) 岗位考核责权分明, 设置绩效考核标准, 奖惩有据。
财务岗位绩效考核的目的不仅仅是利用考核结果进行薪酬计算和职务变动, 更在于通过绩效考核实现绩效改进, 即通过分析找到问题所在, 财务人员在管理者的指导帮助下完成绩效目标与能力提升。在绩效考评的同时, 需要同时加强对管理者和财务人员在管理方式、财务专业和操作技能等方面培训, 提高处理问题的能力与效率。设置定期岗位轮换, 既能避免长期固定岗位工作疲劳与懈怠, 又能促进管理创新与思路开拓, 还能形成积极进取的工作氛围。
随着经济业务发展与管理要求提高, 医院财务组织与岗位设置亟待更新完善;加强财务结构组织控制, 必将促进医院财务工作开展与有效规避财务风险!
摘要：2011年底财政部下发《行政事业单位内部控制规范 (征求意见稿) 》, 内部控制成为企事业单位的管理重心。新时期下医院的规模和业务早已今非昔比, 但其财务机构组织仍停留在几十年前的组织状态, 既不适应业务流程也不适应管理控制。本文将从财务组织机构设置、岗位设置与考核等方面, 探讨如何加强医院财务组织控制。
关键词：财务组织,岗位设置,岗位责任制,绩效考核
[1] 李心合.企业内部控制基本规范导读》[M].大连:大连出版社, 2008.
[2] 财政部卫生部关于印发《医院财务制度》的通知.2010.
[3] 财政部关于就《行政事业单位内部控制规范》 (征求意见稿) 的通知.2011.
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