制度不仅是社会治理的重要手段,也是国家与社会互动的竞技场,持续规训着各类主体的思想和行为,具有引领、规范、促进和保障等重要作用。那么，制度如何发挥其最大的作用呢？以下是小编为您收集的《档案立卷归档管理制度》的相关内容，希望能给你带来帮助!
林改档案的立卷、归档与管理的科学性关系思考
【摘 要】由于集体林权的权属复杂，其改革及其档案工作也面临着充满变数的复杂挑战。研究认为，林改档案的立卷、归档与管理，以科学计划与动态完善为路径，创设环节程序性、良性循环性与互为基础支持性的科学关系，有利于发挥林改档案对林改工作的記录、总结与前瞻策划的作用。
【关键词】集体林权制度改革;林地所有权;林木所有权;环节程序;良性循环;科学计划
林改工作是对在个人林业获利最大化与国家森林覆盖率良性提高和生态安全指数提升的基本目标下，通过集体林权制度的国家宏观性与地方特色性改革，实现对林业生产力的最大化激活与保护，推动林业科学发展的综合性定量记录与定性提升的工作。所谓林改档案，就是“集体林权制度改革(以下简称林改)中形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、数据等各种形式或者载体文件材料的总称，是林改的重要成果和历史记录。”
1.林改档案的立卷、归档与管理的科学性关系
“集体林权制度改革是一场以明晰林地使用权和林木所有权、放活经营权、落实处置权、保障收益权为主要内容的综合改革。”其档案不仅完整地记录了各地林改的过程，也是完整、准确、系统与客观反映林改工作的重要历史凭证。
1.1环节程序性关系
这种程序性表现在两个方面：环节顺序衔接性。即林改档案的制作需要经历对存档资料的立卷、归档再到管理的基本流程，后者需要在前者基本完成的基础上，这三个环节环环相扣，才具有开展的基础与意义。如关于罗定市全市实际的承包合同类宗地数的统计工作，只有在对全市的林改资料进行搜集与整理后，才能继续开展相关的分类、归纳和统计工作，为林改资料的完整归档打好基础。环节时间先后性。即林改档案工作要跟着林改实际工作时间的进展而进展，如罗定市各镇(街)凡未流转的集体统一经营的林地林木均股均利工作，其本身就需要一定的时间长度，首先需要宣传发动村民，对工作人员开展培训;然后调查摸底，制订各村委和村民小组的改革方案;最后组织人员核实林地林木权属、面积和四至界线，全面落实林地使用权和林木权属，确权到户。因而，作为档案工作人员并不能按照主观意愿开展跨越性的工作，需要按照制定的技术操作规程，遵照时间的先后顺序，扎实做好每一个环节，才能为下一个环节打好基础。
1.2良性循环性关系
表现为三者之间优秀承继性关系。首先，林改资料立卷的质量关系到归档的顺利程度与后期管理、利用的便捷性。针对林改工作具体开展时的立卷，如工作分工、记录载体运用种类、数据统计、工作分析材料、工作面临的各种困难与解决办法等方面的基础工作，直接决定后期的归档分类与管理措施。如对电子文件及数码相片、录音、录像等的存档与备份，对综合类、调查类、承包合同类、林权登记类数据统计的多样化表格制作及其结论整理等，都为以后的管理与运用奠定了非常扎实工作基础。其次，归档与管理的质量关系到林改内容丰富与扩充后的立卷指导工作。尤其是归档的科学性与档案分类的精细性，为林改工作的深入开展做好了前瞻性的准备，针对林改工作持续性或提升性的档案立卷工作，能从前期的档案中总结相关的经验，并发现其中存在的问题从而吸取教训，实现设计更加科学合理，工作更具可操作性的指导。
1.3互为基础支持性关系
站在某类具体林改工作的整体上看，一旦该工作及其档案制作完成后，就把三者形成了一个互为基础的循环，即在以后的类似工作中实现相互的支持与指导工作。一是，林改档案立卷工作直接指导归档和管理。林改立卷以其自身工作的计划性与过程深入性，直接为后期的归档和管理工作奠定了档案体系，并在此基础上作出更为精细的分类、组合、编号、规整与特殊情况的标识化等，让归档与管理有纲可循更简捷。二是，林改档案的归档与管理其定论性经验作为下一步立卷工作的指导思想。在归档与管理的过程中，会发现立卷工作时的各种不足，在作出后期矫正、修正与改进的同时，积累了经验和教训，指出了更具有切实性与操作性的路径或办法等。如针对林改中的均股均利的档案工作，在后期的归档与管理中发现村民对股权的认识与了解不足，因而，需要从立卷之初就计划加强针对村民股权意识的法律法规与政策的宣传教育工作。由此，“林业档案管理的时效性和追溯性，不仅是林业历史的重要依据，同时对林业的经营与及其立卷工作也具有很高的参考价值。”
2.林改档案的立卷、归档与管理的科学性关系建立路径
林改档案各个环节工作，统一在一个基本的流程中，在相互支持与指导中实现各环节工作的提升，实现科学性良性循环与丰富发展。
2.1科学计划
这种计划包括两个层次：林改与林改档案的宏观层次。即把林改档案工作计划与林改计划一起制定，使林改档案的立卷、归档与管理工作，与林改工作进程的实际密切配合，在林改中的方向性工作与大阶段的区分，都要按照严格的要求有着同步进度的立卷、归档与管理工作，使档案随时发挥林改工作的记录与参考价值。林改档案的环节微观层次。即在宏观层次下的，对每一个单项工作的档案计划，每一个档案环节的工作计划，确保档案工作的规范性与工作进展的稳定，减少因为林改实际的动态变化导致的档案工作体系的混乱。如针对林改中的林地林木流转经营管理工作，就需要档案工作者对其制定单独系列的档案计划。实现任何一项林改工作，都有着相对独立的档案体系，即从立卷—归档—管理。
2.2动态完善
由于林改现实工作的鲜活性与动态性，林改档案的动态完善工作也会相应地发生变化。表现为两种情况：错误纠正性完善。即因为当时的工作现实限制，导致出现了一个细节甚至大方向性错误，例如在已规范流转的集体统一经营的林地林木或自留山、责任山开展均股均利工作等，林改档案也会根据现实的纠正工作，而做出档案性配合，“在突出林改成效的同时，把林权制度改革工作的主要内容形成了档案资料。”疏漏补充性完善。主要有两种疏漏，一是工作疏漏导致的档案疏漏，如在对山林权进行均股均利中，缺少林权申请人和相邻权利人资格证明材料、林地权属证明材料等。二是，档案立卷或归档疏漏。如在立卷设计之初疏漏了林权登记申请(初始)受理材料审核表、林权勘查登记质量检查表等，会在资料统计与搜集时，也把这些资料漏掉。上述疏漏只需在档案管理工作发现时进行补充就行。
3.结语
林改档案的立卷、归档与管理工作，需要确保整体与环节计划性，扎实做好每一个环节与细节，才能实现相互科学性支持，达到实际工作对档案的推动与指导，档案对实际工作提升的参考与指导。■
【参考文献】
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[2]王建霞.浅议集体林权制度改革档案整理方法[J].档案管理，2014(1)：83-84.
[3]李瑞平，王洪静，罗文娟等.林业档案管理工作存在的问题及对策分析[J].河北林果研究，2013(1)：101-103.
作者：林伟周
机关档案工作中，最基础的工作就是机关立卷归档工作。这一工作作为把握进馆档案重量的重要环节，起着确保文件材料齐全、完整、准确的、不可或缺的作用。近几年，全国各省市依照《档案法》《文书档案案卷格式》《机关档案工作业务建设规范》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《归档文件整理规则》《照片档案管理规范》等相关专业档案管理办法的规范和要求，严格按我国制订的工作考评标准进行考评检查，各级机关事业单位的立卷归档工作有了明显的进步。但是，笔者在工作期间发现，对档案工作不够重视、档案意识淡薄、档案业务不熟等不容忽视的问题在一些单位和部门依然存在，如果不能很好地加以解决，将影响机关档案工作水平的整体提升。因此，笔者在调查之后，对机关立卷归档工作中存在的问题进行分析，提出解决的办法。
一、当前机关立卷归档工作中存在的问题
近年来，通过对机关、事业单位立卷归档的检查，发现许多单位存在一些不容忽视的问题，这些问题对归档工作有着重要的影响，即：一是档案材料写作不规范;二是归档时间随意;三是收集信息不完善、不齐全;四是硬件系统欠缺等。
(一)案卷或归档文件档案材料写作不规范，内容填写等不符合要求
1.处理文书不规范。文书工作是档案工作的灵魂，一份档案，如果文书是有缺陷的，那么它形成档案后，这份档案就是不完整的。有的单位本来写的是请示，但是从内容来看，怎么看都是决定的口吻。有的无行文抬头，有的标题语句不通顺，有的公文格式不正确，有的落款单位和落款公章不一致等。因此我们在进行公文写作时一定要认真、严肃、规矩，领导在审阅公文时应严格把关，以免在公文形成档案后造成一种永久的缺憾。
2.文件材料不齐全。在归档的文件材料中，有的只有原稿而缺少定稿，而有的却只有定稿，在永久卷中有的只有请示，没有批复等。
3.无公章，无落款单位，无落款时间。公章是制发文件机关对文件生效负责的凭证，作为档案保存的文件是起到凭证作用的。而落款单位即发文机关的文件作者，使用什么名义发文，决定了文件的内容和作者的职权范围，公文形成的日期则用以表示公文生效的时间，这些对文件的法律效力来说也是非常重要的。
4.档案应归年度不清楚。不同保管期限的文件，不要放在一起;跨年度的会议文件归入会议开幕的年度，会议闭幕文件插入开幕年度;法规性文件归入公布和批准年度;不同年度的文件应按不同的年度立卷归档。
5.案卷文件目录或归档文件目录有问题，经常出现目录项目不完整的现象。有的目錄没说明或说明不清，目录项填写不规范，有责任者的未填写，文号不规范，题名书写不正确，日期不规范等，这样不便于查询利用。
(二)有的单位有不归档或不按期归档行为，甚至个别单位不建档，这都是违法行为
根据《档案法》等有关法律法规规定，文书档案一般于次年六月底前归档完毕，会计档案由财务部门或会计人员负责整理立卷，在本部门保管一年后向机关档案部门移交;科技档案中的基建档案、科研项目档案，由项目负责人负责在竣工验收、成果鉴定一个月后立卷完毕，向机关档案部门移交;声像档案于一次会议、一项活动结束半个月内整理完毕归档。
(三)文件材料收集不齐全、不完整
在本人经历的立卷归档检查中，被检查的单位不同程度存在收集不齐全的问题。主要表现在三个方面：一是注重收发文登记过的红头文件的收集，忽略了账外文件的收集。账外文件的党政会议记录已基本被各单位收集归档，但各类统计年报、审批表、业务报表等未列入收发文登记簿的白头文件的收集，还有待进一步加强收集;二是注重文书档案的收集，忽略了科技、专业、声像、荣誉、实物档案的收集。专业档案(含行政审批)集中统一管理、整理较为规范的单位比重少。声像、荣誉档案的收集归档状况要好于上述门类档案，但仍有部分单位未列入收集范围等;三是注重自身发文的收集，忽略了外来文件的收集。
(四)硬件系统欠缺
首先，少数单位没有专门进行档案管理和存放的地方，不符合档案安全保管的要求;其次，库房面积严重不足。随着近年来档案数量的不断增加，许多单位已面临库容饱和、无处存档的局面;最后，库房有堆放杂物现象。由于用房紧张和管理不到位等原因，有个别单位的档案库房存在放置寝具、杂物等现象。
二、解决机关立卷归档工作中存在问题的对策
文件材料立卷归档整理是档案工作中的基础性工作，针对以上机关立卷归档工作中出现的问题，结合本人的工作经验，谈一些解决的对策。
(一)健全制度，落实立卷归档工作责任制
一是建立健全文书的处理制度和收发文制度，从源头上把好档案的形成关;二是建立健全立卷归档制度，明确各门类档案的归档范围、归档时间、归档要求;三是建立健全三纳入、四同步制度，将立卷归档纳入本单位计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的岗位职责制中，明确自己的权利和义务，在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
(二)提高档案相关法律意识，领导加强管理
各机关主管档案工作的领导要结合文件材料整理归档工作，组织本单位有关人员认真学习、宣传、贯彻档案法规条例，进一步提高档案法制意识，切实加强对文件材料整理归档工作的领导。通过有效的管理，解决好归档中文件材料收集难和所需人员、时间、经费等问题，按时保质保量地完成任务。
(三)制订保管期限表，确保归档范围，依法按期归档
按照国家相关法律的要求，制订本单位的文件材料归档范围和保管期限表，确保本机关形成的所有文件材料收集齐全完整，文书档案、会计档案及其他专业档案、科技档案、声像档案的立卷归档工作能得以同时开展，同步进行。
(四)提高档案人员的素质，促进机关立卷归档工作再上一个新台阶
一是要加强对档案人员的教育培训，在注重实用性上下工夫。在档案培训过程中，要结合新时期档案工作的发展趋势，按需施教，注重实效，使档案人员尽快掌握档案立卷归档工作流程，促进机关档案工作效率的提高;二是要围绕档案“及时、完整、统一”的要求，做好档案收集及管理工作，完善归档档案的内容;三是要加强对档案人员再教育，促使他们努力学习档案专业知识和科学技术，提高档案管理的水平，要对本单位档案的数量、内容、种类、史料价值等做到心中有数。
总之，立卷归档整理工作，将直接关系到维护国家企事业单位的历史真实面貌，直接影响工作服务的水平，直接影响进馆档案的质量。因此，要结合机关档案工作实际，抓好立卷归档工作，要适应新时期档案工作发展需要，积极做好档案信息开发利用工作，提高档案利用率，更好地为国家经济发展和构建和谐社会服务。
(作者单位 浙江省金华市出入境检验检疫局政工处)
作者：汪海英
【摘 要】我国的公路建设项目是在特定时代背景和法律制度下推动国家基础建设和拉动国家经济的重点建设项目，其档案材料的收集、整理、归档是项目建设必不可少的一部分。本文针对我国公路建设项目的实际情况，参考沿海高速公路沧州段土建三合同文件材料立卷归档实施过程，阐述公路建设项目文件材料立卷归档实施要点，并分析现行立卷归档管理办法的不足，提出可行性实施意见，构筑简单明了且完整可用的实施方案。
【关键词】公路建设项目;文件材料;立卷归档;实施要点
1 引言
沿海高速公路沧州歧口至海丰段位于河北省沧州市东部渤海湾顶部，路线呈西北-东南走向，起于黄骅市歧口村西，终于海兴县海丰村北，路线全长49.825米，它的建成将加速沿海高速公路的贯通、实现黄骅港与天津港、曹妃甸港、秦皇岛港、青岛港以及大连港的快速连接，同时承担着我国沿海地区的国防任务，项目建设意义重大。自2011年3月1日起，沿海高速公路沧州段施工已进入收尾阶段，各施工单位通过对河北省高速公路管理局印发的«公路建设项目文件材料立卷归档管理实施细则»(以下简称实施细则)的学习，均已进入竣工资料立卷归档的实施阶段。高速公路竣工资料的编制，不仅是项目管理中一项重要的工作，其形成的资料也是对工程进行管理、使用、维护、改建、科研、教育、参考利用的主要依据。
2 施工卷竣工资料的组成及编制范围
施工卷竣工资料文件材料是指自立项审批(核准)至竣工验收全过程产生的，反应项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的文字、图像、声像、电子书各种形式和载体的历史记录文件材料。
文字材料包括高速公路施工过程中的各种文件及检测报告，即各分部、分项工程开工申请及附件、首件工程技术文件、原材料实验检验报告及标准试验文件、工程检验认可书、工程报验单、施工放样报验单、中间检验申请单、现场质量检验报告单、现场检测记录表、施工现场记录表及检测结果汇总表、原始数据、工程质量检验评定表及相关附件;影像、电子材料包括高速公路初期到竣工验收全过程产生的具有代表性的录音、录像、电子光盘、照片等材料。
3 对河北省公路建设项目文件材料立卷归档实施细则的解读
根据《公路工程质量检验评定标准》、《公路工程(交)竣工验收办法》的要求，结合交通部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》中相关规定，征求河北省高速公路管理局相关领导的同意，对施工卷文件材料表项中的相关条款做了部分改动，使之更加简洁明了，容易操作，具体变动如下：(1)针对4.1.4中的桩基检测报告作为施工准备文件归类欠妥，将其调整至4.3.5桥梁基础、预制梁完整性检验资料中，且应在桩基中间交工资料后面附上检测报告中的桩基完整性检测汇总表复印件，同时在其备考表中注明桩基检测报告成卷的位置;(2)针对4.4.2(防护工程)中第②项次中的台背回填，参考《公路工程质量检验评定标准》关于桥梁工程基础及下部构造分项工程的要求将其调整至桥梁工程基础及下部构造中;(3)针对同一合同段内的小桥，根据桩号先后顺序依次编号，然后再进行档号的编制(例如：沿海三标内第一个小桥为K31+789(编号1)，档号编为4·4·3·1，第二个小桥K32+073(编号2)，档号编为4·4·3·2，其他以此类推)(4)针对同一合同段内的涵洞，和小桥的档号编制方式类似，按桩号的先后顺序编号后再依次进行档号的编制;(5)针对4.6桥梁工程，同样参照上述原则进行档号的编制，编制时在4.6后面添加(x)(x—桥梁编号)(例如：沿海三标第一个大中桥为MK28+525.3黄浪渠特大桥，其档号编为4·6(1)，而4·6(1)·1则代表MK28+525.3黄浪渠特大桥的基础及下部构造，其他以此类推);(6)针对4.6.6引道工程中的桥梁、护栏移到相应的桥梁工程、总体桥面系和附属工程中去;(7)针对各施工阶段产生的试验资料，除中间交工试验检测资料附在中间交工资料后外，其他所有试验检测报告、外购材料检测报告及质量鉴定报告、配合比申报材料、外委检测报告等相关资料由实验室根据相关要求独立成卷，交验时和工程资料汇总。
4 施工卷竣工资料的编制过程
根据《实施细则》中对于施工卷竣工资料立卷归档的相关要求，针对不同结构，不同位置的资料进行收集整理、立卷归档，本文以黄浪渠特大桥基础及下部构造0#台施工资料的立卷归档为例进行说明。
4.1 资料收集
黄浪渠特大桥0#台包括以下构件：桩基、承台、肋板、台帽、耳背墙、挡块、支座垫石、台背回填。在资料收集过程中，首先应该查找该部位对应的单位工程、分部工程、分项工程开工报告是否已经报批存档，再收集所有构件中间交工资料、工程质量检验评定资料等。
在資料收集完成后仔细检查其是否达到《工程质量检验评定标准》要求的“齐全，完整、真实”。在这里强调几点：(1)中间交工资料里面数据要求实事求是，根据现场实际检测的数据填写，不能把所有子分项的检测合格率都写成100%;(2)分项(子分项)工程质量检验评定表根据中间交工资料中实际抽检数据来填写，并由施工单位的技术负责人、专业监理工程师签认;(3)在工程质量检验评定表后需附上实验室对相应构件(路基、路面)的混凝土、压实度、砂浆强度的评定表，从中我们可以查阅对应的平均代表值等数据。
4.2 资料整理
资料的整理应根据“从小桩号到大桩号，从下到上，从左到右”的顺序，以便
查询;同一构件的中间交工资料按照该构件的施工工序进行整理。如0#a-1桩基：中间交工证书、钢筋加工及安装申请批复单及附件、施工放样检验报告单及附件、桩基钻孔、成孔、混凝土浇注检验申请批复单及附件、桩基完整性检测汇总表、工程质量检验评定表，其中相应的附件根据要求进行归档。
4.3 编制档号
档号是指独立成册、可不装订的文件材料组成一卷的案卷编号，应明确清晰，便于查找应用，根据河北省高管局为高速公路建设项目编制的《竣工档案代码分类》进行档号的编制，以0#台为例，其档号为：YH˙QH˙SG3˙4˙6(1)˙1˙1-1和YH˙QH˙SG3˙4˙6(1)˙1˙1-2，相应的意义解释如下：YH为二级类目：沿海高速的简称，QH为三级类目：歧口至海丰段的简称，SG3为施工单位沿海高速土建三合同的简称，4˙6(1)˙1˙1为四级类目九大类序号：桥梁工程中第一座大中桥黄浪渠特大桥(4˙6(1))基础及下部构造(1)0#台(1)的档号代码，-1，-2为五级类目档案流水号。
在档号编制过程中需注意以下几点：(1)应该符合公路建设项目文件材料立卷归档管理办法中的相关要求，并根据各个省份对相应类目的规定进行编制;(2)同一标段内相同结构应具有统一层次的档号，不同结构之间应相互照应，简单明了，五级类目及以下层次档号的编制同样应具有统一的层次结构;(3)每一卷资料都应该有唯一的档号与之对应，不得出现重复。
4.4 卷盒封面、内封面、卷内目录、备考表、案卷目录、脊背的编制要点
案卷由案卷卷盒、脊背、内封面、卷内目录、卷内文件材料、案卷目录以及备考表等组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)，其中脊背、内封面、备考表用150g以上的牛皮纸打印。
案卷卷盒一般由业主统一定制，为简化起见，在卷盒封面只填写档号及编制单位且用红色印章盖上，其他各项在脊背和内封面上体现出来。
案卷内封面由以下内容构成：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。案卷题名应能准确反映出本案卷文件材料的基本内容，包括公路建设项目名称、起讫里程、分项(分部、单位)工程名称及文件材料名称;立卷单位是指案卷的组卷单位或部门;起止日期是指案卷内文件形成的最早和最晚的时间(如2009年10月9日-2010年9月7日);保管期限应根据项目文件材料的特性及利用价值填写;密级根据国家及交通运输部有关保密规定确定。
卷内目录有以下项次组成：序号按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注;文件编号，填写文件材料的原始编号或图号，中间交工资料可不用填写，但竣工图纸和外委试验资料一定要填写;责任者填写文件材料的形成单位或主要形成单位。属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位的简称(YHSG-03，YHJL-01)，并在卷内目录表下空白处标明单位的全称，对于外委的实验资料，责任者填写外委单位的简称;文件题名填写卷内文件材料标题的全称，案卷内每份独立成件及单独办理报验和审批手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题;日期填写每一份文件材料形成的最晚日期(8位数字);页次填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号(如156-162)，属于已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数;备注填写需注明的情况。
案卷页号的编写，双面书写的文件材料经系统化排序后，在其正面右下角，背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字从1(不得写成“01”，“001”)开始，用自动页码机逐页打码，卷内目录、备考表不计入页码系列。已装订成册的文件材料，如自成一卷的，同时又与其他文件材料组成一卷，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。
备考表由档号、互见号、立卷说明、立卷人及检查人签名、立卷时间组成。档号和卷盒封面、内封面、卷内目录上的档号保持一致;互见号填写反映同一内容但形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，不同载体的档案应注明相应形式，并用括号括起;立卷说明应简明扼要的说明本卷资料内包含哪些资料、文件件数、复印件归档原因、原件存放地址、总页数、以及在案卷编制和使用过程中应该注意的事项;立卷人和日期由负责立卷人签认，检查人和日期由案卷形成单位负责人签认。
卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒封面及脊背上应填写盒内案卷的起止档号，并填写“案卷目录表”，放在内封面之前，不装订。
脊背根据卷盒脊背的尺寸用牛皮纸打印，对于《实施细则》上对于脊背的格式要求，根据实际情况省略了保管期限和编制单位，保管期限用红色的印章盖上，而编制单位在卷盒封面上明确体现;档号统一，案卷题名和内封面上类似，可稍作改动。
对于卷盒封面、内封面、卷内目录、案卷目录、备考表、脊背相应内容的字体应符合《实施细则》中的相关规定，如有些位置写不下，可适当的将字号缩小，灵活掌握。在整个案卷立卷完成后，进行扫描复印，扫描的文件按卷保存为PDF格式，并把文件名称改成相应的案卷题名，便于查找。
4.5 案卷装订
公路建设项目档案除蓝图及成册文件材料外，按照三孔一线方法进行整卷装订。装订时靠装订边(左边)和下边取齐，表头向上，左侧装订。文件装订前去掉金属物、塑胶、塑封等易老化、易腐蚀的封面和裝订材料，采用三孔一线法，用白色档案专用线装订，装订线距离左纸边10mm，中孔位于A4纸高度居中，两边孔距中孔80mm,单线穿孔在卷背面打结;案卷装订顺序为内封面、卷内目录、数份文件、备考表;管理性文件按类别(工程质量管理、工程计划、合同管理、安全生产及文明施工等)分别组卷;公文需要办理的文件叫办件，组卷时，办件阅办笺放在正文之前，需要传达阅知的文件叫阅件，组卷时，阅件阅办笺放在原文之后，与原文一起装订;项目技术文件以文件的类型为单位分别进行装订，同类文件最好组成一卷，为便于查找应用。根据卷盒厚度，每卷材料不宜超过320页;不装订的图纸及成册文件材料，每份须加盖档号章，档号内容包括：该文件材料所在案卷的档号和本卷中所在页次。
5 竣工图的编制
竣工图由施工单位负责编制，竣工图封面、标题栏按《实施细则》格式进行编制，编制完成的竣工图应在图纸空白处逐张加盖竣工图章并签署，经驻地监理审核签认。在竣工图编制过程中应注意以下几点：(1)竣工图纸为A3(420mm×297mm)，允许折叠，装在A3档案盒内，竣工图案卷装入顺序为：卷内目录、图纸文件、备考表;图纸表面干净无污损，线条字体清晰准确;(2)竣工图在设计文件的基础上进行编制，施工图没有变更的，编制单位可在施工图上加盖竣工图章作为竣工图纸，施工图有变更的，须重新绘制竣工图并加盖竣工图章;(3)竣工图应全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况，将设计说明改为竣工说明，包括主要建设项目、完成工程量、执行的规范标准、主要的施工方案、采用的新技术、新工艺、新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、设计变更情况及开、完工时间;(4)一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图章，凡重大变更及图纸变更面积超过10%的，须重新绘制的竣工图纸在原施工图图号的前加“竣”，竣工图号由“S”改为“J”。采用标准图的可不编入竣工图，但应在图纸目录中列出图号，指出该图所在位置并在编制说明中注明;(5)有变更的竣工图，须填写设计变更文件与竣工图档号对照一览表，排列在竣工图表的前面。一张更改通知单涉及多张图纸时，或图纸不在同一卷内时，应在备考表中加以说明;(6)竣工图章尺寸为80mm×60mm，内容包括编制单位、编制人。技术负责人、编制日期和监理单位、监理人组成。竣工图章签字要求本人手写，不得代签。竣工图章盖在标题栏附近空白处，如竣工图正面无空白处，可盖在图的背面左下角。
6 其他材料的立卷归档
对于施工准备文件、工程管理文件、工程质量控制文件、安全环保文件、进度计划控制文件、施工原始记录、电子文件等，作为施工卷竣工资料必不可少的部分，其立卷归档的实施过程和上述中间交工资料的编制方法类似，参考《实施细则》中对每一部分文件的要求进行立卷归档。
参考文献
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[2]公路建设项目文件材料立卷归档管理办法[M].2010.
[3]河北省高速公路管理局公路建设项目文件材料立卷归档管理实施细则[M].2011.
[4]GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求[M].2008.
[5]公路工程竣(交)工验收办法[M].中华人名共和国交通部.2004.
[6]江苏省高速公路建设指挥部.高速公路工程竣工资料编制范例[M].人民交通出版社.2006.
作者简介：
岳长青，男，助理工程师，内蒙古人，工程技术部负责人。工作单位：中交第四公路工程局第一工程有限公司;研究方向：桥隧施工
作者：岳长青
根据国家档案局《机关档案工作业务建设、范围》制定本制度。
一、严格归档范围，对反映机关工作活动，具有查考利用价值的文件应归档。
二、对归档范围内的文件材料要以文书、科技、会计、声像、人事、实物档案的不同类别分类归档。
三、建立健全卷宗，以积累储存本机关、案卷的立卷说明、分类方案、鉴定机关、销毁清册、检查记录、卷宗介绍材料。
四、文书档案在次年二季度前将归档材料接受完毕。税务征管档案由各所负责整理、立卷、编出案卷目录，于次年三月底前移交档案室归档;科技档案由档案员对工程及设备资料进行收集、整理、归档;声像档案由摄影者负责收集、整理装册，次年二月交档案室归档;荣誉档案由各部门在获市以上表彰时，将所获奖品摄影后，放荣誉室陈列。
五、归档的文件材料必须内容真实、资料齐全、字迹工整、用碳素墨水书写或打印，装订美观符合标准。
六、各类档案归档时，由归档部门编制移交目录，与档案部门共同清点、签字、办理移交手续。
七、对本机关工作活动中，直接形成的各种门类和载体的档案，按《机关材料归档和不归档的范围》和其他档案管理办法的有关规定执行。
八、遵循文件材料的形成规定和特点，保持文件材料之间有机联系，区别不同价值，进行科学管理，充分利用。
为了进一步加强对档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据上级有关法律法规，结合我校档案工作的实际，制定本制度。
一、立卷归档职责
1、学校综合档案室负责指导学校各部门的立卷、归档工作。
2、各单位、各部门要将档案工作纳入本单位、部门工作职责范围。确定一名负责人分管此项工作，指定一至二名专(兼)档案人员，负责本单位、本部门档案的收集、整理和移交工作，做到每项重要工作或具有保存价值的材料，都要有完整、准确、系统的归档保存材料。
3、各单位、各部门对档案工作应做到“三纳入”、“四同步”。“三纳入”即纳入工作计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围，“四同步”即在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
4、凡对科研成果、基建工程等进行鉴定、验收、评审时，有关单位必须通知并会同档案部门对应归档的文件材料进行审查、验收、签署意见。
5、各单位、各部门在公共活动中形成的具有保存价值的文件材料，必须按规定向学校档案室移交;凡个人在从事教学、科研、党政管理等活动中形成的各种载体的文件材料，也要按规定向校综合档案室移交，集中管理。
6、由几个单位合作完成的项目，由主办单位负责立卷归档，其他单位协办。
7、临时机构产生的档案资料，应于该机构撤销前，由兼职档案员整理立卷，按规定移交档案室。
二、立卷归档范围
学校在不同历史时期的教学、科研、党政管理及其他各项社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料，均属归案范围，文件材料的归档范围分为十大类：
1、党群类：主要包括党群部门在工作中形成的文件材料。
2、行政类：主要包括行政职能部门(教学管理、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外)在工作中形成的文件材料。
3、教学类：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。
4、科学研究类：主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料
5、产品生产与科技开发类：主要包括学校自行研制的产品、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
6、基本建设类：主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
7、仪器设备类：主要包括仪器设备工作各个环节中形成的文件材料。
8、外事、出版类：外事主要包括外事工作管理和外事活动过程中形成的文件材料;出版主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
9、财会类：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
10、人事档案：主要指通过人事部门(含组织、干部、劳资等其他管理部门)收集的个人经历、学习经历、干部任免、党团材料、工作调动、工资调整、鉴定考核、先进模范审批表等材料。 归档的文件材料包括纸质，照(胶)片、光盘、录像带、录音带、幻灯片、实物等各种载体形式。
三、立卷归档时间
1、党群、行政类文件材料在次年3月底前归档。
2、教学活动类文件按学年(综合管理部分按年度)归档，每年9月份前将教学计划、学生成绩总表、学生登记表、学生异动情况表、招生、毕业情况表等文件材料归档。招生工作文件材料可根据情况延续到次年的3月底前归档。
3、科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两个月内归档。
4、仪器设备档案在设备安装后一个月内归档。
5、外事档案在每次活动结束后，把有关文件、资料、音像 载体材料等汇总，整理后于次年六月底前归档。
6、出版物档案在次年三月底前归档。
7、财会档案由原单位保管两年后归档。
8、人事类档案根据工作需要可随时归档案。
四、立卷归档要求
1、归档的文件材料一律用钢笔书写或是打印的文字。严禁用圆珠笔、铅笔、复写纸草拟和签发。用纸要规范，破损要裱糊，对于不合乎要求的档案，档案室有权不予接收。
2、实行文件材料部门、课题组立卷制度。各单位由立卷人按文件材料的形成规律，加以系统整理组卷、编排页号、填写卷内目录、拟写案卷标题等，交本部门专(兼)职档案人员检查、装订后，向学校综合档案室移交归档。每一案卷厚度不得超过1cm。
3、归档材料中有电子稿的档案材料，须将电子稿文件存贮到光盘上后与纸质材料一并归到档案室。
4、各单位、部门的档案由本单位、部门兼职档案员整理立卷，按规定移交综合档案室集中统一管理，并办理交接手续。按档案移交规定填写移交清单。
5、档案室接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名或盖
(一)总则
第一条 根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。
第二条 归档的文件材料必须按立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
(二)文件材料的收集管理
第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
第五条 凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
第六条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。
2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。
第七条 各部门专(兼)职文书的职责：
1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。
(三)归档范围〖ht〗
第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
第十条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
第十一条 本公司的请示与上级机关的批复。
第十二条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。
第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
第十四条 信访工作材料。
第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
第十七条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
(四)平时归卷
第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。
第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。"案卷类目"的条款必须简明确切，并编上条款号。
国土资源专业档案立卷归档制度
为了做好国土资源专业档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。
1、凡是在国土资源管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则 ，由形成部门统一立卷。
2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。
3、国土资源专业档案的立卷，以国土资源专业档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。
4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。
5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。
6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。
7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。
8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。
9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明专业档案的种类，按保管期限、
时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本单位档案室移交。
文书档案归档文件整理制度
为做好文件材料的归档文件整理工作，按照《归档文件整理规则》进行整理、归档，结合我局具体情况，特制定本制度。
1、凡本单位工作中形成的各种文件材料，按照归档范围，由各科室统一交到办公室进行归档文件整理。
2、多份文件为一件的文件材料必须要用卷绳三孔一线装订到一起，永久或定期的文件材料都要装订。要求永久的单份文件材料也要用卷绳装订，文件材料张数特别少的要在文件的左上角用胶水粘好。定期的单份文件材料可用书钉装订，不许有散页。
3、多份文件为一件的文件排序，来文首先是文件阅办单，然后是正文;发文首先是正文，然后是发文签批单，最后是底稿;转发文在前，被转发文在后;批复在前，请示在后。批阅文稿和签字一律用炭黑或蓝黑的钢笔或炭素笔不能用铅笔和圆珠笔。
4、采用年度---保管期限---问题分类法进行分类。即在同一年度下将归档文件按保管期限分为永久和定期，再在保管期限下面按问题分为党群类、行政类、业务类。
5、组件后在归档文件的首页上端居中空白位置盖上归档章。在归档章内要注明全宗号、年度、室编件号、问题、保管期限。
6、按保管期限对归档文件材料进行编号，一个保管期限排一个流水号。在同一保管期限内重要的文件材料排在前边。文件材料的排序一定要规范，党、政分开，排列清晰，便于查考。
7、归档文件目录和卷盒封面内容要填写清楚完整，不得漏项，填写归档文件日期单位数要用0占位。
8、归档文件目录要求打印，一式六份，以备档案进馆时所用。
9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同归档文件目录向本单位档案室移交。
会计档案立卷归档制度
会计档案是国家档案的组成部分，机关会计档案是机关在经济管理和会计核算活动中产生的，是记录和反映机关经济业务的重要史料和证据。
1、机关会议档案的整理原则是：财务部门每年形成的财务档案应由财务部门按照会计档案的归档范围和归档要求，负责装订成册，整理立卷。
2、机关会计档案的归档范围是机关内其职能活动中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、银行对帐单、工资表等有关会计核算专业材料。
3、整理会计档案时鉴于过去没有在报表、帐簿、凭证的封面或背面上设计档号的，在整理时应该补上，档号主要包括机关名、全宗号、目录号、案卷号、盒号、保管期限等项目。
4、对于破损、缺页、装订不牢固或不规范的案卷，应由财务部门负责修补和装订，使其达到归档要求，保证归档档案宗卷的质量。
5、会计档案案卷的编号，应以每一本报表、一本帐簿、一本凭证各自给一个案卷号。
6、会计档案的排列，要在年度内先把内设机构按先后顺序排好，然后将各内设机构中的报表、帐簿、凭证按永久、25年、15年、10年、5年的顺序排列，一年编一个案卷流水号。
7、拟制案卷标题，要根据会计档案每卷的具体内容进行批制，使其能完整、准确的反映卷内内容。
8、编制会计档案案卷目录，要在整理立卷的基础上进行。逐卷填写。一式三份，一份备日常使用，其余两份一并交给档案室。
9、会计档案的归档时间是当年会计档案，在会计年度终了后，可在财务科保管二年期满后，由会计部门编制案卷目录及清册，在三月末之前移交给档案室，并办理移交手续。
编号：HJ-ZD-XZ-11-G1
豪钧同创科贸有限公司
档案立卷归档制度
一、 总则
1. 为加强公司档案管理工作，特制定本制度。
2. 归档的文件应按年立卷，公司内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。
3. 文件承办部门及承办人应保证经办文件的系统完整(文件上的各种附件一律不准抽存)。工作变动或因故离职时应将经办文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
4. 公司各种文件资料及相关表格，都有其制定的内容和标准格式，任何人不得随意修改，如确有已不适之处可经主管领导同意后由原撰写进行修改后重新签字定稿发布。代理产品协议及外来协议一般不由公司拟定其内容及格式，但必须经总经理阅后方可操作执行。
二、 文件材料的收集管理
1. 公司文件材料按其重要性、保密性和总体性分为公司级档案、部门级档案。公司级档案主要是机密性文件，由公司设专(兼)职档案管理员，由总经理直接管理，部门级档案由部门兼职档案管理员管理，人员保持相对稳定。
2. 专(兼)职档案人员的职责
1) 具有档案人员应有的道德品质，严守档案机密，遵守本岗位档案工作流程，了解本岗位的工作业务，掌握文件材料的归档范围，并做好归档记录。
2) 认真执行归档制度，对承办的文件材料及时收集归卷，并按借阅权限控制借阅，对应存未存的文件材料要催办并报主管领导对之考核。
三、 档案分类
1. 档案主要内容
1) 公司管理文件资料
会议材料、外来文件、公司内部请示与批复文件、公司各种证件、计划总结报告、行政工作的合同协议、员工任免奖惩、劳动管理、公司历史沿革大事记等材料、内部管理资料，外部加工协议、运输协议、代理产品协议等公司对外各项合作协议。
2) 财务文件资料
各部门备用金申报审批资料、工资管理、财务成本费用有关资料、按财务规定应保存的各种凭证、帐目、报表等。
3) 业务文件资料
定货合同及生产任务单有关资料、招标书、各种与业务有关的记录、客户资料、部门间传递 1
资料(如工厂发货通知单)、内部管理资料。
4) 设计、产品图纸技术资料
设计任务单有关图纸资料、新产品开发图纸技术资料、图纸样册等资料、产品图纸资料、生产过程的各种记录、内部管理资料。
2. 档案载体
文件资料归档根据适用性及保存价值可分为：文件资料、软盘、光盘，但均需在计算机中保存一份。
四、 机密文件
1. 内容及保存期限
1)设计、生产图纸技术资料：具有专利、专用、独特性的图纸资料及其他技术上属于机密性的资料。保存期限属永久保存。
2)业务资料：销售资料、市场情报、客户资料及其他业务上属于机密性的资料。保存期限5年以上(长期保存)。
3)财务、公司管理资料：财务文件资料、各种公司证件，外部加工协议、运输协议、代理产品协议等公司对外各项合作协议。公司认为有必要列入机密文件的管理资料。财务归档资料按财务规定要求期限保存，公司资料一般为永久保存。
2. 保存形式
1) 设计、生产图纸技术资料按类目保存形式采用计算机内保存、光盘保存、图纸资料文件资料保存。
2) 业务资料按类目保存形式采用计算机内保存、软盘备二份保存、文件资料保存。
3) 财务、公司资料依类目要求及有效期间予以计算机内保存和文本文件保存。
2. 机密文件资料管理
公司的机密文件资料在归档记录上要有注明，机密文件档案归档见相应流程，每月各部门增加的机密文件，于次月5日前由各部门填写“机密文件增列表”呈总经理核阅，并于每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，填写“机密文件销毁表”呈报总经理核准后销毁，销毁需两人在场，如机密性文件资料应归档未归档，经查记录查明原因后，按处罚条例执行。
五、 平时归档
1. 设计、产品图纸技术资料
1) 设计部电子图纸资料管理
设计部的电子图纸资料，随着平时设计图纸的增加而分类、分目录保存在计算机中，通过内部计算机连网，图纸资料可以资源共享，在此基础上，通过规定的一台计算机统一向外传递邮件，其
它计算机无拷贝功能。
2) 设计图纸资料、产品及新产品图纸技术资料
a. 设计部图纸照片资料
设计部图纸照片资料属公司级档案，由公司统一管理归档。设计部应将平时设计积累的图纸照片、新产品开发图纸资料按类别进行电子文档保管，由公司档案管理员负责办理借阅手续，设计部借到借阅单才能打印图纸资料，设计部按要求每月对图纸样册换页更新，并由公司档案管理员整理编册，做好更新记录(见档案借阅管理制度)。
b. 工厂产品及新产品图纸技术资料
1) 工厂产品应有的图纸资料有
单体图、加工图、安装图及说明
2)新产品图纸技术资料有
寻价单、单体图、加工图、安装图及说明
工厂产品及新产品图纸技术资料属公司级档案，由厂长统一分类归档保管。
2. 业务资料
1) 业务部归档
定货合同、生产任务单有关资料、招标书、各种与业务有关的记录、部门间传递资料、内部管理资料，由业务部在平时的工作中积累分类归档，并做好归档记录，以备查找。对于已签定的定货合同按月归纳到公司客户资料中。
2) 公司级归档资料
客户资料及其他业务上属于机密性的资料为公司级档案，由公司统一管理归档(见客户资料管理办法)。
3. 财务、公司资料
1) 财务文件资料为公司级资料，由财务部按财务规定归档保存。
2) 会议材料、外来文件、公司内部请示与批复文件、计划总结报告、行政工作的合同协议、员工任免奖惩、劳动管理、内部管理资料属行政部管理资料，平时按时间顺序分类归档保存，按文件编号做好记录。
3) 公司各种证件、公司历史沿革大事记等材料属公司级档案，由公司统一归档管理(见流程
四)。
4. 各专(兼)职档案管理员应根据归档范围，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”，并标明借阅权限。
1. 专(兼)职档案管理员应及时将已归档的文件材料，按照“案卷类目”，放入平时保存文
件卷内对号保存，并在收发文登记簿上记录。
六、 立卷
1. 案卷的要求是：遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2. 归档的文件种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3. 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件分别立在一起，不得分开。
4. 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复放在批复年立卷，跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。
5. 卷内文件应区别不同情况进行排列，应依其文件资料形成规律或特点进行编号，编号原则应有部门、年月，目的是便于查找。
6. 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录放在卷首。
7. 案卷封面，应逐项按规定用钢笔或签字笔书写，字迹工整清晰
8. 案卷立卷后按排列格式(先卷内目录后文件)以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。
本制度经过经理会讨论后，总经理批准之日起实施。
北京豪钧同创科贸有限公司总经理：
年月日
执法档案立卷归档制度
为了做好药品监督管理执法档案的立卷归档工作，不断提高立卷质量，制定本制度。
1、凡是在药品监督管理办件过程中形成的各种文件材料，按照归档范围和一件一卷的原则，由形成部门统一立卷。
2、要保证归档材料齐全完整，坚持谁主审，谁立卷的原则，做到案结卷成。形成档案的有机联系，便于查找和利用。
3、药品监督管理执法档案的立卷，以药品监督管理执法档案的形成单位为单元，在保持项目材料的完整性、成套性的基础上，按照办件程序所需的要件和批件，组成案卷。
4、卷内材料要准确一致，整卷内不能有铅笔、圆珠笔和复写。
5、案卷内要填写卷内目录和备考表，卷内目录置于卷首，备考表置于卷尾。目录和备考表都不算页数。
6、编页号。用铅笔在每卷页文字的右上角或背面的左上角填写顺序页号，不能有误和遗漏。
7、卷内文件材料要去掉金属物，并对破损材料要修补。案卷装订要整齐美观，不掉张页，采用三孔一线的装订方法。
8、拟写案卷标题。案卷标题要简明确切，能够正确反映案卷的内容和成份。
9、立好的案卷要按永久、长期、短期三种保管期限分开，按要求填写案卷封皮，注明执法档案的种类，按保管期限、时间顺序，并编写案卷目录并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，连同案卷目录向本局档案管理部门移交。
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