科技局文书档案归档范围和保管期限表（精选8篇）
为了完整系统地保存我单位在工作活动中形成的公文、图表等，提高归档文件材料的质量，提供可靠的档案资料，根据档案管理的有关规定，参照国家档案局令第八号《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合我局实际，特制定梨树县科学技术局文书档案归档范围和保管期限表如下：
一、县科学技术局文件材料归档范围
1、反映本局主要职能活动和基本历史面貌，对本局工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2、局机关工作活动中形成的维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本局需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；
4、其他对本局工作具有查考价值的文件材料。
二、县科学技术局机关文件不归档范围
1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作员的文件材料，供工作参考的抄件等；
2、同级机关的文件材料中，不需要贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
3、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
三、县科学技术局文书档案保管期限表
（一）永久
1、科学县直机关工委关于县科学技术局党支部委员全体组成人员的批复。
2、科学县科学技术局工作总结。
3、科学技术局机构沿革表。
4、科学县科学技术局大事记。
5、科学技术局会议记录。
6、科学技术局及下属单位机构编制、干部人事等重要文件材料。
7、科学技术局及下属单位先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料。
8、关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料。
9、本机关的重要业务请示与上级机关的批复。
10、科学技术局职工停薪留职、辞职、死亡、抚恤等文件材料。
11、科学技术局房产、土地所有权和使用权的文件材料。
12、科学技术局职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续。
（二）定期
1、本机关的一般业务问题的请示与上级机关的批复。
2、本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿。
3、行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的一般的文件材料。
4、一般性业务性计划、总结、统计、调研等方面的文件材料。
5、以下的一般计划、总结、统计调研材料。
6、科学技术局人事工作制度、规定、办法等文件。
7、科学技术局机关事务管理文件材料。
8、科学技术局与有关单位签订的一般性的合同、协定、协议、议定书等文件材料。
9、科学技术局机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投
标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料。
10、上级机关制发的属于本机关主管业务的一般的文件材料。
11、上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料。
第8号令如果得不到全面的贯彻落实, 那么指导编制《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》 (以下简称“表”) 的进度就会不一致。众所周知, 编制好《表》, 是做好机关档案工作的重要基础条件之一, 是深化机关档案工作改革的重要环节之一。本文就基层单位在编《表》时应注意的问题谈些认识, 供同行参考。
一、要进一步明确指导思想, 坚持编制的原则
在编制前, 有关人员要认真学习第8号令, 深刻理解其内涵。1.根据第8号令的要求, 本着突出可操作性强和实用的指导思想, 结合本地区、本机关的实际, 按“上级机关、本机关、下机机关和同级机关”三大块的职能, 正确界定机关文件材料归档范围和准确划分文书档案保管期限。2.所编制的内容应能反映本机关在公务活动中形成的所有文件材料, 即包括各种门类和载体的历史记录。在归档和划分保管期限时要特别注意对涉及与公民权益相关的文件材料, 尽量体现“从宽”的原则。
二、要规范地贯彻执行《第8号令》
第8号令笫十二条规定, 各级机关编制的《表》, 经同级档案行政管理部门审核同意后方可实施。实践中我们也看到, 在报送编制《表》时, 有的是《表》, 有的是《XXXX机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》, 而內容方面, 有的《表》中只有文书档案保管期限表部分, 有的《表》中有机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表两部分, 所以说这既不完整也不规范, 和第8号令的基本要求差距很大。
从部分国家机关、外省、市档案局编制的《表》的范本, 和审核有关机关报送的情况看, 《表》中没有机关文件材料归档范围这一部分的, 应补充完整。机关文件材料归档范围部分, 是档案行政管理部门和机关档案人员用来判定该机关归档文件材料的门类和已形成的应归档文件材料是否齐全完整的规范。而文书档案保管期限表部分, 是机关所有的专兼职档案人员和档案行政管理部门用来区分已归档文件材料的重要性程度, 从而准确划分应归档文件材料需保存时间长短的规范, 是归档范围的细化, 一般采用列表式的。在归档范围中的同一个问题的、同属归档范围的文件材料, 有可能会出现是上级机关和本机关、同级机关、下级机关和非隶属机关形成的, 而被划分为永久、30年、10年不等的不同保管期限。
每个机关的《表》编制后, 必须经同级档案行政管理部门审核同意后才能实施。而具体实施的人, 不仅仅是该机关的专兼职档案人员和有关人员, 也是档案行政管理部门的行政执法人员、同级档案行政管理部门的业务监督指导人员、档案馆接收档案人员检查指导工作时都应严格执行的规范性文件。因此, 在编《表》过程中, 必须考虑它的科学性、可操作性。
三、要简明扼要编《表》
第8号令中所列的文书档案保管期限表共80来项, 而有些省直机关编制的多达400来项, 某些市直机关报送的文书档案保管期限表也有170多项, 更有一个机关仅统计一项多达283条, 确有些不可思议。细看一下, 主要原因是重复项太多。如表彰先进的项, 第8号令中只有3项, 而某市市直机关报送的文书档案保管期限规定中列了19项。还有处分、上级机关、下属单位、平行机关、非隶属单位的文件材料等其他类似问题。
编制《表》时, 不应人为的把简单问题复杂化, 把透明的问题神秘化。一是从目前档案干部队伍状况看, 绝大多数市、县两级机关档案人员, 多是身兼数职, 而且是以统计、财务、文秘、收发、信息等某项工作为主的, 档案工作为辅的。如把《表》编制的很细, 在实际工作中, 机关档案人员是无法认真执行的。二是从市、县两级档案行政管理部门专业档案干部具体负责业务监督指导的人员, 市级3人左右, 县级一般只有2人, 显而易见, 人力不足, 而且专业能力和水平都有待进一歩提高。三是政治体制在变革中, 机关的职能也在社会的发展而变化。在这种情况下, 我认为, 要想一步到位, 把《表》编制的很完美, 很理想, 是很不实现的。
四、要突出重点, 区别依据和参照
基层单位在编《表》时, 一定要突出重点, 突出机关的特色, 要弄清楚如何区别依据和参照的问题, 这对编制好《表》是非常重要的。依据国家档案局第8号令是前提, 参照上级机关和同行的同级机关的做法, 突出本机关的重点、特色, 是保障编制质量的关键。首先, 各级机关编《表》的依据是第8号令。其次, 是参照上级机关、同级同专业机关已编制的《表》, 或是参照上级档案行政管理部门编制的供下级机关和系统参考的样本, 但绝对不能照搬照套。因为, 从职能上看, 上级机关、同级同专业机关和本机关的职能有大同, 但毕竟有小异。从机关内部职能科室的设置数量上看, 上级的多下级的少。从归档的文件材料的数量上看, 省直机关一年有几千份, 市直机关千份以内, 县直机关300份左右。就全省设区市档案局 (馆) 本身而言, 也不能编制好一个设区市档案局 (馆) 的《表》后, 其他设区市档案局 (馆) 换一个单位名称就照搬照套, 那是行不通的。从大的方面看其职能范围差不多, 但在具体的履职活动确有很大不同。如在内设机构方面, 有的设人秘科没设办公室, 有的设保管和技术为一科室, 有的设保管、技术各为一科室, 个别设置了法制宣传教育科, 大部分未设法制宣传教育科等。因此, 在实际操作中, 最终的结果只能是各单位依据第8号令, 参照上级机关和同行的同级机关编制的, 结合本机关的实际情况, 突出本机关的重点, 突出本机关的特色, 才能真正编制出一个科学的、规范的、切实可行的《表》。
要重点突出本机关形成的文件材料哪些要归档和不归档, 才能准确划分保管期限。比如, 市直某机关有党委, 同时有机关党支部。而党支部的工作计划、总结、会议记录、换届等党建工作活动中形成的文件材料, 是自身建设活动形成的, 不能用党委来替代。因为党组、党委的文件, 主要是领导全系统工作活动形成的。还有办公室的工作计划、总结, 职称评审、后勤管理, 来信来访的处理情况, 安全保卫, 农副产品信息行情、产销, 市场分析及预测, 特有行业鉴定培训等反应行业特色的文件材料和学术性群众团体活动形成的文件材料也是不可忽缺的。另一个是弄清楚上级机关、下属单位、平行机关、非隶属单位的文件材料归档范围和文书档案保管期限。建议就采用国家档案局第8号令中表述相关的17项共性内容, 加上本机关个性的内容, 简明扼要, 便于操作。
五、要前后呼应, 避免重复
编《表》时, 主要是弄清本机关职能活动中形成的那些文件材料需归档, 那些文件材料需定什么保管期限, 前后一定要一致, 不要相互矛盾。如一个机关的职能科室都是因需要而设罝的, 不存在谁大谁小, 也不存什么科室比什么科室更重要。因此, 科室的年度工作总结都反映机关职能的某一方面, 它们的保管期限应一致。第8号令中规定“一般活动的总结、一般问题的调研材料”保存10年。而规定“重要职能活动的总结、重要主题的调研材料”为永久保存, 应是一个机关的职能范围的中心工作、重要职能活动形成的专题总结、调研材料。也同样是一个机关的职能范围而言的, 如半年总结, 阶段性工作总结等, 而不是指职能科室之间重要不重要的区别。因此, 各科室年度工作总结的保管期限应统一为30年为宜。
六、要指代明确
编《表》时, 不论是说文件材料归档范围, 还是说文件材料应保管多长期限, 都应分别明确标明文件材料的来源, 即直接标明本机关、本科室、上级机关、下级机关、同级机关、非隶属机关。以本机关名义形成的文件材料、召开的会议、开展的活动, 都应标明本机关, 不能标为具体承办科室召开的会议、起草的文件材料等。
七、要加快贯彻实施的步伐
目前, 贯彻实施第8号令进度缓慢的主要原因, 一是因机关的《表》要经同级档案行政管理部门审核同意, 省级档案行政管理部门要求慎重为由动作缓慢。二是市、县两级档案行政管理部门对上级的依赖性太强, 怕走弯路, 想吃现成饭, 在等待省档案局对省直机关搞出试点, 或做出一个范本后, 跟着不废力气地照搬照套。说穿了, 是我们思想上没有高度重视第8号令的贯彻落实。
其实, 要编制好一个机关的《表》, 只要我们能读懂第8号令的基本内容, 能弄清该机关的职权范围, 在严格依据第8号令的基础上, 编制时, 在文件材料归档部分, 首先是重点弄清楚本机关应归档的范围, 突出本机关的特色。也就是删去本机关不会产生的內容, 增加一些本机关特色的內容。如果不是很特殊的行业, 一般市、县机关单位没有什么太多内容好增加和调整的。在文书档案保管期限表部分, 市、县直机关在编制时, 只要按照机关文书档案的来源, 分清本机关形成的文件材料, 上级机关、下级机关、非隶属机关单位来的文件材料哪些永久保存, 哪些30年保存, 哪些10年保存就行了。特别是市县两级直属机关, 千万不能按机关內部组织机构去编制文书档案保管期限表。按机关內部组织机构去编制, 很显然, 在毎个內部组织机构归档的文件材料中, 都存在着上级机关、下级机关、非隶属关系机关单位来的文件材料的保管期限划分的问题, 势必造成大量重复。因为, 每个处室都有涉及上级机关来的法规方针政策性文件材料, 有关奖惩的文件材料、下级机关的请示汇报和典型材料等。
综上所述, 各级机关要编制好机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表, 就必须根据国家档案局第8号令的要求, 坚持以我为主, 突出本机关特色, 经同级档案行政管理部门审核同意后才能实施, 才能保证质量。加快贯彻实施第8号令势在必行, 因此, 各级档案行政管理部门的领导要有清醒的头脑, 业务监督指导部门要改变工作作风, 提升机关档案工作改革步伐, 加快对机关报送《表》的审核进度, 使第8号令尽快得到全面、规范的贯彻实施。
摘要：本文就基层单位在编《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》 (以下简称为《表》) 时应注意的问题谈些认识, 供同行参考。
关键词：基层单位,档案,建议
参考文献
[1]王嘉辰, 卢汉明.电子文件管理[M].中国档案出版社.
[2]樊锐.关于图书馆职业倦怠的思考[J].图书馆园地, 2008 (17) .
一、基建档案保管期限改革之必须
随着档案价值观的增强，基建档案数量也在成倍地增长，上世纪70年代，一个民用建筑工程的档案只有二三百页，不到十厘米厚；90年代初增加到约两千页，排架长度约一米；进入21世纪，一个同等大小工程的档案已发展为四五千页，排架长度超过两米。如此高速的增长，让档案库房不堪重负，然而细查之下，又发现有些基建档案对应的建筑物早已消失，而档案却因为未满保管期限而继续占用库房，成为毫无利用价值的档案。由此说明，准确划分档案保管期限有利于缩短档案库房占用周期，节约人力、物力、财力，有利于日后档案的管理与定期鉴定销毁，优化馆藏。要判定档案的保管期限，首先要正确地分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，确定档案的保存价值。当然，即使是最有经验的档案学家或档案工作人员，要正确预测档案的保存价值也是相当困难的，所以我们希望通过工作经验的积累来推进档案保管期限的改革。
目前《规范》中设定的基建档案保管期限大多偏长，“可行性研究、工程管理文件、竣工验收材料和预、决算资料”及部分“设计文件、施工文件”均被定为永久保存，实际上完全没有必要，也不科学。由于经济的飞速发展，有一大批上世纪七八十年代的建筑物已经被拆除，这些建筑物的档案被定为永久保存，只能是毫无意义地延长档案的生命，长久占用库房，造成极大浪费。基建档案的价值就在于它是基建工程得以顺利改建、扩建、管理、维修的重要依据，上述定为永久保存的档案都是与建筑物不可分割的，一旦建筑物不存在了，这部分档案就没有继续保存的必要了。另一方面，《规范》中规定的同一个工程档案的保管期限一部分为永久、一部分为长期、还有一部分为短期、不同保管期限的档案混合在一起的情况，不仅不符合重要档案重点保护的档案管理原则，在现实工作中不便于管理，不适于档案材料的鉴定工作，实际上也没有哪个档案部门会在十五年之后把一个工程中的短期材料抽出销毁，因为建筑物还在，要把该建筑物的一部分档案取出销毁，想来也没有哪个领导会签这个字，所以这种设置中的短期卷实际上也按长期的标准在管理，这样不仅不利于真实掌握库存档案情况，还会增加到期档案鉴定的工作量。
鉴于上述观点，笔者认为：基建档案中，除了“基建工作总体规划、全校性总体规划和设计平面图、年度总结和统计报表、水电气管道分布图、地质勘探和地形测量材料、征用土地及红线图、拆迁补偿协议书和产权证书”应设为永久保存外，其余材料一律定为长期保存，并在其后附加“保管期限为长期的工程材料与建筑物共存，即若建筑物提前灭失，该建筑物定为长期保存的档案可以提前鉴定销毁；若建筑物超过五十年仍然存在，该建筑物档案继续保存至建筑物灭失”。这样设置，有利于基建档案的保管、统计和鉴定销毁，如果不满五十年，该建筑物灭失了，在定期鉴定销毁的时候可以根据实际情况将该建筑物的基建档案提出鉴定，不必非得等到五十年期满；如果超过五十年建筑物仍“健在”，也可依据附加条件而继续保存。需要提一句的是，档案部门应该建立建筑物灭失备案制度，要求拆除建筑物时必须到档案部门备案，这样才不至于让没有价值的档案长期占据库房，浪费大量人力、物力和财力。
二、归档范围之改革
随着经济技术的发展，基建档案包含的内容也产生了一些变化，现有的归档范围在实际工作中暴露出一些缺陷，比如新增了监理这个新兴的行业，产生了一系列由监理单位独立形成的档案材料；由于工程性质不同，目前各工程的主体部分和环境、装饰工程都是由不同的施工企业承担，也就涉及到同一建筑物的档案材料由不同施工企业产生，这就需要档案规范新增加一些条款。另外《规范》中设置的归档范围有一些不合理之处，需做一些相应的调整，具体如下：
1、需新增“监理文件”一项，放在二级类目中，归置监理单位产生的所有材料，包括监理合同、监理大纲、监理规划及监理过程中产生的一切相关材料。
2、需新增“环境工程和装饰工程”一项，放在二级类目中，由于这两类工程金额不大，施工时间较短，而且施工单位一般都与主体工程不是同一个单位，所以单独设置一项，将其产生的所有材料都归入其中。
3、归档范围和保管期限表中的“生产技术准备、试生产材料”对于高校来说基本上没有什么意义，应归入高等学校“产品与科技开发类”档案中去，因为高等学校的基建项目多与生产无关，而且高等学校档案分类中本身就有“产品与科技开发”一类，把与生产产品相关的材料归于“产品与科技开发类”中更为清晰、贴切些。
4、档案类目的划分是为了明确地将不同类型的材料归入不同的类别，而基建类与财会类档案两个类目中都设置了基建财务方面的内容，这样会造成材料要么分割、要么重复，不利于科学管理。应将全校基建工程的预、决算归入财会类档案，将单项工程的预、决算归入基建档案中的“基建财务、器材管理”类目下，取消“基建综合”类中的“基建财务预、决算”。
三、归档范围和保管期限表之调整
基建工程是以一个独立的工程项目为对象的，是在工程建设中形成的一系列相关的文件材料，基建档案的核心是以独立建筑物构成一个组卷单位，保证工程施工档案的系统性和完整性，一个完整的基建项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，一般要经过几年时间。现有的归档范围和保管期限表设置了两个二级类目，实际上每个工程的施工单位不同，归档时间也不同，而且同一年度之中可能有几个甚至十几个工程同时竣工归档。《规范》没有明确是应该把各个工程的材料按照要求分别归入同一个二级类目的不同类别中，还是各工程排好序之后依次放入二级类目中。要将每个工程的档案按照设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件分开，把不同工程的同类文件排列在一起，容易造成不同工程材料的混乱交叉甚至错误，也不符合保持档案材料有机联系的原则，而且操作上也是行不通的，因为各工程施工单位不同，同一年中归档时间也不同，不可能把所有的基建档案收齐之后再排架。笔者认为：除了前期工程文件按文件生成年度归档外，其他属于施工单位的材料让各个工程独立为序，采用不同的二级类目编号来区别，这样也便于不同工程的附属工程如环境工程、装饰工程等档案插入，使同一工程的档案材料更加完整有序，便于查询和销毁。
为便于管理同一工程的档案，在归档范围和保管期限表内也需要做一些调整：第一，凡与工程项目前期工作相关的建设方材料，除“可行性研究”外一律归入综合类，如立项批复，因为有时几个工程的立项批复在同一份文件中，若放入不同工程中会造成重复，放入一个工程中又不便于查询；第二，设计基础主要是针对地形、地质的勘测，这些材料不仅对该项工程有利用价值，就是该建筑物不存在了，以后在该地块上修建其他建筑物的时候这些档案同样有利用价值，所以应把设计基础方面的材料归入综合类中；第三，征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议、产权证书也应放入综合类中去，这部分工作属于基建工程的前期准备阶段，而且在建筑物灭失后仍有相当高的经济价值，放在工程档案中不便于重点保管。这样一来，需要永久保存的档案材料都归入综合类，一旦建筑物灭失，该工程的施工档案就可以整套提出销毁，而不会涉及到档案的重新编号和重新排序。
任何事物都是发展变化着的，作为档案工作人员，也需要与时俱进，顺应档案工作的发展潮流，以上所述，都是结合实际工作中发现的问题而产生的一些改革设想，以期抛砖引玉，尽快促成高等学校档案归档范围和保管期限表的重新设置，更有利于档案工作的标准化和规范化，使档案工作能为学校、为社会提供更高效的服务。
（一）党群工作类
1．党务工作
1.1 学校党支部会议记录、纪要
永久 1.2 学校党支部工作计划、要点、总结
永久 1.3 学校党支部换届改选、分工、职务任免等文件
永久 1.4 党员花名册，党员及党组织统计年报表
永久 1.5 党支部关于党员教育及在各项工作中形成的文件材料
重要的 30年
一般的 30年或10年 1.6 入党积极分子考查表、花名册
10年 1.7 党员奖励材料 市级及以上的 永久
市级以下的 30年 1.8 党员处分材料 受到警告以上处分的 永久
受到警告处分的 30年 1.9 党员组织关系介绍信及存根、党员转正、接收新党员的请示、报告、批复等文件材料
30年
1.10 上级颁发的党务工作文件
针对本校的重要的 30年
一般的 10年 1.11 纪检、党风廉政建设、民主评议等的总结、计划、汇报材料、目标管理责任书 30年
1.12 民主生活会记录、党小组工作安排、计划、总结等文件材料 10年 1.13 党费缴纳收据存根
10年 1.14 学校各民主党派建立机构、吸收成员的通知、名单、座谈会记录、纪要等文件材料 永久
2．工会工作
2.1 工会、教（职）代会工作计划、总结、会议记录、纪要
永久
2.2 工会、教（职）代会成立、换届选举、分工、职务任免的请示、报告、批复等文件材料 永久 2.3 召开教（职）代会的通知、议程、领导述职报告、评议、报告、总结、讲话、决议等文件材料 永久 2.4 工会、教（职）代会会员名册、统计报表 永久 2.5 工作简报 10年
2.6 工会表彰的先进材料 市级及以上的 永久
市级以下的 30年
2.7 上级颁发的针对本校工会工作并要求贯彻执行的文件 30年 2.8 工会、教职工活动的安排等文件材料 10年
3．妇委会工作
3.1 妇委会工作计划、总结 30年 3.1 妇委会成立、换届选举、分工、职务任免的请示、报告、批复等文件材料 30年 3.2 学校关于女教职工教育工作文件材料 10年 3.3 妇委会表彰的先进材料 市级及以上的 永久
市级以下的 30年
3.4 上级颁发的针对本校妇委会工作并要求贯彻执行的文件30年
4．团委、少先队工作
4.1 学校团委、少先队工作的计划、总结、工作会议记录等文件材料
30年
4.2 学校团委、团支部、学生会干部任免的请示、报告、批复等文件材料 30年 4.3 团员、少先队员花名册、团统计报表、团组织关系转移介绍信及存根、批准入团考查材料 永久 4.4 离（退）团员登记表、审批表 30年 4.5 团委关于团员思想教育工作的意见、汇报、专题材料、团员教育
材料 30年 4.6 受表彰的先进集体、先进个人的文件材料
市级及以上的 永久 市级以下的 30年
4.7 团费的收缴存根 10年 4.8 上级颁发的针对本校团的工作并要求贯彻执行的文件材料
30年
4.9 团委、少先队、学生会的学习安排、活动材料 10年
（二）行政工作类 1．行政事务
1.1 学校发展规划，工作计划、总结 永久 1.2 综合性目标责任书 10年 1.3 学校的设置、撤消、更名、合并、迁址及启用、更换印章的文件
永久
1.4 成立临时机构的通知 10年 1.5 学校联合办学的请示、批复等文件材料 永久 1.6 学校校务会，校长办公会的会议记录、纪要、纪要、讨论通过的文件等
永久 1.7 学校专项工作会会议记录、纪要 30年 1.8 学校主办或承办的各类市级及以上大会（包括主管部门）的文件材料
1.8.1 请示、批复、通知、名单、议程报告、领导来宾讲话、讨论通过的文件、纪要、公报、会议记录 永久
1.8.2 参加单位的交流材料等文件材料 10年
1.9 学校行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久 1.10 学校组织机构沿革、人员编制、大事记、年鉴、校史、校志等
永久 1.11 上级颁发的针对学校行政事务并要求贯彻执行的文件 30年 1.12 学校在综合治理、计划生育等单项工作中形成的总结、计划、汇报等文件材料 30年
1.13 学校各部门总结、计划、安排及目标责任书 30年 1.14 学校工作简报、情况反映、工作信息等材料 10年 1.15 学校的校刊、校报 永久
1.16 学校举办的校庆、教师节等重大活动中形成的文件材料 1.16.1 通知、名单、活动议程、领导讲话 永久 1.16.2 简报、校友名单、校友成果 30年 1.16.3 其它材料 10年 1.17 学校在等级评审、综合性创建活动中形成的方案、批复、总结计划、汇报材料等文件材料
创市级及以上的 永久
市级以下的 30年
1.18 学校及教职工受表彰的文件材料
市级及以上的 永久
市级以下的 30年
1.19 教职员工的处分材料
受警告以上处分的 永久
受警告处分的 30年 1.20 学校内部表彰和奖励先进集体、先进个人的文件材料 30年
1.21 上级机关、上级领导视察、检查学校工作时形成的材料
重要的 永久
一般的 30年或10年
1.22 学校外事工作的报告、批复等文件材料
重要的 永久
一般的 30年或10年
1.23 学校与有关单位签订的协议、协定、合同等
重要的 永久
一般的 30年或10年
2．人事工作
2.1 学校人事工作制度、规定、办法等 30年 2.2 学校人事任（免）、教职工聘用、转正定级、考核、招工（干）、职称评审、职工调动、工资关系转移介绍信及存根、离退休、抚恤、死亡等文件材料 永久 2.4 上级颁发的针对本校人事工作并要求贯彻执行的文件材料 30年 2.3 教职员工（含离退休）花名册、干部统计报表 永久
3．总务工作（财务、基建后勤、保卫工作）
3.1 财务工作
3.1.1 学校制定的各种财务制度 30年 3.1.2 学校财务经费预算、财务收支计划 30年 3.1.3 学校关于本校财务工作的请示、报告和上级的批复、通知
重要的 30年 一般的 10年
3.1.4 上级颁发的关于财务工作的一般性文件 10年 3.2 基建后勤工作
3.2.1 学校基建后勤管理工作的制度、规定、办法 30年 3.2.2 学校校舍总体规划文件材料、统计报表 永久 3.2.3 学校关于基建后勤工作的请示、报告和上级的批复、通知
重要的 30年 一般的 10年
3.2.4 国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件
重要的 永久 一般的 10年
3.2.5 学校职工住房分配、出售的规定、方案、细则 永久 3.2.6 学校及教职工房屋产权变动申请、批复、统计 永久 3.2.7 学校物资（设备仪器、校车）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料 30年
3.2.8 上级颁发的关于基建工作的一般性文件 10年 3.3 保卫工作
3.3.1 学校保卫工作制度、规定、办法 30年 3.3.2 学校关于保卫、消防、安全稳定、社会治安综合治理的请示、报告和上级的批复、通知 重要的 30年
一、DQ 党群类
DQ11 党务综合（党办及有关部门）
序号 类 目 名 称 1 上级党组织有关党的建设的文件材料
针对本校的 本校党代会文件材料
（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。永久（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等
定期
保管期限
长期
定期
（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样 定期 3 本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件
永久 党委工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）
永久 5 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 以党委名义召开的工作会议材料
永久
永久
永久
永久 7 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 8 党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 9 党委工作简报 10 党委大事记
永久
永久 党群系统启用印章和印模 党群系统重要统计材料
永久
永久 党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 定期 14 党委保密、秘书工作的有关文件 重要的群众来信来访及处理材料
定期
定期
定期 16 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 17 总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表
定期 总支、直属支部建党工作及有关材料 19 总支、直属支部人员奖励及有关材料
定期
定期
DQ12 纪检（纪委）
序号
类 目 名 称 1 2 3 4 5
保管期限
定期
永久 上级纪委关于纪检工作的文件 纪委工作规章制度
纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计 定期 纪委会议记录
党员处分、复查的有关文件材料 长期
定期 6 群众来信来访及处理意见
DQ13 组织（组织部）
序号
类 目 名 称 1
保管期限
上级关于组织工作的指示、决定、通知、通报及简报 长期
如针对本校的 永久 2 3 4 本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料及上级批示 永久 本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永久
副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批
永久 准的，要附任免呈报表）副处级以上干部名册 6 7 8 9 10 11
永久
永久
长期
定期
定期 组织部权限内的干部任免文件及名册 各总支、支部委员名册 总支、支部改选报告、审批材料 党员名册
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 定期 发展新党员、预备党员转正的名册
定期 12 党员、党组织统计年报表
永久 党费收支结存情况统计报表 定期 14 党员教育的有关文件材料 短期 15 落实政策的有关材料 定期
DQ14 宣传教育（宣传部）
序号
类 目 名 称
上级关于宣传工作的文件
本校宣传工作计划、决定、报告、通知、总结及重要会议记录3 教职工政治思想工作动态及调查材料
理论学习的决定、通知、计划、总结 反映本校重大活动的新闻报道、照片、剪报及图表 上级有关学生思想政治工作的文件
本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例
学生思想政治工作计划、报告、总结
学生思想政治工作典型调查材料和统计分析材料 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 各系学生政治工作人员名单
宣传工作大事记
DQ15 统战（统战部）
序号
类 目 名 称 上级关于统战工作的文件
本校统战工作计划、决定、报告、通知和总结
统战工作情况调查、典型材料、统计报表 本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料
台、港、澳和侨务工作材料 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 统战工作重要会议记录
保管期限 定期
永久 定期 定期 永久 定期 永久
永久
定期 定期 定期
定期 保管期限 定期 永久 永久 永久 定期 定期 定期
组织各界人士各种活动的材料、照片及文字说明 定期 统战工作大事记
港、澳、台知名人士及校友向学校赠送礼品的有关材料 永久 统战工作大事记 永久
DQ16 工会
序号
类 目 名 称 1 上级有关工会工作的文件
保管期限
定期
如针对本校的 永久 2 3 校工会工作计划、总结、报告、决定、重要通知、统计报表
永久 工会会员代表大会和教职工代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）5 6 7 8 9 10 表彰工会先进集体、个人的材料、名单 处分会员的有关材料
定期
定期
定期
定期
定期
定期
定期
定期 工会、职代会会议记录、纪要
基层工会干部、会员名册
妇女工作材料
家属工作材料 工会大事记
DQ17 团委
序号
类 目 名 称 1 2 上级关于团的工作文件
保管期限
定期
本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）
永久 本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）
永久 5 团委工作计划、报告、总结及规章制度
永久
定期 团委工作典型调查材料、优秀团员的材料 6 7 8 9 10 11 12 13 14 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
处分团员的材料及名单
定期
定期
定期
定期
定期
定期
定期
定期
定期 批准入团、离团材料及名单
团干部名单、团员名册及统计报表
团委会议记录
学生会文件、材料
本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 团委主办进行重大活动的有关材料
社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料
二、XZ 行政类
XZ11 行政综合（院长办公室、发展规划处及有关部门）
序号 类 目 名 称 1 2 上级有关高校行政管理的文件
全校性的规章制度
保管期限
定期 永久 永久 永久 永久 定期 永久 永久 永久 定期 永久 定期 3 学校年度、学期工作计划、总结 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 校长办公会、校长书记联席会议记录、纪要 校务委员会委员名单、会议记录、纪要 全校性的工作会议、座谈会文件材料
校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿 本校教育事业规划、计划及上级批复 学校评估材料
教职工代表大会文件材料
本校向上级的请示及其批复
本校各单位的请示及学校的批复（分类立卷）
有关全校性工作的调查材料和经验总结 学年报表及综合统计
永久
永久
永久
永久 启用印章的文件及印模
本校历史沿革、情况介绍 17 本校大事记、简报、信息、动态等
校史工作材料 校友工作材料 校庆工作材料 群众来信来访文件材料
人大换届的普选工作材料
上级有关与本校院、系、所、中心的来文 院、系、所、中心会议记录、纪要、简报 25 院、系、所、中心工作计划、总结、报告 26 院、系、所、中心开展各种学术活动的文件
院、系、所、中心与国内有关单位协作的材料本校各院、系、所、中心的统计年报及重要资料
XZ12 人事(人事处)
序号 类 目 名 称
上级机关有关人事工作的文件 本校人事工作的规章制度
人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录
关于机构、编制规划、计划报告及上级批复
关于校内机构设置、变化的文件材料 人事处权限内的干部任免文件及名册
表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
人事工作大事记 师资培养、管理工作计划、规定、总结
教师进修计划、安排、总结 教师工作量的规定及执行情况 教师业务考核材料
人事统计报表 教职工名册（分单位的总册、分类名册）登记表
永久
永久
定期
定期
定期
定期
定期
长期
长期 定期
永久
永久
保管期限
定期
定期
永久
永久
永久
永久
定期
定期
定期
永久
定期
定期
定期
永久
永久 16 17 教研室、研究室正副主任名册
定期
教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷，要求附审批表）
定期
定期
定期
定期 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 教职工工资调整材料、名册
教职工转正定级材料 教职工校内调动材料
教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）定期 教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）定期 教职工援外和支援边远地区材料
定期
定期
定期
定期 教职工退职、离职和出国的有关材料
教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料
教职工退休后重新工作的材料
教职工福利工作材料 定期 教职工商调函件
定期
定期 使用临时工有关材料 人民来信来访材料
XZ13 监察、审计（审计处）
序号
类 目 名 称 1 2 3 4 上级有关监察、审计工作的文件
保管期限
定期
定期
定期
永久 本校监察、审计工作方面的规章制度
监察、审计工作计划、总结、调查报告 监察、审计工作统计年报及重要报表 各类审计报告书 永久 6 审计工作大事记 定期
XZ14 武装、保卫（保卫处、武装部）
序号
类 目 名 称 1 上级有关公安保卫工作的文件
保管期限
定期 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 本校保卫工作方面的规章制度
定期
本校保卫工作计划、总结、报告、批复、调查材料、统计报表
永久 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复
定期 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 要害部位的保卫、消防工作材料 保卫工作简报
定期
定期
定期
定期
定期
定期
定期 上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件
本校武装部职责范围内的规章制度
武装部工作计划、总结、调查报告
武装部工作统计年报及重要报表 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）长期
XZ15 总务（总务处、后勤服务总公司）
序号
类 目 名 称 1 2 3 4 5 6 7 上级有关总务工件的文件
保管期限
定期
定期
定期
定期
定期 本校总务工作规章制度
本校总务工作计划、总结、报告、调查材料
房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结等材料
防震、防汛、三废治理工作的文件材料
爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件 定期 师生员工健康状况调查材料及统计表
永久
长期 8 本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册 9 10 11 食堂管理工作有关材料 定期 学生公寓管理有关材料 定期 校园绿化工作有关材料
定期
XZ16 档案、图书、文博（档案馆、图书馆）
序号
类 目 名 称 1 2
保管期限
上级有关档案、图书、文博工作的文件 档案、图书、文博规章制度
定期
定期 3 4 5 档案、图书、文博工作计划、规划、报告、总结
定期
档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久 档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料
定期 档案馆指南、全宗介绍 永久
三、JX 教学类
JX11 综合（教务处、研究生处、成教学院及有关教学部门）
序号
类 目 名 称 1
保管期限 长期
永久 上级下达的有关教学工作的文件材料
如针对本校的 教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法 永久 学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结等材料
永久
永久 教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料 本校教学工作会议形成的决议、决定等 永久 6 成人教育工作的规划、计划、总结、规章制度等 永久 7 非学历教育的培训班、进修班材料 长期 8 9 教学工作统计报表
学生运动会材料
永久
定期
JX12 学科与实验室建设（教务处、研究生处、资产与实验室管理
处及有关部门）
序号
类 目 名 称 1
保管期限
上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料
定期
针对本校的 永久 2 3 4 5 学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料
重点学科、专业、实验室建设材料
永久
永久
定期
永久 学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料 学科、专业、实验室建设统计报表
JX13 招生（教务处、研究生处、成教学院）
序号
类 目 名 称 1 2 3 4 上级有关招生工作的文件材料
招生计划、规定、生源计划
新生录取材料及新生名单
招生宣传、招生工作总结
保管期限
定期
定期
定期
定期
JX14 学籍管理（教务处、学生处、研究生处、成教学院）
序号
类 目 名 称 1 2 3 4 5 6 7 新生入学登记表 学生学籍卡片
学生成绩总册
在校学生名册
保管期限
永久
永久
永久
永久
学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）
定期 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）学生处分材料
定期
定期
JX15 课堂教学与教学实践（教务处及有关教学单位）
序号
类 目 名 称 1 2 3 4 5 6 各专业教学计划、教学大纲
保管期限
永久
定期 课程建设要求及安排，校历表，课表 各系、科、专业课程试题库
典型教案、重要备课记录
定期
定期
教学实习、生产实习计划、总结及有关材料
社会调查、社会实践计划、总结及有关材料
定期
定期
JX16 学位（教务处）序号 类 目 名 称 上级有关学位工作文件材料
本校学位评定条例、办法及计划、总结 学位委员会会议记录、决定
学位委员会授予各层次学位清册 本科生优秀学士学位论文 博士、硕士研究生学位论文及评审材料
JX17 毕业生（学生处、教务处、成教学院、研究生处）序号
类 目 名 称 上级有关毕业分配的文件材料
毕业生工作计划、简报、总结
毕业生供需统计、计划、合同 毕业生正式分配方案及调配派遣名册
毕业证、派遣证存根领取签收册 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料
JX18 教材（教务处）
序号
类 目 名 称 自编、主编教材 各系各专业使用教材目录
自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集
其他有保存价值的自编参考资料
附录：存系教学类档案
序号
类 目 名 称 本科生毕业论文及评审意见 课堂教学材料、课程进度表 教师任课安排、教案
保管期限
定期
定期
定期
永久
定期
长期
保管期限
定期
定期
定期
永久
定期
定期
保管期限
定期
定期
定期
定期
保管期限
定期
定期
定期 4 5 6 优秀实习报告
定期
定期
定期 本专业教学检查、调查材料及总结
教师工作量核算、登记材料
四、KY 科研类 KY11 综合（科技处）
序号
类 目 名 称 1 上级科研行政管理文件材料
保管期限
定期
针对本校的 永久 2 本校关于科研工作的规定、办法、规划、计划、总结 永久 2 3 4 5 6 科研计划管理文件材料 科研成果管理文件材料 科研经费管理文件材料
定期
定期
定期
永久 申报科学基金及有关批复
科研工作大事记
永久
KY12—1 科研准备阶段（科技处）
序号
类 目 名 称 1 2 3 4 5 开题报告与课题调研论证材料
任务书、合同、协议书 课题研究计划、设计
保管期限
定期
永久
定期
定期
定期 计划执行情况、计划调整或撤销报告 课题投资和预决算材料
KY12—2 研究实验阶段（科技处）
序号
类 目 名 称 1
保管期限
实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料）
永久
数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）
永久
设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）
永久
定期 4 5 研究工作阶段小结、年度报告
配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等
永久 6 样品、标本等实物的目录
KY12—3 总结鉴定阶段（科技处）
序号
类 目 名 称
研究报告、研制报告论文专著 工艺技术报告 技术诀窍报告专家评审意见
鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）鉴定证书 推广应用意见 课题工作总结
KY12—4 申报奖励阶段（科技处）
序号
类 目 名 称
科研成果登记表
科研成果报告表 科研成果奖励申报与审批材料 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 5 专利申请书或证书原件或影印件
KY12—5 推广应用阶段（科技处）
序号
类 目 名 称
永久
保管期限 永久
永久
永久
永久
永久
定期
永久
定期
定期
保管期限 永久
永久
永久
永久
永久
保管期限
转让合同、协议书
生产定型鉴定材料 成果被引用或投产后反馈意见推广应用方案及实施情况
扩大试生产的设计文件、工艺文件
成果宣传报导材料
对外学术交流材料
五、JJ 基建类
JJ11 综合（基建处）
序号 类 目 名 称
上级有关基建工作的文件
基建工作规章制度
基建工作计划、总结、简报
基建工作总体规划 基建工作年度（季度）总结、统计报表
基建工程财务预、决算 全校性总体规划、设计总平面图
水、电、气管道分布图
地质勘探、地形测理材料
JJ12—1 可行性研究（基建处）
序号
类 目 名 称
项目建议书及上级批复
可行性研究报告
项目评估
环境预测、调查报告
设计任务书及计划任务书
永久
永久
定期
定期
定期
定期
定期
保管期限
定期
定期
定期
永久
永久
定期
永久
永久
永久
保管期限
永久
永久
永久
永久
永久
JJ12—2 设计基础（基建处）
序号 类 目 名 称 1
保管期限
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明
永久 地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录
永久 3 水文、气象、地震等其它设计基础材料
JJ12—3 设计文件（基建处）
序号 类 目 名 称
初步设计 技术设计 施工图设计 技术秘密材料、专利文件 设计计算书
关键技术实验
总体规划设计
设计评价、鉴定及审批
JJ12—4 工程管理文件（基建处）
序号 类 目 名 称 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件 施工执照
环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书 5 产权证书
JJ12—5 施工（基建处）
序号 类 目 名 称
土地施工文件
永久
保管期限 永久 永久 定期 永久 定期 永久 永久 定期
保管期限
永久 永久 永久
永久 永久
保管期限（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要 定期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺
定期
定期
定期
永久（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定（4）建筑材料实验报告
（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批
（6）土建施工定位测量地质勘察
（7）土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图
（8）隐蔽工程验收记录
（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告（10）分项、分单位工程抽量检查、评定
（11）交工验收记录证明
（12）竣工报告、竣工验收报告
设备及管线安装施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批
（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录
（4）隐蔽工程检查验收记录
（5）强度、密闭性试验报告
（6）设备调试记录
（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告
（8）系统调试、实验记录
（9）管线清洗、通水、清毒记录
（10）管线标高位置，坡度测量记录
（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定
（12）竣工报告、竣工验收报告
电气、仪表安装施工文件
（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审
（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批（3）调试、整定记录
永久 永久 永久
永久 定期 定期 永久
定期 定期 定期 定期 定期 定期
定期 定期 定期 定期 定期 定期
定期
定期 定期
（4）性能测试和校核
定期
定期
定期
定期
定期
定期（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告
（6）操作、联动试验
（7）电气装置交接记录
（8）中间交工验收记录、工程质量评定（9）竣工报告、竣工验收报告
JJ12—6 竣工验收（基建处）
序号 类 目 名 称 竣工验收报告 全部竣工图纸 质量评审材料
工程现场声像材料 竣工验收会议决议文件
JJ12—7 基建财务、器材管理（基建处）序号
类目名称
基建财务计划、年度计划
工程概算、预算、决算
主要材料消耗、器材管理
交付使用的固定资产
JJ12—8 其它材料（基建处）
序号 类 目 名 称 安全操作规程、事故分析报告 技术培训材料
工业卫生、劳动保护材料
六、SB 仪器设备类
保管期限 永久 永久 永久 永久 永久
保管期限 定期 永久 定期 永久
保管期限 定期 定期 定期
SB11 综合（资产与实验室管理处）
序号 类 目 名 称 2 3 4 5 6
保管期限
定期
定期
定期
定期 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 本校仪器、设备管理的规章制度
设备工作计划、报告、总结、调查材料
本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案
本校仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复
定期 本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料
定期
SB12 仪器设备项目（资产与实验室管理处）
序号 类 目 名 称 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
保管期限
定期
定期
定期 申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）上级或主管领导批复和准购批示
定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等
进口设备过程中有关文件
开箱记录、装箱单及保修单
定期
定期
定期
定期
定期
安装、调试记录和双方签字移交文件 验收报告及文件材料
索赔来往函件及结果文件
设备说明书及全套随机文件材料
与设备共存
与设备共存
与设备共存
与设备共存 使用、检修、故障事故记录（设备履历书）
重大事故的调查分析及处理意见
技术改造和开发过程中形成的技术文件材料
七、CB 出版类
CB11 综合（学报编辑部、宣传部）
序号 类 目 名 称 2 3 上级有关编辑出版工作的文件
保管期限
定期
定期 上级召开的编辑出版工作会议文件
本校编辑出版工作规范、计划、报告、总结、简报和重要会议记录
永久
永久
定期 4 5 本校编辑出版工作规章制度、统计报表 编辑出版部门管理形成的文件材料
CB12~15 出版物项目（学报编辑部、宣传部）
序号 类 目 名 称 2 3 编辑出版合同、协议书 出版请示和批复
保管期限
定期
定期
原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单）
定期
定期
定期
永久
定期
定期
定期
定期 4 5 6 7 8 9 10 各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件
封面设计图样
出版通知单、书刊、音像出版物样品
出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单 获奖或受查处情况的文件材料
有参考价值的读者来信、重要评论
再版修改意见
八、WS 外事类
WS11 综合（外事办、人事处、国际教育学院）
序号 类 目 名 称 2 3 4 上级关于外事工作的文件材料
保管期限
定期
定期
永久
定期 学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等
外事工作统计报表等 外事工作会议材料
WS12 出国（境）（外事办、人事处、国际教育学院）
序号 类 目 名 称 2
保管期限
定期
定期 上级对出国（境）人员的有关文件材料 国际学术会议论文
4 5 6 投寄国外的学术论文
定期
定期
定期 出国（境）人员考察、访问材料
出外（境）讲学、研究人员有关材料
出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）
永久
定期 7 国际比赛、竞赛
WS 13 来校（外事办、人事处、国际教育学院）
序号 类 目 名 称 2 3 4 5
保管期限
定期
定期 上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件
外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料
外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料 永久 来校进修、短语培训研究的外籍人士有关材料
国际比赛、竞赛
定期
定期
WS14 国际合作与会议（外事办、人事处、国际教育学院）
序号 类 目 名 称 2 3 4 5 6
保管期限
永久
永久
定期
永久
定期
定期 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 本校完成的国际合作项目、成果等材料
合作项目中国外单位完成项目、成果等材料
授予外籍人员名誉称号的材料
双方互赠的礼品、纪念品
国际会议的有关材料
九、CK 财会类 CK11 综合（计财处）
序号 类 目 名 称 2 3
保管期限
永久
定期
定期 上级有关财务会计工作的文件材料
本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件 学校基金管理工作文件
有关财务管理方面的其他文件材料
会计移交保管清册 财会档案移交保管清册
财会档案销毁清册
CK12 会计报表（计财处）
序号 类 目 名 称 决算报表（含基建综合决算）预算会计报表
年度以上规划表、分配计划、测算表 年度以上各种统计报表（含工资报表）
季度以下各种计划、统计报表
CK13 会计帐簿（计财处）
序号 类 目 名 称 涉及外事会计帐簿
总帐
预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）
预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）
学校专项基金帐簿 现金、银行存款日记帐
CK14 会计凭证（计财处）
序号 类 目 名 称 涉及外事的会计凭证 预算内各种原始凭证、记帐凭证
预算外各种原始凭证、记帐帐单
学校基金各种原始凭证、记帐凭证
银行存款余额调节表 会计拨款凭证及其他会计凭证
定期
定期
永久
定期
保管期限
永久
定期
定期
定期
定期
保管期限
永久
定期
定期
定期
定期
定期
保管期限
永久
定期
定期
定期
定期
定期 7 8 银行对外帐单
定期
定期 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证
CK15 工资清册（计财处）
序号 类 目 名 称
保管期限 1 工资发放名册、卡片
工资转移、证明、通知存根
永久
1、上级有关选举的通知、文件；
重要的 长期 一般的 短期
2、村党支部、村民委员会组成人员、选举委员会名单、推选材料及人员名单； 永久
3、村党支部、村民委员会历次会议记录； 永久
4、选举宣传材料； 长期
5、村民选举委员会发布的选举公告（指正式打印或书写工整并加盖公章的正式文本）； 永久
6、选民登记花名册，有关选民资格问题的审查，选民的申诉及裁决，因特殊原因不能回村参加选举的党员、村民办理的委托投票手续； 长期
7、村党支部成员、村民委员会候选人提名情况，正式候选人名单、简历、花名册和选举结果； 永久
8、选举大会议程和工作人员名单； 永久
9、选举结果统计和选举结果报告单； 永久
10、新当选村党支部成员和村民委员会花名册、村民代表名册、村民小组组长名册； 永久
11、村党支部、村民委员会换届选举工作总结； 永久
12、村党支部、村民委员会任期目标和职责分工； 永久
13、选举经费预、决算；长期
14、选举中发生的重大事件和其它重要的文书材料；
15、选举工作中的重要照片、录音、录像等；
16、其他有关材料。
文件材料归档范围及保管期限
一、文书档案
（一）党群管理 1 党组织文件材料 1.1 党组织会议文件材料
1.1.1 学校党支部会纪要、会议记录（永久）
1.1.2 学校中心学习组学习计划、日程、领导讲话、会议记录（10年）
1.1.3学校基层党组织会议会议记录（10年）1.2 学校党组织工作形成的文件材料
1.2.1学校党支部换届工作报告、选举结果、上级组织批文等文件材料；工作计划、总结（永久）
1.2.2学校基层组织换届改选工作的请示、批复等；工作计划、总结等材料（10年）
1.2.3学校基层组织发展党员及批准党员转正材料（永久）1.2.4学校党员名册、统计年报表、党组织关系介绍信等材料（永久）
1.2.5本校制定的关于机关党的思想建设、组织建设、作风建设等方面的规定、措施（30年）1.2.6党员教育活动中形成的文件材料 1.2.6.1重要的（永久）1.2.6.2一般的（10年）
1.3纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 1.3.1重要的（永久）1.3.2一般的（10年）1.4上级、同级机关文件材料
1.4.1上级机关印发的关于本学校党支部领导人任免文件材料（永久）1.4.2上级机关、同级机关印发的需要执行的关于党的建设方面的文件材料（10年）工会、共青团工作形成的文件材料
2.1换届会议议程、工作报告、换届选举结果、上级组织的批文等材料；工作计划、总结；工会会员与共青团员组织关系介绍信及存根、花名册（30年）
2.2学校职代会议程、工作报告、会议记录及形成的决议决定（30年）2.3工会、团组织工作制度、规章；会员、团员发展材料（10年）2.4上级或同级机关印发的需要贯彻执行的工、青文件材料（10年）
（二）行政管理 1 综合文件材料
1.1本校重要的请示及上级的批复(永久)1.2校长办公会会议记录，本校工作计划、总结(永久)1.3 本校校务日记、外事活动形成的文件材料(30年)1.4 本校编写的大事记、组织沿革、年鉴等(永久)
2、本校机构编制、干部人事工作文件材料
2.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料（含上级机关印发的关于本学校机构设置、人员编制文件材料）（永久）2.2 人事工作制度、规定、办法等文件（30年）2.3人事任免文件
2.3.1 任免通知（含上级机关关于本学校领导人任免通知）、请示、批复（永久）2.3.2 考察及备案材料（10年）2.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
2.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的（永久）2.4.2 受县级以下表彰、奖励的（30年）2.5 对本学校有关人员的处分材料
2.5.1 受到警告（不含）以上处分的（永久）2.5.2 受到警告处分的（30年）2.6 教职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤、复员军人安置等文件材料（永久）2.7 人事考核工作文件材料（永久）2.8 教职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根（永久）2.9 学校教职工名册、统计年报表（永久）
3、本校事务管理文件材料
3.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料（永久）3.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 3.2.1 重要的（永久）3.2.2 一般的（10年）3.3本学校财务管理文件 3.3.1预算(30年)3.3.2决算及审计结论（永久）3.4本校物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料（30年）3.5国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料 3.5.1 重要的（永久）3.5.2 一般的（10年）3.6职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续（永久）3.7职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请（30年）3.8 保卫工作的安全检查、调查记录、值班记录（10年）3.9 本学校处理人民来信来访的文件材料
3.9.1 有领导重要批示和处理结果的（永久）3.9.2 其他有处理结果的（30年）4 上级机关、同级机关印发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料（10年）
（三）教学管理 1 上级、本级党委、政府和教育行政管理机关下达的本校必须执行的教育工作方针、政策、意见、决议、决定、条例、办法、规定等文件材料(永久)2 上级教育行政管理部门下达的关于教育改革、义务教育、教学计划、课程设置、招生、毕业生等方面的计划、规定等(10年)3 上级对本校督导评估意见及本校的自查报告(永久)4 本校教育事业发展长远规划等(永久)5 本校教学工作或以上计划、规划、方案、大纲、总结、课程总表，统计年报表，名册(永久)6 反映义务教育普及程度，教师教育教学水平、典型经验材料，学校办学质量等的文件材料(永久)7 本校制定的各种教学制度、办法、规定、教学工作规则章程、校历等(30年)8 课程教学文件材料
8.1 课程安排表、课程进度表、教师任课安排，考试日程表(10年)8.2 试题及答案，评分标准、试卷分析、学科考试成绩统计及成绩分析等材料
8.2.1 期终、毕业考试(30年)8.2.2 期中考试(10年)8.3 本校教改方案、观摩教学教案、典型讲义、典型教案、专题论文，教师备课方案，教学方法总结及经验介绍(30年)8.4 本校自编教材、讲义、辅导材料(永久)9 教学质量分析中形成的各学科教学质量的分析、评估及提高质量的建议性材料等(30年)10 实验教学中形成的实验教学计划、典型实验报告及评语等(30年)11 教学实习活动中形成的计划、方案、总结等材料(10年)12 电化教育方案、规划、计划、总结、统计报表(30年)13教学用仪器、标本、挂图等的登记簿等(10年)14 思想政治教育、劳动教育过程中形成的文件材料,包括思想政治教育计划、总结、典型材料，优秀师生员工的典型材料，师生参加社会活动、社会调查、公益劳动的总结及典型材料，重大事故的调查报告及处理材料(30年)15 艺术教育、课外活动过程中形成的文件材料,包括文化、娱乐、体育工作计划、总结，师生创作及获奖的剧本、小说、诗歌、乐曲、书画等的原稿或复印件，运动会计划、赛程、成绩记录及工作总结，体育运动达标率(30年)16 师生体检表、健康表、疾病防治情况记载，视力保护等(10年)17本校学生体育达标、军训材料(10年)18本校学生参加各级知识竞赛、文艺会演、体育竞赛获奖名单、成绩、奖杯等材料
18.1 省部级以上的(永久)18.2 其他(30年)19 本校编印的校报(刊)印本及清样(30年)20 图书馆、资料室藏书的利用、管理和统计材料(30年)21 教学实验室的规划、总结；建设、管理、设备等综合、统计材料(30年)
（四）教师业务管理 综合情况材料：教师业务工作报告或业务情况登记表册，教师任课，反映教学效果等方面的情况记录(30年)2 师资培训的计划、考核和总结，进修和参加学术活动的文件材料(10年)3有关教师专业技术水平及业务工作的考核材料，如教研室的教学总结、教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料，教学情况调查表(10年)
二、学籍档案
1在校学生名册，学籍登记表，学期注册登记卡、学生人数统计表，学生成绩册，学生奖励登记及有关材料(长期)2学生休学、退学、复学、转学、升级、留级、开除学籍等学籍变更处理材料(长期)3毕业生名册、毕业、修业、结业证书存根、集体照片、毕业生去向登记材料(长期)4 流失学生名册(长期)
三、科技档案
（一）、基本建设（只包括由建设方负责收集的部分）1 本校修建的工程项目建议书及批复(永久)2 可行性研究报告(永久)3 项目评估、论证(永久)4 环境预测、调查报告(永久)5 设计任务书、计划任务书(永久)6 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告记录、化验、试验报告(永久)7 地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位、观测记录(永久)8 水文、气象、地震等其它设计基础材料(永久)9 初步设计、技术设计(永久)10 施工设计图纸(长期)11 预、决算书、开工报告、竣工报告(永久)12 关键技术试验总体规划设计、设计评价、鉴定及审批材料。(长期)13 征用土地报告、批准文件及红线图、搬迁、补偿协议书(永久)14 基建工程承包合同、协议书、招标、投标、租赁等文件材料。(长期)15 竣工资料及图纸(永久)16 环保，消防卫生等文件，水、电、气供应协议等文件材料(长期)
（二）、设备仪器
本校各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录等(长期)2 本校校办工厂产品的说明书、图纸、维修记录、产品申请、设计、生产图纸、工艺、配方、检验合格证、质量标准、用户意见等材料(长期)
（三）、科研项目 创造发明、技术革新的成果、鉴定、评价，应用方面情况(长期)2 教师发表的著作、译作、论文、报告及编写的教材的手稿，发表稿(长期)
四、会计档案 1报表
1.1 月、季度会计报表(5年)1.2 决算报表(永久)2账簿
2.1 现金日记账(25年)2.2 银行存款账(25年)2.3 总账(15年)2.4明细账(15年)2.5辅助账本(15年)2.6 固定资产账(15年)3凭证
3.1 原始凭证、记帐凭证和汇总凭证(15年)3.2 银行存款金额调节表(3年)4其它类
4.1 会计移交清册(15年)4.2 会计档案保管清册、销毁清册(永久)
五、音像、电子类
1反映本校重要职能活动和工作成果的照片、录音、录像带、光盘(永久)2党和国家领导人、省部级领导和著名人物视察、检查本校工作，参加本校重大公务活动的照片、录音、录像带、光盘(永久)3本校领导和全体教职工集体照片(永久)4其他上级领导视察、检查本校工作的照片、录音、录像带、光盘(30年)5记录本校重大事件的照片、录音、录像带、光盘(校庆、校友会、教代会、外事接待等)(30年)6本校召开重要会议的照片、录音、录像带、光盘(30年)7学生毕业班集体照(永久)8学校、教师、学生获各级各类先进称号和各种竞赛获奖照片，在各种报刊登载的照片(30年)9本校参加各级体育比赛的照片(30年)10其它具有保存价值的照片、录音、录像带、光盘 10.1重要的(永久)10.2一般的(30年)
六、实物类
1本校及教职员工获得的各种奖杯、奖状、奖章、锦旗、证书、牌匾等 1.1省级以上或市级综合(永久)1.2市级单项或市级以下(长期)2本校使用过但已作废印章
一、会议材料
1、本级党的代表大会、代表会议、人民代表大会、人民代表会、政治协商会议及历次例会，工会、共青团、妇联、科协、残联、工商联、文联、青联、各种学会代表大会，各乡镇有关各村党支部、村委会、经联社换届选举，全县性重大会议的文件材料
1.1 请示、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果、候选人名单、简介、候选人题名、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、快报等文件材料
永久 1.2 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料
30年 1.3 讨论未通过的文件
10年 此类材料按保管期限——会议议程先后顺序排列，由会议召开机关和配合单位双重收集归档，配合服务单位形成的材料自身按长期保存并送交一份给会议主办单位归档。
2、本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联、科协、残联、工商联、文联、青联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料 2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册
永久
2.2 讨论未通过的文件
10年
3、本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会、局务、全体干部职工会议的纪要、会议记录
4、本机关召开一年一次工作会议、重要的专题会议的文件材料
4.1 请示、批复、通知、名单、日程、主持词、报告、领导人讲话、决议、决定、纪要、总结、重要的材料
永久
4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
30年 4.3 小组会议记录、参考材料
10年
5、本机关召开的一般专业会议（月、季例会，现场会、交流会、座谈会、阶段性工作会议、各部门科室召开的会议）文件材料
5.1 纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的材料
30年 5.2 经验交流、典型发言
10年
6、上级直属机关召开的重要会议（市级以上）文件材料
6.1 主要文件材料如：领导讲话、报告
30年 6.2 其它文件材料
10年 6.3 上级机关召开的会议通知不存档
7、县内上级主管部门召开的重要会议的领导讲话、报告、总结
10年
8、机关联合召开会议的文件材料 8.1 本机关为主板的
8.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要
永久 8.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
30年 8.2 本机关为协办的
8.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本
30年 8.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本
10年
9、本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
9.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话、会徽设计
永久 9.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道
30年 9.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排
10年
二、本机关制发的文件材料
10、上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料
10.1 重要的（如题词、讲话等）
永久 10.2 一般的（接待方案、计划等）
30年 10.3 本地区、本机关工作汇报材料
30年
11、本机关业务文件材料
11.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料
永久 11.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示
11.2.1 重要业务问题的 永久 11.2.2 一般业务问题的30年 11.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
11.3.1 重要业务问题的 永久 11.3.2 一般业务问题的30年 11.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿
30年 11.5 机关联合行文的文件材料 11.5.1 本机关为主办的
11.5.1.1 重要业务问题的 永久 11.5.1.2 一般业务问题的 30年 11.5.2 本机关为协办的
11.5.1.1 重要业务问题的 永久 11.5.1.2 一般业务问题的 30年 11.5.2 本机关为协办的
11.5.2.1 重要业务问题的 30年 11.5.2.2 一般业务问题的 10年 11.6 本机关编辑、编写的文件材料
11.6.1 大事记、组织沿革等
永久 11.6.2 简报、情况反映、工作信息等
10年 11.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料
11.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料
永久 11.7.2 执法检查情况汇总、通报、整改通知等
永久 11.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
11.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料
永久 11.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料
永久 11.7.3.3 20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料
永久 11.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料
30年
11.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料
10年 11.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料
11.7.5.1 重要的 永久 11.7.5.2 一般的 永久 11.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料
11.8.1 和以上的计划、总结、统计材料
永久 11.8.2 以下的计划、总结、统计材料
11.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料
11.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料
11.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
11.9.1 发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等
11.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录
12、本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
12.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料
12.2 人事工作制度、规定、办法等文件
12.3 人事任免文件
12.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
12.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的 12.4.2 受县级以下表彰、奖励的 12.5 对本机关有关人员的处分材料
12.5.1 受到警告（不含）以上处分的 12.5.2 受到警告处分的 12.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料
12.7 人事考核、职称评审工作文件材料
12.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根
12.9 职工名册
12.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
12.10.1 工作报告、总结，换届选举结果
12.10.2 重要专项活动的报告、总结等
10年
永久 10年
永久 30年
永久 30年 永久
永久 30年
永久 30年
永久
永久
永久 永久
永久
永久
12.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料
永久 12.10.4 情况反映、工作简报
10年 12.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
12.11.1 重要的永久 12.11.2 一般的 30年 12.12 保卫部门的安全检查、调查记录
10年 12.13 本机关处理人民来信来访的文件材料
12.13.1 有领导重要批示和处理结果的永久 12.13.2 其他有处理结果的 30年
13、本机关事务管理文件材料
13.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料
永久 13.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
13.2.1 重要的 永久 13.2.2 一般的30年 此类材料按合同时间长短（50年以上为永久，11年以上为30年，10年以上为短期），利用价值确定，涉及山林、土地、房屋（租赁除外）、人事的期限从长。13.3 接待工作的计划、方案
13.3.1 重要的30年 13.3.2 一般的10年 13.4 机关财务预算
30年 13.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料
30年 13.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、交接等）文件材料
13.6.1 重要的 永久 13.6.2 一般的10年 13.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续
永久 13.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请
30年 13.9 本机关处理人民来信来访的文件材料
13.9.1 有省级以上领导人重要批示和处理结果的 永久
13.9.2 有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的30年 13.9.3 其他的（包括有处理结果和没有处理结果的）
10年 确涉及山林、土地、房屋的转移、赠送、出让的信访，并有处理结果的，为永久
14、上级机关制发的文件材料
14.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
14.1.1 重要的14.1.2 一般的14.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料
14.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料
15、同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料
16、下级机关报送的文件材料
16.1 重大问题的专题报告
16.2 和以上的计划、总结、统计材料
永久 10年 10年
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