档案室阅览制度

档案室阅览制度（精选8篇）

档案室阅览制度 篇1

1.凡来我档案阅览室查阅人员必须是本局或局属事业单位正式职工，因业务需要查阅档案，按各自查阅权限给予查阅。

2.凡在阅览室查阅的档案，必须在开放档案阅览室内阅卷，非经许可任何人不得把档案带出档案馆查阅，查档人员必须爱护档案，不准在文件上圈子、加点钩摸、划杠、折叠、涂改以及用各种方法损毁档案，一经发现，视情况处理，严重者，将负法律责任。

3.查阅档案室要自觉保持室内安静，查阅室内严禁吸烟、喝水需远离档案材料，以免发生意外。

4.查阅人如需复制需按档案局的相关规定办理复制手续。

5.借出的档案或材料，若有丢失或损坏，应及时向本单位领导和信息技术部门报告，并填写《档案遗失情况登记表》，并根据相关情况给予处理。

6.阅览室管理人员认真做好预约、借案和归还登记工作。

档案室阅览制度 篇2

一、宋代之前的档案修缮制度发展及宋代档案修缮制度概况

1. 宋代以前档案修缮制度的发展。

档案修缮制度是指对档案进行定期修缮的管理制度。档案是国家、组织和个人活动的历史记录, 档案的本质属性是信息, 但是任何信息都是要以一定的形式反映出来, 在不同时期由于档案材料的不同, 保存条件和保存方法都有所不同。对于不同的材质的档案, 信息丢失的可能性不同, 档案修缮的要求和方法也不一样。在商代, 国家专门设置了“史官”对文化、文书和文册进行制定和管理, “史官”的职责和今天的政府秘书或者档案管理人员的功能相似。由于那时候文字、文书都属于部分人享有的特权, 一般人对这些都不了解, 因此那时候的档案和文书、文字基本上属于同一种概念。商代的文字载体是甲骨, 那时候的档案管理也就是对包括占卜刻辞、卜事刻辞、记事刻辞、表谱刻辞等四类文书资料的保管, 是我国现存最早、较系统的官府文书。由于甲骨的稳定性的特点, 在商代时期并没有专门的制度对档案进行修缮。进入西周以后, 文字的载体以竹木简的形式出现, 文字的普及率也随之增高, 在职官制度上, 宋代设立了以太史为首的“太史寮”作为档案管理机构, 主要负责起草文书、记载史书、保管国家典籍、向各个诸侯传达命令等事务。除太史以外, 还有了比较细化的掌管王朝内外档案的组织人员, 即大史、小史、内史、御史和外史。在管理制度上, 西周形成当时非常领先的史官记注制度, 但是依然没有出现档案修缮制度。春秋战国时期由于文化从一种贵族特权发展成为普及的知识, 文书档案在内容和形式上得到了进一步发展, 形成了日常政务文书、民用契券及专门档案, 文书档案工作逐渐由之前的史官工作当中分离出来, 专门设立了管理档案的职官。在管理制度上开始出现了档案的分类、保存和鉴定制度, 档案修缮也作为档案保存工作的一部分开始出现。秦汉时期, 中国的档案管理飞速发展, 传统中国封建社会的管理制度都趋于完善, 档案修缮制度也成为了档案管理的日常事务。尤其在汉代, 朝廷为了弥补秦代“焚书坑儒”带来的文化失传问题, 皇帝命令萧何等重要大臣广罗天下书籍, 分别保存到在各地建造的书院当中, 对那些遭遇到毁损破坏的书籍文书组织人员进行修补校订, 在档案保存的过程也十分重视档案的完整性, 对那些受潮湿、火灾或者蛀虫损坏的档案也专门设置职官进行修缮, 在这一时期档案修缮制度成为了档案管理制度的日常制度。经过魏晋南北朝和隋唐以后, 书籍形式进一步发生变化, 从当初的甲骨文、金文到秦汉时期的以竹木简为主的档案材料发展成为以纸质档案为主的档案材料, 在保管上要求更高, 档案修缮要求也更高。在唐代, 虽然档案管理工作尚未完全从文书管理工作中独立出来, 形成了“中书出令、门下审议、尚书执行”的三省分权运行体制, 但在制度上文档官吏进一步专职化, 档案管理制度进一步专业化。随着科举制度的产生和发展, 唐代时期的法律对档案的收集归档, 整理鉴定, 销毁利用等方面都作了更加明确和细致的规定, 《唐六典》的出现使档案管理制度走向了法制化。到了唐太宗时期, 唐太宗深刻明白“以史为鉴”的道理, 他认为“以古为镜, 可以知兴替”, 因此非常注重史书的修缮、编纂和保管, 在贞观年间, 在皇帝主持下对《晋书》、《梁书》、《陈书》、《北齐书》、《周书》、《隋书》、《南史》及《北史》等重要史书都进行了修订, 这个过程当中档案修缮制度得以完善, 宋代的档案修缮制度就是在此基础上发展和进一步完善的。

2. 宋代的档案修缮制度概况。

在唐代档案修缮的制度基础上, 宋代又进一步加大了档案管理制度的规范力度, 档案管理制度从文书档案当中逐渐独立出来。在一般的政务文书以外, 还有“赋役档案”、“律法档案”和各种形式的“例”。同时, 宋代的档案管理的职官制度也进一步发展, 档案管理的分工更加细致, 在宋代的档案管理的职官当中有“中书舍人”、“事中”、“司谏””、“书令史”、“翰林学士”、“主事”、“录事”、“令史”等从事档案管理的职官。在制度上以《庆元条法事类》为代表的档案管理立法也开始形成, 以法律的形式对档案管理行为进行约束, 档案管理制度区分更加细致, 规范和操作也更加完善。在修缮制度的规定上根据《庆元条法事类》卷十七的具体规定, 凡是那些重要档案材料, 都要保存较长的时间, 管理上要受到特别的对待, 不仅按照一般规范进行编制目录, 还要编写字号进行“别库架阁”保存[1]4, 并需及时晾晒, 以防止霉烂, 对于那些因为外界原因或者材料本身出现问题造成字迹模糊或者缺损的, 根据不同的档案类别组织“翰林学士”或者“书令史”进行修缮, 在修缮的时候要严格按照原来档案的纸张、字体进行, 对于大篇幅损坏的, 要重新抄录, 抄录要求在纸张、字体上同样不可出现“异样”, 这一制度规定确保了档案资料的内容的完整, 确保那些重要的需要保存长久的档案不会发生毁坏。在一些特别领域也进行了专门的规定, 比如司法档案在大量的皇帝诏书当中都进行了规范, 要求大理寺、刑部司法机关的案牍, 要在中书省档案库内设专架放置, 以便利用。仁宗天圣十年五月十日诏:“法寺断案奏典……自今委理寺每断奏后一月实封关送, 刑部遣吏别置簿历管勾, 立便于中书刑房点对承领, 用堂印封送, 赴省置库架阁, 无得交杂损失。如诸处合要照证, 即上历封送, 常切拘收。”从内容当中可以看出来, 诏书对狱案文书的归档、保管及利用的具体要求, 其中负责保管的职官, 在不同的岗位具有不同的职责, 任何岗位上都要确保档案的完整性, 对于那些不完全的档案要追究相应的管理责任, 同时要求负责官员定期查看, 发现缺损及时补充, 这就使得档案修缮工作成为档案保管的日常性工作, 这些做法和管理思想对今天的档案管理的影响仍然存在。

二、档案销毁制度的形成与宋代档案销毁制度的特点

档案销毁制度在隋唐时期也逐渐形成并且趋于完善, 到了宋代又得到进一步发展。隋唐时期, 一方面科举考试的发展推进了文书档案的大量出现, 同时国家十分重视文书档案的管理, 因此到了唐代国家不仅在各地设置了专门放置档案的院、馆, 设置了专门的职官, 还对那些旧的档案进行定期鉴定, 对于被认为没有价值的档案进行销毁, 这些程序在唐代已经非常发达。在唐代的法律当中规定了那些专门进行档案管理的机构要对归档文案进行“检简”。也就是组织人员专门对档案的质量和价值进行分析、研究、检查, 判断哪些档案应该永久保存, 哪些档案在保留一段时间以后就可以销毁。为了能够确保这项工作的顺利开展, 制定了大量的法律。《唐律疏议》中有所记载:“文案不须常留者, 每三年一拣除。”这是规定了档案鉴定的时间。《大唐六典》中也有相应的记载:“凡天下制敕计奏之数, 省符宣告之节, 率以岁终为断。京师诸司, 皆以为四月一日纳于都省。其天下诸州, 则本可推校以授勾官, 勾官审之, 连署封印附计账纳于督省, 常以六月一日, 都事集诸司令史对覆, 若有隐漏不同, 皆附于考课焉。”[2]20可见, 在唐朝时候, 档案管理制度已经发展十分成熟。

到了宋代时期, 文化的发展促进了档案数量的剧增, 这给档案管理机构和人员带来了更大的管理难度, 因此档案销毁制度又更加重视, 档案管理的立法不仅大量出现, 还出现了专门规范档案销毁制度的条文。北宋时期的《宋刑统》和南宋的《庆元条法事类》中都有相应的规定。比如在条文中出现“诸制书及重害文书, 若祥瑞, 解官, 婚, 田, 市估, 狱变之类长留”、“诸架阁公案非应长留者, 留十年, 每三年一检简”以及“诸架阁公案非应长留者, 留十年, 每三年一检简, 申监司差官复讫除之, 其有本应长留者, 移于别库籍内, 仍随事朱书, 所除所移年月同复官签书”[3]64等相应的规定, 这些法律规定构成了宋代的档案销毁制度体系。具体来说, 包含了档案保管期限的规定, 同时对档案鉴定规定了以内容作为判断重要性的依据, 档案鉴定的程序也规范得更加严密, 鉴定以后的档案销毁也规定了相应的程序, 确保了档案管理制度的有序推行。

宋代的档案修缮制度和档案销毁制度既是社会经济、文化发展的产物, 又是社会发展的产物, 制度的发展是在之前时代的基础上一步步进步的。其中档案修缮制度形成于秦汉, 成熟于隋唐, 到了宋代随着文化的发展, 档案修缮制度自然就发展得日趋完善。档案销毁制度也是在唐代成熟的, 到了宋代档案的数量进一步增加, 档案管理上通过档案鉴定对价值不同的档案, 保存时间有所差异, 形成了更加完善的档案鉴定标准, 以及对档案进行销毁的完备的制度体系。

参考文献

[1]黄斌.我国宋代司法档案管理初探[J].云南档案, 2009 (5) .

[2]唐六典·三师三公尚书都省[M].三秦出版社, 1991.

唐代档案管理制度研究 篇3

关键词：唐代档案管理制度

文书处理程序是唐代形成各种文书档案管理制度的基础。在中国古代，文书与档案、文书工作与档案工作往往很难作泾渭之分。至少在隋唐以前，文书工作与档案工作是无法作严格区分的。档案工作大多作为文书工作的后缀部分，由文书工作人员或广义的秘书工作人员甚至是官员本人从事并完成的。隋唐以后，文书工作与档案工作逐渐有了区分，文献史料中也有恰如其分的反映，最典型的莫过于《隋书·刘炫传》的记载，其中提到的“今之文簿，恒虑复治”一语。这里的“复治”，即对办毕文书的“第二次加工或整理”，这无疑就是今天所称的档案工作的内容了。在唐代，凡有皇帝发布的文书，须经由中书拟旨、门下审驳、再交由尚书具体执行一套程序：臣下百官的奏疏，则先由门下省审议，驳正违失，再经由中书省上启并转交尚书省执行：官府的各种平行文书，“凡京师诸司，有符、移、关、牒下诸州者，必由都省以遣之”。在这种程序运作之下，唐代的档案管理可分为形成管理阶段和归档保管阶段，每一阶段都有一套相应的处理程序，同时，二者又是一个统一的整体，也从一个侧面体现了文档一体化的情况，它们共同构成了唐代的档案管理制度。

1形成管理阶段

1.1“四禁”制度，中书舍人是负责诏旨制敕、玺书册命的草拟工作的，他们在文书的制作过程中，其禁有四：“一曰泄漏，二曰稽缓，三日违失，四日忘误。”即要做到保守文书秘密，保证文书及时迅速发出，保证遣词造句的准确无误，保证承旨书写无事情遗漏以及文字错讹，这实际上是中书舍人工作的基本原则。对于违反以上要求的行为，都将受到相应的处罚，或笞或杖或徙流，重者可至死罪。

1.2避讳和平缺制度。中国历代王朝都极为重视避讳之事，唐代则渐次发展到极致。“公文起草时必须遵守避讳制度。”唐政府通过律令，在这些方面作了大量细致的规定，“诸上书若奏事，误犯宗庙讳者，杖八十；口无及余文书误犯者，笞五十；既为名字误犯者，徙三年。”据《唐六典》记载唐朝避讳的内容包括：昊天、厚土、天神、地祗、上帝、天帝、庙号、祧、皇祖妣、皇考、皇妣、先帝、先后、皇帝、天子、陛下、至尊、太皇太后、皇后、皇太子，皆平出。宗庙、社稷、太社、太稷、神主、山陵、陵号、乘舆、车驾、制书、敕旨、明制、圣化、天恩、慈旨、中宫、御前、阙廷、朝廷之类，并阙字。宗庙中陵、中行陵、陵中树木、待制、车中马、皇太子舍人、举陵庙名为官，如此之类，皆不缺字。所谓“平出”，即今人所谓平抬：所谓“阙字”，即今人所谓空抬。“由这一记载可知，唐以平抬为尊，并无后世双抬、三抬之制。”在一般文书如上表、疏、笺、启及判策、文章都要求依避讳和平缺之式，“依唐制，在行文中，遇有‘皇上、‘陛下等辞，要提行顶格，即所谓‘平头：接下来所叙之文字，要低两格，即所谓，缺行。合谓‘平缺”。避讳和平缺制度，其旨在维护皇帝统治的权威和神秘，这对公文格式和内容的合理规范是有一定的影响的。

1.3用纸制度，随着唐代造纸技术的发展和造纸工业的蓬勃兴起，各种不同原料、不同质量、不同类型的纸张大量出现，唐代官府公文书写用纸也更为讲究。唐朝用纸量较大的首推官府公文用纸。据载：“中书令李林甫以租庸、丁防、和粜、春彩、税草无定法，岁为旨符，遣使一告，费纸五十余万。”即向全国发布一个通告需要用纸50多万张。又唐朝中央政府为了加强对人口、土地的有效监管、控制，政府规定：“每一岁一造计账，三年一造户籍”。计账一式三份，一份呈报户部，州县各存档一份。唐太宗十四年(639)，全国有州360个，县1557个，州县数量之多加之必须一式三份，可见编制户口册这项工作量之大，用纸必将也是惊人的。

唐代在用纸方面制定了严格的制度，当时纸张的种类很多，原料、色泽各有差异，其用途也有所区别：“当时有黄纸和白纸两种，黄纸为皇室所专用，一般官吏和民间是不能使用的”，《唐六典》：“发日敕用黄麻纸，敕旨、论事敕、及敕牒用黄藤纸，其敕书颁下诸州用绢”，但皇帝的命令文书也有用白麻纸书写的，如“凡将相出入，皆翰林草制，谓之白麻”。翰林院用白麻纸写诏书，皇帝为赏赐、征召而颁发的敕书用白藤纸，慰问出征的将士的敕书用黄麻纸，用于任命将相的告身文书用金色五花绫纸，对邻近少数民族政权赏赐的敕书用五色金花白背纸等等，特别值得一提的是中书省起草的诏令文书也大量使用黄纸，“黄色在唐代被确立为尊色并为后世朝代所沿用，用黄纸可以凸显皇帝的尊贵，又有利于文书档案的长期保存。”仅从公文用纸上就可以判别出不同的发文机关和文书种类，这一制度使文书整齐、统一，利于进一步的文书分类和统一保管。唐朝所建立的一套公文用纸制度，为后代所继承和发展。

1.4执论制度。即文书签发前的决策和论证。如“贞观元年，上谓侍臣曰：‘……诏敕如有不便。皆须执论，比来维觉阿旨顺情，唯唯相尚……若唯署敕文书而已，人谁不堪……自今以后，诏敕疑有不稳，必须执之。”为了保证文书在内容方面的稳便，唐政府对文书的执论作了具体规定：凡军国大事，中书舍人要各抒己见，充分讨论，并要就所提意见，亲自签署，以示负责；然后，送本部门上级官员审定：最后，送门下省审驳，由门下省官员给事中、黄门侍郎审查、执论，提出修改或反驳意见。如此规定，是为了集思广益，以减少文书的失误，做到准确行政。

1.5贴黄制度。唐朝是以制敕的形式来发布政令的，因此制敕是唐朝最具权威、最重要的下行文书，不得有误，“制敕的拟定有两个重要环节：一是承制，即领旨；二是写制，即草拟”。两个環节中任何一个出现失误都将贻误公务。因此，为了为弥补、纠正在制敕中的失误，唐朝发明了贴黄制度，所谓：“敕有更改者，以纸贴黄”，“唐制：降敕有所更改，以纸贴之，谓之贴黄。盖敕书用黄纸，则贴黄亦黄纸也。”《唐会要》亦云：“上元三年(676年)闰三月，诏制敕并用黄麻纸”。敕书若有须改正之处，就用黄纸贴上，然后改写，这就是帖黄。“这里所说的黄纸是一种经过黄柏汁浸泡的纸，因黄柏纸中含有小柏碱，纸经它浸泡具有杀虫防蛀的功能”。这一制度首创于唐，以后历代政府相沿使用并不断发展创新，到明朝朱元璋禁止繁文之后取得进一步发展，到崇祯时期贴黄制

度达到高峰。正所谓：“一种制度，尤以习惯积累而成者，往往其始也微而难察，不成规制。兴之既久，其势渐成，如再益以特殊事件，更假此得利乘便，易收事功。其机能作用自亦随之扩大。”唐代的贴黄制度正深刻地说明了这一点。

1.6签押、判署制度。唐朝规定，文书制作完毕之后，需要经过本部门长官的审定认可，长官如认可，则在文书前写上“依”、“从”、“可”、“闻”等字样，此称之为判署。同时，文书还要经本部门长官署上名字方可执行。若是皇帝制敕，则需经过参与文书制作和审批的各部门相关主管人员的签名方可，此称之为联署。需要注意的是，唐制原则上规定文书署名必须本人亲自为之，不得代署，唐代律令也对此有相关的处罚措施，“诸公文由本案事直而代官司署者，杖八十。代判者，徙一年。亡失案而代者，各加一等”。这一制度的目的是为了防止伪造公文，保证公文的准确与安全。但此事并非一成不变，如“初，肃宗之世，天下务殷，宰相常数人，更直决事。或休浴各归私第，诏直事者代署其名而奏之，自是踵为故事。时郭子仪、朱沘虽以军功为宰相，皆不预朝政，独居政事堂，代二人署名奏(崔)佑甫。”由此可见一斑。

1.7誊写、用印和折迭制度。文书经长官和承办人员签押和判署之后，需要誊写的文书，有誊写人员誊抄。誊写事件有规定，不许过限，“凡尚书省施行制敕，案成则给程以钞之。通计符、移、关、牒，二百纸以下限二日，过此以往，每二百纸以上加二日，所加多者，不得过五日，若军务急速者，不出其日”。另外，对于御批文书，则需要留案，然后将文书誊抄一份，对外施行。《唐六典》卷八：“覆奏(谓皇上批复)画‘可、‘讫，刘门下省为案，更写一通，侍中注‘制可，印缝署，送尚书省施行”。文书经誊写完毕，需要用印的文书，则由监印之官对之进行勾检，确定无误之后用印。“凡施行公文应印者，监印之官，考其事目，无或差谬，然后印之，必书于历”。并规定，一文一印。一份文书若有2页以上的公文纸，则要盖骑缝印。文书的完成日期以及用印文书都要记录下来并纳库保存。此外，文书制作完毕后，需要“按照一定的尺寸大小，折迭起来，合为一本，则开为多页，便于阅读、运转、保存”，这就是所谓的折迭制度。

1.8一事一文制度。“即规定一份公文只能叙述一个问题或一件事情”，“这一制度防止了公文行文的混乱，对提高公文的准确性、及时性有积极作用，”并且加速了文书运转的速度，成为文书的主要写作原则之一，沿用至今。

1.9收文处理制度。唐代对于文书的传递期限有明确的规定，并标记于文书之上。“凡内外百司所受之事，皆印其发日，为之程限，一日受，二日报，小事五日，中事十日、大事二十日，狱案三十日，其急务者同焉。小事判，勾经三人以下者给一日，四人以上者给二日，中事每经一人给二日，大事加一日，内外诸司咸率此。”收文机关在收到文书之后，要做一些处理。

2归档保存阶段

2.1归档制度。由于唐朝严格规定公文必须执行一事一文制度，因此在归档时也严格规定一文一事的归档制度，这有利于根据不同的事情进行不同的归档：有利于归档内容的统一：“有益于档案的保管，便于日后查找利用”。此外，唐代文书在发出之前要经过勾司或勾官以及监印官的仔细检查，并在文案上进行标记或盖章，之后文书便登记入库。“凡文案既成，勾司行朱讫，记年、月、日，纳诸案。”对于文书的归档，还有严格的时间规定，“凡天下制敕计奏之数，省符宣告之节，率以岁终为断。京城诸司，常以四月一日纳于都省。其天下诸州……常以六月一日……”对于因毁弃或亡失符节印以及制书官文书者而造成档无法归档者，唐代律令中列有专条，来规定对这类行为的处罚。

2.2勾检制度。这是唐代施行的对文书档案的监督检查制度。“检者，谓发辰检稽失，诸司录事之类。勾者，署名勾讫，录事参军之类”。由此可见勾检官吏或官司主要是检查文书是否有办理失误或迟缓，文书本身是否有错讹之处，文书是否办理完毕等。唐代从中央到地方都设有文书勾检部门或文书勾检人员，在中央，尚书省是最高级文书档案勾检部门，“勾检全国各级行政管理官府的官文书(同时也勾检与文书有关的各级官吏)是尚书都省的主要职能之一，这又可分为两种情况：一为内外诸司应出文书皆须送尚书都省勾检，其稽失者的负责官吏要受到行政处分甚至刑事处罚。二为全国内外诸司的一处理完毕的官文书(亦即档案)必须送纳尚书都省覆校。”“(尚书省)左右司郎中员外郎，各掌付十有二司之事，以举正稽违、省署符目，都事监而受焉”。尚书省六部也设有都事、主事令史、书令史等官吏负责文书档案的监督工作。在地方，负责文书档案的处理工作的文书官员录事、司录参军等也负责文书的监督工作。文书的发出，需要勾检，档案的收集和归档，也需要勾检，“凡天下制敕计奏之数，省符宣告之节。率以岁终未断。京城诸司，常以四月一日纳于都省。其天下诸州，则本司推校，以授勾官。勾官审之，联署封印，附计账，使纳于都省。常以六月一日，都司集诸令史对覆。”勾检的对象包括各级政府部门的公文、地方州县的官文书和各类户籍、计账等，勾检的内容包括：文书档案是否办理完毕，文书是否违期，档是否粘署压缝完毕。“勾检的过程包括登记、检查、复查三个步骤，这三者构成了唐王朝衙署的勾检制度。”

2.3文书的保管与移交制度。唐代虽然缺乏对文书档案利用价值大小鉴定的深刻认识，但也初步确立起了文书档案的保管制度。如户籍档案，“(凡天下州县)每一岁一计账，三年一造户籍……县以籍成于州，州成于省，户部总而领焉……州县之籍，恒留五比，省籍留九比”。户籍档案在地方保存15年，在户部保留27年。其他文书档案的保管期限，也视其重要程度而定。据《唐律疏议》：“文案不须长留者，每三年一检除”。在唐代，由于纸张的保管技术大为提高，对于防虫、防湿等技术的掌握，也为唐代文书的长期保存提供了物理條件。在文书的移交方面，《唐律疏议》规定：“其主典替代者，文档皆立正案，分付后人。”主管文书档案的人员离职时，要对所有文案设立簿册，交由新任保管人员。这样避免了新的文书档案管理人员因为对文书的不熟悉而造成失误。对于遗失保存的文书，而造成缺漏错误；或因为管理不善，造成库藏起火或档案错漏，唐政府都将追究主管人员或工作人员的责任。

2.4保密和安全制度。文书作为政府发布命令，传递信息的重要工具，对于维护统治秩序和国家安全影响深远，由于古代文书档案管理制度本身存在的不足和疏忽，常常发生文书失窃，国家机密

被泄漏等事情，“档案的安全关系到统治者的切身利益，”因而通过行政和法律手段来确保文书档案的保密性和安全性，显得尤为重要，在唐代，中书舍人负责诏敕的拟定，關系极为敏感。对他们就制定了稽迟、违失、忘误和泄露的“四禁”制度。在文书档案处理的各个环节，都要求经办人员仔细检查，并在文书原件上署名，这样在出现问题时可以及时落实责任，确保文书的安全。唐代政府还规定：制书官文书只能由勾检官收发，其他人不得擅自拆阅。对于偷盗或伪造官文书或符宝印节等物的行为，因其严重地干扰了国家正常的统治秩序，损害了政府的权威，而且很可能泄露机密，不利于文书档案的安全和保密，这类行为是要受到严厉处罚的，“诸漏泄大事应密者，绞。非大事应秘者，徙一年半；漏泄于藩国使者，加一等。仍以初传者为首，传至者为从。即转传大事者，杖八十，非大事者，勿论”。“把泄漏文书档案定为禁令，强制实行，确保了文书档案的安全保密。”

2.5档案的利用制度。古代各王朝都把档案视作国之重器一般的事物，对其严加保密，不得允许私人是无法亲近的，古代政府能够利用档案的也只有那些修撰史书的史官和编辑类书的官员，唐代也是如此。唐代对档案的利用主要是修史。唐代形成了官修史书的制度，设立史馆，专门负责国史和前代史的修撰，史官修史所需的数据来自于各个部门，唐制规定，政府各机构，地方各州县，都有向史馆报送资料的义务，送上来的数据包括天文祥瑞、州县废置、义士节妇、会计赋税、选举选官、外方异域等诸多方面，以供史官采集成史。唐代修史，因为有档案数据的利用制度作保障，所以取得了可观的成就。如南北朝各朝史书的编成，唐代各帝的起居注、实录等。同时，也促成了史学的发展，利用档案编纂各种典章制度方面的书籍方兴未艾，如《唐六典》、《唐律疏议》、《唐大诏令集》等。此外，唐朝还用档案编修谱牒，“令吏部尚书高十廉、御史大夫韦挺、中书侍郎岑文本、礼部侍郎令狐德棻等人，刊正姓氏，普责天下谱碟，兼据凭史传，剪去浮华，定其真伪，忠贤者褒进。悖逆者贬黜，撰为《氏族志》。”贞观十二年(638)，编成《氏族志》100卷，内容非常丰富。

学校阅览室制度 篇4

二、借阅书刊要办理借阅手续。文艺类书籍一次限借2本，时间不得超过1个月，教学用书一次限借10本。时间不得超过半年。一般情况下可办理续借。

三、图书室采取开架借阅办法，借阅者不得把书包、提袋及其它东西带入图书室。

四、从书架上取下图书不拟借阅时，应放回原处，不要乱插乱放。

五、工具书一律不准借出室外（指辞源、辞海、辞典、年鉴、百科全书、线装本等）。当年的期刊杂志未装订成册（半年）时。一律不外借。

六、所借书刊，须倍加爱护，不得撕毁、遗失或涂记画号，否则按本制度第9条处理。

七、借阅者退休或者调出本校时，必须归还所借的全部书刊，方能办理离开手续。

八、学生阅览后，组织者要填写阅览登记，督促学生将书放回原处，并配合管理员认真进行清点，发现遗失或损坏，及时查明情况，找出责任人予以赔偿。

九、赔偿办法：损失一般书刊，借书人按书价赔偿。损坏和遗失成套书刊的其中一册，原则上应赔偿整套。损坏遗失珍贵书刊，按原价的2～5倍赔偿。

阅览室管理制度 篇5

阅览室管理制度

1、阅览室只对本校师生开放，各班将按阅览室每学期初制订的时间对照表按时到阅览室进行阅读。

2、阅览室的书、刊、报杂志阅读后，请放回原处，不能带出室外。

3、师生应自觉爱护书报和杂志，不准污损、折叠，严禁私自剪裁书页，违者照价赔偿。

4、保持室内安静，不准高声喧哗，禁止在室内抽烟，不准在室内随地吐痰和乱扔垃圾。

5、建立阅读登记册，对各班阅读情况进行登记。

6、管理人员要定期清理、更换图书数量和种类。

7、管理人员要坚持每天打扫一次室内卫生，确保室内卫生整洁。

8、每学期结束将图书归还到图书室，并将阅读资料整理归档。

阅览室管理制度 篇6

为丰富员工业余生活,提高员工文化素质,并有效地管理好阅览室的图书。

二. 范围:

本公司全体员工。

三. 管理规定:

3.1阅览室书籍只限本公司员工阅读,并由人力资源部统一管理。

3.2借书在阅览室管理员处登记,不等记者扣罚5元. 在离职时所借图书及时退还,若遗失无法退还所借图书时，从薪资中按图书定价3倍赔偿。

3.3借书时间为:

周一至周五：上午 8：00-11：00，下午 3：00-10：00

周六、周日： 全天开放

借书一次只限借一本,且期限为三天,如超出三天还未还则一天罚2元,超出一星期未还则视同丢失处理,如书籍被人为损坏或丢失则照原价的3倍赔偿.书在一星期未看完可再续借一次,时间为三天,续借手续与借书手续类同。

3.4阅读者进入阅览室时,必须在阅览室管理员处进行阅览登记 ,阅读者需爱惜书籍,,凡有损坏遗失照原价3倍赔偿。

3.5员工进入阅览室时应保持衣着整齐,不得大声喧哗,不得随地吐痰,乱丢杂物,室内严禁吸烟,吃零食。违者，扣罚20元。(饮用水除外)

3.6入座时,将椅子轻拿轻放,并归位。

3.7凡违反以上管理规定者,第一次取消1个月的阅览资格,第二次取消3个月,第三次违反取消6个月阅读资格,并视情节轻重给予30—200元的罚款。

档案室阅览制度 篇7

1 人事档案管理制度改革的意义

人才是一个国家竞争力的源泉, 人事档案管理是人力资源管理工作中必不可少的一项基础工作, 但现行僵化的人事档案制度与社会人事档案需求明显脱节, 滞后于社会经济发展, 已经成为阻碍公民自由合理流动的一大要素, 多头管理、个人信息分散、重复建档、一人多档, 以及弃档、毁档、伪造档案、赎档等现象, 使人事档案难以充分发挥作用, 而负面作用却越来越明显。必须针对传统人事档案政策老化失效的情况, 探索良性的政策替代方案, 寻求新的政策组合方式, 选择成本小, 收效快的组合路径。

作为公共政策的人事档案制度, 面对新情况、新环境、新要求必须做出有效回应, 要能够搭建一个更为良性的规则平台, 恰当而又合理地处理个人、组织、国家之间的关系, 建立起公正, 公开, 便于监督, 可以申诉的新的档案制度, 以保障每一个公民对于自己的档案的基本权利, 构建人事档案信息管理、服务、开发三位一体为特征的人事档案管理新体制, 以保证社会对人事档案的综合利用。更大限度地发挥人力资源的积极性、主动性和创造性, 使我国人口资源的潜在优势转化为现实的人才优势, 促进人力资源的有效配置。

由于当前用人单位所有部门垄断和地域分割的用人机制屏障尚未打破, 作为中国人才市场发展四大问题之一的人事档案制度改革必须要在人事制度改革之前率先实施, 建立国家所有、公共管理、社会共享、个人知情的新型人事档案管理制度, 为人才市场的建立创造条件, 促进我国人事制度的改革。使人事档案制度的功能从过去凌驾于个人之上对人实行控制与管理中转移到对人的发展与流动提供相应的个人信息和信用证明, 将控制功能转变为服务功能。

2 强化企业档案管理

2.1 提升组织管理

2.1.1 增强各级档案意识建立档案领导体制

首先, 让企业的所有员工对档案工作有个全面深入的认识, 增强档案意识, 把日常的资讯处理提高到档案工作的层次, 同时贯输现代企业管理中对档案管理的定位, 即从信息资源的角度让员工认识到档案工作与企业管理、企业发展决策及员工切身工作的关系, 使员工在日常工作中树立档案意识。其次, 为加强各部门负责人对档案工作的重视, 应将档案工作的列入各级部门负责人岗位责任制, 作为绩效考核内容, 建立部门及整个企业的档案领导体制, 对各部门及企业的档案工作有部署、有检查、有切实可行的考核办法、奖励措施。这样有利于纠正由于领导对档案工作认识不够, 重视程度不高, 致使企业档案工作薄弱化。形成档案工作领导体制后, 就加强了领导对档案工作进行决策、监督和调控的力度。

2.1.2 健全制度, 促进工作规范化

制订符合规范化的档案管理制度, 并将制度编集成册, 落实执行。通过建章立制, 规范企业档案管理方法和程序, 使档案材料的系统性得到制度保证, 通过完善的制度建设, 使档案人员对档案进行有效控制成为可能。

将企业档案工作纳入工作计划和目标管理, 在组织管理上进行规范, 确定领导负责分管档案工作, 同时保证企业档案综合管理部门有专门负责人主管档案工作, 对档案和档案工作实行综合管理, 即对档案工作实行统一领导、统一制度、统一标准, 对各门类、各种载体的档案实体及资料实行集中保管。

2.1.3 优化结构提高水平

通过档案考核评估, 使各级部门对档案工作认识程度增强, 重视档案工作队伍建设, 不断优化队伍结构, 同时提高知识层次及专业素质。首先建立与企业档案工作任务相适应的综合档案机构;配备与企业档案工作任务相适应的档案人员, 以此, 从人员素质上使档案管理水平上一个新台阶。

2.2 规范基础业务工作

2.2.1 制订企业档案分类类目、归档范围、

保管期限表, 并使其符合业务建设规范, 要求归档文件材料齐全、完整, 归档率高。

2.2.2 收集工作是档案工作的基础, 是贯彻

档案工作的基本原则, 要保证档案的完整、准确。做好企业活动中各种门类和载体档案的接收工作, 对档案实行了集中保管。

按企业档案、资料的内容和载体, 制订统一、科学的分类方案, 对各类档案、资料整理编目、上架, 并符合规范编制目录号;按不同门类、载体和不同的保管期限分别排列, 做到规范、有序、方法一致。

2.2.3 建立了档案鉴定工作制度, 定期进行

鉴定、销毁工作, 要求手续完备;档案的收进和移出登记及时, 统计数据准确, 帐物相符, 各类档案统计台帐齐全;要求每年准确编制档案工作情况统计年报, 及时上报。移交档案、案卷质量符合进馆要求, 档案人员工作变动时, 交接制度健全、移交手续完备。

2.3 加强硬件设施升级

进行企业档案管理的数字化、信息化建设。将数字化管理作为企业档案管理的一种主要技术手段, 通过计算机和档案管理软件、网络组成档案存储、查询, 访问的数字化系统, 将档案、数据通过多媒体介质和计算机处理等信息技术进行存储备份, 增强档案数据的集约性及管理的便捷和高效性;通过计算机和档案管理软件、网络实现企业档案信息的高效检索, 企业内部实现档案信息检索和共享, 企业外部实现档案信息相互交流, 信息资源得到交换和共享互惠。从技术上另外架构了企业档案组织和管理方式, 实现档案管理技术的科技化、现代化的同时, 形成一套与传统纸质档案系统相区别的数字档案系统数据备份, 提高了企业档案保管的安全系数。

2.4 促进资源开发利用

档案信息资源的开发利用, 是档案管理人员的一项重要工作内容, 工作的重点紧紧围绕企业工作的重心。档案管理人员除利用馆藏档案, 编制档案编研外, 通过分析档案信息, 进行档案信息搜索传递, 将一些重要讯息传达给相关部门和决策层, 发挥档案信息的重要作用。

3 结论

档案室阅览制度 篇8

关键词：人事档案 人事改革 关系 作用

Display dossier function boost personnel system reform

Hu Haitao

Abstact:Personnel labor and allocation system reform of tobacco industry in Liaoning province has already begun to spread gradually.In order to conform to the trend of reform and the need of developoment,pesronnel archive management as a supporting role has to advance with the time.During this period,to recognize the status of pesronnel archive,to clear the relationship between this reform and pesronnel archive and to play the role of personnel archive has become a basic job which can keep this reform going smoothly.

Keywords:Pesronnel archive Personnel labor and allocation system reform Relationship Effect

【中图分类号】F272.92 【文献标识码】A【文章编号】1009-9646(2008)12-0060-02

人事档案管理是人力资源管理中的一项基础性的工作。此项工作看似简单，但在辽宁省烟草行业正在推行的人事用工分配制度改革（以下简称人事改革）中，它却有着不可替代的作用！如何充分地挖掘人事档案的作用、最大限度地体现人事档案的价值，是每一个人力资源工作者都必须思考的问题。

1.结合实际、深入分析人事档案管理现状

在日常的企业管理中，人事档案管理是一项经常容易被人忽视的工作，由于它长期以来都得不到人们足够的重视，所以使得这项工作一直都没有太大的起色。究其原因主要有以下几个方面：

从工作的性质上来看，人事档案管理工作具有一定的保密性，在人事档案管理中档案材料是绝不允许外泄的，而且档案管理者也绝不允许透漏档案的内容，这种性质使得人事档案管理工作好似与外界隔了一座墙，逐渐脱离了群众，变成了一项相对独立、封闭的工作。

从工作的内容上来看，人事档案的管理内容具有较强的针对性，面对着比较单一、死板的档案材料内容，总会让人感觉这项工作比较枯燥乏味，容易使人丧失对这项工作的兴趣。

从工作的方式上来看，人事档案管理工作的方式具有相对的固定性，操作起来显得比较简单，这种传统而又死板的管理方式给人的感觉就好似谁都可以轻松地胜任这项工作，让人觉得这项工作缺乏挑战性。

从员工的角度来看，由于员工一般是不会接触到人事档案的，长此以往的疏远使员工渐渐地淡化了对人事档案的意识，觉得人事档案与自己日常工作无关，于是他们就很容易产生“事不关己，高高挂起”的态度。

种种原因使得人们一直以来都缺乏对人事档案管理工作的关注和重视，忽视了对人事档案信息的利用，没能真正地发挥出人事档案的利用价值，这在一定程度上会有碍于我省人事改革的实施。

2.端正态度，正确认识人事档案的作用

为了加强对人事档案的管理，必须要让员工从态度上重视人事档案的管理工作、从思想上认识到人事档案的重要作用，为此就必须要让员工真正地了解什么是人事档案。所谓人事档案，是指在人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案^［1］。人事档案，就好像一部摄像机^［2］，它会全面而真实地记录下一个人的成长过程、学习经历、工作历程，甚至是生老病死，它无所不包，如影随形，甚至比我们自己更了解我们。

这种特有的历史记录功能使得人事档案拥有了特殊的作用。对企业来说，人事档案可以为企业提供大量、动态、真实、有效的原始资料和数据。从人力资源开发的角度来看，企业可以通过利用人事档案，清楚地了解到员工过去的地工作轨迹^［3］。为了做到知人善任、选贤举能，尽可能全面、准确、公正地了解员工，企业通常会将员工的考察现状与其档案材料中所记载的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机地结合起来，从而为人员正确地选拔和配置提供重要的参考作用。此外，人员的任用结果又会形成新的材料再次归入到人事档案中，并为企业下一次的人员变动提供重要的依据。

对员工来说，人事档案可以帮助员工获得其应有的权益。从档案本身所衍生的一些职能来看，它涉及到员工方方面面的利益，比如组织关系的确认、工资奖金的发放、社会保险的办理、转正定级的审查、技术职称的申报、退休手续的审批、政审材料的提供以及证明材料的出具等等事宜，都需要由人事部门从人事档案材料中寻求依据。人事档案材料的真实性、原始性是其他任何材料都不可代替的，所以它在作为一种凭证时具有较强的法律效益^［3］，可以用来为个人的切身利益服务。

正确认识人事档案的作用，不仅可以使员工提高对人事档案工作的重视程度，还可以使企业加强对人事档案工作的管理力度，而且更可以为正在推行的人事改革做好前期的铺垫和准备工作。

3.抓住联系、认清人事改革和人事档案之间的关系

人事档案作为企业的一种信息资源，对企业的发展和前进起着重要的推动作用。目前，辽宁省烟草行业正在推行的人事改革就与人事档案有着非常密切的关些。以这种信息资源为切入点，可以从两个方面分析它们的之间的关系：

从改革实施的角度来看，人事改革是信息资源的利用者。在改革的进程中，每一步都很重要，其中有一个关键的环节叫做信息公示，特别值得大家关注。所谓信息公示就是将员工的年龄、工龄、烟龄、学历、职称、职务、任职时间等基础信息张榜公布。这些信息资源所提供的最基础的数据和凭证对此次改革尤为重要，能否正确地利用这些信息资源成为此次改革的关键，首先它们会直接地影响到改革中套档定级的制定；其次它们会不同程度地影响到岗位和绩效基数的设计、影响到个人工资待遇的计算、进而会影响到整个企业工资总额的核算；再次它们还会影响到员工对改革信心和态度、甚至会影响到整个改革实施的稳定。

从档案管理的角度来看，人事档案是信息资源的提供者。在改革中对员工信息的公示恰恰体现了人事档案的作用和价值。从人事档案的形成来看，只有它才能完整、准确、详细地记录下一个人过去的学习经历和工作轨迹，所以这些信息资源最初都应该是来源于人事档案的，也就是说人事档案是这些信息资源的源头。作为信息资源的载体，人事档案所提供的信息关系到员工岗位等级的高低、工资待遇的多少，所以在改革中，如果任何人对所公示的信息有质疑的话，人事部门都必须谨慎对待，并派专人对人事档案记录的信息进行比较核对，而且最终的结果通常还要以人事档案所记录的最原始的信息内容为主。

人事改革与人事档案是相互对立的统一体，人事改革需要依托于人事档案提供的信息来稳步推进改革的实施，人事档案需要借助于人事改革搭建的平台来逐步实现档案的价值。

4.加强管理，充分发挥人事档案的辅助作用

现阶段的人事改革对人事档案材料的收集、管理和利用提出了更高的要求，是对人事档案管理工作的一次严峻的考验。为了充分发挥人事档案的作用、确保此次改革的能够逐步推进、稳步实施，人事主管部门应从以下几个方面加强对人事档案的管理工作。

从制度方面，要加强档案管理的制度建设。制度建设是确保人事档案管理工作稳步提升的前提。辽宁省烟草行业应该针对人事档案管理工作建立起一系列统一、规范的管理制度，使上下级部门能够协调一致、步调相同，同时还应在此基础之上制定出科学、标准的工作流程，从而通过各种制度和流程共同来规范和管理档案从业人员的工作行为，最终提高人事档案管理的工作效率和工作水平，为人事改革做好制度上的铺垫。

从思想方面，要转变原有的陈旧的观念。原有的思想侧重于把档案当作一种机密性的文件，强调的只是保管和保密，而忽略了档案作为一种信息资源的利用价值。如今我们应该树立以人为本的观念，从认识人的本性、关心人的需要、尊重人的价值等角度出发，最大限度地发挥人事档案提供信息资源的作用，从而来满足个体在社会中自我发展的需要，最终实现人事档案的核心价值^［4］，为人事改革打牢思想上的根基。

从操作方面，要加大基础工作的管理力度。在信息收集方面，人事档案管理者要积极调动相关部门来主动配合档案材料的收集工作，遇到新材料必须要随时补充归档；在材料整理方面，人事档案管理者要对收集的所有材料信息进行认真地甄别，根据材料的内容逐一分类，并严格按照人事档案装订要求进行装订整理；在档案利用方面，人事档案管理员要在做好保密工作的前提下加大对档案材料查阅、借用、出具证明等功能的利用，最终为人事改革开拓信息资源的多种利用途径。

从技术方面，要加强信息化技术的应用。目前辽宁省烟草行业在人事档案管理方面信息化水平还不高。在办公自动化逐步普及的基础上，我们要加快对人事档案信息化的建设，通过计算机技术，建立起一套完整的人事档案信息管理系统。利用各种信息手段真正实现档案材料从文字，到声音，再到录像的多样化，同时充分发挥多媒体技术在信息采集、维护、检索和利用方面的作用^［4］，从而最大限度地挖掘人事档案的作用，为人事改革寻求信息技术上的支持。

总之，人事档案管理是一项长期的系统工作，而人事改革则是一项阶段性的目标任务。人事档案管理应该抓住改革这个契机重新走入人们的视线，让企业和员工在改革中逐步地认识到人事档案管理的重要意义和巨大作用。人事档案管理作为改革中的一项辅助性工作，同样也需要与时俱进，需要不断地吸收新办法、新经验、新技术，从而为推动人事改革的稳步前进、实现人事档案管理的规范化、信息化打下坚实的基础。

参考文献

［1］ 朱玉媛.现代人事档案管理［M］.北京:中国档案出版社,2002.14

［2］ 中国劳动律师网.档案-最熟悉的陌生“人”.http://www.linfuming.com/laodong/dazy/lfm0021.htm

［3］ 苟小娟.HR必知——人事档案的作用［J］.成都人才，2008，(2)