文件材料归档和不归档

文件材料归档和不归档（共8篇）

文件材料归档和不归档篇1

一、归档范围及保管期限

（一）文书档案

1、党群工作类

1.1党（组）总支、支委会会议记录 1.2党总支、支部成立、换届选举材料 1.3党员花名册、统计表 1.4党总支、计划、总结、党员大会 1.5党员教育、管理（吸收党员、党员转正文件等）1.6组织关系介绍信及存根 1.7党、团、工等方面奖惩

县级以上的县级以下的 301.8政治学习、党费缴纳情况 101.9团支部工作计划、总结、汇报 1.10团员花名册、统计表 1.11团员入团、团干任免 1.12工会换届、选举材料、工作报告 1.13工会开展活动的材料 102、行政管理类

2.1行政办公会、处务会会议记录

永久永久永久永久永久永久永久年年永久永久永久永久年永久

2.2计划、总结永久 2.3本机关大事记、组织沿革永久 2.4职工花名册永久 2.5上级机关视察、检查本机关工作形成的

汇报、讲话等重要文件材料 30年 2.6本机关制发的（包括与其它机关联合制发的）文件材料

方针政策性的、重要业务问题的永久

一般问题的 30年

事务性有参考价值的 10年

2.7本机关机构设置、撤并、名称更改、工作条例、人员编制

启用印章文件材料永久 2.8干部任免的文件材料

本机关领导、本机关对直属单位领导人的任免的文件材料永久

本机关内设机构负责人的任免材料永久 2.9本机关劳动模范、先进工作者等文件材料

县级（含）以上的永久

县级以上的 30年 2.10本机关对有关人员的处分材料受到警告（不含）以上处分的永久

受到警告处分的 30年 2.11干部职工录用、转正、调资、离退休、职务、职称、聘任、复转、辞职、辞退、抚恤、死亡等文件材料

永久 2.12本机关职工调动的行政、工资介绍信及存根永久

2.13本机关房产、土地所有权和使用权的文件材料

永久

2.14本机关财产、物资、档案等交接凭证

重要的永久一般的 10年 2.15本机关与有关单位签订的合同、协定、协议书等文件材料重要的永久

一般的 10年 2.16本机关物资、设备采购的审批、招投标及转让、事故处理等文件材料 30年

2．17机关之间协商工作的往来文件材料 10年

同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但

要贯彻执行的文件材料 10年2.18本机关处理人民来信来访的文件材料

2.18．1有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的永久

2.18．2其它有重要处理结果的30年 2.19本机关处理人民代表建议和提案的文件材料

重要的 30年

一般的 10年 2.20本机关的请示与上级机关的批复

方针政策性的、重要的永久一般事务性的 30年 2.19各部门报送的总结、报告、统计报表和以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告 30年一般专题的报告和备案的 10年 2.21本机关各种专题活动形成的文件材料

重要的 30年一般的 10年

3、业务工作类

3.1上级机关颁发的文件材料

直属上级机关颁发的，属本机关主管业务的和非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务并要执行的重要文件材料 30年

直属上级机关颁发的属本机关主管业务并要执行的一般文件材料 10年 3.2本机关在主管业务工作中形成的文件材料重要业务问题的永久

一般业务问题的 10年 3.3本机关业务计划、规划

和以上的永久 3.5本机关编辑的反映主要职能活动的出版物定稿和样本永久 3．6行政管理、执法活动中形成的文件材料

3．6．1行政管理工作制度、程序、规定等永久 3．6． 2执法活动中情况汇总、通报、整改通知等永久 3．6．3行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料

重要的永久

有效期在20年以下的 30年 3．6．4．行政管理工作中形成备案文件材料 10年

3．6．5行政处罚、处分、复议、赔偿等工作中形成的文件材料

重要的永久

一般的 30年

（二）专业档案

1、运政管理类 1.1从业资格证档案材料长期 1.2出租车档案材料长期 1.3货车档案材料长期 1.4搬运装卸企业档案材料长期 1.5汽车维修企业档案材料长期

（三）科技档案

1、科研类

1.1上级机关下达的科研项目永久 1.2本单位科研规划永久 1.3本单位科研工作计划、总结（的）永久 1.4技术会议文件（包括记录、决议等）

重要的长期

一般的短期 1.5反映本单位科研活动的各种照片、录像、录音材料

重要的长期

一般的短期 1.6选题报告、研究计划、方案论证及有关审批文件永久 1.7协议书或合同

重要的长期

一般的短期 1.8试验阶段的原始记录、数据分析、总结报告、鉴定书或评审证书验收合格证明等有关文件永久 1.9科研过程中有关来往文书

重要的长期

一般的短期 1.10科研成果在推广过程中形成的评论、建议、意见等文件

重要的长期一般的短期

2、基建类 2.1工程立项报告、批复长期 2.2地质勘察报告永久 2.3规划许可证、建筑许可证、土地使用证、房屋所有权证长期 2.4征用土地文件永久 2.5施工图长期 2.6施工文件

施工合同、施工执照、建筑材料出厂证明、试验报告、设计变更、材料代用核定审批、隐蔽工程记录、交工验收证明、竣工验收报告、竣工图长期

开工报告、技术交底、图纸会审纪要短期 2.7建筑物大修记录等材料长期

3、设备类 3.1专用设备

购置专用设备报告、批复、随设备资料、维修记录长期 3.2办公设备

设备开箱资料长期

维修记录、使用台帐目录短期

（四）会计档案

1、凭证类十五年

2、帐簿类十五年

3、现金、银行日记帐二十五年

4、报表类永久

5、其它类十五年

（五）声像档案

1、录音类（同照片类）长期

2、录像类（同照片类）长期

3、照片类（按问题）

3.1上级领导视察、调研的 3.2业务管理活动的 3.3本单位其他工作活动的3.4本单位荣获上级机关授予奖品、证书的3.5职工文体活动的

（七）荣誉实物档案

1、牌匾类

1.1省级及省级以上颁发的 1.2市级颁发的

2、证书类

2.1省级及省级以上颁发的 2.2市级颁发的

3、奖杯类

3.1省级及省级以上颁发的 3.2市级颁发的 4其它类

长期长期

短期长期长期永久长期永久长期永久长期长期

二、不归档文件材料的范围

（一）上级机关的文件材料

1、上级机关普发供参阅不办的文件材料；

2、上级机关任免，奖惩非本处工作人员的文件；

3、上级机关征求意见未定稿的文件。

（二）本处文件材料

1、重份文件；

2、无查考利用价值的事务性，临时性文件；

3、未经会议讨论，未经领导查阅，签发的未生效的文件，电报等草稿；

4、无特殊保存价值的信封、一般表态、询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信；

5、机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文，介绍信等；

6、本处负责人兼任外机关职务形成的与本处无关的文件材料；

（三）同级机关和非隶属机关的文件材料

1、参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无参考价值的文件材料；

2、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

（四）下级机关的文件材料

1、下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必要的文件材料；

2、越级抄送的一般的，不需要办理的文件材料；

3、下级机关抄报备案的一般性文件材料。

说明：为配合各机关编制《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，我们这套材料仅供大家参考，切忌照搬照套。

市档案局业务科

文件材料归档和不归档篇2

一、工程项目文件材料归档审查的必要性

本人从事工程项目档案管理多年, 深感工程项目文件材料的齐全、完整、准确是项目档案的生命线。 (1) 文件材料收集不全, 将给日后档案的查找利用带来不便; (2) 编制的竣工图变更内容不在竣工图中准确标出或未重新编制竣工图, 竣工图的真实性和准确性就难以保证, 对今后的改造带来诸多隐患; (3) 相关单位和部门审查不严谨甚至不审查, 只是把项目文件材料一股脑儿移交到城建档案部门, 给项目档案管理造成极大的被动和麻烦。

纵观工程项目建设过程和特点, 项目建设单位、设计施工单位、监理单位都有各自的职责。按照国家有关规定, 参与项目建设的单位要明确分管领导和归口管理部门, 将档案工作纳入项目建设计划, 纳入工程质量检查内容, 纳入招投标协议、合同, 确保工程项目档案的完整、准确、安全和有效利用。项目建设单位要建立项目档案管理制度, 建立工程项目档案管理领导小组, 形成由建设、勘察、设计、施工、监理等单位组成的档案管理网络。建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应完成各自职责范围内的或合同规定的竣工文件的编制和项目文件的整理、组卷、归档工作。建设单位档案部门负责组织、协调、指导勘测、设计、施工、监理等单位编制项目竣工文件和项目文件的形成、积累、整理、组卷以及项目档案的保管和提供利用工作。由此可见, 项目档案的齐全、完整和准确, 主要取决于项目参建单位相关人员的业务水平和工作责任心, 只有项目建设单位、施工单位、监理单位等部门以高度的责任心严格把关, 才是确保工程项目档案齐全、完整和准确的最佳手段和控制措施。当然, 档案部门也要积极主动地参与和指导各相关单位文件材料的形成、积累、整理、组卷工作, 齐心协力做好项目档案工作。

二、工程项目文件材料的质量要求和归档条件

1.工程项目文件材料的质量要求为: (1) 归档的文件应为原件; (2) 工程项目文件材料的内容必须真实、准确, 与工程实际相符合; (3) 字迹清楚, 图样清晰, 图表整洁, 签字盖章手续完备; (4) 需永久、长期保存的文件不得使用易褪色的书写材料; (5) 所有竣工图均应加盖竣工图章; (6) 录音、录像文件应保证载体的有效性; (7) 长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

2.工程项目文件材料的归档条件。勘察、设计、施工及监理单位应将本单位形成的工程项目文件材料整理、组卷、编目后, 向建设单位档案管理部门归档。归档的文件材料必须完整、成套、系统, 能够记述和反映工程建设活动的全过程;图物相符, 技术数据可靠, 签字手续完备;对有变更联系单的竣工图, 变更内容要在图中按竣工图更改标准进行标识, 要在竣工图中加盖有变更依据编号的印章, 使变更内容在图中清晰可见, 变更依据有处可查。归档的文件材料必须经过分类整理和组卷, 案卷符合档案管理要求, 具备下列条件: (1) 文字材料:纸张韧力大, 耐久性强, 不破损, 规格为A4幅面;去掉金属物, 合理分类排列, 编写页号, 规范装订, 编制卷内目录和备考表, 装盒, 填写案卷封面和脊背 (铅笔填写) 等。 (2) 图纸:图纸统一折叠成A4幅面, 图号露在右下角;合理分类排列, 编写页号, 规范装订、编制卷内目录和备考表, 装盒, 填写案卷封面和脊背 (铅笔填写) 等。

三、工程项目文件材料的归档审查

如前所述, 工程项目文件材料的归档审查是确保项目文件材料齐全、完整、准确和项目档案规范的重要手段, 要保证这一措施在实际工作中得以贯彻执行, 建设单位就必须做到: (1) 制定相关规章制度。明确文件编制单位、监理单位、项目建设单位和档案部门的工作职责。规定项目文件材料收集齐全后首先由竣工文件编制单位、监理部门、建设单位 (档案部门可参与) 对归档竣工文件的齐全、完整、准确情况进行审核, 确保竣工文件图纸准确、图物相符、变更内容在竣工图中标识等。建设单位档案部门则应对案卷的质量是否达到要求, 整理组卷是否合理, 是否遵循工程文件的自然形成规律和成套性, 卷内文件是否存在有机联系, 分类是否科学等内容进行审核。 (2) 建立工程项目竣工文件归档审查记录, 然后由文件材料形成单位进行整理、组卷, 建设单位档案部门审查案卷质量。 (3) 在所有内容审查合格、签署意见后, 由文件材料形成单位与项目建设单位对项目归档文件进行交接。

电子文件的归档范围篇3

从电子文件的内容上看，其归档范围可以参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定来确定，各单位一般应将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。

国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定主要指《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号，2006年12月制发）。之后，北京市档案局根据此规定，结合北京市的实际情况，制发了《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》（京档发〔2007〕11号）（以下简称实施细则）。《实施细则》是目前北京市各单位制定电子文件归档范围的一个重要依据。

电子文件的归档范围并不等同于纸质文件的归档范围，而是远远大于文书档案的归档范围。从电子文件的内容上看，它涵盖了本单位工作的各个领域。凡是反映本单位主要职能，记载了本单位承办的主要工作，具有保存和利用价值的电子文件均应纳入归档范围；从电子文件的形式上看，它是多种多样的，各种门类和载体的档案都会产生相应的电子文件。例如，在会计核算工作中，如果使用了电算化管理软件，就会形成会计核算电子文件；使用数码相机、数码摄像机拍摄，会形成图像文件和影像文件……所以，电子文件包含了文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型。

文本文件指用文字处理技术形成的文件，例如用word、wps等软件形成的各种公文都是文本文件；图像文件既包括纸质文件在数字化处理后得到的扫描图像文件，也包括数码照片采集来的图像文件；图形文件指用计算机辅助设计或绘图等软件获得的电子文件，如使用CAD制图软件形成的CAD图纸；影像文件指用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，如数码摄像机拍摄的图像等；声音文件指用音频设备获得的声音文件，如录音笔等数字录音设备录制的声音；数据库文件指对业务系统中生成的数据进行采集和保存的数据库。

在确定电子文件归档范围时，应特别注意五种类型电子文件的归档工作。一是记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；二是本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据库文件；三是本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；四是本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；五是与电子文件相对应的元数据和背景信息。

这五种类型的电子文件具体包含的内容有：

一是图像和影像文件。数码照片、音视频文件经常会由拍摄部门自行留存，凡是记录本单位主要职能活动、重要工作成果、重要人物的数码照片、音视频文件材料，都应该归档。如：领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动，本单位组织或参加的重要外事活动，本单位召开的各种会议、举办的各种活动，本单位考察、调研，记录本单位重大事件、重大事故、驻地变化、基建工程等的数码照片、音视频文件均应纳入归档范围。

二是数据库文件，具体包括内部管理数据库和政务信息数据库。内部管理数据库主要包括内部机构、人员管理、会计电算化等反映了本单位内部管理的重要数据库文件。政务信息数据库主要包括人口、法人、空间与自然资源、宏观经济与社会发展等基础信息数据库文件；各机关依据职能对社会事务、公共事务进行监督、管理形成的业务应用系统、信息管理系统的数据库文件，如经济、科技、教育、司法、卫生、社会保障、城市规划管理等基础数据库文件；为领导决策、为公民服务提供的各类信息的公共服务数据库文件；对本地区、本系统、本行业开展的综合统计工作形成的数据库文件。

三是电子邮件。确定其归档范围时要考虑电子邮件内容的重要程度，体现了工作的处理过程，反映了与上下级单位或其他不相隶属单位洽商工作、签署协议等内容的电子邮件应该归档，只是用于沟通信息的电子邮件则不需要归档。

四是软件。《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发〔2004〕14号）明确要求：“对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”所以，当电子文件是在通用软件环境中形成时，就不用将相关软件归档，而在专业系统中形成的电子文件，在相关软件更新后应将旧版软件及时归档。例如，各单位普遍使用的Microsoft Office Word、WPS文字等软件现阶段在北京市属于通用软件，就不需归档。

五是元数据和背景信息。它们反映了电子文件产生的环境及其形成、运转的全过程，对于保证电子文件的真实、完整、有效有着重要的意义。根据现阶段的研究成果，有19项元数据和背景信息项是必须采集和记录的，即：硬件环境，软件环境，记录字符、图形、音频、视频文件格式，文件类别，载体编号，载体型号，载体类型，文件归档号（全宗号、目录号、案卷号或文件号等），主题或题名，文件形成部门，文件形成时间，收文时间，责任者，主送者，抄送者，密级，保管期限，填表人，审核人。其中硬件环境包括主机、网络服务器型号和制造厂商等，软件环境包括操作系统，数据库系统和相关软件等。这19项元数据和背景信息分别记录了电子文件赖以生存的环境，电子文件自身的特征、形成过程，电子文件归档后对其归档载体的管理、信息管理的方式和管理人员，包含了电子文件从产生到归档到脱机保存全过程的信息，能够基本满足系统发生变化时电子文件恢复、数据迁移的需要，是每个单位在电子文件归档时必须考虑的基本项、必备项。

确定归档范围之后还要明确电子文件的保管期限。各单位可以依据国家档案局有关文件保管期限的规定，按照电子文件的保存和利用价值划分电子文件的保管期限。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，可以将电子文件的保管期限划分为永久和定期，定期可分为30年和10年。

思考題：

1、电子文件的归档范围等同于纸质文件的归档范围吗？

2、一个单位用于系统数据备份的数据库文件需要归档吗？

文件、材料收集归档制度[推荐] 篇4

本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

(一)本级文件

1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

10、电报、重要电话记录、机关工作日记。

11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

14、已故人员资料。

15、重要的人民来信及处理材料。

16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

(二)上级文件材料

1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。

(三)同级文件材料

1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。

3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。(四)下级文件材料

1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。

2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

3、重要的名册、登记表。

4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

二、归档份数

文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。

三、归档时间和方法

(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。

(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。

(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。

(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。

(五)工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。

(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。

四、归档要求

(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。

(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。

(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。

审计文件材料立卷归档作业规程篇6

各省、自治区、直辖市和计划单列市审计厅（局），各特派员办事处，驻国务院部门审计局，有关部门内审机构，南京审计学院，新疆生产建设兵团审计局：

《审计机关审计文件材料立卷归档作业规程》已经审定，现予发布。请认真贯彻执行。审计机关审计文件材料立卷归档作业规程

第一条为了做好审计文件材料立卷归档工作，提高审计案卷质量，更好地为审计工作服务，根据《审计机关审计档案工作的规定》和其他审计工作规范，制定本作业规程。

第二条本作业规程所称审计文件材料，是指审计机关在履行审计监督职责和执行审计调查任务的过程中，收集、制作与使用的各种文字、图表、声像、电子和实物等形态的记录材料。

第三条审计机关实行审计文件材料立卷归档工作责任制。审计文件材料的收集、整理、立卷由审计组负责；审计案卷的质量检查由相关审计业务部门负责；审计案卷的接收由机关档案管理部门负责。做到谁审计谁立卷，审结卷成，定期归档。

第四条审计文件材料立卷的原则

（一）归入审计案卷的文件材料必须是审计监督项目或审计调查项目实施过程中形成的专门性业务文件材料。

（二）审计文件材料的组合要遵循其形成规律和特点，保持内在的历史联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（三）审计文件材料的排列要符合规范化要求，一般应分为“结论性文件材料”、“证明性文件材料”、“立项性文件材料”三个单元。

第五条审计文件材料立卷的基本要求

（一）为确保审计档案中文件材料的合法、有用、有效，在案卷内容上，要做到“完整”与“精炼”。

“完整”是指每一审结的审计项目和完成的调查项目案卷要收集齐全；每一项目所产生的审计文件材料要收集齐全；每一案卷内重要文件的各次稿本要收集齐全。

“精炼”是指在立卷时要严格按照审计文件材料的保存价值决定取舍。审计文件材料与行政文件材料一般不得混合立卷或重复立卷。未经核实的或与审计事项无关的文件材料，不重要的文件修改稿不得归入审计案卷。

（二）为便于审计档案的安全保管和提供利用，要做到案卷封面整洁、书写规范，文件整齐有序、组装严密。

第六条审计文件材料的收集范围

凡记录和反映审计机关在履行审计监督或审计调查任务中直接形成的文件、笔录、证据。电报、信函的原件或复制件，照片、声像磁带、电脑软盘、光盘，以及与项目有关的其他文件材料，均属审计档案的收集范围。

（一）审计机关在执行审计监督和审计调查任务中，根据《审计法》、《审计法实施条例》和《中国审计规范》制作和使用的各种审计公文。

（二）审计实施类文书。审计组在审计实施过程中，取得和制作的有关评价、证实、处理问题的审计作业文书。包括原始审计工作底稿、分项目审计工作底稿、汇总审计工作底稿、审计证据、审计取证材料清单、法规依据、审计报告等。

（三）审计项目管理文件。审计机关和审计组在管理具体审计项目过程中，进行立项审批，编制审计方案，审定、复核审计报告、审计意见书和审计决定，了解审计意见采纳情况，监督审计决定执行情况所产生的各种文件和记录。

（四）审计项目往来文件。审计过程中与上级审计机关、本级政府、各有关部门、单位之间有关审计项目的请示、报告、问函、批复、批示、复函等。

（五）与审计项目有关的各种举报材料。

（六）其他有关文件。

第七条不归入审计档案的文件

（一）与具体审计项目无关的行政文书和审计综合管理性文件。

（二）未用作审计依据，或未经核实的证明性文件材料。

（三）审计所依据的法规、政策文件中无关的条款及其他参考材料。

（四）未经领导审签的文电草稿。

（五）其他不应归入审计档案的文件材料。

第八条审计文件材料的组卷方法

（一）审计文件材料的组合采用按职能分类，按项目立卷，按单元排列的基本方法。一个审计项目可立一个卷或几个卷，多卷项目在分卷时应防止割断卷内文件材料的联系性。一般情况下，不得把几个审计项目的文件材料合并为一个卷。

（二）跨的审计项目，在项目审计终结的立卷。

（三）行业审计项目的综合报告与子项目的审计结果报告合并立卷，各子项目的审计文件材料另行立卷。

（四）定期审计项目的总体审计方案与综、审计报告单独立卷，对定期审计范围内各被审计单位进行审计形成的文件材料另行立卷。

（五）建设项目预算、概算执行情况，决算、项目竣工决算和开、复工前审计均以项目为单位立卷。

（六）经济责任审计、期满审计或离任审计以项目为单位立卷。

（七）审计行政复议项目，由受理复议的审计机关按项目立卷。原审计机关收到的复议文件材料，可在审计案卷中设“第四单元”存入。审计行政应诉项目，由应诉审计机关单独立卷。

（八）专项审计调查项目，按项目立卷。

第九条审计案卷内文件材料的排列规则

（一）项目审计产生的文件材料，一般应按三个单元作如下排列：

1．第一单元结论性文件材料逆审计程序并结合文件材料的重要程度排列：

（1）通报或公布审计结果的文件；

（2）审计工作报告或审计结果报告、综合审计报告，以及上级机关、有关领导对上述报告的批示；

（3）审计决定与检查审计决定执行情况的文件；

（4）采取审计行政强制措施的文件；

（5）审计建议书、移送处理函；

（6）审计意见书与审计意见采纳情况的文件；

（7）审计报告、审计报告征求意见书，被审计单位对审计报告的书面意见及审计组的书面说明；

（8）审定审计报告的会议纪要或记录摘要；

（9）举行审计听证会的文件材料；

（10）审计复核文件（亦可置于针对文件之后）。2.第二单元证明性文件材料按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序进行排列：

（l）汇总审计工作底稿；

（2）审计取证材料清单；

（3）分项目审计工作底稿；

（4）原始审计工作底稿；

（5）审计证据；

（6）审计所依据的法规目录或摘要。’

3．第三单元立项性文件材料按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列：

（1）上级机关及有关部门的指令性文件或授权审计通知书；

（2）与审计项目有关的举报材料；

（3）审计方案及编制审计方案所形成的文件材料；

（4）审计通知书；

（5）审计文书送达回证（亦可置于针对文件之后）。

三个单元内未列入的其他文件（如审计行政复议文书、审计应诉法律文书等），可增设第四单元存入案卷；也可单独立卷。

（二）各单元内每份或每组文件材料之间的排列规则是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改稿在后；批复在前，请示在后；批示在前，报告在后；重要文件在前，次要文件在后；汇总性文件在前，原始性文件在后。

第十条审计文件材料的立卷程序

（一）审计方案经批准后，审计组应确定本项目立卷责任人，并提出明确要求。立卷责任人应备置专门卷夹，做好立卷准备工作。

（二）项目审计实施开始后，立卷责任人要随着审计程度各个环节的完成，及时收集本审计项目的文件材料，并认真检查每一份文件材料的内容、格式是否完整、合规，手续是否完备，字迹是否清晰。

（三）项目审计终结以后，立卷责任人要对本审计项目的全部文件材料进行系统的整理，进一步做好文件材料的鉴别和筛选工作，并按照本规程第九条的有关规定进行排列。

（四）整理审计案卷如遇有个别审计文件材料与行政文件或审计综合管理文件在内容上相互交*，难以划分时，应在保证审计档案完整的前提下确定取舍。必要时，可在审计档案和行政文书档案中“同时立卷”。

（五）对立卷责任人整理出的项目审计文件材料，由审计组长或相关业务部门负责人进行检查，发现不符合要求之处，应责成立卷责任人进行补救。

（六）检查合格后，按以下规定做好审计案卷的编目工作：

1．编写页号：

在有文字的每页文件材料的正面右上角、背面左上角，用铅笔书写阿拉伯数字；文件材料背面是空白的，不编写页号。

2．编写卷内文件目录：

（1）顺序号每份文件材料为一号。证明性文件材料，每一分项目（包括证实一项问题的所有审计证据和审计记录）为一号。按文件材料的排列次序逐一填写。

（2）文件字号按文件材料制发单位所确定的文件字号填写，没有文件字号的不填写。

（3）责任者结论性和立项性文件，填写文件的署名单位名称，未署名的应加以判定；证明性材料，填写文件材料的收集者和制作者（即审计组）。

（4）题名应照实填入。无标题或标题不明确的，应根据文件内容自拟标题，并用“【】”注明。

（5）日期填写文件材料的成文日期，可省略“年”、“月”、“日”字，在年、月的数字后加“．”号，一组证明材料的日期，可采用“1997．1．11－2．18”的省略写法。文件材料上无日期的，应准确判定后再行填写。

（6）页号填写本份文件材料所在之页的编号。

3．填制备考表：

（1）本卷情况说明应写明本项目审计文件材料有无缺损、修改、补充、移出、销毁，以及本卷与其它卷的关联等情况。由填写人签名，并标注说明日期。

（2）立卷人由立卷责任人签名并标注立卷日期。

（3）检查人由审计组组长或相关业务部门负责人在检查质量后签名并标注检查日期。

4．书写案卷封面：

（1）全宗名称填写（或印制）立档单位全称或通用简称。

（2）案卷分类名称根据机关档案分类方案，填写审计项目承办部门名称，或审计项目类别名称。

（3）审计案卷题名于“审计档案”四字下的空白处取中书写。书写格式为“立档单位+对（介词）+被审计单位名称+项目审计的时间范围+项目审计种类名称”。

（4）审计时间填写从发出审计通知书至做出审计意见书和审计决定的起止时间。

（5）审计组负责人填写审计通知书上规定的审计组组长姓名。

（6）本项目共卷（第卷）填写本审计项目所立案卷的总数以及本卷是其中的第几卷。只有一卷的，括号内不填数。

（7）自年月至年月填写本审计案卷卷内审计文件材料最早形成日期（不包括引用法规原件的日期）和最晚形成日期。

（8）本卷共件页填写卷内目录表中顺序号的最后一号和页号的最后一号。

（9）保管期限按《审计档案保管期限表》的规定划注。

（10）归档号填写《审计案卷立卷类目》中的文书处理号。

（七）审计案卷的装订

1．审计案卷的装具，可根据实际需要采用硬卷皮（规格为长300mm、宽220mm，用250克牛皮纸制作）或软卷皮（规格为297mm ×210mm或260mm×185mm）。使用软卷皮装订案卷，应当将若干簿卷装入卷盒，并在卷盒脊背上注明所装审计案卷的起止号。

2．装订审计案卷必须做到：

（1）拆除文件材料上的金属物；

（2）对破损、褪色的文件材料，要进行修复或复制；

（3）文件材料装订部分不足25mm，或其间有字的，要贴纸加宽后再装订；

（4）文件材料纸面小的，要粘贴或托裱在标准的16开纸上再装订；

（5）文件材料字迹模糊难以辨认的，应附抄件并加以说明：

（6）外文材料应附有中文译本；

（7）每卷装订的文件材料，一般不得超过200页，超出的应按文件材料的阶段性适当分卷；

（8）文件材料装订时应在右边和下边取齐；

（9）装订要牢固、整齐、美观，不丢页、不错页、不订反、不损坏文件、不妨碍使用。

（八）审计证物的处理

1．与审计案卷相关的证物，凡能入卷保存的均应装入卷盒或卷皮所附的物品袋内。除在袋上注明证物名称、形状、数量、特征、来源外，并应列入卷内目录，以便查对和利用。

2．不能入卷保存的相关证物，应另行包装，并在包装上注明相应的审计案卷题名、案卷号、证物收集日期、品名、数量、来源等。包装后的证物可与审计案卷存放一处。

3．不宜保存的证物，应及时拍成照片存入审计案卷内。

4．与审计案卷相关的声像磁带、电脑软盘、光盘，应按件登记其内容、时间、作者及相应的审计案卷题名、案卷号，另行存放，并应在相应审计案卷的“备考表”中注明。

第十一条审计案卷的密级和保密期限，按卷内文件的最高密级和最长保密期限确定，并按规定做出标志。

第十二条审计文件材料的归档

（一）审计业务部门应以项目审计案卷为单位归档。无特殊情况，不得向档案部门移交单份审计文件材料。

（二）对准备归档的审计案卷，由相关审计业务部门在事先逐卷检查合格的基础上，登记造册，填写“审计档案移交清册”（一式两份），由机关档案人员逐卷清点验收。移交人和接收人在清册上签字盖章。

（三）审计案卷的归档时间不得迟于该审计项目结束后次年六月底之前。

（四）审计案卷归档后，对于不存入审计案卷但尚有参考价值的文件材料，可由业务部门自行保存和使用；确无价值的文件材料可经业务部门负责人审查后销毁。

第十三条本作业规程由审计署办公厅负责解释与修改。

电子文件归档问题探析篇7

一、电子文件归档工作的基本要求

1. 电子文件是借助于电子计算机生成、传输和处

理的, 以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统存取并可在网上传输的文件。与纸质文件比较, 电子文件有以下几个特点:电子文件需要借助于现代化办公设备才能阅读利用;电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;电子文件的利用是可共享的, 不受时间和距离的影响;电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同, 对保管场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、防磁性的要求很高。

2. 电子文件的归档是将电子文件整理确定其档案

属性后, 从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可脱机的存储载体上, 以便长期保存的过程。不同环境条件产生的电子文件, 其归档的方法也不同, 如果是电子计算机网络系统, 按要求转数据库或记有归档的标识即完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件, 其归档就必须做一些辅助和认证工作, 并要与相关纸质文件结合归档。

电子文件一经归档即转化成为电子档案, 归档则是电子文件转化成为电子档案的关键环节。这一环节工作的质量优劣, 将直接影响到整个电子档案管理工作的水平。各级档案管理部门必须采取有效措施, 切实做好电子文件的归档工作。

二、电子文件归档工作的主要内容

科学有效地开展电子文件归档工作, 其工作着眼点要高, 实施立足点要实。在规划电子文件归档工作时, 应密切结合本单位办公自动化与信息管理工作的实际, 从保证工作质量的大局出发, 顺应电子文件归档工作的规律, 摸清电子信息产生的源头, 促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序, 建立切实可行的电子文件归档制度。

1. 确定电子文件的归档范围。

主要包括文字材料、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等。如单位重大活动和事件所形成的通知、方案、报告、会议纪要和总结性材料;单位内各个业务部门的年度计划、总结、发展规划、年度报告 (年鉴) 、精神文明单位的申报材料;科研成果提交最终研究报告;单位与其他部门在工作中形成的请示、报告、通知等行政公文和工作简报;单位和部门需要长期保存的文件材料等。

2. 明确电子文件的归档时间。

有年度归档、阶段归档, 可视具体情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件、存贮介质的质量、寿命等问题, 归档时间一般以不超过2～3个月为宜。与此同时, 要科学规定电子文件的应归档份数。必要时, 需将应归档的电子文件拷贝至耐久性好的载体上, 采取一式三套保存的方式:即一套封存保管, 一套提供利用, 一套异地保管, 以提高归档电子文件的安全性和可靠性, 保障后续利用活动的开展。

3. 制订电子文件的归档要求。

归档的电子文件应具有原始性、真实性、完整性。归档的电子文件必须是有效的、可读取的, 并且是相关电子文件的最终版本;对于标有发文字号的公文和简报, 由单位综合办公部门归档;尚未标明发文字号的电子文件材料, 由电子文件的形成部门负责及时通过OA网络归档至机关综合档案部门;重大活动或工作任务形成的成套文件材料, 由相关职能部门兼职档案员或有关人员在活动结束的两个月时间内, 将其转化为光盘或软磁盘、连同纸质文件一并交机关综合档案部门归档保存。

4. 选择适宜的电子文件归档方法。

一是将最终版本的电子文件直接存入光盘或软磁盘载体介质上;二是采用数据压缩工具对电子文件进行压缩, 然后刻入光盘或软磁盘介质上;三是将要归档的电子文件在网上进行备份操作, 然后将归档的电子文件存放在光盘或软磁盘介质上。归档的电子文件格式尽可能使用国家的通用标准, 电子文件在归档后还应进行一致性的测试检验。

三、加强电子文件归档的几点措施

与纸质文件相比, 在开展电子文件归档工作的初期会产生一定的困难。由于大多数电子文件形成者电子文件归档的意识比较淡漠, 很容易忽视对其的归档, 对于档案工作人员来说, 电子文件归档也不像从事纸质文件归档那样轻车熟路, 需要一个熟悉和掌握的过程;更主要的是电子文件本身所具有的特性, 决定了它将给归档工作带来诸多新的问题, 如电子文件对系统的依赖性、信息易改性、非人工识读性、载体的不稳定性、载体与信息的不可分离性、信息储存的安全性、电子文件原件与复印件的区分等问题。因此, 进一步加强电子文件归档工作要做好几下几点:

1. 利用各种形式, 加大电子档案工作的宣传力度。

加快完成由传统管理模式向现代管理模式的转变, 由传统管理理念向现代管理理念的转变, 增强对电子文件的归档意识, 认清电子文件的特点及工作中出现的问题, 积极采取有效措施, 确保归档材料与数据的安全。

2. 采取技术处理手段, 将归档的电子文件改成“只

读性”文件, 从而识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的可靠性。同时, 还要根据自身的实际情况, 结合归档工作需要, 不断补充与完善电子文件归档的工作程序、内容和要求, 确保归档的电子文件的真实性、完整性、有效性。

3. 不断提高电子文件管理人员的素质。

电子文件归档管理问题探讨篇8

【关键词】电子文件管理探讨

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01—0340-02

一、海东电子文件归档与管理发展的现状与存在问题

国家档案局2006年进行的调查显示，已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统，产生各类电子文件近2亿件。此番最新调查结果表明，我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7%，其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在；有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50%以上（包括50%）。48%受访机构认为未来5年，50%以上的文件将仅以电子文件的形成存在。在已经开始接收电子文件进馆的档案馆中，有52.9%的档案馆预测未来5年接收进馆的电子文件数量将成倍增加。由此不难预见，在不久的将来，电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式。电子文件将成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命。海东地区：上世纪90年代以来，办公自动化发展非常之快，给电子文件的管理带来了前所未有的压力。据国家档案局报告：2006年调查，中央和国家机关、中央企业有80%的单位采用了办公自动化或电子政务系统，共产生各类电子文件近2亿份，文件格式有数十种，操作系统、自行开发的应用系统也有几十种；电子文件50%由档案部门管理，其余的由信息技术部门、文件管理部门、业务部门或者几个部门共同管理。

由于海东地区信息化建设起步较晚，关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段。虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究，并取得了一定的成果。但与实际管理需求看，电子文件管理远未达到理想的目标。电子文件管理中存在着很多亟待解决的问题。

（一）电子文件归档方法的不恰当，直接危及文件信息资源的有效收集

长期以来，机构内的档案部门和各级各类档案机构共同肩负着收集和保管具有保存价值的电子文件的职责，它们通过接收归档和移交的方式，将属于归档范围之内的电子文件集中到档案部门统一管理。

在归档方法上，由于尚未出台电子文件保管期限表，大多数机构仍按照纸质文件保管期限表执行；电子文件的归档流程要么只是沿用纸质文件的定期集中移交，要么就是简单的系统自动转存。缺少适用的电子文件归档规则和科学的方法、流程很难在集中归档的状态下保证归档电子文件材料的完整，所以，各机构电子文件归档的有效性很难认定。

在归档范围上，大部分档案机构只关注电子公务文书的归档，25.6%的机构只接收党政文件（公文）和部分业务文件；而剩下74.4%的机构由于电子文件管理系统不完善，无法接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等，导致这些最能够反映机构业务职能的电子文件长期分散保管在业务部门或者信息部门。这些统计数据意味着这些机构的电子文件很难及时、准确和完整的收集到档案部门的手中，难以实现有效地集中统一管理，导致大部分机构将面临电子文件严重失存的风险。

（二）电子文件管理理念的不正确，直接影响文件信息资源的质量

电子文件管理的目标就是保证电子文件的质量，即电子文件的真实、可靠、完整、可用和安全。真实性是其首要目标。在尚未明确电子文件地位或者缺少保证真实性措施的情况下，很多机构在电子文件管理问题上存在着严重的盲目性，这种盲目性缘于其缺乏对电子文件管理重要性的认知以及科学的电子文件管理理念。

（三）电子文件管理方法的不科学，直接威胁文件信息资源的长期留存

长期保管具有凭证价值的电子文件，使其具有持续的可读性和可用性是档案部门的根本职责所在。电子文件的特点决定了其长期保管目标不仅取决于后端的档案管理部分，还受到前端文件形成、流转、移交过程中各项工作的影响，因此，电子文件管理强调全程管理和前端控制。

从前端看，关乎电子文件长期保管的一个重要因素是元数据问题。元数据的主要功能之一就是为电子文件的真实性和长期保管提供必要的背景信息。因此，从这个角度说，电子文件的管理是基于元数据的管理。缺少元数据，在某种程度上就意味着电子文件管理是无效的。其结果必将导致电子文件真实性、完整性的认定以及长期可读性无法保证，自然也就无法满足电子文件管理的需要。

从后端看，我国电子文件管理尚未与国际接轨，标准化程度较低。保证电子文件的长期可读性应该是档案馆的重要任务，大部分机构仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上。更令人触目惊心的是，31%的档案馆未采取任何措施以保证电子文件的可读性，足见电子文件长期可读性存在的隐患有多大。

（四）电子文件管理制度的不健全，直接损害文件信息资源的整合与利用

归档移交，是电子文件资源整合和利用的前提，没有真实、完整、充足的电子文件信息通过规范的程序进入档案馆，电子文件的利用就是无源之水。目前档案馆不但在接收、管理和利用制度上存在着明显的缺失，而且在接收和利用的方法途径上也难以符合电子文件的特点和需求。

长期保管，是电子文件利用的保障。如果电子文件无法读取，那么利用也就无从谈起。档案馆在长期保管方面存在的很多问题和风险，势必将影响到电子文件资源未来的整合和深度开发利用。

（五）电子文件管理系统功能的不完善，直接影响文件信息资源的管理水平

电子文件管理系统是管理电子文件的主要工具。电子文件管理系统根据使用主体的不同，分为文件形成机构的电子文件管理系统和档案机构的电子文件管理系统。但由于我国尚未出台电子文件管理系统功能需求标准，对电子文件管理系统的建设科学的指导，因此，现存系统（或模块）在功能上差异较大。

由此可以得出，电子文件管理系统的发展呈现不统一、不平衡和不完善的状态，大部分只是充当简单的接收、发布平台，并不是真正意义上的电子文件管理系统。同时，由于缺乏统一的建设标准，电子文件管理系统的建设整体上处于低水平的重复建设，不但耗费大量的人力物力和财力，而且为日后电子文件的有效管理和共享带来了严重的风险隐患。

二、加强电子文件归档管理的对策

多年来工作实践使本人对电子文档管理有了初步认识：

（一）转变观念，加深对电子文件归档工作重要性的认识。目前在各个机关档案管理中，电子文件归档是一个新事物，但是，它毕竟已经显示出了现有档案无法比拟的优势且与办公室信息化建设密切相关，所以应在以实物文件归档的基础上，积极探索电子文档管理的有效途径，保证电子文件的归档质量。

（二）注重电子文件的日常管理，为实现规范化管理奠定基础。一方面是电子文件形成过程中的管理，按照国家行政公文处理细则的要求，起草、修改、审核、签发、打印、分发各类公文。要注意按照行文的要求，选择好文种、拟好标题、标明密级和时限、发送范围等电子文件背景材料，以备后查。另一方面是电子文件的归档。应该坚持按时归档集中管理的原则。归档电子文件要进行多份备存，以便于归档保存和对外提供利用。

（三）制订电子文件管理标准。目前办公过程中形成的各类文档大多是按照个人使用习惯存放在个人微机或其它储存介质中，不便于电子文档的统一和规范管理。需有一个完善的工作标准来规范电子文档管理，如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等。这是实现电子文档规范化管理的重要突破口。

（四）坚持电子文件和纸质文件同时归档。在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。

加强电子文档的规范化管理是加快办公自动化建设的重要基础性工作，需要我们不断总结实践工作的基础上，形成适合办公自动化发展特点的电子文档和实物文档管理规范和标准，共同推动档案管理工作效率和质量水平的提高。

参考文献

[1]《CAD电子档案管理实务》赵卫国等编著

[2]《电子文件归档与电子档案管理概论》国家档案局编著

[3]《北京档案》2002年第11期

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