归档工作（推荐11篇）
各部门、车间：
为了做好2012年资料归档工作，确保公司文件、资料的完整性，便为查阅利用，严防毁损、散失和泄密；请各部门主管及本岗位负责人按照《档案的整理与归档工作规范》的收集范围和要求收集、分类、整理本部门及本岗位2012归档材料保管工作，维护文件、材料的完整和安全。希各部门、车间将整理好的归档材料于2012年12月10之前上交人事部，公司行政部将检查、登记各部门、车间收集、整理、材料归档情况。各部门、车间请按照以下要求做好归档工作：
一、归档材料内容：
凡是在各部门、车间工作中直接形成的具有保存价值的文件和具有查考利用的各类资料、原始计录、数据、图表以及与本公司生产经营活动相关联的材料、文件、报表等都要齐全完整地收集、分类、整理、归档、保管，均属归档文件。特别要注意收集对公司的历史、经营、发展具有参考、凭证作用的原始材料，如规章制度、统计报表（包括各种上报数据）或以公司名义参加签订的合同、协议等。不属归档范围的文件材料按归档要求整理成卷，留存本部门、车间资料室备查。
二、归档时间：
2012年12月1日—2012年12月10日
三、归档材料：
财务部：会计凭证、会计账薄和财务报告等会计核算专业材料是记录和反应公司经济业务的重要史料和证据，具体包括：
1、会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证和其它会计凭证。
2、会计帐薄类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产资料、辅助帐薄和其它会计帐薄。
3、财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其它财务报告，如《部门财务预算》草稿。
4、其它类：银行存款余额调节表、银行对帐单，其它应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册和会计档案销毁清册。
销售部：
1、客户资料：包括客户登记表、客户身份证复印件、有效签单人员名单、电话、客户背景。
2、与客户签订的合同、协议、销售订单、客户档案、资料情况。
3、客户的欠款、还款情况（签单客户）。
4、客户投诉（客户投诉记录）、折价情况。
5、促销方案，内部人员销售记录，生产部：
1、设备清单
2、《月度生产计划表》、《生产制造指令单》、《生产日报表》
《调度单》、《物料申购单》、《生产流程表》、《验收报告》
《产品质量标准》、《产品工艺标准》《员工计件、记时日报表》。
《提成报告》、《退货报告》
仓储部：
《成品出、入库单》、《客户档案》、《客户投诉记录》
《采购收货入库清单》、《销售退货入库清单》、《验收单》
《借、领用退货入库单》、《盘存报告表》《仓库台帐》
半成品：
《送货、来料验收单》、《材料入库日、月报表》、《领、退 料单》
《来料收、发月报表 》、《原材料库存月报表》、《废料处理报告》
《调拨表》、《材料出、入存库明细表》、《收、发、存汇总表》
《入库、出库》登记记录、《盘存报告表》、《仓库台帐》
《退货处理意见书》、《来料验收报告》
附注：从2012年12月1日起，每个月1号--------10号为公司文件、资料归档期限，希各部门、车间安排好自己的工作和时间，请遵照。
特此通知
办
公室
干部疗养档案是医务人员在为疗养人员进行综合保健和治疗疾病过程中形成文字资料的载体。干部疗养档案的形成有其自身的特点, 干部疗养档案的归档工作也不同于其他文件资料的归档工作, 是干部疗养院档案管理的起点和基础, 是积累干部疗养档案和丰富疗养信息资源的主要手段。在多年的干部疗养档案管理实践中, 笔者认识到:只有根据干部疗养档案归档工作的规律和特点, 完善归档制度, 规范归档流程, 实行科学分工, 才能提高干部疗养档案质量, 确保齐全完整, 从而实现干部疗养档案归档工作由被动归档向主动归档转化、由粗放式归档向标准式归档转化、由零散归档向系统归档转化。
一、明确归档意义, 提高归档意识
目前, 干部疗养档案归档工作得不到应有的重视,
是干部疗养院档案管理中比较突出的问题。客观上, 由于疗养班次周期短、人员多, 保健医生书写病历工作量大且时间少, 使得一些病历常常滞留在医生手中不能及时归档;主观上, 由于疗养人员表现的多是亚健康或慢性病等非急诊急救病例, 使得个别医生思想上不重视干部疗养档案归档工作, 甚至认为不需要归档。为了解决这些问题, 必须对所有涉及归档工作的人员进行思想教育, 提高其对归档工作重要意义的认识。首先, 让工作人员充分认识归档工作的重要性。归档工作是档案管理的起点和基础, 没有归档工作, 档案管理的其他工作就无从谈起。其次, 让工作人员充分认识归档不规范、未按时归档或归档不完整的危害性。一是病历在医生手中时间过长, 易发生遗忘丢失现象。丢失的数据资料很难弥补, 将给单位造成损失。二是影响报表及统计工作及时准确地完成。再次, 让工作人员充分认识归档工作的严肃性。应把干部疗养档案归档工作作为一项重要的制度, 要求相关部门及人员必须严格执行。
二、明确归档部门, 实行科学分工
所谓明确归档部门, 就是要确定归档工作放在哪个科室进行, 由哪些人具体负责归档工作。干部疗养档案由医疗体检资料、综合保健资料及康复治疗的病历资料等内容组成。在进入档案室之前, 称作保健资料或病历资料。由于这些资料的形成涉及医生办、护士办、检验科、治疗部、医务科等多个部门, 为了避免重复归档和遗漏重要资料, 要确定各部门的归档范围, 实行科学的归档分工。在干部疗养资料形成过程中, 保健医生起着统领的作用, 因此, 档案归档一般确定由医生办总负责。具体到每份疗养干部资料, 要由具体经治的保健医生负责整理归档。护士办、检验科和治疗部要把涉及本科室的内容整理后交给医生办。同时, 院里要委派医务科的病历质控人员和档案室工作人员深入医生办负责监督、检查和指导。档案归档完成后, 再统一向档案室移交。
三、明确归档标准, 确保规范操作
干部疗养档案要按照国家卫生部制定的患者病案有关标准进行归档。其一, 要严格执行病案首页书写规范要求。病案首页书写不规范或不全的不能归档。首页登记的基本状况包括疗养人员的姓名、性别、年龄、职业、文化程度、民族、身高、体重、身份证号码、住址、邮编、病史、既往史、个人社会生活史、家族史、职业史、心理史、疗养史。其二, 要严格执行病历纸张的规范要求。所用纸张必须是国际标准的A4大小规格为70g的纸张。非标准纸张不利于扫描和复印。其三, 要严格执行报告单粘贴的规范要求。粘贴的位置、方法、顺序以及用品都要符合规定。如要求在空格内粘贴不能出格, 也不能紧靠里面粘贴, 以避免装订后覆盖住报告单内容。心电图、B超单等必须放在检验报告单的前面。其四, 要严格执行装订的规范要求。一是按照规定的顺序排列, 即住院病案首页、疗养计划、住院记录、专科检验单、病程记录、特殊治疗记录、会诊记录、出院记录。二是装订必须整齐。三是用统一的订书钉装订。
四、明确归档范围, 确保齐全完整
疗养人员入院疗养, 在疗养过程中形成的所有文字记录都属于归档的范围。一是体检的信息资料, 包括心电图报告单、血液报告单、肾功能报告单、蛋白测定报告单、尿常规报告单、凝血四项报告单等。二是医护人员记录单, 包括长期医嘱记录单、长期医嘱执行记录单、一般护理记录单、体温记录单、体格检查记录单等。三是疗养检测表, 包括高级脑机能检测表、徒手肌力检测表、颈椎检测表、腰椎检测表、亚健康检测表等。四是疗养项目记录表, 包括推拿记录表、针灸记录表、理疗记录表、熏洗记录表、蜡疗记录表、高压氧记录表、智能游戏记录表、运动训练记录表等。五是指导预防资料, 包括如何预防高血压糖尿病、如何控制体重、如何养成良好的饮食习惯、如何戒烟限酒、如何改善起居环境、如何运动健身、如何防癌抗癌等。
五、明确归档流程, 确保归档效率
干部疗养档案的归档流程具体分为以下五个步骤。第一步是汇集资料。由于病历资料的形成涉及医生办、护士办、检验科、治疗部、医务科等多个部门, 要求各部门在规定的时间内, 把各自病历资料统一交到医生办。第二步是经治医生整理。在干部疗养期间, 每个干部都要有两名保健医生作为经治医生, 负责其医疗保健工作。第三步是集中查对。为保证归档资料完整准确, 对经过医生整理的病历资料, 必须进行认真系统的查对。查对工作在医生办进行, 采取交换查对的方式。第四步是装订。第五步是移交。由医生办向档案室集中批量移交归档档案。要求填写《干部疗养档案移交登记表》, 登记表要详细记录移交档案的名称、编号、数量、接收日期等内容, 移交人和接收人要在登记表上签字。
关键词：电子文件 归档工 档案
0 引言
所谓电子文件，是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。与纸质文件相比较，电子文件归档是一次更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪。因此，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度，注意电子文件归档工作与传统档案工作的区别与联系，并提出今后积极推动电子文件归档工作的对策措施。
1 电子文件归档方式的选择至关重要
实践证明，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失，需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。
1.1 借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统，将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。
1.2 选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。
2 电子文件归档工作与传统档案工作之比较
2.1 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括文件的读取软件甚至操作系统。
2.2 传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合，打乱或破坏文件的本来顺序。
2.3 由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要。但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
2.4 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
3 积极推动电子文件归档工作的对策
3.1 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
3.2 解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要长期进行复制，以防止信息损失。
3.3 使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。
3.4 档案工作者知识结构的变革迫在眉睫。档案工作者要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案工作者拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案工作者知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。
参考文献：
[1]国际档案理事会主席王刚同志在《第十四届国际档案大会开幕式上的致词》.《中国档案报》2000年第547期.
[2]杨公之主编《档案信息化建设导论》.中国档案出版社2001年版.
[3]吴宝康主编《档案学概论》.中国人民大学出版社.1988年版第40、41页.
[4]查启林.《档案“原始记录性”质疑》.《图书情报知识》1994年第2期.
[5]刘建平《从信息和信息科学看档案》，《山西档案》1996年第1期.
一般部门按照第一部分分类对依法治县相关资料进行归档，29项重点工作牵头单位按照第二部分归档完成后，剩余资料按照第一部分分类归档。
第一部分
一、组织保障
1.成立依法治理领导小组，专门的人员负责日常的事务处理，领导小组定期召开会议研究部署依法治理工作（以文件和会议记录体现）
2.年度依法治理工作规划和实施细则（以文件体现）3.依法治理相关工作经费（以工作经费单据体现）
二、依法执政
1.落实党务公开，定期更新党务公开专栏公示内容（以照片和纸质公示内容体现）
2.依法管理、依法决策及干部职工学法用法情况（以文件和学法笔记体现）
3.领导干部带头依法办事制度、规范性文件备案审查制度和法律咨询制度（以文件、决策记录、法律顾问合同聘书体现）
三、依法行政
1.落实政务公开，定期更新政务公开专栏公示内容（以照片和纸质公示内容体现）
2.行政执法案卷评查（以相关卷宗等资料体现）3.行政示范创建（以申报材料体现）
四、公正司法
1.实行司法责任制、执法公示制、评议考核制和错案纠错制等（以文件和图片资料体现）
2.审（检）务公开情况，各类案件无违法过错情况（以制度及工作总结体现）
3.预防打击职务犯罪和加强对政法工作的法律监督（以相关文件、工作开展资料及总结体现）
五、社会法治
1.完善社区治理体制，健全源头治理机制（以会议记录、实施方案、工作卷宗等资料体现）
2.建立群众诉求表达、利益协调沟通机制（以会议记录、个案卷宗、制度文件等体现）
3.强化法律服务人员教育培训、建立法律顾问制度（以实施方案、培训记录、培训图片、工作总结等资料体现）
六、学法用法
1.建设依法治理宣传教育阵地，打造示范特色亮点（以具体实施方案、汇报交流材料等体现）
2.“法律九进”工作开展情况（以工作实施方案、图片、总结、简报等体现）3.加强领导干部及一般工作人员学法用法培训（以学法计划、法治培训记录及学法笔记、学法心得体会等资料体现）4.法治宣传队伍建设（以经费单据、活动图片、宣传资料、工作简报等体现）
5.组织学法考试（以干部职工参加各类行政执法考试的试卷、名册、成绩等体现）
七、监督问责
1.建立法律监督、行政监督、群众监督、舆论监督、民主监督及党内监督等机制（以文件体现）
2.人大、纪检、监察、审计等部门监督检查（以相关文件和资料体现）
八.工作成效
1.依法治县工作取得的成效（以各类荣誉奖励证书、奖章和上级领导肯定体现）
第二部分
政法委
一、执法司法人员法治培训 1.法院人员法治能力培训 2.检察院人员法治能力培训 3.司法助理员法治能力培训 4.行政执法人员能力培训
二、法律顾问制度 1.县委法律顾问制度 2.县政府法律顾问工作机制 3.企业法律顾问业务 4.村（社区）法律顾问制度
三、司法公开
1.司法公开三大平台建设 2.人民陪审员“倍增计划” 3.检务公开工作 4.人民监督员制度
四、司法公正机制 1.行政执法与刑事司法衔接 2.司法廉洁制度 3.司法救助与法律援助
4.与人大代表、政协委员的联络制度 5.当事人权利义务告知
五、依法治理重点区域矛盾纠纷 1.社会治安问题突出地区综合整治 2.依法化解矛盾纠纷 宣传部
一、领导干部带头学法制度 1.《领导干部学法用法实施意见》 2.党委中心组法治专题学习
3.中心组成员学法用法年度述职制度 4.党委常委会议学法制度 5.政府常务会议学法制度 6.领导干部法律知识培训制度 7.公务员法律知识培训测试制度 8.公职人员学法用法考核制度 9.公职人员依法履职情况考核制度
二、治理网络环境 1.规范网站备案登记工作
2.属地网站基础管理和信息传播秩序
3.《关于构建大网络大舆情全媒体工作格局的意见》 4.经营互联网业务和信息接入服务的管理 5.“扫黄打非”网络专项活动 6.网吧监管
7.网络文化市场联合执法长效工作机制和网络舆情监督、应急处置机制 8.打击涉网违法犯罪 司法局
1.法治宣传教育活动 2.“法律七进”活动 3.普法宣传载体 4.法治文化阵地建设 5.普法队伍建设 组织部
1.法治教育培训
2.干部依法依规办事制度 3.干部监督管理制度 政府办
一、政府依法决策制度
1.行政决策程序、依法决策制度机制 2.政府常务会定期学法制度
二、行政审批制度 1.清理行政审批事项 2.强化保留的行政审批事项
三、公共资源服务平台
1.现有的政务服务的公共资源交易服务平台 2.健全公共资源交易中心 3.完善制度规范交易行为 4.电子化信息化平台建设
四、行政权力依法规范公开运行
1.贯彻落实依法规范公开运行的相关管理办法 2.依法公开权力清单和运行流程 3.“一目录、一厅、二平台”建设
五、规范行政执法行为 1.行政执法争议协调机制 2.行政执法监督和行政执法水平
六、行政执法自由裁量权
1.《安岳县行政执法自由裁量权规定》 2.行政执法自由裁量权的形式程序 3.行政执法自由裁量权的运行过程
七、健全社会征信体系建设 1政府信用建设 2.企业信用建设 3.社会信用建设 4.司法信用建设 5.个人信用建设 检察院 1.检务公开
2.涉法涉检信访工作机制
3.案件管理、综合管理、绩效管理相统一的检查管理系统 4.案件管理与检务督查相衔接的工作机制 群工部
一、依法治理重点领域矛盾纠纷和信访突出问题 1.农村土地征用和城镇房屋征收问题 2.国有企业改制问题 3.涉法涉诉问题
4.企业军转干部和复员退伍军人问题 5.劳动和社会保障问题 6.环境保护问题 7.非法集资问题 8.水库移民问题
二、依法规范信访秩序 1.依法信访宣传力度
各班主任：
一、将教室电教器材使用记载和日志分学期装订，做出每学期结束的教室电教器材使用情况统计附在后面。
二、将教室电教器材使用记载和日志记录到9月30日
各任课教师：
一、做出自己所带课程利用光盘教学的教案，每门课四课时，排版时注意语文控制在三页内，数学控制在两页内。（一定要注意授课过程要涉及到利用光盘教学的内容。）
二、做出精选教案整理记录。
信息技术教师：（樊仲生、李静、李元梅、赵裕堂）
一、整理微机室使用记载和日志，分学期装订，做出每学期结束后的微机
室使用情况统计附在后面。
二、每人整理出信息技术精选教案十份。
三、做出教案整理记录。
四、将微机室使用记载和日志记录到9月30日。
卢春彦：
一、整理上交光盘及设备清单。（一式四份）
二、做出两年来的培训课程安排表。
三、做出三年来培训教师名单及成绩册。
四、整理卫星教学收视室中相关记载。（包括资源接收记录、教育1、2台
及“空中课堂”播出时间预告、收看记录表、光盘刻录汇总表、已刻录光盘内容介绍）
五、整理线路、收集相关档案并整理。
六、其它与所带课程及班主任有关的工作。
七、整理出设备维护、维修记录。
其它工作安排：
一、农村党员培训、农民实用技术培训记载由郭天民负责，记录到9月30
日。
三、宋开春将多媒体教室使用记载和日志记录到9月30日。并将两年来的记载及日志分学期装订，做出多媒体教室使用情况统计附在后面。（注意：本学期的多媒体教室使用记载中每周使用不得少于16课时）
计划方面：
充实校本培训中业务培训方面的内容。
做出3-----5年的校本培训计划（包括目标）。
远程教育资源教学应用计划。
如还有其它工作临时安排。
档案整理、归档有关工作的通知
机关各部门：
为做好党工委、管委会机关档案立卷归档工作，提高哈高新区机关档案管理水平，维护档案的完整安全，使档案工作能更好地为机关各项工作服务，根据《哈尔滨市档案管理条例》、市档案局印发的《2011年全市档案工作安排意见和工作要点》及我委印发的《哈高新区管委会2011年档案管理工作计划》，现就我委档案收集整理和归档工作有关事宜通知如下：
一、档案整理、归档范围
根据《机关档案工作条例》规定，在我委机关内设机构实施档案收集归档整理工作。
时间范围为：
2009年两区管理机构分设至2009年底形成的档案，2010、2011年全年形成的档案
业务范围为：
文书档案：反映我委机关当年主要职能活动和在工作活动中形成的具有查考价值的文件材料等；
机关财务档案：原始凭证、账簿、决算报表等财务相关文件； 企业档案（内外资）：企业入区审批、外商投资企业审批、外商投资企业变更文件等。
声像档案：记录我委在各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。
实物档案：反映我委职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品。包括：我委在各类活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；公务活动中获赠的纪念品；上级领导知名人士的题词字画等；我委自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品等。
委机关档案整理、归档工作实行部门责任制度。文书档案、机关财务档案、实物档案由办公室负责；内资企业档案由投资促进局负责；外资企业档案由招商综合局负责、声像档案由党群工作部负责。
二、档案整理、归档的操作方法
按照《归档文件整理实施细则（试行）》的要求，各部门的档案整理以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。各部门在整理、归档工作中使用的档案用品由办公室统一进行购买。具体操作方法如下：
（一）归档文件应按件用不锈钢钉进行装订，也可用其他方法装订，但须符合档案保护要求，装订的文件要求左、下侧对齐。文件较厚的在左侧三孔穿线装订。装订前要去掉文件上的金属物，装订线上有字迹的应加边托裱，字迹不清的应复制与原件一起装订。装订要结实、整齐、不掉页、不压字、不损坏文件，便于阅读。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文本在后。
（二）归档文件采取年度—组织机构—保管期限的方法进行分类，并保持分类稳定。年度指文书档案全部按年度分类，即将文件按形成年度分类。将归档文件按其保存价值的不同分别划分为永久和30年、10年三种期限。
（三）归档文件在年度—组织机构—保管期限内按时间先后顺序进行排列，逐件编写流水号。同时在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容。
（四）归档文件按年度、组织机构、保管期限、件号顺序分别进行装盒，并填写档案盒封面、盒脊等项目。在盒脊设置项目中，填写年度、组织机构、保管期限、起止件号等项目。装盒时不同年度、不同期限的归档文件不能装在一个盒子内，盒号暂不填写，待将来档案馆接收档案进馆时根据需要统一填写。每盒内应放备考表（式样见附件2）一份，以说明盒内文件情况，无情况说明的也要填上整理人、检查人、时间等项目。
三、档案整理、归档的工作要求
（一）充实工作力量，加强档案建设。各部门要高度重视档案的收集整理和归档工作，把它作为本部门工作的一项重要内容，加强领导，统一认识，指定专人专门负责此项工作，切实将此项工作落到实处。
（二）做好档案整理工作，确保档案整理质量。各部门要按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和《机关文书立卷归档操作规范》的规定和规范要求整理档案。我委将根据各部门在实际工作中的需要，邀请市档案局相关人员，到我委对档案工作进行现场指导。
四、档案整理归档的时间
自本方案下发之日起，各部门对其形成的文件材料按年度进行收集和整理工作，各部门负责档案整理、归档工作的人员应检查本部门归档文件的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制档案目录，由部门负责人签字核准后准备向我委档案室移交。各部门（单位）档案整理归档应于3月10日前完成。归档移交工作具体时间另行通知。
附件： 1.归档文件目录（式样）
2.备考表（式样）
〇一二年一月十三日
一、高校学生档案归档工作的现状
1. 归档制度不全, 责任不明。
由于学生档案的材料形成涉及学校多个部门, 而各部门大多各行其是, 责任不明, 没有一个统一的学生档案材料流转制度。从学生入学开始, 学生的高中档案便分散不齐, 有的在招生部门保管, 有的学生自行保管, 随着学生在校期间形成的各种材料, 同样是分散在各部门各自保管, 待到学生毕业时, 很多材料已无从找寻, 造成学生档案材料的丢失。
2. 学生档案归档内容单一, 信息量不足。
《高等学校档案管理办法》在文件材料的归档范围内首次增设了“学生类”, 这部分的归档范围主要由两部分构成:一部分是随学生入校及毕业而移动的学生人事档案。对于这部分材料的归档多数的高校仍是形式化的应付, 只归入了必要的高中档案、成绩表、毕业生登记表、体检表等, 并且这些材料所填写的内容空洞、形式化, 不能真正反映学生在校期间的表现, 无法满足用人单位对毕业生的实际考评需要。另一部分是由学生在入学后的几年学习期间相继建立和积累起来的学籍档案。学籍档案是反映一个学生在高校学习期间基本情况的历史记录, 在学生毕业后移交到学校档案管理部门保存。目前各高校归档的学籍档案一般只有学生在校的学习成绩记录, 同样是内容单一, 无法完全发挥学生档案应有的价值。
3. 档案整理人员变动频繁, 缺乏学生档案归档培训。
在高校, 各部门和院系的管理人员都变动频繁, 尤其是各院系的班级辅导员, 基本年年都在变动。由于工作换岗, 新辅导员或管理人员往往都对学生档案不了解, 对学生档案材料的交接不重视, 致使很多学生在校期间的表现记录材料丢失。无工作经验, 而相应的归档培训也未予安排, 也是造成学生档案材料收不齐全及装档不规范的原因之一。
4. 缺少校友人物档案材料。
学校是学生的家, 毕业生是学校的资本和骄傲。收集并建立校友人物档案是传承校园文化和学校精神的一件有意义是事, 同时也是帮助学校宣传、吸收人才的最有效的工具。现今, 很多高校的校友人物档案还是一片空白, 缺乏对校友档案材料的收集工作, 未对一些优秀或知名的校友建立其档案, 这是高校学生档案的一个缺陷。
二、改善高校学生档案归档工作现状的对策
1. 建立学生档案流转制度。
涉及学生的档案材料不仅需要相互衔接, 还需要学校内部产生相关材料的不同责任部门协调做好工作。招生录取工作结束后, 由招生部门将学生的个人档案转到学生管理部门。学生在校就读期间, 凡涉及学生的文件材料, 应首先归口报送到学生管理部门。每学期结束后, 各院、系应将一学期形成的学生成绩、学籍管理材料汇总后, 一式两份分别送学生管理部门和教务部门。学生毕业后, 其中一份进入学生个人档案, 另一份由学生管理部门整理后移交到学校综合档案室或档案馆。
2. 重视并充实学生档案归档内容。
学生档案是否完整规范从一个侧面体现了学校管理工作的水平和相关工作的责任态度, 必须以高度的责任心认真做好。学生类文件材料的收集重点是学生培养流程的记录。从学生入校开始, 依次要做好新生入学相关材料的收集, 如学籍登记表、体检表、学生党、团组织档案等材料;其次是日常材料的归档收集, 主要包括:学籍卡、奖励、处分材料和社会活动相关材料, 要保证学生在校期间所有相关的档案材料完整归档, 很重要的一点就是做好日常工作, 对学生学籍的异动、奖励、处分等材料应做到随时归档, 以免丢失;最后是学生毕业前的学生人事档案的整理, 充实学生人事档案内容:即除了现有的毕业生档案内容外, 还可以包含有大学期间形成的各种反映学生特长、道德诚信以及社会实践等方面的材料, 以全面客观地记录学生的在校表现, 为用人单位提供更多有效的参考信息。
3. 加强业务培训, 提高档案人员的业务素质。
学生档案的收集整理需要学校各相关部门和各学院的兼职档案人员协同管理, 而兼职档案人员的不稳定性是导致档案管理队伍业务素质普遍偏低的主要原因, 因此, 学校应加强业务培训, 学生档案管理的职能部门应经常性、定期性的对新上岗的专、兼职学生档案管理人员进行归档业务培训和指导, 加强管理人员对学生档案的认识, 以促使学生档案管理队伍业务素质的提高。
4. 建立健全校友人物档案的收集工作。
应重视对学生档案的遴选, 从中建立校友人物档案。校友人物档案的归档范围包括:优秀毕业生、校友中的著名科学家、学者、企业家, 在国际上社会上取得显著成就的知名人士、英雄模范代表等。校友人物档案的收集除收集其在校期间的档案材料, 还可利用校庆和走访校友等方式, 广泛征集校友的成果、事迹等档案材料。
总之, 随着开放办学的不断深入和社会的进步发展, 国际学生、港澳台学生等材料已越来越多, 学生类档案在高校档案构成中的比例也不断增大。高校的在校生或毕业生因出国、就业、升迁等个人利用其学生档案的已越来越多, 因此, 重视抓好学生档案归档工作具有深远的意义。
摘要：学生档案是高校档案工作和学生工作的重要组成部分, 本文根据切身工作经历, 总结了高校学生档案归档中存在的问题, 并就这些问题提出了几点改进的措施。
关键词：学生档案,归档,现状,对策
参考文献
[1]李林悦.从以人为本看学生档案管理工作创新[J].云南档案, 2008, 09.
关键词:电子文件 归档工作
与纸质文件相比,电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作,主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念,误认为电子文件不是文件而忽视其归档,或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于立卷人不熟悉相关操作技术,容易产生畏难情绪。鉴于此,笔者认为,推动电子文件归档工作的着眼点要高,立足点要实,在规划电子文件归档工作时,应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发,顺应其规律,摸清信息产生的源头,促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序,建立归档制度。
一、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全,而电子文件的载体稳定性差,易损坏,因此归档方式的选择至关重要。
1.借助计算机信息管理网,开通电子文件归档专递网线
随着各单位计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。这些文件由各业务管理部门生成、处理,反映了职能活动的概貌,上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统,将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。
2.选择电子文件信息的汇集点,由计算机与信息管理部门负责归档
为适应办公自动化工作发展的需要,人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平,计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”,打破了立卷单位之间的界限,更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作,是开发集中统一型信息系统的牵头部门,成为电子文档信息的汇集点,又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档,是最佳归档途径之一。
二、整合相关部门职能,建立电子文件归档制度
与纸质文档相比,电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文档形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定档案价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透,扬长避短,发挥各自的优势,共同形成质量较好的电子文檔。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和签署是文件生效的主要标志,在现在技术条件下,对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性,以及电子文件的易修改性,也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档,以确保数据的安全。目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”,归档内容形成“两套制”,即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明对应电子文件的编码及存址,同时,在电子文件归档目录“备注”项中注明对应纸质文件的档号及存址,以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前,它与纸质档案将并存很长时间,但从长远看,在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后,可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案,采取以磁、光介质归档为主,纸介质归档为辅的做法,而对那些凭证价值较高的档案,则采取以纸介质归档为主,磁、光介质归档为辅的做法。这样,不但能够提高档案管理工作效率,优化馆藏,也能缓解库房紧张的状况。
闸北区居委会换届选举工作文件材料归档范围
和保管期限表
1、居委会换届选举工作的实施或指导意见30年
2、居委会换届选举工作实施方案30年
3、居委会换届选举工作动员会议程及相关材料10年
4、居委会换届选举工作计划、总结30年
5、在选举过程中形成的各类选举公告及公告说明（告居民书）10年
6、居委会选举委员会主要职责及注意事项等10年
7、选举委员会选举日工作方案10年
8、选举大会议程及选票（样张）10年
9、主持人、总监票人讲稿（直选、代表选）10年
10、各居委会选举数据统计表10年
11、在选举过程中形成的名册、名单
（1）选民登记名册（作资料保存3年）
（2）居委会换届选举委员会成员名单10年
（3）初步候选人名单10年
（4）正式候选人名单10年
（5）当选人员名册永久
（6）居委会主任、副主任换届选举结果汇总永久112、居委会换届选举工作专题情况汇报
（1）各居委会居民选举委员会的报告30年
（2）居委会选举工作情况通报30年
（3）居委会成员正式候选人产生情况报告10年
（4）退出、递补选举委员会成员的申请报告10年
（5）居委会选举直选参选率的汇报10
一、发展党员工作流程图
入党积极分子入党申请人•申请人自愿提出书面申请、向党支部递交入党申请书；•党支部于1个月内派人（书记、副书记或组织委员）与申请人谈话，了解基本情况，形成谈话记录。
•入党申请人递交入党申请书6个月以上、具备入党积极分子条件，可被推荐和确定为入党积极分子；•通过党员推荐、群团组织推优的方式推荐积极分子初步人选，28周岁以下的青年入党一般应是共青团员且由团组织推荐入党；
•召开支委会或支部大会确定入党积极分子，有多个人选的应逐个审议；
•党支部将入党积极分子报上级党委备案；
•上级党委组织部门审查有关材料，提出备案意见并向党支部反馈。发展对象•入党积极分子确定后应领取并填写《入党积极分子考察表》；•党支部确定2名正式党员为入党积极分子的培养联系人，每季度至少进行1次谈话、考察，考察意见填入《入党积极分子考察表》；•入党积极分子每季度向党组织提交1篇思想汇报材料，主动汇报思想和工作状况；•对入党积极分子进行短期集中培训，一般不少于3天，培训结束后下发结业证书；•经过1年以上的培养教育和考察的入党积极分子，党支部在听取党小组、培养联系人意见基础上，组织党内外群众对积极分子进行评议；•召开支委会或支部大会确定列为发展对象；•党支部对发展对象进行公示，时间不少于5个工作日；•党支部将发展对象人选报上级党委备案；•上级基层党委对有关材料进行审查，并研究提出备案意见，以书面批复形式通知党支部。
预备党员
•党支部为发展对象确定2名正式党员为入党介绍人；•领取并填写《入党志愿书》；
•发展对象向党组织提交1篇书面自传材料；
•党支部对发展对象进行政治审查，通过函调形式严格审查发展对象的直系亲属（父母、配偶、成年子女）和关系密切的主要社会关系（如岳父母、公婆、伯叔姑舅姨等）的政治情况，结合发展对象本人的一贯表现形成政治审查报告；
•对于参加入党积极分子培训已满3年的发展对象应再进行短期集中培训；
•支委员审查《入党志愿书》，结合政治审查等有关情况，集体讨论认为合格后报上级党委预审；•上级基层党委对相关情况进行审查，提出预审意见，并以书面形式通知党支部；
•召开支部大会讨论接收预备党员，并采取无记名投票方式进行表决，决议填入《入党志愿书》，将有关材料报上级党委审批；
•党委指派党委委员或组织员同发展对象谈话；•党委3个月内通过集体讨论、表决的方式对党支部上报的接收预备党员进行审批。正式党员•预备党员面向党旗进行入党宣誓；•预备党员每季度向党组织提交1篇思想汇报材料，主动汇报思想和工作状况；•预备期满，预备党员提前1周向党支部提出书面转正申请；•党支部在征求党内外群众意见基础上进行进行公示，时间不少于5个工作日；•召开支部大会讨论预备党员按期转正，并采取无记名投票方式进行表决，决议填入《入党志愿书》，将有关材料报上级党委审批；•党委3个月内通过集体讨论、表决的方式对党支部上报的预备党员转正进行审批，并及时通知党支部；•党支部将党员《入党志愿书》、入党申请书、政治审查材料、转正申请书和培养教育考察材料存入本人人事档案。
二、发展党员各环节归档材料
（一）入党申请人
1、入党申请书
2、同入党申请人的谈话记录
（二）确定为入党积极分子
1、入党积极分子党员推荐表
2、党支部接收入党积极分子党员推荐情况汇总公示
3、群团组织推优民主评议表
4、党支部进行入党积极分子备案的报告
（三）确定为发展对象
1、入党积极分子考察表
2、思想汇报至少四篇
3、短期集中培训结业证书复印件
4、支部大会确定发展对象的表决投票
4、确定为发展对象的公示
5、党支部进行发展对象备案的报告
6、上级党委同意为发展对象的批复
（三）接收为预备党员
1、入党志愿书
2、自传
3、直系亲属及主要社会关系的函调证明
4、政治审查报告
5、党支部预审请示
6、上级党委预审意见
7、支部大会接收预备党员的表决投票
8、党支部关于审批预备党员的请示
9、上级党委接收预备党员的审批意见
（三）转为正式党员
1、转正申请书
2、思想汇报至少四篇
3、党支部关于转为正式党员的公示
4、支部大会预备党员转正表决投票
5、党支部关于转为正式党员的请示
摘 要:电子邮件是高校信息沟通的最主要方式,由于垃圾邮件导致的邮件安全问题,加上保护数据完整性的要求,电子邮件的归档问题需要得到有效解决,复旦大学采用了一款软硬件集成的解决方案做了相关测试。本文研究了电子邮件归档的关键技术,对存在问题和未来趋势做了分析,提出邮件归档技术在校园网中的应用研究是未来的发展趋势。
关键词:电子邮件 邮件归档 邮件存储
中图分类号:TP309.3文献标识码:A 文章编号:1673-8454(2009)19-0077-03
邮件安全问题最初是由企业财务问题引发,发展至今,可对海量邮件数据提供完整性保护、有效存储和实时查询的邮件归档技术(Mail Archiving)越来越被业界关注。[1]在国内高校中,电子邮件也是最主要的交流方式,愈演愈烈的垃圾邮件导致的邮件安全问题,以及保护数据完整性的要求,使得邮件归档与查询需及时得到解决。
一、邮件归档技术的定义
邮件归档技术是对电子邮件数据进行有效的自动归档、备份、管理、数据保护和长期的访问与检索。[2]这种技术区别于单纯的邮件存储,不仅对海量数据集中管理和在线存储,还对不被频繁使用的数据进行有效数据迁移,使之存于日常备份窗口之外,从而保证高速搜索和数据发现,提供用户随时访问,同时引入了数据完整性的保护机制进行邮件恢复。邮件归档技术在保证固定数据、避免数据丢失的前提下,更着眼于数据的检索与迁移功能。
二、国内外进展研究
1.邮件归档技术的发展历程
磁带备份是早期邮件归档的雏形,目的仅仅是为了灾难恢复,但数据恢复起来比较复杂,检索成本高。[3]接下来的文件复制是基于文件而非应用层的,也就是将邮件定期复制到另一台离线存储设备上。这种方式的缺点是存在重复拷贝,在两次拷贝期间删除的文件可能丢失,无法进行数据完整性保护。另外经济成本也颇高,一般都要使用NAS 或SAN 方式存储。简单归档技术,它实现了从数据层到应用层的跨越。[4]但由于其功能和策略都比较简单,不能满足企业级用户任意复杂的策略管理需求。
目前,基于策略驱动的归档技术是大家关注的热点,它是根据各种法规的最大并集设计的,除基础归档功能之外,更强调内容策略管理,支持正则表达式匹配,以及多条件多优先级匹配、超强附件内容匹配,可实现复杂逻辑条件的归档策略,控制不同类型邮件的处理动作。能够根据用户策略实现清除垃圾邮件、重复邮件内容以及邮件目录化,减少了邮件归档的成本和复杂度。
2.国内外邮件归档技术现状分析
国外的邮件归档技术起步较早,2004年10月,在电子交易咨询和市场调查方面都享誉极高的美国加州Radicati Group公司,发布的综合报告 “E-mail Archiving Corporate Survey,2004-2005” 称,电子邮件归档、安全和存储厂商之间的合并和收购之后,电子邮件归档将成为更大的企业信息安全的一部分。[5]近年来,随着数据库索引、存储等技术的飞速发展,邮件归档技术有了很大程度的提升。有研究表明,除了防止垃圾和病毒邮件、手机邮件等问题,邮件归档已经成为企业级用户最关注的邮件问题之一。[6]
Mirapoint 2006年6月尝试推出业界第一个电子邮件归档解决方案。国际互联网数据中心(Internet Data Center,IDC)预测2011年前的年均增长率将为235%。[7]虽说电子邮件归档技术还处于萌芽期,但是很多迹象表明该行业正迅猛发展。[8]
随着主要厂商相继介入,如EMC、Symantec、CA等,邮件归档技术的可扩展性功能也进一步增强,例如邮件归档技术向E发现领域的延伸,不再简单地关注电子邮件信息,还能够跟踪各种信息源,包括日历文件、数据库、工作表、音频文件、动画文件、网站链接以及计算机程序代码等;其次防病毒功能、垃圾邮件过滤和电子邮件归档技术集成也是另一方向上的功能扩展。在国内,邮件归档技术还处于起步阶段,未见有相关报道。
目前邮件归档技术大致有两类,一种是纯软件方案,但是这类系统需要外部存储设备支持。另一类是一些邮件厂商或反垃圾邮件厂商提供的软硬件合一的产品,设备本身具备大容量磁盘,甚至单台即可达到TB级的存储空间。单机归档邮件数量可高达2000万封以上。对于一般中小企业来说,可满足1~3年的归档需求,不过,如需存储更长时间的数据,就要扩容或外接存储设备。而前一种采用了专门的存储设备,容量的扩充将更加平滑。[2]
三、邮件归档系统的应用
复旦大学采用了一款软硬件集成的解决方案,在校园网上进行了相关测试,使授权用户能快速地找出所需邮件,并将其还原到该邮箱。我们选择了部分用户,分别归档所有邮件,包括垃圾邮件和正常邮件,以及仅归档正常邮件,测试效果理想,解决了相关邮件安全问题,满足了实时查找需求。
1.邮件归档系统的体系结构
邮件归档系统是与邮件服务器或者邮件网关服务器物理并联在网络中,利用服务器中的日志(Journaling)功能,将邮件进行自动归档。另外还有许多当前流行的安全技术被集成在邮件归档中,例如内建的病毒检测功能和病毒库规则库实时更新技术,可以帮用户进行病毒和垃圾拦截后再归档。
开启后台邮件服务器的日志(Journaling)功能,定制需要进行归档的邮件存储数据库,建立相应的Journaling Account或者启用Push Mode,用以配合将所有发送和接收的邮件归档。在此过程中推荐开启Envelope Journaling,这样可以有效地记录所有邮件通讯过程中的信息。[9]邮件归档系统的体系结构如图1所示。
2.关键技术研究
(1)邮件存储机制
电子邮件的归档,首要考虑的是海量数据存储,为了更好解决容量问题,需要对邮件内容进行压缩,这有别于普通的ZIP压缩技术,是根据内容进行的。首先,邮件归档技术采用单一实例存储,把相同文件内容只保留一个副本,当一个附件发送给多个用户时,将只保留一份文件,大大地节约了存储空间。其次,使用压缩存储功能,在存储前对邮件进行压缩,进一步降低了消耗,压缩存储功能可以节约近1/3的存储空间。
再者,邮件归档技术支持邮件从昂贵的事务级存储向相对经济的存储进行数据迁移,如转移到低成本的磁带上,尤其是长期不用的电子邮件信息,节省出昂贵的磁盘空间。管理员同样能够使用存储镜像达到数据冗余和增加外部存储空间从而使存储容量无限扩大。
(2)索引和查询的机制
邮件归档中采用即时索引(Real-time Index)技术,可快速有效地查询信息。由于大量邮件存储使得全文检索索引不仅费时且会影响在线查询的效能。所以当储存于数据库中的邮件、数据与档案,有任何数据新增、修改、删除等异动时,不需重建即可在线异动维护全文检索索引,确保信息搜寻不会有“时间差”,并且易于数据维护。
多国语言的查询支持包括繁体中文、日文、韩文、泰文等复杂的东亚语种支持,同时在检索到的邮件显示中消除了乱码,甚至可以实现多种语言共同显示,从而更好地完成在短时间内对海量邮件的关键字检索。支持模糊匹配和多附件查询,可以按信头关键字、主题、收件人、发件人等检索,还支持各种格式的正文,以及上百种格式的附件,例如Office文档、PDF、ZIP等格式。
(3)数据保护技术
邮件归档中可以用WORM (Write Once Read Many)机制进行固定数据。WORM是指一次写多次读技术,硬件设备的控制使存储介质只能写入一次数据,不允许修改,从而保证数据的真实性和法律效力。
邮件归档技术为所保存的数据规定了严格的保存期限,对于那些已经设定的期限,用户只可以延长,但无法将其缩短。并且,所有处于生命周期中的数据都不允许被删除或修改,用户和管理员对于存储服务器中的邮件只有读权限,这样避免了邮件被误操作或意外损坏;对于超出生命周期的数据可以做到高达35次的数据安全擦除。
邮件归档技术支持整个过程的可审计,允许个人用户拥有审计访问权限。用户只能对其自己的邮件进行访问和搜索,支持基于职能的权限系统,审计角色可以对所有用户的操作进行跟踪和监控,确保系统的使用透明和可控。
3.策略讨论
对于归档策略的选择,与各个学校反垃圾邮件网关策略相关。对于无人值守的反垃圾邮件网关来说,可以将垃圾邮件和疑似邮件队列缓存在垃圾邮件服务器本身,等生存期一过,自动清除队列,这种策略情况下,就可以仅归档投递到邮件服务器上的正常邮件,既节省了邮件服务器和归档服务器的空间,又为用户查询被过滤策略误判的邮件提供了一定时间的缓冲期,队列的生存期可以自定义,也和邮件的流量和本地硬盘空间大小相关。我们曾经把队列生存期定义为两到三个月,如果用户在此期间没有关于正常邮件的疑问,一般很少会丢信。网关的有效拦截率在87%~90%。对于那些邮件网关放行的正常邮件,已经投递到邮件服务器的,归档系统将自动进行数据备份、索引以提供需要时的高效访问。
另一种情况,就是对于疑似邮件的人工分拣,根据邮件头的信息人为地去判断是否是正常邮件,在这种情况下,就可能产生误操作,尤其是当通信量非常大的时候。针对这种情况,归档邮件的策略可相应地调整为归档所有邮件,包括垃圾邮件,可以完全避免各种原因包括误操作造成的邮件丢失情况。
对于邮件内容的归档策略,如果是正式的应用,不妨将那些非活跃数据,即随时间关系访问量递减、若干年之前的历史数据,通过数据迁移的功能,转移到相对廉价的设备上作为长期历史数据的备份,这种策略相对高校来说还是比较合适的。具体的时间等参数要根据各个学校的情况不同具体设定。
四、前景展望
在国外,邮件的归档行为已经被大多数政府、银行业、金融证券机构所采纳,也是国外一些法律部门取证的来源。只是在国内,用户意识尚停留在起步阶段,随着信息化校园的深入,电子邮件信息的地位,在教学科研和日常生活中将会有越来越多的提升,邮件归档行为也许会被大多数高校用户所接受。
虽然邮件归档技术即将成为未来的潮流和趋势,但是就目前国内高校的环境而言,当前的产品是否适合高校的环境,还引来许多争议。现有电子邮件如何做邮件归档时的策略选择,业界尚无统一标准,其在校园网中的应用可能是未来信息安全方面的发展趋势。
参考文献:
[1]刘启诚.Mirapoint推出业界第一个邮件归档解决方案[J].通信世界,2006(8).
[2]如何进行邮件归档.http://www.searchstorage.com.cn/ShowContent_10612.htm
[3]MIRAPOINT专业邮件归档及邮件审计技术解决方案.http://www.szfederal.com/UploadSoftPic/
[4]黄昆.邮件归档的发展和变迁[J].中国计算机用户,2006(31).
[5]E-mail Archiving Corporate Survey,2004-2005.http://www.giichinese.com.cn/chinese/rd24134_e-mail_archiving.html
[6]达实.Mirapoint:帮助企业实现法规遵从[J].通信世界,2006(8).
[7]存储新宠:电子邮件归档.http://www.5dmail.net/html/2006-5-23/2006523115120.htm
[8]电子邮件归档存储系统的最大失误.http://it.enorth.com.cn/system/2007/10/09/002115648.shtml
[9]XADM:How to Enable the “Message Journaling”Function for an Exchange Server Mailbox Store.http://support.microsoft.com/kb/261173
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