文件归档清单

文件归档清单（精选8篇）

文件归档清单 篇1

1.□ 建设工程竣工备案表（建设工程竣工备案证书）

2.□ 上海市建设工程竣工规划验收合格证明（含竣工验收测量成果及光盘）

3.□ 上海市房地产权证（含房屋土地测绘技术报告书）

4.各专业竣工验收鉴定证书及验收文件

（4.1□消防 4.2□环保 4.3□卫生 4.4□防疫 4.5□环卫

4.6□劳动保护 4.7□电梯 4.8□绿化 4.9□防雷 4.10□其他）

5.□ 地名使用批准书.通知.决定书

6.□ 编订（变更）门弄（楼）号牌决定书

7.□ 审价报告

（注：打√为缺项文件）

8.其他

我单位已知晓，目前还缺上述第项，共计项文件。我单位承诺在获得上述缺项文件后日内，补充并移交浦东新区城建档案信息管理中心归档。

联系人：联系方式：建设单位（公章）：

年月日

文件归档清单 篇2

一、电子文件归档工作的基本要求

1. 电子文件是借助于电子计算机生成、传输和处

理的, 以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机系统存取并可在网上传输的文件。与纸质文件比较, 电子文件有以下几个特点:电子文件需要借助于现代化办公设备才能阅读利用;电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递;电子文件的利用是可共享的, 不受时间和距离的影响;电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同, 对保管场地的面积要求不高, 而对环境的温湿度、防磁性的要求很高。

2. 电子文件的归档是将电子文件整理确定其档案

属性后, 从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可脱机的存储载体上, 以便长期保存的过程。不同环境条件产生的电子文件, 其归档的方法也不同, 如果是电子计算机网络系统, 按要求转数据库或记有归档的标识即完成归档任务。但以存储载体传递的电子文件, 其归档就必须做一些辅助和认证工作, 并要与相关纸质文件结合归档。

电子文件一经归档即转化成为电子档案, 归档则是电子文件转化成为电子档案的关键环节。这一环节工作的质量优劣, 将直接影响到整个电子档案管理工作的水平。各级档案管理部门必须采取有效措施, 切实做好电子文件的归档工作。

二、电子文件归档工作的主要内容

科学有效地开展电子文件归档工作, 其工作着眼点要高, 实施立足点要实。在规划电子文件归档工作时, 应密切结合本单位办公自动化与信息管理工作的实际, 从保证工作质量的大局出发, 顺应电子文件归档工作的规律, 摸清电子信息产生的源头, 促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序, 建立切实可行的电子文件归档制度。

1. 确定电子文件的归档范围。

主要包括文字材料、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据文件等。如单位重大活动和事件所形成的通知、方案、报告、会议纪要和总结性材料;单位内各个业务部门的年度计划、总结、发展规划、年度报告 (年鉴) 、精神文明单位的申报材料;科研成果提交最终研究报告;单位与其他部门在工作中形成的请示、报告、通知等行政公文和工作简报;单位和部门需要长期保存的文件材料等。

2. 明确电子文件的归档时间。

有年度归档、阶段归档, 可视具体情况而定。因涉及到电子文件的技术环境条件、存贮介质的质量、寿命等问题, 归档时间一般以不超过2～3个月为宜。与此同时, 要科学规定电子文件的应归档份数。必要时, 需将应归档的电子文件拷贝至耐久性好的载体上, 采取一式三套保存的方式:即一套封存保管, 一套提供利用, 一套异地保管, 以提高归档电子文件的安全性和可靠性, 保障后续利用活动的开展。

3. 制订电子文件的归档要求。

归档的电子文件应具有原始性、真实性、完整性。归档的电子文件必须是有效的、可读取的, 并且是相关电子文件的最终版本;对于标有发文字号的公文和简报, 由单位综合办公部门归档;尚未标明发文字号的电子文件材料, 由电子文件的形成部门负责及时通过OA网络归档至机关综合档案部门;重大活动或工作任务形成的成套文件材料, 由相关职能部门兼职档案员或有关人员在活动结束的两个月时间内, 将其转化为光盘或软磁盘、连同纸质文件一并交机关综合档案部门归档保存。

4. 选择适宜的电子文件归档方法。

一是将最终版本的电子文件直接存入光盘或软磁盘载体介质上;二是采用数据压缩工具对电子文件进行压缩, 然后刻入光盘或软磁盘介质上;三是将要归档的电子文件在网上进行备份操作, 然后将归档的电子文件存放在光盘或软磁盘介质上。归档的电子文件格式尽可能使用国家的通用标准, 电子文件在归档后还应进行一致性的测试检验。

三、加强电子文件归档的几点措施

与纸质文件相比, 在开展电子文件归档工作的初期会产生一定的困难。由于大多数电子文件形成者电子文件归档的意识比较淡漠, 很容易忽视对其的归档, 对于档案工作人员来说, 电子文件归档也不像从事纸质文件归档那样轻车熟路, 需要一个熟悉和掌握的过程;更主要的是电子文件本身所具有的特性, 决定了它将给归档工作带来诸多新的问题, 如电子文件对系统的依赖性、信息易改性、非人工识读性、载体的不稳定性、载体与信息的不可分离性、信息储存的安全性、电子文件原件与复印件的区分等问题。因此, 进一步加强电子文件归档工作要做好几下几点:

1. 利用各种形式, 加大电子档案工作的宣传力度。

加快完成由传统管理模式向现代管理模式的转变, 由传统管理理念向现代管理理念的转变, 增强对电子文件的归档意识, 认清电子文件的特点及工作中出现的问题, 积极采取有效措施, 确保归档材料与数据的安全。

2. 采取技术处理手段, 将归档的电子文件改成“只

读性”文件, 从而识别和保护电子文件的原始结构, 保证电子文件的可靠性。同时, 还要根据自身的实际情况, 结合归档工作需要, 不断补充与完善电子文件归档的工作程序、内容和要求, 确保归档的电子文件的真实性、完整性、有效性。

3. 不断提高电子文件管理人员的素质。

文件归档整理出新规 篇3

李兴利（河南省焦作市档案局副研究馆员）：2015年10月25日，国家档案局发布推荐性行业标准《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）（代替DA/T 22—2000），并第一时间通过国家档案局网站（http：//saac.gov.cn/news/2015-10/30/content_120840.htm）公开了标准全文内容。标准自2016年6月1日起实施。与原标准相比，新标准有哪些变化？这些变化反映了什么新思维？在实施新标准过程中还会遇到什么新情况、新问题？如何解决？

刘小芳（中汇会计师事务所馆员）：与2000年标准相比，我认为《归档文件整理规则》新标准有了一些新变化，突出体现在三个方面。第一，在整体框架上借用了国标模式以与国际标准接轨。这说明了新标准更加标准化，其说服力和强制力有了更进一步的提高。第二，在内容阐述上添加了电子档案以满足现实需要。其实电子档案的出现已经是很久的事情，但是一直没有一个很权威的规定，新标准对电子档案的叙述内容虽说不多，但也足以引起重视。第三，在整理方法上充实了详细步骤以便于具体操作。当然有利有弊，优点是对于新手来说是很好的参考，也利于档案行业的统一；缺点是过于繁琐，也缺失了灵活性，毕竟各个单位情况不尽一致，可能有些立档单位会为了过分追求其标准性而花费不必要的人力、精力。

程媛媛（焦作市档案局馆员）：《归档文件整理规则》新标准虽然确有一些不尽如人意之处，比如在电子文件方面的要求过于笼统，不便于操作，等等；但跟原标准相比，我认为新标准的确有很多令人欣喜的改变，集中表现为三大变化。第一，结构形式更趋于规范。新标准的总体编排和结构依照了GB/T 1.1-2009进行编写，更符合国家标准的格式规范；增加了“规范性引用文件”项目，标准的形式也更趋规范。第二，概念术语更符合需求。拓宽了“归档文件”、“整理”和“整理原则”的内容，将电子文件纳入其范畴，更符合新形势下档案管理工作的需求。第三，形式要求更切合实际。将原标准中的“质量要求”和“整理方法”两项内容相结合，并按照归档文件整理的习惯性流程重新进行了调整与细化，调整为“一般要求”和“纸质文件的修整、装订、编页、装盒和排架”。这块内容也是标准变化最大的地方，具体地说主要有7个方面的变化：一是件的组成的变化；二是增加了档号及其编制方法；三是归档章式样的改变及电子归档章的形式；四是编目式样的改变；五是装订的具体要求；六是档案盒及备考表项目的变化和填写要求；七是增加了归档电子文件的整理要求。这些改变，使档案整理的流程更为合理，要求更加直观，更符合档案工作“简化整理、深化检索”的总体要求。除了以上的变化之外，新标准还有许多细节上的改变，比如，简报、周报等材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，等等。这些较原标准更为具体的要求的确解决了基层档案员在实际工作中出现的因“多件合一”致使著录不全、检索不利的一些问题。再比如，新标准在“排列”方面将“按事由结合时间、重要程度等排列”改为“按时间结合事由排列”，取消“重要程度”的排列依据，有效减少了档案员主观因素对“排列”的影响，等等。

郭东升（山东省临清市档案馆研究馆员）：与原标准相比，我认为分类与编号的进一步高度统一与细化，是《归档文件整理规则》新标准的一个重要变化。新标准注重档案整理的规范性与标准化，强调分类与编号的统一性，把档案编号完全彻底地统一起来，实现了我国文书档案编号的全国统一，为文件的计算机管理和档案信息的提取开发提供了极大的方便。

王富忠（河南省濮阳县档案局副局长）：《归档文件整理规则》新标准关于“归档文件整理原则”的规定，在原来的“归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的基础上增加了“归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理，保持纸质文件和电子文件整理协调统一”新内容；增加了“电子文件整理要求”的新内容，既符合我国电子文件发展的现实需要，也体现了档案工作与时俱进的时代特色，充分展现了“经济社会发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”的总要求。“归档电子文件组件（件的组织）、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》‘ 一般要求的规定； 归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行； 归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等标准的应用系统”等新规定，使基层档案工作者在电子文件归档的操作过程中，既有了翔实的依据，也方便操作。

李正平（四川省荣县档案局）：前面几位老师谈了《归档文件整理规则》新标准的新变化、新思维，我深受启发，在实施新标准过程中肯定还会遇到一些新情况、新问题，如何未雨绸缪，面对这些新情况、解决这些新问题更为重要。比如，新标准提出“归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料”“归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一”，但问题是，归档文件的纸质文件与电子文件是双轨运行还是以其中之一运行、另一为副本？如果以纸质方式运行，电子文件真实性、完整性、可用性等是否确保，其元数据、格式等是否转换等有无必要？如果以电子方式运行，纸质文件就是副本，其整理应否简化？电子文件与纸质文件的载体、管理等有很大差异，如何保证协调统一？

刘小芳：我认为纸质档案和电子档案只是形式上的不同而已。就文件归档整理而言，有些只有纸质，有些只有电子，有些两者都有，这并不冲突。有纸质按照其重要程度，不是特别重要的就只保存纸质，如果特别重要，比如永久的就可以根据需要以电子形式再保存。同一内容纸质的和电子的都有，那就根据其载体形式分别保存，不是有互见号或者备注吗？

李正平：这次档案载体的变革所带来的影响不亚于纸质档案取代简牍档案，因为电子文件是革命，数字文件是大势所趋，所以现在的归档整理必须围绕数字档案进行。具体来说，主要有两种情况：一种情况是纸质档案的数字化。如果文书运行以纸质为主，就要注意把凡能形成纸质文件的电子文件都形成纸质档案，否则一个立档单位的文件材料是不会齐全完整的。这时，电子文件就只能是副本且不能独立运用（因为所有签字印章等文件标志都与纸为一体），因形成电子文件或其后的系统缺乏必要的档案功能，且文件的签发、办理等以纸质方式，所以在法律效力上电子文件存在问题，电子文件就只能是副本。这种情况的档案整理就要注意，一是与原生的电子文件互见，且相对保证电子文件不被改动；二是如果不保存原生的电子文件，就只能再扫描纸质文件。有的是在组件时就扫描，扫描后再装订；有的现在没扫描，以后扫描，这就要注意装订时只能以简单方式，否则以后扫描时拆卷麻烦。不保存原生电子文件，不管是现在扫描还是以后扫描都是不节约，不值得推广（扫描后的可称再生电子文件）。另一种情况是电子文件纸质化。如果一个单位有档案功能的文书处理系统或独立的电子文件管理系统，以电子方式运行的文件具备生效标志（电子签名系统等完善），也就是其证据性与安全性、可用性得到保证，这时纸质文件可视为电子文件的副本，能打印的只需直接打印出来，不能打印的就以原生电子文件保存。这种情况的纸质文件归档就应相对简单，基本可一步完成（因为电子文件也要按问题等组织文件夹）。我认为第二种情况应成为主流，所有文件在网上处理现在是不难的。从人社、民政、公安等部门的工资、社保、人口等系统看，主要都以电子方式运行了，可直接形成报表打印出来；学籍、医疗等也都有自己的系统。公文进入具备档案管理功能的文书系统或直接进入档案管理系统也很简单，就连会议记录或人民群众提供的申请证明等也可扫描直接进入系统。只是各行各业档案部门在设计档案系统时不要各行其是、自成一体，尤其是在我国实行“集中统一管理档案”原则的大环境下更应慎之又慎，否则形成“烟囱”或“孤岛”，就不好接收或整合档案资源。当然，为了安全性，按规定形成纸质的还要形成纸质副本，但也仅仅是副本，原件是原生电子文件。从电子文件角度来看，如果出发点不是从完整保存电子文件这种资产角度考虑，仍会导致电子文件的大量消失；即使保存了电子文件，但如果主要以纸质方式运行，电子文件也会因不具有档案价值而散失其作用；而且数据库、多媒体、网页、电子邮件等因无法打印或其元数据无法打印而无法留存这些直观而有价值的档案文件。从归档文书档案上看，永久与30年的占比例不如10年的大，其实保存10年的档案大部分无需打印出来保存，有系统的可以试点只保存电子形式的。当然如果无系统或领导计算机水平差点，领导可在电脑上看文件，保存文件处理笺。

吴翠英（河北省唐山市丰润区档案馆副研究馆员）：在此我想就新标准中电子文件归档和“件”的问题谈点个人看法。先说电子文件归档问题，这确实是当前应该解决的首要问题，不论是实行办公自动化还是仍以纸质文件为主的单位，都应该根据自己的具体情况制定出切实可行的办法，包括软件系统的使用，电子文件的形成、积累、保管、移交等具体标准，做好电子文件归档工作，实现档案馆和档案室的有效衔接，进馆档案保证纸质档案和电子文件同时移交，以避免重复扫描，造成大量人、财、物的浪费。再说“件”的问题。过去执行中，把成本会议记录都撕开存档，一次会议一件，很不方便；这次又提出成本的会议记录一本为一件。前者不利于保管，后者不利于查阅，我的解决方法是：一次会议一件，单独加盖归档章，单独编页号和件号，抄写文件目录，但是不撕开，放在一个文件袋里，封皮档号章页数可以不填，件号就填写××号—××号，这样既便于保管，又利于查阅。

管先海（河南省濮阳市档案局副研究馆员）：上面几位就在实施新标准过程中可能遇到的有关电子文件（电子档案）的一些新情况、新问题及其解决方法谈了很好的看法。其实，在实施新标准过程中可能遇到的情况和问题远不止此，肯定会遇到更多的新情况、新问题。比如，新标准提出“对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度”，但问题是这样操作就容易出现“计划如早点计划，总结如晚点总结，就分散到了内容针对的一前一后了，真正与内容保持联系的那一年却没计划、总结”的情况。若与新标准提出的“归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”原则相对照，就有点没遵循的感觉。诸如此类的情况和问题，在新标准具体实施过程中肯定是五花八门、不胜枚举，有待各位同仁研讨解决。

文件归档,工作计划 篇4

一、指导思想：

以《中华人民共和国档案法》和《黑龙江省档案管理条例》为指针，认真贯彻实施《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，围绕****工作重点，强化率先、责任、效率、质量意识，运用新的档案管理软件加强**档案工作的管理，力求为民盟工作发展提供优质服务。

二、工作目标、任务：

以《中华人民共和国档案法》颁布为契机，有计划、有步骤地开展学习、宣传、贯彻活动，增强***档案管理人员的法制观念和档案意识，提高档案管理人员自觉性，推动****档案工作向高标准持续发展。

1.组织档案管理人员认真学习《中华人民共和国档案法》、《黑龙江省档案管理办法》，进行有计划、有组织地学习和落实。在认真学习、贯彻《中华人民共和国档案法》、《黑龙江省档案管理办法》的基础上，结合****政治学习，通过做档案知识测试卷，提高法制意识和档案意识。

2.按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》收集好文件、材料，按分类方案进行装订、分类、排列、编号、装合，并在今年9月底，完成2011各种档案资料的立卷工作。3.做好档案台帐，对各项内容认真填写，为迎接一年一度的档案法规性检查作好准备。4.及时收取、处理各类文档资料。

三、工作安排： 第一季度：

1.制订***2012档案工作计划 2.做好***2012的文书处理工作 第二季度：

检查***档案保管情况，如有不到位之处，及时向领导汇报处理 第三季度：

1.收集***2011所形成的文件、材料

2.整理***2011年文件资料，按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定做好装订、分类、排列、编号、装合工作，确保门类齐全，完成立卷任务 3.做好档案局检查的准备工作 4.做好本档案工作的记录与统计 **** 2012年2月10日

2篇二：2010档案工作计划 2010档案工作计划

我局于2009年12月底顺利通过江苏省档案工作五星级测评后，工作不松懈，业务再加劲，为了更好地做好2010年的档案工作，认真制订工作计划，为新一年工作理清路子。

1、1月份开始对各国土分局（所）2008年档案工作进行检查，督促指导各单位档案工作开展情况。

2、为了使档案资料收集更加齐全完整，完善我局归档文件材料的交接手续，特设计《吴江市国土资源局归档文件交接明细表》由各兼职档案员按材料内容填写完整后随同文件材料一起交档案科，办理交接手续。

3、继续完善档案的数据库建设工作。将还没有扫描的档案（除短期和财务档案外）都扫描到电脑里进行数字化管理，从而真正实现档案全文数据库管理。

4、在完成好本单位立卷归档工作的同时，切实做好本单位档案工作的长效管理。

5、根据《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评细则的要求，着重指导松陵、盛泽、七都分局档案业务工作，使它们顺利通过江苏省档案工作三星复查验收。

档案室200x年工作计划

200x年是求真务实、开拓创新年。我们要以邓**理论和“三个代表”重要思想为指导，认真跟上发展的大好形势，切实抓住各级领导重视档案工作这个有利机遇，进一步贯彻落实省市县关于200x年的档案工作要点的文件精神，以电力体制改革为契机，紧紧围绕企业的中心工作，抓服务、促建设、谋发展，进一步发挥档案室的服务功能，推动档案工作跨越式发展，为企业经营管理提供更好的服务。

一．加强宣传，增强档案意识，将档案管理法规制度落到实处

1、利用局域网络资源共享，宣传档案法规及档案知识，增强档案意识，提高工作自觉性。

2、参加县档案局（馆）对全县专兼职档案人员的业务培训班，通过档案业务学习，提高业务水平。

3、修订各门类档案管理办法等规章制度，做到依法管档。

1、利用好档案管理软件，积极组织档案目录的录入工作，编制各门类档案管理检索工具，建立数据库。

2、与人事等有关职能部门联合，利用企业局域网络资源共享，开展档案信息查询工作。

3、做好档案软件的维护开发、优化工作。在不断探索总结经验基础上规范企业档案的现代化管理工作。

三．按照国家二级档案达标要求做好档案实体基础工作、利用服务工作

1、按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、排架、入库，做到管理规范、利用方便。

2、清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。

3、对超时保管期限的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。

4、在做好档案实体基础工作的同时，开展内部检查、评估、评比工作，为企业经营管理做好档案工作方面的准备。

5、配合企业的各项改革管理工作，以积极主动热情的服务态度，做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。

平远县供电局 200x年一月十八日

市房改办2008档案工作计划

2008年我办档案工作的总体要求是：以“三个代表”重要思想和十七大精神为指导，认真学习贯彻落实《中华人民共和国档案法》和《浙江省浙江省实施<中华人民共和国档案法>办法》，强化档案法制意识，加强档案基础工作，加快档案信息化建设，拓展档案工作新领域，努力开创档案工作新局面。今年，我们主要做好以下几方面工作：

1、做好档案资料的收集、整理，按时完成文书材料的立卷归档和其他档案材料的立卷归档工作。

2、根据档案管理的要求，对档案管理中发现的问题及时整改，力求符合档案现代化要求。

3、积极组织单位专(兼)职档案员参加各种业务培训，提高业务水平。

4、继续贯彻宣传《档案法》等档案法律法规，依法治档。

5、努力改善档案保管条件，在现有的基础和条件许可的情况下改善配套设施，力求达到档案管理规范化、现代化。

6、加强档案信息化建设。对原有的杭州市档案管理软件开发升级，做好房改系统业务管理软件开发工作。

7、围绕住房保障工作中心，积极做好档案开发利用，主动做好档案的编研、汇编，满足住房保障工作对档案信息的需要。机关档案工作2011工作计划

为了进一步加强我分局机关档案工作目标管理，逐步实现档案管理系统化、规范化、制度化和科学化，确保2011年8月初机关档案工作目标管理通过省一级复查认定，经研究制定2011年档案工作计划。

一、广泛开展档案资料的收集工作。

四月份，对分局近年形成的各种文件材料进行全面收集，并初分分大类存放。

二、加强领导，确定专班，落实责任。

五月中旬调整档案目标管理领导小组及综合档案室，明确负责人和专兼职档案员及其工作职责，组成档案管理专班。

三、进行分类、整理、编目。

六月修订本机关档案分类方案、归档范围、保管期限表和档案管理办法，并按规定要求对文件材料进行分类、整理、立卷、归档、编目。

四、编写申报材料。

七月底以前组织进行编研材料和省一级复查申报材料的撰写。五、八月上旬，组织对分局档案工作目标管理进行自查，做好迎接上级档案行政管理部门的检查认定的准备工作。

六、积极开展档案信息的开发利用工作。

应城市国土资源局城区分局

二○一一年四月二十日篇三：2014年档案工作总结和2015年工作计划 2014年档案工作总结

2014年，档案处认真贯彻落实领导的指示，在各单位、各部门大力支持下，档案工作建设不断加强，服务创新工作有序开展，档案综合管理水平稳步提升。

一、扎实开展立卷归档工作 1、3月上旬，按照《机关归档工作管理办法》，抽调档案专业人员组成接收检查小组，分别对30个档案移交单位的纸质和电子档案进行了接收、检查、评比和入库。并且，召开了机关文件归档总结会，对本归档工作进行总结，对下一步工作提出具体要求。2014年，档案处共接收2012各类档案1722盒（卷），其中，文书档案1303盒、专业档案419盒，文书档案数量比2012增加107盒（卷），同比增加9%。纸质文书档案共20349件，比2012增加了1274件，同比增加7%；电子文书档案 21629条，比2012增加了2077条，同比增长11%。2、6月下旬，按照档案工作要求，对机关各部门、各单位2014年上半年纸质文件和电子文件整理归档情况进行了指导检查，及时发现问题，规范业务操作，并及时将指导检查情况进行署内通报，推进立卷归档工作的顺利开展。截止6月21日，机关各部门、各单位整理归档2013年纸质文书档案473盒，7638件。

二、加强档案业务科学化规范化管理 根据国家档案局要求和工作计划，8月29日—30日，档案处召开档案业务专题研讨暨征求意见座谈会会议。全国档案协作组组长单位代表和部分档案业务骨干参加会议。会议对“档案工作管理课程教材”进行了修订，研究了重点课题的推进和专业档案规范管理办法。同时，结合群众路线教育实践活动一起座谈，征求对档案工作的意见和建议。

三、继续开展电子档案异地备份工作

按照《电子档案数据备份及异地保存操作规程》具体要求和电子档案数据备份工作安排，循序渐进地推进电子档案数据备份工作。2014年，结合第一批电子档案数据异地备份工作经验，帮助指导第二批23个单位，在9月底顺利完成电子档案数据异地备份移交工作，拟写工作通报下发。为保证备份数据的可靠性，统一配发了数据备份介质，固态硬盘46个、dvd光盘350张、蓝光光盘驱动器12个、蓝光光盘82张，确保电子档案备份中心按计划接收各单位电子档案数据。此项工作取得的成效得到国家档案局的充分肯定。

四、举办档案业务培训班

根据国家档案局有关做好档案工作的要求，为切实推进数字档案室建设，加强档案事业统计年报工作，提高整体档案工作管理水平，10月16日-18日，在教育培训基地举办档案业务培训班。特邀国家档案局专家讲解了中国档案数字化发展趋势，讲授了《全国档案事业统计年报制度》；办公厅领导亲自做了“服务工作大局不断提高档案管理水平”的讲座；档案处针对近几年档案工作，讲授了“文书档案改革”、“保管期限划分”、“全宗卷”等专业课程。61名档案人员参加了培训。通过为期3天的培训，全体参培人员综合管理水平都得到了提高，不仅有利于提升档案管理的科学性、规范性，更拓展了档案管理人员的眼界和知识面。使档案人员认识到档案工作不只是在库房埋头苦干，更是需要掌握先进的业务知识和技能，才能在档案的传统载体形态向数字形态变革中，适应档案环境的新变化，开拓档案工作的新局面。

五、完成档案统计年报填报工作 为准确掌握档案事业基本情况，根据《国家档案局办公室关于2013档案统计年报工作安排的通知》，指导各单位填报新版《档案室基本情况年报》，并汇总档案数据，4月底将纸质报表和数据光盘报国家档案局。

六、做好机关档案查询利用服务

根据“充分利用档案资源为中心工作服务”这一宗旨，档案处从机关档案查询的需要出发，结合安全保密的具体要求，积极拓宽服务领域，深度挖掘档案信息资源，提高了档案利用的权威性、全面性和有效性。截止12月15日，2014年机关档案查询利用共10018件（卷），其中纸本文件借阅313件（卷），电子档案网上借阅文件9440件，资料265件。

七、2015年档案工作计划

（一）加快档案信息化建设

根据国家档案局要求，推进数字档案室建设，完善以服务为主导的档案信息化体系，进一步做好纸质档案和电子档案双轨并存的各项工作。

（二）加强档案宣传工作

继续加强“档案网页”宣传、教育工作，充分利用档案网页平台的优势，增强档案工作服务能力，做好档案工作宣传和档案业务交流，为档案工作建设创造良好的发展环境。

（三）开展档案课题研究

进一步建立健全档案工作管理规章制度，深入开展档案工作课题研究，对档案工作安全体系建设、信息化建设、基础建设等各方面提出创新管理理念，提升档案管理水平。

（四）做好档案业务指导

认真做好2014机关文件归档指导及档案接收、检查和总结工作，确保归档文件收集齐全、整理规范；同时，积极帮助指导各单位做好室藏纸质档案数字化和规范电子文件归档、接收，以及档案统计年报填报工作。

（五）推进档案安全体系建设

浅谈机关电子文件归档 篇5

在计算机早已普及的今天，机关日常工作的运转一天也离不开电子文件。虽然使用计算机处理文件和各类图表图像早已稀松平常，但如何有效地保存好有价值的电子文件，做好电子文件的归档却还没有规范化。实际上电子文件归档的规范化工作已是摆在各机关内部和档案管理部门面前的一项刻不容缓需要解决的重要任务。这项工作早一天做起来，机关的大量电子文件和有价值信息将早一天得到保护和利用，也就早一天降低损坏和丢失的可能性。

1. 电子文件归档面临的技术问题

(1)归档流程运转难。

随着各级机关内部局域网的建立和办公自动化系统的发展，无纸化办公的新时代已经到来。但是，目前不少单位内部局域网还只是局部运作，网页点击率不高，并且办公自动化系统处于“半自动”状态，这样不仅造成经费和资源的浪费，对电子文件的运转及最终归档也带来一定困难。

另外，现阶段大部分机关档案部门使用的是由档案管理部门统一设计研发的档案管理软件。尽管这种软件对机关档案查找利用确实有一定帮助，但目前仅针对档案目录的管理，并无查看电子文件的功能;并且这种档案管理软件与各机关内部的办公自动化系统或内部局域网是独立运行、无关联性的。

在内部办公自动化系统或局域网中运转正常的情况下，各单位电子文件归档以及下一步的电子文件报送将面临与档案管理软件中的相关档案号相联的关键性技术难题。而目前有不少机关单位的办公自动化系统未能自始至终运行，自电子文件形成直至归档的各个环节并不畅通，电子文件归档仅作为一项工作目标停留在口头上，真正实现这目标还需要相当长的时间。

(2)数据格式不统一。

有的机关由于工作的特殊性，所使用的档案管理软件是由上级主管部门设计的专用档案管理软件。这样一是便于特定机关上下级间纵向管理，二是便于统一机关内部报送的各类数据格式。但同时产生的问题是，采用专用档案管理软件形成的档案数据与当地档案管理部门所要求的格式有可能并不一致。另外，不少机关内各部门因工作需要也会分别使用独立的软件，且一般无法实现与本机关内部局域网以及档案软件的联网、兼容或共享。因此，许多重要信息和资料最终无法进入信息部门的服务器，也无法“叶落归根”归档进入档案室。从这一角度看，各系统各部门花费大量人力、物力、财力研发设计的各类管理软件无法使重要信息和资料得到有效保存和利用，造成了资源的分割与浪费。

2. 电子文件归档亟需规范化

怎样解决归档流程运转难和数据格式不统一是需要各机关单位以及上级主管部门认真思考、谨慎对待的问题。电子文件归档的规范化问题不解决，不仅各机关内部的电子文件归档工作难以运作，向档案管理部门的电子文件中心报送电子文件更是纸上谈兵。

按照档案管理部门报送电子文件的要求看，符合电子文件运转要求的为DBF(数据库)、.DOC (word)、.TXT(文本)、.EXE(可执行)等格式。大量现有的电子文件因技术问题不满足格式要求而不能直接使用，若弃之不用而采用扫描大量纸质文件作为图像存档或报送给档案管理部门的方法，无疑将凭空增加大量重复劳动，造成对人力、物力、财力的极大浪费。

在档案管理部门已建立电子文件中心并向各级机关提出报送电子文件要求的情况下，电子文件归档及报送被再次提上议事日程。由国家档案管理部门制定电子文件的归档流程和数据交换统一标准，推进电子文件归档工作的规范化，使各类档案管理系统对电子文件管理具有兼容性、开放性和普适性顺理成章地成为一种必然。因此，各单位在做电子政务办公自动化规划建设时，应吸收档案部门参与，按照自身的工作实际流程，将电子文件归档环节纳入办公自动化系统，采用网络移交归档，并利用光盘或磁盘保存的方式，建立电子文件归档工作制度。

就目前情况看，电子文件归档规范化之所以在各机关运作和实施不够顺利，除了上面提到的观念问题、技术难题外，与各机关内部业务分工、职责分工以及常年形成的工作习惯、工作作风也有直接关系。

各机关内部有业务和职责分工，固然有它有利的一面———比如职责更明确、业务更精通等;但也有不利的一面，那就是不利于综合性工作的开展，而综合性工作恰恰需要各部门的积极配合与通力合作。电子文件归档是一项综合性工作，它远非仅与档案人员一人有关。与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的部门、人员和问题更加广泛，受制约因素多。各机关应针对电子文件形成、运转、保存、保密及电子文件归档的规范化，制定相关制度加以管理，比如可以制定《××机关电子文件安全保管规定》和《关于电子文件归档工作暂行规定》等规范性文件;根据《中华人民共和国政府信息公开条例》等规定，结合机关具体情况对电子文件报送制定各机关《信息公开指南》，做到有法可依、有章可循。除此之外，采取由电子文件形成人员、文秘人员、档案人员、信息报送部门、信息管理部门等多部门、多人员共同配合的方法，建立并形成电子文件归档和报送的一条规范性通道。

3. 电子文件归档的短期建议

电子文件归档管理问题探讨 篇6

【关键词】电子 文件 管理 探讨

【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2013）01—0340-02

一、海东电子文件归档与管理发展的现状与存在问题

国家档案局2006年进行的调查显示，已有近80%的中央和国家机关、中央企业采用办公自动化或电子政务系统，产生各类电子文件近2亿件。此番最新调查结果表明，我国政府部门生成的电子文件数量占全部文件数量72.7%，其中14.3%的机构生成的文件全部以电子文件的形式存在；有49%的机构生成的电子文件数量占全部文件数量的50%以上（包括50%）。48%受访机构认为未来5年，50%以上的文件将仅以电子文件的形成存在。在已经开始接收电子文件进馆的档案馆中，有52.9%的档案馆预测未来5年接收进馆的电子文件数量将成倍增加。由此不难预见，在不久的将来，电子文件将成为政府、企事业信息资源的主要承载体和表现形式。电子文件将成为继纸质档案出现以来人类档案史上的第二次革命。海东地区：上世纪90年代以来，办公自动化发展非常之快，给电子文件的管理带来了前所未有的压力。据国家档案局报告：2006年调查，中央和国家机关、中央企业有80%的单位采用了办公自动化或电子政务系统，共产生各类电子文件近2亿份，文件格式有数十种，操作系统、自行开发的应用系统也有几十种；电子文件50%由档案部门管理，其余的由信息技术部门、文件管理部门、业务部门或者几个部门共同管理。

由于海东地区信息化建设起步较晚，关于电子文件管理的研究也仅仅处于探索阶段。虽然从1996年起国家和地方档案部门开始着手电子文件管理的研究，并取得了一定的成果。但与实际管理需求看，电子文件管理远未达到理想的目标。电子文件管理中存在着很多亟待解决的问题。

（一）电子文件归档方法的不恰当，直接危及文件信息资源的有效收集

长期以来，机构内的档案部门和各级各类档案机构共同肩负着收集和保管具有保存价值的电子文件的职责，它们通过接收归档和移交的方式，将属于归档范围之内的电子文件集中到档案部门统一管理。

在归档方法上，由于尚未出台电子文件保管期限表，大多数机构仍按照纸质文件保管期限表执行；电子文件的归档流程要么只是沿用纸质文件的定期集中移交，要么就是简单的系统自动转存。缺少适用的电子文件归档规则和科学的方法、流程很难在集中归档的状态下保证归档电子文件材料的完整，所以，各机构电子文件归档的有效性很难认定。

在归档范围上，大部分档案机构只关注电子公务文书的归档，25.6%的机构只接收党政文件（公文）和部分业务文件；而剩下74.4%的机构由于电子文件管理系统不完善，无法接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等，导致这些最能够反映机构业务职能的电子文件长期分散保管在业务部门或者信息部门。这些统计数据意味着这些机构的电子文件很难及时、准确和完整的收集到档案部门的手中，难以实现有效地集中统一管理，导致大部分机构将面临电子文件严重失存的风险。

（二）电子文件管理理念的不正确，直接影响文件信息资源的质量

电子文件管理的目标就是保证电子文件的质量，即电子文件的真实、可靠、完整、可用和安全。真实性是其首要目标。在尚未明确电子文件地位或者缺少保证真实性措施的情况下，很多机构在电子文件管理问题上存在着严重的盲目性，这种盲目性缘于其缺乏对电子文件管理重要性的认知以及科学的电子文件管理理念。

（三）电子文件管理方法的不科学，直接威胁文件信息资源的长期留存

长期保管具有凭证价值的电子文件，使其具有持续的可读性和可用性是档案部门的根本职责所在。电子文件的特点决定了其长期保管目标不仅取决于后端的档案管理部分，还受到前端文件形成、流转、移交过程中各项工作的影响，因此，电子文件管理强调全程管理和前端控制。

从前端看，关乎电子文件长期保管的一个重要因素是元数据问题。元数据的主要功能之一就是为电子文件的真实性和长期保管提供必要的背景信息。因此，从这个角度说，电子文件的管理是基于元数据的管理。缺少元数据，在某种程度上就意味着电子文件管理是无效的。其结果必将导致电子文件真实性、完整性的认定以及长期可读性无法保证，自然也就无法满足电子文件管理的需要。

从后端看，我国电子文件管理尚未与国际接轨，标准化程度较低。保证电子文件的长期可读性应该是档案馆的重要任务，大部分机构仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上。更令人触目惊心的是，31%的档案馆未采取任何措施以保证电子文件的可读性，足见电子文件长期可读性存在的隐患有多大。

（四）电子文件管理制度的不健全，直接损害文件信息资源的整合与利用

归档移交，是电子文件资源整合和利用的前提，没有真实、完整、充足的电子文件信息通过规范的程序进入档案馆，电子文件的利用就是无源之水。目前档案馆不但在接收、管理和利用制度上存在着明显的缺失，而且在接收和利用的方法途径上也难以符合电子文件的特点和需求。

长期保管，是电子文件利用的保障。如果电子文件无法读取，那么利用也就无从谈起。档案馆在长期保管方面存在的很多问题和风险，势必将影响到电子文件资源未来的整合和深度开发利用。

（五）电子文件管理系统功能的不完善，直接影响文件信息资源的管理水平

电子文件管理系统是管理电子文件的主要工具。电子文件管理系统根据使用主体的不同，分为文件形成机构的电子文件管理系统和档案机构的电子文件管理系统。但由于我国尚未出台电子文件管理系统功能需求标准，对电子文件管理系统的建设科学的指导，因此，现存系统（或模块）在功能上差异较大。

由此可以得出，电子文件管理系统的发展呈现不统一、不平衡和不完善的状态，大部分只是充当简单的接收、发布平台，并不是真正意义上的电子文件管理系统。同时，由于缺乏统一的建设标准，电子文件管理系统的建设整体上处于低水平的重复建设，不但耗费大量的人力物力和财力，而且为日后电子文件的有效管理和共享带来了严重的风险隐患。

二、加强电子文件归档管理的对策

多年来工作实践使本人对电子文档管理有了初步认识：

（一）转变观念，加深对电子文件归档工作重要性的认识。目前在各个机关档案管理中，电子文件归档是一个新事物，但是，它毕竟已经显示出了现有档案无法比拟的优势且与办公室信息化建设密切相关，所以应在以实物文件归档的基础上，积极探索电子文档管理的有效途径，保证电子文件的归档质量。

（二）注重电子文件的日常管理，为实现规范化管理奠定基础。一方面是电子文件形成过程中的管理，按照国家行政公文处理细则的要求，起草、修改、审核、签发、打印、分发各类公文。要注意按照行文的要求，选择好文种、拟好标题、标明密级和时限、发送范围等电子文件背景材料，以备后查。另一方面是电子文件的归档。应该坚持按时归档集中管理的原则。归档电子文件要进行多份备存，以便于归档保存和对外提供利用。

（三）制订电子文件管理标准。目前办公过程中形成的各类文档大多是按照个人使用习惯存放在个人微机或其它储存介质中，不便于电子文档的统一和规范管理。需有一个完善的工作标准来规范电子文档管理，如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等。这是实现电子文档规范化管理的重要突破口。

（四）坚持电子文件和纸质文件同时归档。在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。

加强电子文档的规范化管理是加快办公自动化建设的重要基础性工作，需要我们不断总结实践工作的基础上，形成适合办公自动化发展特点的电子文档和实物文档管理规范和标准，共同推动档案管理工作效率和质量水平的提高。

参考文献

[1]《CAD电子档案管理实务》赵卫国等编著

[2]《电子文件归档与电子档案管理概论》国家档案局编著

[3]《北京档案》2002年第11期

文件归档范围及保存期限 篇7

一、本单位文件材料归档范围是：

（一）反映本单位主要职能活动，对本单位工作具有利用价值的文件材料；

（二）上级单位重要人事任免、奖惩的文件材料；上级单位制发的需要本单位贯彻执行的规章制度、重要决定；

（三）本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料，需办理的人民来信；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。

二、本单位文件材料不归档范围是：

（一）上级单位的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本单位文件材料中的重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般文件的历次修改稿、各次校对稿；本单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料；

（三）同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送或越级抄报的文件材料；

（四）下级单位的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

三、永久保管的文书档案主要包括：

（一）本单位制定的法规政策性文件材料；

（二）本单位召开的重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要报告、总结、综合性统计报表等；

（五）本单位机构演变、人事管理等形成的重要文件材料；

（六）本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级单位制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；

（八）同级单位、下级单位关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。

四、定期保管的文书档案主要包括：

（一）本单位只能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本单位一般性事务管理文件材料；

（五）本单位关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级单位制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；

（七）上级单位和同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级单位、下级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料；

（九）下级单位报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料；

文件材料归档工作小结3 篇8

一、基本概况

2014年公司文件材料归档工作，自3月中旬开始启动，11月底全面结束。工作分两个阶段进行，3月到6月底集中归档中心、部门移交档案室的资料；7月到11月跟进、指导各中心、部门整理归档二级档案材料，归档明细如附件

一、附件二：

二、主要工作

1、拟定“公司文件材料归档工作实施方案”，按时间结点规划分解本归档工作步骤，明确重点和目标，在组卷的数量、质量上有进一步的提升，扩大归档资料门类，力争集中归档案卷数量同比增长10%；中心一级部门全部建立二级档案管理。

2、以去年“归档文件材料目录”为基础，对各中心部门的现状进行调研，制订新的目录初稿，进一步征求意见，共同协商，最终确认应归档文件材料范围，为后期收集工作奠定基础；

3、对归档任务较重的中心、部门进行针对培训，密集指导；

4、按档案管理标准要求，对集中收集的文件材料进行分类，整理、编目、编写编制说明，装盒上架，更新完善档案柜标识；

5、完成电子文件归档管理办法及编码规则的编写并在文档室先试行；

6、今年组卷数量增长不多，但从类别上有所增加，特别是园区建设前期招投标文件资料的集中归档，填补原基建档案中没有工程招投标文件资料的空白。

7、生产中心移交的设备档案较去年的数量没有增长，源于去年是设备档案第一年移交，涉及多年的材料汇总，但今年门类更多，涉及到等新的类别，并且组卷更合理方便查询利用。

8、经过多次沟通，推动归档部门主动补充了一些未归纳入归档目录的其他归档材料，丰富了本二级档案归档内容。

三、不足之处及改进办法

1、未达到年初制订的集中归档案卷数量增长10%的目标（达到3%），主要原因是人力资源绩效考核材料由去年月度考核改为季度考核，整体案卷数减少；

2、未达到前期制订的全部中心建立二级档案管理的目标，主要原因是：行政管理中心所有归档材料已全部移交档案室，并无留存；OEM中心经过总监确认确无可归档二级档案；

3、虽然今年档案收集门类有所增加，但文书类档案主要还是以公司的员工绩效考核材料和合同为主，其他内容相对较少，有待进一步拓宽收集渠道；

4、部分部门归档材料移交时间较晚，重复件较多，特别是设备和新园区招投标材料，导致对这些材料的逐件鉴定，占用过多工作时间，略微拖延了整体进度。

5、人力资源中心、法务部二级档案管理工作完成时间比较滞后，原因是其中有当事人出差、请长假等状况的发生，为避免明年因此类原因而影响工作进度，建议明年提早启动二级档案管理工作。

6、技术和财务档案管理水平有待提高

技术档案和财务档案的共同的特点是对于公司来说都特别重要，其中技术档案专业性较高，并以电子档材料为主；财务档案保密性较高并多为纸质文件。建议根据各自的特点建立资料管理细则。