档案综合管理实施细则（精选8篇）
第一章 总则
第一条为了加强学校档案的综合管理，有效地保护和利用档案，充分发挥档案为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，为社会服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和原国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》与《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学校的实际，特制订本细则。
第二条学校档案，是指学校从事教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式载体的历史记录材料。
第三条学校档案工作，是办好学校的重要基础工作之一，是学校教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的重要事业，应当把档案工作纳入学校整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。
第二章 领导体制、机构设置及其档案员要求
第四条学校档案工作业务上接受省、市档案局的监督、指导和检查。
第五条学校档案工作在学校统一领导下，由院长分管。建立综合档案室，隶属院长办公室。
第六条学校档案工作人员列入学校事业编制，根据上级规定配备。
第七条学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻执行党和国家的方针、政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，认真学习档案专业知识和管理科学知识，刻苦钻研业务。
第八条学校档案工作人员，享受该专业技术人员待遇，按档案专业技术职务聘任。
第三章 经费、库房及设备
第九条学校档案事业所需经费单独立项，列入学校预算，统筹安排。
第十条学校要为档案工作配备必要的、安全、适用的档案库房。库房质量要符合国家有关档案馆（室）库房建筑设计规范要求。
第十一条档案库房要配备必要的装具及防盗、防火、防自然光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等设施，确保档案安全。库房管理要求见附件一。
第四章 文件材料的归档
第十二条归档制度：本校各单位和人员在教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的不同载体的文件材料，目前仍由形成单位负责收集、整理，按时移交综合档案室，由综合档案室立卷归档。在此基础上逐步过渡到在综合档案室的指导下，由文件材料形成单位立卷归档，按时向综合档案室移交合格的案卷。会计档案由财务部门按《会计档案管理制度》（见附件二）自行立好卷移交会计案卷。
第十三条归档文件材料要求：
（一）纸质要好；
（二）字迹端正、清楚。最好用打印件。手抄件必须使用碳素黑墨水书写。
（三）文件要有明确的标题、文号、主送、抄送单位。文稿要用方格稿纸写，首页要用发文稿纸。发文稿纸上各栏内容要填写清楚。领导签发文件要使用黑墨水书写，文稿与正文同时存档。
（四）材料齐全、准确。每项活动要从开始到结束所形成的全套完整材料，统计数字要准确。
第十四条档案类别及各类档案归档范围详见综合档案室印发的《MM学院各部门档案材料归档内容》。
第十五条案卷质量要求。总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求是：
（一）卷内文件材料必须准确反映本校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料有利于长期保存。
（二）管理内容的档案，按问题、时间或重要程度排列。要注意密不可分的材料排列顺序；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
（三）专题性、成套性档案（包括教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案），按阶段、结构、部件等分别组卷。
（四）同一类别的案卷，可按永久、长期、短期先后排例。
（五）确定文件材料的保存价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断。
凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管。
凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管。凡在较短时间内对本校工作有查考价值的，列为短期保管。
（六）卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列；
（七）立卷视文件材料数量的多寡进行。当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装钉，一般不超过200页；问题单一，文件较少、又不便于一起归类的，可立薄卷。
（八）卷内文件材料按顺序排好后，装钉的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装钉线一侧下角编页号；不装钉的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
（九）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对文件材料原有题名不要随意更改和简化。若原有题名无实质内容或无标题的，要重新拟定，并在前后加“［ ］”。没有责任者、年、月、日的文件，要考正清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。
（十）卷内文件材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应将立卷人，检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位的负责人。
（十一）案卷题名应简明确切，体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部份案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部份、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。
（十二）要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹稍模糊的应复制与原件放在一起。装钉用三孔一线，不装钉的案卷，应按标准用细线逐件装钉；
（十三）档案的案卷格式、表格、卡片的内容、规格、用纸应按《高等学校档案工作规范》中的规定制作使用。
第十六条归档时间和手续：
（一）党政部门和能按归档的部门在次年6月底前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷；
（二）教学部门和能按教学归档的部门应在次年寒假前归档，目前仍将本单位的档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由本部门立卷归档，向档案室移交合格的案卷；
（三）科研部门在科研项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将科研档案文件材料移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由科研部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。
科研项目鉴定、评审必须有综合档案室人员参加，对科研档案文件材料进行审查验收，并在成果登记表上签字、盖章。凡归档文件材料不完整、不齐全，综合档案室有权拒绝签名盖章，科研管理部门不得申报科研成果；
（四）基建部门在基建项目完成通过鉴定验收后两个月内归档，目前仍将基建档案文件材料，图纸移交综合档案室立卷归档，逐步过渡到由基建部门立卷归档，向综合档案室移交合格的案卷。
基建档案如上级有规定由市基建主管部门保管时，本校基建部门除按上级要求向市基建主管部门移交基建文件材料、图纸，并办理好移交手续外，同时要整理一套（原件移交市基建主管部门则用复印件）文件、材料、图纸移交综合档案室立卷归档保管，并同时将移交给市基建主管部门的档案文件材料、图纸的移交单移交综合档案室保管；
（五）有关部门购买5万元以上的仪器设备使用时，购回后两个月内归档，目前仍由使用单位将设备档案文字材料，技术文件及图纸交综合档案室立卷归档，逐步过渡由使用单位立卷归档。设备档案原则上由综合档案室保管，若使用单位经常需要查阅使用时，可向综合档案室借出由使用单位存放使用；
对5万元以上的重大仪器设备开箱使用时，必须有综合档案室人员参加清点，验收仪器设备文字材料、技术文件及图纸，并在验收记录上签字、盖章。对材料、文件、图纸不全的，综合档案室有权拒绝签字盖章，并通知财务部门暂缓结算，待设备订购部门办理补齐材料、文件、图纸后，方可办理相应手续；
（六）会计部门在会计终了后，由本部门立好卷自行保管3年，期满后的次年6月底前将案卷移交综合档案室保管；
（七）接收档案文件材料必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明文件材料或案卷标题、卷内文件页数、案卷或文件材料数量、移交时间等。交接双方要签名盖章，各存一份。
第五章 档案的管理
第十七条本校各类档案是学校重要的财富，由综合档案室集中统一管理，任何部门或个人都不得将档案视为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。
第十八条档案管理工作要有计划配置复印、录音、录像、照相、电脑及缩微等设备，使计算机检索与全文缩微存储利用结合起来，逐步实现管理现代化。
第十九条 案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。案卷应按类别依档号顺序排放。库房柜架应编顺序号。各柜和全室均应有档案存放示意图。
第二十条综合档案室应对档案的安全定期组织检查，并记录在案。发现问，及时解决。对破损、褪变的档案及时修补复制。
第二十一条在主管档案工作院长领导下，由综合档案室与有关职能部门负责人组成鉴定小组，对保管期满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期的意见，登记在册，经分管校领导批准后销毁或续存。销毁档案必须有两人监销，并在销毁册上签字。档案材料的鉴定和销毁有关规定见附件三、四。
第二十二条综合档案室每年年终对各类档案的收入、移出、销毁、库存量、档案的利用等情况进行统计，登记在册，并按上级有关主管部门的要求，及时报送本校档案工作基本情况统计报表。
第六章 档案的开放利用
第二十三条本校综合档案室要设立供查阅档案资料的阅览室，编制各种检索工具，开展档案编研工作，做好利用的指导，主动提供利用，充分发挥档案的社会效益和经济效益。
第二十四条借阅档案材料，必须按本校制定的《档案材料借阅规定》（见附件五），办理有关审批手续，遵守《档案材料安全保密规定》（见附件六）规定，填写《档案借阅登记表》。对校外单位和有关人员利用的还应按规定收费。
第二十五条利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留室存查。
第二十六条对借出档案，综合档案室要定期催还，发现损坏或丢失，应写出书面报告，学校按规定严肃处理。
第七章 奖励与处罚
第二十七条本校档案工作应建立检查、考核制度，明确岗位职责。对在档案工作中有如下突出成果和贡献的单位和个人，学校应给予表彰和奖励：
（一）在收集、整理和提供利用做出显着成绩的；
（二）对档案的保护和现代化管理做出显着成绩的；
（三）对积极、主动配合做好档案工作，维护档案完整与安全成绩显着的；
（四）对档案工作有突出研究成果的；
（五）对档案事业建设和发展提出合理建议，采纳后取得明显的社会效益和经济效益的；
（六）向学校捐赠对学校有重大历史价值档案材料的；
（七）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第二十八条在档案工作中有下列行为之一的，学校应根据错误情节轻重，对直接负责主管人员或其他直接责任人员给予行政处分。构成犯罪的，交由司法机关依法追究刑事责任：
（一）损毁、丢失属于学校所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁学校所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖或者转让档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
（六）不按规定归档或者不按期向综合档案室移交档案或档案材料的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（八）档案工作人员（包括专、兼职）玩忽职守，造成档案损失的。
第八章 附则
企业档案综合管理, 是指按照集中统一管理的原则将企业中各种门类的档案集中起来, 在专门设立的公司领导的直属机构——综合档案室进行归档保存、分类整理开发利用管理工作。
集中统一管理档案有利于国家, 有利于企业, 有利于档案事业的发展, 是档案工作的重要原则。
企业档案综合管理, 要求各企业成立综合档案部门它在公司领导手直接领导下, 进行收集、整理和提供利用等档案管理工作。企业档案综合管理, 较一般所指的集中管理有更为明确的内涵。综合管理不仅是企业各种门类各种载体形式档案实体的统一管理, 而且要对企业全部档案进行统一分类、系统管理和整体开发利用, 它是一种把企业全部档案作为一个整体进行管理和提供利用的组织方式, 是集中统一管理档案的具体化。一方面, 它将企业全部档案予以集中管理, 统一分类, 制订统一的分类标准, 使档案管理更加规范化、科学化;另一方面, 它强调档案信息的全面开发和综合利用, 逐步建立企业的信息网络, 实现各类信息的综合一体化管理和信息资源共享, 充分发挥企业档案的功能。
首先, 《档案法》是档案工作逐步走向法制和重要标志。它不仅增强了社会的档案意识, 也为企业档案综合管理提供了法律依据。它是我国档案管理的根本大法, 也是企业档案工作的行为规范和工作指南。广大企业档案工作者应当认真学习《档案法》, 积极宣传、贯彻《档案法》, 严格依法治档, 逐步实现档案工作的整体优化管理, 才能充分开发利用档案住处资源, 进一步增强企业档案工作的自身建设与发展。
其次, 在我国改革开放的形势下, 企业管理的体制发生了深刻变化, 正在逐步由单纯封闭性的生产型企业向综合开放性的生产经营型企业转变, 逐步成为自主经营自负盈亏的社会主义商品生产者和经营者。由于企业面临瞬息万变的市场环境, 为了求得生存与发展, 必须不断引入竞争机制, 即在不断变化的外界环境中寻求并开拓市场, 提高竞争能力, 着眼于环境, 着眼于未来, 搞活经营, 重视信息的开发工作, 将其摆在适当的位置上, 作为企业管理的一项重要基础工作来抓, 是十分必要的。因为企业档案记载了本企业生产能力、经营状况及生存环境等各方面的信息, 对它进一步综合开发和提供利用, 是企业基础管理的重要内容, 是企业发展的迫切要求。企业档案实行综合管理, 为此提供了最大限度的可能性。
最后, 企业档案的综合管理也是企业档案管理升级的客观需要。企业档案的综合管理随着经济体制暴露出愈来愈多的缺点。一方面, 由于档案管理机构各自为政, 管理方法和标准不一, 装备参差不齐, 档案工作难以实现标准化、规范化, 更不便为实现现代化管理奠定基础;另一方面, 由于不同的看法和做法, 造成有的残缺不全, 有的又重复保存, 不利于保证企业档案的完整率和准确率。由于分头归口管理的组织方式, 不同的领导人可能在档案认识上存在差异, 因而也影响了企业档案工作的统筹安排和全面规划, 更不利于档案工作的统筹安排和全面规划, 更不利于档案信息的综合开发利用。鉴于上述情况, 国家档案局在企业档案管理升级的考核内容与等级标准中, 作出了实行企业档案综合管理的有关规定, 为企业档案的科学化管理开创了前提, 为实行综合的整体优化管理提供了保证。不少企业领导通过升级, 认识到企业档案为决策和管理提供宝贵的依据作用和借鉴价值, 因而对企业档案及档案工作转变了态度, 增强了档案意识, 也为档案工作的发展开拓了新的天地。总之, 实践证明, 企业档案实行综合管理是可行的。
企业档案管理是企业管理的重要基础工作之一, 它是企业信息系统的重要组成部分。不断克服局部观念、封闭观念, 建立整体观念、开放观念, 为企业整体经济效益服务, 是今后相当长的一个时期内, 企业档案工作的指导思想和工作方针。企业档案综合管理涉及面广, 内容很多, 其核心可以用四句话来概括。
(一) 全面规划, 统一领导。建立企业档案的综合管理机构是实现整体优化的关键。因为用系统论的原理指导建立企业档案的综合管理机构, 实行对企业档案的整体控制, 将企业档案机构建成为本企业各种门类、各种载体的档案的保存基地和利用中心, 才能建立良好的管理秩序, 逐步实现档案管理的科学化、规范化和现代化。实践证明大型企业建立企业档案馆或企业档案资料信息中心, 中型企业建立综合档案科 (室) , 小型企业建立综合档案室, 集中统一管理企业的全部档案, 并适时提供利用, 是一种比较好的管理体制。它不仅可以确保企业档案的集中统一管理, 而且有利于精简机构, 实行优化组合。同时, 明确主管领导责任, 企业档案馆在主管领导的直接领导下, 便于和其它职能部门密切合作, 共同做好文件的形成、收集、整理、归档工作, 有利于档案工作的顺利开展。
(二) 科学管理, 制度规范。为了使企业档案工作有章可循, 有法可依, 在企业档案馆建立以后, 必须建立统一的规章制度, 作为开展档案工作的规范和标准。各企业除了根据上级下达的各项规章制度和国家标准, 还应依据本企业的具体情况, 制订切实可行的企业标准及档案管理制度与标准。比如对企业文件材料的形成、积累、整理、归档、保管、统计、鉴定、利用等作出统一的规范化要求, 作为开展工作的依据和指南, 逐步做到档案的科学管理, 充分发挥企业档案的信息资源作用, 为企业改善管理、增强活力服务。
(三) 综合分类, 集中保管。在企业档案集中管理以后, 不应再是“貌合神离”, 仍然维持原来的科技档案、文书档案、会计档案等几大块, 各自为政, 而应从整体优化的指导思想出发, 从便于利用的工作原则出发, 使企业的全部档案在实体上构成一个统一的、科学合理的类别体系。为此, 需要采用一种既能反映企业全部活动, 又能适应各方面利用需要的综合分类法, 对企业档案予以区分类别, 使其构成相互紧密联系的有机整体。目前虽然尚无统一的分类标准, 但有关部门正在或已经制订了一此试行办法。经过一段实践以后, 相信具有理论科学性和实践可行性的企业档案综合分类法必将问世, 从而促进企业档案工作的进一步发展。
【关键词】医院档案管理；管理水平；改进方法；探究
医院档案，包括为医院提供服务的各类与医疗相关的文件资料，与医院发展进程有关的资料文书等，这些文件文书包含的内容可以是图像，录音等。档案管理的水平是医院最为宝贵的经验之一，积极的对管理方法进行改进以及完善工作，使医院档案为该医院的行政管理事业的发展服务，为医院开展的医疗学术研究以及技能沟通等方面保驾护航。总之，探究一些提高档案整体管理水平的对策，这是是目前我国医院开展管理工作中的重点内容。
一、档案管理水平低下的原因
1.对档案管理工作重视程度不够。随着时间的推移，医院需要招聘更多的人员为医疗事业服务，正因为这个缘故，从事档案管理工作的人员流动性较大，大部分都是非档案管理专业的技术人员。又因为医院没有对这些人员采取对该专业的培训工作，人员均是在任职岗位的实践中学习技能，他们的技术不娴熟，又没有形成良好的职业道德素养，工作态度不端正，因此在管理工作进程中，丢档现象经常发生，此时管理的质量也得不到保障。
2.档案资料分散，不能集中收取。之所以对档案资料零散的收集，一是因为管理员意识观念淡薄；二是因为时间紧迫导致他们只对上级下达的文件以及与该医院发展有关的文件纳入档案库房中存储，而那些医疗各类活动中，例如每周会议上总结的各种资料的会议报告得到是不合理的搁置，不能安放在档案资料管理的库房中。其实造成档案资料收集不具体的原因有很多，例如医院没有对档案管理部门定期实施监察工作，档案管理部门没有按照规章制度流程开展工作等。
3.档案管理员的专业技能不娴熟，没有树立创新观念。我们洞察我国医院事业在近几年的发展征程，发展医院越来越重视对医疗服务人员，特别是临床和护理专业人员的服务技能的培训工作，而严重忽视了对档案管理员专业技能的培训以及引导工作。我们知道，在医院事业发展中，病历档案的书写工作具有一项严谨性强，复杂度高的特点。只有积极对管理员进行培训工作，才会使他们的专业技能水平迈向新的高度，与此同时有助于管理员建立谨慎认真的工作作风，这样在该医院档案管理中就会避免在病历书写中出现档案管理员代替上级住院医师签字的不良现象。真正做好档案管理工作是一门技术也是一门学问，管理的质量牵扯到该医院医疗水平的高低，管理工作走规范化，现实化以及创新化的路线可以杜绝医疗纠纷的产生。总之提高档案管理水平医院应该实施监督体制，调动整体管理员的思想意识，扭转他们不合理的思维模式，最终促进预期管理目标的达成。
二、将学习作为第一任务，是管理水平提升的基础工作内容
医院应该在特定的时期加强《档案法》的宣传工作力度，这些特定的时期包括新的管理员工入职的前期，使他们认识到档案管理的重要性质，通过对《档案法》中涵盖的内容进行深入的学习，他们就会领悟到其中深刻而久远的现实意义。同时档案管理部门的领导意识必须加强，他们起着带头的作用，当管理员工看到部门领导都在虚心的学习《档案法》时，员工就会相應的被带动，激发了他们学习档案管理方式的积极性。当学习的氛围被创造出来时，档案管理工作处呈现不一样的景象，管理工作流程秩序严谨，档案资料的安全性也会提高。
三、注重对优秀人才的培养工作，提高管理人员的综合素质
档案管理人员是档案管理工作内容中的主要充分之一，因而管理人员的技能水平以及职业道德素质之间与档案管理的质量挂钩。目前我国医院的力争要实现档案管理工作的持久健康发展，所以就必须加强对档案管理工作团队的建设力度，积极健全管理人员的业务水平以及提高他们的综合素质能力，这都是医院事业发展紧抓的工作内容。要实现管理人员综合能力提升的目标，医院可以依据本院的现实情况以及日后的发展战略目标，选择合适的途径强化管理人员的素质水平。可以采取的方法包括以下几种：使管理人员定期的参加专业技能培训活动；鼓励优秀的管理人员参与继续教育课程或者是进修工作等。为了达到档案管理人才培养的目标，医院应该提高对人才培养工作的重视程度，想法设法将对管理人才培养的工作项目归总到医院人才培养的整体计划范畴之内。人才培养目标的实现需要外在动力的支持，与此同时它也需要内在动力的驱动。因而医院档案管理人员应该自觉的树立时刻增强自身业务能力的意识观念，主动的参与档案管理工作的各项流程，完善自身的技能水平。档案管理人员应该树立主人翁的姿态去积极参与所处医院举行的各项与医疗事业有关的科研活动，对其本质进行探究，这样他们开展档案管理工作时就会顺利一些了。树立创新的理念，就要求管理人员对档案信息资源进行科学合理的开发以及应用，使档案资料更高效的辅助医院医疗事业的发展征程。
四、结束语
其实，医院可以采取多种措施对档案管理工作中存在的问题就行有效的解决，例如通过建立监管机制对管理工作中的细枝末节进行监督。因为医院档案管理工作主要是对医院现有的病历开展管理工作，因此可以通过增强病历方案的规范化建设工作的力度，使档案管理工作实现规范化的目标。总而言之，要想切实的提高医院档案管理的业务水平，就需要院方以及档案管理人员的共同努力，积极实践，努力完善管理机制，最终使档案管理事业带动医院整体事业的发展。
参考文献：
[1]张秀良.新医改下医院档案管理的改进方法[J].科技资讯，2012.
档案、资料管理是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司和客户经济利益、合法权益、真实反映历史记录，为公司管理提供信息的必要管理制度。
一、档案概念
档案是在日常工作中形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图象、声像、实物等不同形状和载体材料。
二、档案管理方法
1．实行集中管理、分类保管的方法；
2．各项目由服务中心负责统一归口管理；物业公司由综合管理部行政员负责档案资料管理。
3．各服务中心根据档案管理归口部门配备相应档案兼职管理员，负责本部门的档案管理工作、档案资料的收集、档案归档；
4．服务中心对档案管理工作不定时的检查。
三、档案设置
暂设行政档案、物业管理档案、项目档案、设备设施档案、业主档案、人事档案、合同协议档案。
四、档案编号
1．根据档案先后编制序号，2．编制档案目录汇总，3．附档案目录样表。
五、归档要求
1．凡归档的文件材料必须完整、正确、系统。
2．归档的文件必须按照档案的要求进行部门立卷，写好目录存档。
3．档案交接时，必须填写移交清单，双方各执一份。
4．归档文件材料为便于装订应使用A4纸，并使用钢笔或者蓝黑墨水为宜，不得使用圆珠笔和铅笔。
5．凡收到的传真件为防止褪色，应及时复印，原件和复印件一起归档。
16．凡由几个单位共同协作完成的项目，主办单位应保存整套完整的档案。
六、档案内容
1．档案包括日常工作类、行政管理类、经营管理类、物业管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案等。
2．档案除了基本的纸张以外，还包括照片，录音和录像磁带、反映各种图文数据的磁盘、光盘以及金属塑料等各种材料制成的模型和记载荣誉内容奖品等以备日后查考的实物。
七、归档时间
1．各项管理中形成、收到的文书材料，当日下班前归档。
2．各项管理中形成、收到的文书材料编写目录存档。
3．对照片、录音、录象材料和设备设施说明书、证书等其它资料性文件，应在该材料有关活动结束后一并归档。
八、档案借阅
1．任何个人和部门不得擅自保管、借阅、对外交流。
2．档案查阅、复印必须由部门经理审批后，填写复印记录后，方可进行。档案原件原则上不得借出，如遇特殊情况须由部门经理审批。
本制度自2014年6月1日起实施。
第一章 总 则
为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。
第二章 公司管理档案的范围及管理权限划分
第一条 公司级档案管理范围，由公司行政部专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：
1． 司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料； 2． 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
3． 财务管理、资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；
4． 政府、项目批文、合同；
5． 公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；
6． 工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；
7． 公司及各部门月度、年中、工作计划及资金计划； 8． 公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）； 9． 公司有效证件、印章； 10． 具有法律效力及保存价值的文件；
11． 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
12． 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第二条
部门档案管理范围，由各部门指定专(兼)职文书管理，于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部门级档案文件如下： 1． 各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报； 2． 部门例会会议纪要；
3． 各部门与其相关业务单位函件管理； 4． 招投标文件管理；
5． 人事劳资档案及信息管理；(人力资源部统一管理人事档案)6． 仪器、设备维修保养资料； 7． 客户、特约商家资料及信息管理； 8． 公司的媒体宣传资料、销售报表；
9． 财务会计凭证、帐册、月度、财务报表。
第三章 公司档案管理体制 第三条
公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。行政部设立专门档案室，配备专人分管公司主体档案工作。第四条 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。
第五条 公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。
第六条 档案管理部门及负责人 1． 公司档案管理部门为行政部； 2． 公司立档单位为各部门；
3． 档案管理责任人：各部门负责人与专(兼)职文书。
4． 各部门均应指定专(兼)职文书，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。第七条 各部门专(兼)职文书的职责
1． 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
2． 认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每季度末前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。
3． 承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材。
第四章 档案管理、归档文件整理 第八条
各部门以公司名义或中心名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由部门文员制作副本发文、登记、原件存档，抄送行政部档案室备案。第九条
各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料，收集齐全并加以整理后，送交专(兼)职文书集中统一归卷。
第十条 一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。第十一条 归档时限
各部门专(兼)职文书就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。第十二条 归档文件的整理
1． 归档材料必须是办理完毕的正式材料。
2． 归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。3．
归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。4．
不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年立卷；跨的总结放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。5． 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6． 整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。7．
归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。8．
案卷整理的幅面应以A4纸为准(210MM*297MM),材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。
9． 归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为1CM的装订区域。
10． 归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。11． 存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。
12． 文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。第十三条 归档文件的移交 1． 档案室对于日常抄送副件进行登记，并依据登记情况于每季度末定期与部门文员办理文件档案的交接手续。接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份，写明案卷标题,卷内文件页数，案卷数量,移交时间,交接双方要签名。移交清单由移交部门与档案室各自存档。2．
移交档案时，应同时移交相关文件的电子文档。行政部档案室逐一核对后，对电子文档进行整理保存。存档后，电子文档之文件名，更改为“档案号+文件标题”。同一档案中有多个电子文档的，电子文档装入以档案号命名的电子文件夹内。第十四条 档案的保管
1． 防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全； 2．
公司应有场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。档案管理人员应定期清洁并检查档案案卷状态。保持档案存放室良好的通风，做好档案室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。
3． 每年须定期对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料； 对破损和褪色的材料进行修补和复制。
第五章 档案名称、编号
第十五条 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。第十六条 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。第十七条
档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第十八条 档案编号原则
1． 公司内归档文件的档号结构为“全宗号—类别号——保管期限—文件类型--盒号—件号”。
2． 每一归档文件首页前附上《归档文件封面》。(见附件2)3． 每一档案盒内首页应设“文件存档目录”，文件归档时依序编号、登录。4． 档号的表示方式如下：商管公司ABCCCC-DE-F(G)-00-00 1)“商管公司”表示文档归属公司名称，即全宗号
2)“AB”表示文档归属部门名称，即类别号。如：行政类、营运类、策划类等等。
3)“CCCC”表示文档的归属年份，指文件中所指问题所在，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如：201X。
4)“DE”表示保管期限。如：长期、二年。
5)“FG”表示类型名称（大类/小类）。例如：营运部月报，招商进度表，会议记录等等。
6)“00 – 00”表示文件档号。即盒号、件号。
5． 新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别、编号顺序，以此来编列档号。
6． 档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。7． 档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。
第六章 档案的编目与装盒 第十九条
归档文件应逐件编目。归档文件目录设置档案件号、文件题名、文号、主要内容发、页数、日期、经办人、存档地点等项目(见附件4)第二十条 档案目录以手工填写和以打印两种方式。目录填写须使用碳素墨水书写。请将卷内目录放在卷首。
第二十一条 装盒，将归档文件按件号顺序装入档案盒。一盒内的文件数量无限制，以装满一盒为准。第二十二条
装盒完毕后，填写《档案盒封面》、《档案盒盒脊》(见附件1)。填写时须使用碳素墨水书写，字迹工整、要素齐全。
第二十三条 不同保管期限的文件应分开装盒，不得混装。
第二十四条 档案盒的封面与背脊由档案室统一填写，并标明档案盒内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
第七章 档案的鉴定与保管期限 第二十五条 档案的鉴定。
从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值。第二十六条 档案的保管期限。
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者之外，一般为分二年、长期两种。一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件的保存年限为二年，其余资料原则上均为长期保存。介于两种保管期限的，保管期限从长。1． 长期保存： 1)公司章程； 2)股东名册；
3)组织规程及办事细则； 4)董事会及股东会纪录； 5)财务报表；
6)政府机关核准文件；
7)不动产所有权及其他债权凭证； 8)工程设计图；
9)其他经核定须永久保存的文书。10)预算、决算书类； 11)会计凭证； 12)事业计划资料； 13)期满或解除之合约； 2． 二年保存：
1)结案后无长期保存必要者。
2)一般的通知、通告、不涉及经济利益的来往函件、政府文件
第八章 档案密级 第二十七条
公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级，按档案性质、内容不同划分不同密级，并据此界定档案调阅权限。1．
“绝密”文书含：公司之相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同、其他经核定为绝密的文书。2．
“机密”文书含：公司各类经济合同、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要（决议）、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
3． “密”文件含：公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。
4． “普通”文件含：部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
第九章 档案借阅、利用工作 第二十八条
总监以上管理人员如需借阅一般工作业务相关的资料，可直接在档案管理员处登记后借阅。借阅资料须当天归还；如需再借，应办理续借手续。第二十九条
各部门其它员工因业务需要对本部门档案材料进行借阅或利用的，须一律填写《档案调阅审批单》(见附件3)并经部门负责人和分管总监签字许可后，方可借阅档案。如需借阅非本部门的档案材料的，还应有相关部门负责人和分管总监签字许可。
第三十条 如需借阅公司人事、财务、合同等资料必须经总经理批准许可。第三十一条 档案管理员依据《档案调阅审批单》，为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。
第三十二条 借阅的档案原则上在公司内使用。机密文件和绝版文件仅供在存档处查阅，不予借出。第三十三条
借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
第三十四条
档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。
第三十五条 档案主管应接受公司有关部门、人员定题咨询要求。第三十六条 依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作。第三十七条 政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。
第十章 档案的销毁 第三十八条
对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，销毁清册经相关负责人批准，方能销毁。该清册永久保存；销毁时要有二人以上监销，关在清册上签字。销毁时请使用碎纸机或焚烧的方式。
第三十九条 公司终止、解散时，档案应移交控股股东或主管部门或当地国家档案馆。第四十条 公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。
第十一章 附则
第四十一条 档案部门积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。第四十二条 本办法由行政部解释、补充，由公司总经理批准颁行
报送：侯总、张总
抄送：总公司总裁办、综合管理部 发送：各部门
传阅：全体员工（张贴公告栏）附件1： 《档案盒封面》： 档 案
全宗名称成都合能新城市广场管理有限公司 归档部门名称（文档名）
文档的条款号：（起-止）自 年 月 日起至 年 月 日止 本卷内共 件，保管 年
《档案盒盒脊》： 部门、文档大类，二0 年
附件2：(例)归档文件封面
全宗号成都合能新城市广场管理 有限公司类别号XZ 年 度201X保管 期限长期盒 号00 件 号00文件字号商管(行)字201X第000号文件日期201X0525 责任人新城市广场管理公司行政部页 数13页 归档单位行政部密 级普通 题 名档案管理办法 备 注附：
档案盒封面；归档文件封面；档案调阅审批单；文件归档目录。
附件3： 档案调阅审批单 年 月 日
类 别 调阅部门 调阅人 文件名称 内容摘要 调阅用途 使用方式
调阅期限自 年 月 日起至 年 月 日止计 日 档号及件数 借出日期年 月 日 共 件
归还日期年 月 日（保管人签章：）备注
调阅人： 审核： 核准： 说明：
1)本单一式二联，第一联于档案退还后由档案管理人退还调阅人，第二联留存档案室备查。
2)借阅本部门档案材料时，借阅人需由本部门负责人签字，借阅非本部门档案材料时，还应有相关部门负责人签字方可借阅。
发文单位：镇江市人民政府文号：镇政发[2003]113号
发布日期：2003-5-12执行日期：2003-7-1
第一章 总则
第一条 为了加强本市城市建设档案（以下称城建档案）管理，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理工作中的作用，根据《江苏省城建档案管理办法》，结合本市实际，制定本细则。
第二条 凡在本市行政区域内形成、管理、利用城建档案的单位和个人，必须遵守本细则。
第三条 本细则所称城建档案是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同载体形式的历史记录以及相关的文件材料。
第四条 城建档案工作实行统一领导、分级管理的原则，确保城建档案的完整、准确、安全和有效利用。
第五条 辖市、区人民政府应当把城建档案事业列入城乡建设发展规划。城建档案馆（室）的馆房建设、设备购置等所需经费应列入地方固定资产投资计划，日常经费由财政部门统筹安排，保障城建档案管理工作与城乡建设事业协调发展。
第六条 镇江市规划局是市人民政府城建档案行政主管部门，业务上接受同级档案行政主管部门的监督和指导。
镇江市城建档案管理处是城建档案管理的专门机构，具体负责全市城建档案管理工作，与市城建档案馆合署办公。其主要职责是：
（一）负责组织贯彻实施城建档案管理的法律、法规和规章；
（二）负责编制并组织实施全市城建档案事业发展规划和工作计划；
（三）负责依法制定、实施城建档案工作的业务规范和技术标准；
（四）负责城建档案工作的业务监督和指导；
（五）负责组织并指导城建档案的理论与科学技术的研究、宣传以及城建档案管理人员的培训工作；
（六）受相关部门委托，依法查处城建档案违法行为。
辖市、区建设（规划）部门负责本行政区域内城建档案管理工作，业务上接受同级档案行政主管部门的监督和指导。
各乡、镇人民政府应当配备专（兼）职人员负责本乡镇的城建档案管理工作。
第七条 镇江市城建档案馆负责全市城建档案的接收、整理、保管和利用等工作。其主要职责是：
（一）接收和保管本市具有永久和长期保存价值的城建档案与相关资料；
（二）对接收进馆的档案资料进行科学的系统管理，为城市规划、建设、管理和科研等工作提供服务；
（三）广泛征集、收集各门类城建档案资料，利用声像、影视等手段，加强历史文化名城有关档案资料的积累和收集，不断丰富馆藏；
（四）开发城建档案信息资源，开展编研工作，使城建档案馆成为储存、利用、咨询和交流城市建设信息的中心。
各辖市、区城建档案馆（室）负责本行政区域内城建档案的接收、整理、保管和利用等工作，并对城建档案的形成、管理等工作进行业务指导。
第八条 城建档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，保守秘密；应当具备相关专业知
识，接受继续教育和专业培训。城建档案工作人员必须取得《岗位合格证书》后方可上岗。
第二章 城市建设档案的接收范围
第九条 凡具有永久和长期保存价值的下列城市规划、建设及其管理档案材料，有关单位和个人必须按规定向城建档案馆（室）无偿报送原件一套（含电子文件），并要求达到完整、系统、准确，案卷质量必须符合《江苏省城建档案案卷质量标准》规定的要求：
（一）城市规划基础材料：包括城市历史、经济、人口、科技、文教、卫生、资源、地名、地形、地貌、地震、水文、气象、灾害等方面的材料；
（二）勘察测绘：包括控制测量、地形测量、摄影测量、水文地质、工程地质、地下管线等图纸和技术成果等方面的材料；
（三）城市规划：包括国土规划、总体规划、分区规划、详细规划、专业规划、工程规划以及县（市）、乡（镇）规划、各专业规划等方面的材料；
（四）建设管理：包括土地管理、建设用地管理、规划管理、建筑管理、房产管理、地名管理、市政公用工程管理、园林绿化管理、建设工程管理等方面的材料；
（五）市政、公用设施：包括道路、广场、桥梁、涵洞、隧道、给水、排水、供气、供热、公共交通、城镇照明、供电、电信、广播、电视、环境卫生等工程方面的材料；
（六）交通运输：包括铁路、公路、水运（港口、码头）、航空等工程方面的材料；
（七）工业建筑：包括工厂、矿山、电站、工业仓储、仓库等工程方面的材料；
（八）民用建筑：包括住宅、办公、科研、旅游、外事、文化、教育、宣传、出版、医疗、卫生、体育、商业服务、金融、保险以及物资、粮食、食品仓库和加油站等工程方面的材料；
（九）园林绿化、名胜古迹：包括风景区、公园、绿地、苗圃、古树名木、纪念性建筑、名人故居、古建筑、城市雕塑等工程方面的材料；
（十）环境保护：包括环境管理、环境监测、环境治理、自然保护等工程方面的材料；
（十一）建设工程设计：能反映各设计单位在不同历史时期具有较高设计水平和代表性的项目设计材料；
（十二）人防、水利、防洪、抗震防灾及军事工程（军事禁区和军事管理区以外的穿越市区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图）方面的材料。
城建档案馆（室）应当收集、征集有关城市规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件，收集建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案以及志书、年鉴、大事记、科研成果、专题调研报告、论著等具有保存价值的城建档案材料。
第十条 凡产生城建档案的单位必须根据国家和省、市有关城建档案管理的规定，做好城建档案材料的收集、管理和利用工作，配备专人负责。要把城建文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入相关规章制度和有关人员的职责范围。
第十一条 凡列入本办法第九条规定的城建档案材料，除建设工程档案依照本办法第十七条有关规定报送外，其他具有永久或长期保存价值的城建档案材料由形成单位在二至三年内向城建档案馆（室）报送，并在每年三月底之前向城建档案馆（室）报送一套上一城建档案目录。
第三章 建设工程竣工档案的编制与报送
第十二条 凡新建、改建、扩建、复建的建设工程，均应按照有关规定编制建设工程竣工档案，并向城建档案馆（室）报送。建设工程竣工档案的归档文件内容包括：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等五个部分。
第十三条 凡新建、扩建、改建的各类工程，需要进行开挖、爆破、钻探等施工活动的，建设单位在该建设项目规划定点前，必须到城建档案馆（室）查清工程所在位置的地下管网分布情况，然后到有关部门办理工程审批手续。
第十四条 建设单位或个人在领取建设工程规划许可证前，必须向城建档案馆（室）登记，并签订《建设工程档案报送责任书》。
第十五条 建设、勘察、设计、施工、监理等单位必须将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。各单位应严格按照《建设工程文件归档整理规范》中的基本规定履行相关职责。
建设单位负责建设工程档案的汇总和报送。建设单位与施工单位在签订工程承发包合同时，应当明确编制、移交竣工图等工程档案材料的责任、要求等内容。
施工单位应当按照国家、省、市有关城建档案管理的规定以及合同的约定，及时编制、移交竣工图以及其它工程档案材料，并对其准确性负责。
监理单位应当建立健全监理档案制度，督促施工单位及时收集、整理工程文件材料，并对其完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查，协助建设单位做好工程档案材料的汇总。第十六条 对列入城建档案馆（室）档案接收范围的工程，建设单位在组织竣工验收前十五日，应当提请城建档案馆（室）对工程档案进行专项验收。专项验收合格后，由城建档案馆（室）出具《江苏省建设工程档案专项验收意见书》。建设单位在取得《江苏省建设工程档案专项验收意见书》后，方可组织工程竣工验收。国家和省级重点建设工程的竣工验收应当同时通知省、市城建档案馆参加。
建设行政主管部门在办理竣工验收备案时，应当查验《江苏省建设工程档案专项验收意见书》。
第十七条 在建设工程项目竣工验收通过之日起三个月内，建设单位应当向城建档案馆（室）无偿报送一套符合规定要求的建设工程竣工档案材料。否则，规划部门不予审批新的建设工程项目。
第十八条 城建档案馆（室）对报送的建设工程档案材料应当及时审查。对符合要求的，应出具《建设工程档案接收证明书》并加盖城建档案接收专用章；对不符合要求的，城建档案馆（室）应当提出处理意见，报送单位应当按城建档案馆（室）要求的期限和内容进行补测、补绘后报送城建档案馆（室）。
房产权属登记管理机构在审查核发房产权属证书时，应当核验《建设工程档案接收证明书》。凡没有《建设工程档案接收证明书》的，不予办理房屋产权证。《建设工程档案接收证明书》列入房屋产权产籍档案。
第十九条 凡对建筑物、构筑物和各种管线进行维修、加固、改造或扩建后，有关单位应将其更改部分的文件材料在三个月内报送城建档案馆（室），并对原工程档案进行修改、补充。
利用施工图改绘竣工图的，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面三分之一的，应当重新绘制竣工图。
第二十条 地下管线建设工程必须按有关专业技术规范进行竣工测绘。竣工验收档案须在竣工验收通过之日起三个月内报送城建档案馆（室）。
城市地下管线普查和补测、补绘形成的地下管线档案，必须在普查、补测、补绘结束之日起三个月内报送城建档案馆（室）。
第二十一条 对公用基础设施的道路管线工程进行改造、变更的，建设单位应当据实及时修改、补充和完善原工程档案，并在工程竣工之日起三个月内报送城建档案馆（室）。第二十二条 各单位自行保管的工程档案，在建筑物、构筑物产权转让时必须同时移交；工程停、缓建的由建设单位负责保管；单位撤销的应当移交上级主管部门或城建档案馆（室）。
第四章 城建档案的管理和利用
第二十三条 城建档案馆（室）接收的档案应当及时登记、整理，编制检索工具，做好档案的保管、鉴定、统计、编研、保护和利用工作，对破损或变质的档案应当及时抢救。特
别重要的城建档案应当采取有效措施，确保其安全无损。
第二十四条 城建档案馆（室）以及形成城建档案的单位，必须建立健全档案管理制度，严格执行国家保密制度，严防档案散失和泄密。任何单位和个人不得擅自销毁城建档案。第二十五条 城建档案馆（室）应当根据城市规划、建设和管理工作的需要，对城建档案实行标准化管理，并编制有关文献参考资料向社会提供服务，其收费办法依照国家和省有关规定执行。
第二十六条 城建档案必须有专用库房保存。库房内应保持适当的温度、湿度，应当配置防盗、防火、防光、防潮、防尘、防磁、防污染、防有害气体和有害生物的防护设施，并具有相应的抗震和抵御其他自然灾害的能力。
新建或改建档案库房，应严格执行国家《档案馆建筑设计规范》。
第二十七条 城建档案馆（室）应当使用符合国家标准的档案用品和装具；城建档案的管理设施和手段要逐步采用新技术、新设备。实现城建档案管理的规范化、标准化和现代化。
第五章 奖励与处罚
第二十八条 有下列情形之一的单位和个人，应当予以表彰和奖励：
（一）在城建档案的收集、整理、保护、管理和提供利用等方面做出突出贡献的；
（二）在城建档案理论研究和科学研究方面成绩显著的；
（三）将重要或珍贵的城建档案资料捐赠给国家的；
（四）在非常条件下，为抢救、保护城建档案做出特殊贡献的；
（五）同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。
第二十九条 有下列行为之一的，由建设行政主管部门对直接负责的主管人员和其他责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究其刑事责任。
（一）违反本细则第十三条规定，造成损失的；
（二）违反本细则第十四条规定，不办理建设工程档案登记手续的。
第三十条 违反本细则第十七、十九、二十条、二十一规定的，由建设行政主管部门或者其他有关部门责令改正，并按照下列规定予以罚款：
（一）逾期3个月以下的，处10000元以上30000元以下罚款；
（二）逾期3个月以上6个月以下的，处30000元以上50000元以下罚款；
（三）逾期6个月以上9个月以下的，处50000元以上80000元以下罚款；
（四）逾期9个月以上的，处80000元以上100000元以下罚款；
凡给予单位罚款处罚的，同时对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员处以单位罚款数额百分之五以上百分之十以下的罚款。
罚款必须使用财政部门印制的专用罚款票据，罚款收入上缴同级国库。
第三十一条 当事人对行政处罚决定不服的，可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。
第三十二条 城建档案管理人员在城建档案管理工作中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的，由其所在单位或者上级主管部门给予行政处分；构成犯罪的，依法追究其刑事责任。
第六章 附则
第三十三条 本细则由市规划局负责应用解释。
第三十四条 本细则自2003年7月1日起施行，1999年12月27日市人民政府印发的《镇江市城市建设档案管理办法》（镇政发〔1999〕273号）同时废止。
一、办公室档案规范化管理的现状
(一) 对档案工作重视程度偏低。
一般来说, 企业只注重经营这一个“一线”业务, 却忽视了档案与后勤这一类型的“二线”业务, 档案管理人员往往是由企业其余的人员兼职, 而档案设施与库房等准备也不够齐全。
(二) 管理水平无法跟上发展要求。
由于企业档案制度健全度偏低, 缺少档案管理方面的有效措施, 使得档案人员无法及时掌握法规规范;甚至出现部分企业未进行各个部门资料的收集整理, 也就无法涉及档案的规范整理与利用。
(三) 繁多的档案门类, 制约管理效率。
在《工业企业档案分类试行规则》中, 企业的档案管理分为专门类、科技类、管理文书类等方面, 又设置有一级类目十个, 二级类目若干个, 但是各种档案立卷归档的方式有所差异, 因此, 很难掌握新门类档案的归档问题。
(四) 档案人员素质跟不上档案工作提出的要求。
总体来说, 大部分档案管理人员都属于“半路出家”, 绝大部分档案管理人员都达不到档案管理业务水平的基本要求, 更谈不上高水平管理。
二、办公室档案管理规范化的有效途径
面对企业档案管理工作规范化现状时, 提出以下几点措施, 能够让相关的人员认识到办公室档案管理工作规范化的重要性, 提升办公室档案管理效率。
(一) 规范档案管理程序。
管理程序化是档案管理规范化最明显的特征。对于档案的立卷、存档以及调档等档案工作开展时, 需要制定相匹配的工作流程, 并且在实际环节严格地遵守程序要求, 确保每一道工序都能做到真实、准确, 并且还有专门的负责人监督。另外, 尽可能简化档案管理程度, 在满足管理效率与管理质量的前提下, 简化工作程序, 避免管理人员花费过多的精力与时间在档案管理上。
(二) 紧跟时代步伐, 完善档案管理设施。
档案管理工作效率会受到档案管理设备的直接影响。无论是任何企业, 都应该认识到只有投资才能有所回报。目前, 档案管理逐渐朝着数字化信息管理的模式前进, 这不仅能提高档案的安全性, 同时也避免纸质档案的过渡消耗, 并且相比传统的管理模式, 更加的高效、便捷。在档案管理工作开展时, 应紧紧贴近时代潮流, 引入最新的管理方法与设备, 在培养人员实际操作能力的同时, 提升档案管理系统的应用能力, 确保工作人员将理论与实际相互联系, 提升档案管理工作效率。
对于企业而言, 只有认识到档案管理运转效率提升对企业发展的重要性, 能够及时地更新工作设备, 才能提高档案管理工作效率。信息化的档案管理是为了合理地运用信息, 最大化信息作用。当今社会强调智能化管理, 这也是社会发展大势所趋。在有限的财力之下, 审时度势、深入调查, 确保信息化建设最核心的部分能够得以有效运转, 确保硬件设施与档案管理工作人员的工作保持最大程度的贴合, 如此才能迎合可持续发展的要求, 为企业发展奠定物质方面的基础。
(三) 注意档案信息开发利用, 做好信息的反馈与收集。
开展档案管理是为档案的利用服务。在做好管理的同时, 档案管理人员还应调整原本被动的服务方式, 转变成主动出击, 完善档案的开发与利用, 可以编写《机构沿革》《大事记》等档案, 利用定期的分析、汇集相关的参考材料, 以便领导和相关部门在工作决策是有一定的参考依据。此外, 重视档案利用信息的反馈与收集。在日复一日的工作中, 档案人员从事了大量的工作, 而成果的利用、信息收集作为档案工作的延伸, 也能够成为最佳的工作成效证明, 因此, 注重信息开发利用, 就成为档案管理的核心。
(四) 提高档案管理人员的素质。
档案管理规范化工作的开展与办公室档案管理人员的素质之间是相辅相成的。提高管理人员的基本素质, 就能规范化档案管理工作, 同样, 在档案管理工作规范化开展的进程中, 也能提高档案管理人员的基本素质。提升档案管理人员的综合素质, 不仅仅是专业素质与技术能力水平, 同时, 档案工作责任重大, 涉及到企业的机密, 思想品质也是档案管理工作开展不可或缺的一部分, 保持档案管理人员过硬的技术、高度的政治可信度也成为企业规范化档案管理必备条件。
三、结语
在国内企业的档案管理中, 办公室档案管理规范化是核心任务, 而规范化管理又具备积极作用。当然, 档案管理并非是档案部门人员努力就能提升效率的, 档案管理需要企业各个部门人员的共同努力, 才能提高档案管理工作效率, 确保企业档案可以更好的为企业服务。
摘要：在当前的市场经济条件下, 面对各种挑战与冲击, 只有做好档案规范化管理, 才能提升办公室档案管理效率。基于如此背景, 本文从办公室档案规范化管理现状入手, 介绍如何规范化办公室档案管理, 确保管理效率的提升, 希望对今后办公室档案管理有一定的借鉴意义。
关键词：办公室,规范化,档案,管理
参考文献
[1]涂娇丽.提高办公室档案管理工作效率的思考[J].办公室业务, 2012 (15) :149-150.
关键词：档案管理；信息化建设； 系统分析与设计
中图分类号：G472.4，TP315 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2014）03-0046-03
一、高校档案信息化建设的情况
高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是高校的一笔宝贵财富。[1]
信息技术的迅猛发展和广泛应用，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了现代化的途径和手段。为此，教育部、国家档案局在《高等学校档案管理办法》中明确提出，要“促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”，“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”，“加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。
国外高校档案管理工作已经实现了数字化、网络化。例如，哈佛大学档案馆实现了档案自动采集、数字化保存和网络化共享。在哈佛大学档案馆网站中，资料内容丰富，更新及时；为了满足不同层次用户的需求，同时提供一次文献、二次文献、三次文献等文献资料，[2]网站还提供了强大的检索功能，并且与Google等互联网检索工具相融合；为社会提供更好的服务，采用了RSS为用户提供定制管理。
二、高校档案信息化建设中的问题
我国高校档案的信息化工作取得了很大进展。但仍存在一些亟待解决的问题：
（1）档案信息化工作的重视程度不够。在数字化校园的建设中，校园网的建设是基础，教务管理系统、学生管理系统、数字化图书馆系统等的建设往往被优先考虑，并很受重视。而档案管理信息系统的开发建设由于受众面相对较小，在高校中的重视程度不足。因而在人员配备、硬件建设、软件开发上投入相对来说不足。
（2）档案信息管理工作的实施条件还不完善。[3]高校档案信息化建设需要完善的软硬件设施和相关人员。在硬件设施方面，主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器及其他必备的组件，尤其是需要生产和接受电子文件的工具和网络；软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。目前，高校档案机构信息化基础设施建设参差不齐，影响了信息资源的开发利用。
（3）档案信息资源的网络化开发利用不足。档案信息化建设的根本目的是方便、快捷地为用户提供及时、准确、有效的信息。纵观国外的档案数字化建设，其网络检索、网络资源服务是信息化建设的重要内容，也是信息资源的价值体现。而我国高校的档案网站多是档案管理部门的介绍和目录检索，服务大众功能较弱，资源利用不足。
三、档案信息管理系统分析
1.系统的需求
档案管理系统的需求总体看来包括档案整理和档案利用两大方面，有以下几点主要需求。
（1）整理编目
编写各类目录是档案管理人员的主要工作之一，档案管理信息化的最初需求就是打印编目。通过档案管理信息系统，可以自动产生档案目录，并打印规范统一的编目。
（2）数据查询利用
为了能够在网上方便地查询案卷目录、卷内文件目录，浏览电子版卷内档案文件，查询档案文件的借阅情况，系统应当提供室藏电子档案的文档、图形图像、语音资源、视频资源的检查阅览等服务。并可以通过高级检索、简单检索等方式，进行档案的查看、订阅，同时实现文件的远程查询功能。
（3）档案整理组卷
根据档案管理的若干标准，完成档案的整理组卷，最终实现档案有条理的分类整理存放。
（4）文件归档管理
档案记录着有价值的信息，如果档案丢失、损毁，将是单位的重要损失。利用计算机、数据库和网络技术，使档案管理系统可以完成各基层单位的及时归档，解决档案丢失问题。
（5）电子文件管理
电子文件管理是现在档案管理系统非常重要的一个功能。现在的档案管理系统应当可以保存电子文件、声像电子档案，同时可以扫描原纸质档案，形成电子文件，并对这些文件进行全文检索。
2.业务流程分析
档案管理工作主要由档案征集、整理、编目、归档、保管、利用以及相应的监督管理工作组成。
（1）档案归档业务流程
归档单位和个人将整理的资料送交兼职档案管理人员，经初步整理和检查，合格的送交档案室，档案管理员审核并提出修改建议，修改后组卷归档。由档案管理员移交到保管人员。由于业务需求，文件资料来源分为两部分，一部分为实时提交电子文件，由兼职档案管理人员负责录入，提交审核；另一部分为大量的纸质文件档案，档案整理后，提交档案室，同时由数字化人员负责数字转化工作。业务流程如图1所示。
（2）档案利用业务流程
档案归档后，由档案保管员负责档案的日常维护、利用工作。其中，利用工作主要包括档案借阅、检索和复印。不涉密档案，部门和人员可以凭借相关证明到档案室借阅档案、复印资料，并登记；兼职档案管理人员可以直接借阅。涉密档案必须由兼职档案管理人员提出，经由相关领导批准，方可借阅。
档案检索分为Web检索和人工检索。进行Web检索时，须登录管理系统，进行身份认证后进行；人工检索由保管人员提供相应服务。业务流程如图2所示。
（3）档案检查监督业务流程
档案管理工作的全过程，都需要相应的监督、审核工作。档案室主任（审核员）负责档案室工作的日常监督管理，对关键过程进行审核，并不时抽查。通过统计、总结来保证档案管理工作的持续改进。endprint
四、档案管理系统设计
1.系统功能模块设计
高校档案综合管理系统包括档案收集、整理编目、表格打印、档案划控、查询借阅、档案编研、鉴定销毁、统计报表、用户管理、数据管理、综合事务和预留接入学院办公系统等功能模块。
（1）档案收集：进行各档案资料类的数据录入、原文扫描挂接。建立纸质、图纸、多媒体、照片等电子原文数据。
（2）整理编目、网上归档：对各档案资料类录入的数据按档案管理标准进行整理编档号，形成正式可用性档案目录数据，网上归档达到一次著录重复使用的效果。
（3）表格打印：实现表格Word格式自由组态创建和表格打印条件的自行定义。
（4）档案划控：根据档案密级程度进行控制查看人员范围。
（5）档案利用：实行档案的检索，档案资料通过“电子阅览室”实现登记、借阅、催还等功能。
（6）档案编研：进行档案信息的编研、素材编辑和各项专题的编写。
（7）鉴定销毁：允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除。
（8）统计报表：能对系统中的基本数据进行统计打印。
（9）用户管理：用户组成管理，权限管理，日志管理。
（10）系统管理：对保管期限、机构、密级、公文类型，公文登记号，实物、声像的载体类型等进行设置。
（11）数据管理：不同类型数据库的数据转换，数据备份与恢复等数据备份与恢复，数据导入导出；插入或删除一条目录后档号自动生成，重新排序。
（12）档案保管：档案保管主要对档案库房、档案进行管理记录，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口与温湿度控制、电视监控、门禁、消毒记录、防火控制、防盗控制、安全检查记录等系统进行对接。
（13）档案在线：包括消息管理、工作信息、通知、公告、档案法规等。
2.系统结构设计
在网络结构中采用C/S和B/S两种模式，C/S结构负责数据的采集、制作；B/S结构主要包括系统管理，档案检索、借阅、编研、保管和统计，以及数据备份等功能。实际使用中，借助于校园网，可以实现各科室与档案管理部门的连接，保证档案信息传输高效性。系统一般采用档案数据库服务器保存全部数据，用户可以通过网页访问档案数据，也可登录C/S模式下的客户终端，进行更深入的数据管理。内网和外网采用物理隔离方式，确保学校内部网络档案信息的安全。
在数据库设计当中，选择JDBC数据访问形式，可以保证数据库访问跨平台性，提高数据读写的效率。数据库则采用了SQL Server数据库，具有数据存储容量大、界面比较友好，各技术人员比较熟悉，维护相对容易的特点。同时支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多种数据库。
目前，该系统已投入使用，达到了设计的标准。系统既具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，又兼有界面美观、用语规范、操作简单、使用方便等优点。
参考文献：
[1]教育部.高等学校档案管理办法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.
[2]罗宝勇.美国高校档案网站建设研究[J].兰台世界，2010（10）：13-14.
[3]王彤.对加强高校档案信息工作的思考[J].图书馆论坛，2003（3）：107-108.
（编辑：王天鹏）endprint
四、档案管理系统设计
1.系统功能模块设计
高校档案综合管理系统包括档案收集、整理编目、表格打印、档案划控、查询借阅、档案编研、鉴定销毁、统计报表、用户管理、数据管理、综合事务和预留接入学院办公系统等功能模块。
（1）档案收集：进行各档案资料类的数据录入、原文扫描挂接。建立纸质、图纸、多媒体、照片等电子原文数据。
（2）整理编目、网上归档：对各档案资料类录入的数据按档案管理标准进行整理编档号，形成正式可用性档案目录数据，网上归档达到一次著录重复使用的效果。
（3）表格打印：实现表格Word格式自由组态创建和表格打印条件的自行定义。
（4）档案划控：根据档案密级程度进行控制查看人员范围。
（5）档案利用：实行档案的检索，档案资料通过“电子阅览室”实现登记、借阅、催还等功能。
（6）档案编研：进行档案信息的编研、素材编辑和各项专题的编写。
（7）鉴定销毁：允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除。
（8）统计报表：能对系统中的基本数据进行统计打印。
（9）用户管理：用户组成管理，权限管理，日志管理。
（10）系统管理：对保管期限、机构、密级、公文类型，公文登记号，实物、声像的载体类型等进行设置。
（11）数据管理：不同类型数据库的数据转换，数据备份与恢复等数据备份与恢复，数据导入导出；插入或删除一条目录后档号自动生成，重新排序。
（12）档案保管：档案保管主要对档案库房、档案进行管理记录，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口与温湿度控制、电视监控、门禁、消毒记录、防火控制、防盗控制、安全检查记录等系统进行对接。
（13）档案在线：包括消息管理、工作信息、通知、公告、档案法规等。
2.系统结构设计
在网络结构中采用C/S和B/S两种模式，C/S结构负责数据的采集、制作；B/S结构主要包括系统管理，档案检索、借阅、编研、保管和统计，以及数据备份等功能。实际使用中，借助于校园网，可以实现各科室与档案管理部门的连接，保证档案信息传输高效性。系统一般采用档案数据库服务器保存全部数据，用户可以通过网页访问档案数据，也可登录C/S模式下的客户终端，进行更深入的数据管理。内网和外网采用物理隔离方式，确保学校内部网络档案信息的安全。
在数据库设计当中，选择JDBC数据访问形式，可以保证数据库访问跨平台性，提高数据读写的效率。数据库则采用了SQL Server数据库，具有数据存储容量大、界面比较友好，各技术人员比较熟悉，维护相对容易的特点。同时支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多种数据库。
目前，该系统已投入使用，达到了设计的标准。系统既具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，又兼有界面美观、用语规范、操作简单、使用方便等优点。
参考文献：
[1]教育部.高等学校档案管理办法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.
[2]罗宝勇.美国高校档案网站建设研究[J].兰台世界，2010（10）：13-14.
[3]王彤.对加强高校档案信息工作的思考[J].图书馆论坛，2003（3）：107-108.
（编辑：王天鹏）endprint
四、档案管理系统设计
1.系统功能模块设计
高校档案综合管理系统包括档案收集、整理编目、表格打印、档案划控、查询借阅、档案编研、鉴定销毁、统计报表、用户管理、数据管理、综合事务和预留接入学院办公系统等功能模块。
（1）档案收集：进行各档案资料类的数据录入、原文扫描挂接。建立纸质、图纸、多媒体、照片等电子原文数据。
（2）整理编目、网上归档：对各档案资料类录入的数据按档案管理标准进行整理编档号，形成正式可用性档案目录数据，网上归档达到一次著录重复使用的效果。
（3）表格打印：实现表格Word格式自由组态创建和表格打印条件的自行定义。
（4）档案划控：根据档案密级程度进行控制查看人员范围。
（5）档案利用：实行档案的检索，档案资料通过“电子阅览室”实现登记、借阅、催还等功能。
（6）档案编研：进行档案信息的编研、素材编辑和各项专题的编写。
（7）鉴定销毁：允许用户对经过鉴定的旧档案进行销毁处理，即从档案库中删除。
（8）统计报表：能对系统中的基本数据进行统计打印。
（9）用户管理：用户组成管理，权限管理，日志管理。
（10）系统管理：对保管期限、机构、密级、公文类型，公文登记号，实物、声像的载体类型等进行设置。
（11）数据管理：不同类型数据库的数据转换，数据备份与恢复等数据备份与恢复，数据导入导出；插入或删除一条目录后档号自动生成，重新排序。
（12）档案保管：档案保管主要对档案库房、档案进行管理记录，提供存放位置索引表的制作及打印功能，并留有接口与温湿度控制、电视监控、门禁、消毒记录、防火控制、防盗控制、安全检查记录等系统进行对接。
（13）档案在线：包括消息管理、工作信息、通知、公告、档案法规等。
2.系统结构设计
在网络结构中采用C/S和B/S两种模式，C/S结构负责数据的采集、制作；B/S结构主要包括系统管理，档案检索、借阅、编研、保管和统计，以及数据备份等功能。实际使用中，借助于校园网，可以实现各科室与档案管理部门的连接，保证档案信息传输高效性。系统一般采用档案数据库服务器保存全部数据，用户可以通过网页访问档案数据，也可登录C/S模式下的客户终端，进行更深入的数据管理。内网和外网采用物理隔离方式，确保学校内部网络档案信息的安全。
在数据库设计当中，选择JDBC数据访问形式，可以保证数据库访问跨平台性，提高数据读写的效率。数据库则采用了SQL Server数据库，具有数据存储容量大、界面比较友好，各技术人员比较熟悉，维护相对容易的特点。同时支持SQL Server、Oracle、Access、DB2等多种数据库。
目前，该系统已投入使用，达到了设计的标准。系统既具有良好的实用性、兼容性及可扩展性，又兼有界面美观、用语规范、操作简单、使用方便等优点。
参考文献：
[1]教育部.高等学校档案管理办法[EB/OL]. http：//www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/s4989/201001/xxgk_81841.html.
[2]罗宝勇.美国高校档案网站建设研究[J].兰台世界，2010（10）：13-14.
[3]王彤.对加强高校档案信息工作的思考[J].图书馆论坛，2003（3）：107-108.
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