干部档案收集归档规定

干部档案收集归档规定（通用8篇）

干部档案收集归档规定 篇1

（1991年修订，旧）

第一章 总 则

第一条 为了加强干部人事档案建设，做好档案材料的收集归档工作，为组织干部人事部门历史地、全面地考察了解干部和正确选拔使用人才提供依据，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》等法规制定本规定。

第二条 干部人事档案材料收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为干部人事工作服务，为人事决策工作服务，为社会主义现代化建设服务。

第三条 干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织干部人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第二章 收集范围

第四条 在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。

第五条 自传和属于自传性质的材料。

第六条 考察、考核干部工作中形成的有关材料:民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。

第七条 审计工作中形成的有关材料:主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。

第八条 国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结(结业)，博士后研究人员工作期满登记表等材料。

第九条 评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料:专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。

第十条 创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。

第十一条 政审工作中形成的材料:调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

第十二条 更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料:个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。

第十三条 党、团组织建设工作中形成的有关材料:(一)中国共产党入党志愿书(已批准转正的)、入党申请书(1—2份系统、全面的)、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表，民主评议党员组织意见、登记表；整党工作中不予登记的决定、组织意见；民主评议党员中认定为不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见(记载组织意见的入党志愿书可收集归档)；退党材料；

(二)中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；

(三)加人民主党派的有关材料。

第十四条 表彰奖励活动中形成的有关材料:劳动模范、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖(含国家发明奖、自然科学奖、科技进步奖)、中国青年科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员等审批(呈报)表，先进事迹

材料、先进事迹登记表，立功、受勋、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

第十五条 纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料:处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查)报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定(结论)．上级批复，离婚材料等。

第十六条 干部任免、调动、军队干部转业安置等工作中形成的有关材料:干部任免审批表(包括所附的考察、表现情况材料)；干部调动鉴定、组织审定的表现情况材料、考察材料；公务员过渡登记表，军队转业干部审批表、授予(晋升)军(警)衔审批表、转业鉴定、定级定工资材料，退(离)休审批表等材料。

第十七条 考试录用和聘用干部工作中形成的有关材料:报考登记表和录用审批表，考察材料，聘用审批表和合同书，政审结论和有关证明材料，考核考察材料，续聘、解聘和辞退材料，辞职审批材料等。

第十八条 办理工资、待遇等工作中形成的材料:转正定级审批表、各种工资变动审批表、登记表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。

第十九条 办理出国(出境)审批工作中形成的有关材料:因公出国(出境)审批表、备案表，在国外表现情况材料或鉴定材料，因私出国(出境)审批表等材料。

第二十条 党代会、人代会、政协会议和工、青、妇等群众团体代表会，以及民主党派代表会议工作中形成的有关材料:代表登记表、委员简历、政绩材料等。

第二十一条 健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料:有严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用干部体检表和毕业生分配工作体检表等材料。

第二十二条 办理丧事形成的有关材料:悼词、生平、报纸报道消息、讣告，非正常死亡的调查报告及遗书。

第五章 监督检查

第三十二条 各部门应加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，及时研究解决收集归档工作中的问题，支持档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行。

干部档案收集归档规定 篇2

3.新规定使人事档案内容更具真实性, 增强了人事档案的权威性。如四类有关学历学位的材料中, 不仅要将学习期间的学生登记表、成绩表、毕业生登记表及授予学位的材料放入人事档案, 还要求必须将禁抽取、撤换或销毁档案材料。而对违反纪律的工作人员, 新规定明确了处罚力度与方式, 态度坚决, 毫不留情。

二、笔者的几点认识

1. 干部人事档案还应吸纳更多的内容, 向纵深方向发展。

(1) 人事档案应该吸纳新的载体。随着科技的发展, 人事档案也该吸纳新的载体, 一些有价值的影像资料也该归档。影像资料以其独有的直观形象, 真实可靠的优势, 是呆板的纸质材料所无法比拟的。如博士、硕士论文答辩的现场录像光盘及照片, 真实准确地反映了当事人的学识修养及理论水平, 很有参考价值, 也对档案材料的真实性起了佐证作用。

(2) 应完善初高中时代的人事档案内容。而现今人事档案中初高中时代的材料只有“入团志愿书”和“高中毕业生登记表”, 这远远不能体现初高中生身心的发展情况, 更何况即使是这仅有的两份材料也往往是千篇一律, 被动应付的材料。初高中时代正处于青春发育期, 这个时期形成的世界观、人生观、价值观对一个人以后的发保险、失业保险、公积金等相关材料存入人事档案。甚至个人银行贷款的诚信度、有无不良记录等材料都可丰富人事档案的内容。

2. 适当开放部分档案内容。

由于历史原因, 人事档案由单位内部的组织、人事部门实行封闭式管理, 主要供领导或组织上使用, 档案当事人无权利用本人的档案, 公民在人事档案领域没有知情权。笔者认为这不利于档案的管理和发展, 不利于档案的完善与利用。如今欧美很多国家的档案开放率达到或者超过了60%, 美国的档案开放率高达90%[2]。相比之下, 中国的档案开放事业亟待发展, 可将档案当事人的履历情况, 工作学习情况, 工资收入、获奖及身体健康情况予以公开, 并在信息公开之前, 征得档案当事人的同意, 而涉及个人处分、社会关系及个人隐私的内容予以保密。人事档案信息公开的目的是推动人才市场的发展, 丰富人才信息, 促进人力资源的整合和开发, 为人事决策提供真实可靠的依据。

参考文献

[1]邓绍兴, 陈智为.档案管理学[M].首都师范大学出版社, 2004.

干部档案收集归档规定 篇3

关键词：干部人事档案；材料收集工作；档案管理

一、干部人事档案材料收集工作中存在的主要问题

干部人事档案材料的收集工作既是干部人事档案中最重要的一项基础性工作，同时又是一个比较薄弱的环节，我院制定了《人事档案材料收集制度》，也建立了人事档案收集网络，但是在档案材料的收集工作方面还存在不尽如人意的地方，主要表现在：

（一） 干部人事档案材料收集不全面。干部人事档案中反映干部历史表现的材料较多，反映干部现实表现的材料不够，如关于干部经济工作评价材料（如任期经济责任审计报告、离任审计报告等）及有关部门的处理意见；干部的科研成果及重大影响的论文、著作、各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料（尤其是系统外的奖励材料）；干部因病、工伤、意外事故致残的体检表、鉴定等有关材料的收集就很不全面，致使干部人事档案材料不能全面地反映干部的全貌，导致干部人事档案利用率降低。

（二）档案材料收集渠道不畅通，收集网络没有发挥应有的作用。早在1996年中组部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》的通知中，就明确指出要建立人事档案收集网络组织，由人事档案管理专责牵头，与产生档案材料部门的档案材料收集工作联络员共同组织档案材料。但由于相关部门的领导不够重视，部分工作人员档案意识不够强，致使档案材料收集网络形成虚设，没有发挥应有的作用。

（三）收集到的材料质量不高，主要体现在：

1.档案材料内容不够完整真实，有些档案材料如干部鉴定表、职称评定表、干部任免呈报表等材料的有些项目，该填写的内容没有填写，导致档案材料的内容不够完整。在某些人员填写的《干部履历表》中存在的问题更多：（1）内容填写不完整，常常在表中出现空白;（2）填写不具体，如家庭主要成员和主要社会关系等，不少人是能模糊就模糊;（3）不真实，有的干部填写的出生日期越填越小，参加工作时间越填越早，给确认工作带来不少麻烦。

2.档案材料的手续不够完备。有些档案材料缺少本人签字、部门负责人签字、审查意见或单位盖章，这些手续不完备的材料不能作为依據归入档案。

二、如何做好干部人事档案材料的收集工作

要做好干部人事档案材料的收集工作，主要从以下几个方面着手：

（一）积极收集、多方积累。干部人事档案材料产生于不同的部门，渠道繁多，涉及面广。研究和探讨干部档案材料的形成规律和特点是提高收集工作质量的关键。只要我们档案管理工作人员勤于思考和善于观察，认真调查研究，摸清档案材料的来源，知道从什么地方去获取，才能保证干部人事档案材料收集工作的预见性和计划性，争取收集工作的主动权，减少被动性。

1.做好经常性收集工作。收集工作经常化，即是干部档案工作自身发展的要求，也是保持干部档案内容真实的有效手段，应采取一切措施尽快地将所形成的、新发现的干部档案材料收集起来，及时归入本人档案。为做好经常性的收集工作，首先要使档案管理工作人员充分认识档案材料收集工作的长期性和艰巨性。干部档案内容的连续性决定了收集工作不可能一劳永逸，不是一次、两次突击便可以了事的，而是一项经常性的收集工作任务。其次是结合本部门的实际情况，必须与材料形成部门密切配合提出切实可行的具体要求，使收集工作长期化、制度化，持之以恒、常抓不懈。

2.掌握人事档案材料形成的规律，主动上门收集。（1）把握时间规律。在一定的时间内，一些部门会形成一定内容的材料。如一些重要节日里单位表彰先进，形成相应材料；年终干部和专业技术人员考核形成的考核材料表格等。在这些固定时间的活动中，人事档案管理人员要及时收集，防止时过境迁造成材料遗失和不全。（2）把握变化规律。凡人事档案记载的情况发生变化，就要相应形成反映变化过程的材料，如职务、职称变动，必然形成职务任免表、职称评定表等。（3）把握信息规律。如党代会、人代会召开，领导班子换届，成批新党员、团员宣誓等，通过这些活动可收集相应的人事档案材料。（4）掌握普遍规律。凡是具有全局性、普遍性的工作档案管理人员要及时了解有关政策，向有关部门提出要求，不失时机地把有关档案材料收集归档，减少工作环节，提高工作效率。所以档案工作人员要主动加强与各有关部门的联系，积极主动、踏实细致，做到眼勤、手勤、嘴勤、腿勤，及时发现收集线索，及时登门去收集。

3. 建立健全收集工作制度。（1）递交制度，干部档案管理部门应建立健全移交和转递制度，保证干部档案材料能及时地、源源不断的从形成单位获得干部档案的归档材料，干部人事档案管理部门在总结实践经验的基础上，制定具体的干部档案材料归档范围、时间、质量要求和应履行的有关手续，转发各单位执行，任何组织与个人不得以任何理由积压、滞留应归档材料。（2）索要制度，对于未能及时递交到干部档案部门的干部档案材料，要及时向所在单位发索要归档材料公函，限定时间，或是主动上门索要归档材料，从根本上杜绝漏收干部档案材料现象的发生。（3）登记制度。为了便于了解收集工作情况，还必须对已收集的归档材料按照收到的时间顺序逐份进行登记，避免档案材料遗失或散落。（4）检查核对制度。检查核对制度应与缺少材料补充制度相结合。以部门为序，检查收集情况，发现漏交部门，及时填写《干部档案缺少材料登记表》，同时向干部所在部门催要归档材料。

（二）拓宽人事档案来源渠道。人事档案材料涉及面广，应与有关部门密切配合，广泛加以收集：

（1）主要是通过党、团组织，重点收集干部党团方面入党入团材料、党代会代表登记表以及各种先进模范事迹材料；

（2）通过与电大、党校、农广校等院校建立信息网络，重点收集反映干部在各类学校学习期间形成的材料和表现，以及知识和学历的变化，收集起来归入本人档案；

（3）通过与公、检、法、司和纪检监察部门构建信息交流网络，重点收集干部违犯党纪国法的党内外处分材料和通报批评材料，为干部工作提供正确可靠的依据。

（4）通过各级人事部门收集各种履历表、登记表、简历表、任免呈报表，招工、提干审批表 、调动工作登记表，退职、退休、离休审批表，工资调整审批表，职称评审表等。

（5）通过科技、业务部门收集业务考绩材料、论著篇目、技术贡献情况材料以及出国人员审批表等。

（6）通过人大常委会工作部门收集人代会代表登记表、行政职务任免材料。

1.严格执行《干部档案工作条例》和《干部档案整理办法》中的有关规定，严把真实关。有些人在档案材料中年龄越填越小，参加工作越填越早，学历越填越高，影响了人事档案的使用价值。发现这种情况应按有关规定执行：认定出生年月应以档案记载最早或出现次数最多的为准；认定参加工作时间，应以人事、劳动部门或人民武装部门填写的入伍、参加工作时间为依据；认定最高学历应以国家承认的学历且有完整的学籍档案、学籍档案中记载的学历为依据。发现材料前后不一，应认真核实，并告知组织和当事人予以订正。

取之有据，舍之有理。既求精练又不破坏档案材料的完整性。要防止人事档案恶性膨胀、大而无当，应剔除重复、重份的材料及不能说明问题的或保存价值不大的材料。维护档案材料的完整性，才能历史、全面地反映一个的情况。（1）看构成材料体系的各部分是否完整。如有缺漏要尽量查找和收集。认真审阅每部分材料，如不全要通过各种渠道补齐。（2）看每份材料的内容由几部分构成、各项要素是否齐备。（3）归档材如有缺页破损、字迹模糊等，应进行复制和技术修复加工。

2.人事档案材料的产生和形成都要经过一定的手续。原则上说，只有手续完备的材料才能归档。我们应该从以下几个方面鉴别材料的手续是否完备：（1）看审查手续。主要指那些经过审查，需办理一定手续作为审查标记的材料。诸如履历表、鉴定表、党员登记表等都应有审查手续。（2）看批准手续。凡是反映审批工作的人事档案材料都需有批准机关的审批意见 ，否则不能归档。诸如任免呈报表、职称评审表、处分决定、入党入团志愿书等都需有批准意见。（3）看签署手续。凡外调、函调所取得的证明材料，应有证明人所在单位对材料来源、证明人的政治面貌及材料的可靠程度签署的意见，否则不能归档。（4）看盖章手续。加盖公章完备手续的一个重要标志。审查批准、签署意见都须加盖公章，否则不能归档。（5）看落款手续。落款手续指的是，该签名的要签名，该署单位或部门名称的要署上，该注明时间的要注明，缺哪项都不能归档。

干部人事档案和干部人事档案管理工作能否继续存在和发展，取决于干部人事档案的利用能否满足干部工作的需求。干部档案材料收集工作的最终目的是为干部服务、为经济建设服务，有效的开发和利用档案资源是干部人事档案管理工作的生命所在。新的形势要求广大人事档案工作者应努力学习档案管理的方针政策，更新观念，更新知识；在工作实践中应探索新路子，开创新局面。只有这样才能适应新形势下档案管理工作的发展与变化。

参考文献：

[1]中组部，干部人事档案工作文件选编，2011（10）.

（作者单位：喀什地区第二人民医院）

人事档案材料收集归档 篇4

一、收集范围及要求

●第一类 履历材料

凡是以反映个人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料均属本类。具体包括：

1.各类人员（如：职员、教师、医务人员、军人、工人、学员、学生等）的履历表（书）、简历表、登记表；《干部履历表》要严格按照填表说明填写，没有内容的项目要填“无”，需要本人签名的、单位审核盖章的要签名、盖章，必须有本人的近期二寸正面半身免冠彩色照片；

2.主要内容为个人简历的审查表、调查表；以履历为主，带有鉴定的履历表、简历表、登记表；

3.个人从事革命活动的简历材料；

4.更改姓名的报告及批件；

5.本人填写的反映个人经历的材料。

●第二类 自传材料

1.本人历次所写自传（思想自传、历史自传、反省自传、小史、小传）及带有自传内容的材料；

2.以自传为主，带有自传的履历表（书）、简历表、鉴定表；

3.有自传内容的入党入团申请书（与申请书能分开的）。

●第三类 鉴定、考核、考察材料

1.考核登记表，民主评议和组织考核的综合材料、组织审定的考察材料、定期考核材料、后备干部登记表等材料；其中1994年以来的《考核登记表》应齐全，有本人签名和组织盖章；

2.各类人员历年的鉴定（包括自我鉴定）；

3.以鉴定为主要内容的各类人员登记表；

4.组织上正式出具的鉴定性的表现情况材料；

5.出国、出境、调动、学生毕业或结业的鉴定；

6.以考核为主要内容的材料。

●第四类 学历和评聘专业技术职务材料

1.包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料，干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等材料；

2.具体要求:

⑴“文革”（1966年）以前毕业的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；

⑵1970－1976年入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；

⑶1977年以后入学的：

①大学本（专）科学历须有高校学生登记表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表；

②硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕士学位决定及有关材料，参加硕士研究生单独考试的，学历材料中还应有专家推荐表；

③博士研究生学历须有专家推荐书、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定及有关材料。

(4)同等学力申请硕士学位的，须有学位课程进修成绩单、国家统考科目统考成绩单、授予硕士学位决定及有关材料；

（5）获得党校学历的，须有学历证明、学员登记表、学员成绩表和学员毕业鉴定表；

（6）获得其他学历的，须有教育部规定的相关材料；

（7）三个月以上的理论、专业、技能等培训材料齐全；

（8）评聘专业技术职务（任职资格）的材料齐全：须有套改和晋升专业技术职务（职称）呈报审批表，专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务的呈报审批表，专业技术职务考绩材料。

●第五类 政治历史情况的审查材料

1.审查干部政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或情况说明材料，作为结论依据的调查证明、证据材料，甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料；

2.家庭出身、家庭成员、本人成份、主要社会关系等政历情况的调查报告和证明材料；爱人情况登记表。

3.入党、入团、参军、提干、出国的政审材料；高等学校学生考生政审表；

4.更改民族、年龄、国籍、入党入团时间和参加革命工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复及所依据的证明材料、上级批复等材料。

●第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

1.批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书（1-2份系统、全面的）、预备党员转正申请书、入党考察材料（如：申请入党积极分子考察登记表、发展党员考察表等，归类时排在入党志愿书后）；

2.中国共产党党员重新登记表、党员暂缓登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；

3.民主评议党员中形成的组织意见，被劝退或除名党员的主要事实依据材料；延长或取消预备党员的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料；

4.中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；

5.加入民主党派的申请书、登记表、批准加入组织的通知等有关材料。

●第七类 奖励材料

1.县（团）级以上单位正式命名授予的各种荣誉称号的决定、审批表、登记表、先进事迹材料；

2.创造发明和各种业务、技术奖励、通报表扬、立功授勋与嘉奖材料；

3.有突出贡献和拔尖人员审批表；

●第八类 处分材料

包括纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复，离婚材料等。

●第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料

1.干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调资审批表，定级和解决待遇的审批材料，保险福利待遇材料；1993年以后的工资材料齐全。

2.干部调配、干部任免（包括附件）材料，录用和聘用审批表，聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；有与任职经历相应的《干部任免审批（呈报）表》和考察材料，1996年以后的《干部任免审批（呈报）表》和考察材料齐全，平职调动的只需《干部任免审批（呈报）表》；《干部任免审批（呈报）表》须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，应逐栏逐项填写，不能出现空白。

3.军队授衔、提高职级待遇的登记表、审批表，军队转业、复员、退伍军人登记表、审批表，应征入伍登记表；警察晋衔、晋级，检察官、法官等级评定材料；

4.招工、以工代干人员转干审批表、登记表；

5.退（离）休审批表，享受××级别待遇审批表；

6.出国、出境人员审批表、登记表；

7.党代会、人代会、政协代表会、工青妇代表会、民主党派代表会等代表登记表及委员的简历、政绩材料。

●第十类 其他可供组织上参考的材料

1.历次运动的“思想总结”、“学习小结”或“检查反省”材料。

2.有残疾的体检表、残疾等级材料；因公负伤、职业病、可享受劳保待遇或提前退（离）休的依据及体检证明材料；

3.干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告、善后处理情况、遗书等；

4.民事纠纷判决书、调解书。

二、收集方法

1.建立健全收集制度。

①移交制度。按照干管权限，凡各组织、人事部门形成的干部人事档案归档材料，应在材料形成10天内报送干部人事档案管理部门；干部人事档案材料在报送时应认真填写《干部档案材料转递通知单》，并按干部人事档案转递的要求办理好交接手续。

②索要制度。干部档案管理部门要与有关部门保持密切联系，定期（季度、半年、1年）或不定期索要应归档的干部人事档案材料，不能完全坐等有关单位送材料上门。

③检查核对制度。干部档案管理部门要定期（季度、半年、1年）对所管干部档案材料进行检查，将不符合归档要求的材料退回形成单位重新制作或补办手续；不属于干部档案范围的材料，予以剔除或退回原单位处理；发现缺少的材料，应有计划地进行收集。

④补充制度。组织干部人事部门，应根据工作需要，适时布置填写干部履历表或干部履历补充表等，及时充实档案内容。

2.定期、定向收集。根据实际情况，定期向一定的单位和部门收集干部人事档案材料。

3.随时收集、追踪收集。各干部人事档案管理部门，应掌握形成干部人事档案材料的信息和规律，建立联系制度，不失时机地向有关部门收集新形成的干部人事档案材料。

三、归档要求

1.归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

2.归档的材料，凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，由组织注明。

3.干部人事档案材料的载体应使用16K规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5cm装订边。文字必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得使用复印件代替原件存档。

4.凡属于下列情况之一的材料，不得归入干部人事档案：

⑴属于“同名异人”、“张冠李戴”或对象不明确的材料；

⑵虽属于本人的但不需归档的材料，如结婚证书、学生证、一般性学术论文、笔记本、奖状等；

⑶属于来往文书、资料、大小字报、会议记录等材料；

⑷凡规定由组织盖章而未盖章，应由本人签字而未签字，应说明批准机关、批准时间和文号而未说明等不完备的材料；

⑸重份和内容重复的材料，正、副本只各存一份，多余的应剔除；

⑹内容空洞、言之无物，似是而非，模棱两可，含糊其词，不着边际，不能作为凭证证据的材料，应予剔除，不归档。

5.剔除后不归档的材料通过鉴别后，分不同情况，可做转出、退回、留存、销毁处理。

四、监督检查

1.各部门应加强干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，及时研究解决收集归档工作中的问题，支持档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行。

2.干部人事档案工作人员，要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密，积极主动、认真负责地做好干部人事档案材料的收集归档工作。

干部档案收集归档规定 篇5

（一）反映本企业经营管理活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本企业经营管理活动中形成的在维护国家、企业和职工权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本企业需要贯彻执行的政府部门和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；

（四）其他对本企业具有查考价值的文件材料。第四条企业文件材料不归档范围是：

（一）政府部门制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、吝次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件材料；

（四）所属和控股企业报送的供参阅的简报、情况反映，其他社会组织抄报和不需本企业办理的文件材料。第五条凡属企业归档范围的文件材料，必须按有关规定向本企业档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。第六条企业档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为 30 年、10 年。第七条永久保管的档案主要包括：

（一）本企业设立、变更的批准和登记文件材料；

（二）本企业董事会、监事会、股东会构成、变更方面的文件材料；董事会、监事会、股东会会议文件材料；董事会、监事会、股东会履行职责和维护权益的文件材料；

（三）本企业资产和产权登记、评估与证明文件材料，资产和产权转让、买卖、抵押、租赁、许可、变更、保护、处置等凭证性文件材料，刘外投资文件材料；本企业资本金核算、确认、划转、变更等文件材料，企业股票发行、增发、配股文件材料，企业股权转让、债权融资等文侧讨料；企业股东、股权登记文件材料；

（四）本企业重要会议、重要谈判 · 重点工程 · 重大项目、出境考察 · 境外资产、重大活动、重大事件、重大事故、法律事务的重要文件材料；

（五）本企业关于重要问题向政府部门的请示、报告、报表及政府部门回复；政府部门制发的需本企业办理的重要文件材料；

（六）行业协会、中介机构等对本企业做出的重要决定、出具的审计、公证、裁定等重要文件材料；

（七）本企业发展规划、战略决策、重大改革、计划文件材料；

（八）本企业与其他组织和个人形成的重要合同、协议及补充协议等文件材料；

（九）本企业机构演变，人事任兔、监查、审计、考核、奖惩，人办资源管理的重要文件材料；

（十）本企业涉及职工权益的重要文件材料；

（十一）本企业产品和服务计划决策、设计、试制、试验、鉴定、小批生产、批量生产、评优、认证等过程中的重要文件材料；

（十二）本企业科学技术开发、研究、试验、总结、鉴定、成果申报等阶段的重要文件材料；

（十三）本企业建设项目立项、建设用地、征地、拆迁、勘察、测绘、设计及审批的重要文件材料；项目建设各阶段的重要文件材料；竣工图，竣工验收文件材料；

（十四）企业设备台账、设备技术、质量异议处理结果的文件材料；

（十五）本企业技术改造、企业管理、财务、物资、产品和服务管理、市场开发与营销、产品销售与提供服务管理、客户管理、品牌建设、形象宣传、资质信誉管理、统计等工作的重要文件材料；

（十六）本企业生产与提供服务的组织、质量、能源、设备、安全、环保、计量、科技、信息化、标准、图书情报等工作的重要文件材料；（十七）本企业风险管理、内控与审计、履行社会责任、基本建设管理、法律、外事、文秘、机要、档案、保密、保卫、综合治理、信访等工作的重要文件材料；（十八）本企业党务重要专项活动、党员干部管理、党风廉政防腐、学习或表彰典型人物等工作的重要文件材料；重大违纪案件的调查处理文件；本企业工会、共青团、群众团体等工作的重要文件材料；（十九）本企业在政府部门和上级领导来检查、视察工作报、录音录像等重要文件材料；（二十）本企业参与国家和社会重大活动的重要文相一材洲时的工作汇（二十一）本企业直属、所属、控股要问题的报告、请示和批复等文件材料；（二十二）各种重要的非纸质载体、、现外企业和机构 J 庆送的关于重介质文件材料及实物。第八条定期保管的档案主要包括：信息系统运行维护、数据管理、安全保密审计等的方案、记录、报告 10 年 10 年 年 30 年 30 年

年一久一一年功

一、水一一如 永久永久

标准工作文件材料标准化管理的规划、计划、总结、制度、办法、规定等企业基础标准、技术规范、管理标准、工作标准、生产技术规范编写、评审、发布文件材料图书、情报工作文件材料图书、情报工作规划、计划、总结、制度、办法、规定等本企业组织机构设置、人力资源、风险管理、内控与审计、社会责任、基本建设管理、法律、外事、文秘、机要、档案、保密、保卫、综合治理、信访等土作文件材料本企业组织机构设置、撤并、名称更改、岗位职能、人员编制、印信启用和作废等文件材料人力资源管理工作文件材料人力资源规划、工作计划、制度、办法、决定、报告等企业人员录用、转正、聘任、培训、调资、定厂级、停薪留职、辞职、离退休哥死亡、抚恤、剩余人员与复转军人安置等文件材料一年以上中长期固定劳动合同人员一年以下（含）短期合同人员干部职工的任免、升降、奖惩、考核、职称评聘等方面文件材料老干部、离退休人员管理有关文件材料企业人员薪酬、待遇等劳动人事管理文件材料企业签订的人员劳动合同一年以上中长期合同一年以下（含）短期合同永久 30 年永久

自然灾害防范、交通管理文件材料综合治理工作文件材料重要事项一般事项信访工作文件材料重要事项一般事项法律工作文件材料五年普法规划、计划、规章、制度、办法等法院判决书、调解书等诉讼和仲裁等文件材料一般法律事务工作文件材料案件、纠份、行政处罚、复议文件材料及公证事务中结论性材料案件、纠份、行政处罚、复议文件材料及公证事务中调查、协调过程形成的文件材料外事工作文件材料国际交往中发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等出访考察、参加国际会议、接待来访等外事活动、出访审批文件材料产品出口审批手续、执行日程、考察报告等一般性文件材料＿ _ 风险管理、内控、审计工作文件材料一＿ _ 风险管理、内控与审计工作方案、计划、总结、报告、制度、办法、纪要等＿审计意见、审计报告、专项审计通知、报告、批复、30 年 30 年 10 年 30 年 10 年 30 年永久 30 年永久 30 年久一年一年一一年一年一久永一 30 一知一一知一 30 一永

企业先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料本企业及省部级（含）以上政府表彰、奖励的其他表彰、奖励的对本企业有关人员的处分文件材料受到警告（不含）以上处分的受到警告处分的本企业人员参加社会保障、医疗保险、商业保险、住房公积金、劳动保护、职业安全、医疗卫生、计划生育等文件材料一年以上参保期限一年以下（含）参保期限企业职工培训工作文件材料重要的一般的职工调动工作的行政、工资关系的介绍信及存根职工名册文秘、机要、档案、保密工作文件材料文秘、机要、档案、保密工作规划、计划、总结文件文秘、机要、档案、保密工作制度、办法、规定等档案移交清单、销毁清册档案开发、编研、利用成果保密资格认证方案、申请、审查、批准文件材料保密工作检查方案、通知、结论、通报等文件材料安全保卫工作安全保卫、民兵、预备役工作规划、计划、总结、报告、报表等保卫部门的安全检查、调查方案、记录、通报永久 30 年永久 30 年 永久 30 年 30 年 10 年 永久永久 年 30 年永久 30 年 30 年 30 年 30 年 30 年

结论、调查与证明等文件材料社会责任工作文件材料本企业社会责任报告社会公益、慈善、捐赠事业的参与、投入记录文件材料贩灾、扶贫、献血、拥军优属等文件材料本企业的年鉴、大事记、组织沿革等本企业编制的通报、简报、情况反映、工作信息、参考资料，编辑出版的书、报、刊出版物等基本建设管理文件材料基本建设工作规划、计划、总结基本建设管理制度、办法、规定、专项工作通知等文件材料本企业党、团、工会等党群管理文件材料企业党员代表大会、职工代表大会、共青团代表大会请示、批复、批示、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、会议记录、讨论通过的文件、决议、纪要、公告等文件材料大会发言、交流、会议简报重要的贺信、贺电，筹备工作、选举工作中形成的文件材料，小组会议记录、会务工作安排、总结等文件材料讨论未通过的文件材料党委会、党委常委会、工会委员会、常委员、工会会员代表大会、共青团委员会、常委会，党群机关办公会会议文件材料通知、议程、报告、决议、决定、公报声明、记录、领导人讲话、总结、纪要、讨论通过的文件、参加 30 年 30 年 30 年永久 10 年 30 年 30 年永久 10 年 10 年 10 年永久 10 年永久 年 30 年永久永久 年 30 年 30 年人员名单讨论未通过的文件材料党务综合性工作工作计划、总结，三重一大等重要专项活动工作通知、报告，重要调研文件材料、党务工作大事记情况反映、工作简报及一般文件材料各项规章制度、管理办法与条例等组织工作党员干部考察、考核、任免、政审决定等入党、转正、退党、转入、转出等决定及党员书册，党团组织关系的介绍信及存根党委（党组）组织工作规章制度党群机构设置、调整、人员编制等方面决定及通知党费收支文件材料党员学习教育等活动形成的文件材料重要的一般的党员统计年报企业宣传统战工作报告、会议纪要、调研、计划、总结文件材料、民主党派人员名单登记、活动记录、精神文件材料建设方面文件材料宜里丝石一一二一一‘二一一二‘二共一一般的纪检与监察工作一纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、会议记录、纪要、计划、总结党风廉政反腐工作文件材料违纪案件立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等文件材料永久 10 年 30 年 年 10 年永久 30 年

重大案件一般案件工会、女工、共青团工作规划、计划、总结、规章制度、决定、通知、会议记录职工民主管理、劳动竞赛，表彰先进、劳保福利、职工维权、文体活动方面文件材料、工会会费与财务管理文件材料、工会统计年报、工会会员名册女工工作、文体活动、计划生育等方面文件材料重要的一般的共青团组织发展、劳动竞赛、表彰先进、团费管理、文体活动等文件材料重要的一般的民间团体工作，民政协调工作中形成的文件材料民间团体设立、变更、撤销等的请示、批复、章程等文件材料民间团体活动过程形成文件材料重要事项一般事项本企业集团其他事务管理文件材料企业接待工作计划、方案、重要来宾有关的照片、录音、录像、题词、讲话、批示等重要的一般的企业住房房产分配、出售、出租工作文件材料企业职工承租、购置企业房产的合同、协议和有关手续新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物久一久、水

干部档案收集归档规定 篇6

（2011年11月21日国家档案局令第9号公布）

为了建设覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理的国家档案资源体系，划定各级各类档案馆收集档案的范围，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《全国档案馆设置原则和布局方案》，制定本规定。

第一条各级各类档案馆要贯彻科学发展、以人为本的理念，在档案行政管理部门的监督指导下，按照统一规划、分级管理的原则，依法开展档案收集工作，将属于本馆收集范围的具有长久保存价值的档案收集进馆。

第二条各级综合档案馆依法接收本级下列组织机构的档案：

1.中国共产党委员会及所属各部门；

2.人民代表大会及其常设机构；

3.人民政府及其所属各部门和单位；

4.人民政协及其常设机构；

5.人民法院、人民检察院；

6.各民主党派机关；

7.工会、共青团、妇联等人民团体；

8.国有企业、事业单位。

各级综合档案馆可全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案。

乡镇机构形成的档案列入县级综合档案馆接收范围。

第三条新中国成立前本行政区内各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物的档案列入综合档案馆收集范围。

本行政区内重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案列入综合档案馆收集范围。

经协商同意，综合档案馆可以收集或代存本行政区内社会组织、集体和民营企事业单位、基层群众自治组织、家庭和个人形成的对国家和社会有利用价值的档案，也可以通过接受捐赠、购买等形式获取。

第四条各级部门档案馆，收集本部门及其直属单位形成的档案，但其中履行行政管理职能的档案，要按有关规定定期向综合档案馆移交。

第五条各级专门档案馆，收集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本。

第六条国有企业、事业单位设立的档案馆，收集本单位及其所属机构形成的档案。国有企业发生破产转制，事业单位发生撤销等情况，其档案可按照有关规定由本级综合档案馆接收。

第七条省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和30年以上（含30年）的档案。

第八条档案馆要适应信息化建设的需要，收集电子档案和纸质档案的数字化副本。有条件的档案馆应根据国家灾害备份的要

求，建立电子文件备份中心，开展电子文件备份工作。

第九条档案馆在收集档案时，应同时收集有助于了解档案内容、立档单位历史的资料，收集有助于管理和利用档案所必需的专用设备。

第十条各级各类档案馆要根据本规定制定本馆的收集档案范围细则和工作方案，经上级档案行政管理部门同意后施行。第十一条本规定由国家档案局负责解释。

教学档案的收集与归档 篇7

1 档案的收集与归档存在问题

教学档案基本上是因教学活动所产生的, 档案的收集是一项较为繁琐的工作, 要想做好就需要讲究方式方法和多花心思, 因为档案的种类和来源各式各样, 内容比较丰富, 且具有多种特性, 如复杂性、动态性、多样性等等。大多数的高校的教学秘书同时又担任教学档案基层工作人员, 他们本身工作就比较繁忙, 花在教学材料收集、整理以及归档方面的时间相对就比较少了, 除此之外, 高校的教学活动基本上是以年度划分的, 可以按年度定期对平时教学活动中产生的教学材料进行收集, 但是在这个过程中还是会出现很多比较具有代表性的文件材料, 因此需要及时对这些分散的资料进行收集、整理以及归档, 不然这些资料很可能会遗失。因此, 使用定期对资料进行归档的固定传统的方式, 不仅工作任务繁重, 时间紧迫, 另外由于基本上这些工作都是兼职人员来完成, 必然会有人不认真对待, 应付了事, 这样也就会使归档的资料存在混乱、缺失以及不准确等问题。

2 改进教学档案收集与归档的方向

2.1 加强档案观的宣传教育

由于缺乏与时俱进的档案管理理念以及对档案管理工作的忽视, 造成了教学材料收集困难的局面。高校相关领导对于档案管理工作应加以重视, 改变成旧传统的档案观念, 向相关工作人员宣扬正确的档案观与意识。通过多种途径对师生进行教育, 如校刊、网络、团体组织等进行宣传教育, 相关人员有责任和义务对档案进行收集与归档, 在整个教学管理体系中, 档案管理占据着很重要的地位, 它是高校教学活动得以开展的重要参考依据, 对于教学评估、检查以及教学水平的提高有着重要指导作用, 它富含着这大量有用的信息资源。通过多种宣传途径, 让相关人员真正认识到档案管理工作的重要性;同时也可以通过一些反面教材来警示大家, 树立正确的档案观与意识。

2.2 加强档案队伍建设, 提高档案员素质

对档案进行收集的对象是档案员, 档案收集工作的质量直接受档案员的职业素养和能力的影响。所以要通过相关培训来提升他们的整体素养与能力。他们要具有良好的职业道德和责任感, 并且热爱档案收集, 这样才能做好这份工作。对于他们的工作和生活要多给予关心, 为他们提供一个良好的工作环境。

2.3 改变单纯采用定期收集档案的方法, 采用定期与不定期相结合的收集方法

根据教学计划管理来开展档案收集工作, 对档案资料进行定期收集, 不要错过最佳时机, 收集工作要及时, 随时对教学动态了如指掌。像职称评级、教学质量评估、成果鉴定以及优秀评选等, 都会致使很多有用信息的资料产生, 因此一定要把握好时机, 对所有论文、成果作品以及相关材料进行分类、整理及归档。像外地学习的人员带回的学习资料或借出的资料比较容易丢失, 一定要做到及时发现, 并将其收集与归档。特别是被修改多次并且经常用于教学中的文件材料, 档案员一定要加倍注意保管, 等这些材料补充完整后再进行编号归档, 避免出现遗漏的情况, 保证其完整。

3 强化档案制度建设, 建立权责分明的档案收集管理制度

要使高校档案管理工作顺利进行, 制定出一个完善的管理体系是非常有必要的。要对档案收集工作进行明确的分工, 合理的划分各部门职责, 就需要制定一套合理有效, 具有一定约束力的管理制度。对相关人员的工作进行明确分工, 使档案员、老师与学生之间的档案材料共享渠道保持顺畅, 实现教学档案管理工作网络信息化。相关责任部门要有效合理的管理教学档案, 实施对档案收集工作与其他教学活动进行统一管理, 做好教学档案管理制度建设的各个环节, 在实施的过程中对于制度中所存在的问题要持续改进, 真正的做好监督与指导工作, 为教学以及相关人员提高良好的服务。教学材料相关部门应任命一个档案管理的负责人, 其根据档案管理制度及时对平时所产生的教学材料进行收集、整理以及归档。

4 小结

教学档案管理是国家档案的组成部分, 也是学校常规管理过程中的重要组成部分。但是在学校档案收集归档工作中, 目前还存在一定的问题, 需要进一步对其进行改进和规范。文中对教学档案的收集与归档研究, 显然具有一定的实际意义。

摘要：文中首先分析了档案的收集与归档存在的一些的问题, 接着着重分析了改进教学档案收集与归档的方向, 包括加强档案观的宣传教育;加强档案队伍建设, 提高档案员素质;改变单纯采用定期收集档案的方法, 采用定期与不定期相结合的收集方法;强化档案制度建设, 建立权责分明的档案收集管理制度等方面。

关键词：档案,收集,归档,宣传教育,队伍建设

参考文献

[1]李烁, 肖金良, 温海娇.高校本科教学档案收集难点分析及对策[J].档案时空, 2011, 08:35-37.

[2]黄健.高等学校教学档案收集问题思考[J].档案管理, 2012, 03:50-51.

[3]薄志宏.新时期如何创新学校档案收集归档工作[J].办公室业务, 2013, 07:63.

[4]李天明.高校档案收集归档的思考[J].长沙铁道学院学报 (社会科学版) , 2006, 04:265-266.

干部档案收集归档规定 篇8

关键词：10号令保管期限表归档范围

2012年12月，国家档案局以第10号令的形式颁布了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（以下简称《规定》），用来统一指导全国企业档案管理工作。《规定》主要对各类企业的文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称《保管期限表》）进行了规范，作为服务企业各项活动的重要参考。笔者曾参与国家档案局对企业贯彻执行《规定》情况的审核工作，发现部分企业在执行该规定时存在的普遍问题，针对这些问题，提出相应的解决措施。

一、《规定》的特点

《规定》主要包括正文和附表两大部分。其中，正文主要涉及《规定》的目的、意义等说明；企业文件材料归档范围及要求；企业文件材料具体内容及保管期限；档案保管期限表的编制及报审要求；《规定》的适用及附则等内容。附表则为《企业管理类档案保管期限表》。与《企业档案工作规范》、《国有企业文件材料归档办法》相比，其特点如下：

（一）立足现代企业特点，划分文件材料归档范围

在文件材料归档范围上，《规定》与《企业档案工作规范》提供的参考性的文件材料归档范围基本一致，主要包括：经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类等。不同的是，与前者相比，《规定》对文件材料归档范围的划分更为细致，并结合现代企业经营管理的新特点，强调从企业产权制度、所有制形式、业务活动等方面着手，明确划分文件材料的归档范围。具体如下：

1.《规定》遵循现代企业制度和企业所有制形式多样性的特点，依据《公司法》将企业股东大会、董事、监事会等企业治理过程中形成的文件材料及公司设立、变更、改制等过程中形成的文件材料进行细分并纳入归档范围。

2.《规定》对企业资本经营业务产生的文件材料进行重新梳理，按照资本经营工作的内容设置条目，将资本经营分为融资和资产管理两部分并进一步细分。

3.《规定》为突出企业经营管理变化的趋势，强调对企业资本经营、证券业务等文件材料的归档，同时，为顺应我国政府逐渐加强规范企业内部控制工作力度的趋势，将项目审计、内部控制、风险控制、社会责任等过去在企业文件材料归档过程中被忽视的文件材料纳入归档范围。

（二）适应企业发展新形势，引入“管理类档案”概念

与《企业档案工作规范》相比，《规定》引入“管理类档案”概念，重新定义为企业行政管理、生产管理、经营管理、党群工作四类档案，以便对企业业务活动和管理活动产生的文件材料进行明确划分。另外，党群工作类档案在过去仅作为政府机关、事业单位及国有企业档案（见《国有企业文件材料归档办法》）的专属类别而存在，非公有制企业在这方面一直处于空白。伴随着改革实践的不断深化，个体、私营等各种形式的非公有制经济已经成为社会主义市场经济的重要组成部分。鉴于此，《规定》将党群工作类档案纳入企业管理类档案范畴，要求公有制、非公有制企业均重视对各项管理类档案的归档工作。

（三）结合企业实际需求，革新保管期限设置方法

《规定》沿用《企业档案工作规范》参考附录中的企业档案保管期限设置方法，将企业档案保管期限由永久、长期、短期改为永久、定期。其中，定期实行30年、10年的标时制。企业在经营业务及日常管理活动中形成的档案并非同等重要，相应地其所需保存的期限也不尽相同。体现在《规定》中就是它明确要求对企业档案的保管期限进行具体的时间标注。同时，与《企业档案工作规范》相比，《规定》强调企业设置保管期限时可在保证最低保管期限要求的情况下，根据自身业务及长久保存利用需要自主设置保管年限，不仅仅局限于30年和10年。如证券、股票业务作为金融投资企业的主营业务，在其业务活动中形成的文件材料对该企业具有重要的参考价值，企业可以适当上调对该类文件材料的保管期限，如从30年延长至40年、永久等，以充分发掘档案价值为企业长期发展服务。

二、企业贯彻执行《规定》过程中存在的普遍问题

（一）文件材料归档范围划分不清晰，条目表述笼统

由于部分企业档案部门独揽编制工作，与业务部门缺乏沟通合作，在未摸清企业活动特点、组织机构设置、业务流程等状况，以及未征求业务部门意见的情况下开展制定工作，或者部分企业各业务部门自行编制本部门的《保管期限表》，最后由档案部门汇总。上述情况直接导致《保管期限表》中文件材料归档范围划分不清晰，条目表述过于笼统。例如：一级条目“办公厅”下设置“中央、国务院发文”条目。“中央、国务院发文”有普发性的，也有针对本企业的，究竟二者全部列入须永久保管的文件材料归档范围还是有所区别并不明确。同样，其他一级条目“审计部”、“人力资源部”下均设置“中央部委发文”条目，该条目与“中央、国务院发文”所指文件材料归档范围之间是否存在相同或差异并未指明，致使各部门工作人员在归档工作中对文件材料归档范围的划分感到困惑。

（二）对文件材料组织体例把握不准，致使编制主线模糊

《保管期限表》中文件材料组织有两种体例：一是按职能或问题组织，二是按部门组织。企业依据文件材料组织体例选择相应的编制方式，即以职能或以部门为编制主线。由于企业对文件材料组织体例把握不准，致使《保管期限表》的编制主线不清晰，归档范围条目混乱。部分企业按职能设置条目，出现遗漏非红头文件、各部门职能交叉造成文件材料权属混乱等现象。部分企业虽然按部门组织设置条目，但是一级标题下却出现部门不全、组织层次不清的现象。部分企业甚至混用“部门”“职能”两种标准设置条目，致使《保管期限表》中条目的设置缺乏统一性和条理性。

（三）《保管期限表》在内容、格式等方面存在的错误问题

1.格式错误。《规定》中管理类档案保管期限表的表头主要包括序号、归档范围及保管期限。而企业实际提交《保管期限表》的表头往往与此不符，出现“归档文件材料”“保管年限”“编号”等错误。在序号的编制上，《规定》要求《保管期限表》的编号必须反映文件材料的分类层级，因此采用分层编号法，即第一层用“1”，第二层用“1.1”、“1.2”的标注方式。并且编号最好不要超过四级。如超过四级，第五级可用（一）（二）（三）的标注方式。而企业实际提交的《保管期限表》中常出现五级编号或编号格式错误等现象。

2.条目设置的问题。一是《保管期限表》中条目的设置出现重复、交叉、关联性低、描述过于抽象等问题，如上级条目“人力资源管理工作文件材料”与其下属条目“职工健康与医疗保险文件材料”之间的关联性较低，隶属关系不明确。二是《保管期限表》中次要条目排列在重要条目之前，条目排列次序缺乏逻辑性。

三、企业改进编制工作的相关建议

（一）强化部门合作，明确细化文件材料归档范围

通过建立部门合作协调机制，成立编制领导小组，实现档案部门与企业内其他业务部门之间的联动合作，从而准确判断各部门需要归档的文件。具体来说，首先，由档案部门或企业综合办公室下发文件材料调查表，“各部门根据实际业务流程及法律法规和规范性文件提出记录保存要求”[1]如实填写，汇总后报送给档案部门。其次，档案部门依据其他各业务部门报送的文件材料调查表，对企业各部门进行职责分析，提出各部门应归档文件材料的参考范围，并确立《保管期限表》的编制框架。再次，各业务部门参考档案部门意见并在专业档案工作人员的协助下初步形成部门《保管期限表》。最后，档案部门在汇总各部门《保管期限表》并形成初稿后，下发各部门征求意见。

（二）结合企业自身特点，选择恰当的编制方式

《规定》中管理类档案保管期限表模板是以职能为主线进行编制的，这种编制方式“可参考的样表较多，编制工作量相对较小，对编制人员要求相对较低，且可应对企业机构的频繁变化”。[2]但是它很容易造成文件材料形成、归档责任不清，并易遗漏重要非红头文件。部门变化频繁或第一次编制保管期限表的企业比较适用这种编制方式。以部门为主线编制《保管期限表》需要对企业部门机构设置及业务活动有较为深入地了解，对编制人员要求较高且工作量大，编制周期较长。这种编制方式更适用于部门调整不频繁，有业务能力较强的档案人员承担编制工作的企业。特别是专业性强的企业，如金融财团、信息技术研发、电商等企业就可以按照职能主线编制《保管期限表》。

（三）开展学习培训，提升档案工作业务水平

邀请国家档案局分管企业档案工作的专家开展《规定》解读学习及《保管期限表》编制经验交流等系列培训活动，以增强企业各业务部门及档案部门员工的档案业务知识和技能。针对企业在《保管期限表》制定过程中遇到的普遍问题，企业之间可以通过交流、合作等方式进行探讨，在必要时可向国家档案局寻求业务指导和帮助。同时，由行业内的龙头企业牵头，联合行业内企业，开展《保管期限表》编制工作，设计出可供行业内企业参考的模板。

注释及参考文献：

[1]蔡盈芳.编制企业文件材料归档范围和管理类档案保管期限表（二）[J].中国档案，2015（4）：30-31.