工程档案馆归档(精选8篇)
一、准备阶段文件
1、可行性研究报告及附件、审批意见
2、发改委的立项、批复
3、项目建议书及审批文件
4、建设用地批准书(国有土地出让合同、成交确认书)
5、国有土地使用证包括宗地图(复印件)
6、拆迁许可证、协议、方案
7、建设项目选址意见书
8、建设用地规划许可证、规划用地红线图
9、规划设计条件审批表
10、关于建筑设计方案的批复(复印件)
11、建设工程规划许可证及附件
12、施工图设计文件审查报告、备案单、审查合格书、审查备案登记表、(土建、节能)、抗震设防专项审查监管表
12、消防设计审核意见
13、白蚁合同
14、建设项目环境影响报告及批复
15、建设工程施工许可证
16、中标通知书
17、勘察、设计、施工、委托监理合同
18、勘察、设计、施工、监理、房地产开发单位资质证书(复印件)
19、建设工程质量监督书、施工安全生产监督申报书
20、建设、施工管理机构、监理机构及负责人名单
21、岩土工程勘察报告、岩土工程勘察设计文件审查报告
二、监理文件
1、监理规划及实施细则
2、开工审批表、开工报告
3、监理月报
4、质量事故报告及处理意见
5、不合格项目通知
6、工程延期报告及审批
7、工程竣工监理工作总结
8、质量评估报告
三、施工文件
(一)建筑与结构
1、工程概况、2、工程项目施工管理人员名单
3、施工现场质量管理检查记录
4、施工组织设计(方案)审批表
5、竣工报告
6、图纸会审、洽商记录
7、设计变更记录
8、技术核定单、9、工程定位高程测量记录、复核记录
10、基槽开挖测量记录
11、原材料合格证书和复试报告、汇总表:A钢材;B水泥;C砖(砌块);D外加剂;E装饰材料 ;F防水材料;G砂、石;H预制构件、预搅拌混凝土。
12、施工试验报告、检测报告:A砼试块;B砂浆试块;C钢筋焊接及焊条(剂)合格证;D土壤。
13、隐蔽工程检查记录
14、施工记录:A桩基施工;B地基验槽;C地基处理;D地基钎探(附图);E人工挖孔灌注桩施工验收;F机械成孔灌注桩施工检查;G砼工程施工记录;H通风(烟)道、垃圾道检查;I预应力筋张拉;J钢、木结构施工。
15、地基基础、主体、结构检验
16、桩基检测报告
17、屋面(地面)淋水、蓄水试验记录
18、垂直度、标高、全高测量记录
19、沉降观测记录
20、工程质量事故调查处理资料
21、分项工程质量验收记录
22、分部(子分部)工程质量验收记录
23、工程质量控制强制性条文检查记录
(二)给排水与采暖
1、图纸会审、设计变更、洽商记录、技术核定单、2、材料、配件合格证及检验报告:A管材及配件;B绝热材料;C卫生洁具;D锅炉及压力容器;E仪表;F安全阀、减压阀。
3、管道、设备强度、严密性试验记录及功能检验:A灌(满)水;B强度严密性;C通水;D吹(冲)洗(脱脂);E通球;F阀门。G消防、燃气管道压力
4、隐蔽验收记录
5、施工记录
6、分项工程质量验收记录
7、分部(子分部)工程质量验收记录
8、工程质量控制强制性条文检查记录
(三)建筑电气
1、图纸会审、设计变更、洽商记录、技术核定单、2、材料、配件合格证及检验报告、安装技术文件:A配电柜(箱)、控制柜;B电动机、电加热器、低压开关;C照明灯具、开关、插座、风扇;D电线、电缆;E导管、电缆桥架和线槽;F镀锌制品、钢制灯柱、砼电杆。
3、设备调试记录及功能检验:A电气设备安全检查及试运行;B照明通电;C大型灯具牢固性试验。
4、接地、绝缘电阻测试记录
5、隐蔽验收记录
6、施工记录
8、分项工程质量验收记录
9、分部(子分部)工程质量验收记录
10、工程质量控制强制性条文检查记录
(四)建筑节能
1、工程概况
2、施工组织(方案)报审表
3、节能工程专项施工方案
4、建筑节能施工示范样板确认记录(墙体、门窗、屋面)
5节能分部工程质量控制资料核查记录
6、原材料(设备)合格证、试验报告汇总表:墙体、屋面、门窗材料合格证及复验报告
7、外墙节能构造钻芯检验报告、外窗气密性现场实体检测报告
8、隐蔽验收记录
9、检验批、分项工程质量验收记录 10建筑节能分部工程质量验收记录
11、建筑节能验收报告
(五)住宅工程质量分套验收表
(附表一、二、三、四、五)
四、竣工图
(一)、专业竣工图
1、建筑竣工图
2、结构竣工图
3、给排水竣工图
4、暖通竣工图
5、电气安装竣工图
6、人防竣工图
(二)综合竣工图
1、装饰装修工程竣工图
2、总平面布置图(包括建筑小品、水景、照明、道路、绿化等)
3、室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图
4、电气(包括电力、电讯、电视系统等)综合图
复验文件
五、竣工验收文件
1、工程概况表
2、工程竣工总结
3、单位工程质量竣工验收记录
4、单位工程质量控制资料核查记录
5、单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
6、单位工程观感质量检查记录
7、工程竣工验收报告
8、竣工验收通知单、验收组人员名单、验收方案、验收条件检查情况、竣工验收会议签到表
9、工程勘察质量检查报告(合格书)
10、工程设计质量检查报告(合格书)
11、工程施工质量检查报告(合格书)
12、施工安全生产监督报告
13、公安消防、环保验收认可文件
14、建筑工程室内环境质量检测报告
15、防雷装置竣工验收检测检验报告
16、建设工程竣工规划核实合格意见单
11、竣工验收备案表
12、工程质量保修书
13、住宅质量保证书及住宅使用说明书
14、工程照片、光盘、录像等(工程前原貌、基础工程、隐蔽工程、主体工程、屋面工程、质量事故、竣工后原貌等部分为必备内容)
一、做好建设工程档案的完整性鉴定
建设工程档案的完整性鉴定, 是指基建部门及其工作人员在档案部门的指导、协助下, 根据本建设工程文件材料的归档范围和工程的工作程序、内容、特点, 对所形成、积累的工程文件材料完整状况进行鉴别, 以确保工程文件材料齐全、完整、成套。在鉴别建设工程文件材料时, 项目各工作阶段、工作程序的内容应齐全、完整, 能够完整地反映该工程项目活动的全部内容和历史面貌, 既有原始依据性文件材料, 又有过程性和成果性文件材料。
二、做好建设工程档案的准确性鉴定
1. 审核文件是否为原件。
原件是工程档案作为凭证最有力的依据, 归档的文件应该为原件。但在工程建设过程中往往会出现许多复印件、传真件, 大量的复印件、传真件一旦归档, 既不利于档案的长期保管, 也会给今后的提供利用造成不必要的麻烦。因此, 建设工程档案管理人员应该认真检查, 杜绝任何的复印件、传真件归档。
2. 审核文件的签名、盖章手续是否完备。
签名、盖章的完整与否, 直接影响建设工程档案的合法有效性;同时, 我国已实行建设工程质量终身负责制, 文件中的签名与盖章意味着参与工程建设的单位和个人对工程质量所负的责任。如果在工程建设活动中形成的各种试验记录、施工记录等以及往来的报批文件中出现漏签名、漏盖章现象, 就应该予以补签、补盖, 绝对不允许代签名。
3. 审核文件内容是否完整。
施工技术文件中的内容直接反映了工程建设的实际情况, 是评定工程质量的重要依据。由于一些施工技术人员存在着重外业轻内业的思想意识, 往往会造成施工技术文件的内容填写不完整, 无法真实全面地反映建设工程施工过程的详细情况。如在原材料试验记录中, 只填写试验数据, 没有结论意见;在施工工序报审文件中, 只有施工单位申报的内容, 没有监理单位审批的意见等。所以, 针对内容填写不完整的文件, 施工技术人员、监理人员应该根据现场实际情况重新核对, 补充完整。
4. 审核文件中数据是否存在涂改现象。
工程文件具有动态性, 一些工程文件, 如工程量统计报表、计量与支付等, 会随着工程建设情况的变化而相应地发生变更, 但在工程技术人员对文件中数据进行更改时, 会出现使用涂改液涂改或用刀片刮改等不规范更改的情况。同时, 一些文件中数据虽然没有发生变化, 但由于技术人员、试验人员的粗心大意, 也普遍存在着随意涂改的现象。这些现象都会影响工程档案日后的使用。如需涂改应由相关人员进行改正, 以保证工程文件中数据的准确性。
5. 审核文件中是否存在不耐久字迹现象。
在工程文件编制过程中, 由于工程施工人员、技术人员的随意性行为, 会造成相当一部分文件存在用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔书写的不耐久字迹, 这些不耐久字迹会随着时间的不断推移而褪化扩散, 不利于工程档案的长期保存。所以, 工程文件应该一律用碳素墨水等耐久字迹书写, 一旦发现有不耐久字迹书写的现象, 应该及时采取补救措施。
6. 审核竣工图的编制是否符合规范要求。
工程竣工图是建筑物、构筑物或管线工程施工结果在图纸上的反映, 是真实的原始记录, 也是工程竣工验收以及今后维护、改扩建的重要依据。但在竣工图的编制过程中, 往往存在着编制不符合规范要求的现象, 使得竣工图无法真实地反映工程建设的实际情况, 主要表现为:图纸没有按实际变更通知更改或更改不到位;更改的符号与说明不符合标准要求;没有加盖竣工图章或竣工图章中的内容没有填写齐全等。所以, 工程竣工图必须按照国家有关规定进行编制, 认真核对、审查, 做到图物相符、技术数据可靠、签字手续完备, 真实、准确地反映工程竣工时的实际情况。
7. 审核文件用纸格式是否符合标准要求。
国家和建设主管部门对于工程文件的书写用纸格式及竣工图的图幅格式标准都有明确规定。工程项目的各参建单位应按要求使用统一的文件书写用纸和图纸格式, 做到文件标准化、规范化, 以保证归档文件的整齐划一。
8. 审核声像、电子材料是否能够有效使用。
在工程建设活动中会产生一些与纸质载体不同的文件, 如照片、录音带、录像带及电子磁盘、光盘等, 针对这种特殊载体的材料应检查其存储格式是否符合国家有关规范要求, 以保证今后的有效使用。
三、做好建设工程档案的属性鉴定
一是工程文件与政务文件的区分。区分工程文件与政务文件应遵循内容原则和整体原则即内容原则即工程文件是工程建设活动的记录和产物, 政务文件是记录和反映政治生活和行政事务等方面活动的。整体原则即工程文件的形成规律表现在成套性上, 也就是一个工程建设活动所形成的文件材料是不可分割的有机整体;而政务文件形成的特点之一, 就是来文与复文构成不可分割的整体。二是工程文件与工程资料的区分。工程文件是工程建设活动中直接形成的具有凭证和依据作用的历史记录。工程资料是根据某项建设活动的需要通过购买、索取、交换或复制等方法收集, 以供参考的科技知识成果。
四、做好建设工程档案的保管期限和密级鉴定
关键词:档案管理;存在问题;解决方法
中图分类号:G272
随着我国经济的不断发展,工程建设的规模也不断的扩大,对工程档案文件的收集归档的管理的完善,要求不断提高,因为在工程建设项目过程中,工程档案文件的收集归档起着重要的作用,建筑工程档案反映着建筑施工的整体方面。因此,做好建筑工程档案文件的收集归档工作在工程建设中是非常重要,但是,目前建筑工程档案收集归档存在着许多问题还有待解决。本文主要分析了我国建筑工程档案文件的收集归档重要性,而且还针对出现的问题提出相应的解决策略,为发展我国建筑工程施工单位的档案管理提供一些可行性的思路和发展策略。
1 工程档案文件的收集归档工作的重要性
工程档案文件的收集归档是档案管理中一个重要的基础环节,档案管理中收集归档的文件是建设该项目工程的历史记录,它同时又是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据,因此,工程档案文件的收集归档在项目建设中具有重要的意义。所以要求归档文件要齐全完整,这是高质量档案要达到的标准之一,齐全完整的归档文件同时也与单位的生存发展有着重要的关系。在档案文件的收集归档工作中,收集是整个档案管理过程中的基础环节,但同时也是最为重要的一个环节,认真的完成收集工作,是保存工程档案完整的必要条件,完整齐全的档案才有可能发挥到最大的作用。
2 工程档案文件的收集归档存在的问题
工程档案文件的收集归档是建筑工程档案管理中的一个复杂的工作,建筑工程单位档案管理的健康稳定发展影响着整个建设施工项目的好坏。而在我国,建筑工程档案管理方面的经验还不是很丰富,所以在实际中存在很多问题。例如在档案材料不完整、缺乏统一的管理模式、以及人员的技术方面等。
2.1 档案材料不完整
归档文件的收集是档案工作的第一步,同时也是最为关键的一个环节。有些单位档案员收集的文件材料往往不完整,有些归档文件材料的门类收的不齐,一些单位档案室门类很少,有的只收集文件材料,有文书档案、声像、专业、科技档案却收不上来。档案文件的收集,不仅要保证归档文件材料的收集工作要收集材料的完整,同时也包括每一份文件材料本身、文件材料的门类也要齐全完整。
2.2 缺乏统一的管理模式
对于工程档案文件的收集归档管理制度不够完善,管理不够规范,在管理方式上存在着许多漏洞,而且管理制度的执行力度不足、日常管理工作不严格、对工程档案统一管理缺乏认识,没有一个标准化流程可遵循。使工程档案文件的收集归档工作不能顺利进行。而且从档案管理机构上看,缺乏统一的管理模式。
2.3 缺乏复合型档案管理人员
近几年,工程档案文件的收集归档管理人才缺乏,大多数档案文件收集归档人员没有接受过专业知识以及业务培训,缺失档案管理经验,在实际的建筑工程单位档案文件收集归档过程中难以适应工作需要,使得收集的档案水平低、素质差。所以优秀的档案文件收集归档人员对于档案管理工作的顺利进行是非常重要的。
3 工程档案文件的收集归档工作存在问题的主要原因
归档文件的收集之工作存在问题的主要原因,从主观上来看,是档案文件收集归档人员自身的原因,主动收集意识不强,导致收集的档案文件,起不到预期效果,发挥不出应有的作用。抛开自身原因来看,档案文件收集归档管理的法律法规不够健全,执行的力度也不够强,因此,要增强有关人员的档案意识。除了员工的档案意识不够之外,主要原因应该归结于档案行政管理部门长期以来对单位档案管理工作缺乏建立有效的监管机制。
4 解决问题的对策
对于档案文件的收集归档中出现的一些问题,提出了一些可实行性的解决方法。
4.1 主动做好收集工作。
档案员对于文件的收集要把握好时机,在文件收集工作中,不仅要受到制度的制约同时,还要主动做好收集工作。档案员要熟悉各科室业务的基本情况,加强对重点线索的追踪,对于各项工作的基本情况要掌握,并形成文件形式,归纳在档案中,在归档时,明确其归档范围。并且对于每项工作的结果要记录详细,要积极、主动、及时地向有关部门或人员索取文件材料,做好归档工作。
4.2 严格的档案管理制度
建立健全的管理制度是档案管理的基础,按照国家档案管理的有关规定,结合建筑实际情况,制定相应的档案管理制度、措施。在此基础之上,还应该加强档案管理制度体系执行力,档案行政管理部门应建立科学有效的档案监管机制,定期对单位进行依法检查,对不合乎规范的行为进行依法查处,使单位档案工作在一种法治、有序的管理环境中健康发展,使得档案管理真正的做到有法可依,有规章制度可寻,从而促进档案管理的科学化。
4.3 加强档案信息化建设
近年来,我国计算机水平的不断发展,计算机互联网的应用也涉及到各个领域,对于建设工程档案管理,也可以利用现代信息技术。对于建筑工程档案管理的信息化,要加大力度进行档案管理信息系统开发与研究工作,根据建筑项目的实际情况,开发工程档案管理软件。同时,建筑施工单位,还可以应用计算机技术对档案管理工作进行监督管理,建立多方合作的信息系统平台。
4.4 档案管理要有专人定期检查
档案部门应加强对档案工作的检查,要安排专业人员进行定期检查。加强对档案文件收集归档的监督指导,要对归档文件严格要求,对于有问题的内容,要求单位重新改整,检查结果在单位内部通报,在提高本单位档案基础业务水平的同时,也可以引起各级领导的重视,加强单位归档文件的收集质量。
4.5 档案管理员要定期进行专业知识培训
对于建筑工程施工单位,应该加强档案管理人才培养,要不断加强工程档案文件的收集归档基础工作以及专业知识学习,主要包括信息技术、档案相关法律法规、档案管理学以及计算机技术的学习。并且要定期举办工程档案工作的集中业务培训。提高建设施工单位和施工技术人员的工程档案的管理的业务素质和能力,这对于工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。
5 结语
综上所述,建筑工程档案真实的记录了整个工程建设的情况,它是检验工程质量的重要依据,也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一。收集是单位档案工作的基础环节,也是关键的一个环节,做好了收集工作,保证单位重要文件的完整,只有保管完整齐全的单位档案,档案的作用才有可能有效的发挥出来。本文对于工程档案文件的收集归档中存在的各类问题进行了分析并提出了一些解决方案,对于更好提高工程档案管理水平,提高工程建设质量有着积极促进作用,推进建筑档案管理事业的新发展。
参考文献:
[1]李菊君.建筑工程档案管理[J].单位研究,2011(14):181-182.
[2]秘相涛.建筑工程档案现状之我见[J].图书与档案,2011(9):281-281.
[3]王昕.建筑工程档案验收工作中的问题及对策[J].城建档案,2011(9):47-48.
建筑工程文件材料归档内容、排列顺序表
一、工程准备阶段文件 1.立项文件
1.1项目建议书批复、项目建议书
1.2可行性研究报告批复、可行性研究报告
1.3计划任务书(或设计任务书)批复、申请报告 1.4会议纪要、领导讲话、专家建议 2.建设用地、拆迁文件
2.1规划定点意见书、规划定点图 2.2建设用地规划许可证及其附件 2.3征拨建设用地批文、申请报告 2.4土地转出让合同(协议)
2.5拆迁批文、安置意见、协议、汇总表等 3.勘察、设计文件 3.1工程地质勘察报告 3.2水文地质勘察报告等 3.3初步设计批复
3.4设计方案审查意见及附图
3.5有关行政主管部门(人防、环保、消防、白蚁防治、市政、建设、抗震、文化、文管等)批准文件或协议 3.6施工图设计审批意见 4.招投标文件
4.1勘察设计招投标文件 4.2勘察设计承包合同 4.3设计招投标文件 4.4设计承包合同 4.5施工招投标文件 4.6施工承包合同
4.7工程监理招投标文件 4.8监理委托合同 5.开工审批文件
5.1建设项目规划审批文件
5.2建设工程规划许可证及其附件 5.3计划(或开工)批复、申请 5.4审计意见书
5.5建设工程施工许可证
5.6工程质量监督申报表、工作方案等
5.7建筑工程安全受监登记表
二、监理文件 1.监理规划; 2.监理实施细则;
3.分包单位资格报审表;
4.设计交底与图纸会审会议纪要; 5.施工组织设计(方案)报审表;
6.工程开工/复工报审表及工程暂停令; 7.施工测量报验单; 8.工程进度计划报审表; 9.材料(构配件)、设备进场使用报验单; 10.工程变更单; 11.混凝土浇筑报审表
12.工程计量报审表、工程计量单 13.工程费用索赔报审表
14.工程款支付证书、申请表; 15.监理工程师通知单、回复单; 16.监理工程师联系单、回复单; 17.监理工程师指令、回复单; 18.监理工程师备忘录; 19.会议纪要; 20.来往函件; 21.监理日记; 22.监理月报;
23.工序质量报验单;
24.质量缺陷与事故的处理文件;
25.分部工程、单位工程等验收资料;
26.旁站监理记录表;
三、施工技术文件
(一)桩基部分
1.桩基工程施工、技术管理资料 1.1桩基工程概况
1.2桩基工程开工申请表、开工报告 1.3工程测量、定位放线记录
1.4图纸会审、设计变更、洽商记录、施工组织设计或施工方案 1.5技术交底
2.桩基工程质量控制资料
2.1预制桩(钢桩)进场验收记录
2.2预制(钢桩、商品混凝土及桩头)合格证汇总表 2.2原材料合格证(证明)、试验(检测)报告及汇总表 2.3施工试验报告及见证检测报告(钢材焊接、混凝土)2.4预制桩接桩隐蔽验收记录
2.5施工验收记录(钢桩接桩,预制桩、钢桩锺击,人工挖孔灌注桩,泥浆护壁成孔灌注桩,锺击沉管灌注桩,钢筋笼制作安放,灌注桩水下混凝土)2.6试桩记录
2.7基桩动、静载荷试验报告 3.桩基子分部工程质量验收记录 3.1桩基子分部工程质量验收记录 3.2各分项质量验收记录 4.桩基工程竣工文件 4.1桩基工程竣工报告
4.2桩基工程质量控制资料核查表
4.3桩位测量记录、桩基质量事故处理记录 4.4桩位放线图 4.5桩位竣工图
(二)土建部分
1.施工、技术管理资料 1.1工程概况
1.2工程项目施工管理人员名单 1.3施工现场质量管理检查记录 1.4施工组织设计、施工方案审批表 1.5技术交底记录 1.6开工报告
2.工程质量控制资料
2.1图纸会审、设计变更、洽商记录,设计交底记录 2.2工程定位测量、放线验收记录
2.3原材料出厂合格证书及进场检(试)验报告
(1)钢材合格证和复试报告汇总表,钢材合格证、复试报告,预应力钢筋进场复试报告、合格证,预应力锚具、夹具和连接器合格证及静载锚固性能复试报告,金属螺旋管进场复验及合格证书,其他钢材合格证、复试报告
(2)水泥出厂合格证、复试报告汇总表,水泥出厂合格证、试验报告,预应力孔道灌浆水泥进场复验及合格证
(3)砖(砌块)出厂合格证或试验报告汇总表,砖(砌块)出厂合格证或检验报告(4)混凝土外加剂(及其他材料)产品合格证、出厂检验报告和复验报告汇总表,混凝土外加剂产品合格证、出厂检验报告和复验报告,预应力孔道灌浆用外加剂产品合格证及进场复验报告,粉煤灰合格证及进场复验报告,砂、石料进场复试报告
(5)防水和保温材料合格证、复试报告汇总表,各种防水材料和保温材料合格证、复试报告
(6)其他建筑材料合格证、复试报告汇总表,饰面板(砖)、大理石、玻璃、涂料等材料合格证及复验和性能检测报告 2.4施工试验报告及见证检测报告(1)混凝土试块试压报告汇总表,混凝土试块试验报告(含结构实体同条件养护试块),抗渗混凝土试块抗渗试验报告,用于装配式结构拼缝、接头处混凝土强度试验报告,特种混凝土试块试验报告,混凝土配合比通知单,特种混凝土配合比通知单(2)混凝土强度评定
(3)结构实体混凝土强度评定
(4)砂浆强度汇总评定表,砂浆试块试验报告,预应力灌浆用水泥浆试块试验报告,特种砂浆试块试验报告,砂浆配合比通知单,特种砂浆配合比通知单
(5)钢筋连接试验报告、焊条(剂)合格证汇总表,钢筋连接试验报告、焊条(剂)合格证,预应力钢丝镦头强度试验报告
(6)后置埋件现场位拨试验报告,土壤试验记录汇总表,土壤试验报告,地表土壤氡浓度检测报告
(7)外墙饰面砖样板件粘结强度检测报告 2.5隐蔽工程验收记录 2.6施工记录(1)施工日志
(2)现场施工预应力记录
(3)地基验槽记录和地基处理记录 2.7预制构件、预拌混凝土合格证
(1)混凝土(其它)构件合格证汇总表,混凝土构件合格证,混凝土构件结构性能检验报告
(2)预拌混凝土合格证及试块强度报告(3)门窗产品合格证及复验报告
2.8地基基础、主体、结构验收及抽样检测资料(1)钢筋保护层厚度实测表(2)地基基础工程检测报告(3)结构实体检测报告
2.9工程质量事故及事故调查处理资料 2.10新材料、新工艺施工记录 3.土建工程安全和功能检验资料 3.1屋面泼水、淋水、蓄水试验记录 3.2地下室防水效果检查记录
3.3有防水要求的地面蓄水试验记录 3.4建筑物垂直度、标高、全高测量记录
3.5烟气(风)道工程检查验收记录
3.6幕墙及外窗气密性、水密性、耐风压检测报告 3.7建筑物沉降观测记录 3.8节能、保温检测报告 3.9室内环境检测报告 4.工程质量验收记录 4.1质量验收总表部分
(1)单位(子单位)工程质量控制资料核查记录
(2)单位(子单位)工程安全和功能检验资料检查及主要功能抽查记录(3)单位(子单位)工程观感质量检查记录 4.2地基基础分部工程质量验收记录 4.3主体结构分部工程质量验收记录 4.4装饰分部工程质量验收记录 4.5屋面分部工程质量验收记录
(三)给排水部分 1.图纸会审 2.技术交底 3.施工组织设计 4.设计变更
5.原材料进场合格证及检测报告 6.设备、产品质量检查、安装记录 7.隐蔽工程检查记录 8.施工试验记录 9.工程质量检验记录 10.质量事故处理记录
(四)电气部分 1.图纸会审 2.技术交底 3.施工组织设计 4.设计变更
5.原材料进场合格证及检测报告 6.设备、产品质量检查、安装记录 7.隐蔽工程检查记录 8.施工试验记录 9.工程质量检验记录 10.质量事故处理记录
(五)采暖、燃气部分 1.图纸会审 2.技术交底 3.施工组织设计 4.设计变更
5.原材料进场合格证及检测报告 6.设备、产品质量检查、安装记录 7.隐蔽工程检查记录 8.施工试验记录 9.工程质量检验记录 10.质量事故处理记录
(六)装饰部分 1.图纸会审 2.技术交底 3.施工组织设计 4.设计变更
5.原材料进场合格证及检测报告 6.设备、产品质量检查、安装记录 7.隐蔽工程检查记录 8.施工试验记录 9.工程质量检验记录 10.质量事故处理记录
(七)网络部分 1.图纸会审 2.技术交底 3.施工组织设计 4.设计变更
5.原材料进场合格证及检测报告 6.设备、产品质量检查、安装记录 7.隐蔽工程检查记录 8.施工试验记录 9.工程质量检验记录 10.质量事故处理记录
(八)电梯部分 1.图纸会审 2.技术交底 3.施工组织设计 4.设计变更
5.设备、产品质量检查、安装记录
6.隐蔽工程检查记录 7.施工试验记录 8.工程质量检验记录 9.质量事故处理记录
(九)室外工程部分(略)
四、竣工验收文件
1.竣工验收报告(建设单位)
2.竣工总结(包括建设、施工、设计、监理单位等)3.竣工验收质量评估报告(监理)4.勘测、设计单位质量检查报告 5.建设工程档案专项验收意见书
6.规划、消防、环保等有关部门专项验收认可文件
7.单位(子单位)工程质量竣工验收记录、竣工验收证明书 8.房屋保修书
9.室外工程竣工验收文件 10.竣工决算
五、竣工图 1.综合竣工图 1.1总平面布置图 1.2竖向布置图 1.3室外管网综合图
1.4室外专业管线(供电、供水、排水、有线电视、电信、燃气、路灯等)竣工图 1.5小区道路、绿化竣工图 2.土建竣工图 2.1建筑竣工图 2.2结构竣工图
2.3装修(装饰)竣工图 3.水电竣工图
3.1给排水(消防)竣工图 3.2电气竣工图 4.暖通气竣工图 4.1采暖竣工图 4.2通风竣工图 4.3空调竣工图 4.4燃气竣工图
六、声像、电子文件材料 1.声像文件材料 1.1照片材料
文件归档移交内容
工程准备阶段文件
一、立项文件
1、项目建议书
2、项目建议审批意见及前期工作通知书
3、可行性研究报告及附件
4、可行性研究报告审批意见
5、关于立项有关的会议纪要、领导讲话
6、专家建议文件
7、调查资料及项目评估研究材料
二、建设用地、征地、拆迁文件
1、选址申请及选址规划意见通知书
2、用地申请报告及县乡以上人民政府建设用地批准书
3、拆迁安置竞购、协议、方案等
4、建设用地规划许可证及附件
5、划拨建设用地文件
6、国有土地使用证
三、勘察、测绘、设计文件
1、工程地质勘察报告
2、水文地质勘察报告、自然条件、地震调查
3、建设用地钉桩通知单(书)(放验线通知单)
4、地形测量和拨地测量成果报告
5、申报的规划设计条件和规划设计条件通知书
6、审定设计方案通知书及审查意见
7、有关行政主管部门(人防、环保、抗震、消防、市政、园林、文物、卫生、通讯、交通、保密、河湖、教育、白蚁防治等)批准文件或取得的有关协议
8、政府有关部门对施工图设计文件的审批意见
四、招投标文件
1、勘察、设计承包合同
2、施工承包合同
3、监理委托合同
4、招标申请文件及中标通知书
五、开工审批文件
1、建设项目列入计划的申报文件
2、建设项目列入计划的批复文件或计划项目表
3、建设工程规划许可证及其附件(正本)
4、建设工程施工许可证(正本)
5、投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明
6、规划平面图
7、工程质量监督手续、监督计划
六、建设、施工、监理机构及
1、工程项目管理机构(项目负责人经理部)及负责人名单
2、工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单
3、工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单
监 理 文 件
1、监理规划、监理实施细则
2、监理月报中的有关质量问题
3、监理会议纪要中的有关质量问题
4、进度控制
⑴工程开工/复工审批表 ⑵工程开工/复工暂停令
5、质量控制
⑴不合格项目通知
⑵质量事故报告及处理意见 ⑶有关质量控制的监理通知 ⑷有关质量控制的回复单
6、工程竣工决算审核意见书
7、合同与其他事项目管理(工程延期报告及审批、合同争议违约报告及处理意见、合同变更材料)
8、监理总结、质量评估报告
施 工 文 件
一、土建(建筑与结构)工程
1、施工组织设计、施工方案及审批
2、技术交底、技术复核
3、图纸会审
4、控制网设置资料
5、工程测量定位记录、工程测量复核记录
6、基槽开挖测量资料
7、地基钎探记录和钎探平面面点图
7、验槽记录和地基处理记录
9、桩基施工记录
10、试桩记录
11、设计会议变更记录、设计变更记录、工程洽商记录、技术核定单
12、施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告、出厂证明
⑴砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料汇总表 ⑵砂、石出厂证明文件、复试试验报告 ⑶砖出厂证明文件、复验报告 ⑷水泥出厂证明文件、复验报告 ⑸钢筋出厂证明文件、复验报告 ⑹防水材料出厂证明、复验报告 ⑺轻集料出厂证明文件、复验报告
⑻预制构件(钢、混凝土)出厂合格证、试验报告 ⑼门窗(塑钢、铝合金)出厂证明、试验报告 ⑽防腐材料出厂证明文件 ⑾隔热保温材料出厂证明文件 ⑿焊条、沥青复验报告
13、土壤(素土、灰土)干密度试验报告,土壤(素土、灰土)击实试验报告
14、砂浆、混凝土配合比
15、砂浆、混凝土试块抗压强度试验报告
16、混凝土抗渗试验报告
17、商品混凝土出厂合格证、复试报告
18、钢筋接头(焊接)试验报告
19、土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表 20、隐蔽工程检查记录 ⑴基础和主体结构钢筋工程 ⑵钢结构工程 ⑶防水工程 ⑷高程控制
21、施工记录 ⑴沉降观测记录 ⑵结构吊装记录
⑶现场施工预应力记录 ⑷工程竣工测量 ⑸新型建筑材料 ⑹施工新技术
22、工程质量事故处理记录(整改报告)
23、工程质量检验记录 ⑴检验批质量验收记录 ⑵分项工程质量验收记录
⑶基础、主体结构检验及抽样检测资料(结构工程验收记录)⑷幕墙工程验收记录
⑸分部(子分部)工程质量验收记录
二、电气、给排水、采暖、消防、通风、空调、燃气、建筑智测能化、电梯工程
(一)给排水与采暖工程、1、施工组织设计、技术交底
2、图纸会审
3、设计变更、工程洽商
4、材料、配件出厂合格证及进场检(试验)报告
5、设备安装、运行记录、设备明细表
6、管道强度、严密性、灌水、通水、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录
7、检验批、分项工程质量验收记录
8、分部(子分部)工程质量验收记录
(二)建筑电气工程
1、施工组织设计、技术交底
2、图纸会审
3、设计变更、工程洽商
4、材料、配件出厂合格证及进场检(试验)报告
5、设备调试记录
6、接地电阻、绝缘电阻测试记录
7、检验批、分项工程质量验收记录
8、分部(子分部)工程质量验收记录
(三)通风与空调工程
1、图纸会审、设计变更、洽商记录
2、材料、配件出厂合格证及进场检(试验)报告
3、制冷、空调、水管道强度试验、严密性试验记录
4、隐蔽工程验收记录
5、制冷设备运行调试记录
6、通风空调系统调试记录
7、施工记录(施工日志)
8、检验批、分项工程验收记录
9、分部(子分部)工程验收记录
(四)电梯工程
1、图纸会审、设计变更、洽商记录
2、设备出厂合格证及开箱检验记录
3、隐蔽工程验收记录
4、施工记录
5、接地电阻、绝缘电阻测试记录
6、负荷试验、安全装置检查记录
7、检验批、分项工程验收记录
8、分部(子分部)工程验收记录
(五)建筑智能化工程
1、图纸会审、设计变更、洽商记录
2、材料、设备出厂合格证技术文件及进场检(试验)报告
3、隐蔽工程验收记录
4、系统功能测定及设备调试记录
5、系统技术、操作和维护手册
6、系统管理、操作人员培训记录
7、系统检测报告
8、检验批分项工程质量验收报告
9、分部(子分部)工程质量验收记录
10、其他
三、工程安全和功能检验核查及主要功能抽查记录
(一)建筑与结构工程
1、屋面淋水试验记录
2、地下室防水效果检查记录
3、防水要求的地面蓄水试验记录
4、建筑物垂直度、标高、全高测量记录
5、抽气(风)道检查记录音
6、幕墙及外窗气密性、水密性、耐风压检测报告
7、建筑物沉降测量记录
8、节能、保温测试记录
9、室内环境检测报告
10、砌体裂缝检查验收记录
11、钢结构分部(子分部)工程有关安全及功能的检验和见证检测检查记录
(二)给排水与采暖工程
1、给水管道通水试验记录
2、暖气管道、散热器压力试验记录
3、卫生器具满水试验记录
4、消防管道、燃气管道压力试验记录
5、排水干管通球试验记录
(三)电气工程
1、照明全负荷试验记录
2、大型灯具牢固性试验记录
3、避雷接地电阻测试记录
4、线路、插座、开关接地检验记录
(四)通风与空调工程
1、通风、空调系统试运行记录
2、风量、温度测试记录
3、洁净室洁净度测试记录
4、制冷机组试运行测试记录
(五)电梯工程
1、电梯运行记录
2、电梯安全装置检测报告
(六)智能建筑
1、系统试运行记录
2、系统电源及接地检测报告
四、室外工程
1、室外安装(给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等)施工文件
2、室外建筑环境(建筑小品、水景、道路、园林绿化等)
竣
工
图
一、综合竣工图
1、综合图
⑴总平面布置图(包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等)⑵竖向布置图
⑶室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图 ⑷电气(包括电力、电讯、电视系统等)综合图 ⑸设计总说明书
2、室外专业图(包括室外给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、电视、建筑小品、室外消防、照明、水景、道路、绿化)
二、专业竣工图
1、建筑竣工图
2、结构竣工图
3、装修(装饰)工程竣工图
4、电气工程(智能化工程)竣工图
5、给排水工程(消防工程)竣工图
6、采暖通风空调工程竣工图
7、燃气工程竣工图
竣工验收文件
一、建筑安装工程
1、工程概况表、交工验收证书
2、竣工报告、竣工验收报告、竣工验收纪要、竣工质量评估报告
3、单位(子单位)工程质量验工验收记录、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录、单位(子单位)工程安全与功能检查资料核查及主要功能抽查记录、单位(子单位)工程观感质量检查记录
4、竣工备案表、竣工验收规划合格证、建筑消防验收意见书、室内环境检测报告、土壤氡浓度检测报告、建设项目环境状况报告、防等
5、勘察、设计单位质量检查报告书
6、施工单位徐来署的工程保修书
7、商品住宅《住宅质量质量书》
8、商品住宅《住宅使用说明书》
9、竣工决算
10、法规、规章规定必须提供的其他文件
二、声像、缩微、电子档案
1、工程竣工照片(正侧七寸彩照各一张)
2、录音、录像材料
3、缩微品
归档要求:
1、建设、施工单位必须根据《归档内容》的要求,将报送市城建档案馆的工程资料按《归档内容》中要求的顺序排好。
2、建设单位须将“工程前期文件” 按《归档内容》中要求的顺序,填写到“青岛市 建设工程前期档案材料报送目录”上,“青岛市 建设工程前期档案材料报送目录”可以登录网站,到CJDA_YWK@126.COM电子邮箱中下载,邮箱密码为82879324,一式两份,加盖公章、签字后,随同文件一起报送。
3、建设单位须填报《建设工程相关信息》,并加盖公章随前期文件报送。
归档内容:
第一部分:工程前期及竣工文件材料
1、可行性研究方案
2、计划任务书及批复(立项批复)
3、工程项目申请批准文件
4、征地、拆迁审批文件
5、规划选址意见书(建筑红线图和道路红线图)
6、工程地质和水文地质勘察报告
7、小区总平面图、竖向规划图、管网综合图
8、建筑工程测量定位报告单及附图
9、建筑设计的环保审批文件(建设项目环境影响报告书)
10、消防审核文件
11、防疫审批文件
12、规划用地许可证及房地产权证
13、规划许可证
14、规划方案变更审批文件及附图
15、施工许可证
16、建筑工程质量监督书
17、承发包合同或施工合同、勘察、设计合同、监理合同
18、招标、投标、中标等文件
19、室内空气质量检验报告 20、建筑节能工程认定意见书
21、消防验收意见书
22、规划单体验收意见书及单体竣工图
23、工程竣工报告
24、工程质量事故报告及处理意见(监理)
25、工程质量评估报告(监理)
26、工程质量保修书
27、住宅质量保证书
28、住宅使用说明书
29、规划验收合格证及综合竣工图
30、竣工验收备案证(含备—1和备—2)
31、青岛市建设工程竣工结算登记表(备—9)
32、决算书及审计文件
第二部分:各种建筑材料合格证、施工试验报告
1、钢材出厂合格证、备案证及检验报告
2、钢材焊接检验报告及焊条合格证焊工操作证
3、水泥出厂合格证、备案证及检验报告
4、砖、骨料出厂合格证及检验报告
5、建筑用水检验报告或证明
6、防水材料合格证、备案证及试验报告(含保温材料合格证)
7、构件出厂合格证、备案证及试验报告
8、商砼材料
9、外加剂、备案证及检验报告
10、采暖卫生与煤气工程材料、设备出厂合格证、备案证、检验报告
11、电气工程材料、设备出厂合格证、备案证、检验报告(包括电梯部分)
12、通风与空调工程材料、设备出厂合格证、备案证、检验报告
13、其它材料合格证、备案证、检验报告
14、土壤试验
15、砂浆配合比通知单、抗压强度试验报告
16、混凝土配合比通知单、抗压强度试验报告
17、现场预应力混凝土试验
第三部分:图纸会审、设计变更、定位放线、基础结构验收、施工记录、隐蔽工程验收记录
1、图纸会审、设计变更证明
2、图纸会审
3、设计变更
4、工程定位测量记录
5、基槽验线记录
6、地基钎探记录
7、桩基施工记录
8、地基处理记录
9、预应力钢筋张拉记录
10、沉降观测记录
11、质量事故处理报告及记录
12、新材料、新工艺施工记录
13、基础结构验收
14、地基与基础备案
15、主体结构验收
16、主体备案
17、建筑工程结构抽样检测报告
18、砂浆、混凝土抽检报告
19、地基验槽
20、基础隐蔽工程验收记录
21、主体隐蔽工程验收记录
22、楼地面隐蔽工程验收记录
23、屋面隐蔽工程验收记录
24、采暖卫生隐蔽工程验收记录
25、电气隐蔽工程验收记录
26、通风与空调隐蔽工程验收记录
27、电梯安装检验报告、电梯验收检验报告
28、功能检测
(1)屋面淋水、蓄水试验检验记录(鲁JJ-068)(2)地下室防水效果检验记录(鲁JJ-069)
(3)厕所、厨房、阳台等有防水要求的地面泼水、蓄水试验检验记录(鲁JJ-070)(4)建筑烟(风)道、垃圾道检查记录(鲁JJ-073)(5)阀门(清洗)试验记录(鲁SN-011)(6)_____水、气压试验记录(鲁SN-013)(7)室内____管道灌水试验记录(鲁SN-014)(8)非承压容器满水试验记录(鲁SN-015)(9)_______管道通水试验记录(鲁SN-016)(10)室内排水管道通球试验记录(鲁SN-017)
(11)______管道(设备)冲(吹)洗记录(鲁SN-018)(12)卫生器具满水试验记录(鲁SN-019)
(13)地漏及地面清扫口排水试验记录(鲁SN-020)(14)采暖系统调试记录(鲁SN-022)(15)安全阀调整试验记录(鲁SN-023)
(16)室外排水管道灌水和通水试验记录(鲁SN-026)(17)电气绝缘电阻测试记录(鲁DQ-021)(18)电气接地电阻测试记录(鲁DQ-022)(19)漏电保护器检测记录(鲁DQ-023)(20)电气照明通电试运行记录(鲁DQ-024)
(21)电气照明(动力)全负荷试运行记录(鲁DQ-025)(22)阀门(清洗)试验记录(鲁TK-011)(23)_____水、气压试验记录(鲁TK-013)(24)室内____管道灌水试验记录(鲁TK-014)(25)风管强度检验记录(鲁TK-015)
(26)风管系统漏风量检测记录(鲁TK-016)
(27)中、低压风管系统漏光检测记录(鲁TK-017)(28)_____管道(设备)冲(吹)洗记录(鲁TK-018)(29)风机盘管水压试验记录(鲁TK-021)(30)制冷系统气密性试验记录(鲁TK-022)(31)净化空调系统风管清洗记录(鲁TK-023)
(32)现场组装除尘器、空调机漏风检测记录(鲁TK-024)
(33)通风空调设备、管道(防静电)接地检查验收记录(鲁TK-026)(34)通风装置一般性检查记录(鲁TK-027)(35)空调装置一般性检查记录(鲁TK-028)(36)风口平衡试验(调整)记录(鲁TK-029)
(37)通风空调设备单机试运转及调试记录(鲁TK-032)
(38)通风空调系统无生产负荷下的联合试运转及调试记录(鲁TK-033.1)(39)通风空调系统无生产负荷下的联合试运转及调试记录附表(鲁TK-033.2)(40)伸缩器制作安装记录(鲁TK-034)
第四部分:单位、分部工程质量评定
1、单位(子单位)工程质量竣工验收记录表
2、单位(子单位)工程质量控制资料核查表
3、单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录
4、单位(子单位)工程观感质量检查记录
5、分部(子分部)工程质量验收记录
第五部分:竣工图
1、建筑竣工图
2、结构竣工图
3、给排水竣工图
4、采暖竣工图
5、电气竣工图
6、通风与空调竣工图
如有钢架结构、幕墙等分项工程,其材料合格证、检验报告、检查记录、隐蔽、分项评定等单独组卷。
本归档内容适用于工业与民用建筑的建筑工程和建筑设备安装工程,有特殊要求的工程,可据实增加检查项目。
在近几年的档案整理中, 笔者依据GB/T 50328—2001《建设工程文件档案整理规范》和相关的法律法规, 重点对房地产企业的工程类文件档案的管理和归档工作进行了一些探索和研究, 本文就此问题进行探讨。
1 房地产企业工程类档案的内涵、管理现状和存在的风险
1.1 房地产企业工程类档案的内涵
是指与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件, 并依据国家对建设工程归档的一系列要求, 归档形成的实体档案。
1.2 当前房地产企业工程类档案的管理现状
(1) 没有专门的档案人才进行专业化的管理。
出现此类问题的原因, 一是大部分房地产企业的管理层或决策者对档案工作不够重视, 为了节约成本, 通常是由工程内业岗位或行政人员兼任;二是档案学专业的毕业生在私营 (民营) 企业从事档案管理工作的人非常少, 一些档案专业的大学生在大学3年级前后就基本上被国有大中型企业相中, 所以, 真正进入人才市场流动的档案学人才微乎其微。
(2) 档案实体管理混乱, 查找利用率低。
大部分房地产企业产生的大量档案未进行鉴定、分类、归档、组卷、编目, 没有形成整套的档案管理流程, 一般是堆放或乱放。由于未编制档案检索目录或借助于管理载体 (专业的档案管理软件) , 导致档案的查找率非常低, 存在着查找麻烦、利用困难的问题。
(3) 档案载体的信息化建设有待提高。
当前, 大部分房地产企业的档案管理还停留在“一个盒子、一个柜子、一把锁子、一间房子”的阶段, 即档案用案卷盒装好后放入文件柜中, 并将档案室锁起来;一些企业档案载体的信息化建设更是无从谈起。所以, 房地产企业档案载体的信息化建设, 同时也将是一个很漫长的过程。
(4) 档案管理的经费得不到保障。
在企业的运营中, 企业负责人可以为聚一次餐或请一次客花去上万元的经费, 但对于档案管理的经费 (购买档案管理软件、改善硬件设施、人员在职培训等) , 却是一省再省、一压再压, 总是以经费紧张或没有预算等为借口, 减少档案管理的经费, 有的企业甚至在年度工作计划和经费开支中就未列入档案业务费用, 导致大部分企业的档案管理工作一直处于很低的水平, 发挥不了所存档案的作用。
1.3 当前房地产企业档案管理存在的风险
(1) 档案信息的不安全性。
如果没有一个系统的档案管理框架, 没有一名档案专业人员, 没有一个档案管理的整体思路, 在档案的保管过程中出现信息失泄密就在所难免, 甚至还可能涉及一些关系到企业生死存亡的重要档案信息。
(2) 在经营纠纷中“走麦城”。
在企业日常的经营活动中, 由于种种原因, 总会或多或少地发生一些争议或纠纷。无论企业如何据理力争, 但终究要“以事实为依据, 以法律为准绳”。如果平时不重视档案的作用, 在关键时刻则只能是无据可争、“败走麦城”, 这方面的实例不胜枚举。
(3) 在遭遇重大自然灾害时, 档案资料损毁将不可避免。
我国是世界上自然灾害频发的国家之一, 如何在重大或特大的自然灾害过程中更好地抢救和保护档案信息载体, 维护档案信息的安全性和完整性, 是每一个企业管理者都应该考虑的问题。如5·12汶川大地震中的档案资料损失是毁灭性的, 也是无法用金钱来衡量的。
2 房地产企业工程类档案的管理要点
2.1 工程类档案的归档范围
根据GB/T 50328—2001《建设工程文件档案整理规范》, 工程类档案的归档范围如下:
(1) 综合性文件。包括项目建议书批复及项目建议书 (立项报告) 、建设用地系列材料、征地拆迁安置等有关协议、用地申请报告、国有土地使用权出让合同、工程地质及水文地质勘察报告等。
(2) 土建、安装质量保证资料。包括开工报告、竣工工程申请验收报告、钢材质量证明单、单位工程质量竣工验收记录、主体结构分部工程质量验收报告、安装材料与设备合格证、试验单汇总表等。
(3) 土建工程竣工文字材料。包括图纸会审记录、工程定位测量资料、地基处理记录、材料 (钢材、水泥等) 的出厂证明文件及检测报告、土壤各种试验报告、商品混凝土出厂合格证、隐蔽工程检查记录等。
(4) 给排水、电气 (强电、弱电) 、消防、通风、空调、电梯、装修 (装饰、幕墙) 等工程文字材料。包括开工报告、竣工工程申请验收报告、设备 (或产品) 质量合格证、各专业隐蔽工程检查记录、工程质量事故处理记录等。
(5) 竣工图。分为综合图和各专业竣工图。综合图包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等平面布置;各专业竣工图包括建筑、结构、给排水、电气 (强电、弱电) 、消防、通风、装修 (装饰、幕墙) 等工程。
(6) 建设工程声像档案。
(7) 电子文档。
2.2 工程类档案的归档质量要求
(1) 归档的工程档案应为原件。
(2) 工程档案的内容及其浓度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
(3) 工程档案的内容必须真实、准确, 与工程实际相符合。
(4) 工程档案应字迹清楚、图样清晰、图表整洁, 签字盖章手续完备。
(5) 工程档案的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图, 竣工图应是新蓝图;采用计算机出图必须清晰, 不得使用计算机出图的复印件。
(6) 工程档案文字材料的幅面尺寸规格宜为A4幅面 (297 mm×210 mm) ;图纸宜采用国家标准图幅。
(7) 工程档案应采用耐久性强的书写材料, 如碳素墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
(8) 所有的竣工图均应加盖竣工图章。
2.3 工程档案整理的重点环节
工程档案整理的重点环节是工程图纸的叠存。具体叠法应依据GB 10609.3—89《技术制图复制图的折叠方法》进行, 统一折叠成A4幅面 (297 mm×210 mm) , 图标栏露在外面。
2.4 工程档案的立卷原则、方法及要求
(1) 立卷原则。
应遵循工程文件的自然形成规律, 保持卷内文件的有机联系, 便于档案的保管和利用。一个建设工程项目由多个单位工程组成时, 工程文件应按单位工程组卷。
(2) 立卷方法。
工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等5个部分。工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷;监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷;竣工图可按单位工程、专业等组卷;竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
(3) 立卷过程中宜遵循的要求。
案卷不宜过厚, 卷厚一般≯40 mm;案卷内不应有重份的文件;不同载体的文件一般应分别组卷。
2.5 卷内档案的排列
文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开, 并按批复在前、请示在后, 印本在前、定稿在后, 主件在前、附件在后的顺序排列;图纸按专业排列, 同专业图纸按图号顺序排列;既有文字材料又有图纸的案卷, 文字材料排前、图纸排后。
2.6 案卷编目的要求
每卷单独编号, 依流水号编目, 不得有重号、空号等情况出现。
3 工程类档案分析
档案分析类似于档案统计和档案年报工作, 是对所属档案整体情况的一个分析。
3.1 档案分析的作用
通过对所存档案进行系统分析, 掌握档案数量和质量情况 (馆藏情况、利用情况等) , 为决策者和利用者提供第一手的资料。对于建设工程类档案来讲, 档案分析工作尤为重要, 它可以全面了解一项工程运营的全部情况, 通过比对, 规避项目中重复出现的一些问题, 更好地节约开支, 优化工作进程。
3.2 档案分析的种类
(1) 文字式。
主要以文字总结的形式对所属档案的数量和质量情况进行全面总结分析, 如档案情况汇报提纲、档案利用情况汇总等。
(2) 列表式。
主要以列表的形式全面直观地表述所属档案的数量和质量情况, 如档案情况分析表等。
(3) 文字-列表式。
将以上两种方式结合起来, 既有文字又有列表, 详细、直观、全面、系统。
4 结语
工程类档案的管理是近几年建设工程市场百花齐放的结果, 是科技专门档案的一个延伸, 也是一个比较新型的课题。特别是房地产企业的工程类档案, 基本上是关乎民生的住宅、商业、交通等重要档案, 如果不进行有效的管理, 势必会对建设社会主义和谐社会带来一定的影响, 存在的问题也会随着时间的推移逐步显现出来。所以, 一定要遵照《国家档案法》、《企业档案管理条例》等一系列法律法规, 未雨绸缪, 做好档案管理工作, 为全面实现小康社会保驾护航。
参考文献
随着社会的不断发展,档案越来越成为记录社会发展进程的重要载体和信息资源,所以,重视档案的保密、保管工作显得尤为重要,一方面,保密是每一位档案工作者应该履行的职责,另一方面,只有保管得当,国家的资源才不至于遭受损失。
【关键词】档案管理;保密;归档
1 如何加强档案的保密工作
档案是国家重要的机密文件,涉及到国家的安全,关乎到经济发展和社会建设,一定要做好保密工作,确保国家利益,实现档案职能。
1.1 提高工作人员的保密意识
保守国家机密是每个公民应尽的义务,从事档案工作的人员更是如此,绝不能让档案的相关内容通过他们或其它途径传播出去。首先从业人员要加强防范意识和职业操守,保密意识的警钟常鸣,不能一时疏忽或不够重视,轻易将档案内容泄密,一旦发生这种情况,相关单位和部门应立即严惩并设立惩罚制度,从根本杜绝类似事件的发生。
1.2 加强档案管理的防护措施
在硬件设施上,确保重要文件安置妥当。设置保险锁、保险柜、防盗装置等,保证档案的安全;重要的档案做好备份,不至于出现意外情况没法复原;要做到档案馆的防潮、防晒、防蛀等工作,确保档案完好无损;绝密的文件做到审查合格后入档,认真核实签字、归档过程中,有无泄密的可能,如发现失密,及时查明原因并评估后果,随时进行补救,不允许事态扩大到不可控的程度。
严格实行防守机制,设立专人把守,不允许非相关人员或闲杂人等随意出入档案要地;加固门窗,以防档案被盗或丢失;未经授权,不得随意调出档案,实在是工作需要调档,也应经过严格的审批程序和签字手续,一旦出现失密现象,便于查出相关责任人。
1.3 让保密准则做到人尽皆知
档案涉及到国家的利益,自然也和每个公民的利益息息相关,档案管理机构要将保密准则及失密的危害普及到每一个人,将《保密守则》贴在显著位置,随时接受相关部门的监督,随时提醒每一个人注意,这样就形成了人人遵守的良好氛围。
2 如何做好档案的归档工作
档案的归档工作是档案管理的工作重点,因为档案只有归档清晰、合理,才能调档迅速,使其在第一时间发挥作用,归档工作做得好,直接体现了档案管理工作的水平。
2.1 详细分类 设好目录
档案的完整与安全是检验档案管理工作是否合格的标准,也是档案工作的基础。档案做到不损坏、不丢失、不凌乱,找的时候能找到、用的时候可利用,就实现了档案的用途和设立的宗旨。
要想做到这几点,首先,要将档案详细分好类别,做到每一类档案有据可依、有序可查,比如根据年限分类、根据性质分类、根据机密程度分类、根据地区分类等等;设立精准的目录,做到摆放整齐、一目了然,而且,为了确保档案的完整,要随时进行清理或根据新的发展变化,重新进行类别划分。
2.2 及时归档 建立网络
要建立网络管理,利用电子邮箱存储档案备份和目录、用微机软件或移动硬盘存储不利于以纸质文件存放的档案等,以搜索引擎为查找方法既省时、省力又准确,不会发生人脑记忆出差、耽误工作的现象,而且,网络档案的建立还可以避免纸质文档因年久变黄、字迹不清或库房地方不大、存放不下等弊端。
在文件增多的情况下,档案管理人员要及时进行清理、分档、存放,如果忙不过来,要先进行简短的记载,以备日后提供查找依据。
2.3 积累经验 完善细节
档案工作人员要随时总结经验,还要预想出事件发生后的多种措施,不能等到事情出现在眼前,没有充分的思想准备,只能为了交差,应付了事或者干脆置之不理,档案工作人员要有高尚的职业操守,像维护自己的切身利益一样,保证档案的安全。
要随时发现不足之处加以完善,随时翻阅、审查档案,及时清理漏洞,针对管理不当之处,随时提出整改意见和建议。
3 如何做到档案的精准利用
档案要想发挥作用,首先要在存档的各个环节做到万无一失,失了密的档案就失去了价值可言;分类不当或信息不详的档案不能提供可查的依据,因此,更好地运用档案、让其发挥效用,是档案存储的最终目的。
3.1 质量是档案可用的前提
文档在存放的过程中,不能出现内容与名头不符、部分文件丢失不见、电子载体不好用、文件不能提取等问题,而且,在归档过程中,更不能出现随意摆放、随便替换等现象,要做到每一份文档都有意义、有价值,保证档案质量是档案可用的前提。
3.2 规范是档案存放的保障
文档的规范性是指文档具有真实性、完整性和有效性。被归档的文档应具备可用性,就是有可识别的标志、载体完好、文件名实相符等等。
规范是档案管理的保障。规范的具体要求是分清主次、权衡轻重、识别等级。将利用率高的档案放在重要位置、方便调取;将次要档案进行整理,按级别与同等文档一起存放。
还可以将索引按照名称、时间、区域等类别划分,以搜集信息、成立卷宗、审核内容、处理安放等环节存放,把职员的各项职责和工作流程规范、落实到位,加强素质教育、培养全局观念,加强档案人员的责任心,增进管理水平。
(1)拓宽思路 使档案工作持续发展
随着档案的增多、社会的进步、科技的不断发展,档案的格式与载体也在发生变化,从传统的纸质档案、声像档案、实物档案发展为电子文档、网络文档、光盘和影碟等多种数码制品文档。这要求从业人员不断增加业务能力,迅速掌握科技手段,加强修养、拓宽思想,从现代化管理方面,研发出档案管理适合的发展之路。
(2)开辟多种渠道,多途径地搜集材料并加强反馈。可以从各种来源掌握资料,利用信息畅通的时代特点,观察群众的反响,针对不同的服务对象,制定灵活的档案管理机制。
(3)出台现代化管理手段,利用新的设备编录文献,以计算机操作技能为主导,建立多媒体数据库,以电子归档和存储分类的方法,实现数字化管理。
总之,为了使档案的管理工作飞速发展,不能安于现状,要主动结合当前的社会情况,与时俱进,使档案实现市场化管理,为社会提供有用的信息资源,真正实现以史明镜的自身价值,将档案管理工作提升到一个新的高度。
参考文献
[1]郭伟.谈数字化文献著录格式[J].锦州医学院学报,2001(02).
[2]宋立刚.加大资源整合力度 推进档案信息化建设[R].中国档案报,2005.
作者单位
吉林省桦甸市档案局 吉林省桦甸市 132400
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