执法档案制度（通用9篇）
一、执法档案立卷归档制度
1、执法档案实行集中统一管理的原则。所属各部门形成的文件资料，由兼职档案员负责收集，整理后交政治处立卷归档，任何部门或个人不得私自保留。
2、执法档案归档范围内的文件、资料、要按时收集、整理，在季度末整理完毕，认真填写上报政治处。
3、每年形成的执法档案，根据考核结果进行分类、组卷、保管。
4、执法档案归档的文件要符合文件体例格式，和书写标准，一律用蓝黑或碳素墨水。
5、为了便于对档案的查找利用，可编制备查案卷，以减少对正当档案的磨损。
6、执法档案归档范围，凡是所属各部门和在职在岗人民警
察的执法活动均属归档范围。
7、执法档案归档时间，凡是所属各部门应每季度末在工作完成后及时填写执法档案并上报政治处。
8、执法档案归档要求，执法档案必须本人亲自填写；必须整齐、清洁、字迹清楚；必须完整、系统、准确的反映执法活动中真实内容的历史过程。
9、执法档案归档手续，上交执法档案时要认真填写手续，填写执法档案台帐登记表。
二、执法档案查阅制度
1、负责执法档案管理人员要积极主动地开展执法档案资料的提供和利用工作，严格查阅手续，保管好执法档案资料。
2、因工作需要，需查阅执法档案材料，经管领导批准后，方可查阅。
3、不符合查阅手续者，执法档案管理人员可拒绝查阅。
4、查阅档案时，要在政治处进行，一般不外借，特殊情况下需要外借者，必须经领导批准，并要严格履行借阅手续。
5、凡借阅的档案不得转借、传阅和遗失。如有遗失，应及时报告登记管理机关。
6、查阅者如在下班前查阅不完，应将案卷如数交还执法档案管理人员，上班时继续查阅，查阅完毕后需进行核实。
7、查阅者要爱护档案，不准在档案上加注、勾划、涂改和折
叠，不得抽、拆档案。
三、执法档案转递制度
1、转递执法档案和材料，必须做到：及时、完整、准确。
2、人员调动，轮岗、交流后，应及时将执法档案转给新的部门。
3、转出的执法档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。
4、转递执法档案必须填写执法档案转递登记表。
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一、加强对重点档案管理的依法监督、指导
要将国家机关、社会团体、国有企业事业单位和国家控股企业的档案工作作为档案行政管理部门重点管理的对象与范围, 实施重点监督指导。其原因在于“这些单位形成的档案是国家的重要财富, 确保国家档案安全与完整, 是档案部门义不容辞的责任。
二、加强对专业档案管理的依法监督、指导
从现实看, 这几年政府执法部门、专业部门和事业单位的各项工作与事业广泛开展, 各领域各部门实际的专门工作活动中产生了大量的专门档案, 比如像学籍档案、出生档案、婚姻档案、公证档案、地名档案、地籍档案、房产档案、劳模档案、保险档案、农村土地承包合同档案等等, 这些档案资源具有较高的公民个人凭证性、生活利用性价值, 如能全部进馆对实现档案馆的亲民性和公共性将起到根本性作用, 可以彻底改变档案馆只有党政文书档案的窘境。因此, 要加强对这些档案的依法监督、指导, 使其更广泛更好地为建设和谐社会服务。
三、加强对电子档案管理的依法监督、指导
随着办公自动化的广泛应用, 电子文件大量地出现在人们面前。在这种情况下, 档案行政管理部门应会同政府信息产业部门联合制定电子文件管理法, 确认电子文件的法律地位, 明确档案行政管理部门和政府信息产业部门的职责, 统一电子文件的软硬件设施, 依法管理电子文件;档案行政管理部门应逐步制定和完善电子文件全过程管理制度, 做到有章可循, 使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。各级档案行政管理部门应赠设相应的管理机构, 行使监督、检查、指导电子文件归档及电子档案管理的职权。
计算机技术的出现使传统的档案管理工作发生了深刻的变革, 给档案监督指导工作赋予了新的内容, 对档案监督指导部门和人员提出了更高的要求, 这不仅仅是社会各行各业的关注点, 更是我们档案界依法监督的重点, 要将监督的重点逐步从现代化技术接触较少, 掌握不多的困境中走出, 积极探索电子档案管理的新思路。
四、创新档案工作依法监督的方式与途径
要提高档案依法监督的时效性, 加强对“十二五”时期各项建设中形成的大量档案、资料的经常性监管, 发挥事先预防、事中控制和事后监督的作用, 构建全方位的立体档案依法监督指导模式。通过监督指导发现问题、进行处理处罚和提出加强管理的建议是档案依法监督指导工作的基本模式。实践证明, 这种依法监督模式同时也使监督指导的依据存在严重的滞后性, 跟不上形势发展的需要。因此, 我们必须考虑到依法监督指导应当在如何保证档案及档案工作不出现问题上发挥作用, 而不能把查处的问题越大看作依法监督指导的成绩越大。如何从制度上和机制上加强管理和监督, 从而有效避免问题的发生, 维护档案的安全与完整, 这才是应该着重考虑的问题。从档案行政管理部门角度看, 就是要建立适应各个门类档案, 特别是各种特殊载体档案形成特点的事后归档监督与事前参入监控结合的依法监督指导模式。要建立重点档案直接监管控制模型, 有条件的要实施联网监控。
重点档案直接监管的方式, 是指档案行政管理部门在重点档案形成、积累、归档和管理等重点和关键环节上采用登记、验收、检查、组织、调节等各种有效形式实行及时、超前、跟踪监管。这种方式相对于传统的直接微观的业务指导和政府职能转变后的间接宏观的执法监督, 具有监管直接具体、时效性强、对象复杂、聚合效应明显等特点。重点档案直接监管体现了监管对象和监管方式的有机统一, 体现了档案工作基本要求和实现手段的统一, 符合既要管住, 又要管好的行政职能转变精神。
五、搞好各单位的档案执法检查
与职能部门相结合, 深入推行档案系统行政执法责任制, 建立健全档案执法检查工作长效机制。受职权范围的限制, 档案管理部门只靠自身的力量, 对档案违法案件和违法人员, 无法进行有效的处罚, 致使一些单位领导对档案行政管理部门的行政执法检查不屑一顾, 从而导致档案行政执法形同虚设。档案行政管理部门必须积极争取当地党委、政府的支持, 与同级人大、政府、纪检、监察、组织、人事等部门的相关机构通力协作, 强化档案执法检查工作, 将执法检查与业务指导相结合, 实现档案执法检查经常化、制度化, 并且要有广度与力度。从根本上解决档案行政管理部门执法监督、教育培训方面的缺位以及业务指导上的错位现象, 促进业务指导、培训教育、监督检查更加规范标准, 提高服务水平, 强化档案业务基础工作, 更地为国民经济和各项社会事业的发展提供优质高效的档案服务。
从表1中，可以大致看出各年度文献分布的不均匀性。为了更为直观地了解档案馆在档案执法检查中被关注的程度，将表1转换成图1。
·图1显示了各年度档案执法检查与档案馆相关文献数量值在全部199篇文献中所占比重随时间而变化的趋势线。从图1中，可以非常明显地看出，在档案执法检查文献中，提及档案馆并给予关注始于《档案法》颁布实施的1988年。
从《档案法》颁布实施到1996年修改，有4年的全部有关档案执法检查的文献中百分之百提及档案馆；有2年没有相关文献；有3年有关档案执法检查的文献中提及档案馆的占43%；这一阶段，有关档案执法检查的文献中平均有80%提及档案馆。
在1997年到2006年区间内，涉及档案馆的文献数量占有关档案执法检查的文献的比例，多数年份处在40%～60%的区间，有3个年份在20%～40%的区间，只有1个年份在60%～80%的区间，平均有48%提及档案馆。较1988年至1996年区间低了30%多。
在2007年到2012年区间内，涉及档案馆的文献数量占有关档案执法检查的文献的比例，前3年，处在40%～60%的区间，后3年，处在0～40%的区间，平均只有34%提及档案馆。较1997年至2012年区间，低了约15%，较1988年至1996年区间，则低了近50%多。
通过以上分析，可得出初步结论：在档案执法检查工作中对档案馆的关注度，《档案法》颁布之初最高，而后，随着时间的推移逐步递减，特别是从1996年《档案法》修改之后。有一个值得注意的重要因素，1996年后，我国的档案管理体制进行了重大改革，由“局馆分设”体制改为“局馆合一”体制，各级国家综合档案馆从同级档案行政管理部门的执法检查“对象”，变成了具有档案执法检查权的档案行政管理部门的内设机构，这就使得相当一部分档案馆（各级国家综合档案馆），从档案行政管理部门执法检查的视野中消失了，这个问题应该引起重视。
为规范局公务员和行政执法人员的执法行为，提高依法治档水平和执法质量，结合我市档案工作实际，制定本制度。
第一条 本局新录用公务员和行政执法人员必须经过相关法律、法规知识培训，经考核合格后方可上岗执法。
第二条 新录用公务员在试用期内接受不少于10天的相关法律培训，做到先培训后上岗，培训率必须达到100％。通过培训，着力提高新录用公务员适应职位要求、胜任档案管理工作的能力。
第三条 行政执法人员必须持证上岗、亮牌执法。
第四条 档案行政执法人员上岗前必须接受下列培训：
1、市政府统一组织的公共法律、法规的岗前培训；
2、本系统上级主管部门组织的岗前培训；
3、本局组织的专业法律、法规知识的岗前培训。
第五条 行政执法人员上岗后必须按要求参加下列定期培训，考试：
1、市政府每年统一组织的涉及政府行为共同规范的行政处罚，行政复议，行政赔偿，行政诉讼等法律、法规的培训考试；
2、本系统上级主管部门组织的新颁布的法律、法规、规章的培训、考试；
3、本局组织的专业法律、法规、规章的培训、考试。
第六条 上岗前，公务员和行政执法人员除参加前两条规定的培训外，还应加强自学，不断扩大、更新知识面，不断增强自身素质，提高执法用法水平。
第七条 公务员和行政执法人员参加培训或自学，都应建立学习笔记，不断总结执法经验，规范执法行为。
第八条 培训考试，除按有关部门的规定执行外，参加本单位组织的岗前培训考试必须达到80分方可上岗。不达80分者，给予一次复习、补考的机会。经补考仍不达上岗分数线的，自动取消上岗资格。
×市人民法院关于开展档案执法检查的自查报告
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我院在接到政办发（）号文件通知后，对档案执法工作检查非常重视，迅速组织相关人员按照通知要求的内容，开展档案执法自查工作，现将自查情况汇报如下：
一、自查基本情况汇
报
（一）、领导重视，思想统一，任务明确
我院的档案工作由院长×直接分管，办公室主任×主管，×到×乡挂职后，又由院志办主任×主管，档案员负责的领导和管理体制。我院一直把学习、宣传、贯彻实施《中华人民共和国档案法》、《档案实施办法》和《云南省档案条例》贯穿于法院工作的始终。做到了年头布置时有任务，大小会议上经常讲，检查工作中对照查，年底总结时谈利弊。通过这一系列途径的学习、宣传、贯彻、实施“两法一条例”，增强了全体干警的法制观念、档案工作观念、保密观念，使我院的档案管理工作在年×月×日经考评验收已达省级标准的基础上，又有了新的进展。
（二）、增加经费投入，抓紧系统化的档案管理
我院于年月就设置了机关综合档案室，专职档案员在原有一人的基础上，于××××年又增加了一人。现有的两人中，其中一人已于××××年参加了云南省档案人员岗位资格考试，并取得了专业资格证书，改变了我院过去一直没有合格的专业人员管理档案的历史。我院现有各类库存档案近万卷，每年又新增近千卷。原有的库房和阅卷室只有平方米，已不能适应年年大量新增档案的发展要求。根据实际情况，××××年我院在经费非常困难的情况下，又投入了五万余元的经费，将新大楼二楼小法庭改扩建为新的档案室，总面积达平方米，比原来的档案室扩大了平方米。其中库房面积平方米，阅卷室平方米；新购置密集架列组，加上原来的列组，现有密集架列组；标准档案柜组个、灭火器个、电风扇一台、型电子计算机一台，改善了依法管理档案的条件。
经过不懈的努力，完成了年至××××年的诉讼档案、文书档案、会计档案、司法鉴定档案、声像档案、科技档案、实物档案的立卷归档工作，所有各种档案归档均符合要求，查找方便，利用效果好。××××年至××××年两年间各档案借阅卷次，利用档案卷次。档案更好地为各类立案、审判、执行、申诉复查工作提供了利用服务。
（三）、建立健全档案管理制度，强化档案管理工作
为使法院系统的档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化，更好地开展各项审判业务和审判理论研究。我院制定了《×市人民法院档案管理办法》、《×市人民法院诉讼文书立卷归档办法》、《×市人民法院行政文书立卷归档办法》、《归档制度》、《档案员职责》等办法、制度，建立健全和完善了档案管理的一整套制度。同时建立了各种检索体系，编制了总目录、分类目录、卷内目录、案卷目录、专题目录等。制定了保密管理制度、库房管理制度、归档制度、借阅制度、鉴定及销毁制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。
（四）、做好归档工作，不断丰富库藏工作
做到归档时间早知道，每年月底前办公室就以文件通知的形式下达各庭、室、处、局、队告知归档的时间、顺序、要求等，使其做好归档的准备工作。截止××××年月底止，综合档案室共收集整理保管各类档案卷、册。其中，诉讼档案卷，册；行政文书档案卷；会计档案卷；司法鉴定档案卷；资料档案卷；科技档案卷；声像档案卷；实物档案件，归档后的档案门类齐全，库藏丰富，结构合理，为我院档案管理工作逐步走向正规化奠定了基础。
二、存在的问题
（一）在归档工作中重视诉讼档案、司法鉴定档案的归档，对行政文书、会计、声像、科技、实物、资料等档案的归档工作重视不够。
（二）没有过细地深入到各庭室检查、落实档案的收集、整理、装订等工作，因此出现诉讼档案有空号、重号及装订不太标准的情况；有的部门还存在不认真按时按质量归档的情况，特别是在行政文书、声像、科技档案归档工作上有不足。
（三）按档案管理正轨化、信息化的要求，该更换的设备没有更换，该配备安装的设备一直没有安装。如型电子计算机维修未跟上，因此档案管理处于手工操作的管理状态；库房的温控设备也没有配备。因此库房的温度大部分时间是处于正常温度（℃——℃）以上，但有时也超过度以下，不符合档案管理规定的要求。
（四）档案库房尽管加设防盗钢条，但保卫人员看不到其外围，保卫视角差，存在着安全隐患。好范文版权所有，全国文秘工作者的114!
三、整改措施
（一）院领导要继续加强对档案工作的领导和重视，定期或不定期地检查档案管理工作，办公室、档案管理人员要经常向领导汇报档案管理工作，做到下情上传、上情下达、心中有数，不断总结经验，解决好存在的问题。
（二）从广度到深度进一步认真贯彻《档案法》、《云南省档案管理条例》，依法开展档案管理。
（三）加强全院干警的档案意识，以及业务学习和培训，特别是文秘人员、档案人员、内勤人员、书记员的业务学习和培训，努力提高工作质量、工作效率与管理水平。
（四）针对自查中存在的问题，不断完善各种规章制度，对存在的问题进行整改，该配备、更新的设备争取配备、更新齐全。
（五）抓好档案管理的工作指导，坚持落实好已经建立健全的各种规章制度，把问题解决在档案归档入库之前，保证每年归档工作按质量和进度顺利进行。
（六）做好档案管理开展利用工作，使档案资料更好地为法院审判工作服务，为经济建设服务，为社会服务。
特此报告
×市人民法院
关于档案执法年检工作的汇报
按照《十堰市档案局关于开展2011档案执法年检工作的通知》（十档[2010]10号）文件精神，我局结合档案工作实际，在全局开展了档案规范化管理和自查自纠工作。现将相关情况报告如下：
一、健全组织，加强领导
我局始终把档案工作当作一件大事来抓。目前，局机关档案工作管理体制机制健全，各项管理工作开展有序，并形成了由局长亲自抓，办公室具体分管的从上到下、整体联动的档案管理网络。我们在今年年初全局人员调整的基础上，进一步充实完善了档案管理领导小组成员，由局党委书记、局长胡建明任组长，副局长杨先国任副组长，各部门的主要负责同志为成员，建立健全了完整的档案管理组织。我局不断加强对档案工作的管理，形成了工作有要求、有布置、有检查的齐抓共管良好局面。
二、夯实基础，提高标准
今年，我们重点对照十档办[2011]14号文件精神，深入贯彻落实了《湖北省档案馆业务建设规范》、《湖北省机关档案工作业务建设规范》、《湖北省机关档案目标管理等级考评办法》、《湖北省归档文件整理实施细则》、《湖北省 1
照片档案规范管理指导意见》、《湖北省社区档案管理办法》等法律规范，并在往年档案管理工作基础之上，对今年档案管理工作提出了更高要求。一是高标准、严要求选配档案工作人员。档案工作是一项细致繁锁的工作，对档案工作人员有较高的要求。通过艰苦细致的工作，我局的档案管理始终保持了较高的标准，档案专（兼）职工作人员稳定，档案工作渠道畅通，适应了新时期下档案工作的需要。二是围绕档案工作“三个体系”建设和档案馆（室）“五位一体”功能建设目标进行了充实完善，进一步畅通了便民利民渠道，积极为经济社会及司法行政事业发展服务。三是运用科学手段保管档案，确保馆藏档案实体和信息安全。为加强对档案工作的集中管理，我局专设了独立的档案库房，配备了办公桌椅等基本的办公设施，配备了防盗、防火、防高温、防潮、防尘等设施设备，档案装具符合国家标准，基本上满足了办公需要。今年，我局又加大资金投入力度，对档案室重新进行了装修，基本上达到了档案室防火、防虫、防鼠、防强光、防霉、防尘等“八防”的要求，保证了档案的安全存放。同时，不定期对档案进行安全检查，确保档案安全管理。四是依法做好档案保密、鉴定、开放和利用服务工作。我们按照法律法规规定的程序和方法，向社会公布本级权限范围内的档案，开展局机关公开信息查阅服务；根据《档案法》、《保密法》的有关规定和市档案局关于接收档案资料的通知要
求，为实现档案的集中统一管理，确保档案的安全与利用，我局严格按照市档案局的要求向市档案馆及时移交了2000年以前的档案。五是进一步健全档案业务管理制度。我们严格依照《湖北省机关档案工作业务建设规范》、《湖北省归档文件整理实施细则》等法律规范，对档案管理工作进行规范化管理，基本做到了各门类档案能按时按要求归档，归档手续齐全完整；各门类和各载体档案试行集中统一管理，重要档案材料都及时归档；各门类档案整理符合档案整理规范和要求，编制了各门类档案检索目录和专题检索目录，建立了档案统计台帐，档案数据准确，帐实相符，定期填报档案统计报表；目前正逐步推行档案信息化、数字化管理工作，逐步使档案管理实现计算机管理。
三、加强学习，营造氛围
今年，我们严格对照十档办[2011]14号文件精神，以学习、宣传《湖北省档案馆业务建设规范》、《湖北省机关档案工作业务建设规范》、《湖北省机关档案目标管理等级考评办法》、《湖北省归档文件整理实施细则》、《湖北省照片档案规范管理指导意见》、《湖北省社区档案管理办法》 等六个新修改的规范性文件为契机，要求全局干警职工充分认识新修改规范的重要性，深刻领会和准确把握其基本内容和精神实质，切实增强实施新修改规范的自觉性、主动性和责任感，通过贯彻实施新修改的规范，自觉依法做好档案
管理工作，认真查找工作中的薄弱环节，采取得力有效措施提高档案管理水平。一是局档案管理领导小组召开了学习、宣传新修改规范性文件的专题会议，要求局机关各部门进一步加强思想意识和行动意识，把学习、宣传新修改规范性文件作为一项重要工作纳入议事日程，纳入档案执法检查、档案馆（室）等级测评工作中、纳入局目标责任书中，加强管理，加强督办，狠抓落实，并形成长效机制。二是利用各种载体，广泛发动舆论宣传攻势，通过集中培训、实际操作、参与知识竞赛等有效方式，促使干警职工全面掌握新修改规范的基本内容与实质，做到准确理解、举一反
三、融会贯通、正确执行；为进一步学习、宣传新规范，提高局机关全体档案人员依法治档意识，提高全局档案工作规范化、标准化管理水平，局机关组织干警职工参与市档案局和市阳光地产公司联合举办的“阳光地产杯”“学规范，强管理”档案知识竞赛活动，营造了良好的学习、宣传氛围。
四、自查自纠，巩固提高
为提高档案管理的规范化、科学化水平，促进司法行政工作健康有序发展，在局档案管理领导小组的统一领导下，我局各科室、业务部门及局属单位及时对档案管理工作存在的问题集中进行了一次自查自纠，通过自查自纠，局机关及局属单位档案管理工作存在以下问题：一是声像档案管理不规范，未实现完全集中管理；二是档案利用编研工作开展得
不够；三是基础设施有待进一步完善。
针对存在的问题，我局将做好以下几点工作：一是按照相关规定对声像档案进行集中规范化管理，并注重与本单位档案工作实际相衔接，与司法行政工作相衔接，推进档案管理的规范化、信息化、标准化建设，实现档案工作可持续发展；二是积极开展档案编研工作，更好地发挥档案作用，为司法行政工作提供服务；三是要加大经费的投入，尤其是相关硬件设施要添置到位。
(一) 强化领导意识、加大档案法制宣传力度。切实加强档案行政执法工作的领导, 把档案行政执法工作纳入本地区经济和社会建设计划, 纳入目标管理, 列入领导工作议事日程, 还要从思想上、行动上重视依法依规治理档案工作, 切实解决档案工作中所必需的人力、物力、财力等实际问题, 确保档案工作步入正常发展轨道。懂法是执法的前提条件。《档案法》是国家颁布的要求每一个成员都要遵守和执行的法律, 因此, 应该向全社会作广泛、深入的宣传, 使公民树立档案法制观念, 做到依法办事。而观念的形成不是一朝一夕就能解决的, 这就要求我们要认真总结以前的经验, 抓住重点, 把《档案法》的宣传、贯彻实施活动继续深入地开展下去。如积极争取各级党委、人大、政府及各有关部门的支持和配合, 把《档案法》列入普法规划, 认真组织实施, 以期提高全社会的档案意识和法制观念, 努力营造齐抓共管档案工作、支持档案事业发展的社会氛围。
(二) 完善档案法规体系。《档案法》和《档案法实施办法》等法律法规虽早已相继出台, 但这些法规内容较为概括, 而与之相适应的一些档案法规又没完善, 这无疑给执法工作带来不少实际困难。因此, 各地应以《档案法》为依据, 结合本地区的实际情况, 尽快研究出相应的方案, 制订必要的条例、规定和制度, 提高可操作性, 使执法人员真正能做到依法办事, 促进依法治档。《档案法》《档案法实施办法》《档案工作条例》既然赋予了档案行政管理部门行政执法权, 就应该从法律法规的权威性、严肃性、统一性来维护和确保档案工作应有的法律、法规地位, 做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究, 维护档案法律法规的尊严。只有这样, 才能做到依法依规治理档案工作中存在的问题, 才能促进档案事业法制化建设和健康发展。
(三) 提高档案干部的行政执法水平。档案执法工作是一项专业性很强的工作, 这就要求必须建立一支既要有较高的政治觉悟, 又要有一定的档案业务知识和法律专业知识的档案干部队伍。就现状而言, 档案工作人员必须摆脱旧模式束缚, 实现三个转变:一是从封闭保守、看门守摊、墨守陈规的观念转变为改革开放, 敢闯敢干, 开拓创新的观念;二是把就档案论档案的单纯业务观点转变成密切注视改革开放、经济建设发展的新情况、新领域, 为经济建设和社会全面进步服务的观念;三是把档案的行政管理, 主要是搞业务指导的观念转变成依法管理档案事业的观念。档案执法人员还要加强学习, 提高政治、业务、文化水平, 扩展视野, 丰富知识面, 同时要学习和掌握与《档案法》相关的法律、法规。通过学习, 准确地掌握档案法律条文, 提高执法人员的执法水平, 为认真执法, 正确执法打下良好基础。
(四) 健全档案行政执法监督制度。建立和完善档案执法工作监督制度, 使执法工作经常化、制度化, 达到以防为主, 以惩为辅, 防违法行为于未然的目的。档案行政执法监督是贯彻实施《档案法》的必要措施和主要手段。档案行政执法是否得到落实, 就看档案执法监督指导起不起作用。要建立行政执法监督指导系统, 充分发挥人大、权力执行机关和政府法制部门的主导作用, 实行多层次、多方位、严而有序、相互制约的有效档案行政执法监督指导体系, 加强监督权;要定期或不定期地对各单位、各部门档案工作情况进行检查监督, 发现问题应及时提出, 限期整改。这样, 不但能保证各单位、各部门负责规范本单位的档案管理, 而且还能对所属单位档案工作进行监督指导。
(五) 完善档案行政执法的科学性、灵活性。执法人员不仅要准确掌握法律条文, 还要学习和研究执法的科学性、灵活性, 做到既能解决好问题, 又要让人在思想上服气。如对不履行档案法律所规定的义务, 给档案造成的危害不明显或损失较小的, 就不能单纯地依法处理了事, 而要分析情况, 分别处理, 该处分的处分, 该做工作的做工作, 尤其是查处单位违反档案法规的行为, 就需耐心地做好单位领导和档案人员的工作, 向他们宣传档案法规知识, 使之认识到危害性, 并帮助督促他们做好档案工作, 对屡教不改, 多次提出处理意见拒不执行的, 应及时建议让上级机关督促执行。
一、执法检查工作的基本特点
本年度的执法检查工作指导思想具体、明确，工作原则简约、高效，与往年的执法检查相比，呈现出两大显著特点：
1、组织安排严密，检查形式新颖
早在2005年4月，北京市档案局就制发了《检查通知》和《标准细则》，明确了检查重点，部署了检查工作。10月，在执法检查工作正式启动前，又将此次检查工作的指导思想、工作原则和安排部署情况向市委秘书长孙政才、市政府秘书长刘晓晨进行了书面报告。10月31日和11月1日，集中两天时间，组织全市18个区县档案局赴外封闭式进行汇报，后又以陈乐人局长和姜之茂副局长带队，组成两个检查组利用一周左右的时间完成了18家区县档案局的实地检查任务，在时间紧、任务重的情况下较好地完成了任务，达到了预期效果。特别是检查形式上的创新，先集中汇报，后实地检查，既提高了工作效率，又为各区县提供了一个很好的学习和交流机会。
2、各区县档案局及区县领导高度重视，迎检准备充分
此次执法检查工作受到各区县档案局和区县领导的高度重视。集中汇报时，各区县档案局除一把手参加会议外，主管档案法制工作和档案馆业务工作的副局长也参加了会议，各局都准备了内容丰富、详实、反映本局工作特点的书面材料，其中11个单位还进行了多媒体演示汇报，形象、生动地再现了本局馆工作。实地检查时，一些区县委、人大、政府、政协的领导专门抽出时间参加检查工作，并对检查组提出的初步意见表示认可和关注，提出了继续加强档案工作的一些新举措。
二、执法检查工作取得的主要成效
从被查单位的自检报告和执法检查组实地检查的情况来看，各区县领导的档案意识明显增强，档案事业发展的内外部环境得到优化，档案工作为中心工作服务的力度切实加强，档案法律法规的贯彻和实施措施到位。主要表现在以下五个方面：
1、领导重视档案工作，切实解决实际问题
各区县领导对档案工作的重视和关注程度明显提升，为档案工作的有效开展和档案部门更多地了解并围绕全区中心工作，确定工作重点，服务全区大局创造了条件。15个区县的档案事业发展规划被纳入当地政府“十一五”时期专项工作规划，为保证本区县档案事业同社会经济、政治、文化等各项事业协调发展奠定了良好基础。一些区县政府进一步加大了对档案馆工作的支持力度，顺义、宣武区新馆建成投入使用；房山、门头沟、延庆、怀柔、平谷区县档案馆新建和改扩建工程取得进展。绝大多数区县政府在档案事业发展经费上给予支持，能够做到逐年增加投入，一些区县还为档案保管保护、改善馆库条件、设立现行文件阅览点和档案信息化建设等工作，设置了专项经费。
东城、西城、崇文区将档案局列为创建文明区、卫生区等专项工作领导小组成员单位。崇文、海淀、通州、门头沟、密云等区县将档案局列为重大活动领导小组成员单位，每次重大活动、重要事件安排表都传送至档案局，为档案部门关注和服务重大活动提供了依据。通州区将档案工作优劣作为评选精神文明单位的必备条件之一（档案工作占全区精神文明百分考核总分的20％）。密云县将档案局列为本县“基础工作年”督查考核小组成员单位，负责加强对各单位档案管理工作。这些举措有力地提升了档案工作的地位，极大地促进了档案事业的发展。
2、执法检查开展得力，监督指导广泛深入
各区县档案局的行政执法检查工作重点突出、程序规范，特别注意加大了执法检查工作的组织力度和违法行为的查处力度。丰台、房山、怀柔等区档案局与区法制办联合制发档案行政执法检查通知，各区县档案局在行政执法检查时，都能与区县法制办组成联合检查组，对重点单位进行实地抽检，增强了检查工作的权威性，提升了检查效果。东城、朝阳、海淀、丰台、石景山、房山、平谷等区档案局，对执法检查中发现问题较多的单位下发了“限期整改通知书”，并跟踪复查，了解整改情况，督促被查单位加大整改力度，变后进为先进。朝阳、宣武区档案局对执法检查和举报发现的档案违法行为进行了严肃查处，做到了以事实为依据，以法律为准绳，查处程序规范，文书填写准确，维护了档案法律的严肃性和权威性。
随着档案事业深入发展，各区县档案局业务监督指导工作在向基层单位延伸、向新兴领域拓展的同时，强化了档案行政监督与管理服务职能，注重档案业务指导与工作服务相结合。各区县档案局一方面加强了对重大活动、重点工程、机构改革、企业改制、社区、小城镇、农业农村、非公企业等档案工作的指导与服务，另一方面，积极配合区县政府中心工作，通过跟踪调研、上门指导、典型引路、组织观摩、开展培训等多种形式，使档案从形成到收集，从整理到保管，从利用到服务各个环节都得到了有效加强，确保各类档案齐全完整，管理有序，方便利用。
3、依法行政制度完善，法制宣传求实推新
各区县档案局从内部管理入手，按照市、区法制部门的要求，以“便民、公开、依法、高效”为原则，建立并完善了档案行政执法责任制和档案行政许可工作的各项规章制度，进一步规范了依法行政行为，推进了政务公开，提高了办事效率，方便了社会监督。东城、宣武、朝阳、昌平、房山等区档案局，依当事人的申请，按照法律规定的条件和期限，开展了档案行政许可事项的办理，便捷高效，受到被许可人的欢迎。
各区县档案局在档案法制宣传工作中，抓住各种机遇，力求创新，全方位、多渠道地开展了丰富多彩的宣传活动。在宣传对象上，不仅面向家庭、社区和农村普通老百姓，还面向各级领导干部、国家公务人员宣传档案法制知识。昌平、平谷区档案局大力宣传法律法规、普及档案知识，举办社区家庭知识竞赛或全区档案知识有奖答题活动；通州区档案局开展档案普法有奖征文活动；朝阳区档案局将档案法制教育课程纳入公务员培训内容；东城、顺义区档案局为区人大教科文卫工作委员会的领导、区人大代表、各单位主管档案工作的处级领导干部进行档案法制讲座。在宣传内容上，以老百姓较为关心的公民利用档案权利、保护档案义务、档案行政许可事项、档案违法案例及责任追究形式为主要内容进行宣传，受到群众欢迎。在宣传形式上，利用纪念日、宣传周，设立展板、咨询台，发放宣传材料，以及利用广告牌、科普画廊、街边橱窗等多种形式进行宣传，还通过新闻报刊、网络传媒、教育培训、知识竞赛、巡回展览等多种方式，发布档案工作信息，展示档案工作成果，为档案工作的发展营造了良好氛围。
4、围绕中心锐意创新，服务大局再显佳绩
各区县档案局馆牢固树立“以服务树形象，以服务促发展，以有为促有位”的工作理念，不断解放思想、更新观念、开拓进取、锐意创新，紧紧围绕市委、市政府及本地区的中心工作，努力贴近现实生活、贴近群众需求，以实实在在的工作业绩为党政机关和普通百姓提供服务，受到社会各界的普遍欢迎和好评。
各区县档案馆广泛开展了已公开现行文件阅览服务。昌平区档案馆自2001年在全国率先成立现行文件阅览室后，2005年再次在全国率先将现行文件服务延伸到农村、社区，在全区设立现行文件阅览点411个，使农民和居民在居住区域随时查阅所需要的政策法规。各区县档案局普遍开展了社区档案服务工作，帮助社区建立了社区工作档案、下岗职工档案、孤寡老人档案、社区名人档案等，为老百姓解决了低保档案查询等实际问题，使档案在创建文明社区、方便百姓生活等方面发挥了作用。一些区县档案局以树典型、抓试点为手段，制发非公企业档案管理指南，采取培训班、研讨会、上门指导等多种方式，加强对非公企业建档指导，使非公企业档案工作在为企业加强内部管理、增强市场竞争力、维护自身合法权益等方面发挥了作用。随着北京市农业产业结构调整步伐的加快，一些区县档案局积极帮助农民建立农业特色档案，引导农民学会利用档案指导生产，利用档案增收致富，受到广大农民的欢迎。在档案开放利用上，各区县档案馆强化档案服务意识，坚持服务的主动化、全程化、人文化和多样化，提供网上预约查档、低保人员免费查档等各种服务，通州、朝阳、昌平、宣武、顺义等区档案馆，档案利用显现出人次多、市民多的可喜局面。各区县档案局还要求基层档案人员注重利用档案，为本单位服好务。平谷区档案局制发了《关于档案工作服务中心工作有关问题的意见》，并以“档案服务中心工作”为题，组织全区立档单位开展了演讲竞赛活动，收到很好效果。
5、真抓实干夯基固本，基础业务得到加强
档案的基础业务建设是档案事业赖以生存和发展的基石。各区县档案馆本着“夯基、治本、务实、求新”的工作原则，在不断加强档案管理规章制度建设的同时，在档案的接收、征集、保管、鉴定、开放和信息化建设等多方面取得了较大成绩。
各区县档案馆普遍开展了档案接收前的鉴定工作，东城、西城、朝阳、石景山区等档案馆，以全宗为单位，重点调整文件的保管期限。延庆县档案馆不断探索完善征集工作的方法、程序，建立了鉴定、审批、奖励、利用、宣传等各项工作制度，在全县形成了档案征集工作的良好氛围，取得了较好的征集效果。崇文区档案馆及时对区内旧景新貌拍摄留影，为保护古都风貌、记录城市建设发展轨迹，留下了宝贵资料。各区县档案馆深入挖掘馆藏资源，举办档案展览，制作专题片，编写编研材料，开展主题教育活动，进一步发挥了档案馆爱国主义教育基地的作用。各区县档案馆进一步加强档案信息化建设，完善档案检索体系，档案的案卷级目录和招工、婚姻等利用率较高的文件目录实现了计算机检索，提高了档案检索的查全率和查准率，极大地方便了利用者。
三、执法检查工作中发现的主要问题
从档案执法实地检查和自检报告中反映的情况看，各区县档案局馆在贯彻落实档案法律、法规方面主要存在以下问题：
1、按照计划，“十五”期间，宣武、顺义、门头沟、通州、房山、丰台、怀柔、密云、延庆等区县应完成档案馆新馆建设，目前，上述区县档案馆大多数已经或即将完成新馆建设，但还有个别区县档案馆新馆建设进度迟缓。东城、崇文、朝阳区档案馆库房容量趋于饱和，展室面积和技术用房面积狭小，使档案馆各项功能和服务作用的发挥受到限制，馆舍建设需列入议事日程。
2、个别区县档案局在开展行政执法检查工作时，还存在着执法人员不足两人、反馈意见书写不规范等现象，一定程度上影响了检查工作的权威性、严肃性和有效性。
3、一些区县档案局对重大活动、重要事件档案的监管还不够到位，不能及时了解重大活动信息，使重大活动、重要事件中形成的各种类型和载体的档案不够齐全完整，在安全保管方面也存在隐患。
4、一些区县档案馆档案调归卷制度执行不到位，存在着出入库房人员过多、职责不清、档案长期外借、有关手续不严格等安全隐患问题。
公消【2012】336号
第一章 总 则
第一条 为加强和规范公安消防执法档案（以下简称执法档案）管理工作，有效地保护执法档案，推进执法规范化建设，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，制定本规定。
第二条 本规定适用于公安机关消防机构在消防执法活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、实物等各种载体历史记录的管理。第三条 执法档案管理应当遵循客观、科学、完整、安全、有效利用的原则，落实逐级责任制和岗位责任制，实行集中统一管理，定期和离任离岗移交制度。
第四条 上级公安机关消防机构应当加强对下级公安机关消防机构执法档案管理工作的监督、指导。执法档案管理工作接受主管公安机关、地方档案行政主管部门的监督、指导。第二章 档案归档内容
第五条 执法档案包括消防行政许可档案、消防监督检查档案、消防安全重点单位档案、重大火灾隐患档案、火灾事故调查档案、消防行政处罚档案、消防行政强制档案、消防执法救济档案和消防刑事档案。
第六条 消防行政许可档案分建设工程消防设计审核卷、建设工程消防验收卷、公众聚集场所使用/营业前消防安全检查卷。
（一）建设工程消防设计审核卷的归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、建设工程消防设计审核意见书及审批表；
3、建设工程消防设计审核申报表；
4、消防设计文件；
5、专家评审申报材料，包括：特殊消防设计文件，或设计采用的国际标准、境外消防技术标准的中文文本，其他有关消防设计的应用实例、产品说明等技术资料；
6、建设工程规划许可证明文件，城乡规划主管部门批准的临时性建筑证明文件；
7、建设单位的工商营业执照等合法身份证明文件，设计单位资质证明文件；
8、建设工程消防设计审核申请受理凭证；
9、建设工程消防设计审核记录表；
10、集体会审、专家评审意见及有关记录和材料；
11、送达回证；
12、其他有关材料；
13、备考表。
（二）建设工程消防验收卷的归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、建设工程消防验收意见书及审批表；
3、建设工程消防验收申报表;
4、消防设计文件变更情况、消防设计专家评审会纪要及其他需要提供的申报材料；
5、工程竣工验收报告，有关消防设施的工程竣工图纸及隐蔽工程记录;
6、消防产品质量合格证明文件，消防设施检测合格证明文件；
7、具有防火性能要求的建筑构件、建筑材料（含建筑保温材料）、装修材料符合国家标准或行业标准的证明文件、出厂合格证；
8、施工、工程监理、检测单位的合法身份证明和资质等级证明文件，建设单位的工商营业执照等合法身份证明文件；
9、建设工程消防验收申请受理凭证；
10、建设工程消防验收记录表，现场抽样检查及功能测试、检测、综合评定等资料，不合格项目的整改证明资料;
11、集体会审意见；
12、送达回证；
13、建设工程消防监督管理移交记录；
14、其他有关材料；
15、备考表。
（三）公众聚集场所使用/营业前消防安全检查卷的归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、公众聚集场所投入使用、营业前消防安全检查合格证复印件/不同意投入使用、营业决定书及审批表；
3、消防安全检查申报表；
4、营业执照或工商行政管理机关出具的企业名称预先核准通知书；
5、依法取得的建设工程消防验收或竣工验收消防备案的法律文书；
6、消防安全制度、灭火和应急疏散预案、场所平面布置图；
7、员工岗前消防安全教育培训记录、自动消防系统操作人员取得的消防行业特有工种职业资格证书；
8、场所室内装修消防设计施工图，消防产品质量合格证明文件，装修材料防火性能符合消防技术标准的证明文件、出厂合格证；
9、消防安全检查申请受理凭证；
10、消防监督检查记录；
11、现场抽样检查、功能测试、检测等有关记录和资料，现场照片；
12、集体讨论意见；
13、送达回证；
14、其他有关材料；
15、备考表。
第七条 消防监督检查档案分建设工程消防设计备案卷、建设工程竣工验收消防备案卷、单位消防安全监督抽查卷、举报投诉消防安全违法行为核查卷、大型群众性活动举办前消防安全检查卷和消防产品专项监督抽查卷。
（一）建设工程消防设计备案卷的归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、建设工程消防设计备案凭证；
3、建设工程消防设计备案申报表；
4、建设工程消防设计备案材料补正通知书；
5、建设工程消防设计备案材料，包括：建设单位的工商营业执照等合法身份证明文件，设计单位资质证明文件，消防设计文件，施工许可文件，建设工程规划许可证明文件，城乡规划主管部门批准的证明文件，施工图审查机构出具的审查合格文件等；
6、建设工程消防设计备案检查不合格通知书、复查意见书、违法通知书及审批表，责令限期改正通知书；
7、建设工程消防设计备案检查记录表、复查申请、复查记录表；
8、送达回证；
9、其他有关材料；
10、备考表。
（二）建设工程竣工验收消防备案卷的归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、建设工程竣工验收消防备案凭证；
3、建设工程竣工验收消防备案申报表；
4、建设工程竣工验收消防备案材料补正通知书；
5、建设工程竣工验收消防备案材料，包括：工程竣工验收报告和有关消防设施的工程竣工图纸、隐蔽工程记录，消防产品质量合格证明文件，具有防火性能要求的建筑构件、建筑材料（含建筑保温材料）、装修材料符合国家标准或行业标准的证明文件、出厂合格证，消防设施检测合格证明文件，施工、工程监理、检测单位的合法身份证明和资质等级证明文件，建设单位的工商营业执照等合法身份证明文件等；
6、建设工程竣工验收消防备案检查不合格通知书、复查意见书、违法通知书及审批表，责令限期改正通知书；
7、建设工程竣工验收消防备案检查记录表、复查申请、复查记录表；
8、建设工程竣工验收消防备案检查的现场抽样检查、功能测试、检测等资料；
9、送达回证；
10、其他有关材料；
11、备考表。
（三）单位消防安全监督抽查卷归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、消防监督检查记录；
3、责令立即改正通知书、责令限期改正通知书；
4、消防监督检查记录（复查），复查申请；
5、消防行政处罚等依法处理情况的文书；
6、责令停止施工/停止使用/停产停业的当事人申请恢复的申请，消防监督检查记录，同意或不同意恢复施工/使用/生产/经营决定书及审批表；
7、送达回证；
8、其他有关材料；
9、备考表。
单位消防安全监督抽查卷可以以被抽查单位为单位，以抽查时间为序，按季度或立卷，集中归档。不能纳入其他执法档案的消防监督检查文书材料等应当纳入本案卷归档。对消防安全重点单位的历次监督抽查文书材料，纳入消防安全重点单位档案，不纳入本案卷。
（四）举报投诉消防安全违法行为核查卷归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、消防安全违法行为查处情况告知举报投诉人材料；
3、＊受案登记表、＊接受案件回执单；
4、消防监督检查记录
5、＊询问笔录、证人证言；
6、责令立即改正通知书、责令限期改正通知书；
7、消防监督检查记录（复查）；
8、消防行政处罚等依法处理情况的文书；
9、送达回证；
10、其他有关材料；
11、备考表。
举报投诉消防安全违法行为核查卷可以以每起核查案件为单位，以举报、投诉受理时间为序，按季度或立卷，集中归档。对建设工程、消防产品质量的举报投诉，其归档内容可参照有关案卷归档内容进行适当调整。
（五）大型群众性活动举办前消防安全检查卷归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、消防监督检查记录；
3、公安机关治安部门通知检查材料；
4、其他有关材料；
5、备考表。
大型群众性活动举办前消防安全检查卷可以以每起大型群众性活动为单位，以公安机关治安部门通知时间为序，按季度或立卷，集中归档。
（六）消防产品专项监督抽查卷归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、消防产品监督检查记录；
3、消防产品现场检查判定不合格通知书及审批表；
4、消防产品质量监督抽查抽样单；
5、消防产品质量检验结果通知书、复检结果通知书及审批表；
6、消防产品复检申请表、受理凭证；
7、责令限期改正通知书，消防产品监督检查记录（复查）；
8、消防行政处罚等依法处理情况的文书；
9、关于通报涉嫌违法生产/销售消防产品案件的函、关于通报涉嫌生产不合格消防产品的函、涉嫌犯罪的移送案件文书及审批表；
10、消防产品样品照片等证据材料；
11、送达回证；
12、其他有关材料；
13、备考表。
第八条 消防安全重点单位档案归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、消防安全重点单位告知书、公告；
3、消防安全重点单位申报表；
4、单位的工商营业执照等身份证明文件；
5、单位消防安全基本情况材料，包括：消防安全责任人、管理人基本情况，主要建筑的消防基本情况，消防安全重点部位情况，专职、志愿消防组织及其装备情况，灭火和应急疏散预案，员工消防安全教育培训记录，自动消防系统操作人员取得的消防行业特有工种职业资格证书复印件，建筑消防设施维护保养情况；
6、单位总平面布局图、平面布置图、消防设施系统图等；
7、历次消防行政许可、备案文件复印件；
8、历次消防监督检查记录、责令立即改正通知书、责令限期改正通知书、复查申请等；
9、历次消防行政处罚、火灾事故调查等依法处理情况的文书复印件；
10、其他有关材料；
11、备考表。
对消防安全重点单位档案每年至少应当进行一次归档检查，有关消防监督检查的文书以及消防行政处罚、火灾事故调查等文书复印件应当在执法活动结束后10个工作日内归档。
单位的工商营业执照等身份证明文件、消防安全基本情况等内容发生变化的，单位应当重新申报，公安机关消防机构应当及时审查、依法公告，在档案中补充相关内容。
档案历次调整、补充情况应当在备考表中注明。第九条 重大火灾隐患档案归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、重大火灾隐患整改通知书及审批表；
3、消防监督检查记录（立案前）；
4、重大火灾隐患现场照片；
5、立案前集体讨论、专家论证意见；
6、由所属公安机关给本级政府的报告，政府批复意见；
7、重大火灾隐患销案申请；
8、消防监督检查记录（复查）；
9、重大火灾隐患整改后的照片；
10、复查后集体讨论、专家论证意见；
11、重大火灾隐患销案通知书及审批表；
12、消防行政处罚、消防行政强制等依法处理情况的文书；
13、政府督办的有关材料；
14、送达回证；
15、其他有关材料；
16、备考表。
第十条 火灾事故调查档案分火灾事故简易调查卷、火灾事故调查卷和火灾事故认定复核卷。
（一）火灾事故简易调查卷归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、火灾事故简易调查认定书；
3、现场调查材料；
4、其他有关材料；
5、备考表。
火灾事故简易调查卷可以以每起火灾为单位，以报警时间为序，按季度或立卷，集中归档。
（二）火灾事故调查卷归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、火灾事故认定书及审批表；
3、火灾报警记录；
4、＊询问笔录、证人证言；
5、＊传唤证及审批表；
6、火灾现场勘验笔录，火灾痕迹物品提取清单；
7、火灾现场图、现场照片或录像；
8、鉴定、检验意见，专家意见；
9、现场实验报告、照片或录像；
10、火灾损失统计表，火灾直接财产损失申报统计表；
11、火灾事故认定说明记录；
12、消防技术调查报告；
13、送达回证；
14、其他有关材料；
15、备考表。
复核机构作出责令原认定机构重新作出火灾事故认定后，原认定机构作出火灾事故重新认定的有关文书材料等，按照火灾事故调查卷的要求立卷归档。
（三）火灾事故认定复核卷归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、火灾事故认定复核决定书/复核终止通知书及审批表；
3、火灾事故认定复核申请材料及收取凭证；
4、火灾事故认定复核申请受理通知书；
5、原火灾事故调查材料复印件；
6、火灾事故认定复核的询问笔录、证人证言、现场勘验笔录、现场图、照片等；
7、火灾事故复核认定说明记录；
8、送达回证；
9、其他有关材料；
10、备考表。
第十一条 消防行政处罚档案分消防简易行政处罚卷、消防行政处罚卷。
（一）消防简易行政处罚卷归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、＊当场处罚决定书；
3、现场调查材料；
4、罚没收据；
5、其他有关材料；
6、备考表。
消防简易行政处罚卷可以以每起处罚案件为单位，以处罚时间为序，按季度或立卷，集中归档。
（二）消防行政处罚卷归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、＊公安行政处罚决定书/＊不予行政处罚决定书/＊终止案件调查决定书及审批表；
3、＊受案登记表；
4、＊询问笔录、证人证言，鉴定意见、检测结论，＊检查记录，＊现场笔录，物证照片等；
5、＊传唤证及审批表；
6、与此案有关的消防监督检查记录、责令立即改正通知书、责令限期改正通知书、火灾事故认定书等；
7、＊调取证据通知书、＊登记/先行登记保存证据清单等及审批、处理材料；
8、被处罚单位营业执照、个人身份证等身份证明材料；
9、＊公安行政处罚告知笔录；
10、听证申请，＊不予受理听证通知书/举行听证通知书及审批表，＊听证笔录，＊听证报告书；
11、重大行政处罚集体讨论意见；
12、责令停产停业报请政府审批文件、政府批复；
13、执行情况材料，包括罚没收据、＊执行回执、＊没收违法所得清单、＊责令停产停业/停止施工/停止使用后的现场笔录和照片等；
14、送达回证；
15、其他有关材料；
16、备考表。
第十二条 消防行政强制档案分临时查封卷和行政强制执行卷。
（一）临时查封卷归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、临时查封决定书及审批表；
3、消防监督检查记录、＊询问笔录、火灾隐患现场照片等证据材料；
4、临时查封集体讨论意见；
5、＊现场笔录；
6、临时查封现场照片或录像；
7、解除临时查封申请；
8、解除临时查封前消防监督检查记录；
9、同意/不同意解除临时查封决定书及审批表；
10、送达回证；
11、其他有关材料；
12、备考表。
（二）行政强制执行卷归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、＊行政强制执行决定书/＊代履行决定书及审批表；
3、责令改正通知书、＊公安行政处罚决定书等文书；
4、＊催告书；
5、行政强制执行集体讨论意见；
6、＊现场笔录；
7、行政强制执行现场照片或录像；
8、送达回证；
9、其他有关材料；
10、备考表。
第十三条 消防执法救济档案分消防行政复议卷、消防行政诉讼卷和消防国家赔偿卷。
（一）消防行政复议卷归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、＊行政复议决定书/＊行政复议终止决定书/＊行政复议调解书；
3、＊行政复议提交答复通知书、行政复议申请书/＊行政复议申请笔录；
4、答复意见；
5、＊责令履行行政复议决定通知书/＊行政复议意见书/＊行政复议建议书/＊行政复议具体行政行为停止执行通知书；
6、被复议的消防执法行为原案卷材料复印件；
7、其他有关材料；
8、备考表。
（二）消防行政诉讼卷归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、法院的判决书或裁定书；
3、起诉书、答辩状；
4、被诉的消防执法行为原案卷材料复印件；
5、其他有关材料；
6、备考表。
（三）消防国家赔偿卷归档内容及装订顺序如下：
1、卷内文件目录；
2、＊行政赔偿决定书；
3、赔偿申请书/＊国家赔偿口头申请笔录；
4、＊国家赔偿申请收讫凭证、＊国家赔偿申请补正告知书；
5、有关消防执法行为的调查、认定材料，判决书、复议决定书、调解书等；
6、＊国家赔偿金支付申请书；
7、有关消防执法行为原案卷材料复印件；
8、送达回证；
9、其他有关材料；
11、备考表。
第十四条 消防刑事档案的案卷归档内容和装订顺序，按照公安机关有关规定执行。第三章 档案的建立与管理
第十五条 公安机关消防机构的主要负责人是执法档案管理第一责任人，应当履行下列职责：
（一）组织建立健全执法档案管理制度，落实人员、经费、场所、设施；
（二）积极采用先进的档案管理技术；
（三）组织检查、鉴定、销毁档案。
根据需要，公安机关消防机构主要负责人可以明确由分管负责人具体组织实施执法档案的管理工作。第十六条 消防执法人员应当履行下列职责：
（一）对所承办的消防执法活动的有关资料进行收集、整理；
（二）按照归档内容及装订顺序立卷，确保案卷材料齐全完整、真实合法，符合规定；
（三）按规定时限向档案管理人员移交执法档案；
（四）严格保管案卷材料，严防遗失；
（五）严禁弄虚作假、私自留存或损毁案卷材料；
（六）调离本岗位时，移交所承办或保存的案卷材料。消防执法人员向档案管理人员移交执法档案前，应当按规定整理立卷，填写案卷封面（目录号、案卷号除外）、卷内文件目录，并在备考表中立卷人处签名。
第十七条 公安机关消防机构应当明确专、兼职档案管理人员。档案管理人员应当履行下列职责：
（一）指导、监督消防执法人员对案卷材料立卷、归档；
（二）接收移交的执法档案，履行检查、签收手续；
（三）按规定对执法档案进行分类、编号和存放；
（四）做好执法档案的收进、借阅、移出、销毁等情况登记和台帐管理工作；
（五）不得擅自复制、翻拍、抄录、抽取、销毁、涂改或伪造执法档案，严防丢失、损毁；
（六）做好档案室（柜）管理工作，严格遵守安全保密制度，确保安全。
档案管理人员接收执法档案时，应当对其合法性、规范性进行检查，对符合规定的，填写案卷目录号、案卷号，并在备考表中检查人处签名，登记归档；对不符合规定的，提出检查意见，登记后退回立卷人在10个工作日内完善。未经档案管理人员检查、签名，执法档案不得登记、归档。
第十八条 消防执法人员应当在消防执法活动完结后30个工作日内立卷并移交档案室（柜），法律、法规、规章和本规定另有规定的除外。
公安机关消防机构负责人、消防执法人员离任离岗时，应当将执法案卷材料归档情况纳入工作交接内容。档案管理人员离岗时，应当移交全部执法档案和台帐，办理工作交接手续。
第十九条 消防执法人员按照实际发生的消防执法活动收集、整理、建立执法档案，卷内归档内容应当根据执法活动的实际发生情况收集、归档。
单位营业执照、个人身份证、资质资格证明文件等证明材料，以其复印件存档。同一文书、证据材料涉及两个以上案卷的，应当按照刑事案卷优于行政处罚卷、行政处罚卷优于其他具体行为卷、具体行为卷优于其他案卷的原则存放原件，其他案卷存放复印件。复印件应当逐页经提供人签名并注明日期，由收件人现场核对与原件无误，加盖“与原件核对无误”章；法律文书复印件可由文书制发机关加盖公章确认，多页文书可只加盖骑缝章。
第二十条 建设工程消防设计审核、消防验收及备案档案中图纸较多时，可将图纸另立分册装订，并注明总册数，集中存放；有条件的地方，可以电子档案的形式保存图纸。
执法档案归档内容中有声像材料的，应当按有关案卷装订顺序要求在卷内相应位置列明，并随案卷一并归档、移交。有条件的单位，应当按照公安声像档案管理的要求，根据不同载体，使用专门装具分别整理、编号，妥善保存和管理，并在执法档案中注明声像档案编号。第二十一条 除本规定另有规定的外，执法档案以案（人、单位、事等）立卷，按类别集中存放。
各类执法档案应当做到归档材料齐全完整，制作规范，字迹清楚，并采用具有长期保留性能的笔、墨水书写或打印。
卷内材料，除卷内文件目录、备考表、空白页、作废页外，应在正面右上角和反面左上角用铅笔逐页编写阿拉伯数字页号，页号从“1”编起，为流水号，不得重复和漏号。
档案装订前要拆除金属物，对残缺破损、小于或大于卷面的材料，应当进行修补、裱贴和折叠，不得有压字和掉页情况；装订时应当采取右齐、下齐、三孔双线、左侧装订的方法。案卷材料较多时应当分册装订，每册不宜超过200页。
第二十二条 公安机关消防机构应当设立能够保障执法档案安全的档案室，建立健全档案管理制度，建立执法档案台帐，落实档案管理措施，保证档案的真实、完整、有效和安全。没有条件设立档案室的，可以设立档案专柜。
第二十三条 公安机关消防机构除按照本规定建立纸质执法档案外，还应当按照消防执法信息化的要求建立公安消防执法电子档案，并进行物理归档，将保存载体与纸质档案一并移交档案室管理。
公安机关消防机构在推行办公自动化系统和编制消防监督业务管理软件时，应当设立电子文件的归档功能，实现文档生成与归档一体化，逐步实现档案计算机数据管理、整理编目、检索查询、安全保密功能。
第二十四条 公安消防执法电子档案应当符合有关规定，其归档范围、内容、保管期限应当符合本规定。
公安消防执法电子档案应当采取严格的管理制度和技术措施，确保不被非正常签发、修改和删除，保持其真实性、完整性和有效性。第二十五条 档案管理人员应当严格落实执法档案借阅、查阅制度，为消防工作服务。
查阅、摘抄、复制执法档案，应当经公安机关消防机构负责人批准，并严格遵守档案管理有关要求；涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等依法不予批准的，应当说明理由。
第二十六条 执法档案保管期限分为永久、长期和短期。长期为16年至50年，短期为2年至15年，具体期限如下：
（一）消防行政许可档案 长期
其中公众聚集场所使用/营业前消防安全检查卷 16年
（二）消防监督检查档案 16年
其中建设工程消防设计备案卷 长期
建设工程竣工验收消防备案卷 长期
（三）消防安全重点单位档案 16年
（四）重大火灾隐患档案 5年
（五）火灾事故调查档案 长期
其中火灾事故简易调查卷 5年
较大以上火灾事故调查卷 50年
（六）消防行政处罚档案 长期 其中消防简易行政处罚卷 16年
（七）消防行政强制档案 长期
（八）消防行政救济档案 长期
（九）消防刑事档案 永久
第二十七条 公安机关消防机构应当每年组织对保管到期的执法档案进行鉴定。对属于公安机关归档范围的执法档案应当按照公安机关综合档案部门的要求定期移交归档；对不属于归档范围的其他执法档案，且经鉴定确实无继续保存价值的，应当经公安机关消防机构主要负责人审批后按规定销毁。
第二十八条 违反本规定，有下列行为之一的，对有关责任人员给予通报批评；情节严重的，依照有关规定给予处分：
（一）未建立执法档案室（柜），未明确档案管理人员，或未建立档案管理制度的；
（二）未按规定立卷归档，或未按规定时限移交、完善执法档案的；
（三）私自留存、损毁、丢失、涂改、伪造案卷材料或执法档案的；
（四）擅自提供、复制、翻拍、抄录、公布、抽取、销毁执法档案的；
（五）未按规定对执法档案进行分类、编号、存放，或未落实收进、借阅、移出、保密等管理制度的；
（六）未落实离任离岗时执法档案或案卷材料移交工作的；
（七）其他不履行执法档案管理规定，玩忽职守的行为。
第二十九条 公安机关消防机构应当定期组织对执法档案管理情况进行检查，并将其纳入执法质量考评内容。对执法档案立卷归档和管理工作成绩突出的，应当予以表彰奖励。第四章 附 则
第三十条 本规定中案卷归档内容中的文书统一使用公安消防行政法律文书、消防产品监督管理法律文书式样，其中文书前加“＊”的，使用公安行政法律文书、公安行政复议法律文书、公安国家赔偿法律文书式样。
第三十一条 执法档案的案卷编号及案卷封面、卷内文件目录、备考表等，应当执行公安机关档案管理的有关规定，可由省级公安机关消防机构在公安机关档案管理部门指导下，根据公安机关档案管理工作的相关规定统一规范。
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