12-文书档案管理办法

12-文书档案管理办法

12-文书档案管理办法 篇1

命令、令；议案；决定；意见；公告、通告；通知；报告；请示；批复；函；会议纪要 行政机关的公文种类主要有:（1）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。（2）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（3）公示

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（4）通告

适用于公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。（5）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。（6）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。（7）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（8）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（9）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。（10）批复

适用于答复下级机关请示事项。

（11）意见

适用于对重要问题提出见解和处理方法。（12）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（13）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

2.文书档案的版本

公文在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。（1）草稿

草稿是供讨论、征求意见、修改审核的原始的非正式文稿，不具备正式公文的效用、一般标记有“讨论稿”、“草案”、“初稿”、“征求意见稿”等字样。（2）定稿

指经机关单位领导人履行法定程序审核并批准签发的文件稿本

（3）正本

指根据定稿按规定格式印制的供向外发出的正式文本。正本具有标准的公文格式和法定的效力。（4）副本

指公文正本的复制件或复份。正本复份的内容和外形特征和正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别，正本送达主送机关，副本送达抄送机关或由本机关留存备查、归档，它具有正式公文的法定效用、复制件的公文副本（抄本、复印本），因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参考、备查，一般有“副本”字样标记。（5）存本

指发文机关留底存档的文本。存本指不对外发送的，一般不加盖印章或签署。起存档及正本核对查清的作用。（6）试行本

又称试验推行本，指规范性公文正本的一种特殊形式，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。一般在公文标题后标有“试行”的字样。（7）修订本

指已发布生效的公文，经实践检验重新修正补充后再发布的文本，是规范性公文正式正本的一种特殊形式。修订本生效之日，即是原文本废止之时。一般在公文标题后标有“修订本”字样。

3．公文的分类：

（1）按公文的来源分类 机关或部门的文件，按照公文的来源可以分为外机关发来的和本机关撰制的两大类。其中，本机关撰制的公文又可分为向外机关发出的和在本机关内部使用的两种类型。因此，按照公文的来源，可将公文划分为外来文件、对外文件和内部文件三类。

（2）按公文的行文关系分类

行文关系是指机关与机关之间的公文往来关系。这种关系根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、下行文和平行文三类。

①上行文：指下级机关向所属的上级机关报送的公文，如报告、请示，还包括某些函、意见等。上行文可分为逐级上行文、多级上行文（即同时向几层次的上级行文）、越级上行文。

②下行文：指上级机关向所属下级机关发送的公文，如命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复、会议纪要，还包括部分意见和某些函等。下行文可分为逐级下行文、多级下行文、直达到底的下行文。可向公众公开的公文，如公告和通告，也可视为下行文。

③平行文：指向同级机关或没有隶属关系的机关传递的公文，如议案、函。（3）按公文的密级程度分类

按照公文的密级程度可将公文分为普通文件、秘密文件、机密文件和绝密文件。（4）按公文的性质和作用分类

按照公文本身的性质和作用可将文件分为指导性文件（如命令、决定、批复、意见等）、报请性公文（如请示、报告、意见、议案、函等）、知照性公文（如公告、通告、通报、通知等）、商洽性公文（如函）、记录性公文（如会议纪要）。（5）按公文制发机关的性质和公文内容分类

按照公文制发机关的性质和公文内容可将公文分为法规文件、行政文件和党内文件三类。常见的公文分类还有：以文件的急缓程度，可将公文分为特急件、急件和平件；以文件的使用范围，可将公文分为通用文件、专用文件和技术文件；以文件的发送目的，可将公文分为主送件、抄送件和批转件、转发件；以文件的处理要求，可将公文分为需办文件（办件）和参阅文件（阅件）等。4.公文的书写格式

一份标准规范的公文，必须包括以下项目：发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、印章、成文时间和主题词等。这些项目就是公文的构成要素。公文的格式主要指公文构成要素在公文文面上的位置和书写样式。

公文的格式一般包括眉首、主体和版记三个部分。（1）眉首部分

公文的眉首是公文的版头部分，又叫文头。位于公文首页红线以上，包括公文的格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标识，发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项。

①公文格式代码又称公文检索代码，是指代表公文类型的标识符号，由9位阿拉伯数字 组成。标识于公文首页发文机关版头左上角。按一定的规则将公文逐一编制代码，使每份公文都有唯一的标识，以便于计算机识别和处理。目前，公文检索代码的国家标准尚未公布。②公文份号指同一公文在其总印数中的序号（主要针对秘密公文）。有份号，在登记、分送和清退时均可对号清点，便于查明责任，加强公文管理。份号由6位阿拉伯数字组成，标识在公文检索代码的下方，前面冠以“No”符号。数字不足规定数时，可用“0”补齐。

③秘密等级（简称密级）指公文秘密程度的等级，分有绝密、机密、秘密三个等级。由公文制发机关根据公文内容的秘密程度来划定。秘密等级标注在公文份号的下方。

④紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。分特急。加急。急件三种。紧急程度标注在密级之下。需要说明的是，有的急件是标题的文种前面标明的，如《中共中央、国务院关于切实减轻农民负担的紧急通知》。

⑤收文处理标识包括收文单位名称、收文编号、收文时间、档号等项目，标注于公文首页版头右上方空白处，由收文单位加盖收文处理章标识。

⑥发文单位版头（简称文头）是发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的发文机关标识。发文单位版头由发文机关全称（或规范化简称）加“文件”两字组成。如国务院文件、XX县政府文件等。发文单位版头居中套红印在公文首页上部，版头下面有一间隔横线，将文头区和行文区分开。

⑦发文字号指发文单位编排的公文代号，由发文单位代子、发文（加括号）和发文顺序号组成。如中发（1998）5号，表示中共中央1998年第5号发文。国发（1990）19号，表示国务院1990年第19号发文。几个单位联合发文时，只标明主办单位的发文字号。编制发文字号是为了统计发文数量，发文字号在查找和引用时可作为公文的代号使用。发文字号的书写位置：有版头的公文，标在公文版头之下，间隔横线之上，居中书写；使用信笺头的公文，则置于信笺头横线之下，公文标题之上，靠右侧书写；“命令、令”公文则在标题下面居中书写。

⑧在公文中标注签发人的姓名，表示公文生效并对该内容郑重负责，一般供上行文选用。签发人的姓名标注在发文字号的右侧。（2）主体部分

主体部分反映公文的主要内容，又叫公文的行文部分，位于首页红线以下与末页主题词之间。包括公文标题、题注、主送单位、正文、无正文说明、附件说明、发文单位署名、成文日期、单位印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项内容。

①公文标题应准确、完整地概括公文的主要内容，并标明发文单位名称和公文文种，即标题应由发文单位（责任者）、事由和文种组成。如《XX县档案局关于加强档案工作的决定》，其中“XX县档案局”是发文单位，“关于加强档案工作 ”是事由，“决定”是文种。标题起着提示的作用，使人一看便知公文是哪个单位发的，说的是什么问题，属于何种公文。公文标题的三个组成部分，一般都要写完整，但也有部分省略的情况，比如根据具体情况，有的可以省略发文单位，有的省略事由，只保留文种。

②题注是对公文标题的注释说明。主要用来注明法规性公文或经会议讨论通过的公文产生的法定程序和时间等。题注位于公文标题之下，一行或多行居中书写，用圆括号括住。如《中华人民共和国专利法》的题注是：（1984年3月12日第六届全国人民代表大会常务委员会第四次会议通过）。公文若采用题注的形式，一般就不再用主送单位、发文单位签署、成文日期等项目。

③主送单位指受理公文的单位。位于标题左下方，无论一行或多行，均靠左顶格书写，末尾加冒号。在文件中，标题与中文之间的称呼，如“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”即为主送单位。

④正文是公文的主体或中心，用来表达公文的具体内容。正文包括导语、正文主体与结束语三部分。

⑤无正文说明指由于篇幅所限，当公文生效标识（即落款）与正文不能同处在一个页面上时，为维护公文的完整性而作的说明。其位置是在发文单位落款的左上方第一行顶格书写“此页无正文”。⑥附件说明用来说明附属在公文正件之后有关材料的名称及件数。附件也是某些公文的重要部分。一些用于发布法规性公文的命令或转发某一公文的通知，附件往往起着主要公文的作用，正文只起着批准、发布或按语的作用。附件说明位于正文或无正文说明的左下方，公文生效标识之上，注明所附材料的名称及件数。然后，再另起一页附上所列的附件材料。

⑦发文单位署名（又称落款）是指公文的法定作者，一般在正文或附件说明之后署上制发该份公文的单位名称。

⑧成文日期指公文形成的时间。成文日期是公文生效及日后查考的重要依据之一。成文日期的年、月、日不能省略。如不能将2005年11月18日写成05年11月18日。⑨在公文上盖印成为用印，是制文单位对公文生效和确认无误的凭证。各单位的印章均由其上级领导机关制发，印章的规格、样式，由国家统一规定。印章一般盖在公文的末尾，年、月、日的中间。

⑩注释或特殊要求说明用来说明公文中某些在其他区域不便说明的各种项目。如需要加以解释的名词术语，以及说明公文的阅读范围和使用方法等。

公文的阅读范围主要指公文发送范围内规定的阅读对象，一般写在成文日期的左下方，文尾部分“主题词”之上，用圆括号，如（发至县团级）、（发至省军级）等。（3）版记部分 公文的版记即公文的文尾部分，位于公文末页下部，包括主题词、抄送单位、印发机关和印发时间、印发说明和页码等项目。

①主题词指能够准确表达公文主题内容的规范用词。公文标注主题词是为了办公自动化的需要。1985年以来，中央和地方的党政领导机关推行了各种公文标注主题词的制度，这一制度标志着公文管理进入了现代化阶段。

各单位使用的主题词，来自1997年12月20日国务院办公厅秘书局的《国务院公文主题词表》。该表分有15大类，1049个主题词。

公文主题词的标注位置在注释或特殊要求说明的左下方，文尾横线的上端。一份公文根据其内容一般选用两三个主题词，最多不超过5个。词目之间留有一个字的间距。②抄送单位指除主送机关外的，其他需要告知公文并要求协助办理的有关单位。抄送单位标注在主题词的下方，并用于图文区等长的横线将其和主题词隔开。抄送单位名称使用全称或规范化简称。

③印发机关和印发时间。印发机关不是指公文的发文机关，而是指具体负责印制公文的主管部门，一般应当是发文机关的办公部门。如果发文机关没有单设的办公机构或文秘部门，也可直接标识发文机关。

印发时间不是指公文的成文时间，而是指公文实际付印的日期。印发机关和印发实际位于抄送机关之下，无抄送机关的就直接位于主题词之下。印发机关左空1字，印发时间右空1字，用阿拉伯数码标识，后加“印发”两字。

公文如需翻印，还应当在“印发机关和印发时间”之下标识翻印机关的名称和翻印日期，其方法同上，但翻印日期后要标明“翻印”两字。

④印发说明（又称印制版记）主要指公文印制情况的记载，包括公文制发单位的名称、印发日期和印制份数等。印制单位一般是各单位的办公厅（室），要使用全称或规范化简称；制发时间是秘书部门起印公文的时间，年、月、日要写全；印制份数是该公文所印的数量。印发说明位于抄送区域横线之下，左侧行首空一个字标注制发单位名称，右侧标注制发时间，行尾空一个字。在制发时间下方画一条图文区等长的间隔线作底线，在底线下面靠右侧的地方标注印制份数。

12-文书档案管理办法 篇2

一、文书档案管理工作存在的问题

(一) 领导对文书档案管理工作不够重视。

有些单位的领导对文书档案工作的认识不够不够, 没有充分重视文书档案工作。调查显示, 不少单位的领导认为文书档案管理工作是极为简单, 可有可无的工作, 尽管投入了大量人力物力, 但是难以见到效果, 档案管理中只需要相关工作人员保存好文件, 以备不时之需即可。由此可见, 文书档案管理工作没有落实到位, 没有纳入单位的正规管理日程中, 从而影响到文书档案管理人员的工作积极性, 降低了文书档案工作的质量。

(二) 文书工作和档案工作衔接的不够好。

文书工作与档案工作既有联系又有区别。在实际工作中, 文书工作和档案工作应该是相辅相成, 相互配合, 从而形成一个分体式的档案管理体系, 虽然这种管理体系是有效的、科学的, 但是由于这种体制, 在一定程度上拉大了文书工作与档案工作的距离。由于从事文书工作的人员档案意识比较薄弱, 而档案人员也未考虑到文秘工作, 导致两者之间衔接过程中出现了很多问题。不仅如此, 还有一些公文的格式和处理办法也存在很多不规范的现象, 如装订、附件、办理程序、编号不规范;文书用纸达不到标准;文种使用不恰当等。

(三) 检索效率不够高。

当前文书档案检索手段有手工检索和计算机检索两种形式, 但是手工检索依旧占据很大的比重。虽然有些单位的文书档案管理人员在进行手工检索方面做了很多努力, 也制定了多样化的检索工具, 但在检索形式不断增加的情况下, 检索效率却得不到提高。主要因为文书档案管理人员在进行档案管理时, 过分看重检索工具结合检索内容的数量, 却忽略了检索的质量方面的要求。

(四) 管理人员专业素质不够高。

目前有些单位的文书档案管理人员文化程度和专业素质与时代发展要求不相吻合。信息时代, 虽然计算机技术在档案行业行业得到广泛应用, 但文书档案管理人员不懂计算机技术、不懂相关知识的现象依旧存在, 在档案信息的利用和开发方面能深入研究的专业人才也不多, 严重影响了文书档案管理的工作质量。

二、做好文书档案管理工作的对策

(一) 争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持。

领导的重视对于文书档案工作的发展至关重要, 会影响文书档案管理工作者的工作积极性。因此, 要争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持, 以切实提高文书档案管理工作水平。此外, 还要赢得各个相关部门的支持和协助。加强文书档案管理部门和各个部门之间的协调和沟通, 主动了解业务部门正在或者将要进行的新的工作, 保证文书档案收集的及时、完整。

(二) 做好文书工作和档案工作的规范衔接。

在文书档案管理过程中, 文件是其基础, 一般情况下, 文件质量的高低直接关系到档案质量的好坏, 没有高质量的文件作为基础, 档案质量就难以提升。因此, 文书档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的, 这就要求相关人员做好文书工作和档案工作的规范性衔接, 切实做好文书材料的立卷归档工作。此外, 做好文书、档案工作一体化工作, 使整个文书档案管理工作处于规范、有序的状态中。

(三) 提高检索效率。

首先, 要对文书档案进行数字化管理。文书档案数字化管理的意义就是将传统的纸质记载的文书档案形式转变为信息数据库的形式储存, 对文书档案信息通过编号进行有效地管理, 既有利于文书档案的安全管理, 又方便文书档案信息资源的利用。其次, 传统文书档案管理工作人员负责管理文书档案工作的不同方面, 在文书档案检索时比较麻烦, 要针对这个情况, 可以对文书档案管理工作人员信息进行录入编号, 并与其工作内容相关联, 这样直接输入文书档案管理工作人员编号就可以调取相应档案内容。或者可以通过二维码、条形码等形式加快信息录入和检索速度, 进而提高文书档案管理工作效率。

(四) 提高档案管理人员的综合素质。

档案管理人员是保证文书档案管理工作顺利进行的关键因素, 因此必须提高文书档案管理人员的素质, 制定相应的培训计划。定期对文书档案管理人员进行工作能力的测试, 针对存在的不足采取相应的教育、培训措施, 以不断提高文书档案管理人员的管理水平及工作能力, 增加文书档案管理人员业务知识的储备。同时, 积极引进复合型的文书档案管理人才, 为文书档案管理部门增加活力, 提高文书档案工作效率。

参考文献

[1] .罗文妍.做好文书档案管理工作之我见[J].黑龙江生态工程职业学院学报, 2011.03

浅谈文书档案管理 篇3

【关键词】电子文件；档案管理；问题

引言：

伴随计算机技术和互联网应用的普及，网络的开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入网络。电子系统中大量的公文通过网络发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。

文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。

一、应用办公自动化的文书档案管理的优点

（一）提高办公效率。 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。档案管理工作中，在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序。因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。

（二）信息共享。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以准确查找文件，不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门情况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。

（三）保存稳定性。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命更长。纸张的耐久性取决于保管条件，如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。

（四）提高了文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中，办理人员因为某些原因，使文件在传递过程中丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过办公自动化系统进行传递，遇到出差等情况，还可以通过VPN设备，进入公司内网进行办公，大大提高了文件传递的安全性和时间性。

二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题

（一）电子文件保密性受限制。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。

（二）对档案综合管理人员要求高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。实现档案信息办公自动化，不仅满足于一般的计算机操作水平、较高的知识层次和先进技术水平，更要有高度保密意识。

三、针对在实践应用过程中遇到的问题我提出了几点方法

（一）办公自动化系统内、外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。

（二）提高档案人员的综合素质：1、从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果；2、以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分；3、加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。

（三）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。

参考文献：

[1]邓邵兴，档案管理学，中国人民大学出版社.

[2]董永昌，电子文件与档案管理，百家出版社.

社保中心文书档案管理办法 篇4

一、为进一步贯彻落实《档案法》，加强我中心文书档案管理工作，结合我中心实际和文书档案形成的特点，特制定本办法。

二、文书档案是我中心档案的重要组成部分，是我中心各项工作的真实记录，应把文书档案的收集、整理、立卷、归档工作列入本中心的经常性工作，同其它工作同考核。

三、文书档案的立卷归档。凡是反映我中心管理等各项工作活动，具有考察利用价值的文件材料均属归档范围。凡是归档的文书档案材料，有关档案工作人员必须将其收集齐全，遵循档案的自然形成规律，进行整理、立卷、编目、装订后按规定时限入室归档。

（一）质量要求：

1、归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，严禁使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔复写、书写、签发、修改文件。

2、归档的文件正本、附件、印件、底稿和请示、批复、转发文件与被转发文、多种文字形成的同一文件作一件订在一起，不得分开。

3、不同的文件不得一起立卷。跨的请示批复放在批复年立卷，没有复文的就在请示年立卷，跨的规划放在针对的第一年立卷，跨的总结放在总结针对的最后一立卷，跨的会议文件放在会议开幕年立卷。

4、卷内文件排列秩序，对密不可分的材料依顺序排列，批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；重要的法规性文件历次排列在定稿之后，其他材料按形成的规律特点排列。

5、卷内文件材料要用铅笔依次编写页号，应统一在有文字的每页材料正面右上角，背面左上角填写页号，页号不得重编或漏编。

6、对永久、长期和短期案卷，按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名，不得随意更改和简化，没有题名的应拟写清楚，填入有关项内。

7、对与文书档案有关的照片要有文字说明。

8、有关卷内文件材料的说明，应逐项填写在备考表内，并将立卷人姓名、立卷时间填上，以示负责。

9、案卷封皮逐项按要求填写，案卷标题简要、准确地反映卷内文件内容，基本结构是：责任者—问题—文种三部分，要求文字简练、通俗易懂、字迹工整清晰。

10、案卷装订前要取掉金属物，对破损的文件材料要裱糊，字迹不清的要复制，并与原件一并立卷。

11、文书档案的封皮、卷内文件目录、备考表、装订方法及案卷目录，编制要符合《文书档案案卷格式》的要求。

（二）归档时限：文书档案的整理归档时间一年一次，各科室必须在每年三月底前交清上年文件材料，由档案科集中组卷、编目、装订、编号，于每年六月底前排列上架完备。

四、文书档案的保管。实行集中统一管理、分柜存放、排列要科学，便于查找。

五、文书档案的利用。在档案整理的同时，编制案卷目录、全引目录、著录卡片等检索工具，凡我中心领导和工作人员因工作需要利用文书档案，经档案科同意并办理查阅手续后均可利用，外单位工作人员利用我中心文书档案，须持单位介绍信和本人身份证，经主管领导或档案科负责人批准后方可查阅。档案人员应熟悉档案情况，积极主动提供档案服务，同时做好借阅登记，及时收集利用效果反馈意见。

六、文书档案的保密。档案库房是保管文书档案及其它各类档案的重要基地，无关人员不得随意出入。对涉及党和国家机密的文书档案材料谢绝查阅。档案工作人员要严格保守机密，防止失、泄密事件发生。

七、文书档案的鉴定、销毁。根据国家有关档案保管期限的规定，制定我中心文书档案期限表，定期对文书档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。文书档案的鉴定工作由档案鉴定小组进行，对于超过期限的文书档案登记造册，经主管领导批准后，由两人在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

文书档案管理标准 篇5

文书档案归档标准

1主要工作依据

1.1《归档文件整理规则》DA/T 22-2000 1.2《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)1.3《企业文件材料归档范围和保管期限规定》(国家档案局第10号令)1.4《企业档案工作规范》DA/T 42-2009 2管理职责

2.1档案部门是文书档案归口管理部门。负责本单位归档文件的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位各业务部门文件的形成、积累和移交等工作。

2.2各业务部门兼职档案员负责本部门文件的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按档案管理规范，完成归档文件的整理与移交工作。

3归档要求 3.1归档原则

3.1.1归档文件应以本单位形成的，以及与本单位职能有关的文件为归档主体。

3.1.2普发性文件:凡是属于直属上级主管单位下发的与主业有关，且需要办理的，则酌情归档，期限从短;而对层层转发文件，且不需要办理的，一般不需要归档。

时及时归档。

3.3归档份数

归档的纸质文件应为原件，一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。

3.4质量要求

3.4.1归档文件必须完整、齐全。文件的正文与附件、请示与批复、转发文与被转发文、外文与译文等必须保证完整无缺；对有破损的文件应进行修补;对字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，并附在原件后面一并归档;纸质文件的发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档。

3.4.2归档文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档，并在复印件上标明原件归档单位，加盖原件归档单位的公章。

3.4.3对于无批复或复函的请示性文件，应由业务部门经办人在文件第一页的空白处注明该文件最终处理结果意见，同时签署姓名及经办日期，闭环后归档。

3.4.4归档文件的书写材料和纸张(不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等)、装具和装订(采用无酸卷盒，可用不锈钢钉装订或线装)应符合档案保护和档案管理的要求。

3.5移交程序

3.5.1各业务部门应将需归档的文件，收集整理，编制移交

前，发文处理单在后。

4.2.1.2装订应以不影响阅读和复印、不破坏原件、方式简便为原则。永久、定期30年保存的文件，可用不锈钢钉(夹)装订、如页数多较厚的可用三针一线装订;定期10年文件可以不拆钉。

4.2.2分类

文件分类，统一采用:-机构(问题)的分类方法分类。按照文书档案0-5大类把文件归入相应的类目，采用:党群工作010,行政管理

110、经营管理

210、生产技术管理310,财务审计410,人力资源管理

510、合同管理290标识(见表1文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表)。

4.2.3排列

归档文件可根据分类方案的类目和同一保管期限下。按事由结合时间、重要程度等排列;会议文件、统计报表等成套性文件要集中排列.4.2.4编制档号

4.2.4.1归档文件应依据保管期限和分类顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置逐件盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、、室编件号、机构（问题）、保管期限。

--全宗号，档案馆给立档单位的代号。本单位档案无进馆要求的，可不填写。

--，文件形成的，以四位数标注公元纪年，如2013。

--日期，文件形成的日期。可用8位阿拉伯数字标注年月日，如“20130112”，无日期的应考证填写，日期不全(仅有“年”或“月”)应填写年或月最后的日期。

--页数，归档文件应逐张编写页号(原文件已有页码的可根据实际情况不再编写)，文件中有文字、图样的均为1页;来文与复文为一件时页号应连续，页数相加。转发文与被转发文同理;页数编写位置可在正面右上角，反面左上角，按自然数从“1”标注。

--备注，填写本条目文件需要说明的情况。

4.2.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长x宽为297 mm×210 mm)4.2.5.3还应编制备查文件目录(见图3)。提供利用一般以机读目录为主，纸质的归档文件目录应打印装订成册并编制封面(见图5)。

4.2.6装盒

4.2.6.1归档文件应根据、分类、保管期限按室编件号顺序装入档案盒，盒与盒之间件号连续，每盒都应打印归档文件目录、填写档案盒脊背和备考表项目。

文书档案管理制度 篇6

二、以中心名义制发的所有公文，由拟稿人编写发文稿纸，经分管领导或科负责人核稿签字后，由中心主任签发。

三、中心档案包括各种文字、图表、簿册、音像、磁盘、光盘等不同形式、不同载体的档案材料。

四、归档范围是国家、省、市、区文件;中心领导参加上级会议带回的主要文件材料;中心的文件、会议记录、领导讲话、工作总结、资料、照片、音像材料;中心制定的章程、制度、规定等文字材料;中心干部档案、干部花名册、干部奖惩及调动等有关文字材料等内容。

五、归档时间

(一)文书档案，各科应随时形成;

(二)会计档案，由财务室整理编目并保存一年，在次年6月底前向档案室移交;

(三)声像档案，在声像档案形成后一个月内形成，当事人必须写好材料说明后整理交档案室;

(四)外出开会、考察、学习等活动带回的文件材料，按规定处理完毕后及时交档案室。

(五)各科档案应于每年12月底归档完毕。

六、归档要求

(一)各科的文件材料，由该科负责收集齐全、完整造册，年底交档案室管理。

(二)制作归档的文件材料，须用纸规格统一，字迹工整，且只能用碳素墨水或蓝黑墨水填写、修改、审批和签名，以便保护档案。

(三)凡以中心名义发出的文件，必须保存原稿，并附正式文件1份。

七、档案室要建立档案的登记、统计台帐，及时记载档案的收进、移出等变动情况，每年核对、检查一次，做到帐实相符。

八、要保持档案库房的清洁、卫生、整齐，严禁在库内吸烟、生火、存放易燃、易爆物品。

九、对破损、褪变档案，及时进行修复、抢救;对保管期满的档案，要按照规定办理鉴定销毁手续。

十、要对室藏档案划定密级，对秘密以上档案必须妥善保管，严格借阅手续，未经中心领导同意不得借阅。

十一、借阅档案者，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不能在档案原件上划线、圈点、加注、勾抹、涂改、污损。未经批准，不得摘抄或复制档案。

十二、对失去保存价值的档案应编制销毁清册，写出销毁报告，报中心领导批准后销毁。销毁时，应指定二人以上工作人员监销，并在销毁册上签名。

如何规范公证文书档案管理 篇7

一、健全规章与制度

公证处的基本职能是通过它制作的公证文书得以实现的。由于公证文书是重要的法律文书之一, 因此对公证文书形成的档案必须实行法制化的管理。

公证处文书档案管理要做到分类合理、立卷规范、保管妥善、利用便捷的目标。首先, 处内要建起能够达到防火、防盗、防泄密要求的档案室并配备必要的卷柜、保密柜和相应的办公设施。其次, 公证处领导要高度重视、亲自过问档案管理工作, 分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作, 并经档案管理部门培训、学习后上岗。再次, 公证处要根据《中华人民共和国公证法》、《公证程序规则》、《公证档案管理办法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律和有关法规的规定, 结合本处的实际情况, 建立、健全档案管理工作的各项规章制度。只有建立并严格执行了科学的管理制度才能有效地保护和利用公证档案, 确保公证档案的完整与安全。

二、规范立卷与归档

立卷, 是将处理完毕的文件资料, 按规定的顺序进行整理、装订, 组成案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作, 其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点:

1. 调整组卷。

对于每一件公证事项, 应按年度、办证类别、一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时, 必须遵循公证档案的形成特点和规律, 按照国家档案立卷的原则和要求, 对所收接的每一份公证文书材料进行审查。审查内容: (1) 归卷的公证材料是否齐全完整, 对破损的材料要修补或复制, 剔除重复、多余的材料; (2) 归卷的公证材料的排列顺序是否得当, 并保持一定的联系; (3) 归卷的公证材料是否有保存价值, 并确定保管期限; (4) 归卷的公证材料数量是否合适, 材料数量太多可酌情分卷。

2. 排列、编号。

组卷的材料排列顺序, 应严格按照司法部的有关规定执行, 并根据国家档案局的有关规定和要求, 应将公证书排在首位。对组卷的材料, 除卷宗封面、卷内目录和卷底外, 均由阿拉伯数字逐页编号。

3. 编目、装订。

一是按照卷内公证文书材料的排列顺序, 逐项填好卷内目录。填写时, 应将每件文书材料的题目名称, 承办人姓名、年月日一一填写清楚, 并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明, 应逐项填写在备考表内, 并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料, 避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物, 然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查, 对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、图纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后, 应在活结处封签, 并在起封线上加盖立卷人名章。

4. 及时归档。

公证事项办结后, 办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交, 办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷, 在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查, 凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案, 应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等, 逐盘登记造册归档。档案室应将接收的案卷及时登入归档登记薄。为了保密, 可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。

三、借调与查阅

公证机关应严格执行保密制度, 建立公证档案借阅制度和档案借阅登记薄。公证档案不同于党政机关一般的文件档案, 它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点, 同时还具有诉讼上的证据作用, 可作为证据在诉讼中被法院直接采用, 所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续, 并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要, 借阅公证档案的, 应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的, 应出具正式查卷函件, 经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼代理的需要, 向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明, 经公证处主任批准后, 可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案, 要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损, 应立即追查。

四、保管与销毁

保管期限的标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据, 公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡属于需长远查考、利用的公证档案列为永久保存。凡属于在相当长时期内需查考、利用作为证据保存的公证档案, 列为长期保管, 保管期限为60年。凡属于较短时间内需要查考、利用作为证据保存的公证档案, 列为短期保管, 保管期限为20年。鉴定公证档案保存价值的原则, 是鉴定公证档案保存价值的依据, 同时又决定档案的保管期限。保存价值越大, 保存期限就越长;保存价值不大, 保存期限就较短。

浅谈企业文书档案的保密管理 篇8

关键词：企业文书；保密管理

企业文书档案是在企业运营过程中形成的，是企业业务活动、生产活动和管理活动等正常运转支撑平台。企业的各项业务决策都需要文书档案信息的支持，企业利益的维护也需要文书档案信息的证据支撑，对企业的作用是重大而且无可替代的。但是，在市场经济和信息化的背景和潮流下，企业的文书档案（以下简称文档）保密管理工作又面临很多的问题。

1.目前企业文档保密管理存在的问题

1.1内部存在主动泄密

外部的安全威胁还处于可预见的位置，内部的安全威胁则防不胜防。从某种意义上讲，任何一个可以接触机密信息的人都是不可信任的。移动存储设备已经无处不在，移动硬盘、U盘、便携式计算机的红外传输设备，蓝牙传输设备都为文档的外泄提供了可能的途径。用一个小小的U盘就可以把企业的机密传输到竞争对手手里。

1.2木馬、后门盗窃文档无处不在

在互联网高度发达的当今社会，木马、后门程序无处不在。大量的为了经济目的的木马程序正暗中监视着目标的一举一动，而且可以轻易地将目标的重要文档传输给竞争对手手。

1.3简单的口令保护形同虚设

很多企业意识到了文档保密问题，他们使用了文档处理软件提供的简单保护功能。传统的办公软件提供了打开口令等手段进行文档的简单保护，但是这些软件的口令保护都是基于弱加密的，网络上有很多软件可以轻易地破解它们的密码。

1.4外部协作令人不安

当与合作伙伴协作时，为了便于他们对文档的访问，只能给它不加任何口令的文档。此时，文档在合作伙伴手中，限于安全管理水平，这些文档仍然处于完全无保护状态。

2.加强企业文档保密管理的措施

2.1制定规范的文档管理制度

企业应该不是简单地关注于事务性活动本身，应该对档案管理人员和档案人员的知识和能力素质有新的要求。要求他们熟悉文档业务流程，知晓文档事务处理的一般性、规范性、标准性的东西；进一步树立文档一体化的理念，逐步熟悉文档电子化处理业务并逐步过渡到电子政务。这项工作要求在人事选择的开端就注意，即通过选拔合适的、有经验的、有过专业训练背景的人选，防止选人不当造成工作失误或者增加后期企业培训的成本。管理者还要通过定期或不定期考

核，使文档人员的工作始终保持谨慎性、严谨性。还可以实行灵活的奖金分配制度，调动文档人员的积极性和创造性。

2.2企业必须在财力方面保证文档保密管理的资金需求

企业要完善文档室的建立、电子设备投入以及人员的培训工作等等。企业管理者要舍得投入必备的机器设备，特别是计算机和其它网络设备。资金除了保证硬件的投入，还要在培训方面进行投入，要持续不断地提高文书档案人员的专业技术水平。能够掌握办公自动化操作及系统管理技术，能够通过计算机对文档进行运转、管理、分类、鉴定、检索、编目和利用等，以适应文档处理工作新的模式，形成科学化处理文档。某种程度上，中、基层文档处理工作的好坏直接决定了整个企业的文档保密管理水平。所以，除应选送文档人员进行多方面、多层次的专业技术培训外，还应对下属单位的文档人员开展有计划、有针对性的培训工作，促使文档人员更新知识，提高业务水平。

2.3控制文档的使用权限

2.3.1内部权限管理

可以精确控制文档的可访问用户。当没有权限访问的用户拿到文档时，不能打开。而且在授权过程中，只需要作几少的附加操作，不改变用户的使用习惯。

2.3.2方便外部协作

当文档要发送给外部合作伙伴时，依然处于只读或受控形式的加密状态。文档不能被轻易复制和分发，即使第三方拿到这一文档，依然无法打开使用。

2.3.3完整的操作日志

在文档加密、授权、进行外部协作时，要有完整的操作日志，便于事后审计。

2.3.4保证文档可靠性。保证在无论何种情况下，只要是授权用户就可以打开文档，保证文档的完整性和可靠性，不会因为意外的事件而导致文档损毁。

2.4使用各类软件防止文档泄密

可以使用杀毒软件解决木马、后门程序等造成的信息泄露；防火墙可以解决防御一部分知名木马、后门程序的问题。人们可以在防火墙上挡住木马的通讯端口来解决这类问题；可是使用内网管理软件解决网络传输、U盘拷贝等容易出现的泄密问题；使用加密软件用户未授权或通过木马、后门程序拿到了这些文档后，因为没有密钥，无法打开文档；很多企业跟随时代趋势可以与相关的软件开发商合作，引入OA、ERP、BRP以及PDM等文档管理系统。

总之，企业文档信息管理的任何失误，不但将给企业带来巨大的经济损失，而且还会影响企业的声誉，降低企业的竞争力，导致企业的市场份额、收入和市值迅速流失。所以，企业一定要加强和重视对文档的保密管理工作。

参考文献

[1]张秀丽.田雪华.试论信息化环境下企业文档管理的问题与对策[J].经管空间.2010.4

[2]盛瀚.文档安全管理技术[J].中国高新技术企业.2008.7

文书档案管理部分试题 篇9

1、（登记）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。

2、按我国现行规定，文书档案的保管期限分为（永久、定期）。

3、承办是公文处理过程中的（中心环节）。

4、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（13）种。

5、本单位综合性的、和以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（永久）。

6、（拟办）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。

7、本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件保存价值（大于）一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。

8、对上文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（1～2月份或6月份）完成。

9、（10年以下保存的文件）可不用去除文件上的金属钉。

10、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（30年和10年）。

11、（承办）是公文办理过程中的中心环节。

12、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（永久）。

13、10年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，其保管期限为（永久）。

14、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（处置办毕公文）。

二、多选题

1、公文标题由（A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的）组成。

2、公文结构的必备要素有(A、标题 B、正文 C、成文日期 D、责任者).3、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为(A、永久 D、定期)两种.4、公文结构的必备要素包括（A、公文的标题、正文 B、发文字号、主送机关 C、成文日期 D、公文制发责任者）。

5、各单位档案部门应结合（A、国家档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 B、本地区档案行政管理部门关于文件归档的有关规定C、本行业（系统）主管部门关于业务文件归档的有关规定D、本单位工作职能及文件产生情况），制定本单位的归档制度。

6、凡反映本单位(A、主要职能活动 B、基本历史面貌 C、在维护国家、单位和职工权益)等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。

7、凡反映本单位(C、重大活动 D、在一定的时间内)有查考利用价值的材料，应列为定期保管。

8、归档就是（A办理完毕）的文件经（C、系统整理）交档案室保存的过程。

9、归档时每份文件必须齐全完整，即（A、文件的定稿与正本B、主件与附件C、正本与副本）必须完整齐全。

10、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》D、本单位主要职能和主要业务工作的实际）。

11、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（B、穗档〔2006〕1号 C、穗档办〔2006〕1号）。

12、归档文件的特点是（A、办理完毕

C、系统整理D、来文机构的规格很高）。

13、公文构成要素中的收文单位包括（B、主送单位 C、抄送单位）。

14、归档的时间一般设定为（A、1至2月份 B、6月份）。

15、对于本单位收文，是以是否（B、本单位是否贯彻执行（办理）C、与本单位工作有直接关系的文件）为归档判断标准的。

三、判断题（共 8 小题，每题 5 分）

1、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。N

2、本单位在修订《文书档案保管期限表》时，可照搬照抄《广东省机关文件档案保管期限表》。N

3、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用。Y

4、办理完毕是指文件所指工作全部办理完毕.N

5、“以我为主”，就是以本单位各项活动形成的文件材料为主。Y

6、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。N

7、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨的党务或行政会议记录本应归入其终止的归档；跨的会议文件应归入会议闭幕归档。Y

8、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。(对)

9、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。Y

10、本单位形成的文件中大部分都要归档。Y

11、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。Y

12、“有文必档”和“有档不归”都是错误的。(对)

13、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。

(错)

文书档案管理制度(37) 篇10

为加强和促进本企业文书档案管理工作，保证国家政策、法律、法规及上级文件精神的贯彻落实。本着健全档案，更好地服务于经济发展和安全管理的宗旨，特制订本制度。

一、文书档案包括：

1、国家各级机关下达的文件（含法律、法规）以及企业贯彻执行中直接形成的具有保存价值的文字、图表、电子文档、音像资料等。

2、企业自身发展和加强管理所形成的各类制度、责任制、操作规程。

3、办理各类证件所需资料等。

二、文书档案资料实行分类负责实施与集中归档相结合的原则，遵循务实管用，易于操作，便于检查和保存的原则。并设置档案室（隶属厂办），明确专人负责。

三、文书档案资料实行分类建档，统一管理。计分为九类： 第一类：国家政策、法律、法规，上级文件。需建立收文登记薄，按年度归档（厂办负责，下同）。

第二类：企业转化国家政策、法律、法规，上级文件及自身管理需要所形成的系列制度、责任制、操作规程等（厂办、安全科）。

第三类：各类证件类资料。指办理营业执照、危险化学品登记、安全许可证、各类保险、质量环境体系认证、产品标准、安全管理资格、操作证等（厂办、安全科）。

第四类：各种设备、设施台帐资料，保修卡，合格证等（含特种设备）（安全科）。

第五类：各级安全监督部门的检查、历年安全现状评估、专家检查、应急预案、重大隐患整改、防雷检测等（安全科）。

第六类：企业人员登记表、职工花名册、职业健康、职业卫生检测资料、劳动合同及人员变化情况等（厂办）。

第七类：企业筒况、基建资料及改扩建资料等（厂办）。第八类：企业安全管理需要而签订的各类协议（包括防雷、专家检查、职业卫生等方面），上级部门与本企业签订的责任书、回执等（安全科）。

第九类：企业产品技术标准等方面资料（包括一书一签及对方产品的一书一签）（生技科）。

四、上述九类档案资料除涉及安全部门的档案由安全科管理，产品技术档案由生技科管理外，其余归厂办管理。年底进行整理，分类装订后归档。

五、、厂办建立借阅登记薄。凡需上述资料外出办事一律办理借阅登记手续，归还后应及时注明。

浅析文书档案管理工作的创新 篇11

【摘要】本文介绍了文书档案管理的特征以及必要性和迫切性，探讨了文书档案管理工作的创新策略。

【关键词】文书档案管理；工作创新；策略

一、前言

文书档案记载着社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、科学决策、强化管理、生产经营、研究开发等方面的过程和成果。文书档案工作是档案工作的重要组成部分，是一项政治性、服务性、技术性较强的工作。随着时代的发展，如何创新文书档案管理工作，提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求及适应日趋发展的新形势，已成为文书档案工作面临的新课题。

二、文书档案管理的特征

（一）文书档案管理的目标是记录“历史”。文书档案管理主要是对发生的事件，包括相应的文件、文书等进行记录并整理归档。其中文书档案管理主要涉及到文本资料的收集、整理、编号、保存、借阅等过程，这就要求文书档案具有一定的安全性和完整性。文书档案管理最终的目的是记录历史，以便于后人对历史真相的了解和借鉴，发挥档案的应有作用。

（二）文书档案管理的核心是文书工作。文书档案产生的基础是文书工作。文书工作主要包括对文件的收集、整理、分类、归档以及过程中涉及的登记、转运、催办等事务。档案工作在文书工作的基础上对档案进行统计、检索、保管等工作，其主要来源于文书。

（三）文书档案内容的丰富性。文书档案是一个群体中真实事件的记录与反映，内容丰富多样，可以是行政管理、党群管理、科技管理、会计管理等产生的文书文件，也可以是照片、录音、影像等电子档案。

三、文书档案管理工作在新形势下进行创新的必要性和迫切性

（一）文书档案管理工作表现出的滞后性。不适应科学化管理的要求，缺乏制度创新。大部分事业单位和国企在新形势下进行了大力度的创新，分管领导主抓建设大制度，但是很少有人问津修编档案规制，对法制化、科学化和规范化档案管理造成了严重影响。文书档案管理工作带有明显的党政机关档案管理色彩，机制几十年不变，不能适应新的外部环境。“重藏轻用”的传统思想一直存在于实际工作中，在可持续发展的大环境下档案工作显得相对滞后，使文书档案工作在价值上大打折扣。

（二）在新形势下文书档案管理的创新工作面临新的机遇。文书档案工作在改革发展中面临全新的人文环境。如今的信息社会在信息运转效率上对企事业单位的要求更高；将会有大量深层次的历史问题出现伴随着国企及事业单位的改革，文书档案工作需要为国企和事业单位提供佐证；整理、收集、利用信息的工作在激烈的市场竞争中比以往都重要，这些重任应该由档案管理部门来承担。文书档案工作因为信息化将面临新的技术环境。在建设远程互动平台及局域网方面各个企事业单位随着国家信息化建设的不断推进也取得了不同程度的进展。文书档案管理部门的存储介质、管理手段也应该与技术环境同步发展，这样才能更好地编研、归集信息来为企事业单位提供利用服务。

四、文书档案管理工作的创新策略

（一）管理制度创新。文书档案管理制度的创新是保障文书档案管理工作顺利开展的基础内容。在创新的过程中需要根据单位发展的实际需要，并在原有的管理制度基础上进行改革，使原本制度中存在的不完善之处能够得到弥补。同时应重视领导责任制度的创新，以此来为现代化档案管理提供支持。此外，应保证制度建设与现代社会发展需求之间相适应，提高制度创新的有效性和完整性。

（二）管理手段创新。信息时代的到来给文书档案管理工作带来了一定的挑战。传统的手工工作方式在当前已经很难满足时代的需求，因此，需要从文书档案的管理手段上进行创新。一方面是文书档案的信息化管理，应认识到文书档案管理的重要性，并在此基础上提升文书档案管理的安全性和完整性。将传统的纸质管理模式积极转换成为信息管理形式，将档案进行编号整理，并对其进行安全设置，保证信息的安全性同时也能方便档案信息的及时调取利用。此外，也可以利用条形码或者二维码等方式来进行信息的检索和录入，不仅能提升信息的应用性，同时也能有效提升工作的效率。

（三）管理人员素质创新。管理人员是保证文书档案管理水平上升的重要部分，因此单位一定要重视起文书档案管理中的人员管理，并对此制定相应的管理制度。作为管理人员素质上一定要积极地进行创新，不仅要有较强的专业能力，同时还要有素质上的提升。对此，单位应定期的组织管理人员参与到工作能力测试当中去，针对测试当中的不足之处来制定相应的培训计划，使之能及时地得到思想上的更新和工作能力的提升，促使工作人员得到全面素质发展。此外，单位应积极创新激励制度，通过激励的方式来彻底的改变传统工作中的管理现状，将文书档案管理工作的晋升作为奖励的主要手段，并适当地给予相应的物质奖励。

（四）工作效率创新。工作效率的创新指的是在工作效率上能得到突破，真正的提升工作效率。首先，要想得到工作效率上的提升，应加大文书档案管理的宣传工作，并明确单位档案管理的目的，只有有了明确的目标，工作效率才能真正的得到提升。其次，文书档案管理工作中一定要做好工作的协调管理，要认识到工作效率的提升与各个部门之间的协调性是不能分开的，只有在思想上达到了共同的认识，在工作中才能相互指导、相互服务，从而提升工作效率。此外，工作效率提升中应重视员工的工作经验积累。管理人员需要根据自身的工作经验来找到工作中存在的问题，并在此基础上进行不断地改进，这对工作效率的提升将起到重要作用。

五、结束语

对企事业单位实现经营战略和管理效率的不断提高，档案管理观念需要不断地更新，文书档案工作的创新具有深远影响。档案管理手段还需要积极的探索和尝试新办法，才能对企事业单位的经营成果和整体发展状况进行全面、真实的反映。

参考文献

[1]陈鹰.现代档案管理工作的创新途径分析[J].办公室业务，2013（07）：178-179.

关于机关文书档案管理思考 篇12

一、机关文书档案管理的现状分析

(一) 纸质档案管理中存在的问题分析。

首先, 机关领导对于档案管理工作没有足够重视, 没有安排足够的人员去进行管理, 使得文书档案的管理效率低下。另外, 安排的管理人员并不具备专业的档案管理的知识, 管理意识也比较淡薄, 这样就会直接影响档案管理工作的进行。其次, 收集的档案资料不齐全。在收集和整理资料时, 各个科室不能相互配合, 这样就很难保证收集的资料比较齐全, 而且很容易造成一些具有重要价值的信息被遗漏, 会给档案管理工作带来巨大的损失。另外, 有的工作人员长期借用一些有价值的文件, 导致档案的不完整性, 给档案管理工作带来了诸多的不便。再次, 对于档案的利用效率也不高。由于机关单位中的档案种类多, 数量大, 这使得管理工作变得异常的复杂。很多档案虽然已经建立, 但是没有直接为社会和机关对象服务, 使档案的利用率较低, 档案的建立形同虚设。

(二) 电子档案管理中存在的问题分析。

第一, 电子档案经常出现失真的情况。与纸质档案相比, 电子档案出现差错的概率要高得多, 很容易出现被复制、篡改的现象。这样使档案的原始性出现了差错, 在信息传递的过程中, 影响信息的真实性, 并且还需要付出大量的技术和资源成本进行维护, 使得维护的成本增高。

第二, 很难保证电子档案的完整性。在对电子档案进行编辑时, 很容易出现不及时保存的现象, 这样就会导致信息的丢失;有的电子文件的结构比较复杂, 保存的时候流程比较多, 一旦出现不当的操作, 就会造成信息的缺失;在对文件进行处理时, 各种背景信息就会不断地增加, 这样在信息逐级传递的过程中, 就会造成缺损、丢失的现象。

第三, 电子档案的安全性较差。由于电子数据比较容易进行修改, 这就给一些不法分子提供了便利。一些黑客直接对电脑进行攻击, 窃取重要的档案信息, 或者非法篡改信息, 使电子档案的安全性没有保障。

二、机关文书档案管理的策略

(一) 针对纸质档案管理的策略探讨。

第一, 要加强档案管理人员的综合素质。首先, 机关的领导要对档案的管理工作给予足够的重视, 为档案管理人员的培养提供一切便利的条件。其次, 要建立一支高素质的档案管理的队伍。对档案管理人员进行相关理论知识的培训, 以提高他们的业务基础素质;通过经验交流的方式, 提高工作人员的知识水平以及相关的职业技能, 这样就能有效地提高工作效率。机关的领导要经常鼓励工作人员, 提高他们工作的积极性, 使整个工作团队和谐稳定。

第二, 建立完善的档案管理的规章制度。机关文书档案的管理工作要向标准化和规范化发展, 因此, 要建立并完善档案管理的规章制度, 对各个工作细节都要进行严格的规定, 工作人员必须按照规定执行。将档案管理的工作放在与其他工作同等重要的位置, 使档案管理工作不断向正规化发展。

(二) 针对电子档案管理的策略探讨。

第一, 通过建立防火墙保证电子档案信息的安全性。防火墙的建立, 能够防止其他网络, 包括非法网络对信息资源的访问, 这样就能阻止信息的外漏, 也保证信息不被篡改, 从而保证了电子档案的安全性。

第二, 加强电子档案管理的有序性。首先, 档案的管理人员要加强对信息的保护意识, 并具备对电脑的基本操作技能。其次, 工作人员要对所有的信息都备份, 防止信息丢失, 造成巨大的损失。再次, 为了提高电子档案信息的安全性, 要将电子文件设置成“只读”的状态, 这样就能防止信息被篡改, 使电子文件的原始性和真实性得到了保障。

第三, 要进行密码的认证。为了防止电子档案在信息传递的过程中, 被其他人篡改或者替换, 需要进行消息认证的技术。其中, 最常用的方法就是进行密码的认证, 也就是不知道密码, 就不能够随意访问电子档案信息, 当然也不能进行修改。该方式有效地保证了电子档案信息的完整性和真实性, 也提高了信息的安全性, 保证其不被随意窃取。

三、总结

对机关文书档案进行有效的管理, 能够提高机关工作的效率, 对机关的工作起着重要的作用。因此, 要不断地提高档案管理人员的素质, 完善档案管理的相关制度, 有效的解决管理中存在的问题, 更好服务社会, 服务人民。

摘要：档案管理是一项基础的工作, 但是在机关单位中却起着重要的作用。只有做好档案的管理工作, 才能保证其他各项工作有条不紊地进行。本文简要分析了目前机关文书档案管理中存在的问题, 并针对这些问题提出了相应的改进策略, 为机关单位的档案管理提供了一定的参考。

关键词：机关单位,文书档案管理,策略

参考文献

[1]李娜利.机关文书档案管理中存在的问题及对策[J].河北联合大学学报 (医学版) , 2012, 14 (1) :117-118.

[2]徐桂峰.信息化条件下机关文书档案管理探讨[J].办公室业务, 2013 (13) :155;163.

文书与档案的管理工作 篇13

文书处理流程

1、收文管理：文书接收——〉文书分类——〉收文管理——〉分文管理

2、发文管理

一、文书接收

1、审核信封或包封外标记，确认收文机关，清点数量

2、综合办公部或职能部门对已收入的公文进行清点、核对与检查，签收

3、对接收的文件，还应检查文件内容是否属于本机关职权范围或业务范围，有不属于本机关的职权范围或业务范围的，拒收或作说明后退回（主要针对上级、平级、和不相隶属机关的来文）；下级上报的需要办理的文件，还要审核是否符合行文规则，是否符合国家法律、法规和其他有关规定，涉及其他部门或地区职权的事项是否已经协商、会签，文种、格式是否规范。

★ OA系统中，应对发文者发送收文回执，回执应标明收文标题、数量、收文日期等相关信息。文件不宜长时间放置在“收件箱”中，必须对收到的文件进行登记，如填写文件标、题、发文字号、发文机关等内容信息，建立收文数据库。

二、文书分类

1、根据办文程序、规定或惯例分类，阅知件与办理件、急件与平件、秘密文件与非秘密文件。

2、根据文书秘密等级分：绝密（极为重要，并不得向无关人员泄露的文件）；秘密（重要，不能向无关人员透露的文件）；机密（不宜向外透露的文书）

3、根据文书的种类分：请示、报告、决定、决议、批复、通告、通知、通报、函、会议纪要等。

三、收文管理

一般分为：办理件和阅知件 办理件：拟办——批办——承办

阅知件：拟办——（批办）——组织传阅

拟办：有关人员对需要办理的公文提出建议性处理意见的参谋活动 针对不同情况提出相应的拟办意见：

（1）对上级来文的拟办，应指明办理、贯彻落实的部门或具体人员，并提出具体要求，如“拟请XX局研究落实”、“请XX同志批示”，使相关部门或人员能够明了自己的任务和责任；如果笼统写为“请各位局长阅示”则容易产生如下困境：各位领导阅文后都批示了意见，且所批意见不一致，导致矛盾、抵触，降低文件办理的效率。

（2）对下级机关或平行、不相隶属的来文机关的拟办，需要明确指定负责承办文件的业务部门或业务人员以及注明办文时限。如：“拟请XX处XX同志负责办理，在X日X月前办复”，责任到人，明确办理时限。

（3）对需要联合办理的公文拟办，应明确指定牵头单位，以免机构之间互相争办或相互推诿。必要时，在指定牵头单位的同时，还应明确如此安排的原因，便于主办和协办单位明确责任，相互协作，共同完成任务。例如：“拟请XX处牵头，XX处、XX处协助办理”，牵头单位是主办单位，承担主要责任，其他协办单位有义务配合主办单位完成文件的办理，也为领导批办提供基础。（4）对难以提出具体办理意见的文件，在拟办前可先与文件内容涉及的相关部门联系沟通，听取意见后再提出拟办方案。如各部门意见不一，应分述各种分歧意见，认真研究其可行性，提出自己的倾向性意见，并说明理由，供领导批办时参考。批办：领导人对文件办理提出最终处理意见的决策性活动。

批办的意见要求高度明确、肯定、具体，批办意见通常写为：“同意拟办意见”、“请XX办理”、“请XX审阅（阅示）”、“请XX查复”等；或在确定承办部门的同时，对如何办理提出原则性的意见，并签署姓名和日期。

承办：对公文的阅读、贯彻执行与办理（或回复），使公文内容所针对的事物与问题得以处理和解决的活动。承办的要求：

(1)确认承办责任（2）处理好承办原则性和灵活性的关系（3）维护文件的实效性 文件承办的经过和结果主要可以分为以下不同情况：（1）发文承办的，注明复文号、复文日期。

（2）会议承办的，注明会议名称、会议时间和议定事项。（3）电话回复的，注明时间、地点、人员、主要内容。

（4）当面解决的，注明时间、地点、解决方式方法、措施与结果

发文管理

1、酝酿、草拟

（1）准确解读领导交办写作任务的意图，广泛收集、阅读、选择材料，设计表达文稿主旨（站在发文机关的立场起草文稿）（2）反应现实工作需要和实际情况（3）符合文件写作规范（4）树立时间观念，及时成文

2、审核、签发 审核从4方面入手：（1）明确是否有行文的必要（2）确定文稿内容是否符合要求：表达是否规范、内容是否真实、是否符合国家方针、政策、法律等、是否符合机关发文目的（3）核查文稿文面是否符合规范：文件数据项目的表达和排版格式的外在形式（4）检查文稿是否符合行文行文规则：是否符合统一规范和控制文件行文主体资格、行文关系和行文方向等一系列制度、规则。签发：（1）正确选择签发类型，明确签发责任（2）坚持先核稿后签发（3）保证签发的有效性与合法性（4）规范签发意见的位置：必需有签发人姓名和批注意见

3、复核、校对 复核工作重点：（1）核查文稿的审核人、签发人是否合法，有无越权或侵权情况；是否规范地签注了发文意见、姓名和日期（2）文件具体的发授范围是否必要、是否明确；主送和抄送范围的选择是否恰当清楚；紧急程度、保密等级是否合理； 印制份数、发文字号是否有误，主题词标注是否准确规范等（3）附件材料的件数、页数是否与附件说明一致，是否有遗漏，其内容是否完整无缺（4）文书格式是否统一，文体字号、标点符号、数字、公式、层次序数、页码、表格、注释的表达格式是否符合国家有关规定，表达文件内容的各数据项目的结构格式是否规范

校对：校对符号、字符、语句、行段、公式、图表、排版格式等

4、用印、登记

用印的要求：印制定专人保管；监管用印过程；印迹必需端正、清晰、完整

5、发出、公布

文书立卷归档管理

公文的去留:从公文之间的整体联系上把握其留存价值，保持文件之间的有机联系；对其中一时不能对保存价值作出肯定性判断的公文，可采取“宁宽毋严”的原则，允许暂存一段时 间。

公文整理必须坚持以下原则：遵循公文的自然形成原则，保持公文之间的有机联系，区别不同的价值，保证归档文件的齐全、完整、便于保管和整理。

在归档的文件材料中，应将`每份文件的正件和附件、印件和定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种蚊子形成的同一文件立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

文书归档，按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限等进行整理，并在“文书保存本”做好登记。

卷内文件材料应按并列顺序，依次编写夜号，装订的案卷应统一在有文字的页面材料的背面的左上角打印页号。

永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录放在卷首。

一、分类方法

1、分

不同的文件一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨的规划放在针对的第一年卷；跨的总结放在这针对的最后一年卷；跨的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按有关规定执行。

2、分组织机构

首先，将公文分成党、政、工、团等不同性质的组织机构大类别；其次，在大类别中`，每一类别再按组织机构继续分类。

二、档号的表示方法

A1A2—B1B2C1C2D1—E1E2 其中，A1A2经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。

三、档案保存期限常识

1、永久保存

（1）公司章程（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）其他经核定须永久保存的文书

2、十年保存

（1）预算、决算书（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保存十年的文书

3、五年保存