会计档案网络信息化建设论文

摘要：随着现代科学技术的发展，档案管理的现代化和信息化已经成为不可逆转的大趋势。会计档案做为档案工作的主要门类之一，实现会计档案信息化势在必行。然而由于缺乏明确的保障机制、规范的建设标准、较高人员技能水平以及适配的风险防范机制，会计档案信息化建设质量并不高。下面小编整理了一些《会计档案网络信息化建设论文 (精选3篇)》仅供参考，希望能够帮助到大家。

会计档案网络信息化建设论文 篇1：

信息化条件下会计档案的电子化研究

摘要：随着大数据、云计算的快速发展，信息技术在各行各业得到广泛应用。会计档案作为企业经营管理活动的重要组成部分，电子会计档案具有降低成本、利于共享、提高效率等优势，所以应该突破传统纸质会计档案的限制，推广使用电子会计档案。然而使用电子会计档案面临着技术水平低、专业人才缺乏、制度不健全、安全隐患较多等问题，故推广电子会计档案还需要加大技术投入、加强人员培训、健全相关的制度法律等。

关键词：信息化 电子会计档案

2013年末，财政部发布了《企业会计信息化工作规范》，这一规范中首次提到了会计资料的无纸化概念，极大地突破了我国的传统会计理念。2015年12月11日国家财政部、国家档案局令第79号发布《会计档案管理办法》，通过本次的修订，会计档案被定义为“各种形式的会计资料”，包括了通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。从此电子会计档案的合法性、合规性得到制度层面的保障，弥补了相关管理制度的空白。随着科学技术日新月异，传统的工作流程与方式发生了巨大改变，企业不再仅仅拘泥于传统纸质的办公状态，通过不断地探索，正在尝试使用无纸化办公方式，推广电子化的管理模式。会计档案包括了会计凭证、会计报表、财务报告和其他会计资料几个部分，详细且准确地记录了一切经济活动，发挥着非常重要的记录价值。电子会计档案使档案的生成模式发生改变，通过相关流程将生产中的电子文件直接形成档案来进行保管利用。

一、电子会计档案与传统纸质会计档案的区别

(一)档案的传递方式不同

传统的会计档案一般使用纸质材料，部分还需要通过邮递的方式进行人为传送，传输过程较为复杂，耗费时间较长，邮递成本高。而电子会计档案通过网络进行系统传输，仅需几秒钟的时间即可完成传送，节省了人力、物力、财力，还可以避免邮递过程中的遗失、损毁、泄露等问题，极大地提升了工作效率。

(二)归档的方式不同

传统会计档案的归档是按规定将所有核对正确的纸质会计档案分类别进行装訂后统一保存，而电子会计档案通过建立财务共享中心，将系统传输的会计档案统一保存。此外，传统会计档案在归档期间可能会出现部分错误或纸张破损等问题，需要与原开票人取得联系重新开具，重新邮寄，待取得正确凭证后再归档，浪费了时间，也使效率降低。而使用电子会计档案可以有效的克服这些缺点，可以直接在计算机上使用相关技术更改，操作十分方便快捷，也不会出现纸张上的问题，大大的提升了工作效率，但也存在会计电子档案被更改却不被发现的隐患。

(三)保管的方式不同

在传统的纸质会计档案保管模式下，需要专门建立一个保管室用来保管装订好的会计档案，查找相关档案时需要人为在大量档案中搜寻，而电子会计档案是将分好类的电子档案统一储存在系统里面，非常方便快捷，搜寻相关档案时只需搜索关键词就可以快速查询，节省时间提高效率，但需要安全性高的保管系统。

二、使用电子会计档案的意义

(一)有利于降低存储成本

使用电子会计档案大大减少了纸张的使用，不但为企业节约了管理成本，也可以降低企业的存储成本。会计档案管理办法规定，纳税申报表、银行对账单等保存10年，原始凭据、记账凭证等保存30年，还有需要永久保存的会计档案。企业需要极为严格的存储条件来保管如此长时间跨度的会计档案，不仅需要足够大的存储空间，而且还需要防腐、防潮、防盗、防火。而会计档案电子化依托信息技术，将档案信息存储在专业设备中，节省了空间，节约了纸张，降低了成本，提高了效率。

(二)有利于数据共享，提高利用率

在纸质会计档案保管模式下，财务部门若要与外界共享财务信息，需要经过繁琐的交管程序，人工查找档案、搬运档案，事后归还档案，一切依靠手工操作的方式，花费的时间长，降低使用效率，使会计档案的使用价值极为有限，难以真正发挥档案的经济价值。而电子会计档案不受地域性、时效性的限制，借助互联网，利用信息技术，直接从计算机读取所需要的信息，实现会计信息在不同部门、不同科室之间的共享，提高会计信息的经济价值，更好地为企业生产经营服务。

(三)有利于提高企业的财务管理能力，促进会计改革

在传统的会计档案管理模式下，财务人员和档案保管人员需要花费大量的时间精力进行档案的收集、整理、归纳、归档，但由于后期查阅借阅过程复杂，使用率较低，成本与收益不成正比。通过会计档案电子化管理，电子文件可以自动归档，节约人力，将财务人员从繁杂劳动中解放出来，可以利用云计算、大数据等平台实施信息共享，提高数据处理能力，利用财务数据分析财务指标，财务人员更多的从事财务预算、财务决算、绩效评价、财务报表分析等工作，提高财务管理能力，促使企业由财务会计向管理会计转型。

(四)有利于提高工作效率，降低人工失误

通过电子会计档案的管理方式能提高管理的精确性和安全性。对于规模较大的公司来说，如果档案资料在管理中出现问题，便有可能给公司的利益造成极大的损失。在大规模的经济管理中，人工操作的失误率更高，纸质档案的保管安全性较差，容易出现档案丢失或遗漏的问题，对于公司重要文档的保管极为不利。而电子会计档案通过云数据进行电子化的管理，加快数据传输速度，节约时间，电子化管理能够及时保存数据，实时提取数据，通过加密功能保障信息安全，还有利于信息共享。电子会计档案以其独有的优势，将人工失误降到最低，提高了会计管理工作的效率。

(五)有利于减少资源的消耗，绿色环保

在传统的会计档案保管过程中，每次的分析整理和计算都需要使用大量的纸张，长期积累下来造成了大量的资源消耗，给环境造成污染。而电子会计档案可以直接传输电子信息，不必要浪费纸张，能够给公司带来清楚、快速的归纳结果，如果需要更改数据，可以直接通过电子信息进行更改，不需要浪费纸张，实现绿色办公。

三、电子会计档案管理的难点

(一)企业信息化建设起步晚、水平低

电子会计档案是信息化建设的必然趋势，其受限于企业的信息化建设水平。会计电算化的应用虽然在目前得到了普及与快速发展，逐步代替手工记账的方式成为会计核算的主流方式，但受限于技术、观念、费用等，企业只注重将会计电算化应用于会计凭证、账簿、报表等，而在电子会计档案的数据、软件读取的平台及磁存储介质存储的备份及归档保存应用不足，即纸质的会计档案与存储会计数据的磁性介质档案之间没有实现同步的归档，对会计信息资源的完整性和整合性造成影响。会计信息化是信息化大背景下会计改革的必然结果，虽然实施会计改革，建设会计信息化是我国“十二五”时期的重要战略目标之一，但会计档案电子化作为会计信息化的重要组成仍处于初始阶段，而且需要大量的经费投入，这对我国企业的信息化基础建设造成影响，影响了会计档案电子化的建设进程。

(二)电子会计档案的管理制度标准不完善

《会计档案管理办法》对管理电子会计档案提出了新的要求，但电子会计档案的相关宣传和应用仍然没有得到一些企事业单位领导人的重视，关于电子会计档案相应的管理制度、归档程序等规范及技术标准在大多数的单位中仍然十分不健全。所以电子会计档案的实际管理中存在很大的主观性，分类错误、缺少备份、查找不到等问题容易发生，在一定程度上影响了电子会计档案的使用。

(三)电子会计档案管理的安全隐患多

计算机、网络、信息系统和存储器对于电子会计档案的保存和利用来说缺一不可，而这些也极易带来安全问题，电子会计档案的存储介质保存环境如果不达标，比如出现受潮、消磁、高温、灰尘等现象，就可能会造成数据受损，从而使电子会计信息的真实可靠性受到很大影响。除此之外，会计信息一旦被修改在网络环境下具有隐蔽性，如果网络安全不能得到保证，电子会计档案的信息就存在被改动或泄露的风险。许多单位的管理工作人员需要提高对于电子会计档案的安全管理意识，网络的安全技术水平还有待提高，还亟需完善电子会计档案的安全保密环境。

(四)电子会计档案管理人员的水平低，缺乏相关的培训

胜任电子会计档案的管理工作不仅需要工作人员具备档案管理的专业知识，而且还要求具备必要的财务管理、计算机操作、网络安全软件和硬件维护等专业技能。传统的纸质档案大部分依靠保管人员的手工整理，需要计算机操作的部分很少，因此在电子会计档案的保管过程中现有的保管人员很难达到要求。但是，能够熟练掌握现代化计算机技术的会计电子化档案保管人员非常少，许多单位都缺少能够熟练掌握计算机技术的管理人才来保证电子会计档案的完整性和安全性。而且电子化会计档案还没有受到一些单位的重视，他们不能定期对相关保管人员进行培训，导致保管人员的水平提高十分有限，对电子会计档案的管理要求还不能满足。

四、加强电子会计档案管理的对策

(一)加强领导的重视，提高企业的电子会计档案意识

企业加快建设电子会计档案的关键是得到领导的重视，而会计核算作为企业的重要经营管理活动，会计档案管理作为企业管理的重要组成部分也应该受到领导的重视。同时，企业的领导也应该与时俱进，认识到信息化条件下电子会计档案的重要价值，加快提高会计信息化的建设水平，提升电子会计档案的管理水平，加大相关的技术研发，提供研发经费，加快信息化建设进程。企业还应该积极宣传电子会计档案的优势，设置相关管理岗位，配备专业管理人员，积极共享财务数据，加强各部门之间的合作，在企业内部形成良好的会计档案管理工作氛围，提升工作效率，让会计信息更好的为企业的经营管理活动服务。

(二)健全和完善电子会计档案管理的内控管理制度

建立健全电子会计档案的内控制度对于确保电子会计档案的安全性和完整性十分重要。根据《会计档案管理办法》的管理要求，单位的相关账簿、会计报表、记账凭证、现金日记账和银行存款日记账等都属于会计档案，需要打印出来并立卷归档，若有的电子会计信息没有纸质的档案，则需要副本备份。各个单位应根据自身情况建立电子会计档案制度，选择高质量存储介质并进行备份，分类编号便于查找，选择合适的环境做好保管措施。同时，编制检索工具和目录，便于后期检索，确保调档不会出错。做好电子会计档案的安全管理，可以使用验证码、指纹等安全认证技术。设立电子会计档案专门岗位，由专人操作，避免越权。健全借阅制度，完善借阅手续，防止档案被丢失或损毁，做好备份安排，定期检查维护备份档案。建立健全电子档案接收制度，在接收前确保电子数据的真实、完整、准确，要符合相关制度的要求。此外，电子会计档案的销毁要有专人负责签字、监督，并在销毁清册上签字，及时报告单位负责人。

(三)构建电子会计档案多维度风险防控体系

电子会计档案虽然给日常工作带来很多便利，但也存在多种风险，企业应该构建风险防控体系。可以从计算机软硬件系统、电子数据管理、个人行为规范等多方面构建风险防控体系，消除安全隐患。使用过程中分别给予不同的使用人员不同的使用权限，禁止越权使用，确保每个环节的数据安全。维护人员设置软件安全参数，设置多种模式，比如在电子档案形成、保存、传输中，可设置可读、禁止拷贝等模式，避免数据和参数被修改、被泄露。数据传输加密管理，完善查重系统，防止档案重复归档。同时，建立人员分离制度，确保一名工作人员无法完成对数据的操作和修改，不同程序由专人负责。各个单位还应该配备高质量的计算机系统，安装杀毒软件、高级防火墙、安全预警系统等，由專业技术人员定期杀毒、检测、维护，防止受到黑客的攻击。此外，定期对管理人员实施培训，提高他们的操作水平和专业技术水平。最后，选择利于硬盘、U盘、光盘等保存的环境，选择高质量的存储介质进行电子会计档案保存，对往期的电子会计档案不定期和定期检查，保证电子会计档案的安全、完整。

(四)优化电子会计档案资源的开发利用

各个单位要采取积极有效的宣传措施宣传电子会计档案的价值，增强全体员工对会计电子档案的重视程度，充分发挥它的价值和优势。拨付充足的资金，提高硬件设施质量，比如内存空间较大的高端服务器，对相关工作的开展给予充分保障。同时，加强人员培训，提高工作人员应用大数据、信息技术的水平，增强电子会计档案管理的内部力量。还要注重电子档案资料的完整性，可以有效分析数据，充分运用数据，发挥电子会计档案的价值。电子会计档案作为新兴事物，虽然已经得到一定范围的应用，国家也有一定的政策法规来规范，但仍然存在不足之处，需要企业加强管理，国家完善政策法规，真正使电子会计档案的价值得到最大利用。

综上所述，对传统会计档案管理进行改革后的电子会计档案，迎合了会计电算化的发展，通过信息化的技术手段使会计档案的管理效率和利用效果得到极大提升，进一步规范了会计档案的管理方式。对于电子会计档案当前存在的问题，管理人员要提高认识，完善制度、加强安全保障、提升工作人员素质与操作水平，为信息化时代电子会计档案的管理奠定基础，发挥会计信息的价值，促使企业更好更快发展。

参考文献：

[1]解云霞.浅析推进会计档案电子化管理工作的实施机制[J].当代会计，2016(09).

[2]张洪俊.电子会计档案管理探索和实践[J].财经界，2019(03).

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[4]渠丽丽.基于财务共享模式的电子财务档案管理研究[J].财讯，2018，(14)：36-37.

[5]刘丹.浅谈会计电算化档案管理的工作特点与要求[J].黑龙江档案，2017(3)58.

作者单位：山西财经大学

作者：侯佳佳

会计档案网络信息化建设论文 篇2：

信息化背景下会计档案管理的建设路径探讨

摘要：随着现代科学技术的发展，档案管理的现代化和信息化已经成为不可逆转的大趋势。会计档案做为档案工作的主要门类之一，实现会计档案信息化势在必行。然而由于缺乏明确的保障机制、规范的建设标准、较高人员技能水平以及适配的风险防范机制，会计档案信息化建设质量并不高。本文从阐述新形势下推进会计档案管理改革的重要性入手，围绕推动档案管理保障机制、档案管理人才队伍建设、信息化建设规范化、信息化档案管理基础设施建设、网络安全五个层面，探讨了会计档案信息化管理的具体建设路径。

关键词：会计档案管理;信息化;建设路径

1 新形势下会计档案管理信息化的重要性

会计档案，是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括计算机等电子设备形成的、传输和存储的电子会计档案。会计档案反映一个单位的管理水平，特别是在新形式、信息化背景下，会计档案管理的信息化程度，直接反映出一个单位的科学管理水平。

会计档案信息化，可以实现化繁为简。在传统的会计档案管理过程中，纸质的档案占据空间较大，整理繁琐，更重要的是很难进行快速查询和资源共享。会计档案信息化的实现可以有效解决这些问题。会计档案信息化的实现还可以实现信息备份，并且异地存储，减少各种灾害引发的档案灭失风险。会计档案管理信息化的实现，能大大减少档案管理人员的工作量，有效地提高工作效率。当今新形势下，会计档案管理信息化势在必行。

2 当前会计档案信息化建设存在的主要问题

2.1 档案管理保障机制

会计档案管理信息化似乎只和档案管理人员相关，没有形成档案管理人员和财务人员有效沟通的制度保障机制。虽然财务部门目前已经运用了部分信息化技术，但是管理模式和传统的模式没有实质性的区别。会计档案归档仍然是传统纸质档案。最终导致会计档案管理工作的信息化建设没有自己的明确目标。

2.2 档案信息完整性差

2016年1月，《会计档案管理办法》的实施标志着以数据为载体的档案管理模式成为主流趋势，然而部分单位未能面向新形势进行电算化会计档案管理与保护制度的编制，诸如电子文档、备份文件等数据形式经由软件升级后极易因版本不同引发数据丢失、无法使用等问题，加之不同经办人手中持有的会计资料文件未能实现统一归档与备份，进一步增加会计档案归档资料缺失的风险。

2.3 会计档案信息化标准不规范

早在很多年前就已经提出了了会计档案信息化这一概念，一些相关的部门也制订了规章制度，但由于一些单位管理工作跟不上，尚未形成完整规范的规章制度，因此会计档案信息化的理论与实践没有很好地融合。会计档案信息化工作缺乏标准规范、经验案例，就会使得财务工作人员在工作中较为随意，让工作的开展困难重重，甚至于有的工作人员法律意识浅薄，以至于造假，直接或间接地导致会计资料的失真，危害极其严重。目前的相关制度还不能满足现有的需要，比如企业评估，这是对企业的大检查，一旦企业没有完整严谨的会计档案管理检查制度，就会出现单位在发现问题时追溯会计信息时而无法查到相关的会计档案情况。

2.4 符合型人才不足

多数单位档案管理部门同时管理文书档案、会计档案、声像、实物档案、基建档案等多种门类档案。而会计档案对档案管理人员的要求相对较高，应具备一些会计常识。专职档案管理人员对会计知识的缺失，会导致会计档案特别是电子档案归档后，在会计软件使用等问题上不流畅，查询和利用率大大降低。符合型人才的不足，是阻碍会计档案信息化的关键因素之一。

2.5缺乏风险防范机制

在引入新型会计档案管理模式的背景下，还需警惕新的档案信息安全风险，诸如管理交叉、信息孤岛、网络风险等内外部影响因素均易增加会计档案管理的风险隐患，导致信息被窃取、篡改等问题的发生，影响到单位的财务安全与档案管理工作质量。

3 会计档案信息化管理中的建设路径分析

3.1建立明确的会计档案管理保障机制

会计档案信息化工作需要建立起明确的会计档案管理保障机制，使得档案管理人员和财务部门归档人员形成有效沟通，明确责任，无缝对接，为会计档案信息建设提供有效保障，建立起统一领导、分头协作的高效率的信息化管理系统。

3.2增强财务人员信息化意识

财务人员的传统思想需要改变，信息化意识要尽快增强，提高会计档案管理工作人员的对新技术利用的素质极其关键。首先，他们要具备基本的办公软件使用的能力，其次，要掌握档案管理信息化专业的技术，例如：数据库、音像、光盘刻录等技术。在具备了这些先进的技术的同时，还要善于运用这些技术，改变传统的工作方式。

3.3会计档案信息化建设规范化

俗话说“没有规矩，不成方圆”，会计档案管理信息化建设也需要进一步的规范。会计档案从形成阶段必须做到遵循财务管理相关制度，务必做到真实。在立卷归档阶段须严格按照《会计档案管理办法》以及档案信息化的相关规范。将会计档案信息化转型作为重要课题，依法推进会计档案信息化建设。

3.4注重会计档案管理信息化建设的基础设施

在基础设施方面，应该做到硬件设施、软件设施二者兼顾，任何其一都不得忽略，软硬件基础设施在信息化建设中至关重要。由于会计档案特殊性要求，办公自动化软件的配置需求相對较低，而档案管理信息化建设的基础设施相对较高，单位仍需要进一步提升硬件配置，加大资金投入，对管理设备进行更新换代，购置先进的信息设备，为会计档案信息化管理提供硬件支撑。档案管理信息化基础设施建设应达到安全、保密、稳定三个方面。因此，在基础设施方面要做到精益求精，从而推进会计档案管理信息化建设的进程。

3.5 加强网络安全管理

单位会计档案是记录单位经济活动的重要资料，如果发生丢失或损坏，会对单位带来巨大影响，所以，信息化背景下，单位需要加强网络安全管理，深入做好档案系统防风险、保安全的各项工作，依法构建档案安全体系。档案管理人员要树立科学的网络安全意识，按照要求和流程进行规范化操作，防止因人为原因导致电子会计档案出现损坏或丢失。档案管理部门要定期组织专业技术人员对计算机进行病毒、木马查杀，更新相关杀毒软件，严禁外部计算机访问内部网络。重视系统安全和信息管理，制定电子档案调阅制度，在单位内部加强档案安全宣传，促使全员树立网络安全意识。

4 结语

推动单位的可持续发展，必须做好会计档案管理工作，以此来为财务部门提供准确有效的信息服务，特别是随着信息化的高速发展，财务会计档案管理信息化建设也将逐渐成为的新型方向和必然趋势，利用信息化进行大数据处理、数据存储的功能正逐渐被大家认识。通过加强各有关部门人员的信息化意识，以信息技术为依托，落实好信息化建设流程，不仅能够提高工作效率，同时也利于财务管理。总而言之，在今后的工作中，应努力综合各个方面的资源，统筹兼备，从而为单位会计档案工作的信息化打开方便之门，促使单位会计档案工作登上新台阶，以此提高工作效率和工作质量，促进单位往更稳定、更健康的方向发展。

参考文献：

[1]毛新桓.财务档案信息化管理的探讨[J].城市建设理论研究(电子版)，2015，5(19)：807-807.

[2]徐燕飞.财务会计档案管理中存在的问题及措施[J].科技与创新，2014，7(13)：110-110，114

[3]宋传芬.财务会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].大科技，2014，18(33)：325-326.

[4]苏胜坤.财务会计集中核算工作[J].城市建设理论研究：电子版，2015，5(14)：134-135.

[5]吴士英.财务会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].企业导报，2016，17(17)：40-41.

作者：黄洁芳

会计档案网络信息化建设论文 篇3：

浅议煤炭企业会计档案管理

摘 要 目前我国煤炭企业正步入转型发展、资源整合的重大时期，加强会计档案管理工作对于煤炭企业财务管理信息化建设来讲具有十分重要的意义。本文结合信息化时代背景，对煤炭企业的会计档案管理工作做了一些有利的探讨，指出了目前煤炭企业会计档案管理工作存在的不足，提出了会计档案管理的思路和对策，以期推动煤炭企业会计档案管理水平进一步提高。

关键词 煤炭企业 会计档案 管理

随着我国煤炭企业步入转型发展和资源整合的重大时期，煤炭企业会计档案管理迫切需要跟上企业发展的步伐。在过去矿务局的基础上改制后组建的国有企业通过近几年的跨越式大发展，走多元化一体化道路逐步形成了具有煤炭开采、煤化工、火力发电、房地产等多个产业的大型煤炭企业集团。由于受传统计划经济体制和旧的手工账下的会计档案管理办法的双重影响，煤炭企业会计档案管理逐步地与财务管理信息化的要求不相适应。会计信息化发展提高了会计核算、资产资金管理的准确性，进一步规范了操作流程，提升了财务人员的工作效率，降低了他们的劳动强度，使他们从繁重而繁琐的核算工作中解脱出来，更好地参与到企业的经营管理决策中来。加强会计档案管理工作既是当前企业财务管理信息化发展的客观需要，也是时代发展的必然诉求。管好用好会计档案是企业每一个财务工作者的重要责任，也是会计工作向高水平方向发展的重要前提。

一、会计档案管理工作中存在的问题

1.对会计档案管理工作的重视度不够。不少企业重会计业务工作，忽视会计档案管理工作，未设置专职的会计档案管理员，在制度设计上缺少档案保管项目，监督管理缺乏。这种作法导致会计业务工作于档案保管工作差距日益拉大，不利于企业的管理水平的提升。会计档案的鉴定、销毁工作迟延拖沓，不少单位的会计凭证、会计账簿多年来只归档不鉴定，更不销毁，认为地将会计档案的鉴定销毁工作一拖再拖，导致新的凭证档案不能顺利归档，会计部门暂行保管的凭证超出一年的情况甚至成为普遍现象，这甚至影响到后续会计业务的开展，从而影响了财务管理工作的质量和效果。

2.会计档案制度缺乏具体操作规程，责任不明确。目前国家会计培训教材往往偏重于规范会计业务操作，属于会计档案管理内容，主要是规范了保存年限等内容，对于具体的装订等方面没有做具体要求。具体档案保管操作规范需要企业在本企业会计制度中自行规范。会计档案是会计信息的载体，对于档案要求不明确，会计人员执行主观性偏大造成会计档案达不到管理要求。对于合同类会计档案，财务部门往往错误认为合同属于煤矿企业管理科管理，自己就无须整理了，这样不仅导致了会计档案不全，还造成了财务付款缺乏依据，不能按照合同进度进行付款，甚至出现超付，给企业带来了一定的财务风险。

3.会计档案整理工作不够规范，未能实行分类别管理。往往在整理归档时侧重于会计凭证、会计账簿、会计报表资料的打印、装订归档，但是与会计业务相关的文件资料并没有进行整理，如财务决算批复、审计意见等资料未能及时附到凭证后面。部分煤矿财务由于出料单多装订到凭证后面较厚，出于省事而未作为凭证附件单独装订。对于资料的轻重缓急区分不够，遗漏重要会计文件的存档工作，给未来查阅带来了不必要的麻烦。会计档案在销毁时未能及时将土地使用权等涉及资产购置的凭证、未了结的债权债务的原始凭证及时抽出，导致对未来会计期间会计工作产生重大影响。

4.会计档案管理人员职业道德素质不高，责任心不强。从业人员由于缺乏档案管理经验，对档案的基本操作规程、财务档案的归档范围等标准不清楚。有的单位甚至存在财务人员利用会计档案管理的职权违反会计法规，私自伪造、篡改、变换原始凭证、记账凭证，为个人谋取私利。有的单位为完成虚假收入指标，在没有实际经营业务的情况下违反国家税收征管和发票管理规定，为他人虚开、为自己虚开、让他人为自己虚开、介绍他人虚开增值税专用发票，玩企业的考核办法于股掌之间，欺骗上级监管部门。有的则为了完成项目部经营指标而人为调剂原煤与项目部利润。建假账、建账外账、虚列成本设置“小金库”行为造成会计核算工作的很不规范，会计信息失真，进而影响了企业集团的战略决策。

5.财务档案管理重书面资料，轻视电子档案的保管。随着计算机普及和网络信息化的迅猛发展，企业逐步地考虑到将纸质文档以电子文本的形式保存下来，但是由于保存措施不当，未能进行防火、防水、防潮、防盗等工作导致数据丢失。由于没有及时办理借阅手续，导致不知所踪难以找回。由于网络传播的普遍性和及时性，不经意间透露的企业的某些会计档案信息有可能会被人利用，泄露企业的商业机密，给企业造成不必要的损失，加强电子数据安全性成为当务之急。

二、完善会计档案管理工作的对策

1.提高认识，切实加强对会计档案工作的领导。我国会计法律体系的基本法《会计法》第二十三条规定：“各单位对会计凭证、会计帐簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。会计档案的保管期限和销毁办法，由国务院财政部门会同有关部门制定。”单位负责人负有依法办理本单位会计工作移交和保管会计档案资料的责任。单位负责人作为会计工作的主要责任人，要进一步提高对档案工作的认识，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，从维护企业真实面貌的高度，切实加强对本单位档案工作的组织领导，把档案工作列入议事日程，纳入本单位发展规划，及时解决会计档案管理工作中的实际困难和问题。本单位的财务机构负责人要把会计档案工作列入本部门年度岗位目标责任制考核，落实会计档案工作人员职责，有效地开展工作，为会计档案工作创造有利条件，确保会计档案完整有效。

2.加强会计从业人员的档案管理知识的考核培训，提高管理人员的知识技能和职业道德素养。作为会计档案整理的直接责任人，专职(或兼管)会计档案管理人员对会计档案规范化整理的认知和熟练度，直接决定了会计档案工作质量。会计档案工作是一项政策性、专业性很强的工作，会计档案管理人员除了具有较强的专业技能以外还要求具有一定的档案管理能力，培养知识技能全面的会计档案管理人员是做好新形势下财务管理工作的保证。要从政治上、工作上和生活上关心爱护会计档案工作人员，为他们排忧解难，选派会计人员参加档案部门举办的岗位培训和继续教育，充分调动和发挥好会计档案工作人员的积极性、主动性和创造性，不断提高企业财务部门会计档案管理水平。

3.建立健全本单位会计档案工作机构，明确工作职责。为落实会计档案管理责任制，加强会计档案工作，做到管理到位、责任到人，各单位要建立健全会计档案室，明确财务机构负责人和专(兼)职会计档案员，会计档案管理员要保持相对稳定，若要更换则要做好交接手续。会计档案室主要履行以下职责：贯彻执行会计档案法律法规，建立健全会计档案工作规章制度;对本部门和相关业务部门会计文件材料的归档工作进行指导和监督;统一保管财务部门的各种会计档案，并按规定向本单位档案室移交;负责所保管会计档案的提供和利用;协助税务、财政机关查阅会计档案;完成领导安排的工作任务。建立健全会计档案收集整理、立卷归档、安全保密、开发利用、鉴定销毁、档案人员岗位责任制等制度，并严格执行。因管理不善或玩忽职守给档案造成严重损失的，依法追究有关负责人及直接责任人的责任。财务工作实行定期轮岗制度，会计档案管理人员也不例外，通过档案管理工作定期轮岗有利于提高财务档案管理工作水平。

4.会计档案管理内容按照会计档案管理办法，根据企业经营管理的实际情况以及事务特点，将会计档案分类进行管理以提高会计档案利用率。会计档案可以按照来源不同分为内部会计档案和外部会计档案。外部会计档案是按照会计档案管理规定要定期移送到档案管理部门的资料，如年度财务报告、会计凭证、会计账簿等，而内部会计档案是财务部门自行保存的会计档案，如预算管理类报告、工程管理类、税政管理类、资产资金管理类、合同管理类等等。在整理档案时要根据档案的连续性、系统性加以筛选保存，制定统一格式，实行标准化管理，便于查询利用。

5.建立健全会计档案安全机制，维护企业商业机密。安全是会计档案工作的头等大事，必须高度重视，警钟长鸣。信息技术的发展给我们的工作带来巨大的变化，电子文档在信息存储上相对于传统的纸质文档具有空间小而容量大的特点。这给传统的档案管理工作带来严峻的挑战，但并不意味着纸质档案不重要。我们要在保留一份纸质会计档案的同时，保留一份电子档案，实现双备份，双保险。在保存上对电子信息要定期刻制光盘加以保存。要定期检查档案保管情况，制定档案安全应急方案，确保档案绝对安全。在信息化时代，会计信息作为一种资源在企业经营管理工作中的地位越来越显得重要，企业应当加强信息资源的安全保障，避免被不法分子所利用。目前有的企业设置了财务信息专网，要设置权限限制非本企业财务人员登录访问，及时修改登录密码，防止财务信息泄露。对于财务部门以外人员要求提供财务报告、审计报告等会计信息要建立健全责任追究制度，未经财务部门负责人的批准不得对外提供企业的财务信息，否则要承担相应的经济法律责任，情节严重的还要加以辞退。

6.深化ERP系统应用，实现记账凭证与原始凭证电子档案联查功能。会计核算软件中不能仅仅是账务处理系统，应当深化会计档案功能的应用，实现记账凭证与相关原始凭证和支持文件的联查功能。目前个别国产软件如用友的NC系统实现了该功能，即在编制凭证分录的同时，能够在对应的凭证分录上实现相关文件资料的上传和查阅功能，但不足的是对于上传附件的大小不能限定，造成了资源的极大浪费。因此应当在满足电子查阅功能的同时，最大限度提升系统空间的使用效率，加强凭证附件上传的监督管理工作，防止无效文件上传，并定期做好数据备份工作。

总之，会计档案工作应当要紧密联系会计信息化发展的时代要求，在遵守现有的档案管理法律法规的基础上积极采取有效措施，探索创新会计档案管理模式，促进煤炭企业财务管理工作更上一个新台阶。

参考文献：

[1]赵清和.谈财务部门会计档案的管理.沈阳建筑大学学报：社会科学版.2005(4).

[2]张雪珍.会计管理体制改革中的会计档案管理.财会通讯.2007(7).

[3]苗巍.如何做好电算化会计档案管理工作.现代商业.2008(14).

[4]陈家旺.谈企业电算化会计档案管理.科技咨询导报.2006(08).

[5]张红育.实行会计电算化后会计档案的管理.安阳工学院学报.2007(05).

作者：崔恒文 姚桂香