标准化档案室建设方案（精选8篇）
一、各档案库的建筑及技术参数:
1、各馆室的最小面积应能容纳目前各资料存放，还必须考虑一定的发展空间。
2、地面承重最大容量为1240公斤/平米，不得小于800公斤/平米，采用密集架时应不大于1200公斤/平米。
3、密集架每组分为六层搁板，每层搁板承重为80公斤，柜体自重为80公斤。
4、每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒子尺寸来计算。
5、一般档案室门高2m，宽1m，特殊档案室可加高，加宽门。要求门窗必须加防尘橡胶条密封，窗户建议采用防盗窗，门采用防火、防盗门。
6、给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室(库)，消防栓不应设在档案室(库)内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。
7、空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。
8、馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物(如老鼠等)的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。
二、档案室的采光、通风要求
1、采光度(自然光和人造光)两种，在正常的情况下，我们应该采用自然光照射，但在条件不允许的情况下，我们应和人造光来照明。
2、档案室、查阅档案及其他技术用户应防日光直射，并均应消除紫外线对档案、资料的危害。
3、档案库和查阅档案等用房采用人工照明时，应选用防爆灯，防止用电时间过长发生失火。灯光，当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。
4、档案室通风也应采用自然风，如果采用不方便的情况下我们也可以使用空调进行通风。
三、档案室温湿度要求
1、不论气候条件如何，有条件的情况下均应设置长年的温控装置，温度相对湿度要求如下表。温湿度范围 14℃~24℃ 不小于14℃ 不大于24℃,有温度调节设备的，温度的变化幅度不得超过温度±2℃,相对湿度45%RH 不大于60%RH，有湿度调节设备的相对湿度的日变化幅度不得超过±5%。注意:温、湿度的测量点，是指在地面以上1.5m和距书架柜前0.4m处测量的数值。
2、对于干燥的地区可采用加湿机，定期用湿拖把拖地来保证环境湿度。
3、湿度过大的地区，如南方地区可采用抽湿机。
4、档案库不宜采用以水、汽为热媒的采暖系统。确需采用时，应采取有效措施，严防漏水、漏气，且采暖系统不应有过热现象。
四、档案室洁净度要求
1、地面、墙面、顶棚面采用不起尘的材料。
2、开向室外的门窗宜设置纱门，纱窗，外窗应具有较好的防尘功能。
3、定期打扫室内卫生，清洗防尘网。
五、档案室防雷接地要求
1、机房建筑以钢筋混凝土结构为宜:计算机机房的保护接地应与建筑的防雷接地共用一组接地体。
2、接地引入线的长度不应该超过30m，其材料宜采用截面积40mm×40mm或者50mm×50mm的镀锌扁钢。接地线不得使用铝材，不同金属互连时，应防止电化腐蚀。
六、档案室电源要求
1、如果电压稳定性不能满足要求，应采用调压或稳压设备满足电压波动范围要求。
2、计算机机房或数据机房要求交流电不间断或无瞬变的通信负荷，应采用UPS供电系统或逆变器供电系统。
3、蓄电池一般设计两组并联，UPS蓄电池一般只设计一组UPS设计需要设计冗余备份，可以采用串联或并联方式。采用逆变器/UPS时，主要敦变器按最大功率确定，有条件最好配备一台备用。
4、档案馆室内照明的照度标准应符合规范要求。
七、档案库房要求
1、档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在14℃~24℃，有设备的库房日变化幅度不超过±2℃，相对湿度应控制在45%~60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%。保存母片的胶片库温度应控制在13℃~15℃，相对湿度应控制在35%~45%。
2、各库房及库外应科学地安设温湿度记录仪表，潮湿地区应配备去湿机，专门库房应安装空调设备。
3、库房内外温湿度应定时测记，一般每天两次，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调节，注意积累库房温湿度变化的资料，每年进行一次综合分析，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。
4、空调、去湿或增湿设备应定期检修、保养。温湿度记录仪表应按设备要求定期校验。
标准是科学技术和实践经验的总结。为在一定的范围内获得最佳秩序, 对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动, 称为标准化。在我国标准化工作的任务是制定标准、组织实施标准和对标准的实施进行监督。标准化的实质是“通过制定、发布和实施标准, 达到统一”。
在我国, 档案管理标准化早在建国初期就受到国家和政府的重视, 五十年代初建立国家第一部档案工作标准;七十年代建立加强档案管理标准化管理条例;八十年代正式颁布实施《档案法》, 为档案工作立法, 统一于法制管理下;九十年代建立档案实施管理办法;进入本世纪后建立各省自治区、直辖市各级各类档案分类标准;从此我国走上了档案管理标准化之路。下面就是本人对档案管理工作多年对基层医院档案标准化的思考。
一、基层医院档案管理标准化存在问题
(一) 档案管理观念陈旧, 领导不重视
医院的中心工作在医疗, 医疗是领导重视的工作重点, 基层医院是国家差额补贴单位, 档案工作不能给医院创造效益, 因此对于档案工作, 领导认为有就可以了。同时档案管理人员对档案管理在医院管理中的重要性和必要性缺乏正确认识, 从而造成了医院历史资料的不完整性, 造成档案利用率缺失, 档案标准化无从谈起。
(二) 档案管理人员素质参差不齐
当前基层医院档案管理人员普遍存在学历水平不够、未经专业化培训, 文化程度、专业素质等参差不齐, 结构不合理, 档案标准化程度不够等现状。
(三) 档案管理数据库建设滞缓
目前医院档案管理制度建设不够完善, 档案系统应用软件功能单一, 数据不完整、标准化水平低, 无法实现资源共享, 无法满足用户的多种需求。
(四) 档案管理设备落后, 资金投入不足
由于基层医院对档案管理工作不重视, 使得设备资金投入不足, 促使档案管理整体水平不高, 也是医院档案管理工作中的常见问题。
二、基层医院档案管理标准化的重要性
基层医院档案是一个部门单位的宝贵财富, 是在医院行政、科研、病例、后勤等各项工作中形成的, 是医院历史发展的见证, 对医院的医疗改革、科研、教育、管理各个方面起着很重要的作用。档案管理标准化是使标准化工作贯穿到档案管理的全部工作之中, 使档案工作有条不紊的按照标准的规定和要求去实施, 有利于档案的科学管理, 也是实现档案工作现代化的前提和基础。
三、基层医院档案管理标准化建设的思考
(一) 提高医院档案管理标准化建设的意识
提高医院档案管理标准化的建设, 首先要看单位领导的重视程度, 如果领导能将医院档案管理提高到医院发展战略的角度去看待, 对档案管理标准化将起到极大的推动作用。医院档案管理对医院的发展, 尤其对医院文化建设方面发展发挥着重要的作用:医院档案可作为医院文化建设的借鉴和参考, 档案材料记载了医院技术发展的创新, 包含了医院管理的经验和创新, 和老一辈人对医院发展做出的艰辛努力和贡献;医院档案为弘扬医院文化起到了宣传作用;医院档案为传承医院文化提供编史修志作用。
(二) 提高档案管理人员合理配备, 加强人才队伍建设
档案管理涉及的面很广也很杂, 比如当今标准化档案管理需要档案管理系统专业知识外, 还需要电脑硬件、网络、计算机数据处理、信息公布、信息安全等等方面的知识, 需要配合综合能力强的人才和专业人才的建设梯队, 因此加强人才队伍建设, 开展业务培训, 为档案标准化提供必要的人才保障。
(三) 提高资金投入, 加强医院档案资源数字化建设
医院档案管理需加强资金投入, 引进现代化技术和设备, 尤其是引进微机设备, 替代人工对档案进行检索、编研、分类、统计, 提高工作效率, 使档案信息一目了然, 从而服务于医院信息化的需求。
(四) 提高管理理念创新, 促进档案标准化发展
随着医院的快速发展和规模的不断扩大, 医教研工作中形成的归档材料内容越加丰富, 档案管理模式也正转向以档案实体信息的形式向社会提供服务为中心, 实现档案信息提供利用的一体化服务及资源共享, 而档案管理标准化是实现这一目标的关键。目前科学发展中各学科知识不断交叉融合, 使得科学与技术、理论与实践形成共生关系。档案学的理论也需依据这一普遍规律, 结合本专业部门实际开展创新工作, 进行新型档案载体的管理工作, 用新的观念迎接新的挑战, 抓住历史机遇, 实现档案信息标准化。
参考文献
[1]梁维斌.医院档案管理在医院文化建设中意义[J].中国老年保健医学, 2012, 10 (3) :101-102.
[2]杨公之.档案信息化建设实务[M].中国档案出版社, 2003.
关键词：项目档案；完整性；标准；方法
完整性是评价通讯管线建设项目档案（以下简称“项目档案”）质量的基础和前提，在项目档案质量评价体系中占有举足轻重的地位。但由于不同地域、不同行业、不同投资标的项目档案的内容构成千差万别，对其完整性的判断显得力不从心。那么，完整性究竟有无一个客观具体的标准可以参照，有无判别完整性的科学有效的方法，在判别完整性时应注意哪些问题，笔者结合通讯管线建设项目档案管理工作实践，总结了“三个衡量标准、四个判别方法、五点注意事项”，下面就此问题进行一些探讨。
1 项目档案完整性的衡量标准
项目档案完整性是指反映项目建设过程和工程概貌，对维护、管理、改建、扩建等工作具有现实和长远查考利用价值的各种形式的文字、图表、声像等材料的齐全、完整程度。项目档案完整性的衡量标准尽管“仁者见仁，智者见智”，但笔者认为只有同时满足以下三个标准，才能称之为完整。
1.1 归档内容齐全。从宏观上看，归档内容齐全包括两个层面的含义：一是纵向上从工程立项准备到竣工投产各个阶段，横向上包括土建、工艺、通信、隐蔽工程、附属工程以及竣工验收归档移交等专业性工作，应当形成的文件材料需完整留下原始记录，不能只完成建设任务却没有同步形成相关项目档案。二是项目各阶段、各专业形成的有保存价值的文件材料应及时收集齐全，进行系统整理后归档。从微观上看，归档文件不能缺张少页、遗漏附件、破损污渍；归档文件应办理完毕，各项内容填写完整，不能缺项漏项。
1.2 载体形态完整。现代技术条件下的项目档案种类多种多样，载体形态各异。在确保传统纸质载体档案齐全、完整的基础上，应注意查看照片、录音带、录像带、光盘等特殊载体形态的项目档案，与纸质档案对应的电子文档，以及与项目建设有关的实物档案等是否完整，不能拘泥于收集纸质载体的项目档案。
1.3 法定手续完备。项目审批、工程施工、监理及验收等都应履行相应的审批手续，作为开展各项建设任务的依据。同时，项目档案的法定效用是通过履行一定的生效手续来实现的，没有文件制发单位印章、负责人签字等法定生效手续的文件是不具备法定效力的。一些项目档案存在责任人签名不规范，忽略签字日期和签署意见、遗漏竣工图章等情况，不便于日后的使用和考证。因此，判别项目档案的完整性既要重视审批手续的完备，又要确保其印章、签字等生效手续的清楚、规范和完整。
2 项目档案完整性的判别方法
2.1 对照法。对照法就是对照项目档案归档范围、建设流程和参建单位名单，逐一筛查是否将应当归档的文件收集齐全，如有遗漏应及时采取补救措施。首先，对照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）等标准、规范，特别是建设项目所属行业制定的归档要求和归档范围，逐项对照归档文件是否齐全、完整。其次，对照基本建设的程序，判断“从工程立项、可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收全过程中”形成的文件材料是否齐全。[1]最后，对照参建单位名单，逐一判断每个单位形成的与其承担的建设任务相关的文件材料是否完整。
2.2 按图索骥法。按图索骥法是指在项目档案管理中根据已有文件提供的线索去寻找另外文件的方法。这种方法主要应用于以下三类文件涉及的线索：①项目档案中的设计文件，包括初步设计、施工图设计、技术设计，或者一阶段设计，都在设计文件说明中列出了设计依据。②项目验收会议文件，包括初步验收报告、竣工验收报告等文件中详细列出了项目建设依据，包括立项、可行性研究、设计等文件的名称及其批准文件的名称、文号和责任者，以及各类合同的签订情况等。③建设单位为内部或外部审计机构提供的项目档案清单中也详细列举了建设过程中形成的主要文件材料名称，为顺利通过审计创造条件。因此，我们按图索骥，顺藤摸瓜，根据上述项目档案提供的线索，逐一验证被提到的文件在归档时是否齐全、完整。
2.3 关联法。建设项目各个程序和环节形成的项目档案有其内在的发展规律和衔接特性，是一个环环相扣、有机联系的整体，通过抽丝剥茧，理清项目档案之间的相互关系，来判断项目档案是否完整，谓之为“关联法”。例如：在竣工技术文件里发现了设计变更的内容，就可以通过关联法查找原设计的相关内容、设计变更的审批手续、设计变更的具体内容、设计变更后的竣工图纸修改或重新绘制情况等，据此判断与之相关的各类文件是否齐全、完整。
2.4 重点关注法。重点关注法是指在项目档案管理过程中由于主客观因素的影响，容易被忽视，或者收集难度较大，在以往的项目档案检查、验收时经常存在问题的一些文件材料，应进行重点关注。具体包括：①项目论证阶段由于尚未正式纳入建设程序，形成的文件材料容易散失，应检查项目论证阶段的文件是否齐全。②委托社会中介机构进行的政府采购招标文件应注意及时收集。③设计基础材料中的地质、地形、气象、水文等材料在完成正式设计后容易被忽视，应收集归档。④设备开箱验收单、出厂检测报告、合格证、安装调测记录等项目档案，常由维护人员个人保管，应把原件归档，复印件供维护人员使用。⑤由于光盘、移动硬盘等新型载体在工程建设中广泛应用，应检查这些非纸质载体文件是否转化为纸质载体，并完整归档。⑥对于引进设备的出境、出国培训考察形成的项目档案，应在培训结束后及时收集归档，避免个人据为己有。
3 判别项目档案完整性应注意的几个问题
3.1 正确处理完整性与归档范围的关系。判别项目文件是否应该收集归档，应以文件本身的价值为依据，而不应片面追求齐全、完整，“眉毛胡子一把抓”，将所有与项目有关的文件材料不论有无价值全部收集归档。在保证项目档案完整性的同时，应剔除以下不属于项目档案归档范围的文件材料：①项目论证调研阶段收集的与项目实施有关的参考资料；②项目招投标阶段产生的投标文件副本及未中标供应商的投标文件等；③项目合同副本；④项目建设期间为保护档案原件而复制使用的一些文件材料等。因此，判别项目档案完整性应把好价值鉴定关，不能顾此失彼。
3.2 正确处理完整性与重复归档的关系。既齐全、完整又精练、实用是“低碳”视域下项目档案管理的目标。因此，我们既要保证项目档案的完整性，又要避免将“两份或两份以上内容和形式完全相同的文件”在一套项目档案中归档。[2]同时，应“综合考虑项目档案的重要程度、移交进馆的要求等因素，合理确定归档套数”。[3]避免重复的纸质文件积少成多，增加档案库房压力，大量重复的电子文件影响网络运行效率和检索质量，造成人力物力的浪费。
3.3 灵活把握非程式化建设项目档案的完整性。建设项目虽然有严格的审批流程和建设程序，但不是所有项目的建设过程都完全按照相关规定执行，对于非程式化的建设项目，判断项目档案完整性时应具体问题具体分析。比如：一些单位规定500万元人民币以下的投资项目可以不进行可行性研究，当然就不存在项目的可研报告及批复文件；《建设工程质量管理条例》第十二条规定的必须委托监理的五种情形之外的建设项目就可能存在没有委托监理合同和监理报告的情况；设备供应商直接负责安装施工的项目可能不存在单独的施工合同等。因此，在判断项目档案完整性的时候应灵活把握，不宜生搬硬套，多与相关人员进行沟通，深入了解项目建设的背景和特点，不至于造成贻笑大方的结局，落下外行的笑柄。
3.4 建立项目档案完整性倒逼机制。如实记录项目建设的过程和概貌，并将有价值的文件材料归档保存是项目管理工作的重要任务。但是，由于项目管理制度不够完善，监理工作不到位，或者一些参建人员偷工减料，导致一些建设任务应该形成而未形成相关的文件材料。比如施工期间的软件功能测试、硬件安装调测等工作进行完了，而没有形成相应的测试记录或报告，导致项目档案不完整。在此情况下，我们应建立项目档案完整性的倒逼机制，务必要求在规定时间内把相关档案补充完整，并完善项目管理制度和流程，避免在以后的项目管理中出现同样的纰漏。
3.5 遵循项目档案完整性的动态变化规律。项目建成后，“随着生产活动的延续，建设项目在使用、运行中不断维修和改造，还会陆续产生一些新的文件，应及时进行补充归档，确保项目档案的完整性”。[4]同时，对保管期满或者项目自身损耗导致失去继续保存价值的项目档案，应在慎重鉴定的基础上进行剔除或更新。因此，正确认识项目档案完整性的动态变化规律，确保项目档案的完整性始终与建设过程和工程概貌相一致。
4 结语
综上所述，综合运用“三个衡量标准、四个判别方法、五点注意事项”，可以形成纵横交错、从内容到形式、从整体到细节的判别体系，为项目档案的业务指导、检查验收、进馆鉴定等工作提供参考和帮助。有利于提升项目档案完整性保障措施的针对性，提高检查、验收项目档案完整性的工作效率和准确性，有助于在确保项目档案完整性的基础上，进一步提升项目档案管理的质量和水平。
参考文献：
[1]霍然.浅谈保证工程建设项目档案齐全完整的有效措施[J].黑龙江档案，2013（5）：48.
[2]王湘斌.城建档案馆重份文件管理刍议[J].浙江档案，2014（2）：61.
[3][4]王传宇.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1998：143、151.
策
档案工作是公安工作的一个重要组成部分，它作为一种重要的信息资源，在公安机关打击犯罪、维护稳定的过程中，发挥着越来越重要的作用。公安机关档案管理规范化、信息化建设，对于警务创新、提高执法效率、有效地打击与制止犯罪起着越来越不可估量的作用，公安档案工作标准化正是实现公安档案管理现代化的重要基础,更是档案工作规范化、信息化建设的必由之路。如何进一步推行档案工作规范化，标准化，使其更好地服务公安现实斗争和经济社会发展，这是摆在公安机关面前的一项重要任务。笔者结合长期档案工作经历，谈几点个人的看法。
一、当前基层公安机关档案规范化、标准化管理工作存在的问题
（一）档案管理意识淡薄，缺乏认识和重视。各单位存在着“档案归档案，办案归办案”互不联系的模糊认识，没有真正认识档案管理工作的重要性，没有深刻领会开展档案管理工作的目的和意义，没有充分利用档案服务侦查破案工作，致使产生了对档案管理工作重视不够、职责不清，管理不力、利用不足等问题。基层领导往往着重打击与防范，轻基础工作，特别是轻档案管理工作的现象。由于基层警力不足，档案工作很大程度上都是由内勤民警兼职或文员负责的，没有专职档案员。加上档案工作的细腻和繁琐，档案员对档案的整理归档普遍存在比较马虎的现象，装卷很不规范统一。基层其他民警对档案工作的重要性认识普遍不足，平时不注重对文件材料、台账和案件资料的收集整理，认为档案只是内勤和档案管理人员的事。
（二）管理机制不完善，缺乏奖惩激励手段。档案管理工作未列入年终目标考核范围，认为即使档案管理达省一级，单位和个人没有单项奖惩之分，而且耗费财力，使部分领导和档案员对档案管理工作存在消极的态度，缺乏积极性和主动性，认为干好干坏一个样，平时整理档案只是为了应付检查而已，得过且过。
（三）装卷归档材料漏失严重，缺乏规范和管理。各部门、各警种没有把公安档案工作纳入本单位职责范围，导致部分公安档案信息的流失。加上人员调整变动，档案员调动移交工作时不够严整，存在“传档不传术”的现象，新来的同志需要很长时间才能适应。装卷归档材料丢失严重，新来的民警业务不熟，归档与不归档材料分不清，类目混乱，有些档案未及时归档，装卷也不规范，造成档案管理不善。公安机关职能单位多，许多有价值档案从未归到局档案室管理，长此以往，出现了遗漏丢失的问题。
（四）档案员素质良莠不齐，缺乏培训和学习。基层公安机关平时很少开展档案工作培训，有针对性、指导性的专项培训工作更是少之又少，导致了基层档案员档案管理水平得不到提升，规范化操作水平得到限制。基层档案管理队伍不稳定，档案管理人员整体素质不高，既有档案专业知识，又具有丰富的档案工作经验的人才匮乏。由于当前派出所档案管理人员都由内勤兼任，内勤除了档案管理还需要做别的工作，工作量较大，且变动较频繁，再加上学习和培训不到位，有的档案员只能“自学成才”，对文书、业务、户籍档案整理、管理只是从以前档案形式上进行揣摩，这样整理的档案很难保证档案的系统性和完整性，也给档案的承接造成了一定的影响。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理人才不多，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用。
（五）硬件建设不达标，缺乏经费保障。档案室的建设投资大，因基层公安机关经费紧缺，许多单位很难达到标准化的档案室。加上大部分单位对档案管理投入力度不大，只把经费放在办案中，不愿意在档案库房建设上多花钱，造成档案管理设施均比较陈旧落后，在很大程度上影响和制约了档案管理工作的正常开展。目前使用的均为铁皮档案橱和开放式档案架，其中一部分是资源整合的再次利用品，难以达到档案管理防虫蛀、防霉变的要求。档案要达到现代化、信息化的科学管理，档案信息化管理设备更需要大量资金投入，大部分单位经费紧缺，不愿意投入，档案的管理步伐跟不上信息化，是面临着档案管理建设的一大难题。
（六）档案管理规范更新快，缺乏宣传与引导。上级的管理规范在不断更新，基层的档案管理仍按照之前的标准实施，以至档案管理出现阶段性的不规范，整理的档案不统一、不整齐、不美观。达等级评定时常会出现这样和那样的问题。公安机关文书档案以前装卷的规范是以地方政府档案局要求装卷，与公安部门规定的文书档案装卷规范不统一，达标也是由地方政府档案局评定，比较混乱，评定等级工作规定的部门不统一。
二、改进基层公安机关档案规范化、标准化管理工作的对策
（一）要转变观念提高认识，完善档案建设的基础条件。要不断更新观念，进一步健全归档、保管、鉴定、借阅等各项管理制度，完善具体操作规程，推进规范化建设，要及时引进先进档案管理设备，提升档案服务水平，为档案信息化建设提供基础保证。单位领导务必高度重视，建立机制，落实责任，要把档案管理工作列为重要基础工程建设来抓，与年终目标考核、评优评先结合在一起。每年年终评比出档案管理先进单位和个人，进行奖励，对不达等级的单位和具体负责个人进行严惩，奖罚分明，才能提高认识，发挥主动性和积极性，形成领导重视、分工明确、责任落实、整理规范、归档及时、集中保管的良好工作氛围，使档案工作在法制化、规范化，标准化的轨道上健康发展。
（二）要健全档案管理制度，确保档案管理工作有序开展。在完善管理制度的基础上，必须建立相应的档案工作检查、督查、考核制度，通过考核的杠杆效应引起各部门领导对档案工作的重视，调动各部门做好档案工作的积极性，增强做好档案工作的信心，确保档案管理工作有人抓、问题有人查、责任有人负。档案管理工作涉及到公安工作的方方面面，从收集、整理、归档、入库到日常维护保养；从档案信息的采集、研发、利用到电子信息化管理等各个环节，都必须有一系列配套完善的制度来保障，唯有不断地建立健全档案管理制度，并且落实到日常工作中，做到及时收集、整理、归档，才能确保档案管理工作有序开展。
（三）要建立科学的用人机制，保障档案队伍良性发展。要使单位档案管理工作不因单位领导或单位其他人事变动而脱节，就必须建立健全档案管理用人机制，除经常性地对本单位全体民警开展档案技能培训外，还要培养一支政治素质好、事业心强、能吃苦耐劳、肯钻研业务且相对稳定的兼职档案队伍，协助档案管理人员加强档案管理。要使档案管理工作不脱节、不间断，保持档案管理的持续性、连贯性，建议成立独立的档案管理部门，配备人员专门负责全局的档案管理工作。要提高档案管理人员知识结构，由于电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化的特点，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对档案管理人员提出了更高的要求。作为现代档案管理人员不仅要熟悉档案专业知识，还要努力掌握其他相关知识，尤其是要熟练掌握与档案信息化建设相关的计算机技术、光盘技术、网络技术等，这样才能适应新时期档案工作的要求。
（四）要加强指导培训，提高档案人员业务素质和专业技能。档案主管部门要积极开展档案信息化建设业务指导，通过组织培训、举办讲座、现场讲解等方式，传授档案信息化建设方面的专业知识，让档案管理部门及时掌握方法，从而少走“弯路”，不断提高档案员的档案管理水平和见识，扩大视野，增进友谊，交流经验。同时，建立档案管理人员的激励机制，提高档案管理人员的待遇，从而稳定档案管理人员队伍。要培养档案管理人员爱岗敬业、甘于清苦的精神，在思想上牢固树立做好公安档案工作的责任意识，进一步发扬奉献精神，认真地做好各类档案资料的收集整理工作。
（五）要加快数字化加工进程，提升档案管理信息化水平。档案信息化是信息化时代对档案工作的客观要求，是实现信息资源共享、开发档案信息资源和档案实体保护的必然选择，也是公安信息化和公安基础工作的重要组成部分。随着档案管理新系统推广应用和示范数字档案室创建活动的开展，各级公安机关均已广泛应用档案管理系统开展档案收集、保管和利用工作，档案电子数据信息资源也在不断丰富。把现有纸质、实物档案分门别类、规范标准的实现数字化转换，是当前档案信息化建设的主要内容。要结合本单位实际，统筹规划，分步实施，突出重点，量力而行，对库藏档案开展数字化加工，建立档案目录数据库、全文信息库，逐步建成层次分明、量多质优的档案信息数据库。由于库藏档案量大、门类多，而且每年新形成的档案在逐年增加，要在短期内依靠档案部门自身力量完成全部库藏档案的数字化加工显然不可能，可以采用委托加工和增加临聘人员自主加工等方式，加快档案数字化加工进度。同时，对派出所档案信息化建设也必须同步推进，尽快将库藏档案录入档案信息管理系统，不仅可以充实完善档案信息资源，提高档案资源的齐全性和完整性，而且可以更加方便有效地查阅利用公安档案信息，更好地加强档案原件的保护。
疏附县队伍建设统计表
xxx中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
编制落实情况统计表
xxx中学 2013年9月
新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
教职工工资发放表
xxx中学2013年
新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
特岗教师工资发放表
xxx中学
2013年 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师学历、职称
xxx中学 2013年9月
情况统计表 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师学历情况
花名册
xxx中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师学历情况
花名册
xxx中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师毕业证书
复印件
xxx中学
新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
事业单位岗位设置管理
工作统计报表
xxx中学 2013年 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师职称情况
花名册
xxx中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师职称证书
复印件
xxx中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师获得教师资格证
情况统计表
xxx中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师获得教师资格证
情况花名册
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师教师资格证书
复印件
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师HSK等级或 普通话等级复印件
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师学科分布情况
统计表
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师学历情况
花名册
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
xx乡中学 2013年3月 专任教师分课表 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师参加继续教育培训情况统计表
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师参加继续教育培训情况花名册
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师继续教育培训
证书复印件
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师继续教育培训
费用报销记录
xx乡中学 2013年 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
专任教师计算机等级
证书复印件
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
结业证书复印件
xx乡中学 2013年9月 专任教师双语培训 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
学科带头人花名册、登记表
荣誉证书复印件
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
骨干教师花名册、登记表
荣誉证书复印件
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
教学能手花名册、登记表
荣誉证书复印件
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
基层干部补贴发放记录
xx乡中学 2013年 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
家庭经济困难教师资助
教师名单
xx乡中学 2012年2月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
xx乡中学 2013年 购买集资房人员名单 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
教师绩效工资评分
发放表
xx乡中学 2013年 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
校长（书记）花名册
证书复印件
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
教辅人员统计表
xx乡中学 2013年9月
新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
教辅人员花名册
xx乡中学 2013年9月
新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
教辅人员花名册、登记表
证书复印件
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
功能室负责人花名册、登记表
证书复印件
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
工勤人员花名册 证书复印件
xx乡中学 2013年9月
新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
教研员花名册、登记表
荣誉证书复印件
xx乡中学 2013年9月 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
xx乡中学 2013年 教研经费落实的收据 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
老师发表的论文登记表
论文复印件
xx乡中学 2013年 新疆维吾尔自治区义务教育学校标准化建设xx县A3队伍建设指标
准化办公室
标 准 化 建 设 工 作 方 案
安全质量标准化建设工作方案
一、考核范围
按照《煤矿安全规程》、鑫运煤业《安全质量标准化检查及评分办法》和下发的安全质量标准化《细则》对全矿的采煤、掘进、机电、运输、通风、地测防治水、井下文明生产进行全面考核。
二、标准化检查
由常务组长布置，副组长、办公室主任带领分管专业成员于每月的 5、15、25 号进行检查；检查分采、掘、机、运、通风、地测、监测监控等方面的内容。各专业科室科长、队长任何人不得缺席，检查结果由分管专业的科长按照《安全质量标准化检查及评分办法》评分，质量标准办公室汇总，于次日调度会通报检查情况，制定整改措施，落实整改人、落实整改时间。
三、安全质量标准化领导组职责分工 1.组
长：
郭建军（矿长）负责安全质量标准化建设的全面工作。2.常务副组长：
康曙光负责全矿安全质量标准化、应急救援安全质量标准化、职业健康安全质量标准化建设工作。
刘启生负责采煤安全质量标准化、地面设施安全质量标准化、地测安全质量标准化。3.副
组
长：
冯
春：负责每旬“一通三防”、掘进、安全质量标准化检查的组织、考评工作，负责“一通三防”日常标准化建设、管理工作。
史建军：具体负责安全质量标准化班组建设及人员组织调配等工作。
裴伟龙：具体负责机电安全质量标准化、运输安全质量标准化建设工作。
段建国：具体负责安全、信息调度安全质量标准化建设工作。
温建兵：具体负责地测、防治水安全质量标准化建设工作。
办公室主任郭建光：负责安全质量标准化组织、工作绩效的考核、评比、资料的收集、存档与管理、日常文明生产管理、处罚和兑现。4.各专业部门职责：
各科长负责分管专业每月标准化检查组织、评分、资料收集和日常标准化管理、检查工作。
四、考核办法
1、采煤、掘进、机电、运输、通风专业、监测监控一律实行旬检与不定期抽查相结合，实行旬定级、月度总评；月总评办法按满分 100 分，头两旬各占 30 分，最后一旬占 40 分。
2、文明生产管理按照划分的文明卫生区域、工作场所现场区域由质量标准化办公室实行日常抽查和定期检查相结合，月底进行考核评分。
3、各专业考核结果由标准化办公室存档备查，对各专业检查出的问题由安监部下发整改通知单，限期进行整改，对典型的问题或隐患按矿有关规定予以处罚。
五、安全标准化检查旬检月验要求
1、检查人员要认真贯彻检查标准，规范检查方法，遵守工作纪律，公平、公正检查评比。
2、各检查专业组长要建立完善的资料管理制度。检查结束后，将检查评分原始记录表、存在问题整改表等报安全质量标准化办公室，所有检查原始资料必须妥善保存，保存期限为一个。
3、检查覆盖率要达到 100℅。所有参加检查人员分专业统一使用规范的安全质量标准化检查表，按照“谁检查、谁签字、谁负责”的原则，规范检查行为，提高检查质量。
4、严格执行检查连带责任追究制度，对检查后 48h 内被检查地点发生的非“三违”因素导致的事故，要追究检查人员的连带责任。
5、区队及班组要进一步深入开展班组建设工作，通过职工的现场操作达标，实现班组建设、安全质量标准化建设动态达标，将安全质量标准化建设工作真正落实到每一名职工，每一个工艺流程。
六、奖罚考核
1、生产矿长负责每月对各队组进行一次安全质量标准化检查总结评比，公开通报评比结果、剖析存在的问题结果和提出改进措施，对下阶段工作进行安排部署。
2、安全质量标准化考核分为四个等级，A 级、B 级、C 级为标准化区队，D 级为不合格区队。A 级标准：总得分 90 分以上。B 级标准：总得分 80 分以上。C 级标准：总得分 70 分以上。D 级标准：（1）总得分 70 分以下；（2）发生轻伤及以上事故；（3）发生较大工程质量事故；（4）发生较大非伤亡事故。
3、考核组每月考核，得分 70 分以上的区队不奖不扣；得分70 分以下的区队罚款 500 分。
4、对月度总评为 A、B、C 级安全标准化的区队不奖不扣；对安全质量标准化不合格的区队处以 1000 元的罚款。
5、区队每月考核评分的办法按《华烨煤业质量标准化标准及考核评比办法》执行。
七、安全质量标准化达标规划
2013年全矿依据安全质量标准化检查标准及评分办法，力争第一季度全矿达到 70 分，第二季度 75 分，第三季度 80 分，第四季度 85 分。
一、档案信息系统标准化建设的条件
(一) 在档案信息化实践中, 各级档案部门已积累了比较丰富的经验, 基本明确了档案信息化的任务、原则与方法。特别是随着“十一五”期间全国信息化发展规划的制定和整个国家信息化建设工作的推进, 使我们更加明确了档案信息化的基本目标, 为建立完善档案信息系统的技术标准与规范, 实现档案信息系统标准化指明了努力的方向。
(二) 随着政府电子政务工作的推进, 改变档案管理利用模式和服务观念、提高档案工作的社会服务能力, 已成为经济社会发展的必然要求。各级档案部门要达到加大档案信息资源开发利用力度、拓宽档案信息社会服务渠道、扩大档案信息利用服务范围的目的, 必须将标准规范的档案信息系统纳入政府电子政务系统的整体建设之中, 以实现全社会的档案信息资源共建共享、适应经济社会发展的现实需要, 使档案信息系统标准化建设具备了发展完善的广阔前景。
(三) 各级档案部门经过多年的探索实践, 在档案信息化建设、尤其是在档案信息技术应用方面, 除积累了丰富经验之外, 还培养了一批档案信息化理论知识与实践经验兼备的档案信息系统标准化建设的专门人才, 初步具备了档案信息系统标准化建设所必备的人才条件。
(四) 信息技术本身是跨国界的, 发达国家档案信息系统标准化建设的经验教训可以为我们提供指导与参考。借鉴吸收国外档案信息化理论建设的成功经验, 有利于我们开展档案信息系统标准化的实践, 以在较短的时间内, 建立起适合我国国情的档案信息系统标准化体系、科学指导档案信息化建设实践的开展, 为档案信息系统标准化建设奠定了坚实的技术基础。
二、档案信息系统标准化建设的主要内容
(一) 档案信息的标准化。在电子政务系统中, 档案信息标准是以数字形态存在的档案信息产生与应用的依据。为解决档案信息在电子政务领域中具体应用的各种技术矛盾, 档案信息的标准化建设尤为重要。档案信息的标准化是实现档案信息共建共享的关键前提, 在电子政务各功能系统中实现不同部门、不同系统、不同地区之间传输和利用数字形态的档案信息离不开档案信息的标准化建设。必须从实际出发, 结合计算机技术、网络技术发展与档案信息系统开发的现实需要, 学习借鉴国内外的先进技术经验, 创新适合我国电子政务框架下档案信息标准化的政策与规定, 促进我国档案信息标准化建设的水平:达到既要满足适应国内电子政务框架下档案信息系统标准化建设需要, 又要关注与国际相关标准接轨, 为日后参与国际竞争和长远发展奠定坚实基础。同时, 档案信息标准化建设不仅必须考虑技术因素的制约, 还要兼顾管理体制、经济方式和执行措施方面的种种影响, 量力而行, 强化指导、监督与执行的机制, 推动档案信息标准得到具体有效的实施。
(二) 数据交换格式的标准化。数据交换格式是数据存在的一种特定的格式编排要求。它可以将两种或两种以上的数据处理系统在使用不同计算机硬件、操作系统和档案信息管理软件时, 能够方便快捷地将数据从一个系统完好无损地转换到另一个系统, 从而确保整个电子政务各功能系统之间的档案信息可以相互连接、相互共享;历史、现实及预测未来的档案信息能够相互可比、相互通讯。在档案信息系统中, 存在着大量数据形态的档案信息, 具有数据交换的现实需要。因而, 在建立和完善数据交换格式标准化过程中必须相应地要求:既要参照国际现有数据交换格式标准, 又要切合国内档案管理软件内部数据交换格式的要求;既可以满足档案信息交换的需要, 又可以根据整个电子政务各功能系统的发展不断地加以扩充, 并兼具完备、易用、可扩充和兼容的特点, 以适应电子政务各功能系统不断发展变化的需要。
一、档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用
我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。
随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎。这种思想主要来源于为解决文档分离，使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。
我国档案工作在集中统一管理原则指导下，在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构，构成一个严密完整的组织体系文件，也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程，也存在着类似文件中心的管理中间性、过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为，这并不排斥文件中心在我国建立推广，只要注意文件中心的适用范围后，它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看，文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。
二、档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节
在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指導思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证，不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
三、推行全面质量管理
1.档案全面质量管理的含义和特点
所谓档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量。它具有以下几个特点：
1.1全体人员参加
档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处（室）所的领导、文件起草人员、定稿人员、档案员等人员的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作。树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性，也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。
1.2全过程控制
从公文的起草、审核、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理。
1.3科学的手段
采用数理统计方法、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题，不断提高档案质量和档案工作管理水平。
2.解决和改进档案质量问题的步骤
档案现状不容乐观。有的单位领导对档案工作不够重视，觉得档案工作不能给单位带来效益，只是花钱不挣钱；档案管理人员没有经过系统的专业知识的培训；档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机、档案管理软件等都配备不齐全；室藏档案数量不完整；平时不注意文件、资料的收集、整理；档案制度不完善；有的单位甚至没有自己的《档案分类大纲》、《档案保管期限表》。解决和改进档案质量问题主要步骤如下：
（1）分析现状，找出档案存在的质量问题。
首先要从公文拟撰开始，各部门、各个工作人员必须经常地、自觉地树立档案质量意识，查找问题。
（2）分析产生档案质量问题的主要原因。
（3）找出影响档案质量的各种因素。
（4）针对影响档案质量的主要因素，提出改进计划，并制定解决问题的落实措施。
（5）组织实施解决和改进档案质量的措施或计划。
（6）同计划和目标对照，检查采取措施后收到的效果。
（7）总结经验，巩固成绩，把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。
（8）对检查中发现的问题，不管是遗留下来的还是新出现的，再从第一步开始，进行新一轮的改进，继续加以解决。
3.档案质量管理的要求
3.1必须牢固树立档案质量意识
档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导同志必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设，因此要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。
3.2要不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度
建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的机会，使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。
3.3要把全面实现档案的价值作为检验档案工作质量的唯一标准
每个从事档案工作的人员，要通过加强档案的质量管理，更好地为生产、建设、教育、科研服务，促进各项工作的质量和效率的提高，从而实现档案的真正价值。
3.4要牢固树立“下道工序是用户”的思想
档案是由多部门、多人共同完成的，不同部门、不同工作人员之间能否密切配合，上道“工序”能否给下道“工序”提供高质量的“半成品”，就成为提高档案质量的关键。如果每个上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用户”，为下道“工序”提供质量保证，那么，档案的质量就有了可靠的保证。
3.5要以预防为主，防检结合，重在提高
优良的档案质量是“生产”出来的。根据这一基本道理，档案全面质量管理要求把档案管理的重点，从“事后把关”转移到“事先预防”上来。从管结果转变为管因素，做到防患于未然。
【标准化档案室建设方案】推荐阅读：
丁集小学标准化建设实施方案07-20
档案室标准06-21
档案管理管理标准剖析07-10
自治区文明单位档案标准07-12
档案管理标准规范大全10-09
频道标准化建设09-21
标准化安监站建设06-14
标准化班组建设意见09-14
安全标准化建设感言10-10
党支部标准化建设验收标准评分表09-16
