科研档案数字化管理论文

摘要：数字化时代的到来，给人们的工作和生活带来前所未有的方便与快捷。科研档案管理工作，是科研过程中的一项重要工作，此项工作有序、快速地开展，可加快科研工作的进程。因此充分利用数字化的便捷、快速、存储信息量大等优点，有利于农业科研工作的开展。该文针对农业科研档案管理工作的几个重要环节、存在问题，以及实现数字管理的措施进行了阐述。下面是小编整理的《科研档案数字化管理论文 (精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

科研档案数字化管理论文 篇1：

农业科研档案数字化管理措施研究

摘 要：作为农业大国，加强农业科学研究有助于推动我国农业的发展。而农业档案作为农业科学研究最重要的科学依据，为科研活动提供有价值的文字、图表、影像等相关资料，它既是农业科学技术活动的真实记录，也是农业科学技术储备的一种形式，更是一项重要的信息资源。但是当前农业科研档案管理工作还不够成熟和完善，需要相关部门加强重视，明确管理工作中存在的问题，在不断创新中不断完善档案管理工作，以为农业科研工作更好的服务。

关键词：农业;科研档案;数字化管理

引言

通过对农业科学技术的不断研究，形成具有保存价值的科研档案。由于农业的特殊性，其科研工作具有存储周期长、类型多、数据庞大分散、涉及范围广的特点，所以科研档案管理也具有复杂性。为保障农业科研档案管理更加有效合理，推动其实现数字化建设具有重要作用，利用科学的、先进的档案管理系统提高档案管理质量，从而为农业发展提供更加科学的数据资料。

一、农业科研档案管理现状

1.实验档案管理现状

农业科研实验档案是农业科学研究过程中不断积累形成的重要信息，是农业科研工作的真实记录，也是未来科学研究的重要资料。所以妥善、完整、科学保管农业科研试验档案有利于农业科研工作的开展，帮助科研人员了解阶段性实验进展，通过对以往实验效果的总结和分析，发现不足，并在不断完善中吸取经验和教训，从而帮助科研人员更好地调整、研究思路和科研方向。农业一直是我国国民经济中的重要组成部分，也是关乎国计民生的重要的内容，为保证我国农业基础，满足社会需求，农业科研实验成为必不可少的工作之一，在我国农业科研单位比较多，在不断的研究和实验中，形成丰富的科研实验档案资料。为更好的整理农业科研实验相关档案，部分科研机构开始安排专门人员对文字版资料进行整理，并按照日期、内容的不同实现分类管理。这一工作虽然实现实验档案的科学管理，但是并不利于资料查询，要想调取某一年的相关资料需要耗费大量时间和精力。

2.课题档案管理现状

农业科研课题分为基础性研究课题和应用性研究课题，而在实际研究过程中又分为国家、省、地市等不同等级。每个等级的课题研究过程中都会涉及复杂流程，从申请、审批、实验、验收、申请专利等都会产生大量数据资料，这些资料都是课题研究的重要信息，所以必须做好科学管理，保证课题档案研究资料的完整性，为后期知识产权的保护和课题申请提供充足的、完善的资料。当前现有的所有课题档案资料都交由专业的人员进行管理，但是事业单位中存在人员流动大、调动频繁等问题，因为工作衔接过程中存在问题，会造成资料丢失等问题，给资料查找增加难度，影响农业科研课题研究的顺利开展。

3.会议、竞赛及学术交流档案管理现状

为了提高农业科研水平，科研单位每年都会组织和参加众多会议、竞赛和学术交流活动，在这些活动中会有行业中顶尖的专家学者参与，在知识的碰撞中会提出更好的对策，所以对相关活动做好整理并以档案形式进行备份和管理，具有重要作用。在活动中每个科研人员都是行业中的专家，将自己的阶段性研究提出来与所有专家分享，可以说是非常珍贵的资料，但是有些科研单位并没有意识到这一部分资料的重要性，将其作为一般资料整理，导致会议中提出一些重要内容和理念被忽视。

二、农业科研档案数字化管理的重要性

1.提高檔案管理效率

农业科研档案最终是为科研工作服务，为工作人员查阅、存档等工作提供便利，本身具有一定的服务特性，为提高科研质量和档案管理效率，实现科研档案数字化管理格外重要。农业科研档案管理人员通过对档案的分类后，利用输入设备做好电子存档，这是实现电子化管理的第一步。另外，还需要对电子资料进行复查，保证资料的完整性，并针对不同的档案资料制作完整的目录表格，详细填写材料的各项信息。以上是数字化管理的基础工作，之后在不断完善下，科研人员可以更快速的查找到自己需要的相关资料，提高资料利用率和档案管理效率，充分满足科研人员对档案的需求。

2.减轻对纸质档案的伤害

我国作为农业大国，对农业的研究起步比较早，所以农业科研档案也非常丰富，在我国农业科研档案管理中存在的一部分历史的科研档案，在长时间的存储、应用过程中历史资料已经发生改变，每次对纸质档案的调取和翻阅都会对其造成一定程度的损坏，为保证资料的完整性，同时满足科研人员对历史资料的利用，实现档案数字化管理具有重要意义。将档案信息转化为电子信息，有效实现资源共享，同时科研人员调取资料更加便利，减轻对原始纸质资料的损伤。

3.保证科研档案的完整性

农业科研资料在交接到档案管理人员手中后就进入档案管理流程，按照档案管理相关规定开始对档案进行整理、移交、存档等，根据档案的内容、性质和特点划分为不同的区域，一旦错放、丢失都会对科研研究造成不利影响，同时对档案管理工作产生不利影响。所以资料一旦做好归档处理就要保证其位置的准确性和内容的完整性，但是，在对档案频繁查阅和调取中可能会造成信息的丢失、错放等，为降低这一事件的发生，利用计算机系统实现数字化管理，直接在数据库中调取相关资料，降低丢失问题的发生。

三、加强农业科研档案数字化管理的有效措施

1.建立健全档案管理规章制度

为保障农业科研档案资料的完整性，应当根据当前档案管理现状制定完善的档案管理规章制度，同时科研单位也应当在相关法律法规的规定下制定适合本单位档案管理制度，从而提高档案管理质量。完善的档案管理制度应当涵盖档案管理各个环节和流程，保证各项工作有章可循，推动档案管理规范化的实现。档案管理是一项保密性工作，建立健全农业科研档案管理制度，可以规范档案管理行为，使档案管理更加规范。

2.加大对档案数字化管理中软硬件设施的投入

传统档案管理是对纸质档案的整理、归类和储存。在不断发展中，这一档案管理模式已经无法满足新时期科研人员对档案的需求。在信息化环境下，尤其是可持续发展理念的提出，给档案管理工作提出新的要求，档案数字化管理已经成为必然选择。通过数字化管理的分析，其具有明显的优势，所以为推进农业科研档案数字化管理的实现，必须加强对软硬件设备的投入，引进专业的档案管理设备，建立完整的资料库，为科研人员提供更加便利的查阅渠道。除此之外，还要对设备和软件及时进行更新，不断完善农业科研档案管理。实现对当前庞杂资料的整理和分类，实现统一化、数字化管理。

3.提高档案管理人员的专业素养

档案管理人员的专业认知对档案管理质量有决定性影响，所以科研单位必须加强对档案管理人员的重视，定期组织管理人员进行培训，学习先进的管理理念和管理技术，不断提高农业科研档案管理效率，发挥科研档案最大作用和价值，推动农业科研成果的提升。

四、结束语

农业科研档案实现数字化管理可以实现信息共享，打破传统管理模式的局限，提高档案利用效率，同时为科研人员查找资料提供便利。数字化管理的实现，需要从制度、软硬件、管理人员专业素质等方面着手，推动农业科研档案数字化的实现，为农业科研工作实现进一步发展提供支持。

参考文献：

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[2]毛彥芝.浅议农业科研档案数字化管理[J].安徽农学通报，2013，19（12）：121-122。

[3]梁海萍，唐翼锋.对农业科技档案管理工作的一些探索研究[J].农业科技管理，2013，32（01）：71-72。

[4]郭秀萍.信息时代农业科研档案数字化管理的探讨[A]. 甘肃省档案学会.档案利用与档案文化——2012年甘肃省档案工作者年会论文集[C].甘肃省档案学会，2012：7。

[5]冯惠玲，周 毅，黄霄羽.档案学科“十五”回顾与“十一五”展望[J].档案学通讯;2005年04期

[6]康世云，裴新涌.河南省农业成果数据库的研建与实施[J].农业网络信息，2004年08期

[7]刘 华.科研项目信息化管理的探讨[J].科研管理，2003年04期

[8]胡春芳，周国民.农业科研管理信息系统的研制与应用[J].农业图书情报学刊，2006年04期

[9]路 剑，李小北.关于农户信息化问题的思考[J].农业经济问题，2005年05期

[10]郭秀萍.甘肃农业科研档案安全保障体系的构建设想[A].档案安全与档案服务——2011年甘肃省档案工作者年会论文集[C].2011年

作者简介：罗志花（1983-），女，汉族，籍贯：吉福建省龙岩市，单位：三明市农业科学研究院，学历：本科，职称：馆员，研究方向：档案管理。

作者：罗志花

科研档案数字化管理论文 篇2：

浅议农业科研档案数字化管理

摘 要：数字化时代的到来，给人们的工作和生活带来前所未有的方便与快捷。科研档案管理工作，是科研过程中的一项重要工作，此项工作有序、快速地开展，可加快科研工作的进程。因此充分利用数字化的便捷、快速、存储信息量大等优点，有利于农业科研工作的开展。该文针对农业科研档案管理工作的几个重要环节、存在问题，以及实现数字管理的措施进行了阐述。

关键词：农业科研档案；数字化管理；关键环节；措施

科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料，是科学技术研究活动的真实记录，是保护知识产权的重要依据[1]。农业科研具有存储周期长、数据庞大分散、类型多、涵盖范围广和成果性强等特点。科研档案管理主要包括：课题管理、会议管理、学术交流、科研仪器档案管理等。建立规范化、信息涵盖量大、科学化、完整的管理系统，能提高科研工作的效率，也关系到科研院所科研水平的提升，对科研院所系统地有针对性地选择科研方向，进一步进行科研创新具有重要的意义。

1 科研档案管理的关键环节及存在问题

1.1 农业科研实验档案管理 农业科研档案是农业科学研究过程中逐步建立和积累的重要信息资源，是科研工作者科研过程的真实记录，是农业科研工作的第一手资料，是进行科学研究的基础。有序完整地保存好农业科研档案，有利于进一步对科研材料进行详细分析，了解阶段性的科研进展，总结其中的优势和不足。还有助于更好地调整科研方向，调整研究思路和措施。

每个综合性的科研单位都有一支合理的科研梯队，延续性地开展课题研究，长的已经延续了几十年；在科研工作中随着时代的要求，也要不断地调整科研方向、科研目标，因而一定会积累大量的科研档案。目前大多数科研单位都是由专人整理文字版的科研材料，按年份、研究内容等分类管理。但是如果想调出某个作物某个性状不同年份间的表现，则要找出一大堆资料，从中逐个查询，费工费时耗力。

1.2 农业科研课题档案管理 农业科研课题主要包括：国家级、省级、地市级及本单位设立的基础性和应用性研究课题。每个级别的课题特别是国家级和省级课题，从申请、审批、实验记录、中期考核、最终结题、验收鉴定、申报奖项、申请专利等都会积累大量的资料及数据，这些资料档案的完善及有序地管理，关系到知识产权保护及后续课题的申请。

目前这些资料档案都由专人管理，但是事业单位的弊端给管理工作带来了很大的影响。如人员调动频繁，工作衔接不好；有些资料丢失没有及时补救，往往互相推卸责任；甚至把档案管理工作当作一种权利来利用；想查询历史记录，或者工作量大，或者资料丢失，或者要等很长时间，给科研工作造成很大的负面影响。

1.3 农业科研会议、竞赛及学术交流档案管理 为了提高学术水平，科研单位每年都要参加很多学术交流活动，有的单位本身也要组织学术交流活动，举办论文竞赛等。学术交流会上，经常有顶尖的专家针对某个问题展开综合、集中的研究与讨论，会针对个别关键问题提出很好的解决方案，或者针对已经过时的规章制度做适当的修改等。论文竞赛中，科研人员将自己用心血换来的科研成果集中展现给大家，既是科研汇报，又是阶段性的科研总结。这些会议、学术交流和科研成果的资料档案十分重要和珍贵。而有的科研单位往往对这些数据及资料认识不足，忽略了对这些材料的整理与归档，导致一些珍贵的对科研发展有重要意义的信息丢失。

2 实行科研档案数字化管理的措施

科研管理的数字化建设的核心是实施信息公开和实时管理，强化服务意识和提高服务水平，实现资源共享，积极高效地为科研工作服务[2]。科研工作的某些关键环节往往存在一些弊端，数字化管理可以有效地解决这些问题，因此实行数字化科研档案管理势在必行。针对存在问题，可以从以下几方面着手解决，逐步实现科研档案管理的数字化。

2.1 清理整理现有资料 现有资料量大而庞杂，应将现有馆藏资料进行分类，将归档的材料及无需归档的材料分开。对必须归档的材料，按照存储信息形式及将要查询信息形式进行分类，统一标准，分类管理。

2.2 引进和培养人才 要实现科研档案管理数字化，关键要有一支思想素质好、专业水平高、工作能力强的专业的档案管理队伍。按照人才建设的思路：坚持“引进急需的、用好现有的、培育后备的”[3] 指导思想，积极引进人才，根据本院人才的实际情况，对从事档案管理或科研管理工作、具有一定计算机信息学基础的人员，应尽快派出去学习相关知识，以便尽快满足工作需求。对将要从事科研管理工作的人员也要做好数字化信息管理知识的培训工作，使之早接触，早认知，逐步掌握基本知识。

2.3 建立健全规章制度 目前，科研档案管理人员对科研档案的重视不够，没有正确认识到科研档案对科研工作的顺利开展十分重要，科研档案管理制度不健全。农业科研院所应根据本单位的实际情况，建立切实可行的档案管理规章制度。

农业科研管理信息化后，很多信息将在大范围供科研人员共享，因此，也急需建立规章制度，保证科研资料的共享，同时做好安全保密工作，对于有意盗取科研信息的行为，要制定专门的惩罚制度。

参考文献

[1]国家科学技术委员会，国家档案局.科学技术研究档案管理暂行规定[EB/OL].（2010-10- 22）[2010- 11- 05].http：//wenku.baidu.com/view/87c6f0fe04a1b0717fd5dd2e.html.

[2]高凤新.科研管理的数字化[J].中国高校科技，2012（7）：32-33.

[3]王娅秋.加强农业科技档案数字化建设的有效措施[J].黑龙江档案，2011，5（188）：49. （责编：陶学军）

作者：毛彦芝

科研档案数字化管理论文 篇3：

基于新形势下科研单位档案数字化管理存在的问题与对策

摘 要：在数字化技术不断发展的背景下，科研单位为了提高档案管理效率，需要进行数字化建设，本文通过增强工作连贯性、提高经济效益、提升管理水平，三个方面对科研单位档案数字化管理的必要性进行了讨论，并从数字化设备不完善、数字化建设意识不高、管理标准不完善，对存在的问题进行了总结，并从提高管理人员专业能力、构建管理系统、引进数字化技术、强化建设意识、完善管理标准，对管理策略进行了讨论。

关键词：科研单位;档案数字化管理;数字化技术

在信息技术不断发展的背景下，数字化逐渐融入到生活、工作中，科研单位中，档案管理较为重要，能够为其科学研究提供理论依据，但在将数字化技术融入到其中时，存在管理人员重视程度不高、没有合理应用等问题，为了改善这一现状，需要有针对性的优化这一问题，构建科学的档案管理方法，为科研工作提供服务支撑。

一、科研单位档案数字化管理的必要性

1.增强工作连贯性。科研单位档案数字化管理，具有增强工作连贯性的必要性，具体可以通过以下两个方面来了解，第一，科研单位档案整理工作较为复杂，需要消耗大量的人力、时间，但在应用数字化管理方法时，能够优化档案管理工作环节，缩短工作时长，提高档案整理效率。第二，在应用传统方法进行档案管理工作时，存档后查阅需要消耗大量时间查找，增大了档案管理人员的工作量，但在应用数字化管理方法之后，员工可以在系统中输入关键字快速查找，增强了工作的连贯性，提高档案管理效率。

2.提高经济效益。在进行科研单位档案数字化管理时，能够提高经济效益，第一，传统的档案管理工作需要占用大量的空間、人力，导致科研单位需要投入大量的成本资金，对经济效益有一定的影响，但在构建数字化档案管理工作时，可以通过计算、服务器进行工作，达到节约档案管理时间、提高经济效益的目的。第二，在应用传统方法进行档案管理时，一旦在整理中出现问题，会影响档案管理工作的整体运行效率，但在应用数字化管理技术时，能够缩短档案管理工作时间与管理有效性，提高经济效益。

3.提升管理水平。科研单位的档案在进行数字化管理之后，能够提升管理水平，具体可以通过以下两个方面来了解，第一，由于科研单位的档案数量较多，在应用传统方法进行管理时容易出现管理漏洞，对相关研究分析工作准确性有影响，但在应用数字化管理方法之后，系统能够将档案进行合理整理，提高档案管理的准确性，保障其具有较高的参考价值。第二，在信息技术不断发展的背景下，各行各业都逐渐优化工作方式，科研单位对工作的精确性要求标准较高，应用数字化管理技术，能够达到节约环保、节约空间的目的，不仅提高了企业的经济效益，还能够简化管理工作，推动科研单位运行发展。

二、科研单位档案数字化管理存在的问题

1.数字化设备不完善。科研单位在进行档案数字化管理工作时，存在数字化设备不完善的问题，第一，数字化管理设备运行情况与管理质量有一定的联系，但部分科研单位在构建数字化管理技术时，没有根据科研单位的档案管理需求购置数字化设备，导致在实际应用中，容易出现应用不合理、有效性不高等问题，对科研单位档案管理工作运行发展有一定的影响。第二，现阶段，数字化技术不断发展，科研单位为了提高档案数字化管理的安全性，需要定期进行设备优化工作，但部分科研单位对这一工作的重视程度不高，没有定期进行设备管理，在应用时容易受到病毒的影响，出现档案信息丢失、泄露等问题，对科研单位运行发展有一定的影响，降低了数字化管理有效性。

2.数字化建设意识不高。现阶段，科研单位档案数字化管理工作中，存在数字化建设意识不高的问题，第一，科研单位的档案数字化管理工作运行情况与管理人员的重视程度有一定的联系，但部分科研单位领导缺乏与时俱进的思想，没有按照数字化的发展趋势进行管理，甚至没有为档案数字化管理工作提供资金支持，难以提高数字化管理工作有效性，对科研单位运行发展有一定的影响。第二，由于档案数字化管理工作与传统方法存在一定的差异，员工对这一工作的了解程度不高，在实际工作时容易出现操作失误问题，难以发挥出档案的实际应用意义，对科研单位运行发展有一定的影响。

3.管理标准不完善。在对科研单位进行档案数字化管理时，存在管理标准不完善的问题，具体可以通过以下两个方面来了解，第一，规范制度能够约束员工行为，提高科研单位档案数字化管理质量，但部分科研单位对这一工作的重视程度不高，没有按照科研单位需求构建适当的管理标准，档案管理质量不高。另外，应用档案数字化管理技术能够提高档案收集整理质量，但由于部分管理人员对管理工作的重视程度不高，部分员工没有按照标准进行工作，对科研单位运行发展有一定的影响。第二，由于科研单位档案数字化管理工作量大，档案整理每个步骤都需要应用有针对性的管理制度，但部分管理人员在构建管理标准时，没有细化构建管理制度，降低了管理有效性，容易出现档案整理不规范的问题，对科研单位发展有一定的影响。

三、新形势下科研单位档案数字化管理策略

1.提高管理人员专业能力。在新形势下，科研单位为了提高档案数字化管理有效性，需要提高管理人员专业能力，第一，档案管理人员的专业能力与管理质量有一定的影响，但档案数字化管理工作与传统档案管理方法存在差异，为了提高档案管理人员对这一工作的了解程度，需要定期开展培训工作，例如：科研单位领导可以聘请档案数字化管理专家，为管理人员讲解数字化管理方法、管理流程等，提高管理人员的专业能力，为档案数字化管理工作运行发展奠定良好的基础，满足科研单位运行发展需求。第二，由于科研单位档案管理工作量较大、较为复杂，一旦在管理环节中存在问题，会对档案管理工作运行发展有影响，为了提高档案管理人员的管理责任意识，科研单位可以借鉴国外档案管理方法，构建一支专业能力较强的队伍，例如：科研单位领导可以先分析档案管理策略，整理其中的优点与缺点，并将其中的优点融入到科研单位档案管理中，提高档案管理水平，推动科研单位运行发展。

2.构建管理系统。新形势下科研单位档案数字化管理时，需要构建管理系统，第一，完善的数据管理系统能够保障档案管理稳定稳定运行，增强各个环节的连接性，避免出现管理漏洞的问题发生。另外， 在构建完管理系统之后，为了保障这一管理系统具有应用有效性，需要在应用一段时间之后开展档案管理会议，了解这一管理系统存在的问题并优化，推动科研单位运行发展。第二，在构建管理系统之后，为了提高管理有效性，可以先了解国外应用的管理系统，并按照科研行业、数字化技术的发展方向进行构建分析，提高档案数据管理的有效性，满足行业发展需求。

3.引进数字化技术。在新形势下科研单位档案数字化管理为了能够优化发展，需要引进数字化技术，具體可以通过以下两个方面来了解，第一，档案数字化技术与科研单位发展情况有一定的联系，在数字化技术不断发展的背景下，一旦科研单位没有定期优化数字化技术，档案系统会受到网络环境的影响，出现档案丢失的问题，为了改善这一现状，提高档案应用的科学性，需要科研单位提高资金投入力度，引进先进的数字化技术，优化科研单位档案数字化管理系统，为科研单位的研究工作提供依据。第二，为了提高数字化技术引进的有效性，需要先对科研单位的发展需求进行分析，并引进相应的数字化技术，推动科研单位运行发展。另外，科研单位档案极为重要，为了提高管理技术的应用有效性，需要在引进数字化技术时，将提高档案完整性、使用率作为重点内容，发挥出档案管理的实际意义。

4.强化建设意识。科研单位档案数字化管理为了满足新形势的发展需求，需要强化档案管理人员的建设意识，具体可以通过以下两个方面来了解，第一，现阶段，部分科研单位档案管理人员的数字化档案管理意识不高，在档案管理工作中容易出现失误问题，对科研单位运行发展有一定的影响，为了改善这一现状，强化管理人员的建设意识，需要科研单位领导提高对数字化建设的重视程度，深刻了解这一工作的含义，为数字化管理奠定良好的基础。第二，由于科研单位档案数字化管理工作在运行时，需要投入大量的资金，购买先进的设备，为科研工作运行发展奠定良好的基础。

5.完善管理标准。科研单位档案数字化管理在运行发展时，需要完善管理标准，具体可以通过以下两个方面来了解，第一，管理标准能够约束员工的行为，在对科研单位进行档案数字化管理时，为了提高管理的有效性，需要档案管理各个部门加强联系，构建管理制度时各个部分的工作内容、工作责任明确，之后进行整理，保障这一管理制度能够满足科研单位的应用需求。例如：在完善管理标准时，为了提高管理标准的规范性，可以对其他科研单位应用的管理标准进行分析，总结其中的优点并融入到科研单位中，提高档案数字化管理的有效性。第二，由于数据库之间的类别存在差异，为了保障档案整理工作具有较高的质量，需要有针对性的进行整理分析，提高档案数字化管理的规范性。

综上所述，在新形势下进行科研单位档案数字化管理工作时，为了提高数字化管理的科学性，需要先对科研单位档案数字化管理情况进行分析，并将数字化技术融入到其中，构建具有针对性的管理制度，提高档案管理的规范性与科学性，另外，科研单位还需要定期开展数字化管理培训工作，提高档案管理人员的工作责任意识与档案管理能力，为科研工作运行发展奠定良好的基础。

参考文献：

[1]张卫英.关于数字时代事业单位档案管理的探讨[J].才智，2016（17）：277.

[2]曾 璐.科研单位档案数字化建设的探讨[J].办公室业务，2016（05）：138.

[3]王宏月.科研单位如何推进档案数字化建设[J].兰台内外，2015（06）：22.

[4]汤玉燕.事业单位档案的数字化管理[J].城建档案，2015（02）：44-46.

作者简介：姜霁纯（1976-），女，汉族，中级职称，硕士研究生，就职于天津社会科学院

作者：姜霁纯