信息时代电子档案管理论文

[摘要]随着全球化、信息化和网络化的发展，计算机被广泛地应用到各个领域，在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分，这是勿容置疑的。因此，我国档案管理者也应该顺应时代发展的潮流，正确积极地认识电子档案的特点，加强对电子档案管理的研究，推进我国档案管理的电子化进程。今天小编给大家找来了《信息时代电子档案管理论文 (精选3篇)》，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

信息时代电子档案管理论文 篇1：

信息时代电子档案管理浅析

摘要：电子档案是时代发展、科技进步的结果，是指通过计算机磁盘或其他数字设备为载体，大量存储的人员或事件信息。电子档案相较于纸质档案的优点在于，其能在存储大量信息的情况下，更简便的找到目标信息，更具备纸质档案所不能及的图片甚至影像资料。因为其使用简单、储存量大、信息保存时限长等原因成为了现代企业单位最常用的档案保存方式，但其管理模式和管理办法依然存在不足，本文就信息时代电子档案的管理进行分析，希望对相关企业单位在电子档案管理工作有所帮助。

关键词：信息时代;电子档案;管理

电子档案是现代人对科学技术的办公化应用，在科技极度发达的时代，人们为了更高效的完成工作任务，将计算机与数字信息结合，诞生了方便存储信息的电子档案。电子档案极大程度改善了纸质档案的弊端，即易脏污、易损坏、易腐朽以及易褪色等问题，这些问题导致了纸质档案极难保持，而且不具备时效性，并且当纸质档案过多，其巨大的笔记量也为其存储和查询使用带来了困难。因此，电子档案是人们优化办公程序的体现，也是时代的必然结果。

一、电子档案的优缺点

(一)电子档案的存储量和便利性

档案，顾名思义，是对一个人或一件事的始末信息记载，其特点在于信息量大、种类繁多，因此，想要存储档案和使用档案在传统的纸质档案模式中较为困难。电子档案解决了之一难题，例如：现有的家用计算机其硬盘容量为1TB，单张D9刻录盘容量为8.5GB，U盘的容量最大也为1TB。假设一张A4纸可记录1000字，每字符2BIT，记录一张A4纸的内容相当于2KB，在这个假设基础上，可以计算单张D9刻录盘能记录的内容相当于450万张A4纸的字节信息!庞大的数据存储量是传统的纸质档案所不能比较的巨大优势，而且在使用档案时，纸质档案需要记录档案目录才能在450万张A4纸中找到目标信息，电子档案仅仅需要输入“关键字”就能自动检索，找到目标，其便利性也是纸质档案望尘莫及的[1]。

(二)电子档案不可直读

电子档案有巨大的优势，也有较为鲜明的缺点，即为其不可直读的特性。电子档案一般存储在光盘、计算机硬盘、u盘或其他信息载体中，这些载体的特性决定了人们在使用这些信息时必须借助外力读取其信息[2]。因此，若停电或计算机设备电量不足时即不可读取其内部信息，为人们在的工作埋下了潜在问题。

(三)电子档案的安全性

电子档案受其特性影响，必须在数字信息设备上读取，因此，计算机设备的安全与否决定了电子档案中的信息安全与否。如果存储电子档案的计算机设备因人为操作感染恶意程序或他人设备恶意供给，设备内存储的档案信息的安全难以得到保证。

二、提升电子档案管理的办法

(一)建立严格的管理制度

提升电子档案管理效率的根本办法在于建立科学有效的管理制度：

1.除档案管理员外，任何人员不能操作电子档案存储设备，电子档案因为其特殊性，其形成并存储进设备后，其他人员的“外规操作”极易造成档案的泄露，对档案信息安全造成严重威胁，因此，必须杜绝除档案管理员外的人员接触电子档案存储设备。

2.制定严格的录入和查看记录，档案管理员要减少在电子设备上的电子文件传输和接收，在存储档案的设备上接收档案以外的文件，会给恶意程序感染存储设备的机会。并且檔案管理员即使将档案设置为“只读模式”，也无法防止“有心人”以打字录入、手写抄录、拍照等方式记录档案[3]。因此，必须制定严格的档案存入和查看管理规定，每次录入都应以手打录入为主，杜绝设备感染恶意程序的可能，并且每次的档案查看都要有记录，为日后的查询工作提高可追溯性。

3.对较为特殊的档案给予“特殊照顾”，在信息化时代的背景下，信息是单位的立身之本。因此，针对电子档案的安全问题必须进行安全等级划分，档案管理员要根据不同的档案内容进行不同等级的安全保护，周期性检查访问记录，防止恶意程序在不知情的情况下查看档案信息[4]。同时，划分安全等级更便于电子档案管理工作，能够有效的实现对电子档案安全的把控，在安全的基础上提高电子档案的利用率，提升电子档案的安全性。

(二)提高自身操作能力

当前，科学技术经过长久发展，已经进入了科技飞跃进步阶段，计算机技术及其性能日新月异。档案管理软件以及档案加密软件技术也在逐步更新，为了更好的完成档案管理工作，档案管理员必须强化自身能力，积极参加相关培训，学习最新的档案管理操作知识[5]。档案管理员自身能力是电子档案管理效率和安全的第一道保障，同时也是最后一道保障，只有档案管理员具备了一定的操作能力，才能保障工作任务的顺利完成，为单位其他部门的工作提供有利保障。

(三)控制电子档案的准确性

电子档案是电子文件的办公化形似，在计算机中对其进行更改十分简单，并且复制一份电子档案，也仅需要“复制—粘贴”两个步骤即可完成，过分的简单操作对电子档案的极大的影响了电子档案的真实性和原始性。虽然档案管理员都会对电子档案进行加密处理，但对了解计算机知识的人而言，解密仅仅时间的问题，简单的修改档案，会与原档案形成极大的出入。因此，档案管理员在录入电子档案时有必要加录一份备份档案，以保证电子档案的准确性。

结束语：

在信息极度膨胀的今天，电子档案的管理工作是一个单位的立身之本，档案的准确性关乎于每个收录人员的个人隐私，因此，需要档案管理人员高度重视。档案管理员应积极学习新兴的档案管理相关技术和文件加密技术，为单位电子档案安全提供保障，在计算机硬件和软件两方面着手，重视在技术方面的学习，并建立科学的管理工作规范，进一步强化电子档案的管理工作。

参考文献：

[1]张韬. 浅析信息时代下电子档案管理在企业中的应用[J]. 百科论坛电子杂志，2020(7)：291.

[2]胡凤燕. 基于信息化时代浅析传统档案与新生电子档案的管理利用[J]. 兰台内外，2021(10)：34-36.

[3]兰序亮. 浅析大数据时代医院人事档案电子信息化管理[J]. 卷宗，2020，10(16)：103.

[4]曹丽红. 浅析信息化时代传统档案与电子档案管理[J]. 黑龙江科学，2017，8(3)：90-91.

[5]张淑萍. 浅析电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J]. 办公室业务，2021(2)：75-76.

吉林省公主岭市卫生监督所 136100

作者：周言

信息时代电子档案管理论文 篇2：

关于信息时代电子档案管理的探讨

[摘 要]随着全球化、信息化和网络化的发展，计算机被广泛地应用到各个领域，在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分，这是勿容置疑的。因此，我国档案管理者也应该顺应时代发展的潮流，正确积极地认识电子档案的特点，加强对电子档案管理的研究，推进我国档案管理的电子化进程。

[关键词]信息时代;电子档案;管理

一、电子檔案管理特点

具有长期保存价值的电子文件必须要归档保存。电子文件的归档，就是通过电子计算机将整理好的电子文件和它生存的环境条件一并转存在磁性存储载体或光盘上保存。电子文件归档后即形成电子档案。它与纸质档案等有相同之处，如;它们都是国家机构、社会团体以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值伪历史记录;它们都应遵循收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等档案管理基本原则。但它与纸质档案等却有很大不同之处。它不能离开这种生成的环境条件而单独存在，人们只有采用这种记录档案内容的技术和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别它的内容。电子档案内容和记录它的载体随时随地都可分离，载体不是电子档案重要的不可分割的组成部分。

档案的表现形式各种各样，档案的种类也比较多，按其记录形式及其采用的技术和设备，绝大多数都可以划归于以文字记录的纸质等载体档案和以数字代码序列记录的电子档案。而且这两大类型的档案，还会因长期保存和开发利用的需要相互转换。只有认清电子档案与纸质等载体档案的共同点和不同点，才能做到对电了档案管理提出正确的要求，既坚持档案工作的基本原则，又不致将纸质等载体档案的管理理论、方法、技术和标准强加于电子档案，有利于电子档案根据自身的特殊性，创建电产档案的管理理论、方法、技术和标准;才能达到既强调电子文件及电子档案管理的必要性，又个会放松对纸质等载体极案的管理、保护、

开发利用，不盲目地将纸质等载体档案制成电子的副本。才有可能真正做到在电子档案大量涌现时，我们既重视电子档案，又能正确对待纸质等载体的档案，充分开发各类档案信息资源为社会服务，使档案事业在电子时代继续得到全面发展。

二、电子档案管理存在的困难

对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，是一项极其困难而艰巨的任务。这绝不是仅仅懂得纸质档案一套管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅值得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。前者不便电子文件形成、存储、传输、检索、利用等技术，就无法对电子文件、电子文件归档及其归档后形成的电子档案进行管理，更无法达到长期保存和开发利用电子档案的目的。后者不借档案管理的基础知识、管理原则和管理环节，无法理解电子档案长期保存的必要性和严重性，无法实施电子文件的收集、积累、整理、鉴定、归档，也就不可能采取一切必要的技术和措施，长期保存电子档案，使人类活动的真实记录不遭受损失。所以，我们不能盲目地认为凡是从事纸质档案管理的人员，都能管理电子档案;也不能机械地认为凡是懂得电子计算机软硬件技术或数字通信技术的工程人员，都可以管理电子档案。电子档案的管理，要求管理人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法;又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等。它必须将这两门学科溶于一体，否则就无法对电子文件、电子文件归挡及其归档后形成的电子档案进行有效管理，这就大大地增加了管理的难度。

三、做好电子档案管理的措施

1. 要完善体制，建立统一的电子文件管理标准

首先，应实行文件管理与档案管理统一领导和规划，使二者同步发展;其次，要将文件管理的前期指导与控制纳入档案部门的工作职责，确保从文件的形成归档到查阅利用等各环节都在档案部门的统一监督指导下进行;再次，要制定科学、合理、统一的电子文件归档管理标准;最后，档案部门在接收电子文件时，要对归档电子文件信息内容的原始性、真实性进行鉴定。

2.要严格控制电子档案的可转换性以保证电子档案的安全

由于电子文件可以根据需要在不同的载体上同时存在，也可以互相转换，包括文件的字体、签名、印章等，通过计算机基本的复制、粘贴功能就能达到完全一致，这使得电子文件只能保证真实性而无法确定原始性。而且由于计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改变得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改动的痕迹。在此情况下，如果未做备份，数据一旦被修改，原来的文档就荡然无存、毫无痕迹。因此，档案室必须要将形成的第一手电子文件和电子资料及时备份存档，确保今后的利用准确。

3.应做好电子档案使用中的控制与管理

首先要进行使用权限的审核。应根据各种人员设置利用级别，进行利用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。其次，要做好拷贝的提供与回收管理。应依据使用者的需求，对其利用权限进行确认后，再进行拷贝制作。并应尽量避免把载体上存储的信息全部拷贝，应采取技术手段防止所提供拷贝的资料再复制。

四、结语

电子档案管理工作就是要推动档案信息化建设，把收集的档案数字化。在当代信息化迅速发展的今天，在加强电子档案管理工作时，要根据电子档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代电子档案管理的层次和工作效率。

参考文献：

[1]郭雪. 档案信息化管理的探讨[C].延边党校学报，2011(04).

[2]邹伟玲.浅谈如何做好电子档案管理工作[J].科技情报开发与经济;2011(12).

[3]李爽.信息时代电子档案管理应采取的对策[J].兰台内外;2010(05).

作者：王菁慧

信息时代电子档案管理论文 篇3：

信息时代电子档案管理浅析

摘要:随着计算机技术在各个领域的广泛应用,在各种社会实践活动中必然要产生大量的电子档案,电子档案是信息社会发展的产物,加强对电子档案管理的研究,是目前档案工作者的一项紧迫任务。

关键词:档案管理 电子档案 优越性 开发和利用 规范措施

0 引言

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录,电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同,档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

1 电子档案的优越性

1.1 直接减轻了档案管理工作人员的劳动强度,提高了工作时效 在知识经济时代的当下,现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段,而且提供了信息利用的快速途径,免除了立卷归档、检索查找的困难,减轻了工作人员的劳动强度,提高了归档质量和检索速度,而且将文书档案管理人员从手工直接建档的枯燥乏味的工作中解脱出来。文书档案管理工作实现微机处理后,就可把按“卷”立卷归档,改为按“件”整理归档。由于实现随机管档,就可将过去的集中立卷,改为平时随时整理立卷。这样,集中的工作量,就变为分散的工作量,提高了立卷管理水平,从而达到档案管理工作及时归档的目的,便于检索利用。

1.2 微机管理有利于遗漏文件的补漏增缺 传统的文书立卷方法遇到文件收集不齐或漏交归档时,补漏增缺,就得拆卷重做。改为微机网络管理,文档用微机按“件”整理归档。可随时补漏增缺,使文档不形成存积,这时,只需按一下键盘,修改一下档案目录就万事大吉了。微机管理省时省力,可以给工作人员以充分的时间去提高业务水平。

1.3 微机管理更有利于文档的保密 过去查阅档案时是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件,却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用,利用者就无法接触其他无关的文件,从而达到了文件保密的要求。

1.4 微机管理有利于提高档案管理工作的质量 档案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的档案,就必须有高质量高水平的文档卷宗。但是传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷,立卷人根据自己的理解来进行操作,其对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一,这必然影响到案卷质量水准,从而给今后的利用工作带来了许多不便。同时,归档工作还占用了档案人员的绝大部分时间,致使档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地,这又制约了管理人员的水平提高。在这种管理模式下的档案利用,也是被动式的。文书檔案管理进行微机管理,档案人员就可以从繁琐的整理工作中解脱出来,可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来,从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率,使文书档案的管理、在提供利用服务时,能够发挥出更好的时效价值。

2 电子档案的整理、开发和利用

2.1 电子档案的整理。在电子文件转化为电子档案后,由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合,可以任意组成各种案卷。因此,“案卷”这一基本单位将从电子档案的整理工作中淡化,取而代之的是“文件”这个基本保管单位。电子档案整理的主要任务也从对案卷的整理而转为对光盘磁介质的整理;即对接收来的脱机保存的光盘数据进行编目、排架,或者是定期将电子文件保存系统中的电子档案制作光盘备份,同时对光盘进行编目、排架等。

2.2 电子档案的开发利用管理。电子档案的独特性决定了电子档案的开发和利用比传统档案更加快捷、方便,更具实用性。一是开发平台的选择。系统的目标是将各档案管理单位的数据通过网络连为一体,便于共享数据资源,因此应选用分布式数据库管理系统作为开发平台,同时在档案管理单位所在地建立数据库,本地数据直接上机存取,既节约了经费,又方便了各单位互访数据。二是硬件要求。各档案单位的计算机在处理大量各类档案信息的同时,又要互相进行数据通信,所以硬件必须具备相应的需求条件。三是数据库模式设计。数据库的模式设计是一个非常复杂的问题,设计的目标既要满足当前的应用需要,又要满足可预见未来的应用需要,既具有良好性能,又易于修改和扩充。四是应用程序设计。设计数据输入、查询、事务处理、报表处理等应用程序。五是数据的备份及故障恢复。档案数据是珍贵的数据资源,为避免出现系统对数据资源的破坏,应用系统必须能定期对数据进行备份,以便于数据信息被破坏后的恢复。六是数据库的安全性保护。电子档案利用必须在保证数据库的安全性的前提下进行。所谓安全性保护就是防止非法使用数据库。在一个系统中,安全性保护非常重要,并不是所有用户都可以使用档案数据库。这就需要对用户使用数据库提供鉴别方法,即使用权鉴别,也要由计算机确认合法性。例如:设置口令等,对存取控制权的鉴别,档案本身的保密程度不同,开放程序也不同,应对获准使用系统的人员及其访问数据库的范围加以限制,对不同的人员予以不同使用权限。档案管理者可根据电子档案内容的密级程度,确定提供利用载体的方法,使用者按照使用权限使用载体拷贝,由计算机确认是否合法,并按期回收,同时通过网络传输电子档案,互联网的开通方便了档案部门之间信息的相互交流,同一份材料可以同时为多人利用,也可以直接到档案单位电脑上查询权限范围内提供的相关内容。电子档案的开发利用应充分发挥计算机信息采集、综合统计的功能对整个过程进行分析、统计、找出规律,探求新的方式与途径,加强计算机软硬平台建设,满足用户需求,最大限度开发利用电子档案,与此同时,还要注意确保档案资源安全利用。

3 规范电子档案管理的几项措施

3.1 加强电子档案归档制度建设 各档案管理单位应根据电子档案管理规范,并结合本单位实际情况,制定一套切实可行的电子档案管理制度,规范电子文件形成、积累过程的管理以及归档责任、检查鉴定等一系列工作环节,做到有章可循。制定电子档案制度时应注意以下问题:注意划清归档过程中各级各类人员的责任;归档时机应适合本单位工作实际;归档电子文件的责任签署应明确;注意电子文件的动态管理问题。

3.2 从电子文件的源头抓电子档案的质量 为进一步加强电子信息的管理,对电子信息进行集中统一管理和工程图纸等文件集中制作。为档案部门增配必要的设备,建立一系列服务手段是加强这一工作的必备条件。

3.2.1 档案室设立图纸与文件集中处理系统,对审查完毕的电子文件进行统一收集,按要求形成纸质文件。

3.2.2 设置专门场地对纸质文件进行集中审鉴,以保证纸质文件与相应电子信息的一致性。

3.2.3 电子信息由档案部门集中积累,并在项目阶段结束时,在项目组的配合下统一按“电子档案管理办法”集中整理归档。

3.2.4 为便于操作和管理,建议进一步规范电子文件形成所使用的软件平台,因工作需要必须使用特殊软件的,有关人员应按“电子档案管理办法”的规定将软件一并归档。

3.3 要严把电子信息归档关,做好电子信息动态管理 一是在电子信息归档时要利用一切可利用的条件对电子信息进行检查、鉴定、验收,除有关归档责任签署之外,还必须发挥电子档案专家咨询组的作用,有针对性地进行检查,及时发现问题、及时解决问题;二是做好电子档案管理中的电子信息管理,使归档的电子信息跟踪科研生产变化,也即做好电子档案的更改补充工作,实行动态管理。不能将电子档案管理停留在管好几张光盘的初级阶段。

4 结语

电子档案是信息时代的产物,是现代档案管理工作中不可回避的。因此,还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题,并加以解决,以实现安全、高效的管理和利用电子档案的目的。

参考文献:

[1]唐雪妍.《浅谈电子档案的管理》[J].兰台世界.2006(15).

[2]张文亮.《关于电子档案管理的思考》[J].云南档案 2008(9).

[3]赵晏.《浅谈加强电子档案管理》[J].商业文化(学术版) 2009(12).

[4]夏利宏.《新形势下电子档案管理存在的问题及对策》[J].新西部(下半月)2009(8).

作者：杨彩虹 张馨木