高校档案信息化管理的思路研究

当前, 时代在迅速改变, 信息技术逐渐普及到各个领域, 信息时代的到来, 使得信息爆炸已经成为当前经济发展的重要特点。

一、新形势背景下给当前高校档案带来的挑战

在新的形势之下, 大数据运用到了高校档案中。大数据具有规模大、数据运转快、数据形式多样、数据价值高密度低的特点。针对大数据的这些特点, 其给当前高校档案带来的挑战是多方面的。

(一) 信息化给传统的高校档案理念和流程提出了极大的挑战。

传统的高校档案模式是通过高校档案员把档案资料分门别类地进行归类, 做好标记, 以方便档案查询;但在当前大数据时代下, 档案信息量大, 且很多档案信息是交叉的, 如果用传统的档案处理方法进行保存管理, 可能无法把这些大量的数据分类归纳好, 且一些档案信息是无法用传统的档案进行保存的。

(二) 新形势给档案保存形式提出了新的要求。

当前的一些数据信息是通过电子文档、电子图片、音频等信息方式进行记录和存储的, 这些数据要归档进行保存是无法通过传统的纸质材料档案进行保存的。因此, 这就要求新的档案保存形式需要多样化, 且能够分门别类对这些信息进行整理, 找出关键词, 方便以后进行档案查找。

(三) 新形势下给高校档案人员的业务素质提出了更高要求。

信息时代一个重要特点就是信息的多样化和处理信息方式的复杂性;传统高校档案的工作人员只需要懂得高校档案的基本理念和基本操作就可以, 当前, 在新时代下, 高校档案人员要掌握多种技术, 包括档案资料分类、查询、相关软件的运用、数据的阅读等。因此, 这些在新形势下出现的高校档案新要求使得高校档案工作人员的业务素质需要大力培养和提高。

二、信息时代带给当前高校档案工作的优势

(一) 信息化能够提高高校档案效率, 降低管理成本。

信息化能够快速处理大量数据, 提高数据处理能力, 在处理档案工作中具有较大的优势, 不仅提高高校档案效率, 也能够明显降低运作成本。当前, 社会上各行业、各单位的档案数量越来越大, 传统的使用纸质材料保存档案所需的保存空间和纸质成本较高;而运用信息进行保存和处理档案工作, 能够把大量的数据保存在信息库中, 节省时间成本和降低材料成本。

(二) 信息化能够提高档案保存质量。

传统的纸质档案抗风险能力较差, 一旦保存档案地方出现水灾、火灾, 纸质档案将难于保存, 且纸质档案在保存时间较久后, 容易出现纸质老化、字迹模糊等。这些缺点在信息时代下完全可以避免, 运用计算机保存大量的档案数据, 只需很少量的数据储存空间就可以做到。

三、信息时代背景下提高高校档案工作的有效对策

当前高校档案已经广泛运用信息技术, 如何面对信息给档案工作带来的挑战和机遇, 是当前我国档案工作面临的主要任务。为了提高我国档案工作在信息时代背景下的工作效率, 现提出如下对策。

(一) 大力培养能够运用信息进行高校档案的高端人才。

人才是一切工作的生命线, 信息时代背景下的高校档案工作更是如此。传统的高校档案人才在计算机方面专业知识和业务能力都比较欠缺, 如果只是更新管理设备和系统, 没有足够多的人才去运用和管理信息下的高校档案系统, 这只会导致高校档案工作的低效率。因此, 大力培养高校档案的高端人才相当关键。

培养高校档案的现代化人才, 应该从以下几个方面着手:一是政府鼓励高校开办跨学科的复合型专业, 如信息化和高校档案的交叉学科专业;二是引进国外高端高校档案人才, 利用高端人才去指导我国高校档案人才适应新时期下的档案工作;三是大力投入资金开展人才培养工作, 人才的培养不仅需要时间, 还需要足够的资金作为保障。

(二) 优化高校档案人才结构, 注入新鲜血液。

我国高校档案的人员结构基本上处于“老龄化多、中年人少、年轻人无”的状况, 这是由于长时间以来我国高校档案工作人员处于弱势, 比较少的人才投入到高校档案工作来, 几乎没有年轻人去从事高校档案工作。信息时代下对人才的要求比任何时期都要高, 没有人才参与, 信息化无从谈起, 因此, 大数据时代下开展高校档案工作的一个重要前提就是优化高校档案工作人员结构, 改变现在“老龄化多、中年人少、年轻人无”为“年轻人为主、中年人为辅、老年人参与”的结构特点。

(三) 大力加强档案数据的安全性。

信息化下的高校档案虽然有很多优势, 能够明显提高工作效率, 降低工作成本, 但是, 鉴于档案的重要性和数据丢失的高风险性, 加强档案工作的档案数据安全性显得尤为重要。信息化时代大量的数据可以通过一个小小的内存卡进行保存, 有气便利的优势, 但存在数据丢失的风险, 诸如电脑病毒、内存卡损坏等。因此, 信息化背景下的高校档案工作要重视其保存的安全性。

档案工作人员要提高档案数据保存的安全意识, 避免把电脑病毒带入到保存档案数据的电脑中;政府要出台一些高校档案工作细则, 避免一些操作不当引起档案数据丢失。

总之, 信息时代对高校档案来说, 不仅是机遇, 更是挑战。因此, 高校档案一定要抓住这一机遇, 不断对高校档案进行完善和突破, 把它融入信息化潮流中去, 做到尽善尽美。

摘要：高校档案是关系到国民根本的重要事情, 如何做好档案储存和有效管理是发挥档案在指导我国大学生管理的重要基础保障。如何在新时代下做好高校档案, 是当前高校档案相关人员应该值得思考和探索的问题;本文就新时代背景下如何开展高效的高校档案工作进行探讨, 为指导我国新形势下高校档案提供参考。

关键词：高校档案,信息化管理,思路

参考文献

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