基于跟单员工作岗位的外贸函电教学改革探究
摘 要 外贸函电是国际贸易实务与外贸英语写作相结合的实践性强的应用型课程，是公司对外外贸业务、跟单等工作岗位必备的核心技能之一。本文探讨如何将基于跟单员工作岗位融于外贸函电教学，以提高该课程的教学效果。
关键词 外贸函电 跟单员 工作岗位 教学改革
0 引言
根据教育部《关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见》的要求，高职教育要强化学生实践能力的培养，重视学生校内学习与实际工作的一致性，将教育和社会实践紧密结合，培养高素质应用型人才。
在高职教学过程中，课程应该注重实用性和实效性，在专业英语教学中，尤其应该强调实践性和应用性。外貿英语函电课是既学习外贸知识、又学习英语语言的专业课程，作为商务英语专业的核心课程，具有很强的实践性和应用性。但传统的外贸函电教学无法达到这种教学效果，实际的教学中还存在着许多不足，毕业生到了工作岗位后无法运用英语进行对外贸易沟通，实践能力不强，达不到社会与企业的需求标准。
针对当前外贸英语函电教学中存在的专业技能培养，与语言教学不能相融合的问题，笔者提出了基于跟单员工作岗位的教学模式。
1 目前高职院校外贸英语函电教学存在的问题
(1)教学模式有些落伍和单一化。外贸英语函电教学中，多数教师采用“翻译型”教学方式，翻译教材中的每一篇范文，再让学生做汉译英、英译汉的习题。只注重语言学习，忽视了外贸函电的实用功能。
(2)不够重视实践教学环节。当前，高职院校英语教学中普遍存在的问题是“重理论，轻实践”。外贸英语函电教学大部分也是理论授课，从课本案例中，学生不能理解外贸工作岗位的真实情况，教师只是照本宣科，没有培养学生解决问题的能力和专业能力。
(3)高职院校普遍 “双师型”教师缺乏。高等职业教育，要求教师不但要具备扎实的专业理论知识，还要有该课程的业务操作能力。当前，大部份高校的外贸英语函电教师是英语专业出身，大都缺乏外贸理论知识、和实际外贸工作经验，对于专业术语也不能解释清楚，对于外贸流程的各个环节，无法准确介绍。也有些教师是国际贸易专业出身，精于外贸理论知识的讲解，把外贸函电课上成国际贸易理论课，不能对语言知识进行讲解和操练，学生不理解信函，无法提高英语语言能力。
2 基于跟单员工作岗位的教学原理
传统的“模拟情景教学法”强调教学情境设置的高仿真度而忽略了真实工作岗位每项工作任务的设置，及完成这些任务应该采取的工作方法和工具等详细过程，也忽视了各工作任务与公司其他部门之间的合作和工作衔接。
“基于跟单员工作岗位”教学把学习情景和公司岗位工作情景相统一，在一个时间跨度相对较长、活动空间相对较大的统一完整的情境下，模拟跟单员工作岗位上每个环节下工作任务的一种教学法，以此来训练学生的职业能力，并融合相关职业对知识、技能的要求，使学生获得跟单员综合职业能力。因为这两种教学理念都是以工作为现实依据，以岗位职能为学生学习的培养目标，本质是一样的，只是知识侧重点不同，各有优缺点，“基于跟单员工作岗位”教学补充了“情景教学”的不足。本文将以此理念和方法运用在外函的教学研究中，具体操作如图1。
3 基于跟单员工作岗位的教学探究
3.1 根据岗位职业能力要求，确定课程培养目标，内容及教学特色
为了能顺应市场变化，了解岗位实际需求，我们走访了东莞远峰运动用品、高要市鸿兴等一些外贸公司，并深入企业进行了实地调研，了解外贸函电教学与岗位需求之间的差异点，落实了跟单员工作岗位职责、工作内容、工作流程，以需要的专业理论知识，应该具备的职业素养、职业能力，通过不断反复研究、探讨、论证，最终确定了外贸英语函电人才培养目标;同时归类、整合外贸相关工作岗位，总结出相关岗位的具体工作任务。
根据我们的企业走访调研得知，外贸函电在贸易过程中实现的主要功能有：
(1)传递信息，如：修改样板，产品生产、包装、运输、付款等这一过程中向相关工作人员传递外商的各种要求信息等。
(2)协商劝说，如：讨价还价、处理投诉索赔等。
(3)辅助业务处理，适应商业节奏等，如图1所示。
所牵涉到的工作任务有进出口两方面，大体包括：建立业务关系、询盘(询价)、报盘(报价)、还盘(还价)、订单、签订合同、接受订单、拒绝订单、支付、装运、保险、索赔等。所要求的基本岗位能力如下：
(1)英语语言应用能力，如：英语语言口语、书写、阅读、翻译能力等。
(2)外贸业务能力，如：发现、分析、解决问题的能力，谈判协商能力，沟通能力等。这些既有专业能力的要求，还有解决问题的能力和社会能力，如：团队工作和人际能力;组织管理和计划能力;思维能力和创造能力等的结合。因此我们在制定“外贸函电”教学的课程目标时，以所涉及工作任务为教学内容，以跟单员工作过程为依据，以此消除教学与实际工作职位要求的差距。
3.2 基于跟单员工作岗位在外贸函电教学中的具体应用
(1)将岗位实训与教学融合在一起，在实习中检验成效并指导教学。为使学生身临其境，进入角色，真正在跟单员岗位上学习，在上课之前，带学生去一个外贸公司(学生熟知的文具等)参观了解外函在跟单员的哪些过程中需要，让学生对这门课的培养目标和学习内容有个清晰的认知感。然后采用分组法把全班学生分成偶数组，分别代表着相对应的进出口企业，按照工作流程，模拟国贸易业务信函往来，通过E-mail分别发给贸易对方及老师。
两个公司(进口和出口)从贸易关系建立开始，经历几轮的商品价格、支付方式、包装方式、运输方式、保险种类等各方面条件的谈判，再到合同签订、合同执行。因为有了岗位现场参观的感性认识，学生运用外贸函电完成跟单员的工作任务流程就很逼真、灵活、自如。在这个活动中，教学与实训融合起来， 学生既有理论知识的指导，又有实践动手的操作任务，强调“手、脑并用”，学生在实训模拟中可以检验自己的理论知识是否学扎实了，当学生学习中出现误区或不甚理解时又进入实习阶段，实地体验纠正，并以此检验学生学习成果。这样不仅让学生将理论知识实践化，获得专业知识技能，而且还锻炼了学生的组织管理、团队合作和人际交往等社会能力，促进了学生全面发展，培养了学生的行动能力，使学生在完成高职学业教育后，顺利的进入职业生涯。
(2)基于跟单员工作岗位教学的学生成绩评估考核。由于我们的教学与实训融为一体，并且在遇到学习误区或不解时就去实地体验，因此学生的成绩评定就要取消过去一张试卷的考核方法，把考核分成三块：课堂模拟实训(集体分30%)、期末考(40%)，公司实习(30%(上级主管考核+毕业论文))，这样的考核就可以将实践与理论结合，结果和过程相结合，动态与静态结合，专业成绩与能力评估结合，实现以学生为本的整体性客观评价，通过实习的考核为以后的教学也可以提供指导。
(3)基于跟单员工作岗位教学的教学效果。通过对商务英语专业两届学生进行问卷调查对比发现，同一门课，同一个老师，不同的教学方法其课程评价也不一样。我们在“基于跟单员的工作过程”教学法下，学生的评价是：“课堂气氛活跃;这种岗位模拟很有趣;学到了跟单员工作岗位的一些技能，学会了处理实际工作中的一些问题，知道要怎么与人相处了;团队合作很重要”等等。从这里我们可以看出，学生专业技能得到锻炼，解决问题的能力和社会能力也得到提高，为他们进入职业生涯打下铺垫。
4 结语
教育部下发的《关于进一步加强职业教育工作的若干意见》中指出：职业教育应以就业为导向，面向社会、面向市场办学，坚持能力为本、强化职业能力培养。基于跟单员的工作岗位的外贸函电教学理念正是基于这一指导思想，对目前这门课教学实践中的一些问题与不足给予指导和补充。由于这门课程在实践工作中的应用日益重要，需要我们在今后实际教学中，不断研究、探索出一些更有效的教学模式，提高高职院校外贸英语函电教学效果。
参考文献
[1] 卢学良.行动导向教学法在高職《外贸英语函电》课程中的应用.
[2] 杨丽.构建基于工作岗位的专业课程体系[J].天津职业院校联合学报，2010(5).
[3] 姜大源.“学校领域” ——工作过程导向的课程模式[J].职教论坛，2004(8).
作者：王瑞莲
摘要：随着我国国民经济的快速提升和社会文明程度的逐漸提高，我国进出口贸易日趋成熟，我国在对外贸易的过程中错采用企业进校园，外贸跟单员技能进课堂的实践教学模式，志在提高高职院校学生的英语水平和外贸跟单员的岗位能力。本文简要阐述了高职商务外语教学体系的构建，分析了高职院校外语专业外贸跟单员岗位能力的培养要求，并a总结出我国外贸跟单员岗位能力培养的方法。
关键词：高职院校;外语教学;体系;外贸跟单员;岗位能力
在高职院校外语教学过程中，商务外语实践教学体系的建立对学生岗位能力的培养具有十分重要的作用，是学生职业能力培养中不可或缺的一部分。商务外语实践教学作为一个教学体系，本身就是高职院校教学体系的一部分，商务外语教学体系是建立在教学观念、教学理论和教学方法的基础上的。高职院校在构建商务外语专业实践教学体系的过程中，要重视学生创新精神和床戏能力的配糖，对高职院校商务外语教学模式和教学观念进行革新和优化，对商务外语实践教学机构进行科学合理的调整，使学生能够很好的适应社会发展和经济发展的需求，拓宽学生发展的时间和空间，培养学生的创造性思维和自主学习能力，提高学生的心理素质、人文素质和职业素质，使得高职院校的学生在外贸跟单的过程中能够独立解决各种问题。
一、高职商务外语教学体系的构建
高职院校商务外语教学培养的主要目的是为社会培养从事生产建设服务管理第一线的高等技术应用型人才，高职院校在对学生进行商务外语培养的过程中，建立商务外语实践教学体系应该以学生就业为导向，以学生的外贸跟单职业能力作为核心，以学生的综合素质作为教学的主线，才极大程度上满足学生的职业生涯规划和社会经济发展的需求。目前，我国高职院校将实践教学放在整个商务外语教学的首位，使得“理论为实践服务”和“知识为能力服务”的指导思想变的尤为突出，明确了高职院校外语教学和外贸跟单员岗位能力培养的目标。
随着我国国民经济的快速发展和社会文明程度的提高，我国教育部门越来越重视学生的就业问题，教育部门要求高职院校培养的专业型人才必须以“服务区域经济和社会发展”为主要目标，学生在就业前应该充分了解商务外语专业做面向的岗位，尤其是外贸跟单员岗位所需要的职业能力要求。针对高职院校商务外语专业学生所面向的岗位群进行分析可以发现，高职院校的学生要想从事外贸跟单员职业，必须具备良好的职业能力，采用科学归类分析法可以发现，高职院校的学生具有较强的外语表达能力，对国际贸易知识和业务非常熟悉，具备良好的思维能力和创新能力，对我国整个外贸行业的发展具有十分重要的作用。因此，高职院校在构建商务外语教学体系的过程中，应该以实践教学为主，重视对学生综合素质的培养，除了向学生传授基本的外语知识、专业知识和专业技能外，教师还要多和学生进行交流和沟通，对学生进行全面系统的思想道德、创新意识、实践能力、交际能力和管理能力的培养，提高学生的团队合作精神和集体荣辱感，使得高职院校具有外贸跟单意向的学生具有健康的心理状态和健全的人格，并在在外贸跟单的过程中具有良好的组织能力和合作交往能力，遇到事情能够处变不惊、沉着冷静。
对于我国高职院校来说，人才市场就是高职院校教育的指南针。要想有效提高高职院校学生的就业竞争力，教师在商务外语教学的过程中，必须对商务外语实践课程进行优化组合，将外贸跟单员岗位能力培养作为教学的核心，将综合素质作为高职院校商务外语实践教学体系的主线，提高学生的外语语言应用能力和人文素质，增强学生的商务运作能力和职业素质，并在构建高职商务外语教学体系的过程中，重视阶段性和连续性的有效结合，重视学生外语基础知识教学是实践教学，使学生在掌握商务外语知识的同时具备良好的交流、表达和运用能力，这样才能使学生在强烈的市场竞争中脱颖而出，更好的适应社会发展和经济发展的需求。
二、高职院校外语专业外贸跟单员岗位能力的培养要求
1.性格素质方面的要求。
外贸跟单员是一份需要和其他人打交道的职业，企业在招聘员工的时候首先考虑的就是员工的性格素质，主要是看员工的板式灵活程度和就职后的可塑性。通常情况下，企业在招聘高职院校的毕业生时，会将学生的性格素质放在首位，将学生的专业能力放在第二位，外贸企业强调的是团队的分工与协作，因此，学生的沟通和交流能力显得尤为重要。刚刚进入外贸企业从事外贸跟单员岗位的高职院校学生应该学会放低姿态，充分了解企业的文化，并快速的融入到企业的外贸跟单工作环境中。学生的性格素质尤为重要，但并不是外贸企业招聘员工时考虑的唯一要素，外贸企业更加看重的是学生的业务素质。
2.业务素质方面的要求。
通常强狂下，外贸企业提供的岗位都是以外贸业务员和外贸跟单员为主，高职院校的学生在外贸跟单员岗位中，首先要对外贸企业的本身和特点进行充分的了解，熟练的开展外贸跟单业务，熟悉外贸企业跟单业务的流程，做好询价、报价、和客户签订合同、核工厂签订购销合同、安排出货等等，并根据外贸跟单工作的实际情况做好相关记录。还要了解外贸跟单过程中各种单据的格式和作用，为高职院校学生在企业中开展外贸跟单业务保驾护航。学生在企业中外贸跟单的过程中，还要具有良好的客户维护能力，更好的服务于客户，才能使外贸企业在激烈的市场竞争中脱颖而出。
3.综合素质方面的要求。
众所周知，外贸跟单是一份非常具有挑战性的工作，外贸企业在招聘员工的时候，不仅注重学生的性格素质、业务素质，还重视学生的综合素质，外贸企业希望员工具有全方位均衡发展的能力，外贸企业通常将学生的综合素质放在首要考虑的位置。首先要考虑的是学生的外语听说和商务信函的协作能力，这是外贸跟单员和客户交流沟通的基础;其次要考虑的是学生的国际贸易理论知识储备能力，使得对外贸易工作更加得心应手;最后要考虑的是学生的计算机软件应用能力，外贸企业多使用电子商务平台进行产品推广，商务外语专业的学生只有熟练的使用计算机才能做好电子商务平台外贸跟单工作。
三、我国外贸跟单员岗位能力培養的方法
1.外语应用能力和人文素质的培养。
高职院校在对学生进行外贸跟单员岗位能力培养的过程中，应该重视对学生外语应用能力的培养，使学生具备扎实的外语语言基础和较强的外语交际能力，学生在外贸企业开展外贸跟单工作的过程中和日常生活中要能熟练的使用外语进行交际，只有掌握良好的语言技能，才能使高职院校的学生在外贸企业具有更广阔的发展空间。高职院校的教师要重视商务外语实践教学，采用分组讨论、游戏、比赛的形式活跃课堂氛围，还可以子啊课外借助网络平台对学生的实践活动进行中指导。高职院校还要在此过程中坚持以“育人为本”的教育理念，借助人文教育提高学生的思想道德素质，使学生认识到创造的意义和价值。
2.商务运作能力和职业素质的培养。
良好的商务运作能力是商务外语专业学生求职的优势，目前我国许多外贸企业在招聘员工的时候不重学历重证书，高职院校商务外语专业学生获得的职业资格证书是学生在不断的实践和学习中的来的，是学生专业操作能力的有效体现。因此，高职院校的教师应该重视学生商务运作能力和职业素质的培养，组织模拟外贸跟单实践，安排学生到节假日大型卖场参观为学生提供商务谈判仿真工作环境，开展以职业技能竞赛为目的的商务技能大赛，使学生在学习和实践的过程中发现自身的价值，找到学习的动力和成就感，提高学生的商务运作能力和职业素质。
3.可持续发展能力和心理素质的培养。
可持续发展能力就是创造具有价值的新知识和新事物的能力。在高职院校商务外语实践教学和外贸跟单员岗位能力培养的过程中，教师应该在学生已具备的外语语言应用能力和商务外语运作能力的基础上，对学生的知识技能创造性运用进行培养，提高学生的应变能力，鼓励学生在学习和实践的过程中勇于探索和创新。在实践教学的过程中，可以通过假期社会实践、社会调查等提高学生的实践能力，教师还要为学生提供外贸跟单岗位实践锻炼的机会，有效提高学生解决问题的创新能力，促进学生可持续发展能力和心理素质的培养。
总结：为了在极大程度上提高高职院校商务外语专业学生的外贸跟单岗位能力，使其得到真正的锻炼和培养，高职院校应该重视对教学方式和方法的改变，将学生作为教学的主体，引导学生在外贸跟单的过程中，学会结合管理和商务运作解决外贸跟单过程中遇到的问题，重视高职院校商务外语教学，确保教学方式的多样性，这样才能子啊极大程度上提高学生的创新意识、社交能力、知识协调能力和对环境的应变能力等，提高学生的外贸跟单能力，使得高职院校学生的就业前景更加广阔。
参考文献：
[1]马俊华.我国国际贸易融资与国际贸易关系研究[D].上海师范大学，2013.
[2]邓莎莎.以就业为导向的国际贸易课程设置研究[D].广州大学，2013.
[3]曹华芳.基于市场需求发展的国际贸易应用型人才培养体系研究[D].浙江工业大学，2013.
[4]吴丹辉.后金融危机时代外贸人才模式研究[D].浙江工业大学，2012.
[5]魏静苹.高职国际商务专业工学一体化课程体系构建研究[D].广州大学，2011.
作者：詹洪华
摘 要：出口跟单员是外贸领域的基础性复合型专业人才。随着我国对外贸易的迅猛发展，各类外贸企业对出口跟单员的人才需求巨大。出口跟单员的工作围绕订单展开，具有涉及面广、综合性强、繁琐、责任重大等特点。为提高跟单工作质量，要求出口跟单员应该具备扎实的专业知识、过硬的工作能力以及良好的综合素质。
关键词：出口跟单员 出口 跟单员 订单
随着我国加入世界贸易组织，中国经济融入全球经济的进程进一步加快，中国对外贸易的活力进一步增强。截至2011年底，我国外贸进出口总额达36420亿美元，较1978年增长177倍，年均增长17%。其中出口18984亿美元，年均增长17.3%;进口17434亿美元，年均增长16.7%，已连续三年成为世界货物贸易第一大出口国和第二大进口国。
与此同时，外贸行业的相关人才需求也不断升温。据中国社会科学院发布的《中国人才蓝皮书——中国人才发展报告(2010)》，预计2010年我国对外贸人才的需求总人数将达到79万人，供需缺口巨大。
在外贸人才构成中，出口跟单员是外贸企业不可或缺的基础性复合型专业人才。自2004年7月1日我国实行对外贸易经营者备案制度以来，大量的生产型企业、民营中小企业等被许可自营进出口业务，对出口跟单员的需求更出现了爆发式增长。为解燃眉之急，这些生产型企业、民营中小企业大多将原来的技术人员、中高层管理人员或单证员转岗或兼任出口跟单员，由于他们缺乏完整、全面的知识背景，所以短时间内往往很难高质量地完成出口跟单工作。因此，出口企业迫切需要加强专业的出口跟单员的培养力度，提高出口跟单员的专业水平和职业素养。
一、出口跟单员的职业定义
出口跟单员是以海外客户的订单为中心，根据双方的合同及相关单证，跟踪并监控出口货物的生产、托运、商检、保险、报关、结汇等一系列出口环节，确保合同能够保质、保量、按时履行完成的专业人员。他们以单证工作为基础，辅以计划、组织、沟通协调、控制等多方面的管理技能，来充当出口企业与海外客户、供应商以及本企业内部各部门之间的润滑剂和桥梁。可以毫不夸张地说，出口跟单员是出口企业的通才，是出口企业运营的轴心，其地位相当重要。
二、出口跟单员的工作内容与职责
出口跟单员的工作可分四个阶段：磋商阶段、生产阶段、出货阶段和后期整理阶段。
1.磋商阶段
在磋商阶段中，出口跟单员的工作主要是协助外贸业务员或业务经理跟踪维护客户，与客户保持日常联络和业务跟进，比如为客户寄送产品目录，寄送样品，根据客户的要求制作报价单等。此外，在此阶段，出口跟单员还要在客户下订单后，负责审核和缮制双方的交易合同。
2.生产阶段
在生产阶段，出口跟单员要根据外贸订单进行国内采购业务的联络，下订单给合作厂商，确认价格与交货期;或制订生产计划给自己的生产部门组织安排生产。此外，出口跟单员还要根据订单的产品标准及交货时限跟进生产情况，联络验货，确认质量，保证出口货物能够按合同要求交付。
3.出货阶段
在出货阶段，出口跟单员要安排海运订舱、商检、报关等出货事宜，保证出口货物按合同要求的时限顺利出运。货物出运后，出口跟单员还要准备结汇单据，委托银行收款或向银行交单议付，保证出口企业顺利结汇。
4.后期整理阶段
在后期整理阶段，出口跟单员要完成与订单相关的单据、凭证等的归档整理;协助办理外汇核销、出口退税等事宜;此外，还要对客户进行收货后的服务跟进，处理客户提出的问题和异议。
从上述分析可见，出口跟单员的日常工作围绕订单这根主线来安排。广义的出口跟单员的工作内容是一票订单的整个操作流程，狭义的出口跟单员的工作是这其中的某一个或某几个环节，在不同的企业会有不同的理解和岗位设置。
三、出口跟单员的工作特点
出口跟单员的工作几乎涉及出口企业运营的每个环节，具有如下一些特点：
1.出口跟单员的工作涉及面广，综合性强，往往身兼数职
由于出口跟单员的工作围绕订单展开，其工作会涉及到出口企业从订单促成到结汇这一完整过程的一整套业务运作，所以出口跟单员的工作涉及面很广，综合性也很强，往往身兼数职。可以是业务经理的助理，帮助业务经理回复客户函电，填对账表，寄送产品目录和样品，管理客户档案，协助客户的来访接待;也可以是单证员，缮制出口订单执行过程中所需要的各种单据;还可以是船务人员，协助报检员、报关员和货代人员将出口货物顺利报关装运。所以，有人形象地称出口跟单员为“出口企业的通才”。
2.出口跟单员的工作责任重大
由于出口跟单员的工作直接关系到出口订单的执行质量，关系到出口货物是否能按合同要求的质量、数量和时间交付，关系到合同款项能否按时收回，因此，出口跟单员的责任重大，稍有疏忽即可给出口企业带来不可挽回的损失。
3.出口跟单员的工作需要时时沟通，处处协调
为了顺利完成订单，出口跟单员工作时需要和企业内部各部门、外部各单位频繁打交道，可以说，出口跟单员的日常工作中有相当大的一部分时间是处在沟通、协调之中，因此，出口跟单员的沟通、协调能力非常重要。
4.出口跟单员的工作内容琐碎、节奏快、时间性强
由于出口跟单员的工作围绕订单展开，因此只要是和完成订单相关的工作，都可以归为出口跟单员的职责范围。而且，出口跟单员每天要面对不同的海外客户，同时处理很多处在不同执行阶段的订单，对客户的要求，不论大小，均要给予及时周到的服务;对不同阶段的订单，均要按部就班、井然有序地完成订单履行环节。因此，出口跟单员每天的工作非常琐碎，时间要求严格。这就要求出口跟单员一方面要有较强的时间管理能力和工作条理性，以达到较高的工作效率;另一方面出口跟单员还要有良好的抗压能力和灵活应变能力。
四、出口跟单员的任职条件和要求
基于出口跟单员的工作内容和特点，要想成为一名合格的甚至是优秀的出口跟单员，要具有广博的知识和较高的能力素质，既要了解企业生产的管理与流程，又要熟悉出口业务的运作方式，还要有很强的沟通跟催能力。
1.知识要求
出口跟单员首先要具备扎实的国际贸易实务专业知识，要熟悉出口贸易的操作流程，了解国际营销、国际贸易地理、国际金融、保险、运输等领域的相关知识。掌握这些专业知识，是做好出口跟单工作、成为一名优秀的出口跟单员的前提。其次，出口跟单员还要具备丰富的商品知识，要熟悉本企业经营商品的品质、规格、特性、包装、用途以及生产工艺和生产流程。最后，由于跟单过程即是客服过程，因此，出口跟单员要了解基本的国际交往礼仪、客户服务和企业管理知识。用符合国际交往规范的礼仪给客户提供跟单服务会使出口跟单员的跟单工作质量锦上添花。
2.能力要求
由于出口跟单员的工作是以海外订单为中心，要时时与海外客户保持联络，因此，出口跟单员首先必须具备良好的英语听、说、读、写能力，要能运用规范的商贸英语撰写业务函电，缮制相关单证，处理客户邮件或传真。其次，由于出口跟单员是出口企业与海外客户、供应商以及本企业内部各部门之间的润滑剂和桥梁，因此，出口跟单员还必须具备高超的沟通和协调能力，这往往也是出口企业选择跟单员时最看重的能力。再次，由于跟单工作本身的繁琐性以及完成跟单工作任务的严格时间限制，因此要求出口跟单员要能有效地管理和安排工作时间，保证跟单工作高效、顺畅地完成。最后，出口跟单员需要充分利用电脑这一工具，熟练地使用网络、电子邮件以及Word、Excel等Office办公软件来高效地完成跟单工作。
3.综合素质要求
在当今的人才评价构成中，个人的个性、品质、心理等综合素质占据着相当重要的位置。鉴于出口跟单工作的特点，出口企业对出口跟单员的综合素质同样具有较高要求。首先，出口跟单员要有忠诚守信的道德品质，要自觉遵守国家的各项法律法规和企业的各项规章制度，要严守国家和出口企业的商业机密，廉洁自律。其次，出口跟单员要有较强的责任心，工作要细致、认真，还要有较强的工作条理性，思维严谨。再次，出口跟单员要善于灵活应变，善于与他人保持良好的人际关系，通过他人的配合来完成自己要做的工作。最后，由于出口跟单员往往同时要跟很多票订单，特别是赶上出口企业集中出货，出口跟单员可能需要加班加点，因此工作压力往往很大。这就要求出口跟单员要能够承受较大的工作压力，个性品质上不要斤斤计较，而要勇于奉献。
(作者单位：深圳技师学院)
作者：邢艳
一、 日常工作
1、务必接听所有电话时讲：“您好!XX家具****”
2、跟单必须要对自己的负责的客户都熟悉和掌握，并且需要熟练操作系统。
3、每半个月要做销售分析
4、每个月与每季都要做一份报表分析，分析其具体的销售情况与产品的优劣，将每次的发生的投诉都要拿出来讨论，更能了解产品和提升对突发事件的应对。
5、跟单员每天要查看一次自己的记录是否有要更新的资料。
6、跟单员在一个月不能低于一次打电话给客户回访，回访情况要做记录交给主管审阅。
7、跟单员每次出货的时候一定要提前一天通知客户打款，避免造成客户的的投诉。
8、跟单员每个月10号之前，必须查账本是否有欠款和多余的款，要跟客户确认签名为保留证据，避免和客户有争执。
9、跟单员务必做到跟其他的同事和睦相处，有问题相互提出共同解决。
二、 售后流程作业规定
目的：为有效地规范公司的整体服务形象，保证为广大经销商服务全过程的质量受控，提高公司的整体服务水平，同时便于各部门操作，特制定本操作流程。
流程：售后服务核心流程是将公司的售后服务关键工作过程分为四个环节：信息接收、汇总分析、入库和跟踪，每一个环节都有相应的标准工作内容及要求。具体工作流程如下： 流程分解
1、跟单员在接收到客户需要售后服务的信息时，需要求客户提供书面投诉与相片信息，并由主管统一汇总填写《客诉报告》，客诉报告必须按要求填写。
2、《客户报告》必须放在公共文件未处理文件夹内，品质部主任务必每天查阅公共文件夹是否有相关要处理的文件，填先《客户投诉处理单》，品质主任务必告知跟单主管处理的时间。
3、主管根据品质部的《客户投诉处理单》，回复客户并且把《客户报告》填写完整，将跟客户沟通的结果写清楚后放在已处理文件夹。
4、主管在填写报表的时候务必写的明了清楚，如果入库一定要有和计划部沟通怎样制定入库，避免有挤压货品的现象，整个过程由主管单独跟进和沟通。这样避免造成客户的双重投 诉。
三、具体工作：
1、 收到订单，与下单人联系，核对订单，发制作图纸过来，另发一份给工艺部，算单、算料、做工艺图，按平面图制作生产执行单，与客户联系确定预出货日期。
2、 按平面图制作生产执行单，更新订单生产排程表，让各部门负责人签名确认货期;
3、 跟进生产进度，跟进工艺部在下单的3-4天内把所有的辅料采购单下过来，马上下来相应的供应商，在出货前2天所有外采购单都要到位，而且必须与客户协调好出货时间;
4、 在发货前1-2天与客户商量好发货的货运站，确定发货期，货期有变马上通知各部门，把发货通知单提前1-2天给到包装部，发货当天安装好车，发货;
5、 发货后整理托运单与装箱清单，传真一份给客户，复印1份给自己留底以便查询，并在单上注明订单名称。
6、 每个月底整理好本月的所有客户意见反馈表，每个订单都必须让客户回签此表，托运单、装箱清单。 这个简单，首先要了解公司的各产品的工艺流程，要求很熟悉，再把客户作以分类，按客户订单量及金额分大客户，中等和小客户，如果生产正常，那就要保证生产排程的正常，交货延期要提前给客户知会、协商。其实呢业务跟单的工作就是了解客户订单情况，了解工厂生产情况，生产进度，保障交货时间，协调公司生产、发货安排与客户需求等。
什么是跟单员 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职，替代)所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。 跟单员的工作性质 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要： (1)寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。
(2)设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。
(3)传播信息：将企业产品的信息传播出去。
(4)推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。
(5)提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。 (6)收集信息：收集市场信息，进行市场考察。
(7)分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。 跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要： (1) 函电的回复： (2) 计算报价单 (3) 验签订单 (4) 填对帐表
(5) 目录，样品的寄送与登记 (6) 客户档案的管理 (7) 客户来访接待 (8) 主管交办事项的处理
(9) 与相关部门的业务联系 跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。 跟单员的工作特点： 跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。 特点是：复杂的，全方位的。
1. 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
2. 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。 3. 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
4. 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
5. 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。 跟单员的素质要求： 跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求： (1) 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。
(2) 预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。
(3) 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。
(4) 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。
(5) 与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。
(6) 人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。
(7) 法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。
(8) 谈判能力。有口才，有技巧。
(9) 管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。
(10) 物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。 跟单员的工作内容及知识，技能要求： 跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪(客户接待)。
1.出口货物跟单;(外贸业务跟进)了解基本外贸知识：(谈判，报价，接单，签合同 等等)。基础外语及函电往来。
2 .物料采购跟单。(业务跟进)懂营销，懂产品。(物料，性能，使用，保养) 3 .生产过程跟单(生产进度跟进)懂生产，懂管理，懂沟通。
4 .货物运输跟单(出货跟进)货物运输知识，(运输工具，方法，配柜)及了解报关知识。 5.客户联络跟踪 (客户接待)：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。
跟单作业流程
一，跟单流程简图 资源开发 资源开发
1. 根据客人的需求寻求开发目标，以考虑原有配合良好的资源为先开发新资源 2. 充分考虑资源的综合能力包括生产能力，品质控制能力以及财务能力 3. 资源的便利性：便于跟单便于出货 4. 择优选取 打样
1. 了解客人对产品的要求 打样
2. 与工厂沟通以便工厂充分掌握产品的开发条件并予以实施 3. 掌控工厂的打样过程并取得产品形成的所有因素 4. 跟进样板的修改与确认 生产控制
1. 参与首版的生产，确认从半成品到成品的可行性 2. 了解并落实产品的生产进度
3. 对半成品及成品进行定期检验及时解决生产出现的品质问题 检验与出货
1. 日常,中期和末期检验 检验与出货 2. 配合及通过客户检验 3. 监督工厂按时按规装柜 4. 获取出货资料
业务跟单流程
(一)业务客户备案流程
(二)产品下单流程
1)收到业务客户寄样或下单的客户 建立客户跟踪表 2)填写样品或订单制造单
3)订单评审(业务、工程、采购、生产、品质、跟单)
4)给各部门签字确认，跟单发放签名的制造单给相关部门，并在订单背面签名 无，异常 ，无，异常
如有异常，通知(业务、工程、采购、生产、品质、跟单)，解决异常 继续跟进
5)跟进样品或订单生产与采购进度并随时知会业务 6)了解客户公司背景、经营范围、公司性质、势力等 7)生产将要做好的产品贴好标签点亮通知业务拍照
每个家具企业的情况是不同的，有生产凳子的、桌子的、家居的、卧室套房的、沙发的、五金家居的等等，业务跟单的意思就是，跟踪业务员下单情况的落实，跟踪生产进度情况;另外最主要的一份工作就是售后服务问题，不过有的企业有专职的售后服务人员。在一些小型的企业业务跟单充当这个角色。基本的工作流程是：
1、跟进业务员下单情况，并予以汇总;
2、将订单派送至生产车间及设计部、采购部(有的企业有PMC);
3、跟踪生产进度及物料情况，不影响订单的货期;
4、处理售后问题，接收传真等;
5、回款的记录及业务量的统计。基本的工作就是这些，
大部分制造业的跟单流程都是一样的，具体区别于有的工作细节是否由业务员来做 客户沟通(报价，询盘)--确认订单(预付款，LC等)--安排订单(交生产部门或外厂)--跟进生产情况，确认交货时间--告知客户--安排检验--订舱发货--收汇--后续服务等
00
一、 接收业务主管发货通知
(1) 收集资料：收集与生产相关的所有信息资料，包括生产厂家、订单数量、领交货日期、样衣、样板、工艺单、面辅料物料卡、面辅料质量检测报告等。认真核对各生产资料的完整性及吻合性，检查资料的正确性。
(2) 资料分析：根据样衣及各生产资料对订单进行分析，找出大货生产中的难点及有可能出现质量问题的环节或工序，制定预防措施。检查样衣卡上注明的更改事项，做好记录，生产前与工厂相关人员沟通，提前预防。检查订单货品有无外发特种工艺，包括印绣花、打榄、打条、洗水等，并做好记录。
(3) 生产计划：按照合同货期对整单订单出货做出初级生产计划，待到工厂后根据工厂工人数量及产能，与工厂负责人协商，按合同期制定出合理、可行的生产计划，工厂负责人确认签名，产中按生产计划及时跟踪。
二、 工厂仓库面、辅料盘点及裁床跟踪
(1) 面、辅料盘点及检验：跟单员到工厂后，首先要熟悉工厂各部门负责人，然后了解面、辅料的到厂情况，督促工厂对入库的面、辅料根据发货单详细盘点，由工厂负责人签收，若出现短少现象要亲自参与清点并确认，并要求工厂对所有面、辅料进行质量检验。
(2) 检查裁床铺料、核对唛架：工厂安排裁床铺料准备开裁前，跟单员应认真检查裁床铺料、核对唛架，检查铺料层数是否正确、拉布长度是否符合要求，核对唛架与排料图是否一致，有无漏排，唛架上裁片丝缕是否正确等，无误后通知工厂开裁。
(3) 裁床用料单的填写及公司确认：按裁床实际单耗、用量，各色各码实裁数量要求工厂完整填写裁床用料单，并交公司确认。、
(4) 面、辅料补领及剩余物料数量核对：根据双方确认后的单耗，共同核对面辅料的溢缺值，如有欠料及时落实补料事宜，如有溢余需督促工厂节约使用，并做好余料数量核对，杜绝浪费现象。
(5) 验片、打号：要求工厂对裁片质量进行检验，次品裁品及时换片，不允许流进生产车间，并对裁片进行编号，粘衬裁片安排粘衬。
(6) 特种工艺外发：如有外发特种工艺的，检查是裁片还是半成品或成片外发加工，如裁片加工，及时与特种工艺跟单沟通，尽快将裁片外发，如果是半成品外发，应要求工厂优先将需外发的上线生产，单量大的可分批交特种工艺跟单安排外发。所有特种工艺完成后，要求工厂对其检验，不合格的需换片补做，特种工艺裁片裁剪时可适量多裁一点。
三、 产前封样及生产安排
(1) 首件封样：要求工厂按照样衣及生产资料封样，封样必须做与样
衣不同颜色，码数为L码，以便检查面辅料及样板的正确性。
(2) 首件封样检验：根据样衣和生产资料对车间封样进行细致、全面
的检验，包括工艺的正确性、车缝质量、尺寸、面辅料应用、手工及整烫等，并交公司工艺部、品控部及后道封样确认。如发现工艺、面辅料或生产中易出现，但无法避免的问题要及时反馈到公司相关部门，及时落实解决。
(3) 开产前会议：召集工厂管理及负责生产的工人，将订单生产的难
点和封样暴露出的问题进行分析，并将解决措施告知所有生产人员，将公司的工艺要求、品质要求、货期的要求、款式、面料特性对工厂生产人员进行讲解，并做好记录。要求工人将会议的内容贯彻落实到生产的每个环节中。
四、 产中质量管控和生产进进度度跟踪
(1) 质量控制：协助工厂顺线，解决生产现场发生的问题，对生产中
的每个环节每道工序进行跟踪，及时发现问题与工厂负责人沟通并落实解决，对每日生产的货品进行抽查，并做好半成品、成品的检验报告，工厂负责人签名，检查出的问题要求工厂及时整改，并检查整改结果。
(2) 生产进度跟踪：跟据生产计划表，跟踪工厂生产进度，如发现生
产进度无法达到计划，应及时跟工厂负责人沟通，制定解决措施，包括增加生产人员、优化生产流水线或加班等，如仍无法按时完成应及时汇报公司领导。
五、 交货及对帐
(1) 工厂送货及货品入库跟踪：跟踪工厂送货情况，并将工厂的检验
信息传递到公司的检验部门。后道总检及品控检验出的问题要及时反馈至工厂，要求工厂及时改正。回修间的回修品要求工厂及时修改，并跟踪货品入库。需报次、报废的协助工厂解决。
(2) 退料及对帐：要求工厂将订单的剩余物料及与生产相关的资料退
回公司，并及时对帐。
六、 总结分析：
对整单订单的生产情况进行分析，总结订单的完成质量，好的工作方法继续保持，不足之处，制定改善措施，找出提升方法，为以后的工作总结经验。
一、 日常工作
1、务必接听所有电话时讲：“您好!XX家具****”
2、跟单必须要对自己的负责的客户都熟悉和掌握，并且需要熟练操作系统。
3、每半个月要做销售分析
4、每个月与每季都要做一份报表分析，分析其具体的销售情况与产品的优劣，将每次的发生的投诉都要拿出来讨论，更能了解产品和提升对突发事件的应对。
5、跟单员每天要查看一次自己的记录是否有要更新的资料。
6、跟单员在一个月不能低于一次打电话给客户回访，回访情况要做记录交给主管审阅。
7、跟单员每次出货的时候一定要提前一天通知客户打款，避免造成客户的的投诉。
8、跟单员每个月10号之前，必须查账本是否有欠款和多余的款，要跟客户确认签名为保留证据，避免和客户有争执。
9、跟单员务必做到跟其他的同事和睦相处，有问题相互提出共同解决。
二、 售后流程作业规定
目的：为有效地规范公司的整体服务形象，保证为广大经销商服务全过程的质量受控，提高公司的整体服务水平，同时便于各部门操作，特制定本操作流程。流程：售后服务核心流程是将公司的售后服务关键工作过程分为四个环节：信息接收、汇总分析、入库和跟踪，每一个环节都有相应的标准工作内容及要求。具体工作流程如下：
流程分解
1、跟单员在接收到客户需要售后服务的信息时，需要求客户提供书面投诉与相片信息，并由主管统一汇总填写《客诉报告》，客诉报告必须按要求填写。
2、《客户报告》必须放在公共文件未处理文件夹内，品质部主任务必每天查阅公共文件夹是否有相关要处理的文件，填先《客户投诉处理单》，品质主任务必告知跟单主管处理的时间。
3、主管根据品质部的《客户投诉处理单》，回复客户并且把《客户报告》填写完整，将跟客户沟通的结果写清楚后放在已处理文件夹。
4、主管在填写报表的时候务必写的明了清楚，如果入库一定要有和计划部沟通怎样制定入库，避免有挤压货品的现象，整个过程由主管单独跟进和沟通。这样避免造成客户的双重投
诉。
三、具体工作：
1、 收到订单，与下单人联系，核对订单，发制作图纸过来，另发一份给工艺部，算单、算料、做工艺图，按平面图制作生产执行单，与客户联系确定预出货日期。
2、 按平面图制作生产执行单，更新订单生产排程表，让各部门负责人签名确认货期;
3、 跟进生产进度，跟进工艺部在下单的3-4天内把所有的辅料采购单下过来，马上下来相应的供应商，在出货前2天所有外采购单都要到位，而且必须与客户协调好出货时间;
4、 在发货前1-2天与客户商量好发货的货运站，确定发货期，货期有变马上通知各部门，把发货通知单提前1-2天给到包装部，发货当天安装好车，发货;
5、 发货后整理托运单与装箱清单，传真一份给客户，复印1份给自己留底以便查询，并在单上注明订单名称。
6、 每个月底整理好本月的所有客户意见反馈表，每个订单都必须让客户回签此表，托运单、装箱清单。 这个简单，首先要了解公司的各产品的工艺流程，要求很熟悉，再把客户作以分类，按客户订单量及金额分大客户，中等和小客户，如果生产正常，那就要保证生产排程的正常，交货延期要提前给客户知会、协商。其实呢业务跟单的工作就是了解客户订单情况，了解工厂生产情况，生产进度，保障交货时间，协调公司生产、发货安排与客户需求等。
什么是跟单员 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职，替代)所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。 跟单员的工作性质 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：
(1)寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。
(2)设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。
(3)传播信息：将企业产品的信息传播出去。
(4)推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。
(5)提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。
(6)收集信息：收集市场信息，进行市场考察。
(7)分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。 跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：
(1) 函电的回复：
(2) 计算报价单
(3) 验签订单
(4) 填对帐表
(5) 目录，样品的寄送与登记
(6) 客户档案的管理
(7) 客户来访接待
(8) 主管交办事项的处理
(9) 与相关部门的业务联系 跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。 跟单员的工作特点： 跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。
特点是：复杂的，全方位的。
1. 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
2. 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一
种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。
3. 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
4. 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
5. 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。 跟单员的素质要求： 跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：
(1) 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。
(2) 预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。
(3) 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。
(4) 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。
(5) 与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。
(6) 人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。
(7) 法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。
(8) 谈判能力。有口才，有技巧。
(9) 管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。
(10) 物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。 跟单员的工作内容及知识，技能要求： 跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪(客户接待)。
1.出口货物跟单;(外贸业务跟进)了解基本外贸知识：(谈判，报价，接单，签合同 等等)。基础外语及函电往来。
2 .物料采购跟单。(业务跟进)懂营销，懂产品。(物料，性能，使用，保养)
3 .生产过程跟单(生产进度跟进)懂生产，懂管理，懂沟通。
4 .货物运输跟单(出货跟进)货物运输知识，(运输工具，方法，配柜)及了解报关知识。
5.客户联络跟踪 (客户接待)：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。
一，跟单流程简图
资源开发 资源开发
1. 根据客人的需求寻求开发目标，以考虑原有配合良好的资源为先开发新资源
2. 充分考虑资源的综合能力包括生产能力，品质控制能力以及财务能力
3. 资源的便利性：便于跟单便于出货
4. 择优选取
打样
1. 了解客人对产品的要求 打样
2. 与工厂沟通以便工厂充分掌握产品的开发条件并予以实施
3. 掌控工厂的打样过程并取得产品形成的所有因素
4. 跟进样板的修改与确认
生产控制
1. 参与首版的生产，确认从半成品到成品的可行性
2. 了解并落实产品的生产进度
3. 对半成品及成品进行定期检验及时解决生产出现的品质问题
检验与出货
1. 日常,中期和末期检验检验与出货
2. 配合及通过客户检验
3. 监督工厂按时按规装柜
4. 获取出货资料
(一)业务客户备案流程
(二)产品下单流程
1)收到业务客户寄样或下单的客户 建立客户跟踪表
2)填写样品或订单制造单
3)订单评审(业务、工程、采购、生产、品质、跟单)
4)给各部门签字确认，跟单发放签名的制造单给相关部门，并在订单背面签名
无，异常 ，无，异常
如有异常，通知(业务、工程、采购、生产、品质、跟单)，解决异常
继续跟进
5)跟进样品或订单生产与采购进度并随时知会业务
6)了解客户公司背景、经营范围、公司性质、势力等
7)生产将要做好的产品贴好标签点亮通知业务拍照
每个家具企业的情况是不同的，有生产凳子的、桌子的、家居的、卧室套房的、沙发的、五金家居的等等，业务跟单的意思就是，跟踪业务员下单情况的落实，跟踪生产进度情况;另外最主要的一份工作就是售后服务问题，不过有的企业有专职的售后服务人员。在一些小型的企业业务跟单充当这个角色。基本的工作流程是：
1、跟进业务员下单情况，并予以汇总;
2、将订单派送至生产车间及设计部、采购部(有的企业有PMC);
3、跟踪生产进度及物料情况，不影响订单的货期;
4、处理售后问题，接收传真等;
5、回款的记录及业务量的统计。基本的工作就是这些，
大部分制造业的跟单流程都是一样的，具体区别于有的工作细节是否由业务员来做 客户沟通(报价，询盘)--确认订单(预付款，LC等)--安排订单(交生产部门或外厂)--跟进生产情况，确认交货时间--告知客户--安排检验--订舱发货--收汇--后续服务等
00
一.跟单员的定义
跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员
跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。
二、跟单员的工作特点：
跟单员的工作涉及企业的每一个环节，从销售，生产，物料、财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。
1. 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
2. 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。
3. 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
4. 工作节奏多变，快速：面对的客户来自，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
5. 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。
三、工作程序
1. 客户来样工作程序
收到客户的新产品时，首先问清楚业务员是要提供类似的还是按照样品打样，以及客户要求寄样的日期。如果是要求打样的在打样登记本上登记，几月几号收到客户的样品，哪个客户寄的样，打样的品种及规格和数量以便日后查询。然后填好打样单(打样单必须是有编号的)及打样要求(包括：生产单位、品名、规格、颜色、数量、希望交期及产品的品质要求(比如：质量要好一点的，柔软一点的或者价格要便宜一点的)并贴上实样，将打样单送相关部门，生产部门的需交生产办公室登记签字后送各车间。外采购的产品交采购部。
如是比较重要的样品，还必须要求工厂在打好样后退还样品。样品自己要留底，没有实样的也要留复印件或扫描件并装订入打样文件夹。关于打样数量一般要比客户所需的样品多一点，以便自己留底，特别是领花之类特殊的。
2.寄样工作程序：
车间或采购打好样品后，自己先将样品跟原样仔细对比一下，如相差很大需与业务员沟通后再通知重新打样，如样品很好的情况下自己留样一份，并分类贴在相应的贴样本上。注明客户、供应商、编号、成分、进价及寄样日期，如果同一样品多次打样的，需注明第几次打样。
3.大货工作程序：
(1)原始订单的保存
收到客户的原始订单，首先要比对订单上贴的实样是否与打样的样品相同，如不同的情况要及时与业务员联系，然后再装入相应的客户文件夹中，不能很散乱的放在办公桌上。特别声明，客户原始资料只能在销售部门，不能流到其它任何一个部门。
(2)合同申请单及采购清单
合同申请单要按照统一的格式填写，如果是新客户，要将客户资料交事务部添加客户，产品编号由生产部统一编号，并核对产品的规格、数量、颜色及单位(码跟米的换算)、单价、总金额，特别要注意付款方式及交货期的填写。关于采购申请单也要按照统一的格式填写，要注明供应商名称、颜色、数量(在合理的缩率范围内)、单价(或希望单价)、希望交货期，及对产品的具体要求。如需成品染色，用同一批次的原料，需怎样的后整理及包装要求。要染色的要注明对色光源，色牢度、环保检测要求，特别说明的是，做采购申请单时要将所有的工序所有的成本都做进去，这样可以准确算出合同的毛利及毛利率，然后贴上实样(只拿采购清单，不许将合同申请部分)交相关部门负责人签字(核对价格和交货期)，如果所签交货期与客户的交货期相差甚远，交生产部负责人协调，最后将合同申请单交销售组长审核签字。销售组长审核签字时要对毛利率进行把关，毛利率要在25%以上。
(3)合同的生成及回传
事务部将合同打出来后要仔细核对是否正确，再传真给客户，并及时通知业务员与客户联系是否收到合同，第一时间要求客户签字盖章回传。合同自己留底一份放合同夹里。
(4 ) 采购单的生成及安排
事务部将采购单打出来后要仔细核对是否正确，包括业务员名称、具体要求，然后贴上实样(特别大的可以缩小复印)或复印件，一式三份，一份交生产部门(或采购)、一份交仓库发货人员，一份自己留底与合同放一起。并同时填写检品单(两份)，贴上实样或复印件与采购单一起交车间或采购部。
(5)订单节点表的形成
按照标准格式将订单录入节点表，并用不同颜色标明订单进行的程度。
(6)半成品的操作
采购单下到车间或采购部后要跟进生产进度，并到车间看产品质量及机台，对订单情况要了如指掌，如遇交期问题或质量问题需提前向部门负责人汇报。
产品经抽检(或全检)入库后，需染色的第一时间安排染色，如特急的订单，可提前将色卡给染厂打色卡，并按照实际重量及时更改染色订单。对于大货染色的要每天填写染色计划按排。
(7)成品的操作
染色跟单将大货色卡提供后，要与色卡比对一下颜色，颜色相差太大的及时与业务员沟通后要求重新调色，如果颜色好的情况下寄客户确认，并要求业务员三天内给确认意见。客户确认大货样后及时写品检理货单交品检部整理。品检理货单上要贴上实样或复印件，并写上要求入库的日期和时间。
(8)成品的出库
提前一天填写统一的发货安排交发货人员，寄快件的需将快件单一起交，有必要的情况要贴上确认样及发货的时间节点。大货发出前要到仓库验货，比对质量及颜色，并在发货单上签字。原则上有多少货要发多少給客户，做到零库存。
(9)对帐单的形成
拿到发货单后，比对一下发货的数量及颜色是否正确，并检查是否有客户签字，外地客户的发货单要及时传真给客户，并通知业务员要求客户第一时间签字回传。最后将当天的发货明细做进对账单，统计合同的发货情况。原则上一个合同结束后及时将对账单打印出来由跟单组长签字后再交业务员，催业务员在一周内对帐开票。
一、跟单员的定义：(什么是跟单员?)Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职，替代) 所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。
二 。跟单员的工作界定： 跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。
1. 业务跟单：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员or 业务助理。
2. 生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫：业务经理or生产主管or总经理助理。不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。
三 。跟单员的工作定位：(工作性质) 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：
(1)寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。
(2)设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。
(3)传播信息：将企业产品的信息传播出去。
(4)推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。 (5)提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。 (6)收集信息：收集市场信息，进行市场考察。 (7)分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。
跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要： (1) 函电的回复： (2) 计算报价单 (3) 验签订单 (4) 填对帐表
(5) 目录，样品的寄送与登记 (6) 客户档案的管理 (7) 客户来访接待
(8) 主管交办事项的处理 (9) 与相关部门的业务联系
跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。
因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。
四 。跟单员的工作特点： 跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。
1. 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
2. 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。
3. 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
4. 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
5. 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。 五 。跟单员的主导意识： 什么是主导意识?就是全局观念 你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强。举例：足球队，每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队。这就要有全局观念：要不失球，要进攻，要战胜对方，要进球。 作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何生产?何时完成?出来的产品怎样?与我无关，那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识。 有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。 有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力 有效：有效率，有结果。 目标要达到：所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。最终失败了，就没什么好说的。 总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。而不是以某一个人，一个部门来评定。因此，在你的工作中，你心中要把别人(工作环节涉及到的人)看成是自已的部下。(不是说你就是领导，而是要给他们布置任务，明确目标，提供条件。你的目标很明确：就是对最终结果负责。
六 。跟单员的素质要求：(跟单员的训练) 跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：
(1) 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。
(2) 预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。
(3) 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。
(4) 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。
(5) 与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。 (6) 人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。
(7) 法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。
(8) 谈判能力。有口才，有技巧。
(9) 管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。
(10) 物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。
七.跟单员的工作内容及知识，技能要求： 跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪(客户接待)。
1.出口货物跟单;(外贸业务跟进)了解基本外贸知识：(谈判，报价，接单，签合同 等等)。基础外语及函电往来。 2 .物料采购跟单。(业务跟进)懂营销，懂产品。(物料，性能，使用，保养) 3 .生产过程跟单(生产进度跟进)懂生产，懂管理，懂沟通。 4 .货物运输跟单(出货跟进)货物运输知识，(运输工具，方法，配柜)及了解报关知识。
5.客户联络跟踪 (客户接待)：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识：
八.跟单员工作的重要性： 企业之生存与发展都是以订单为主线的。跟单工作是一个企业的主生命线和管理制高点。而作为订单的跟进者——跟单员的工作跨越了企业运作的每个环节，它是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心区纽和桥梁，是一个企业的窗口和门户。从图表我们可以更清楚地得到论证： 跟单员工作部门关联图：(P。4) 跟单员：对外：业务部门(国内，国外贸易部，) 客户 (国内，国外客户，外贸公司，中间商) 运输(海运，空运，汽运，铁路运输，集装箱，快递公司) 政府/金融(海关，银巷，税务，商检，保险) 对内：计划/物料(生产计划，物料进度，报价) 制造部门(生产进度，样品制造) 技术/品管(产品规格，新品开发，估价，产品标准) 财务/资财(出货管制，成品仓，准确报价，包装防护，汇率结算) 行政部门(派车，放行，报关，船务) 跟单员工作流程关联图：(P。5) 客户——订单处理中心——订单——订单处理中心——生产部门——生产计划——采购部 (库存查询) (出货传票) ——供应商——进料——仓库——生产转换——仓库——出库
跟单业务员工作流程
(二)
第二讲 外贸业务跟单
本章要点：接单与审单 进出口货物的基本程序 外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。我们分别来了解一下出口货物跟单和进口货物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作。
货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。 一.接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
1.下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。 2.接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
3.接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是： (1) 合同：(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
(2) 确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书(SALES CONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。 还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。
4.接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。 (1) 询盘：(INQUIRY)又叫询价。
(2) 发盘：(OFFER)又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 (3) 还盘：(COUNTER-OFFER)又叫还价。
(4) 接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。 二.审单：即审核合同
1.审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。 2.审单方法：
(1)产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号? 有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。 (2)质量： 也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。 (3) 数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。 约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。 (4)单价，总额的审查：
1. 客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错? 新客户下单，要查看我们给他的报价。
2. 通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。(英镑，港币，欧元)
(5)价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有： FOB 船上交货价(指装运港的价格条件)
C&F (Freight or Carriage Paid to„..)运费付至指定目地的交货 CIF 成本+保险费+运费(指目的港)价格
常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：
(1) FOB价格换算为其它价： CFR价 = FOB价 + 运费 FOB价 + 运费 CIF价 = ----------------------- 1运费 CFR价 = CIF价 X ( 1 – 投保加成 X 保险费率) (6)付款方式审查：
1. 付款方式是否能接受?LC ，付定金，等等。 2. 支付的货币能否接受? (7)包装要求的审查：
1. 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受? 2. 客户提供的包装(彩印，尺寸)我们能否做?
3. 客户提供的包装资料是否齐全?(内包装，外包装，标签，说明书) 内包装：普合，白合，彩合，吸塑 外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。
(8)交货期的审查 (1) 跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。 (9)交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。 注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运 (赶销售)，我们可要求客户承担多出部分的费用。 关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。 1. 寄目录，样本：
2. 准备样品。 (1) 工厂现有的款式 (2) 新款 (3) 客户来样。 要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。 作为跟单员，我们要做到：
(1) 有完整的产品资料，主动进行宣传。 (2) 新品的成本，价格要进行核算。 (3) 新品的制作要留有实样。 (4) 客户的来样要保存好原样。 三.形式发票：PROFORMA INVOICE 买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。 形式发票上一般要显示订单的相关信息。(收货人，合同号，形式发票号，开出日期)。 产品信息 (品名，数量，价格，交货期)。合同条款 (价格条款，付款方法)。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。 注意几点：
1 .单价条款要明确 (FOB, CFR, CIF) 2 .交期要明确
3 .付款条件要明确 (L/C, T/T)
四.出口货物跟单的基本程序： 出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：
(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。 (2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。 只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。 催证：货物快完成时，要催证。 审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上，开证的国家有无贸易往来?开证行的资信?公司审开证人和受益人对否?L/C的货物和金额与合同是否相同?装期?特别条款? 改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。
(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先： 出货装柜：(P。28)跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。
A. 货柜选择：(P。29)根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨
B. 制作装箱单：(P。30)装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
C. 跟踪装柜：(P。31)出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
(4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。 要在L/C的有效期内将单据送交银行。 出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。 单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁 五.进口货物跟单的基本程序：
就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。
跟单业务员工作流程
(三)
第三讲 物料采购及物料进仓跟踪
这一章里，我们要掌握：物料采购跟单的基本要求 物料采购跟单的原因 物料采购跟单的流程 物料采购跟单的方法策略 物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料，品名，规格，数量及交期更进行跟踪。目的：满足企业生产活动对物料的需求，在必要的时候，获得必要的物料，避免停工待料。
一.采购跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。(适时，适质，适地，适量，适价) 二.物料采购跟单的原因： 以下原因造成我们要对物料进行跟催：
(1) 供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不成。等原因。
(2) 企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。
(3) 沟通方面的原因：信息交换不及时。 三.物料采购跟单流程：
(1) 制作订购单: 跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。(制作采购单P。26)，将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。
(2)订单跟踪 对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。 (3)物料检验 确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题 (4)物料进仓 协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题
四.物料采购跟单的方法策略： 催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。 1. 催单的方法：
(1)按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。 有：联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。 统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。 跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应的订单。
(2) 定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。
跟单业务员工作流程
(四)
第四讲 生产跟踪：(生产过程跟单)
本章要掌握：生产过程跟单的基本要求 生产过程跟单的流程 生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。
一.生产过程跟单的基本要求：
1按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。按时交货跟单的要点：
2按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。 二.生产过程跟单的流程：
1. 下达生产通知书。 跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。 2. 分析生产能力 生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施?要不要外包?
3.制定生产计划： 生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。 4.跟踪生产进度
(1) 生产进度控制流程： (2) 生产进度控制作业程序
(3) 生产进度控制重点： A.实际进度与计划进度发生差异，要找原因。通常有下列原因： 1. 原计划错误 2. 机器设备有故障 3. 材料没跟上。 4. 不良率和报废率过高 5. 临时工作或特急订单的影响。 6. 前制程延误的累积 7. 员工工作情绪低落，缺勤或流动率高
(4) 跟踪生产进度的表单： 有：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。
5.交期延误： 如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。
6.我们再提一下有关订单的更改问题： 客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，(或增加，或减少)。有包装上的。(彩印，或白合)。有交期的变更。(或提前，或推迟)。接到客户要求变更，首先要看改什么?能否接收?如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大。但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。
第五讲 货物运输跟单
本章要点：出口货物的跟单流程 进口货物的跟单流程 集装箱货物运输的跟单流程 货运单证的缮制 货物的通关与报关 。
货物运输主要有海运，空运，铁路，，陆运，集装箱。出口货物使用最广泛的是海运和集装箱运输。跟单员的主要工作是制作货运单据，协助报关员进行货物的通关与报关。 货物运输跟单流程： 跟单流程随货物运输方式的不同而有所区别。我国进出口货物运输的方式大多采用海运，并用集装箱为承载容器。 这里我们讲三种货物运输的跟单流程：
1. 海运出口货物的跟单流程： 视贸易条件的不同而不同，FOB成交，出口方不要租船订仓。CNF=CFR 出口方不要办保险。CIF出口方要租船订仓还要办保险。我们出口都希望用CIF成交。
(1) 报验：收到LC 或货款，审核无误后，货也备好，向商检机构申报。 (2) 租船订仓：与船公司或货代联系。 (3) 办保险：CIF价，我们要投保
(4) 货物集港：出口单位要在船公司通知的时间内将货物发运到港区内的指定货场或仓库。
(5) 报关：货物集港后，我们应在装船前24小时向海关办理申报手续。 (6) 装船：凭盖有海关放行章的装货单，货物可装船。
(7) 发装船通知：货物装船后，即向收货人发装船通知。内容包括：LC或SC号，品名，数量，金额，船名，开航日期等。 (8) 支付运费：
(9) 退关：已完成报关手续放行的货物，因特别情况，如无舱位，货短少。不能装船，要向海关申报退回，退关货物应在运输工具结关之前或自退运之日起三天内办理手续。
2. 海运进口货物的跟单流程： 也视贸易条件不同而有不同。CIF CFR条件进口，由出口方租船订舱。我们进口货物大都按FOB贸易条件进口。我们自已安排船。跟单程序如下： (1) 租船订舱：
(2) 发派船通知：船位订下后，将船名，船期通知出口方，使其按期备好货，装船。
(3) 办保险：我们收到国外卖方装船通知后，即向保险公司办理投保。 (4) 汇集单证：各种进口单证是办理进口报关，报验，接交等不可缺少的凭证。
(5) 办理商品登记：凡法检商品货到后，我们要凭进口货物通知单向口岸商检机构登记。而后海关才受理报关。
(6) 报关：所有进出口货物都需向海关申报。货物在经海关查验与申报内容一致才可放行。
(7) 监卸和交接：船到港卸货前一般有理货公司理货。他代表船方将进口货物按提单，标记，唛头清点件数，验看包装后拨交给进口方。(核对标记对否?是不是应接的货。对破损的货物内外包装要有记录，作现场拍照。查清损失的具体数量，查明残缺的原因和责任人，索要证明以进行索赔。 3. 集装箱运输货物的跟单流程： 出口跟单流程： (1) 订舱(订箱)。按货的体积订箱。 20’ 29 – 30 17.5t 40’58 –61 22.5t 40’H 68-71 27.5t (2) 接受托运,发送空箱
(3) 整箱货的装箱与交货：装箱前(不得晚于装箱前24小时)向海关办理报关。
(4) 拼箱货的装箱与交货：货送货运站。该站人员清点接收。 (5) 货物进港：在船吊装前24小时截止货进港。 (6) 换取提单：货进场的收据是换取提单的凭证。 (7) 装船： (8) 寄送资料： 进口：
(1) 寄送资料 (起运港的船公司在货船到港前〈近洋24小时，远洋7天〉用传真或邮寄向卸货港提供提单副本，舱单，装箱单等货物清单。
(2) 分发单证：船公司或其代理应及时地将起运港寄来的有关货运单据分别送给有关的进口货代或收货人。以使货到港前做好准备。
(3) 发到货通知：船公司预告到港日，船到港后发正式到货通知。 (4) 换取提货单：收货人持正本提单向船公司换取提货单。 (5) 卸船提货：办理进口报关。
(6) 提货时发现铅封损坏，或箱子破损，要与货运站共同签认，以便向船公司索赔。 4. 货运单据的制作：
(1) 海运单据：装船通知(Shipping Advice) 主要内容：L/C 号或S/C号，品名，数量，箱数，金额，船名，开航日，到港日等。
(2) 航空运单(Airway Bill)是运输单据，而不是提货的凭证。 (3) 集装箱货运单据：托运单(9联单)和 装箱单 5. 货物的通关与报关流程及操作：
(1) 货物的通关程序及流程：接受申报 ——审核单证——查验货物——办理征税——放行。
(2) 货物的报关则包括：进出口申报——查验——交税——提货或装货。
一、服装跟单日常工作安排：
⒈ 全面准备并了解订单资料(客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、 特殊情况可携带客样)，确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统
一、详尽。对指示不明确的事项详 细反映给相关技术部和业务部，以便及时确认;
⒉ 务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致!(最好要有文字证明);
⒊ 事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底;
⒋ 跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言 行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户(或客户公司跟单员)有过激的言行。处理业务 过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定;
⒌ 预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其 发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后 的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。
6. 订单跟单员与订单负责人(操作员)要保持密切的联系，出于双方的利益着想，双与对方沟通，将问题降到最低限度。
二、 生产过程中的验货工作程序：
⒈ 面/辅料到厂后，督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点，并由工厂签收。若出现短码/少现象要亲 自参与清点并确认。
⒉ 如工厂前期未打过样品，须安排其速打出投产前样确认，并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂 技术科。特殊情况下须交至公司或客户确认,整改无误后方可投产。
⒊ 校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认，详细记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认，并 通知其开裁。⒋ 根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面/辅料的溢缺值，并将具体数据以书面形式通知公司。如 有欠料，须及时落实补料事宜并告知加工厂。如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司，并督促其节约使 用，杜绝浪费现象。⒌ 投产初期必须每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验，如有问题要及时反映工厂负责人和相 应管理人员，并监督、协助工厂落实整改。
⒍ 每个车间下机首件成品后，要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。出具检验报告书 (大货生产初期/中期/末期)及整改意见，经加工厂负责人签字确认后留工厂一份，自留一份并传真公司。
⒎每天要记录、总结工作，制定明日工作方案。
根据大货交期事先列出生产计划表，每日详实记录工厂 裁剪进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量,并按生产计划表落实进度并督促工厂。生产进度要随时汇 报公司。
⒏ 针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求，要监督、协助加工厂落实到位，并及 时汇报公司落实情况。
⒐ 成品进入后整理车间,需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量，并不定期抽验包装好的成品， 要做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。
⒑ 大货包装完毕后，要将裁剪明细与装箱单进行核对，检查每色、每号是否相符。如有问题必须查明 原因并及时相应解决。
⒒ 加工结束后，详细清理并收回所有剩余面料、辅料。
⒓ 对生产过程中各环节(包括本公司相应部门和各业务单位)的协同配合力度、出现的问题、对问题 的反应处理能力以及整个定单操作情况进行总结,以书面形式报告公司主管领导。
13.在检查过程中一定要公平，真实。不能收到厂家的一点点好处，而忘了自己的职责。
跟版要求： 1)要有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对(面料/服装)生产流程有基本上的了解： 接单--备料--开裁--扫粉(如有车花或钉珠)/排花(如是喱士排花款)--车缝--手工--后整--查货--包装等 等。
2)接单：清楚明白不同客户对样办款式及风格上的需求，在跟客户接单时，能及时发现一些生产上可 能出现的问题， 诱导客户接受既具他的产品独特风格而又适于大货生产的产品 (注意： “是否适合于生产大货” 这一点是做样办时特别重要考虑到的!!!因为，如果难度太大而不是普遍工厂能到好，那么无疑就是大大 提高了生产成本……)，把客户各项要求清楚地标明在办单上。
3)布产：A.让纸样师傅做图稿的同时安排备料，认真做到跟进每工序的进度并记录生产过程中碰到的每 个问题、需注意的事项、每种物料的用量及各工序生产工时以作成本核算的基本资料。
4)看办：样办完成后，可请本厂设计师一起看办(这个对于初入门的跟单员相当重要，可以从中学到 一些技术上的东西)，看看这办是否已做到如你从客户那了解到的他所要的样办。
5)成本资料：样办寄给客户后就得做成本资料存档及给客户报价，这一项需要特别谨慎认真。大家都 知道，如果成本出了点错或是报价出错，会对以后这个款的大货带来很大损失……
跟大货生产要求：
1)有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对服装生产流程有基本上的了解：接单--备料 --开裁--扫粉(如有车花或钉珠)/排花(如是喱士排花款)--车缝--手工--后整--查货--包装
2)接单：特别注意与跟办同事衔接好相应款式在做办时存档的资料----这部分工作得特别细心，如：做 办时是这样做，而客户已要求大货更改另外的做法。
3)布产：将生产单及各工序在做办时遇到的问题、修改方法以及人客意见的资料分发给各相应工序。
4)跟进生产：多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题，如有必 要，需向客户反映问题及建议或征求意见……
5)货期及质量：跟进货期的同时要让 QC 控制好质量……
6)出货箱单资料：需预先提供出箱装单资料给船务部用于做报关资料……
7)包装出货：一般情况下，不同客户有不同的唛头、唛头位置车法、包装资料。按客户要求做就可以 了啦……
1、头办：设计图纸发外厂做头版，头版批核尺寸和板型(和设计师一起)，若不确认，必须继续做复 版。
2、确认生产款：做面辅料订购预算单交采购部订购。
3、发面辅料：开单发面辅料(CMT 单不用发面料)
4、做产前版：用大货面辅料(如没有物料可暂代，但需标示清楚)做正确产前办，追办并批复(包括 工艺、尺寸、辅料、款式等，总之是大货前样)。
5、生产进度和质量跟进，确保货期和质量：开裁、裁数、初期查验、中期查验、尾期查验、交货、退 主辅料清算。中间要解决各种生产中问题，对每款易出问题部分要时时提点检查。如裁数多了或少了，物料 补订和补发，对 FOB 单数量的正常接受范围外的：要不要多的数量、接不接受少了数量，三期的质量问题 如何解决如何监督，货期晚了如何解决等等。 跟单除了专业技术之外，还有的就是要注意和工厂的关系处理，这是一个很重要的关键 跟单的步骤包括：产前样的确认，船样的确认，生产中工厂和公司之间的衔接沟通，原料的质量鉴定， 生产技术，产品包装方式，交期的跟催和跟进，等等，总之包括生产的全过程。 还有的一种跟单是业务跟单，多为外贸公司，对技术的知识要求不是太高，主要是负责生产工厂和客人 的联系，并安排出货方式和船期，付款等 。当然对于面料(服装)的质量也相当重要。 跟内单的大致流程如下： 从客户下单到签定完合同， 根据排料室提供的排版图进行前期的面料准备工作， 同时可着手下投产资料单给各个部门(包括计划办、品质部、技术部、采购部)。面料到厂后可根据工厂的 实际情况到车间跟踪一下生产进度，以便更好的与客人沟通，并及时让客人了解工厂的大货操作情况，以备 在出现特殊情况下(如交期不及时、不能按时交货等)让客人在第一时间得到消息，避免出现客人提前订好 船期或空运，因退仓不及时而给工厂造成不必要的损失。
跟单注意事项:
1：物料是否正确;
2：尺寸是否“准确”;
3：款式是否错误;
4：做工是否细致;
5：成品颜色是否“正确”;
6：有无漏定物料;
7：物料是否能按预定时间到加工厂;
8：时间上是否有问题。 员工的一切行为代表着整个公司的企业形象，不论从个人言行或者处事上，注重个人以及公司形象很重 要。对公司要忠实，不能为了个人利益而出卖了公司。跟单员在外期间生活、工作注意调理有序，尤其保证 人身安全，另外更注重的是代表企业形象。
推荐阅读：
员工宿舍管理流程06-03
大型企业员工离职流程05-24
公司员工工伤处理流程06-15
0201新员工入职流程06-05
00新员工入职流程06-18
计量相关工作流程图06-17
网络管理员工作流程图06-17
公司人事部工作流程图06-01
生产运营部工作流程图06-10
传染病报告工作流程图07-04
