探究以用户需求为导向的高校档案数字化建设策略

伴随着社会经济的快速发展, 信息技术的不断更新, 高校档案管理工作已经开始渐渐走向数字化建设的发展道路。而建设高校档案数字化进程, 不仅能够满足广大用户的档案资源利用需求, 还能有效提升档案管理工作的效率和质量。但是想要顺利实现档案数字化建设, 必须要积极采取有效的建设策略。以用户需求为导向, 才能够实现高校档案的数字化建设, 进而才能使档案服务融入社会信息化的潮流中去。

一、以用户需求为导向的高校档案数字化建设的意义

(一) 能够为高校档案数字化建设节约成本。开展档案数字化建设主要是为了能够给用户提供更加便利和完善的服务, 所以由此看来, 档案数字化的范围实现广泛化、数字化程度逐渐增高, 能够在很大程度上促进我国高校档案的科学合理利用, 能够为广大用户带来更多的便利。但是, 建设高校档案数字化, 不仅需要大量的人物和物力, 还要投入更多的资金, 这就要求高校以用户需求为导向, 确定高校档案的数字化范围, 通过合理配置资源实现档案的数字化建设, 从而提升人力和财力的使用效率, 为高校节约更多的时间和成本。而且数字化的档案具有共享性, 能够不限时间空间为多位用户提供更加便利和完善的服务, 实现档案的真正价值。

(二) 能够为档案数字化建设提供理论依据。档案数字化不仅是档案信息化建设的重要组成部分, 还是衡量档案信息化发展水平的重要标准, 建设高校档案数字化还能够在很大程度上促进档案信息资源的有效利用。目前, 我国各大高校对档案数字化工作十分重视, 然而由于缺乏科学的理论指导, 很多高校无法准确做出决策, 最终导致数字化建设和提供利用出现了严重的错位现象。所以, 为了满足用户的多元化需求, 高校对以用户需求为导向的理论研究进行了深入探究, 从而为高校档案数字化建设的顺利开展提供了科学有效的理论依据, 进而有效推动了高校档案数字化建设的进程。

二、以用户需求为导向的高校档案数字化建设策略

(一) 明确目标定位。在高校建设中, 档案馆是永久保管档案资源的重要载体, 所以高校对档案馆的建设十分重视。高校档案馆始终秉持着充分积累和发掘资源, 并时刻为师生和社会人员提供最完善和最便利的档案信息服务理念。因此, 高校想要积极开展档案的数字化建设, 全面实现档案信息资源的实时共享, 必须要始终坚持以利用为本, 追求利用效益, 为所有用户提供便捷且完善的档案资源, 从而为用户查找利用档案信息资源提供最大程度的便利, 积极促进档案的数字化建设, 实现档案资源的共享性。

(二) 严格把关质量。想要实现以用户需求为导向的档案数字化建设, 就要始终保持着对用户负责的积极态度, 在为用户提供信息资源的同时, 还要有效保证服务的综合质量。所以, 在档案扫描完成之后, 要认真细致地检查图像的质量, 在发现档案数据中出现不符合标准要求的方面时, 应该及时进行重新处理, 以此保证档案信息资源的质量, 从而才能够满足用户的需求, 为用户提供更加完善优质的档案信息服务。

(三) 选择合理的资源。以用户需求为导向建设档案数字化, 遵循及时有效利用的原则, 以满足用户的多元化需求为出发点, 将用户需求量较大、利用率较高急于利用的档案信息档案信息资源进行优先数字化建设, 要实现档案信息资源的即时性和有效性。高校的档案管理人员应该切实根据用户的查阅记录, 将具体的利用情况进行分类汇总, 总结出利用率最高的档案信息资源, 在进行档案数字化建设的过程中, 首先对这一部分的档案进行数字化建设, 这样不仅能够及时解决档案数字化建设顺序, 还能够实现档案数字化资源的合理配置。

(四) 科学的建设进程。高校档案的数字化建设是一项长期的、系统的工作, 需要不断地完善发展。高校在以用户需求为导向的前提下, 将档案数字化和数字化档案有机结合, 实现及时扫描及时应用, 这也就需要高校档案馆对档案的数字化进程要进行全方位地规划和全面管理。而且高校必须要对档案馆藏的内容和数量有详细的掌握和了解, 并对馆内的设施设备和人力资源等配置情况进行充分考虑, 深入分析用户的实际需求, 对档案的数字化规划进行认真了解, 只有这样, 才能科学合理地进行档案数字化建设。

三、结语

总而言之, 在信息化技术不断更新的影响下, 高校必须贯彻落实以用户需求为导向的档案数字化建设工作, 只有这样才能够实现高校档案信息资源的合理利用, 才能够满足用户的档案信息需求。因此, 高校必须积极采取有效的建设策略, 通过充分利用现代化的信息技术, 实现档案信息化建设。

摘要：档案数字化是指在档案信息领域切实应用计算机数字化技术, 以用户需求为导向建设高校档案数字化, 不仅能够为高校档案数字化建设提供更加完善的理论依据, 还能够为高校节约更多的时间和成本, 具有十分重要的现实意义。因此, 本文对以用户需求为导向的高校档案数字化建设意义做了具体分析, 并提出了一些有效的建设策略。

关键词：用户需求,高校档案,数字化

参考文献

[1] 强飚, 曹兴华, 唐明, 王颢.基于用户需求的高校档案资源建设研究[J].兰台世界, 2013 (17) .

[2] 毕建新, 郑建明.基于用户需求的档案信息资源建设机制研究[J].档案与建设, 2013 (02) .