信息化技术在文书档案管理工作中的应用

在不断发展的信息化技术的新时代里面, 越来越多的单位与企业都非常注重对自身内部的文书档案管理工作的开展与技能的提高。传统的文书档案管理形式已经出现了许多的弊端与瓶颈, 这就需要我们调整思维, 运用科学合理的方法去提升与创新新环境下的信息化技术在档案管理工作领域里面的运用与调配了。

一、文书档案管理的特点

档案的管理是由文书工作产生的, 文书工作包括文件的收集、运转、承转、催办以及文件的整理、立卷、归档等等。文书工作是档案工作的前提和基础。文书工作的全过程也是档案工作的形成。而档案工作是一个单位各级党政和经济管理工作的重要内容。也是单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现, 是一项严密复杂的基础性工作。

二、传统文书档案管理的存在的弊端

许多传统的文书档案都是纸质载体为主, 很多档案存放的年代久远, 在查阅管理中容易破损, 使得它们不能很好地保存下来。于是许多的档案资料都选用了电子档案来规整保存。

文书档案的管理过程都比较纷繁复杂, 文书档案一般都包括了一个单位里面所有保密性跟有价值的各种资料, 在收集、归档、编目、上架的过程中, 会涉及各个部门的相关人员, 这些工作比较零散复杂, 有时工作量会比较大, 而且人员操作容易出差错。

另外, 由于一个单位里面的文书档案工作比较繁多复杂, 使得许多的任务都交由大量的工作人员进行完成, 这些人工操作使得单位的文书出现管理流程不畅, 运行机制不完善等等, 特别是对先进的管理设备和管理技术应用不够, 提高工作人员的管理素质可以确保文书档案管理工作的顺利有序开展。

三、文书档案管理信息化的优势

(一) 提高档案的查阅速度

随着近几年的互联网信息化数字时代的到来, 在各个单位里面的文书档案管理工作也被升级到一个新的高度, 许多的文书资料都运用电子版的形式佐以存在, 然后在需要有人进行档案与资料的查阅时, 只需要在局域网内进行检索关键词就好, 既节省了时间, 又安排好了各种档案的存放与网上即时查阅。实现了信息资源的最大化利用程度, 在方便阅读的同时又提高了文书档案的阅读量。

(二) 提高档案管理的工作效率

文书档案管理工作针对一个单位里面的各方面的真实记载与反映, 它从人事管理、行政管理以及财政管理等方面都是一种体现。它将各方面的管理工作中所产生的各类文档、资料、音频、影像等进行有效整合与归纳, 然后再进行贴标签, 把它们重新收集、整合、归档、立卷等, 使得文档的管理不再那样复杂, 并且同时提高其准确性。将整个档案管理的工作效率都得到提高。

四、加强文书档案管理信息化的策略

(一) 深化对文书档案管理的认识, 创新信息化管理理念

思想意识对于人的行动起到非常重要的引导作用, 所以说实行文书档案信息化管理是非常具有时代意义的, 在一些单位中开展以互联网为依托的文书档案信息化管理, 是科学管理资料文档的有效手段, 它将各类重要档案进行电子化管理, 运用网络的迅捷与先进的方式优化各种信息资源, 深化对文书档案管理的认识, 充分认识到现代文书档案管理的重要性, 坚持创新信息化管理理念, 转变传统的文书档案管理思想, 利用新型创新信息化管理文书档案的科学手段进行优化各种资源, 实现合理简化各种文书、档案资源的分类与整理, 逐步将文书与档案管理推进数字化与信息化的轨道上面。

(二) 搭建科学信息管理平台, 实现文书档案管理资源共享

努力搭建科学的信息管理平台, 以实现文书与档案管理的资源共享。档案管理的最终目的是为了达成各种资源信息的共享与有效利用。针对原始资源与信息进行合理的简化与收集, 然后运用信息化管理平台进行科学的使用与阅览。把各类信息进行数字化处理在整合在一起, 运用多元媒体来收藏与呈现出来, 在“收、存、管、用”等方面进行科学管理, 通过文件管理、预归档管理、档案管理 (涵盖了档案业务中的建立文档库、数据录入、信息采集、移交归档、实物借阅、在线借阅与库房管理等基本档案管理技能) 为大家的及时阅取都提供了大大的便利。

(三) 建设高素质的管理团队, 提高管理人员的专业水平

在文书档案管理的工作中, 单位与企业需要建设一批高素质的管理团队, 用来提高企业内的档案管理水平, 实现管理的工作效率的提升。从而确保文书档案管理工作的准确性与高效开发, 要求一批文书档案管理人员需要有互联网的运营思维去维护与开展档案管理工作, 切实把计算机信息技术运用到日常的文书档案管理工作中去, 让它们成为单位与企业里面的档案管理技术的软实力, 体现出企业的精神价值与物质基础所在。

结语

综上所述, 本文以简洁的方式进行论述文书档案管理工作在各类单位与企业中所处的得到位置与作用, 它们具有哪些特点与传统的文书档案管理制度存在哪些弊端, 如何去改进与加强新时代下, 信息化技术来引导文书档案管理工作的开展与运筹帷幄。在反思中我们学会从哪些方面去着手, 想出哪些策略来实现技术革命的新老交替的完美过渡。信息化技术的全面运用与覆盖, 是文书档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求, 是文书档案管理工作的必由之路。

摘要：随着信息化技术的不断发展, 各类方面的文书档案管理工作显得日趋重要, 本文就文书档案管理的特点进行阐述, 然后在信息化背景下, 传统的文书档案管理存在的弊端有哪些, 还有文书档案管理信息化的优势所在, 以及加强文书档案管理的策略等进行详细讨论与分析。

关键词：信息化技术,文书档案,管理

参考文献

[1] 曹建波.信息化背景下文书档案管理工作初探[J].兰台世界, 2014, S6 (05) :1+4.