伴随社会的日趋发展、人事制度改革的逐步深入和省属公立医院改革的不断推进, 医院人才的流动也越发频繁, 人才的合理流动, 有利医疗卫生事业的进步和发展, 但人才流动也给医院人事档案管理带来新的挑战。如何充分发挥人事档案在医院人力资源管理中的积极作用, 为医院合理选聘人才服务, 显得尤为重要。
医院人事档案是指医院在人事管理活动中形成的记录和反映医院员工学习、工作经历, 及其医疗技术、教学水平、科研能力、医德医风等方面的数据和信息, 并以个人为单位集中起来、具有一定保存价值和有机联系的原始历史记录。结合医院的实际情况, 医院人事档案材料主要包括:履历材料, 业务考核、组织考察材料, 学历学位材料, 职称 (职务) 晋升材料, 进修培训材料, 出国出境等政审材料, 入党 (含民主党派) 材料, 奖励材料 (科技奖、政治荣誉奖等) , 录 (聘) 用材料, 各类工资审批表等。
长期以来, 干部身份的观念根深蒂固, 受干部审查制度的影响, 人事档案保管的对象仅局限于干部身份人员, 暨医院人事档案只针对在编员工。然而, 伴随医疗卫生体制和医院人事制度改革的不断深入, 以人为本的人性化医疗服务和现行编制落差现象也越来越严重, 聘用非在编合同制人员成为解决这一问题的最直接、最有效方式, 由非在编合同制人员形成的具有保管意义的相关资料, 如履历情况、工作表现、考核鉴定、学历学位、职称晋升等材料, 成为医院人力资源管理的一个重要部分。随着医院人才的大量流动, 也带来了“弃档”等现象, 而这些都对当前的、传统的医院人事档案管理形成强烈的冲击, 既要管理在编员工的人事档案, 也不能忽略非在编合同制人员形成的具有保管意义的相关资料, 更不能放弃辞职、离职、解聘等人员的“死档”“弃档”, 这些, 共同构成现时代下医院人事档案管理的对象。
临床工作紧张又繁忙, 医疗环境混乱又惊险, 每天医务人员承担着身体和心理的双重压力, 在此高压下, 医务人员非常重视自身临床技能的提高和综合素质的提升, 注重SCI的发表、科技奖的申报、教学的规范……却忽略了医务人员在临床医疗、教学、科研过程中形成的具有一定保持价值的相关纸质材料的收集, 不能及时向医院人事档案管理部门移交, 导致其个人人事档案材料的不完整。
同时, 非在编合同制人员由于身份的原因, 单位不予保管其个人档案材料, 只能寄存在不同的人才市场或人才服务中心, 加之压力大、三班倒的工作属性, 以及生活、家庭等因素, 导致其对个人人事档案漠不关心, 档案观念淡薄。
医疗卫生事业的发展关键在于人, 在于人才队伍的建设与人才技能的提升, 面对医疗市场的激烈竞争, 如何吸引人才、留住人才, 成为各医院发展的首要任务。为了吸引人才, 有些医院不惜开设“绿色通道”, 允许个人在不提供人事档案的情况下, 仅凭一些证明材料即可进行档案重建, 对于这些人而言, 人事档案可有可无。此种恶性竞争环境导致医院人才流动的不规范, 增加了“重建档案”的人力成本, 也影响了医院人事档案的科学管理。
根据人事档案的特性, 医院人事档案也实行封闭式的管理制度, 一定级别的领导和人事组织部门依据一定的程序方能查阅, 本人则无法知晓个人档案中的内容。其个人工作业绩、继续教育鉴定往往是由上级领导、人事组织部门或相关处室的少数人员掌握, 结论上大多是流于形式、笼统概括, 并没有包括个人临床业绩、教学水平、科研能力、医德医风等方面的内容, 导致个人的综合素质得不到全面、准确的体现, 也影响用人单位对流动人员真实实力和客观背景做出正确的判断。
大部分医院没有配备专职的人事档案管理人员, 日常业务培训机制匮乏, 人事档案管理人员变化较大、频繁调换, 且多数人员没有经过系统化、专业化的业务培训, 对医院人事档案管理业务不熟悉, 人事档案管理人员的素质问题导致医院人事档案管理工作的质量问题凸显。
医院人事档案转递, 是指医院员工因工作调动、辞职、辞退等, 引起人员关系变更, 导致个人人事档案或应归入人事档案的材料在医疗机构或其他单位人事档案管理部门之间转入与转出。
按照人事档案管理的相关规定:档随人走, 即由于各种原因导致个人隶属单位发生变更, 则个人人事档案或应归入人事档案的材料相应地转入相关隶属单位或协管单位。但在实际操作过程中, 有的医院要么没有按规定填写人事档案转递通知单, 要么没有及时登记、甚至忘记登记, 导致人事档案去处无从查找。有的医院则比较随意, 为了省事, 直接将人事档案交由个人保管、传递, 导致人事档案的丢失、损坏甚至被篡改。
强化档案管理法律法规的宣传教育, 利用讲座、宣传栏、宣传手册、医院网站、医院专刊、员工QQ群、微信群、科室或医院微信公众号等多种形式普及《档案法》《干部档案条例》等档案法律法规及人事档案的相关知识, 强化医务人员的人事档案意识, 不断提升自觉维护人事档案的完整性和真实性的能力。
作为医院人事档案专职管理人员, 应当掌握人事档案管理的专业知识和技能方法, 熟悉人事档案工作流程和相关规定。但事实上, 众多医院人事档案专职管理人员均为非档案专业人员, 档案专业基础知识薄弱, 应当建立长效的培训机制, 定期开展人事档案相关的理论知识和业务技能培训, 重点介绍信息技术、网络知识、档案数据库、现代设备和软件的运用等方面的内容。同时要提高认识, 明确人事档案管理工作在医院人才管理中的重要性和严肃性, 积极选送档案专职管理人员外出培训与进修, 增强人事档案专职管理人员的业务技能和专业素养, 不断充实并壮大人事档案管理队伍, 提升人事档案管理服务水平。
严格按照《档案法》和人事档案管理的相关要求, 规范建档。属于医院内部形成的档案材料, 需对各环节责任部门和相关人员统一标准和要求, 规范管理。属于医院外部形成的档案材料, 则严格审核, 尤其是关系到个人职业发展和社会保障等切身利益的档案材料, 如人事关系、学历身份、工作经历、职称晋升、技术水平、教学情况、科研成果、工资待遇等方面的证明, 对于证明材料的真伪可以通过电话或公函形式向其原来单位问询、核实, 以确保档案的真实、有效。
医院人事档案专职管理人员应当树立高度的责任意识, 根据医院工作的属性, 紧密联系相关机构、部门或个人, 加强医务人员档案材料的及时收集、归档、鉴定与保管等工作, 完善人事档案内容, 保证人事档案的完整、真实。
伴随网络媒体技术的快速发展, 社会信息化程度越来越高, 这也对医院传统人事档案管理提出更高要求, 在做好传统纸质档案管理的基础上, 在人事档案的分类、编目、统计、检索、分析利用等过程, 引入现代化信息技术, 构建起不同专业知识水平、业务实践能力等方面的大数据库, 缩短查询、分析时间, 提升医院人事档案管理信息化水平, 提高人事档案专职管理人员的工作效率, 为医院决策提供及时、准确、全面的参考依据。
同时, 要对医院人事档案信息管理实行动态管理, 根据人才流动情况和个人自身变化, 实现人事档案材料的适时补充和完善, 包括:医德医风、临床业务、科研获奖、职称晋升等材料。对于每个医务人员, 可以设定登录帐号、密码, 仅供查询每个人的个人信息, 对于有疑义的地方可以提出申请和复核, 并在提供相关证明材料的前提下予以修正和完善, 进一步提高每份人事档案材料的真实性和完整性。
伴随市场经济体制的逐步建立和医疗卫生机构用人制度改革的进一步深入, 在医院人才越发频繁流动的社会背景下, 建立起一套完整、严密、高效和适合时代发展的医院人事档案管理体系, 不仅是医疗卫生事业发展的需要, 也是时代进步的表现。
摘要：随着社会的发展和医疗卫生机构改革的逐步深入, 医院人才流动越发频繁, 如何建立起一套完整、严密、高效和适合时代发展的医院人事档案管理体系, 充分发挥人事档案在医院人力资源管理中的积极作用, 为医院合理选聘人才服务, 显得尤为重要。
关键词：医院,人事档案,问题,对策
[1] 葛志勇.论医院人事档案隐私权与知情权的衡平[J].福建医科大学学报, 2013 (3) .
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