论高校人事档案信息化管理的创新策略

高校对人事档案的信息化管理, 是当今时代人事档案事业发展的必然趋势, 是办公自动化系统不可缺少的重要环节。随着计算机、网络技术的普及, 按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求, 各个高校干部人事档案管理信息化建设工作都依据各自实际情况, 取得了一定的进展, 但在实施过程当中还存在着一些问题。

一、高校人事档案的内涵及特征

(一) 人事档案的概念。人事档案是机关、单位准确记录和反映一个人成长历练、学习、工作经历的文件材料, 是个人信息的储备库, 并且能够给用人单位、组织部门提供人事、劳资、工资、学历、职称等方面的原始记录, 为考核每一个人提供最有利依据。

(二) 人事档案的基本特征。人事档案具有全面性、现实性、流动性、机密性四个特征。

1.人事档案的全面性特征。人事档案是与任何一个社会人的行为极为密切的一种档案。包括员工的学历学籍档案、专业学习情况、工作履历表、自传、年度考核表、职务任免决定、评优决定、职称评聘材料、入团入党申请书, 因此具有全面性特征, 它既能如实记录每个员工的个人信息, 又能从侧面概括出员工工作经历及全貌。

2.人事档案具有现实性特征。人事档案是由各级人事、组织、劳动各部门, 在现职人员和离退休人员为单位建立的, 由专门反映员工个人情况的文件材料所组成, 人事档案始终依据个人岗位职责的现实分工, 真实记录员工在工作、学习过程中所产生的现实状况, 按档案管理要求和规范组建个人档案材料, 在用人单位提拔、任免、职称评定方面及时提供和反映真实显而易见的情况, 凸显人事档案的现实性特征。

3.人员档案兼具流动性的特点。人才市场是流动的, 人才也是流动的, 人事档案更具有流动性的特点。如今高校人才流动频繁, 对人事档案的管理和利用也要顺应时代的步伐, 按照人事档案的管理原则, 不管人员调动到何处, 档案一定要同随调人员一道, 转入到新的主管接收单位, 在职人员到规定退休年龄、或者有去世的人员, 档案的保管部门也会相应发生变化, 因此在保管过程中一定要严格按照档案管理的规范要求进行整理收集。

4.人事档案管理内容的机密性。人事档案对于个人和各个单位都十分重要, 具有机密性特征。因此对于从事人事档案工作的人员必须具备高度的责任心, 还要恪守档案的保密制度, 对涉及到个人和单位的人事档案的内容, 不管在任何场合都要按照档案保密制度做好保密工作, 对于确因工作需要必须查阅人事档案的, 要严格按制度规定审批和登记程序, 对查阅事项办理登记手续。

二、研究高校人事档案信息化管理的必要性

高校人事档案信息化管理是实现档案科学化管理人才的重要手段。一个学校的人事工作水平的高低直接关系到是否能够合理、公平选拔任用人才, 通过人事档案工作对预选人员进行有计划地筛选、调配、考核、聘任直至对其委以重任都起着举足轻重的作用。高度重视高校人事档案信息化建设是今后人事档案工作的重点, 信息化建设既能为高校选用人才提供准确的信息依据, 又为加强高校的教学与科研工作提供优质服务。

传统人事档案主要以手工操作与纸质管理为主, 由单位专门人员对所需表格、资料进行手工填报、整理, 为今后提供服务利用, 随着现阶段档案信息量的急剧增加, 还继续沿用传统的方法进行管理不仅劳动强度大, 而且效率低, 还容易造成差错率的增加。为适应形势所需, 需要运用现代信息技术方法, 创新人事档案管理工作方法、转变管理理念, 提高人事档案工作质量和效率, 及时将原始人事档案材料通过扫描、刻录, 逐一录入计算机人事档案管理系统, 并建立相应的个人档案文件夹、目录, 实行个人人事档案的网络化管理, 对今后的及时查阅提供便利条件, 充分发挥信息化管理的优势, 提高档案的利用率, 更好地促进对高校人事档案的服务利用。

三、人事档案管理存在的弊端

高校的人事档案信息管理工作都会大量运用到计算机, 但由于目前所建的人事档案系统还没有统一规范的标准, 数据库功能各有不同, 很难实现真正意义上的信息资源共享。

(一) 高校档案管理采编方法落后。档案事业的发展对原始的档案信息采编方法是一个较大的冲击, 落后的采编方法并不能适应人事档案事业发展的要求, 都需要得到进一步改进。学校领导对人事档案管理工作重视程度不高, 加之从事具体事宜的档案人员个人业务素质和责任意识都不是很高, 因此会造成对档案信息工作采编整理不规范和不完整, 造成较多的缺陷, 不能适应社会对人事档案的查阅利用。

(二) 人事档案管理领导重视不够, 基础较为薄弱。大多数单位的人事档案工作领导都不够重视, 在此岗位上工作的人员很难做出显著的成绩, 领导对此项工作不太重视, 对档案管理工作的投入就会极少, 基础设施也得不到有效的改善, 会直接影响档案工作人员的工作积极性和档案管理水平的发挥。

(三) 人事档案网络化管理严重滞后。由于档案管理网络化建设在大多数单位得不到领导层的重视, 加上在基础设施方面资金投入少, 往往会出现对人事档案管理方面计算机技术的严重滞后, 档案系统硬件设施、应用软件设施都没有严格按照国家档案管理标准进行添置和操作, 设备标准化程度达不到统一标准, 今后的档案网络化建设发展也有一定的盲目性, 会给今后的档案资源建设带来工作上的阻碍。

(四) 缺乏专业性管理人员。高校的人事档案业务工作水平提高缓慢, 与缺乏高素质、高技术的专业性管理人员有直接的关系。目前, 信息化管理程度的极速发展, 对这方面的人才需求量也会供不应求, 急需要解决的就是培养具有较高素质和专业技术的人才, 才能适应当前档案管理工作的需要。

四、人事档案信息化管理的创新策略

(一) 加强领导意识, 确保基础建设的实施。高校领导要加强对此项工作的重视, 加大对档案工作的经费投入, 从经费上严格保证, 对档案工作基础设施严格按照国家档案管理标准进行添置和操作, 设备标准化程度严格按照档案规范的统一标准予以实施, 这样, 基础设施能够得到较大的改善, 为今后更好地开展档案管理工作打下了良好基础。有了好的设备和设施, 能够提高档案管理的工作效率。

(二) 提升制度规范意识, 建立健全人事档案管理规范制度。没有规矩就不成方圆, 一个单位人事档案工作水平的高低, 取决于制度规范程度。强硬的制度才是搞好人事档案工作的前提条件。要根据高校自身工作实际情况制定出合乎学校发展的人事管理规章制度, 确保人事档案在采编、收集、整理等过程中的全面性和完整性, 并对相关材料进行真伪的有效鉴别, 保证其档案资料的真实可靠程度。

(三) 加强人事档案信息化建设, 必须注重对档案管理人员进行专业素质的培养。信息化管理程度的极速发展, 对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。从事人事档案管理的工作人员必须具备良好的思想素质、熟练的计算机网络技术、专业的档案知识、较高的文字采编能力和综合分析能力。高校领导要把培训人事档案管理人员作为常规性的工作任务, 制定出相应的培训人才的计划, 定期对这些档案管理人员进行专业素质的培养, 使他们成为能熟练掌握档案管理现代化技术、精通档案业务管理的复合型专业人才, 迅速推进高校人事档案管理信息化建设发展。

(四) 建立人事档案网络化管理系统, 创新人事档案信息化建设。为了提高对人事档案的服务利用, 更好地提升工作质量和工作效率, 建立人事档案网络化管理系统, 利用网络平台系统、为组织、人事部门提供全面、高效、快捷的利用服务, 充分发挥人事档案的应有作用, 为推进高校的发展提供优质服务。

摘要：在社会信息化程度迅猛发展的今天, 高校人事档案信息化管理工作如何顺应新形势下人事档案管理工作发展需求, 为我们提出了具体要求。人事档案工作历来都是高校的重点工作, 要结合现代教育管理的新要求与人事档案工作的发展趋势, 对学校人事档案工作自身建设的薄弱环节、存在的一些问题, 提出加强高校人事档案工作创新管理的一些策略。

关键词：人事档案,信息化管理,创新,策略

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