城市道路监管档案记录了城市道路基本信息、监管情况等, 是开展城市道路监管工作的基础, 也是做好城市道路监管工作的重要依据。本文所指的城市道路监管档案, 是指建设单位竣工后移交给市政监管部门管理的城市道路的相关资料及监管部门开展城市道路监管等工作形成的资料。运用信息化手段, 对城市道路监管档案数据管理及应用, 避免了传统档案存在的一些弊端, 使城市道路监管档案管理及应用更加科学、便捷, 有利于提高城市道路监管档案的管理水平及城市道路监管水平。因此, 如何更好地运用信息化手段做好城市道路监管档案的数据管理及应用, 具有重要意义。
传统城市道路监管档案通常是城市道路监管、养护部门将工作过程中生成的数据以表格、文字等形式储存起来的纸质材料。随着计算机技术的广泛应用, 城市道路监管部门在工作中逐步实现信息化、数字化。但由于不同地区受其经济发展水平、地理位置等因素影响, 信息化运用的时间、程度有着明显的差异, 导致城市道路监管信息化发展不均衡。如经济发达交通便利的沿海地区, 运用信息化手段较早, 信息化水平较高, 经济交通欠发达地区, 运用信息化手段较晚, 信息化水平较低, 城市信息化水平较高, 乡镇信息化水平较低等。
以传统纸质形式归档的城市道路监管数据存在诸多弊端, 如重复归档、多部门归档、数据提取困难、数据统计困难, 数据难以关联等。运用信息化手段后, 城市道路监管档案数据可以通过系统实时储存、查询、提取, 并在日常监管工作中充分应用, 使档案真正起到记录工作、为工作决策提供依据等作用。对城市道路监管电子档案数据加以管理、应用, 比传统档案管理工作更灵活、便捷, 改变了传统档案侧重于存但不侧重于用等现象。
加强城市道路监管数据管理, 应该建立一个与实际工作相适应的电子档案系统, 实现管理数据的全面性、完整性、及时性。1.实现数据的全面性。系统建立后, 储存的数据要全面。首先要建立全面的道路基础数据, 如道路名称、道路属性、技术等级、路面类型、通车日期、道路总长、道路走向、行车道总宽、人行道总宽、起止点地名等内容。其次要涵盖城市道路监管流程各个环节产生的数据, 如上级监管部门下发的数据, 监管部门工作中产生的数据, 养护单位养护过程中产生的数据, 以及以上环节相互反馈过程中产生的数据。2.确保数据的完整性。在全面搜集数据的基础上, 系统还要保证数据的完整性。首先是数据各要素的完整。如道路信息的录入, 要包含道路名称、属性、宽度等各要素;其次是数据在时间跨度上的完整。系统的数据要有连贯性, 如道路病害的情况, 每月巡查的内容都要录入, 不能缺少某阶段的数据。3.重视数据的及时性。及时性是系统的显著特点之一, 因此要重视数据的及时性。如监管部门可以通过系统及时录入城市道路巡查数据, 养护部门可以通过系统批转及时收到巡查发现的问题数据, 监管部门可以在收到养护单位反馈的整改信息后及时进行核查, 核查结束后及时结案、归档。如果不能及时录入, 会延误隐患问题的修复, 导致监管部门的错判等。此外, 一些数据不及时录入、归档, 会对后期查询带来不便。
全面、完整、及时的城市道路监管数据是数据真实性的有效保障, 真实有效的数据是城市道路监管数据开发利用的有力保障。为了有利于城市道路监管档案信息化的推广, 系统作为搜集、保存、管理道路监管数据的载体, 要不断适应实际工作的变化。如系统通常存在以手工录入方式采集原始数据、模块流转衔接不畅、许多数据无法导出等问题, 城市道路监管部门、系统技术部门可以通过技术手段逐步解决。随着工作情况、归档要求的变化, 系统会出现不能满足实际工作的情况, 这就需要对系统及时进行完善、更新, 使系统逐渐适应实际工作。
1.发挥数据利用的便捷性。在传统档案数据利用中, 要通过查阅大量的档案资料才能找到需要的数据。引入系统后, 可以通过查询、筛选等方式使数据利用更便捷。如要查询某条城市道路历年人行道病害维修情况, 通过在具有查询功能的界面输入查询要素, 相关数据便可实时筛选出来, 使数据利用非常便捷。2.提倡数据利用的多样性。城市道路监管电子档案数据的利用方式应多样化:一是利用原始基础数据。依据系统的原始基础数据, 开展监管工作。如以系统中城市道路起、止点等档案数据为依据, 确定管理范围、判断是否可以进行开挖等。二是利用数据进行统计、分析。通过系统内数据进行统计、分析, 发现事物的特征。如对道路病害档案数据进行统计、分析, 可发现病害多发路段、对改造、修缮提供参考。三是利用数据呈现出的规律, 指导工作。如对近几年的城市道路设施增量进行统计、分析, 可以发现城市道路设施的发展趋势以及与之对应的监管资源是否匹配等。3.加强数据共享。就利用者而言, 城市道路监管电子档案数据的利用应该不仅仅停留在城市道路的监管部门, 还应该在养护部门、其他部门应用。就利用领域而言, 档案数据不仅可为城市道路管养工作服务、还可以为其他工作提供服务。如城市道路监管数据不仅可以指导道路监管工作, 还可以为建设工作提供借鉴等。因此, 应该建立城市道路监管电子档案系统与其他业务系统的数据接口, 消除数据壁垒, 实现各部门数据交互, 进而实现数据共享。
运用信息化手段, 建立系统, 通过搜集、管理城市道路监管档案数据, 可以实时、全面地记录城市道路监管工作, 还可以实时提取、应用数据, 为决策提供依据并更好地指导工作。因此, 要进一步推进信息化, 加强对城市道路监管数据管理及应用。
摘要：随着计算机技术的广泛应用, 城市道路监管档案管理工作逐渐实现信息化、数字化。运用信息化手段, 建立城市道路监管电子档案系统, 改变了传统档案侧重于存不侧重于用的现状, 使城市道路监管数据管理、应用更加灵活、便捷。城市道路监管电子档案系统在提高城市道路监管水平方面, 发挥了重要作用。本人结合工作经验, 对城市道路监管数据管理、应用进行探析, 期望对提高城市道路监管档案的管理水平及城市道路监管水平有所裨益。
关键词：城市道路监管,档案,数据管理
[1] 李航.机器学习及其应用 (文本数据挖掘) [M].北京:清华大学出版社, 2006.
[2] 张荣亮.档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集[M].杭州:浙江工商大学出版社, 2015.
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