地籍档案管理中信息化技术论文

摘要：目前伴随着当今社会信息化技术的迅速普及和发展, 信息化技术在地籍档案管理中的应用已成为未来地籍档案管理的趋势和发展方向, 通过构建完善的地籍档案电子数据库和建立地籍档案登记管理系统可以实现地籍档案的在线实时生成和对接归档, 实现包括数据查询、查阅在内等基本档案利用功能的运用。信息化技术在地籍档案管理中的应用依赖于电子数据扫描的实现和统一的地籍档案登记系统平台, 其中提高档案管理人员素质和确保信息安全十分重要。

关键词：信息化;地籍档案;应用;

伴随着当今社会信息化技术的迅速普及和发展, 信息化技术已经渗透到社会的方方面面和每个角落, 信息化的社会已经是未来社会发展的方向和趋势。在地籍档案的管理中运用信息化技术是今后地籍档案管理的必然, 那何谓信息化技术呢?对于这个问题不同的人有不同的见解, 信息化是以现代通信、网络、数据库技术为基础, 对所研究对象各要素汇总至数据库, 供特定人群生活、工作、学习、辅助决策等和人类息息相关的各种行为相结合的一种技术。但信息化技术在地籍档案管理中的运用, 绝不是简单的只使用电脑来管理地籍档案而已, 或只是单纯的利用电脑来实现地籍档案查询的功能应用。它应该是一个系统性工程, 通过信息化技术的整合实现, 构建完善的地籍档案电子数据库, 通过建立地籍档案登记管理系统实现地籍档案的在线实时生成和对接归档, 以及实现包括数据查询、查阅在内的基本档案利用功能的运用。其必将成为未来的地籍档案管理趋势和发展方向。

一、实现电子数据扫描是信息化技术在地籍档案管理中应用的基础

实现电子数据实时扫描、采集、汇总至地籍档案电子数据库对于地籍档案管理具有至关重要的意义, 也是信息化技术在地籍档案管理中应用的第一步。在传统的地籍档案管理中, 常常是土地登记的申请人提出土地登记申请后, 经过一系列的审批, 最后给予办理国有土地使用证, 待土地登记的申请人领走国有土地使用证后, 再将相关的土地登记申请表、审批表、勘丈图表等资料逐一整理汇总, 进行装订, 最后形成地籍档案。因为办理国有土地使用证需要一定的审批时限, 且有时候土地登记的申请人未能及时领走国有土地使用证, 造成地籍档案常常未及时归档, 所以地籍档案的形成具有一定的滞后性, 也造成在地籍档案的管理中存在着相应的滞后性, 极大的影响了地籍档案管理的效率。且由于所有的地籍档案均未采用信息化技术实现电子数据实时扫描、采集、汇总, 形成的均是纸质文档, 对于今后的地籍档案查询、查阅也造成不便。近年来, 随着信息化技术的不断发展, OA办公系统的启用, 土地登记系统也不断的更新升级换代, 更迫切的需要土地登记部门在进行土地登记收件的时候, 及时的进行电子数据实时扫描、采集、这样对于建立统一的地籍档案电子数据库, 实现地籍档案的在线管理具有重要意义。目前, 在基层实践中, 对于以往形成的由于历史原因未及时采集的地籍档案电子数据, 通常采用的是聘请作业队伍对地籍档案进行电子数据实时扫描、采集, 而今后在工作实践中, 可以将土地登记申请人的材料进行统一的电子数据实时扫描、采集, 通过在线实时传输的方式进行地籍档案的在线归档和数据的及时汇总。只有这样, 土地登记部门和地籍档案管理部门才能真正实现紧密的结合, 实现地籍档案的动态化管理。

二、建立统一的地籍档案登记管理系统平台, 是信息化技术在地籍档案管理中应用的必备条件

目前在基层工作实践中, 每个地籍档案管理部门采用的地籍档案登记管理系统均未统一, 有的是采用地籍档案管理部门自己研发的系统, 有的是采用档案局研发的系统, 更有的是通过公开招投标采购聘请专业公司来制作研发的系统。但无论采用何种系统, 都需要符合的是简便、快捷、“所见即所得”、人机友好界面的特点。目前, 开发的地籍档案登记管理系统均是各个部门站在自己工作的角度来开发的, 经常出现地籍档案管理部门使用一套系统, 土地登记部门使用一套系统, 或是档案管理部门使用一套系统, 并未实行统一的整合, 极易造成资源的浪费, 因为互相的不兼容, 导致数据库内的数据无法实现资源的共享, 对于数据的导入和导出也造成了极大的不便。只有建立统一的地籍档案登记管理系统平台, 才能更好的实现地籍档案管理信息的开发利用, 这也是信息化技术在地籍档案管理中应用的必备条件。而要建立统一的地籍档案登记管理系统平台, 相关的管理部门必须理顺思维, 统一需求, 不能从满足单一部门的工作角度出发, 例如地籍档案管理部门不能仅仅只是满足本部门归档的需求, 还需要考虑到地籍档案数据与相关档案部门的实时备份、对接和报送, 只有大家统一使用同一个地籍档案登记管理系统平台, 才能真正有利于地籍档案管理中实现信息化。

三、提高档案管理人员的素质是实现信息化技术在地籍档案管理中应用的关键

信息化技术的应用关键是人员的素质, 只有不断提高地籍档案管理人员的素质, 才能实现信息化技术在地籍档案管理中的应用。目前, 在基层实践中, 常常发现, 对于地籍档案管理人员重视的程度不够, 很多人认识上有误区, 认为档案管理是“冷门、偏门”, 档案室的管理人员基本属于二线部门, 不是重点科室, 档案管理人员设置上没有专门的职数、编制保障, 工作上也没有专项经费的支持和保障, 经常是机关中指定一人作为兼职档案管理员, 而且是身兼多职, 很多地籍档案管理人员年龄偏大, 缺乏一定的计算机网络知识基础, 经常顾不上对地籍档案管理知识的学习和更新。其一方面是缺乏相应的专业技术培训, 特别是对今后的地籍档案管理信息化、网络化的趋势认识不足, 日常工作中缺少相关培训;另一方面是年龄知识结构老化, 抱着安于现状、不求改变的心态, 采用的是一切沿袭以往工作经验、稳妥为上的工作方法, 也不利于信息化技术的应用。为此, 一方面必须加大对现有档案管理人员培训的力度, 确保其及时掌握现代化的地籍档案管理知识, 特别是计算机网络知识的及时更新和学习, 因为一切信息化技术的使用都依赖于现有的地籍档案管理人员的业务水平, 任何再先进的信息化技术离开了具体的管理人员都是难以实施开展的;另一方面, 转变观念, 补充新鲜的力量到地籍档案管理人员的队伍中去, 将有志于地籍档案工作的年轻人充实到地籍档案管理人员队伍中去, 加大对于现有地籍档案管理人员的经费投入和物质保障, 在制度上确保地籍档案管理人员的工作落实到位。只有这样, 信息化技术在地籍档案管理中应用才是真正落到实处, 地籍档案管理人员水平才会切实提高。

四、确保信息安全是信息化技术在地籍档案管理中应用的核心

目前, 随着不动产登记条例的即将实施, 确保地籍档案中个人信息安全将会是信息化技术在地籍档案管理中应用的核心。无论信息化的水平如何提高, 信息安全永远是大家关注的焦点。离开了信息的安全使用, 信息化技术在地籍档案管理中应用也无从谈起。地籍档案不同于一般的档案, 它虽然是文书档案的一种, 但具有一定的特殊性, 地籍档案由地籍文件材料有条件地转化而来, 形式多种多样。主要由土地登记表、宗地实地勘丈图表、土地权属调查表等要件组成。简单的说, 它就是一宗土地的“身份证”, 就和我们平常使用的身份证一样, 所不同的是它上面记载着这宗土地的详细信息, 包括土地的性质、使用年限等。地籍档案内不仅仅保存有土地登记表、宗地实地勘丈图表、土地权属调查表等地籍相关资料, 还涉及到个人的身份证件、婚姻状况证明、营业执照等个人的隐私信息, 有些档案内还保存有内部会议纪要和政府批文等文件, 涉及公众的信息安全, 而确保这些信息的安全, 是地籍档案管理部门应尽的职责。前一段时间, 引人关注的“房叔”、“房嫂”等事件, 从另一个角度也引发大众对于房地产登记信息的关注和担忧, 哪些人有权利查看这些信息, 未经权利人许可是否可以公布这些信息, 尽管很多人将不动产登记看作是“反腐败”的利剑, 但是对于权利人申请信息的隐私保护, 一样引人关注, 只有确保了地籍档案上土地登记申请人的信息安全, 才能更好地实现地籍档案管理的开发利用。为此, 地籍档案管理必须加大对地籍档案信息安全的保护力度, 从源头上进行把控, 从地籍档案的电子数据实时扫描、采集, 汇总至电子数据库建立, 以及相关信息的调阅、查询均需要进行严格的程序监控, 只有这样才能保证信息数据的合法安全被采用。

最后, 信息化技术在国土资源地籍档案管理中的应用绝不是一朝一夕可以完成的, 它需要广大档案工作者不断努力、不断实践, 只有不断实践, 在实践中发现问题、解决问题才能更好的完成国土资源地籍档案管理的信息化建设。