电子政务档案管理

电子政务档案管理（精选8篇）

电子政务档案管理 篇1

席卷全球的信息化浪潮，在有力推动档案信息化建设的同时，也给档案工作和档案学研究带来前所未有的新课题。当信息技术把档案管理和提供利用在计算机系统中实现以后，档案形成者和利用者从形式上可以不再与档案机构和档案人员直接打交道，而是面对文档管理系统，档案机构和档案工作者转而居于系统的背后。[1]在这种情况下，档案工作者对档案机构和档案职业前景多少存在某种危机感和轻微的恐惧感。于是，我们选择了将档案管理职能向文件管理领域延伸，以此作为信息时代档案管理职能的新定位，并试图通过流程重组实现对“文件生命周期”(recordslife-cycle)的全程管理和无缝链接，通过前端控制保证“电子文件”的真实性、完整性和长期可读性。由于这种选择直接触动了档案管理和档案学研究的对象与边界，导致档案工作和档案学理论研究中涉及的相关核心概念、基本理论、角色定位和职责范畴都被不同程度地模糊化或扩大化了，因此我们不可避免地要直接面对以下几个关键问题：

(1)电子文件与电子档案的概念;

(2)档案管理的逻辑起点与管理边界;

(3)全程管理与前端控制;

(4)电子文件和电子档案的真实性;

(5)电子档案的长期可读性;

(6)双套制与单套制的选择。本文将从理论与实践的双重视野思考上述问题，并通过后续的努力，将上述问题的思考置于管理流程之中作进一步分析研究。

1电子文件与电子档案的概念区分

在我国电子档案管理的理论研究与实践工作中，普遍存在名词术语概念模糊、使用混乱的现象。术语使用的不统一、不规范严重影响我国档案管理的理论研究、实践工作以及国际交流的有效开展。其中最核心的概念———电子文件与电子档案，迄今没有明确、统一的概念区分。在理论研究中较多采用“大文件观”，将两者统称为“电子文件”而不作细分;在特定的情况下，尤其是在实际工作中，则往往根据需要自行命名与区分，存在较大的随意性。业界早已明确界定并达成共识的、最基本、最常用的“文件”与“档案”概念，在信息时代却遭遇随意使用与模糊处理，并因此而衍生出“文档”、“资料”、“记录”等概念，以便在需要时备选和使用，把原本简单明了的事情推向复杂含混的泥潭。

1.1概念区分的必要性

1.1.1理论研究的需要

统一讨论的焦点，这是顺利开展理论研究的重要前提。国际上，文件和档案在不同阶段对应的术语主要有documents、records、archives。这三个术语应该如何翻译，我国档案界也尚未统一意见，其中最大的问题在于对records的翻译。主流的观点认为应该将records翻译为“文件”，但也有学者提出应该翻为“档案”[2]，更有学者提出应该翻译成其他的术语，如“记录”[3]。事实上，records一词应该如何翻译，并不仅仅是文字使用上的差别，而是折射出我国电子档案管理理论中术语概念的模糊与混乱。正是因为我国尚未明确电子文件、电子档案的概念及其实质内涵，才导致翻译时的混乱。在我国，对于电子环境中的文件和档案，人们普遍称之为称为“电子文件”，其理由是两者的界限并不像纸质文件与档案那样清楚。[4]这种说法并不完全符合实际。尽管电子档案是由电子文件转换而来的，但是两者的内涵与外延并不相同。倘若都统称为“电子文件”，则是忽略了电子档案特有的价值形态与本质特征，不利于正确认识处于生命周期不同阶段的电子文件和电子档案的不同内涵与特征;更重要的是，将电子文件与电子档案统称为“电子文件”，在学术交流与讨论中往往会出现混乱局面，不同的研究者所讲的“电子文件”，可以根据各自的理解与需要任意指代整个生命周期的不同阶段而不作明确的区分。从理论研究的角度出发，明确区分电子文件与电子档案的概念已势在必行。只有明晰这两个基本概念及其内涵，才能统一学术研究与讨论的焦点，为理论研究和发展打下良好的基础：一方面，这有利于准确地翻译与引进国外的相关理论，更好地进行国际交流与合作，为我国的理论研究提供准确而有用的参考材料;另一方面，也有利于理清全生命周期中电子文件阶段与电子档案阶段的研究重点与相关理论，明确档案学界的研究对象与研究领域，真正建立起电子档案管理的理论体系。

1.1.2实践工作的需要

明确管理边界，这是顺利开展档案工作的重要前提。处于整个生命周期连续管理过程中不同阶段的文件和档案，其管理对象、方法及过程均有所不同。但目前我国档案界的主流思想仍持只有“电子文件”、没有“电子档案”的观念。倘若统称为“电子文件”，那么我国档案部门的工作范围与管理权限就变得模糊不清，反而给档案工作自身的发展设置了思想、观念以及行动上的障碍。从实践工作的角度出发，亟需区分电子文件与电子档案的概念。这一方面有利于档案部门在分清处于不同阶段的电子文件与电子档案的内涵、管理边界、管理方法、管理系统功能要求的情况下，更好地开展核心业务;另一方面也有利于明确档案部门拓展业务边界的努力方向。档案部门针对纸质载体开展现行文件利用的成绩和事实证明，我们的确不需要通过模糊文件与档案的概念来为拓展业务提供理论支持，因为含混的逻辑永远支持不了清晰的主张。

1.2概念明晰

尽管纸质档案与电子档案的管理大不相同，但其生命周期的特征却是相似的。因此，可以参照纸质档案管理的相关概念，对不同阶段所对应的术语进行明确区分：EDMS中流通的是电子文件，其对应的英文术语为electronicdocuments，而ERMS和数字档案馆中的均为电子档案，其对应的英文术语为electronicrecords。

2电子档案管理的逻辑起点

前端控制、全程管理的管理原则主张将档案管理的工作起点尽可能地向前延伸，从“文件形成”、“系统设计”开始，把需要和可能在“文件形成阶段”实现的要求尽量在“文件形成阶段”实现，并对“文件”的整个形成过程实行管理控制。然而在实际工作中，档案部门没办法将档案管理工作延伸到“文件形成阶段”，毕竟文件形成部门有其自身的职责范围，档案部门并没有实际的管理权限去要求、控制文件如何形成。真正意义上的全程管理不仅是档案管理，而应是类似于“大文件”管理的宏观管理，或许这样才能做到前端控制。对于电子档案管理的逻辑起点，可以参照传统档案管理的方式进行思考与确认。

2.1纸质档案管理的逻辑起点

在传统纸质环境下，档案工作的开展始于文件的归档。尽管从档案的定义及其形成的客观规律看，“归档”不是文件成为档案的必经环节，譬如一份历史档案，或许它并未经过“归档”也能成为档案;但从档案管理的实际业务流程来看，归档是档案管理工作中不可或缺的环节，它标志着文件工作的完结，管理责任与权限由业务部门转移至档案部门，也意味着对文件保存价值的认定。因此，在传统纸质档案管理中，“归档”具有相对固定的时间，是明确的文件工作逻辑结点和档案管理工作逻辑起点。需要强调的是，本文所探讨的电子档案管理逻辑起点是针对实际管理流程而言的，以“归档”作为逻辑起点，并非指归档是文件成为档案的必要条件。

2.2电子档案管理的逻辑起点

按照传统意义上的归档来理解电子政务系统中的文件归档，仅指将具有保存价值的电子文件赋予档案属性并纳入档案管理范畴的过程。[15]但由于电子文件具有与纸质文件不同的特征，如不及时、全面将文件及元数据归档，很可能会造成数据的篡改、损坏或丢失。因此，档案部门有必要将归档工作前移，这样才能实现与业务系统的无缝对接，更好地维护档案真实、完整、安全。在广东省党政机关全面推广的档案管理系统中，归档被分为预归档和正式归档两个环节。在预归档阶段，业务部门按照归档要求最大范围地将文件资料及其相关元数据进行预归档，档案部门对此进行审核、鉴定，最终对具有档案价值、符合要求的电子文件进行正式归档。经过两个环节的“归档”，可以使最终形成的电子档案更加真实、全面地反映形成机关的业务活动，更好地保证档案的原始记录性。由于电子文件具有特殊性，要维护其完整性、真实性，档案部门需要在预归档阶段对电子文件进行审查与鉴定，如不符合归档条件则退回形成部门进行补充完善，系统也会显示所缺失的要素。电子文件预归档后，档案部门对预归档的电子文件具有管理权限，因为电子文件一经预归档就被固化，不可再更改，之后的任何操作都会作为审计日志内容记录下来，档案部门需要对预归档的文件进行维护与审查。在国外的理论和实践中，都强调电子档案管理系统(ERMS)通过捕获纳入具有档案价值的信息。所谓捕获(capture)，是指将文件或数字对象纳入档案管理系统(ERMS)，设定元数据对文件进行著录并将其置于背景之中的过程，从而使文件得到长期、恰当的管理。[6]从电子文件捕获的操作范围、时间、方式来看，捕获与传统归档有所区别，捕获的对象可以是任何电子文件，而归档的对象只是具档案保存价值的电子文件，前者的`范畴大于后者，[7]且二者在实际工作中不属于线性流程关系，我们也不能笼统地把传统的归档等同于捕获。但从实质上说，文件的捕获对应于本土化的语言和管理方式也就大体相当于归档工作的预备阶段。因此，结合我国国情，并参照广东省党政机关档案管理系统建设的实际情况与成功经验，可将“预归档”看作国外的“捕获”，这样的理解更加符合我国“本土”情况，更容易将电子档案管理工作与传统档案管理工作相对应，便于明晰归档或捕获是电子档案管理工作的逻辑起点。对电子档案管理而言，其实际工作的逻辑起点与传统纸质档案管理一致，只有文件业务和管理的相关工作结束，作为文件归宿的档案管理工作才能正式开展。从实际管理权限来看，相比传统档案管理，虽然电子档案的归档时机有所提前，在实际工作中可表现为电子文件的预归档或捕获，但电子文件的预归档赋予档案部门审查与鉴定的权力，正式归档则是赋予其保存与维护的职责，因此，归档意味着文件工作的结束，也标志着档案工作的开始。

2.3明晰逻辑起点

无论是纸质档案还是电子档案，档案管理工作都是从档案部门获得实际管理权限开始的。实际中若没有相应权限，管理工作就无从开展，如把档案管理前伸到文件形成及其信息系统的设计阶段，在事实上是难以做到的。在电子政务系统中，档案部门的工作从文件预归档开始，文件在办公自动化系统(OA系统)中形成和办理之后，及时将其进行预归档或及时捕获，至此，档案部门对电子文件有了实实在在的管理权限，即便这些文件还未经过正式归档，档案工作实际已经由此展开。综上，电子政务系统中的归档可分为预归档和正式归档两部分，而结合我国实际情况，可将预归档看作国外所提出的“捕获”。与纸质档案管理相对应，档案部门从文件预归档环节开始就对其具有实际管理权限与责任，管理工作就此展开，文件工作也就此结束，因此，电子档案管理的逻辑起点仍是归档或捕获。

3全程管理与前端控制的理论反思

全程管理与前端控制已经成为业界普遍提倡和认同的原则和理论，特别是前端控制理论，更被称为“电子文件时代的新思维”。[8]“全程管理原则是指对电子文件从其产生、流转到永久保存或销毁的整个生命周期进行全过程的管理，形成一套无缝衔接、系统完整的管理链条”。“前端控制是指为了确保电子文件的完整齐全、真实可靠，档案部门和档案工作者应该在电子文件生成之初(甚至是电子文件管理系统设计之初)就对电子文件进行前期的监督与控制”。[9]

3.1全程管理与前端控制理论的不合理之处

3.1.1现实中的尴尬

无论全程管理还是前端控制，都是从档案部门的角度出发，强调要从形成阶段开始对电子文件的整个生命周期实行管理。然而，这两个理论在现实中存在一定的矛盾与尴尬：如果实现了对整个生命周期的管理，那么是将档案部门视为全过程的管理者，此时并不需要强调所谓的“前端”与“后端”，因为它们都被档案部门共同规划和管理着，应该受到同等的重视;而如果强调前端控制，则是将档案部门视为后端的管理者，在这种情况下，档案部门对前端的管理在实际上难以实现。因此，这两个理论不仅本身就存在逻辑关系上的矛盾，而且在实践中也存在难以实现的尴尬。

3.1.2实践中的不可行

InterPARES项目的主持人露西安娜杜兰蒂教授在第十七届国际档案大会上指出，在从电子文件到电子档案的整个生命周期中，文件的形成者和档案的保管员共享管理者的角色和职责。[10]也就是说，在实践中，文件的形成者与档案的保管者各有分工、各有权职，双方在实践中并不存在谁领导谁，或者谁管理谁的情况，而是作为不同阶段的管理者，分别承担从电子文件到电子档案这一完整生命周期的管理责任。对于我国的机关档案室而言，它的工作前接文件形成部门，后接档案馆，正处于整个生命周期的“中端”。一般而言，我国机关档案室与业务部门之间是平等的业务流程和业务支持的关系，并不存在领导关系，因此档案室无权对前端的业务部门进行管理;机关档案室与档案馆之间也只有业务交接关系，无权对档案馆工作进行干预。因此，机关档案室无法实现前端控制，更无法做到全程管理，应该认清自身在整个生命周期中的枢纽地位，充分发挥“承前启后”的作用。只有各司其职，才能保证电子文件和电子档案管理全过程流畅、规范、安全。因此，在实践工作中，档案部门的职责应该是负责电子档案的管理与保存，并从整体出发，积极关注与参与相关工作，而不可能做到针对电子文件的“前端控制”，或担负起电子文件和电子档案全生命周期的“全程管理”。

3.2机关档案室在全生命周期管理中的定位

从理论和实践上看，档案部门都无法做到全程管理与前端控制，档案部门的职责是保证归档文件真实、可靠、完整、可用。机关档案室既是电子政务建设的组成部分，也是数字档案馆接收永久电子档案的直接来源，处于整个生命周期“中端”位置的它，更应该具有手明晰的定位。

3.2.1建立极具包容性的档案管理系统

对电子档案管理系统而言，与业务信息系统之间的接口是保证电子文件归档原始性的关键，只有最大限度地接收并保存形成单位所移交的文件，才能保证后续的档案管理工作正常开展，更好地发挥档案部门的作用。因此，机关档案室应建立极具包容性的档案管理系统，接收并保存前端形成的电子文件，并保证其真实性、可靠性、完整性和可用性。

3.2.2开展专业的档案管理工作

机关档案室的工作包含两个方面：一是要提供多途径的档案检索与利用服务，为机关管理和机关职能活动提供必要的档案信息支持，同时也要充分发挥专业优势，为本单位的信息化建设提出专业性的档案管理需求与意见;二是要向档案馆移交长期保存的电子档案，确保移交档案的完整性与档案管理的连续性，为档案馆工作提供必要的基础支撑。此外，当下我国的数字档案馆建设还处在起步阶段，机关档案室作为档案信息化的先行者，可以为数字档案馆的建设提供有用的实践经验与参考实例，促进数字档案馆建设工作的顺利开展。因此，对于机关档案室而言，其工作具有十分重要的枢纽作用，更应该明确自身的工作定位，确保从电子文件与电子档案管理的连续性。

3.2.3积极关注全过程管理

正如露西安娜杜兰蒂教授所强调的：随着InterPARES研究的深入，将继续证明这样一种观点———不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子档案。[11]而早在国际档案理事会发布的电子档案管理指南中，也指出档案部门在电子文件、电子档案全生命周期中职责的有限性。[12]对此，我们的理解是：全程管理是一个多部门分工协作的过程，档案部门作为其中的一个重要角色应该具备整体的眼光，为全过程管理提出相应的意见与建议，积极参与电子文件相关管理规范、标准等的制定，做到“全程关注”。具体来说，机关档案室可根据档案管理的业务需求，为前端文件形成部门提出工作建议，为本单位的信息化建设提供参考意见，并为档案馆积累和输送档案。

4电子档案的真实性问题

电子档案的真实性是档案部门尤为关注的核心问题之一。电子形式载体与传统载体的巨大差异使得信息记录难以具有传统载体的稳定性和固化性，对于以维护档案原始记录性为使命的档案部门而言，这无疑带来了新的管理问题。在实际工作中，机关档案室担负着接收和整理电子文件的重要职责。在电子文件转化成为电子档案的过程中，机关档案室在保障电子文件和电子档案真实性中的作用和责任是重要而有限的。

4.1真实性的内涵

在国际上，以InterPARES项目为代表，围绕电子档案的“真实性”问题做了许多研究，对于Inter-PARES词典中“真实性”(authenticity)这一概念的定义，[13]笔者的理解是：指一份记录作为档案的可信赖性，即档案与它在文件阶段形成时的原始状态一致，没有被篡改或误用。这一理解中的“真实性”是针对档案而言的，这也与我国档案管理工作的权限与职责相符，即维护档案的原始记录性。在我国的研究中，则将“真实性”需求划分为两个方面：一是文件在形成过程中的真实，即一份文件客观反映和真实记录了机构业务活动;二是文件在形成之后的真实，表现为文件(档案)在业务活动结束之后的生命周期里未被更改，仍然保持产生时的本来面貌。[14]对应上述概念，真实性要求可分两个部分：一是形成的电子文件在移交到档案保管者那里之前是真实的，即文件的真实性，包括两层含义———文件未被篡改、损坏，以及文件内容真实性即文件所记录的内容是真实、客观的;二是对被移交到保管者那里的电子档案的真实性，在实际工作中表现为文件在业务结束被归档后，仍保持其原始面貌，即对文件真实性的维护。

4.2真实性保障的内在要求

我国研究中“真实性”所包含的两方面要求实则对应了文件形成部门与档案部门不同的管理职责。对于文件的真实性及文件内容真实性的保证，关键取决于文件形成部门，而非档案部门;对于文件原始面貌的维护才是档案部门应有的职责。保障和延续电子文件真实性的任务是由文件形成部门和档案部门共同承担的，其中，文件形成部门起决定性作用，档案部门则对“真实性”进行拷贝与维护。(1)形成部门决定文件真实性。首先，文件在生成和办理过程中是否被篡改或破坏，是前端文件形成甚至系统设计与维护的工作，并不是由档案部门决定的，档案部门负责保障归档后的文件不被篡改或破坏，而不能保证文件在形成过程中没有遭受损坏。其次，文件的内容与客观事实是否相符，更应由文件形成单位负责，绝非档案部门可以决定。如果形成单位都无法证明形成的文件是否与客观工作、事实相符，档案部门更加无法去探究前端系统中文件的可信度。因此，文件形成单位负责保证文件形成过程的真实性，档案部门不应该也无法干预这个过程。也就是说，形成单位给了档案部门怎样的文件，原则上档案部门的职责就是尽最大可能地保存其原始状态，不会因为文件的真实性有一点瑕疵而不予归档保存。形成单位提交的档案是真实的，档案部门得收，即便提交文件的内容不是完全真实的，档案部门也得保存其原始状态，因为这种不真实的电子文件依然是业务工作的真实记录。(2)档案部门维护档案真实性。虽然文件的真实性不由档案部门决定，但文件一经归档成为档案后，档案部门就有义务与责任保证归档后文件(即档案)的真实性，如在管理过程中出现档案被篡改或误用的情况，档案部门就需对此负责。从对In-terPARES项目“真实性”定义的理解出发，针对档案真实性，档案部门需要防止归档后的档案被篡改或误用，保证档案的原始状态，以维护其真实性。由此可知，拷贝电子文件的真实性，并尽最大可能为电子档案的保存提供合适的环境，维护电子档案的原始性与真实性才是档案部门的职责所在。此外，档案部门应对前端文件形成部门给予相对充分的信任，因为不仅仅只有档案需要“真实性”，文件形成单位的工作开展也同样需依赖文件的真实属性。

4.3档案部门对真实性的管理职责

总的来说，档案部门的责任在于固守档案的本质属性，维护电子档案的真实性，而非保证电子文件的真实性。并且要明确，不仅应在保存过程中维护档案真实性，还应在为用户提供检索利用时对真实性进行维护。因此，档案部门的职责实际与传统档案管理相一致：第一，在文件归档时验证其真实性，尤其是对元数据的完整性和合规性情况进行鉴定;第二，建立包容性极强的档案管理系统，以更好地在文件归档和档案移交时实现真实性的对接与拷贝，以包容性管理来维护归档文件的原始性，从而最大程度地保证归档文件的真实性;第三，在未来的保存、迁移、利用中持续地维护电子档案的原始性、真实性。

5电子档案的长期保存问题

电子档案的长期保存是档案部门和档案学界共同关注的重要问题之一。

5.1研究概况及其逻辑根源从档案学界的研究情况看，电子档案长期保存研究希望解决的关键问题是保证电子档案具有长期的真实性和可读性。电子档案载体技术的天然特性给长期真实性和可读性带来了与纸质载体全然不同的管理障碍，主要表现在对设备的依赖性、信息与载体可分离性、易更改性等方面[15]。以此为出发点，国内外围绕这一问题开展了较多研究，其中，从我国的具体研究主题看，现有的相关研究主要从电子档案长期保存中涉及的保存策略[16-17]、格式要求[18]、合作机制[19]、标准体系[20]、技术方案[21-22]等方面展开，同时也不乏对国外研究与实践的介绍[23-24]，以及特殊形式档案信息资源长期保存问题的研究[25]。在上述研究中，目前已经形成仿真、封装、迁移、开放性描述等一系列共识性的管理策略。从总体而言，国内外档案学界对该问题的研究基本都可概括为“策略性”研究。这一研究的根源在于，使电子档案具有长期的真实性和可读性。然而深入分析这一问题的研究特点，我们可以发现，在电子档案的长期保存问题中，档案学界与档案部门实际上具有一定的职责侧重和特定的角色定位。

5.2反思档案管理工作原则在传统的和电子化的档案管理中，我们可以总结出档案管理工作的固有原则，这些原则主要体现在两个方面：一是电子档案的长期保存问题并非档案界可以独立解决的，档案部门应当突出自身的专业特色与核心职责;二是档案部门在电子档案的长期保存中，应该对电子档案的真实性、可读性实行维护性的管理。具体而言，在电子档案长期保存策略之中，仿真、封装、迁移等措施的根本性技术是由计算机技术研发领域提出、攻关和实现的，档案界则是通过对这些技术进行分析、选择和应用，来构建电子档案长期保存的适用策略，从而实现电子档案的长期保存。其中，档案界的角色是技术的选用者以及策略的研究、制定和实施者，而非关键技术的主要研发者，因此档案界对电子档案长期保存的贡献主要在于管理策略。以纸质条件为参照，我们同样可以发现相似的角色定位。在纸质档案的长期保存中，为了保证纸质档案具有长期真实性和可读性，档案部门采取的措施主要包括档案实体的物理管控以及档案文献修复工作，其目的是保证档案不被篡改、信息内容可读和档案实体存续。从根本上而言，档案部门无法决定纸张的使用寿命，因为这最终取决于造纸技术;档案部门也无法决定档案形成机构的纸张选择，因为这取决于档案形成部门业务活动的需要。在纸质档案的长期保存中，档案部门的角色与职责是在获取档案的管理权限之后，将档案放置在一定条件下进行维护性管理，其根本目标并非“绝对永久”地保存档案实体，而是通过管理性、技术性策略，尽可能地延长档案实体保存时限，使档案能够尽可能长久地为社会提供利用服务。因此，从时间和空间上看，档案部门对纸质档案长期保存的管理职责具有相对独立性，与业务部门、技术研发者之间存在明确的角色区分。电子档案的长期保存与上述情况具有本质上的相似性，在社会技术的发展中，档案部门应该以相对稳定的管理职责与管理方式来应对社会活动方式的多元化趋势，因此档案学界和档案部门都应该找到并明确档案长期保存工作的核心价值与角色定位，从而以具有学科特色的管理体系来完善实际工作。在近年国外与国际性的实践中，同样体现着这样的逻辑关系与工作原则：(1)OAIS参考模型。OAIS参考模型的制定者是美国空间数据系统咨询委员会(CCSDS)，美国的ERA、英国的Cedars、加拿大的ADRI等项目都以该参考模型为电子档案长期保存研究和开发的基础。[26]档案界等保管领域并未研发出这一根本性的架构模型，而是对OAIS模型进行分析与应用，是制定管理策略的重要依据。基于OAIS的长期保存管理模式又体现着维护性的管理思想，比如OAIS模型提倡通过档案信息包进行长期保存，而使用发布信息包向利用者提供档案利用，从而保证档案信息包的安全、稳定。(2)Inter-PARES研究项目。InterPARES项目的开展离不开其他学科领域的参与和支持，在电子档案真实性维护与长期保存的研究过程中，该项目吸纳了来自法律、历史、计算机技术与工程、信息科学及化学等多学科的专家学者为其提供专业领域的智力与技术支持。[27]档案界从其他学科领域提供的专业知识中，选用与管理目标相契合的技术和方法，明确管理取向与管理需求，制定管理策略。(3)美国NARA云归档计划。美国NARA2014-财年的战略规划明确将云环境下形成和使用的档案纳入管理范畴。针对这些档案，主张研究和推进“云归档”及相关的保存策略。[28]这也反映了“维护性”的管理思想———提倡档案部门在尊重档案形成机构活动方式的前提下，以固有的档案管理原则与方法为基础，形成对前端活动方式具有适应性和包容性的管理策略，保证从既有活动交流方式中形成、固化的档案材料得到及时、有效管理。

5.3对电子档案长期保存实行维护性管理

从工作性质上看，电子档案的长期保存无疑属于档案部门的工作职责范畴;然而从更深层的内在需求上看，其工作效果却并非仅仅取决于档案部门。档案部门在电子档案的长期保存中具有相对独立的工作职责与角色定位，这不仅根植于档案工作的核心价值，也是社会分工专业化的发展需求所致。因此，在电子档案的长期保存问题中，档案部门应进一步反思自身的根本价值、固有原则、社会意义与实际边界，档案学界则应以此为基础继续开展更具专业意义的理论性与应用性研究。

6电子档案管理的双套制现状与单轨化趋势

电子档案与纸质档案的双套制归档与双轨制管理是社会发展迈向信息化时代初期的普遍做法，在主流信息载体从纸质向电子更替的过渡性时期，双套制与双轨制为档案管理提供了一种有效的解决方式。然而随着技术发展与社会活动方式变化，双套制与双轨制则显现出了一定的不适应性。

6.1双套制与双轨制面临的挑战

在档案信息化建设中，“双套制”指文件归档后纸质版本与电子版本共存，或称“双套归档”;[29]目前档案学界对“双轨制”的定义可以总结为，在文件形成、流转的全过程中，电子形式与纸质形式始终共存，这实际也意味着在文件流转的终端，也将以“双套制”进行归档，在档案管理的过程中也仍然按照“双套”执行管理，因此双轨制既是文件管理的“双轨”，也是档案管理的“双轨”。一般认为，双套制和双轨制的优势在于，对电子形式而言安全可靠，对纸质形式则便于查询利用、整合共享，二者形成互补的效果。[30]这也是双套制与双轨制得到广泛应用的内在原因。尽管如此，随着计算机技术的发展和普及，社会对于以电子形式为载体的活动方式越发适应和依赖，纸质形式逐渐成为电子形式的一种“硬拷贝”(hardcopy)，双套制与双轨制从以往以纸质为主转变成为以电子为主，这就使得双套制的管理方式产生了一定的弊端：(1)资源浪费。从调研中发现，实际工作中许多单位往往会在文件阶段以电子形式形成和流转，到归档时就将电子形式的文件打印成纸质硬拷贝，再将电子版与纸质版同时归档，在档案管理过程中，需对两个版本同时进行维护;而在档案部门进行档案数字化建设时，往往由于电子版本管理不善或未予归档，而又要将纸质档案统一进行扫描，形成电子档案。在这一反复处理的过程中，实际对资源造成了不小的浪费。由于电子档案的管理不善，同时造成重复劳动和存储空间的浪费，而在电子—纸质—电子的转换过程中，期间又经历了并不必要的纸质形式阶段，直接导致纸张资源浪费，也对档案管理人员造成了更大的工作负担。因此，如果能够完善电子形式的管理手段，就能避免出现上述资源浪费的问题。(2)对档案原始性与完整性的管理失效。双套制与双轨制在管理效果上无法实现对档案真实性与完整性的有效管理。对于以电子形式形成、流转的原生电子档案而言，通过打印硬拷贝归档，实际造成了背景信息(context)的损失———无法有效保留支撑电子档案真实性、完整性的元数据。如此一来，后续对于纸质版本档案的管理，其客体对象都是原始性已经损耗的档案，这种纸质版本仅承载了档案的信息内容。对于原生电子档案而言，只有同质归档管理才能最大限度地一并保存其重要修改记录和相应的元数据，也才能最大限度地保护档案的原始性与完整性。从管理流程而言，采用完整的同质流程对电子档案进行收集、保管、利用、传输和移交，是对电子档案原始性和完整性的连续性管理。因此，对于以原生电子档案为主且具备一定条件的单位或领域而言，电子档案管理单套制和单轨制是更具适应性和有效性的管理方式。

6.2双套制与双轨制的根源分析与转变需求

双套制与双轨制的广泛推行，从其根源上而言，可以说是出于对电子形式载体原始性、稳定性的不信任，因而对电子档案采取相对谨慎的管理方式。在信息化建设早期，由于电子形式载体管理技术尚未成熟，电子档案瞬间丢失、无法找回，或篡改不可溯的现象比比皆是，相较之下，纸张的稳定性与可控性远远优于当时的电子形式载体，并且纸张的使用为人们所熟悉和信任，因此，双套制和双轨制成为档案管理中的通用方式。在后续研究中，学者们对电子档案的“原始性”问题展开了研究，提倡以“真实性”、“可靠性”等概念对纸质条件下的“原始性”进行拆解诠释，以此取代传统的“原始性”观念。[31]随着对电子档案真实性问题研究的深入，目前已经形成有效的电子档案真实性问题解决思路与实施技术，电子档案管理者与使用者对于该问题的观念也正逐渐发生变化。实际上，在社会生活的其他领域，电子形式这一虚拟化的信息载体已经得到广泛应用。比如，在银行业务、证券业务、电子商务等事务中，数字化信息早已成为业务活动中的主要甚至唯一形式，社会对于这类事务几乎不存在不信任感，对电子形式予以信任在这些领域中习以为常;会计档案管理领域也正积极开展电子档案管理单轨化的推进工作，国家发改委办公厅、财政部办公厅、国家税务总局办公厅、国家档案局办公室于12月向多市、多单位发布通知(发改办高技[]3044号)，要求各单位组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作，据了解，相关工作已经取得一定进展和成效。可见，在以电子形式为业务活动开展主要方式的领域，其对于电子形式信息的信任度较高，也更积极推动相关技术的改造和应用，推行业务全流程电子化。对于档案管理而言，随着技术发展与社会活动方式变化，对于电子形式等虚拟载体的不信任将逐渐消退，并建立起稳定的信任感。任何主流载体都不是等到真实性能够得到完全保证，且长期保存问题得到完全解决时才得以普遍使用的，社会选用一种介质作为主流信息载体往往是出于实用主义的考虑，即满足方便、快捷、可共认等基本要求即可。这其中对于载体实际也有一定的真实性和稳定性要求，不具有真实性、稳定性的载体是无法成为主流介质的。档案部门对于这种真实性和稳定性固然具有更严格的要求，然而随着电子形式日益普遍化，计算机领域也正不断完善其技术特性，从而使其更好地满足社会活动需要。因此，档案部门的专业性管理要求应该通过完善管理策略、优化管理流程、巩固管理制度、改善管理方法来实现，从循序渐进的实践中积累经验，逐步与技术部门共同建立起经过反复验证的技术管理体系与信任体系，为电子档案管理的单轨化提供支撑，从而满足原生电子档案长期真实性、完整性、易用性、可读性、安全性的要求。

6.3国际趋势———电子形式单套制归档与单轨制管理

电子档案的单套制归档与单轨制管理也正成为许多国家机构的趋势。目前，美国、澳大利亚等国家都逐渐推进电子档案的单套与单轨管理，而不再形成或接收纸质档案。(1)美国。8月24日，美国总统办公室以备忘录形式，向联邦各机关发布由管理预算办公室(OMB)和国家档案馆与档案管理局(NARA)制定的《政府档案管理指令》，其中目标1.1和1.2要求分别对电子档案和电子邮件以电子方式实行“单套制”管理：①到，联邦机关将以电子形式管理所有永久电子档案;②到，联邦机关将以可利用的电子格式管理永久及定期电子邮件档案。[32](2)澳大利亚。自7月起，澳大利亚国家档案馆持续敦促所有联邦政府机构向电子形式的档案管理转型，鼓励其以电子形式形成、管理和保管档案，并在必要时对接收的纸质文件进行数字化扫描，从而不再形成新的纸质档案。[33]上述实践都反映出同一趋势———当电子形式成为主流活动交流方式时，档案部门也应对电子档案实行适应性的全电子化管理。从上述国家的推行力度看来，这对于许多领域而言，既是必然的趋势，也是迫切的需求。6.4推动我国电子档案管理单轨化原生电子信息的规模化应用是社会发展历程中的一种“自然选择”结果，要最大程度地维护原生数字记录的原始性与凭证性价值，就要实现电子档案的单套制归档与单轨制管理，这也是档案信息化建设的目标之一。在我国，双套制与双轨制管理已经显示出一定弊端，许多领域的电子档案管理单轨化具有必然性与迫切性。要推动我国电子档案管理单轨化，首先应该建立起对电子形式虚拟载体的信任，其次应该加快完善管理策略、制度、流程和方法，在巩固自身理论和方法的同时，加强与其他领域的合作，从实践中积累经验，逐步完善法规体系，在必要领域尽早实现电子档案的单套制归档和单轨化管理。

7结语

电子政务档案管理 篇2

一、电子政务的特征

当前, 我国正在加紧实施电子政务建设。值得注意的是, 电子政务并不完全是过去OA、信息化在名称上的改变, 它具有特定的含义。利用计算机开展OA应用早已有之, 亦发挥了很大的作用。但电子政务的鲜明时代特征表现在两个方面。

一方面电子政务系统构建在国际互联网平台上, 因而能够直接为社会和公众提供服务, 履行政府职能。这改变了以往的OA系统, 由于建立在政府专用网络上, 只能为自身业务服务的应用目标, 使政府实现了直接通过计算机网络为社会、公众服务的更高层应用目标。

另一方面应用于互联网上、功效等同于手迹和印章的电子签名技术应用很广。这构建了在互联网上的最基本的电子信任体系, 在网上进行有关社会活动便有了可信的安全保障。正因为如此, 国际上电子政府建设成为新一轮公共行政管理改革的标志, 使推进电子政务成为政府管理领域里不可避免的一场深刻的革命。

推进电子政务必将迈向电子政府。从这个意义出发, 今后开展政府档案管理信息化建设应更新旧观念, 研究新问题, 做出新部署。在政府档案管理信息化建设上确实需要创新。

电子政务建设中的档案管理系统必须考虑它是电子政府的组成部分。因此必须从电子政府的全局出发, 构建档案管理系统。与我们过去档案管理信息化的需求相比, 今后系统建设至少需要考虑增加以下任务并及时部署。一是应用信息安全基础设施——PKI/CA, 建立可信任和可授权的应用系统。在互联网条件下, 电子档案的应用和管理需要电子证书以规范权限和使用电子印章, 确保电子档案的完整性、不可抵赖性和安全、保密要求。二是政府电子档案的数据备份、事故应急响应和灾难恢复系统的建立。电子文档和数据是所有信息化建设投资最终获得的几乎唯一的回报, 是极宝贵的数据资源。我们应该以全新的理念、审慎严密的措施、科学的方法, 从建设之初就构建电子档案坚固的安全屏障。

二、推行电子政务对传统档案管理的影响

伴随电子政务的纵深发展, 一些基础性、结构性问题逐步显露出来。这些问题必将会对传统档案工作产生极大影响。

其一、我国政府纵向层级制和横向职能制的平面矩阵结构组织, 使得每一部门在全国或本地区内都构成一个相对独立的系统, 这些系统内部则实施垂直领导。而电子政务希望公众一次性地将办理业务所需的证明材料或其他文件传递给一个政府业务处理入口, 政府内部业务处理可以并行式办公, 提高工作效率。这种并行式办公方式并非简单的“一站式”或“一厅式”的服务, 把很多部门简单地集合在一起办公, 而是整个政府办公系统的协调统一工作。如此一来, 传统的档案工作就面临着极大的冲击。首先, 由于电子政务是在线服务, 在一定意义上已失去了空间和时间的限制。这样形成的档案由谁归档、怎么归档、就成了一个简单而又难以解决的问题。实质上, 这是对档案学的重要理论“来源原则”的重大挑战。我们必须从根本上认识这个问题。

其二、随着电子政务的全面实施, 必将带动无纸化办公的兴起, 电子档案也就大量的形成。电子档案虽然初露端倪, 无法替代纸质档案, 而且在某些方面上存在许多弊端。但由于存储电子文件的载体具有存储量大、占用空间少等特点, 将来也会成为文件的主要存储媒介。那么, 这个信息化产物如何去整理、如何去保管?这势必给档案传统的工作方式带来巨大的冲击与挑战。

其三、现在人们对于电子政务的需求是希望通过政务平台可以进行交流。从技术的角度讲这一点不会有太大的问题, 但是从法律法规的角度看, 电子政务法律法规的不健全对电子政务的发展制约就显得越来越明显, 而且电子政务的法规建设问题不是一下子就能全面解决的问题。因为, 一方面由于未来形势发展存在大量不确定的因素, 政府决策需要缓冲期和灵活度, 要求电子政务立法有一定弹性;另一方面是由于信息技术变化迅速, 电子政务受其影响很大, 它涉及到人员观念、业务整合、设备资金投入等等环节。电子政务系统的每一次升级后都需要一段稳定期, 故电子政务立法必须有相对的滞后期。不过, 这正是档案工作者的一个大好机遇, 研究电子档案的本质, 参与电子政务立法工作, 是当前我们档案工作者最紧迫也是最重要的任务。

其四、政务活动关系到党政部门乃至整个国家的利益, 在安全性方面有着更高的要求。同时, 政府是为公众服务的, 政府的大多数部门和大多数公务员都承担着公共服务职能。电子政务就是要充分利用网络优势加速信息的流通, 从而使公众更好的享受政府的服务。政务信息的安全性与开放性, 是电子政务实施过程中最为难以平衡的矛盾。如何把握安全与开放的平衡, 解决这一矛盾。不仅是电子政务建设的技术政策问题, 而且是档案工作面临的新考验。

综上所述, 电子政务发展过程中逐渐显现的三大结构性矛盾对传统档案工作的冲击是带有革命意义的。我们必须高度地认识它的本质, 找到切实可行的解决办法, 为电子政务这列快车修路, 安置好控制信号, 以确保其安全有效地运行。

三、推进电子政务档案管理工作的策略分析

推进电子政务必将迈向电子政府。从这个意义出发, 今后开展政府档案管理信息化建设应更新旧观念, 研究新问题, 做出新部署。在政府档案管理信息化建设上确实需要创新。

1、提高认识, 不断增强做好电子公文归档管理工作的责任感和紧迫感。

电子公文的归档和管理, 无论对各级文书部门, 还是对各级档案部门, 都是一项新工作。它关系到电子政务环境下档案信息资源能否实现科学管理和有效利用。因此, 要从电子政务建设、信息资源建设的高度, 从新形势下作好档案基础业务工作、为全面建设小康社会服务的高度, 深刻认识电子文件归档的现实意义和重要作用。电子文件归档是当前信息资源建设的一个重要方面, 而信息资源的建设与开发利用是信息化的核心任务, 是贯穿信息化建设进程的主线和取得实效的关键。档案信息资源是信息资源的重要组成部分, 要用长远的眼光看待档案信息资源开发利用工作。在电子政务、电子商务、办公自动化等系统逐步实施的新形势下, 电子公文将成为各单位产生文件的主要形式, 进而成为档案信息资源的重要源头。只有认真做好电子文件归档工作, 才能切实保障信息资源不流失, 完整、规范、安全地进入信息资源宝库, 并且得到科学保管和有效利用, 为全面建设小康社会服务。

2、学习借鉴, 逐步探索电子文件归档工作的新思路和新举措。

一是各级领导要高度重视。从电子政务工程建设的立项、论证、研制到实际运行, 档案部门要提前介入每个阶段, 保证电子公文归档在电子政务系统设计之初就作为必须的要素列入计划, 使电子政务系统中的电子公文管理功能齐全完整。二是相关部门要加强合作、齐抓共管。即文书、档案和信息化主管等部门, 在日常工作和基础业务工作中, 要注意考虑彼此的关联性, 同步有机运行, 协调发展。三是档案部门要主动介入电子政务建设, 自觉参与电子公文归档管理的工作, 确保电子文件的永续利用。电子政务环境下的档案工作和文书工作之间的界限更加模糊, 文件档案管理一体化是一种必然趋势。从保证归档后电子公文真实、完整、长期可读等要求出发, 必须从电子公文产生之初就要进行相关控制, 如元数据、背景信息的齐全完整等。这些工作如果档案部门不主动开展, 就可能造成电子公文归档后数据不全, 影响到电子档案的真实、完整、可靠, 以致造成难以弥补的损失。

3、真抓实干, 努力开创电子公文归档管理工作的新局面。

电子政务档案管理 篇3

关键词：电子政务；档案问题；反思

一、对前端控制和全程管理理论的反思

（一）前端控制和全程管理理论之间的矛盾

在电子文件时代，前端控制和全程管理的思想和理念已经被普遍认同，尤其是前端控制的理念更是被认作新时代、新思维的代表管理理念。笔者要在这里探讨的是前段控制和全程管理的不合理之处。

首先，前端控制和全程管理理念在实施过程中遇到现实的尴尬。两种理念都是从档案管理的角度出发来进行理论构建和设想的，强调对电子文件整个生命周期实施全面管理，这本没有任何缺陷，但是上述两个理论在实施的过程中本身就存在着矛盾和分歧：如果对电子文件的生命周期实施了全过程管理，那么就意味着档案管理部门需要对档案管理的全过程实施参与，那么所谓的前端和后端也就没有了意义，因为不管是前端管理还是后端管理都是档案管理的共同部门，只是分别起到规划和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重视程度是一样的，强调前端和后端显得非常没有必要，在这种情况下重视前端管理是难以实现的一件事情，这两个理论在实践的过程中本身存在着逻辑上的矛盾，经事实证明，在实际运行的时候确实存在着尴尬之处。

其次，前端控制和全程管理在实践中丧失可行性。在电子档案时期，从电子文件形成电子档案管理的的整个生命周期中，文件的形成这和档案的保管者共同承担着管理的职责，这让档案管理工作能够各司其职、各有其职，也就是前端管理和后端管理是不存在谁被谁领导的问题的，不同阶段的管理者分别承担着将电子文件转化成电子文档的职责。我国的机关档案室在工作流程上前边承接文件形成部门，后边连接档案馆，机关的档案室和各个部门之间的关系应该是平等的，在不存在领导关系的前提下，机关档案室是没有权利干涉前端的文件形成工作的，与后续的档案管理工作之间也仅仅是业务承接的关系，其对档案馆工作的干预力度几乎可以忽略不计，让机关档案室对档案管理全过程进行监督无疑是异想天开。笔者认为机关档案室要认清自身在档案管理整个生命周期的核心地位，发挥自身承前启后的重要作用，做到各谋其政、相互促进，这样才能让电子文件和电子档案工作管理的全过程顺畅、安全。

（二）认清机关档案室在整个电子档案生命周期中的作用和地位

不论是从理论还是实践上，档案部门都难以实现对档案管理全过程的监督和指导，电子政务系统中机关档案室是非常重要的一环，也是接收永久电子档案、形成数据档案馆的重要平台。我们对其要有明确的定位。

首先，建立一个档案管理系统，使之具有极强的包容性。电子档案系统应该和各个业务系统之间都要有接口，这样才能保证电子文件在形成伊始就被归档，将单位内部需要移交的文件最大限度地接收和保存下来，后续的档案管理工作才有实施下去的可能性，所以机关档案室建立的档案系统应该具有很大的包容性，能够将前端形成的文件完整地、真实地、可靠地接收和保存下来，并保证数据的可用性。

其次，档案管理工作应该专业化。机关档案室在工作中一方面提供完善的档案检索和档案应用服务，让机关的各项职能活动和管理活动能够获得能够在档案信息的支持下运行下去，发挥自身在信息化建设上的优势，为单位内部专业化的档案管理提供自己的见解和意见；另一方面则要负责向档案馆移交需要永久保存的档案资料，确保移交工作的完整性和连续性，为档案馆的工作提供必要的基础支持。当前我国数字档案馆的建设还处于起步的阶段，很多问题和制度还处于设想阶段，机关档案室作为信息化档案建设的引领者，可以为数字档案馆的建设提供一些具有参考意义的实践经验，使得数字档案馆建设能够少走一些弯路。

二、电子档案的真实性问题反思

在我国电子政务系统中所牵涉的真实性问题包含两个方面的含义，一方面是文件在形成过程中的真实性，另一方面是文件在形成过后的真实性。两方面真实性的要求涵盖了对业务活动真实、客观地进行反应的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。这也就引发了以下两个管理问题：

第一是文件形成部门直接决定了数据真实性。前端文件形成部门负责维护文件在形成和办理过程中的真实性和完整性，避免其被篡改和损坏。这是其系统维护和建设工作中最重要的一个环节，也就意味档案部门是不能保证文件在形成过程中是否没有被损坏或者篡改，只能保证文件在归档之后不被破坏。另外，文件内容是否和客观真实相符更加是文件形成部门的职责，档案部门更是难以干涉。如果前端工作部门都难以决定文件的形成是否真实、客观地反映了业务活动的真实情况，那么档案部门就更没有办法追究前端文件系统中形成文件的可信性。这就意味着各个文件形成单位给了档案部门什么样的文件，档案部门在原则上就要尽自己的本分和职责将文件保持在接收来的状态，不可因为文件在真实性上可能上的瑕疵而不予归档。档案部门在文件形成部门送来的文件是真实的情况下需要接收，即便是不完全真实的，也有义务将其保存在接收的原始状态下，不真实的电子文件归档工作就是当前档案工作的真实状况。

第二是档案部门需要负责档案归档之后的真实性。文件只有在归档之后，档案部门就有责任和义务保证档案归档之后的文件具有真实性，如果在其管理过程中出现了篡改和错误使用的情况，档案部门需要对此全权负责。所以我们了解到保证COPY电子文件的真实性并为电子档案的保存提供合适的环境成为档案管理部门必须要思考的问题，也就是说维护电子档案的原始性与真实性才是档案部门的职责所在

在这种情况下，档案部门需要对自身的职责进行全面地梳理。总体上来讲，档案部门需要固守档案本来的属性，对于电子档案的真实性全面负责，这是档案部门最根本的职责，电子文件的真实性与否并不是档案部门的职责。我们在这里还需要明确的是档案部门不仅仅需要在档案保存的过程中维护其真实性，还需要在向客户提供检索服务的时候保证档案的真实性。

参考文献：

[1]马林青.InterPARES电子文件长期保存政策框架及其启示[J].档案学研究，2014

电子政务管理 篇4

1.电子政务：是指政府机构基于现代信息技术和互联网，将政府的内外管理、服务职能通过精简、优化、整合、重组后，打破时间、空间及条块分割的制约，为社会公众提供高效、优质、廉洁的一体化管理和服务。

2.办公自动化：是指在行政机关工作中，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，为科学管理和决策服务，从而达到提高行政效率的目的。

3.电子化公共服务：是指政府部门以公众为中心，通过应用现代通信技术和网络技术等信息技术，向公众提供全方位、全天候、高效高质的政府服务。

4.电子政务绩效评估：是指由专门的机构和人员依据大量的客观事实和数据，按照专门的规范、程序，遵循统一的标准和特定的指标体系，通过定量定性对比分析，运用科学的方法，对电子政务建设的投入、产出和效益所做出的客观、公正和准确的评判。

5.政务内网：是指政府机关内部的办公业务网，以政府各部门的局域网为基础，其上分别运行的是各类相对独立的政府管理应用系统，其服务对象是各级政府各部门领导和党务、政务工作人员。

是政府的内部办公业务信息网（Intranet）,处理涉密信息，完成各项业务工作的分析、处理，公文办理、流转审批和运行本单位业务等工作，是一个内部局域网，一个完整的政府办公自动化环境。

6.政务外网：是政府的对外业务专网，主要承载的业务是各类纵向业务信息系统及跨部门的共享信息系统。

是政府对外服务的业务专网（Internet），是建立在公共通信平台之上，通过应用支撑平台与公共互联网实现接口，并与其他政府部门的外网实现安全的互联和信息交换。7.政务流程：是指政府在实施管理和提供服务时，为实现行政目标、履行行政职能所进行的，能够体现政务活动规律的一系列活动步骤的集合。

8.政务流程优化：就是运用现代管理学思想、经济学的市场机制原理和现代化信息技术，对政府部门的工作流程进行根本性的、彻底性的重新思考和重新设计，使部门的行为成本、政府的公共物品与支出、政府的服务质量、政府效能和效率都具有可量化的苛刻标准，最终达到政府行为、业务流程的戏剧性变化。

9.电子政务规划：是指政府机构和部门根据本地区、本部门的实际情况，明确电子政务建设的目标和优先级，并根据他们之间内在的逻辑关系，制定出实现目标的步骤与规范，以保证电子政务总体目标和阶段目标的顺利实现。

10.政府绩效：是指政府在社会经济管理活动中的结果、效益及其管理工作绩效、效能，是政府在行驶其功能、实现其意志过程中体现出来的管理能力，它包括了政治绩效、经济绩效、文化绩效、社会绩效等四个方面。

11.电子政务信息资源管理：就是以现代信息技术为工具，以统一的政府信息网站我支撑平台，对电子政府建设中所涉及的一切与信息交流、信息处理和信息服务有关的信息资源要素进行有效控制与组织的活动，它涉及信息设备、信息网络、信息人才、信息政策、政务信息等各类信息资源要素的管理。

1.一站式服务的问题和解决对策

答：问题：保密性，应用水平低，交互板块 对策：信息资源建设，网站建设

“一站式”服务的含义、特点、功能

电子政务的“一站式”服务：就是政府职能上网，即利用现代计算机和通信网络技术，在对传统政府的组织结构进行重组和流程再造的基础上，将政府部门的内部和外部的管理和服务的职能放到网络上完成。

一站式服务特点：

1、以网络为工具

2、以用户为中心

3、以应用为灵魂

4、以便民为目的 “一站式”服务功能：

1.提供政府网上服务：设置网上服务栏目，用于为民众提供各种查询、申请、交费、注册、申请许可等服务。

2.提供全面的政务信息：a、政府领导人的重要活动，政府工作的最新动态 b、民众到政府办理注册、登记等事项的有关信息 c、与政府工作相关的研究、支持机构的有关信息等 3.政府资源共享：各级政府通过政府网站，向大众提供政府所拥有的公用资料库信息资源。4.个性化的服务：a、个性化的服务资源搜索引擎b、网上服务个性化的过程服务 我国目前“一站式”服务存在问题及对策 ⑴服务内容贫乏，服务水平不高 ⑵政府网站的应用水平低 ⑶交互式服务功能欠缺 ⑷缺乏“一站式”服务 ⑸忽视网站的保密性和安全问题⑹ 全国性的政府门户网站建设落后 对策：

1）信息资源建设：增加切实可行的网上办公服务项目的比例;增加在线服务种类;丰富信息内容;适当增加适应企业和公民需要的服务 2）信息创新建设:及时更新网站内容;适当创新网站服务形式;完善动态信息发布的制度和流程;鼓励企业和公众更多地利用网站资源 3）统一政府门户建设:规范政府网站建设标准;加强政府网站资源的统筹规划;整合利用地方政府门户网站源;加强电子商务与电子政务的联系;尽快建立一套相对科学、全面的电子政务信息网站综合测评指标体系;形成政策导向，推进电子政务信息网站的建设和发展 2.实施电子政务的意义作用27 答：1.增强政府监管力度，维护市场经济秩序 2.整合决策依据，实现决策支持

3.实施信息发布，提供丰富信息 4.加强沟通互动，有利服务公众

5.降低行政成本，提高办公效率 6.发挥主导作用，带动国家信息化建设 试论实施电子政务的意义。

答：①提高政府工作效率：电子和网络手段的使用能够扩展政府管理的空间和资源；政府的职能通过网络的整合可以做到“一站式服务”；政府机构通过网站向社会提供7*24小时的服务；政府相关部门共享信息数据库；网络远程会议、电子文件交换等技术的应用使得的政府议事程序、决策方法产生了根本性改观；政府信息可以在组织内部由更多的人来分享。②提高政府决策水平：提高决策的民主化和科学化的程度；减少决策的盲目性；提高决策的时效性；加快信息反馈速度。

③促进政府职能转变：改善政府形象；提供高水平的公共服务；大大提高政府服务能力：在线服务、信息服务、指导性服务。

④降低政府管理与服务成本：节省会议、文字处理费用；精简机构；大大降低政府之间的合作费用；节省公众和企业的办公费用；降低个人和组织获取政府信息服务的费用。

⑤强化对政府管理的监督，推进廉政建设：信息公开，透明；双向互动交流。

⑥推动经济与社会信息化进程：国家竞争力；企业信息化；个人信息意识和信息技能 3.我国电子政务存在问题及发展方向 目前电子政务存在的问题

（1）观念守旧和业务流程低效的问题；（2）浪费资源和不切实际；（3）缺乏近期计划和长远规划；（4）安全与保密问题。2）促进电子政务发展的措施

（1）建立新的政府工作流程，更新政府工作人员观念；（2）建立电子政务信息资源的管理机构；（3）建立电子政务信息资源应用系统；（4）制定统一的电子政务标准；（5）制定政府信息公开法。

4.电子政务安全保障的重要性44 答：一方面，建立完善的电子政务安全保障体系不仅能够保证保密信息在传输中的安全，而且能够保证电子政务系统涉及的各种敏感信息在传输中不被窃听、篡改或损失，也能够保证政务信息访问的可控性，即只有被授权的、安全级别与数据机密性要求一致的用户才被允许访问相应的数据； 另一方面，建立完善的电子政务安全保障体系有助于维护电子政府的良好形象。通过外网门户网站树立政府的良好形象是发展电子政务的一项主要任务，但如果电子政务系统经常遭到攻击和破坏，基本的安全都得不到保障，形象问题也就不知从何说起。5.电子政府环境下政府管理模式的变化（了解）67 答：政府管理模式的变革：

政府权力体系的重建；政府组织结构的调整； 政府管理方式变革；政府公务人员的素质提升。

政府管理模式的特征：

信息化，集成化，敏捷化，数字化，虚拟化，知识化，规范化，人本化，全球化 6.有效地对电子化公务处理系统实施，政府要有哪些先决条件113 答：具备网络通信能力，具备强大的文档处理能力 拥有多种信息共享方式及具有强大的信息共享能力

支持协同工作和移动办公，对数据实施有效的安全保障措施 7.建设网上审批系统的意义129 答：第一，实现审批服务运行的规范化第二，提高审批过程的透明化

第三，全面提高审批效率第四，便于监督管理，有效防止腐败 8.电子化公共服务与电子政务之间的关系139 答：相同点：

首先，两者基本目标相同，都是改革公共服务 其次，两者核心理念相同，为公众服务 区别：

从应用范畴来看，电子政务是政府行政的范畴，电子化公共服务是公共服务的范畴，是电子政务的一部分。

从职能的角度看，电子政务包括政府管理、社会监督、经济调节、公共服务等职能，电子化公共服务仅指公共服务职能。

9.电子化公共服务的功能要求147 答：以公众为中心，提供针对性服务

惠及所有人，缩小“数字鸿沟”

政府与企业开展积极合作，实现资源的最优配置 10.政府门户网站的功能定位151（论述）答：政务信息公开在线办事公众参与 11.政务流程的功能169（简答）

答：提高政府管理和服务的标准化、规范化和高效化 规范政府行为，保证政府行为的合法性、公正性

12.传统政务流程的缺陷（简答）171：层级制，层层上报 答：成本高、反应迟钝 滋生官僚主义

局部效率牺牲整体效率 压抑人的创造性 横向协调困难 资源闲置和重复劳动 13.电子政务绩效评估的必要性191 答：电子政务绩效评估是维护国家安全和利益的需要

电子政务绩效评估是国家经济政治特色发展的需要

电子政务绩效评估是促使政府出台合理的发展战略和对策的需要 电子政务绩效评估是政府电子政务投资决策和规划的需要 导致政府绩效评估也是相关产业发展的需要 14.电子政务绩效评估的价值193 答：开展电子政务绩效评估有利于提高政府信誉和形象

开展电子政务绩效评估有助于提高正在建立中的电子政府工程的绩效 开展电子政务绩效评估对相关微观主体有较强的指导意义 开展电子政务绩效评估有利于推进我国政治体制改革 15.电子政务绩效评估的制约因素194 答：电子政务的高风险限制了建设的进展，绩效评估发展受阻

“数字鸿沟”问题严峻，绩效评估发展不平衡

政府的绩效评估尚待启动或完善，电子政务的绩效评估基础薄弱 缺乏有效的电子政务绩效评估方法，绩效评估无法有效开展 获得电子政务绩效评估资料比较困难，绩效评估难以开展 16.政务流程的类型（多选）

答：工作行为的性质：立法性流程，执法性流程，司法性流程

法定效用：强制性流程，选择性流程 效力范围：内部流程，外部流程

流程的精细程度：一般流程，工作流程，动作流程

工作内容的性质：文件流程，档案流程，会议流程，采购流程，信访流程 流程步骤的时序关系：串联型流程，并联型流程，复合型流程 流程的复杂程度：基础作业流程。综合作业流程 流程的时间紧迫性：常规流程，危机处理流程 17.电子政务的核心：以公众需求为中心（判断）18.电子政务就是政务上网（×）19.政府公共服务两大类：企业、个人 20.什么是一站通（选）

一站式电子政务：是电子政务的重要组成部分，是指通过利用网络技术、整合公共部门的信息资源、实现跨部门的网络化协同办公等措施建设来构筑一个“虚拟政府”，从而使公众能够随时随地获取各类公共服务。21.电子化公共服务内容（多选）答：（1）服务对象分：

电子化企业服务（G2B）电子化公众服务（G2C）：

电子身份认证，电子化就业服务，电子化旅游服务，电子社会保障，电子化教育和培训服务，电子化医疗服务。电子化民主建设服务，电子化交通服务，（2）服务性质分： 信息服务 个性化服务 沟通服务 交易服务

22.中国电子政务发展趋势：服务型（选/判）23.数字鸿沟：信息不对称 数字鸿沟：指不同主体在当代信息技术领域存在差距的现象，存在于信息技术的开发领域和应用领域，特别是指由于网络技术产生的差距。

信息孤岛：指的是网络之间的信息交流少，共享率低，整个网络的使用效益低，服务面窄，专用性强，保密要求高，不能满足服务公众的需要。

24.电子政务的基本内容有哪些？ 答：（1）网上信息发布；（2）部门内部办公自动化；

电子政务管理的工作思路 篇5

本人于2005年7月进入中心（研究院）工作，先后在重庆市信息协会、重庆重信科技发展有限公司及信息化研究中心工作。在组织、领导、同事的关心培养下，在技术、管理、维护等方面有了一定的积累，本次竞聘的职位是电子政务管理与咨询研究所副所长一职。对于做好该职务，我有以下几个方面的考虑：

信息化研究中心是中心（研究院）开展电子政务前期研究、方案策划和加强市发展改革委、中心（研究院）信息化建设的业务工作部门。主要职责：

一、开展电子政务的前期研究，为中心（研究院）参与全市电子政务建设项目提供策划方案，并承担项目建设的组织管理职能；

二、负责市发展改革委及中心（研究院）网络平台的规划、建设、管理及运行维护；

三、负责市发展改革委、信息（研究院）各处室的软硬件维护及办公自动化系统等技术支持服务。

电子政务是利用信息网络技术和其他相关技术构造的政府结构和运行方式。它通过信息网络技术的应用，整合信息资源，打破政府部门之间和政府与社会之间的界限，使得公众可以方便快捷地通过政府网站获取政府的信息和服务。在一定程度上，电子政务是政府再造的理性选择与信息技术进步相结合的产物。

一、转思路，明权责，修制度，强化管理工作

对自身所在职位职责义务的正确理解和充分把握是做好本职工作的前提。科研管理处肩负中心（研究院）整合科研资源、强化职能建设、促进成果转化、提升课题层级、扩大决策影响、争创一流智库等多方面的职能，其中，综合管理科发挥着重要的作用。综合管理科科长是承接处长、副处长与基层管理、科研人员的桥梁，工作务实到位能形成良好的沟通支撑效果；反之，则相反。因此，对上级提供好的建议，对基层落实好具体工作极其重要，尽快实现“两个转变”，一是实现角色的转变，从具体事务的承办者向组织协调者角色的转变；二是实现思维方式的转变，从原来领导交办“做什么”向“怎样去做、怎样做好”思维方式转变，做好领导的助手，确保工作落到实处。在具体的管理服务工作中不逾位、不失职，力争全面、细致、周到，减少不必要的误解摩擦。同时，还应与业务处室保持良好的工作关系，及时听取反馈基层科研人员的诉求，使科研管理工作接地气，在政策制定和落实中有效调动激励科研团队的积极性。

电子政务管理与咨询研究所任务重、事务杂，进一步推进制度化建设，有利于理清管理流程、提升管理效率，具体说来有以下几个方面：一是协助领导继续完善科研管理工作制度化、规范化、信息化建设。以课题管理为核心，以出高质量成果为目标，继续完善课题公开招标投标、开题至结题的流程建设，完善科研项目管理系统建设，加强过程和结果管理，建立完整科研档案。二是协助领导继续强化科研职能制度化建设。督促相关业务处室提交季度、月度职能建设报告，夯实科研基本功；推动基层调研工作制度化，加强研究密切联系实际情况；定期举办学术论坛、读书活动，加强科研工作者信息共享，营造良好科研氛围。三是协助领导建立完善良好的信息渠道。协助领导与上级主管机关、区县发改委系统、市级相关业务部门及市社科界兄弟科研院所建立良好的工作关系，定时定期常规性拜访，加强合作、信息共享，扩大课题来源，增加高层次项目和奖项申报的成功率。四是协助领导形成科研成果数据库。依托中心（研究院）完成的大量课题，在结题过程中，与图书管理科进行良好沟通协调，将成果及时沉淀转化，形成有中心（研究院）特色的数据库。五是协助领导把握管理的尺度。在对课题进展有效管理的同时，尊重课题组长负责制，寻求平衡点，兼顾管理大局和调动科研工作者的积极性，一切服务于科研工作。

二、建平台，引人才，扩大信息覆盖面

(一)协助做好国家级博士后工作站的建设（顶级人才）

重点是为工作站引进高层次人才、争取财政资金扶助、制定规章制度、培养骨干科研队伍。在这个平台上，中心（研究院）成立了GIS空间应用实验室，吸纳青年科研骨干参与协助博士后科研课题的开展，力争以项目带人才，形成对空间数据、土地利用数据、社会经济统计数据等进行综合分析，结合定性、定量及空间应用相结合的方法，增强决策支持的准确性、可行性。

(二)协助领导做好重庆市宏观经济学会的建设。

学会联络了一大批市级相关业务委办局领导、区县发改委领导及大学科研院所专家，形成了较高的学术交流平台。协助领导完善学会人事和财务制度，扩大会员的吸收范围，加强会员之间的沟通和交流，定期举办高层次论坛，定期发布《宏观咨询周刊》，充分利用学会社会团体的灵活地位促进政策、科研等前沿信息的交流，吸纳纵向、横向课题，促进学术论证向政策决策的转化，进一步提升中心（研究院）在市委、市府决策中的影响。

积极响应中心（研究院）打造一流智库，转型升级的号召,积极参与信息化工程咨询工作，边做课题边与同事分享心得体会，共同进步，形成一支有战斗力的工程咨询队伍。

(三)与高职院校的合作，培育初级人才。

计算机信息管理（工程造价与项目管理）专业;培养具备造价工程师、咨询（投资）工程师必需的工程建设项目投资决策和全过程各阶段工程造价与项目管理基本能力的高素质技能型人才。

二是协助领导做好重庆市人文社科基地的建设。协助领导管理基地承载常规课题研究、省部级项目及奖项的申报，强化基地高层次论文的发表和学术著作的出版，充分发挥基地外聘专家的作用，加强学术交流、扩大影响，营造良好的学术氛围。同时，以基地为载体，开展青年科研扶助基金项目的全过程管理，以开放式科研、激励式资助带动青年科研者的成长。

三、勤学习，多分享，夯技术，发挥保障作用

(一)整合所室的基础职能

特别是负责业务系统开发和负责网络、机房设备运行维护这二大基础职能。既要分工明确又要有机结合，形成高效的配合团队，为市发展改革委、中心信息化建设贡献更高的团队价值。

(二)带头加强基础业务技能学习

特别是近年来的热门技术、先进理念。通过在工作中多结合这些主流技术的应用，激发科室职工的学习激情，形成良性的学习气氛，带动整个科室的技能提升，快速提高服务水平。

第三，在中心领导的指挥坐镇下，负责好重庆市电子政务外网及RA中心的建设和运维管理。发挥自己的技术特长，在外网整个建设和运维过程中，积极建言献策履职尽责。

(三)加强信息安全建设

特别是要结合重庆市电子政务外网、市发改委网站及业务系统和中心网络的现状，进行综合风险分析。在中心领导的指导下拟定风险应对策略，降低信息安全的风险。

中心（研究院）作为市委、市府倚重的智库最宝贵的资源是人才。增强团队的凝聚力，加强人才的培养提升，形成一只高质量、精英化的科研、管理人员队伍极其重要，而团队凝聚力的打造、人才梯队的培养也是科研管理工作的落脚点。科研处综合管理科的工作具体说来有以下几个方面：一是协助领导做好高层次人才推举工作。扩大学术带头人等一批高层次专家在全国、全市的影响力，做好申报推选工作、做好宣传工作，增强在全国、全市社科界的影响力。二是协助领导加强对青年科研工作者的培养。制定完善学术带头人管理制度、院外专家聘用制度，增强学术带头人、院外特聘专家对青年科研人才的培养与引领作用，与青年科研人才分享资源；充分利用青年科研扶助基金项目，培育新进科研人员，促进其尽快从“学生”向“科研人员”角色转换。三是协助领导发挥三大平台的作用。充分发挥三大平台（博士后工作站、人文社科基地、宏观经济学会）的引领功能，院内院外专家交叉培养、以项目推进带动人才进步。四是协助领导优化人才的激励评价体制。制定完善科研管理制度，鼓励中心（研究院）科研、管理工作者读研、读博和进入博士后工作站、人文社科基地工作；制定完善课题成果奖励制度，完善人才晋升、推荐机制，针对不同领域的科研人员制定相应的评价体系和配套激励机制。五是协助领导完善人才培训流动机制。制定完善科研工作人员培训晋升制度，拓宽科研人才和管理人才的职业发展通道，提供更多的晋升机会，突破人员编制方面的诸多限制；鼓励人才流动，增加科研人才到国内外高水平研究机构进修、开展学术交流的机会。

综上所述，科研管理应当是“以人为本”的管理，如何真正落实在“服务”上，是一项复杂的系统工程。有效的管理在于充分调动员工的积极性，完成分工协作的工作过程。科研管理的服务应当是一种主动、创新、开阔的工作方式，将项目管理与人才培养相结合、将经济效益与社会效益相结合，力争“人尽其才、物尽其用”。

进入中心（研究院）工作近四年，从事了大量常规性科研管理工作，参与了三大平台的申报工作、参与了十余项课题的研究工作。2011年，在组织的信任下，担任了中心（研究院）团委副书记，协助蔡红波书记完成了大量群团工作。在科研管理、项目研究和群团组织工作的磨砺下，组织、协调、管理、科研能力得到了提高，知识结构也进一步完善。在组织的鼓励下，我于2011年被评为市

电子政务中心机房管理制度 篇6

为科学、有效地管理区电子政务中心机房，实现管理的规范化，特制定本制度。

第一条：电子政务中心机房要保持清洁、卫生，并由专人每天定时检查、检测机房空调、UPS、服务器及其他网络设备的运行情况，无关人员未经批准严禁进入机房。

第二条：建立设备运行登记制度，对本地局域网络、广域网络的运行建立档案，对所发生的故障、处理过程和结果等做好详细登记。

第三条：严禁把易燃易爆和强磁物品及其他与机房工作无关的物品带入机房。

第四条：网络管理人员要统一管理机房内网络设备，完整保存相关设备驱动程序、保修卡及重要随机文件。对机房内的设备，物品要统一登记备案。

第五条：制定数据管理制度。对数据实施严格的安全与保密管理，防止系统数据的非法生成、变更、泄漏、丢失及破坏。

第六条：不允许与机房工作无关的人员直接或间接操纵机房任何设备。第七条：经过主管领导允许的外来人员进入机房参观活作业，必须有专门人员全面负责其行为安全，同时要有详细的行为记录备案。

第八条：未经领导批准，禁止将机房相关的钥匙、设备访问口令等相关物品和信息外借或透漏给他人。

第九条：强化网络安全意识，定期检测机房内重要服务器进程，判定是否有病毒进程，发现问题及时解决，做好病毒预防。在病毒敏感日期及新病毒公布之日，及时对病毒软件的病毒代码进行升级和更新。

第十条：严禁随意对机房内设备断电、更改设备供电线路等，严禁随意搭接各种供电线路。

第十一条：严禁任何人员将机房内的任何资料、文档、数据、配置参数等信息擅自以任何形式提供给其他无关人员或向外随意传播。

第十二条：对于牵涉到网络安全、数据安全的重要信息、密码、资料、文档

等必须妥善存放。外来人员的确需要查阅文档、资料或相关数据的，经主管领导批准，应由机房相关负责人代为查阅，并只能向其当前工作内容相关的数据或资料。

浅谈电子文件和电子档案管理 篇7

一、了解电子文件

电子文件在信息技术学科中为一种通过电子计算机生成、传输和存储的数码信息, 而站在社会生活的角度其为生产生活中以计算机作为工具形成的各种数字化的记录。电子文件从产生途径、使用方式和应用领域等方面考虑可以分为两种情况:办公或交流中产生的诸如电子邮件、语音信息等以文本、声音、影像和图片等形式存在的电子文件;生产和科研活动中, 利用专门的软件或者程序生成的诸如CAD文件等专业电子文件。根据相关统计称, 在一些省份或者部级行政单位, 每年生成的电子文件多达三万份。正是这些电子文件, 给政府办公和企业管理带来了巨大的便利, 也让档案工作者清晰的认识到做好电子文件和电子档案管理工作的重要性。

二、电子文件和电子档案的特点

同原来的纸质文件相比, 电子文件具有以下特点: (1) 载体不固定。电子文件可以使用多种设备生成, 存储和传输方式多样, 也不能判断该文件的原始性。 (2) 易于更改。电子文件易于修改和删除, 并且可以清除各种痕迹, 其内容原貌难以把握。 (3) 必须紧密追随计算机软硬件的更新升级。电子计算机的硬件和软件的更新升级是快速的, 文档的格式或者内容难免因为不兼容等诸多问题而出现问题, 这就需要我们对于电子文件不断的进行转换优化, 防止信息的丢失。 (4) 易丢失性。电子文件要存储在各种形式的软硬盘等储存戒指中, 如果有软硬盘出现损害的情况, 极易导致信息的丢失或者失真。因此, 在电子文件的存储过程中, 应当保护好存储介质, 并防止电脑病毒的侵害。

通过上面介绍的电子文件的特点, 我们可以看到电子文件和纸质文件的区别。电子文件利用方便但是保存较容易出现问题, 而纸质文件虽然使用不方便但是易于存储。作为档案管理工作者, 要对电子文件和纸质文件的特点有充分的了解, 只有这样在档案管理工作中才能游刃有余。同时, 应该认清电子文件和纸质文件之间的本质区别, 遵循两者不同的管理方式。

三、电子文件的归档、管理和利用

电子文件的存储归档应该建立一整套的归档制度, 电子文件的生成者或者处理者应该严格按照指定的归档准则进行归档, 并明确标注其保管年限。电子文件归档后, 应该对其进行编码, 纳入到数据库中, 以便于日后的管理和利用。不同特点的电子文件应该使用不同的存储载体, 并且应该同纸质文件的保存相结合, 以便于保证文件的原始性和真实性。电子文件归档的主题思想应该是统一标准和格式, 同时通过加密、设置安全措施和备份措施保证电子文件的安全和稳定。

电子文件与传统档案存在的诸多区别, 在产生、归档、保存和传输上区别显著, 因此在电子文件的管理工作中, 应该注意一下几个方面: (1) 形成完整的电子档案管理体系, 整合相关资源, 实现资源利用的最优化。在电子档案的管理中, 明确电子档案的生成和归档, 避免重复录入, 确保其原始性和真实性, 并在传输过程中保证其安全。 (2) 档案管理工作中应该充分利用已有的网络资源, 并对非电子文档转化为电子文件保存, 逐步建立起完整的电子档案体系。对于系统内部的电子档案的管理要规范, 做好充足的安防措施, 畅通电子档案的访问和查询路径。 (3) 标准化管理和存储。电子档案的生成、存储、传输和使用应该按照相关的标准进行, 在电子文件的管理过程中我们可以参照相关的国家标准规范、政策等。例如, 参考国家关于电子文件的相关政策和标准, 制定本单位的电子档案归档范围和保管期限表。 (4) 提高电子档案工作者的职业素养。电子档案管理的好坏与电子档案工作者的知识水平、专业技能和工作态度息息相关, 因此提高电子档案工作者的知识水平、专业技能和工作态度有着极其重要的作用。在这个过程中, 我们可以“走出去”和“请进来”。“走出去”即多向电子档案管理工作突出的单位学习取经, “请进来”即可以引进这方面的人才, 带来新的管理理念。

电子档案的利用不会受到时间和空间上的诸多限制, 方便了使用。电子档案一般有三种利用方式, 即拷贝、通信传输和直接利用。拷贝为将档案备份转化为一定标准的文件提供给使用者, 或为电子文件或为打印文件;通信传输为将经过了各项处理以后的电子档案通过网络传输给相关使用者, 多为共享档案文件;直接利用就是使用档案室中已有的设备进行查询。

四、电子文件和档案管理中存在的问题以及其对策

电子档案的管理中会出现种种问题, 这将影响到电子档案的稳定性和安全性。从多年的电子文件和档案的管理工作经验来看, 问题多出在以下几个方面: (1) 忽视对文件原稿的保存。文件原稿富含着丰富的信息, 诸如图片信息、声音信息。如果在处理为电子文件和档案的过程中, 忽视了对文件内容的深加工和处理, 必然会让文件失真。因此, 保留原始文件对于后续工作时极其重要的。 (2) 电子文件存储和传输的安全性和保密性。应该加强安防措施, 避免病毒和黑客的入侵。 (3) 电子档案生成、存储和传输设备的维护保养问题。每年都有大批的电子文件和档案因为硬件设备的保养维护不到位而丢失, 因此必须做好这方面的工作。 (4) 电子文件的长期可读性。因为电子信息技术的飞速发展, 电子档案应该不断的更新, 以防文件在新设备和新软件中无法读取。

对于可能出现的问题, 我们应该从以下几个方面入手:电子档案管理工作的规范性、可靠性和高效性。做好这三个方面, 就能在工作中避免这些常见的问题。

五、总结

目前国家相关部门正在积极制定有关于电子档案管理和归档的相关技术标准, 逐步推行电子档案管理的规范化措施, 因此我们的电子文件和档案管理工作的程序和目标正在不断明朗化。当然, 由于新技术的不断出现, 这方面的问题也会不断涌现, 所以我们要多关注电子文件和档案领域的最新进展, 争取能够在电子档案管理工作中做出优异的成绩。

参考文献

[1]陶园.浅谈电子档案管理[J].中国科教创新导刊, 2007 (27)

[2]郭雪琴.浅谈电子文件归档与电子档案管理[J].吕梁高等专科学校学报, 2010 (3)

[3]王民祖, 司霞.浅谈电子文件归档与电子档案管理和应用[J].山东档案, 200 (85)

[4]郭秋景.浅谈电子档案管理中电子文件原始性的维护[J].黑龙江科技信息, 201 (13)

电子政务与行政管理改革 篇8

摘 要 在信息技术飞速发展的今天,加速政府信息化建设,推动电子政务的发展,是一种世界性潮流,也是电子信息技术应用到政府管理的必然趋势。电子政务的建设改变了传统的管理方式,它不只是信息技术在政务领域的推广和应用,其更深远的意义在于它是政府改革的重要组成部分,有助于政府职能转变和管理方式的创新,最终实现建立服务型政府的改革目标。

关键词电子政务 行政管理 改革

一、引言

信息技术的革命不仅引发了生产方式、管理方式的变革,带来经济和社会生产方式的变迁,还将导致经济结构、社会结构的重大变化。新的信息技术革命也正在影响和改变政府的管理方式,在各国积极倡导的“信息高速公路”应用领域中,“电子政务”被列为第一位。基于互联网技术的电子政务在政府管理变革中作为核心技术理念在政府部门广泛应用,而电子政务的发展也正对政府管理的技术、公共舆论的引导、公共话动的参与以及公共部门的形象等方面提出挑战。在公民社会不断发展壮大的背景下,社会公共问题的解决已不再局限于政府这一唯一的行为主体,而更多地向多元治理主体转变。

互联网络技术的不断革新给当今社会的发展带来了深远的影响。在经济发展、公民生活以及政府管理等方面,互联网络正在逐渐改变以往的政府管理模式和社会公民参与政治模式。从世界范围来看,对信息的管理正在取代对生产的管理而成为管理的重点,而在社会信息化进程中,政府作为国家的组成及各种信息的交汇点,既是社会信息化的一个重要方面,又是推动社会信息化进程的主导因素。

自20世纪90年代电子政务产生以来,政府管理的管理理念、管理方式、管理手段等在电子政务发达的国家得到了革命性的改变及推崇。对于政府管理而言,由韦伯所推崇的“官僚制”范式在传统社会管理模式向现代社会管理模式转型的过程中也面临着种种困境与挑战,网络技术的变迁,尤其是电子政务的发展使得官僚制组织形式、形状、性质和活动规则等不得不发生改变。在国民经济和社会信息化过程中,政府信息化处在关键和核心的位置。这是由政府在推动国家信息化中的主导地位和特殊角色,以及政府管理对信息的广泛依赖所决定的。

二、电子政务

电子政务就是政府及其他公共管理主体应用信息、通信技术和其他先进技术,对自身的组织结构、业务流程进行优化重组以提高内部协调与管理的效率,以及公共服务的质量与效率。从上述的电子政务的内涵中,我们可以看出电子政务的特征是具有网络性、技术性的新型管理,电子政务的顺利实施,不仅是个全新的技术概念,而且是一种崭新的政府管理模式。

电子政务是一场深刻的革命,是一种全新的政府管理观念,电子政务的发展过程是运用信息化技术对政府管理流程进行不断改造和完善的过程,从而实现政府组织结构和工作流程的重组优化,超越了时间、空间和部门分隔的制约,建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式。电子政务的实施,对于传统的政府管理方式带来了多层次、全方位的影响:降低政府管理成本,提高对内外资源的利用效率,使信息技术在政府管理上得到充分的应用,推动政府管理现代化,变革政府组织决策方式,使行政系统建立在外界的互动基础上等等。电子政务对政府管理改革的根本目标是实现由传统府职能向现代政府的管理服务职能的转变。

电子政务对政府管理的改革与创新在很大程度上是由信息网络的智能化、联结性和超时空等本质特征所决定的。信息网络一方面把不同的主体、不同的地域联结成一个整体,产生网络聚合和扩散的双向作用,使信息的沟通方式、资源的配置途径发生巨大的变化;另一方面信息网络还可以消除时空的距离,使信息资源能够在同一时间传输到世界各地。这此本质特征决定了基于信息网络的电子政务的各种社会效应以及政府管理的改革创新发展方向。

三、电子政务对行政管理改革的影响

电子政务视角下的政府管理则是一个上而下互动的管理过程,它强调顾客导向和结果导向,主张以多元的、民主的、协作的行政模式管理公共事务。政府治理的实质是建立在市场原则、公共利益和合法性认同基础上的合作。电子政务对行政管理的改革的影响具体体现在几方面:

(一)电子政务的实施有利于管理观念发生变化

电子政务的应用、实施,将使政府管理观念由管理型向服务型转变,使管理型政府转变为服务型政府。电子政务的特质就在于是服务型政府,即透过电子媒体创新政府的管理和服务,引人市场机制,推行公共管理社会化和公共服务市场化。

电子政务的实施有利于建立“以客户为中心”的管理理念,建立一个以公众需求为导向的服务型政府。传统政府的工作模式是以政府为中心,而电子政务的实施将建立以“客户为中心”的管理模式,即以公众为中心,以公众的需求为出发点,把公众作为客户来管理和服务。通过电子政务的实施,政府将提供更加方便、快捷的服务,对公众意见和要求的反映速度也大大提高。所以说,电子政务的实施叫以强化政府的公仆意识,更好地为公众服务。

(二)电子政务的实施有利于降低管理成本

电子政务将大大降低政府传统办公设备的开支以及公务处理成本。虚拟办公、无纸办公的出现,无疑将减少办公楼宇的建设和维修费用,减少购置办公设备的财政支付,以及为组织成员提供交通工具或交通补助的费用。同时电子政务可以快捷地进行跨部门甚至是跨地域的电子交换作业、公务活动的连线输送、电子邮递、办公自动化、公文电子化处理,并做到用固定的软件进行公务统计、整合不同政府部门的资讯、政策能够迅速下达、信息能够做到动态收集和动态处理,将大大的降低管理和服务的成本。

电子政务使得组织内外资源连为一体,降低管理活动和社会活动成本。电子政务中网络把全国或全地域的行政机关联接在一起办公,达到众多资源如信息、人力、知识、创新方法等的共享,也减少了有形资源如机构组建、会议设施以及在不同部门和地域的来回奔波等的重复建设和浪费,真正达到“大而全”而不是“小而全”和条块分割。

(三)电子政务的实施有利于提高工作效率

传统政务实际上是一种粗放管理方式,以高成本、低效率为标志。粗放的管理常常导致官僚主义现象,这种现象有其深刻的社会经济背景,单纯地用缩编进行遏制是不可能完全成功的。与之相比,电子政务则是一种集约管理方式,它的应用将大大减少管理的中间层次,使中间层次的机构与人员失去存在价值,将改变传统的人海战术,使行政组织规模大大缩小,精简机构与人员的力度会更容易达成。电子政务使工作人员的知识和技能进行了最充分地利用,这将进一步提高工作效率,以较少的投入得到较大的产出。

另外,电子政务还使得相似部门、层次之间的办事规则标准化和程序化。对出于本位主义、地方主义、部门主义的一此烦琐规定则加以废除,使政策保持更人程度的统一性。同时,电子政务要求增加工作人员的自主性 ,管理人员可以根据具体的情况作出相应的决策,从而使职员的主动性得到充分发挥。

(四)电子政务的实施有利于促进政务公开与信息公开

电子政务不仅可以确保行政系统内部的信息共享,更主要的是可以实现行政系统与社会各界乃至全世界的信息共享。政府通过自己的网站提供大量的公共信息,在网上发布公告,公布政府的法规和政策,领导人的基本情况,政府的行为倾向,特别是重大问题做出决定前在网上公布,让公众广泛参与讨论,经过反复酝酿,最后作出决策。公众通过政务信息上网,社会各界和公众可以便捷地得到政府的有关管理法规、政策和各种便民服务信息,政府组织也可以在互联网上得到关于管理活动的信息反馈,并利用有关的社会信息资源改进管理。通过实施电子政务,实现了政府行政系统与外界的信息共亨。使实现政府相关信息以及政府业务流程处理的公开化,从而可以加强对政府行政过程的监督,减少传统政务工作的暗箱操作,实现政务的公开化。

(五)电子政务的实施有利于决策民主化

电子政务有利于提高决策的民主化。在组织内部,层层参与决策、人人参与决策,智囊团和专家人员的意见得到及时反应,决策的民主化程度会人人提高。在组织外部,公民和利益群体可以通过网络有更多机会了解政府在做什么,在怎么做,并叫以通过多种方式,如电子民意调查、电子公民投票、电子选举、电子邮件等,自由地发表自己的见解和看法,也可以及时反馈自己的要求。电子政务推动了政府与公民的直接对话,方便了政府能听取各方面意见,从而集思广益。另一方面政府在网上开放的姿态与方便的技术手段促进公民了参政的兴趣,使公民山顺从者向主动参与者转变,从而推动民主政治的发展。

参考文献:

[1]绳丽慧,姜晓华.浅议电子政务与管理改革.北京交通大学学报(社会科学版).2005.

[2]王守炳.信息网络发展对政府管理体制的影响和冲击重庆行政.2001.

[3]杨世运.电子政务的发展与对策.中国科技论坛.2001.