本文从历史的传承和现实的做法中, 对高校教学秘书岗位的工作职责进行了归纳, 认为:高校教学秘书工作不仅是学校、院、系与老师、学生之间的纽带和桥梁, 起着承上启下、沟通信息、协调左右、改善关系的作用, 而且更重要的还是学校教学管理的具体实施者。其具体职责范围一般主要包括:服务、管理、协调、教育、监督等职能[1]。
服务对象是直接领导、老师和学生。服务领导是教学秘书的最基本职责, 对领导做出的工作安排, 各项指令, 教学秘书要不折不扣地执行并迅速作出安排, 贯彻下去;服务老师主要是, 临时调剂老师授课时间以及与教学有关的其它工作;服务学生是教学秘书的主要职能, 主要是对学生的学习情况进行考核登记, 及时建档并进行管理。
管理职能的主要内容有:教材管理、学生档案管理、学生成绩管理、教学文件管理、反应和帮助解决老师在工作和生活中的一些实际问题。
主要是协调好各个院、系、部门之间工作联系, 沟通协调上下级之间、老师之间、师生之间、学生之间的关系等[2]。
这是教学秘书最重要的工作职能, 就是学校的工作目标也就是教学秘书的终极目标, 这就是改善教学条件, 提高教学质量, 为学生创造一个良好的学习环境。
对老师而言, 主要是督办、检查院、系工作安排的贯彻落实情况, 对老师的工作绩效进行考核;对学生而言, 主要是对其迟到、早退、旷课等不良行为进行整顿, 定期组织召开学生座谈会, 听取学生对提高教学质量的意见[3]。
高校教学秘书工作的主要性质特征是由其职责范围决定的。概括起来主要有如下特征:
教学秘书的工作内容有来自纵向的, 也有来自横向的。纵向主指上级领导 (校、院、系领导) 、主管部门 (教务处、教研室等) 、所有学生;横向主指相关部门及所有老师。从工作内容来看教学秘书的工作面之广, 量之大, 有急办的, 有需协调处理的, 这就需要教学秘书根据轻重缓急, 灵活应对作出处理, 使各项工作能顺利得以运行。
教学秘书除必须具有本岗位工作的专业知识 (如管理学、心理学、秘书学等等) 外, 还要掌握非本专业的一些相关知识 (如政治经济学、档案学、计算机、公共关系学及与本院、系相关学科的知识) , 只有这样才能高质量地完成好各项工作任务。
院、系教学管理队伍的组成, 一般是由院、系主要负责人、主管教学的院、系负责人以及教研室和教学秘书等人员组成。而教学秘书既是教学管理的参入者, 更是教学管理的实施者和具体落实者。在实施过程中, 教学秘书既要当好帮手, 履行协助领导做好工作的职责, 也有向领导提出合理化建议的责任, 当好领导的参谋, 确保教学任务高质量的完成。
高校教学秘书这一岗位的工作状况可以概括为:面广、量大、琐碎繁杂、工作重心不突出。产生这种状况的原因, 既有历史根源也有现实因素。历史原因是由于历史的沿袭, 现实因素是由于“工作需要”。因此据了解, 目前有相当一部分高校教学秘书对这一工作存在着思想有波动, 工作不安心的情况。主要因素有:
教学秘书的业务主管部门是校、院教务处, 专业设置、教学计划、教学管理等均由教务处下达, 而在编制上, 教学秘书的直接领导又是校、院、系的所有领导, 这些领导安排的任何工作都需通过教学秘书贯彻实施。因此, 对教学秘书来讲, 无论是教务处还是自己的直接领导, 他们下达的工作任务都得不折不扣的执行, 这样的管理模式不仅违反了管理学上所规定的统一指挥的原则, 而且还事实上造成了教学秘书在归属感上的不安。不但影响了他们的工作效率和工作热情, 而且还影响了他们主观意识上对工作主次的判断, 造成胡子眉毛一把抓, 分不清工作主次和轻重缓急。
教学秘书顾名思义即为教学管理秘书, 其职责理应以教学管理为主。然而事实上的教学秘书, 多数都肩负着大量的日常行政工作, 从校、院、系领导到老师、学生, 无论大事小事都得大包大揽, 亲力亲为, 严重地影响了教学秘书在教学管理上的投入程度和工作效果, 有时甚至还会受到领导的批评。
教学秘书的工作岗位如此重要, 工作内容如此繁杂, 但据调查, 在一些高校, 领导对教学秘书的重视和关心还有待加强。认为教学秘书这个岗位不需要什么专业技术, 什么人都可以干, 更不需要对其进行岗位培训, 提高业务技能, 缺乏对教学秘书的学习和生活上的关心。
领导对教学秘书工作的积极认同, 以上已作强调, 这里重点强调自我认同的问题。高校教学秘书的工作虽然量大、面广, 工作难度大且又难以被人认可, 但实事求是地讲, 一些教学秘书的自我认识也存在问题。主要是:一是缺乏客观地认识自我, 总认为自己付出多, 收获少, 影响了工作积极性的发挥;二是自主发展意识不强, 业务能力有待加强, 知识面还有待拓展;三是角色的自我认同还需客观, 创造完美的高校教学秘书还尚需努力。
面对新时期高校教学改革逐步深化的当今时代, 高校教学秘书要转变自己的思维方式, 适应新时代的实践步伐。既要做好教学管理这一主业, 也要在教学改革的滚滚洪流中勇于创新和实践, 努力做好自己的本职工作。
随着高校教学改革的不断深入发展, 高校的教学制度也必然会随之发生变化。这就要求高校教学秘书, 不能再继续沿用传统的思维方式, 去考虑教学管理的问题。比如, 在教学管理上要变被动为主动, 要改变过去那种领导怎么说我就怎么做的做法, 在重大教学方案的制定实施上, 要学会主动向领导提建议、当参谋, 并事先拟出草案供领导决策;在教学管理的方法上, 对领导和业务主管部门的工作安排, 不但要及时地贯彻下去, 而且还要跟踪检查贯彻落实的情况, 以此来确保教学秩序的稳定和教学质量的提高。
教学、老师、学生是高校教学秘书工作的主要服务对象, 教学秘书的所有工作都要围绕这三座“灯塔”来展开。教学工作的管理, 学生学习情况的记录和考核, 老师课程教学的安排和调剂等, 都要通过教学秘书来安排落实。因此作为教学秘书而言, 不仅要面对学生, 而且还要面对老师, 更要全身心的投入教学管理工作, 视学生为朋友, 视老师为知己, 听取他们的意见和呼声。要做好这些, 没有一种奉献精神来维系是不可能做好高校教学秘书工作的。
高校教学秘书的工作, 既要面对“线”, 也要面对“面”。“线”即为上下级, “面”即为相关部门, 老师和学生。一句话, 教学秘书所面对的是所有人群。无疑, 由此而带来的工作量是可想而知的, 如果没有一个清醒的工作思路, 饱满的工作状态, 超强的协调能力, 是不可能胜任这项工作的。比如, 在部门与部门之间为教学问题经常会出现不同意见, 在老师与老师之间为课程的安排问题经常会发生矛盾, 这些都需要教学秘书从中斡旋协调才能解决。为了提高工作效率, 教学秘书要从诸多繁杂的工作之中, 理顺关系, 分清主次, 先解决主要问题, 然后以点带面达到事倍功半的目的。
高校教学秘书所面对的人群都是高智商的教师和学生, 他们一般都具有科技知识广泛, 教学理念先进的特点, 为他们服务, 如果自身的知识水平不高, 沟通素养缺乏, 是很难胜任教学秘书之职位的。因此, 作为高校教学秘书, 必须提高自身的业务技能, 学习相关的专业知识, 努力提高在老师、同学中的话语权, 做一个合格的高校教学秘书。
摘要：在高校教学改革不断深化的当下, 高校教学秘书之职位越显重要。对此, 本文从高校教学秘书岗位的职责范围和工作特征入手, 对高校教学秘书工作的现状及困境进行了分析, 从而对做好高校教学秘书的工作进行了探讨, 提出了具有创新价值的举措。
关键词：高校,教学秘书工作,之我见
[1] 王青.提升高校教学秘书职能与作用——以本科教学合格评建工作为背景[J].科教导刊, 2018 (6) :28-29.
[2] 刘莉.浅谈高校教学秘书的职能和素质[J].金融理论与教学, 2015 (5) :108-109.
[3] 亓树璇.高校教学秘书的职能与素养培养[J].亚太教育, 2016 (33) :98.
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