试析学校档案管理信息化建设的“失范”及对策

随着信息化不断发展, 我国各学校档案管理信息化程度也不断提高, 给学校相关工作的正常进行带来了便利。在实际情况中, 很多学校虽然建设了信息化档案管理, 但是在资金投入以及人力投入方面较少, 相应档案管理人员的职业素质也不高, 致使档案信息的准确性以及时效性都难以保障, 进而影响档案管理工作正常进行。因此, 学校管理人员必须认识到档案管理化建设的重要性, 完善相关制度规范, 加强对档案管理工作的监督, 提高工作人员责任意识, 从而更好保障档案管理效果。

一、学校档案管理信息化建设存在的问题

档案管理在学校运作中发挥着重要作用, 但是很多学校管理人员并没有较好的档案管理意识, 相关管理工作中存在缺陷, 致使档案信息数据准确性和真实性降低。很多学校都只是偏重于教学方面, 忽视了档案管理, 致使学校的档案工作停滞不前, 难以发挥出作用。一些学校领导对档案管理的认知度不足, 在实际工作中没有对档案管理各环节进行明确, 也没有对档案管理体系进行有效完善, 致使档案管理工作存在不规范性, 给相应工作的正常开展带来不利影响。有些教师没有认识到档案对教学的重要性, 对档案资源没有进行有效利用, 在实际教学中忽视了对档案信息的收集与整合, 致使档案信息的作用难以发挥。

有些学校虽然进行了一定的档案管理工作, 但忽视了对档案管理工作人员职业素质的审核, 致使许多专业素质不高的工作人员进入档案管理工作岗位, 由于这些工作人员缺乏专业培训, 对档案管理相应业务工作没有较好认知度, 致使档案管理工作存在着多种隐患, 不仅降低了各类档案信息的准确性和真实性, 而且给学校相关工作的正常开展带来不利影响。

二、学校档案管理信息化建设的方法

(一) 加强档案管理信息化建设监管。在档案管理信息化建设中, 如果管理人员不加快管理思想及管理方式的转变, 将难以保障档案管理工作的正常进行, 因此, 加强档案管理信息化建设的监管有重要作用。管理人员必须提高档案管理意识, 将其置于学校日常工作中的重要位置;管理人员必须对档案信息化管理建设的目标及方向进行明确, 根据自身情况制定出合理的管理方案, 满足档案管理工作的需求;管理人员需要求工作人员对各种信息技术进行熟练运用, 合理配置各类档案资源, 促进档案管理的规范化和科学化, 以保障档案管理质量。学校需提高档案信息的利用率, 将其用于教学工作中, 从而更好保障档案管理工作的正常开展。

(二) 完善档案管理信息化建设体系。基于档案管理信息化建设的重要性, 管理人员必须加强对档案管理的重视, 对学校实际情况进行合理分析, 完善档案管理信息化体系, 并细化相应条例;管理人员须根据档案管理信息化建设需求引入相关设备进行引入, 并配置专业技术人员;为了保障档案信息的准确性和真实性, 管理人员需要求工作人员将各类档案信息电子化, 并合理分类、有效归档。由于档案信息处于不断变化状态, 所以工作人员必须及时进行更新, 确保档案数据的时效性, 以保障相应工作的正常开展。

(三) 优化档案管理信息化建设方式。在档案管理信息化建设过程中, 需要多方面共同作用, 才能保障建设质量, 因此, 学校必须选择高素质人才担任档案信息化管理人员, 严格审核工作人员任职资格。在对工作人员进行聘用时, 学校必须对档案管理各环节进行明确, 选择具有计算机技能强、职业素质高、责任意识强的人员进行档案管理工作, 这样才能保障档案管理各环节的顺利开展。学校须加强对相关专业人才的培养, 建立完善的档案信息数据库, 充分发挥出信息技术的作用, 促进档案管理的规范化, 这样才能更好地保障档案管理信息化建设的效果。

三、结束语

在实际情况中, 档案管理信息化建设包含多种内容, 对学校多项工作的正常开展都有着一定影响, 这就要求学校加强对档案管理信息化建设的重视度, 加强对各环节的监督, 促进档案管理的规范性。但是实际档案管理中依旧存在较多问题, 所以教师必须提高档案管理信息化建设的安全性、规范性, 引进各种先进技术, 提高档案管理人员职业素质, 并及时处理存在的各种问题, 这样才能更好保障档案管理工作正常进行, 维护学校的稳定运作。

摘要：档案管理是学校日常工作中的关键内容, 对学校多项工作的正常进行都有着重要作用, 如果学校档案管理信息质量不高, 将影响学校正常运作, 因此, 保障档案管理信息化建设的有效性至关重要。在实际情况中, 虽然许多学校档案管理信息化建设取得了一定成绩, 但是受人为因素及外部客观因素的影响, 依旧存在多种问题。很多高校的档案管理信息化建设都存在一定缺陷, 投入不足、运作不规范, 给学校运作带来不利影响。本文主要对学校档案管理信息化建设的失范以及对策进行分析, 提出了一些建议。

关键词：学校,档案管理,信息化建设

参考文献

[1] 王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].档案与建设, 2011 (7) :72-73.

[2] 张志红.探析学校档案管理信息化建设中的不足与建议[J].华章, 2014 (19) :313-313.