云浮市特种设备检验所承担本行政区域内在用锅炉、压力容器、压力管道的定期检验;承担锅炉、压力容器、压力管道制造驻厂监检和安装监检;协助有关部门进行事故调查, 开展检验技术研究;对本行政区域内的电梯、起重机械、厂内机动车辆等特种设备的质量、安装、使用进行安全检验;统计、上报有关检验检测数据;参与特种设备质量、安全事故调查、分析, 提出技术报告;对企业的检测检验工作进行技术指导;对特种设备用户、安装、保养单位提出的关于特种设备质量、安全方面投诉, 进行技术分析或技术检验;开展检验、检测技术研究;承担特种设备安全监察部门交办工作。
(一) 人员配置。成立了档案目标管理工作领导小组和鉴定小组, 所长任组长, 办公室主任负责落实具体工作, 本所综合档案室归口办公室管理, 设有专责档案员、兼职档案管理员和资料管理员6人, 负责收集各部门档案并向综合档案室提供文件和资料, 网络覆盖全所各个部门。
(二) 设备配置。综合档案室总使用面积78m2, 其中办公阅览室24m2, 库房面积54m2。档案室现有设备:密集架9列, 电脑、打印机、空调机、复印机、碎纸机、照相机、电风扇、各1台, 铁柜13套、图书柜5个、目录柜1个、温湿度计1套、干粉灭火器2个。
(三) 室藏。综合档案室现有文书、基建、设备仪器、会计、声像、专门、实物等8类档案共计2843卷 (册) 、50007件, 图书资料697册。设备仪器档案114卷, 包括办公和检测设备仪器档案。2000-2015年会计档案731卷, 主要收录云浮市特种设备检验所、云浮市隆盛特种设备技术服务部、云浮市粤科特种设备服务部、云浮市特种设备协会从2000年到2015年报表、帐簿、凭证。照片档案5册106张。主要有组织沿革类、会议业务类、宣教文体类、荣誉实物类四个小类。实物档案32件, 光盘1册9张, 包括本单位获得的奖状、奖旗、奖牌、奖杯、奖章、证书、牌匾、字画、纪念品、锦旗、花瓶及工艺品等的荣誉实物。
(一) 创新是档案管理工作的客观需求。自我所于2010年获“省特级档案综合管理目标单位”以来, 我所一直重视档案的管理与创新工作。近年, 随着技术机构的改革发展, 特种设备管理体系也不断更新换代, 只有实现特种设备档案管理的创新, 促进管理工作水平的进一步提高, 才能实现技术机构业务工作的高效运转。在特种设备检验所档案管理方式不断改革的同时, 管理模式和服务方式逐渐向多样化发展, 特种设备档案的作用越来越突出, 同时对服务模式的要求也逐渐提高。面临这些重要的变革, 传统的档案管理方式显然不能满足要求, 因此创新工作势在必行。
(二) 创新促进档案服务方式变革。有一部分特种设备档案管理仍然应用传统手工检索的方法, 工作效率难以提高, 为了改变这一现状, 必须重点优化档案管理的服务方式, 适应特种设备档案管理的价值需求。传统的档案管理方法表现出较强的被动型, 不能实现信息化社会的需求, 因此必须创新服务模式和管理模式。
(一) 健全档案管理制度。健全的档案管理制度是实现管理工作规范化的根本, 需要以行业规定为基础, 加强设备检验、档案收集、保密和利用等方面的工作, 制定科学详细的管理制度。
在这一工作中, 我所制定了《广东省云浮市特种设备检验所档案管理办法》《云浮市特种设备检验所关于档案保管期限的暂行规定》等一系列的档案管理制度, 形成了《广东省云浮市特种设备检验所档案管理制度汇编》, 规定了档案的立卷归档要求、分类方案、保管期限、保密、借阅、移交、鉴定、销毁制度, 明确了档案室的职能和档案管理人员的职责。通过会议传达、印成小册子发放到各部门等办法, 要求广大员工在工作中认真贯彻落实, 自觉遵守档案管理制度, 有效利用档案, 让档案更好地为特种设备检验工作服务, 提高工作效率。
(二) 克服经费困难, 提高软硬件配置。在资金紧张的情况下, 我所加大投入管理设备、设施的力度, 按照档案目标管理的要求, 完善阅览室与档案室的办公环境, 配置了专门电脑、更新档案密集架目录条, 并为库房安装了防盗铁门、铁窗, 加强了档案资料的安全性, 保证了“三铁”“八防”措施的落实, 为“省特级档案综合管理目标单位”的管理再上高档次、再上新水平提供了可靠的物质保障。
另外, 借助先进的信息技术开展管理, 从传统的纸质档案管理过渡到信息资源管理中, 将档案资料进行合理的数字化转换, 将数据信息存储在磁盘中便于及时查询, 重要资料做好备份。值得注意的是, 在信息化管理方面, 必须不断提高管理人员的技能, 降低错误率。
(三) 加强业务学习, 进一步提高管理水平。为了进一步提高档案管理水平, 我所选配责任心强、懂业务、熟悉电脑操作的同志管理档案。定期开展业务培训工作, 管理人员及时参与到市档案局和省档案局组织的培训工作中。 (下转第92页) (上接第80页) 在内部管理方面, 本所组织学习《档案法》《保密法》等相关内容, 定期到市档案馆、上级主管部门和市质量计量监督检测所参观学习。在组卷、归档工作中, 及时将不明确的问题记录下来, 及时向市档案局请教。通过业务学习的方法提高了档案管理人员的综合素质, 很大程度上促进了档案管理水平的提高。
(四) 科学领导, 合理部署。为了实现特种设备档案管理的统一领导和高质量管理, 我所成立了所长任组长、办公室主任为副组长, 不同的科室负责人为成员的档案工作领导小组。办公室主任负责具体工作, 档案室归口办公室统一管理, 为档案办公室配备专责档案管理人员1名, 各部门指定一名资料管理员及兼职档案管理员, 分工负责, 团结协作, 形成上下结合、左右协调的综合管理体系。
为了进一步抓好档案管理质量, 积极组织工作人员, 在市档案局多年的悉心指导下, 不断完善特种设备的档案管理分类编号、保管范围和保管期限表等, 全面搜集已有的检验检测档案和相关的存档资料, 实现统一归档、统一编号、统一管理。
(五) 提高档案利用率、提高服务质量。结合实际工作的需求, 充分应用档案管理软件编制专题目录和编研材料, 例如《大事记》《组织沿革》《档案管理制度汇编》《全宗指南》《档案利用实例》《基础数字汇编》《历年文书档案归档说明》等。同时对不同档案检索工具、密集架标签、档案存放位置示意图等进行优化, 将所有文书档案存入电脑, 提高查询效率, 为质量技术监督工作提供更优质的服务。另外, 档案管理人员树立为人民服务的进步观念, 在完善档案管理工作的同时, 对已有的服务环境进行优化。下一步, 我所将高度贯彻落实档案管理及评估工作的相关政策与要求, 结合行业的实际情况, 探索建立档案服务网站, 使得网上业务得到扩展, 同时加强数据库建设, 实现电子文件的高效管理和应用, 加快档案管理的数字化建设进度。特种设备档案为社会服务, 将为特种设备的应用和维护提供严格的标准, 为特种设备的管理和应用提供指导, 从而实现生产过程的安全管理, 为城市建设贡献更大的力量。
在完善特种设备档案管理的过程中, 需要不断研读与贯彻执行上级有关档案管理的相关政策与指示精神, 不断结合特种设备档案管理的专业特点, 健全档案管理制度, 提高管理人员的综合素质, 加快信息化建设进度, 创新档案服务方式。只有不断提高管理水平, 才能保证特种设备档案发挥真正的功能, 为社会生产提供指导。
摘要：为了适应档案信息化管理的发展, 特种设备检验所必须肩负起特种设备检验质量与安全, 保障企业、人身和财产安全, 为人民服务等时代重任, 实现档案管理工作的创新, 优化服务模式。本文结合云浮市特种设备检验所的实际工作, 探究了特种设备档案信息化管理和行业服务模式的新思路。
关键词：特种设备,档案管理,服务创新
[1] 刘玲.浅谈加强特种设备档案管理的几点体会[J]华中科技大学, 2014, 41 (4) :104.
[2] 张诚栋.浅谈特种设备安全技术档案管理存在的问题及对策[J].船舶标准化与质量, 2014, 26 (5) :55.
[3] 张建.浅谈特种设备作业人员培训档案管理[J].机电技术, 2015, 22 (2) :145.
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