科研工作流程OA系统的设计分析
摘 要：在综述OA系统的国内外研究与开发现状基础上，突出科研单位的科研工作特点，对科研业务流程进行分析和解读，以一个中小规模的科研院所单位为实证对象，着重从科研工作的角度，分任务提醒、任务安排、资料检索、完成任务、成果存储等方面进行科研业务流程OA系统的实证设计。本文研究可作为科研单位实施科研工作OA的部分设计依据。
关键词：科研单位;OA系统;科研业务流程;设计
OA(Office Automation)即办公自动化，它利用先进的技术，使人们的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的[1]。目前，伴随着计算机和网络技术的迅速发展，以及工业化和信息化两化融合的实现，开展办公自动化受到政府、企业以及其他单位的高度重视，OA系统的运用范围也越来越广。科研单位是建设创新型国家的重要力量，提高科研单位的工作效率和工作水平、建设科研单位的OA系统，具有很大的必要性，从事这方面的研究也具有很大的必要性。
1、国内外研究现状
1.1 国外研究现状
办公自动化于20世纪50年代在美国等西方国家首先兴起，当时美国的部分企业开始使用机器来处理办公业务，这种手段被称为办公室自动化。到70年代后期形成新型综合学科——办公自动化(OA)。80年代到90年代，办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展 [2]。
美国的办公自动化在公司和企业中发展得比政府部门要早，并且水平也较高。各公司、企业不仅把0A视为提高效率、节约成本的手段，更是利用它来加强经营管理，作为提高企业素质和企业竞争能力的重要条件[3]。
日本办公自动化的起步稍晚于美国，并针对本国的国情制定了一系列发展本国办公自动化的规划，建立了相应的执行机构，组建了办公自动化的教育培训中心。随后完成的日本东京都政府办公大楼，成为一座综合利用了各种先进技术的智能大厦，是当代办公自动化先进水平的代表[4]。
1.2 国内研究现状
国内OA系统的发展是伴随着企业信息化的发展而进行的，总结以往国内OA系统的研究主要集中在以下几个方面：OA系统的发展历程、现状与发展趋势;OA系统的设计与应用;OA系统的安全性问题;OA系统存在的问题与对策建议等。
在OA系统的发展历程、现状和发展趋势方面，李正涛(2008)认为OA是随着企业的信息化需求、随着时代的发展而不断变化的，它的发展有历程包括四个阶段——文件型OA、流程性OA、知识型OA和智能型OA，同时指出OA系统会朝着产品化与行业化、门户化、知识化的方向发展[5]。潘芳(2008)将OA系统按照单位类型分为企业型OA和政府型OA，并指出未来企业型OA的发展趋势为信息网络化、业务关联化以及随需而变[6]。丁承惠(2010)认为OA系统的发展过程有三个阶段：以数据处理为中心的传统办公系统;以工作流为中心的办公自动化系统;以知识管理为核心的办公自动化系统。指出OA系统未来发展的特点为协调办公、以“知识管理”为核心、移动办公、“业务导向、技术无关”标准、人性化和个性化等[7]。
在OA系统的设计与实现方面，王晓东[1]在自己的硕士论文中，立足山东省科学技术情报研究所实际，对单位日常工作中的具体工作过程进行了详细的需求调研之后，采用了先进的开发模式和开发平台，从架构设计开始，完成了日常办公工作的需求分析和系统设计，并最终将系统实现为基于B/S结构的0A系统。
在OA系统的安全性问题方面，陈欣，徐伟峰，高宇等针对用户身份验证需求、数据库安全需求、访问控制与权限管理需求，从账户身份验证、访问控制、数据库备份与恢复三个方面设计了OA系统的安全机制，并将基于角色的用户权限管理应用在OA系统中[8]。马琳，刘福强，刘嵩从安全策略制订、安全风险评估、系统配置调整、应急预案编制、应急响应和应急恢复等几个方面来构建 OA 系统安全评估及保障体系[9]。李勇,马俊从数据加密技术、防止SQL注入攻击、防止恶意脚本攻击、设计图像验证码、防止数据库被下载等几个方面来设计OA系统的安全模式[10]。
在OA系统存在的问题与对策建议方面，郑竑祥发现OA系统存在的主要问题有信息资源的浪费、安全隐患、对OA系统的一些误解、OA系统的普及性和广泛性不够等，并据此提出充分利用资源，加强信息一体化、确保网络信息的安全、加强对OA系统的了解、实现OA系统普及的对策建议[11]。刘莹认为目前OA系统存在信息孤岛、应用孤岛、资源孤岛的问题，并提出走一体化、集成化、多媒体化和智能化、以知识管理为核心以及数字化的道路[12]。宋贤钧从领导参与、统筹归划;先易后难、逐步推进;开发平台的选择;系统体系结构的设计;全面推进过程中培训是关键;完善制度、保障安全等几个方面提出完善OA系统的对策建议[13]。
由以上对OA系统国内外研究现状的综述可以看出，国外OA系统发展比较早、而且发展程度比较高，国内OA兴起相对比较晚，国内的研究更多的集中于介绍OA的发展历程以及发展趋势预测、对OA系统安全性的设计和研究以及目前企业OA所面临的一些问题并提出相应的对策，但无论是国外还是国内目前关于OA系统的研究更多的是针对政府、企业以及高校进行的，关于科研单位OA系统的研究还比较少。
王晓东在自己的硕士论文中对于山东省科技情报所为对象的研究比较深入，在内容上其研究主要集中收发文管理、信息发布、内外文交换、呈阅件、督查件等内容，其工作目标主要是建立一个友好的、多功能的、全方位的网络环境下的、愉快的桌面办公环境，解决领导间、部门间的协同工作以及上下级之间请示、批复等上情下达、下情上达信息传递;以及建立一个单位内部信息共享和交互的平台，实现单位内部信息的共享和员工的协同工作。相同的工作内容也可以推广到政府等部门，具有较为普遍的意义。而对科研单位的科研任务特点方面，还可以进一步加深。
本文重点根据科研单位自身的特点，在王文的基础上，进一步构建和完善科研单位科研工作流程方面的OA系统。
2、OA系统的设计原则
健全和完善的OA系统应符合以下设计原则。
2.1 方便查阅，信息共享
OA系统应该具有强大的查阅检索功能，为员工快速查找文件资料提供便利，解决过去花费大量时间翻查纸质文件的问题，提高搜集文件资料的效率。OA系统中应设立共享信息资源的平台，员工可通过OA系统及时了解最新信息，有效地加强部门与部门、领导与员工、员工与员工之间的交流和互动，增强团队合作精神。
2.2 保护机密数据，增强安全性
OA系统的安全性问题应该放在首要的位置，对机密数据要实行集中保护和备份;设置多层的安全控制机制确保只有经过授权的用户才能访问系统资源;建立详细的系统安全日志和程序日志，记录所有访问系统的用户;设置IP地址屏蔽、非工作日拒绝访问、非工作时间拒绝访问、最大登录失败次数等安全选项。
2.3 预警和应急机制，预防和控制并重
应设立预警和应急机制，及时有效地监控各个部门和员工的日程安排、办公情况，并设置提醒和警示功能，在保证员工各项工作按进度有序进行的同时有利于管理员对全局的有效控制，及时发现问题并及时协调解决。
3、科研单位主要业务流程
科研单位的主要工作就是开展科学研究，这一般是通过完成课题来实现的。科研课题工作的主要过程包括项目申报(报题)、研究和结题三个阶段，OA系统的目标就是要辅助科研人员完成这三个核心环节。对科研业务流程进行分析的过程实质上就是软件系统设计过程中的需求分析。下面分别就这三个阶段进行详细阐述。
3.1 报题阶段
报题即项目申报，是政府针对研究单位作出的一系列优惠政策，研究单位再根据政府的相关政策进行编写申报文件，然后根据相关申报要求和流程进行申报。可申请的项目包括国家省市资助计划体系及各部委资助计划例如863计划、973计划、国家社科基金、国家自然科学基金、省社科基金、省自然科学基金等不同级别的项目。申请时难度不同，申请人的资格和条件也各有不同。
报题环节是科研单位完成课题研究工作的基础，在以往的报题流程中主要是依靠手工和纸质化操作，无论是申报材料的填写还是课题组的成立组建都没有实现网上操作和实时共享。
目前报题主要有两种工作模式。一是个人报题，主要由申报人进行研究课题的进度控制，结合时间条和任务完成程度进行修改、审核，最终提交研究报告。
另一个是团队报题，这就需要首先组建报题团队，然后依据功能组建群，课题组长即为该群的管理人员，管理员具有最高权限，可以统揽全部的群，并可查看本组人员的工作进度以及动态。而课题组其他成员虽然可以看到全部群的所有人，但是有一定的权限限制，有的部分没有权利去设置、修改或者有些文件、资料不能进行查阅、下载。工作组成员进入系统之后直接面对自己的工作界面，在其中可以看到组长的工作提示以及自己的工作进度控制条。这样在组长的监督和管理之下，组员根据课题研究的进度要求完成整个课题研究。
3.2 研究阶段
该阶段也分为个人研究和团队研究两种模式，在个人研究模式上，一个人需要同时担负若干个任务，具体的工作进度和时间长短由个人进行把握。
团队研究首先必须树立一定的团队意识，在整个的时间进度控制上需要协调好所有的课题组成员，课题组长担负首要任务。
首先是调研活动，每个成员需要记录调研时间及内容，并进行调研资料上传实现共享阅读。其次是召开讨论会，确定会议参加人员之后提前发布通知公告，并做好会议内容的记录与上传共享阅读，同时设定阅读权限。再就是具体开展研究部分，研究课题组的成员可能有的是负责人有的只是参与其中，有的担负任务比较重，有的担负任务比较轻，需要各成员根据课题的重要程度、时间结点以及自己的参与程度进行进度控制和时间结点把握，分别赋予预警的时间幅度。在设置时间结点时，成员可以根据情况变化进行修改，但是仅限于弹性部分。一些硬性要求部分，管理员具有强制设置权限。还有就是在研究过程中，课题组成员之间需要进行一定的讨论和交流，除了采用召开工作会这个重要形式之外，可以在OA系统中设置邮件接受和发送、网络视频会议等功能模块，便于成员之间的内部交流和沟通。
3.3 结题阶段
该阶段主要是生成研究报告、有关论文和书籍的发表、相关研究产品和成果的推广和应用，以及研究课题的价值和收益等等。
在该阶段主要是设置一个报警机制，对于不能按时完成工作任务的组员，归咎于客观原因的，由组长控制调整整个团队的时间结点;如果是主观原因，则需要启动报警机制，限定其完成任务的具体日期，并扣除部分奖金或者取消参与其他课题的资格。对于团队做题的，最后还需要撤销课题组，但可以进行保存，以便以后查阅。
以上主要是从报题、研究和结题三个方面详细阐述科研单位的科研业务流程，着眼于纯科研单位的科研OA设计，其思路具有一定的特色，但也具有一定的局限性。对于单位的其他工作，如党务、工会、办公室日常工作等未考虑，而其他具有公司化特点的科研单位，其OA设计思路本文不再阐述。
4、实证设计
以一中小规模的科研单位为例进行实证研究。该单位实行垂直管理和层级负责的管理体制，现有三个研究室，以及其他的人力资源和财务等保障部门(图1)。
科研单位的OA 系统以科研项目管理、科研事务管理和公文处理为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能。在此过程中，知识的交流与管理存在于各个阶段。因此，根据科研单位的特点，科研单位的OA系统设计主要从登录、任务提醒、任务安排、资料查阅检索、完成任务、成果存储、系统维护及权限管理等七个方面展开。
从系统一般使用权限来说，需要设置管理员和使用者两种系统使用身份。使用者分为组长和组员两种身份。管理员可进行一般的系统操作，同时还可为系统添加、删除用户，可以为用户修改密码，即具有一般系统管理员的权限。而使用者具有权限进行一般系统操作。根据科研单位的工作特点，进行科研工作时，一般设置科研工作小组，分为组长和组员两种。组长负责任务的最终完成，布置协调工作组完成工作;组员要按要求完成工作。
4.1 登陆
OA系统要经过有效的身份验证才可以登录。 在用户登录时需要输入用户名和口令，服务器将验证所输入的用户名是否正确。如果验证正确，才会继续验证输入的口令，否则用户将不能登录系统。只有被授权的用户才可以进入本系统使用系统功能。用户的身份不同，使用的系统资源也有所不同。也就是说，组长和组员的开机界面是根据工作身份不同而有所区别的。这种区别主要体现在对任务和进度的掌控以及对本组工作的角色不同。
同时，一个科研人员可能同时参加两个或更多工作组，分别担任组长和组员，其个人界面中的任务部分需要根据任务不同而相应区别。
4.2 任务提醒
用户登陆OA系统之后，首先面对的是自己的工作界面，通过该界面可以查看一天的工作内容和工作安排。在此设置一个紧急任务提醒栏。作为组员，接收的是组长对任务的紧急情况的布设;作为组长，OA需根据组长以前的设置对工作安排给出一定的提示。需要说明的是，目前的OA无法代替人工作，所以必须由操作者设置。
如果工作组有一些特别的安排比如紧急会务召开、重要通知等，可以实现及时的传达。在具体设计上，要求做到醒目、大方，保证员工可以一目了然的看到并做到心中有数，这都将有利于节省时间和提高工作效率。
4.3 任务安排
如果没有紧急的任务提醒，就进入日常的工作安排。在接受每一项任务之后，都会根据每项任务的时间限制进行任务安排。一个常用的办法是设立进度条，这样员工在进入工作界面之后可以根据进度条开展每天的工作。按计划有条不紊的开展工作可以收到事半功倍的效果，大大提高工作效率和工作质量。
工作组进度条由组长设置。在完成工作组任务的同时，组员可根据自己的工作需要自行设计工作任务。进度条的原理是根据组长或组员设计的时间进度结点，用红色绿色等自行显示，以提示工作进展。组长要求在自己的操作界面内看到组员各自的进度条(组员自己设置的个人工作进度条除外)，并有权限对员工的工作进度条进行调整和变动。
登陆之后，所看到的主体界面如图2所示。同一人可能同时参与若干项目，分别担任组长和组员。所参与的课题可能处于不同的阶段，如课题申报(报题)，课题进行(做题)，课题终结(结题)等，并以时间节点进行提示。
图2表示该科研人员参与三个课题A，B，C，分别担任组长和组员。课题A，C处于课题研究过程，B则处于申报过程。下面的红色进度条代表距离任务完成的时间标志。这样进入系统后，可对本人担负的工作任务一目了然。
掌握整体进度之后，主要工作就需要进一步了解具体项目和课题进度情况，这样就需要使用专项进度条。专项进度条能提供条件，使工作人员根据项目的不同特点和时间节点设计。以某研发项目为例，在做题过程中，可分为调研、研发、测试、试运行四个环节。当前时间进展到研发过程中，可将研发过程再细分为需求分析，总体设计，详细设计，代码编写，说明文档等环节。
4.4 资料查阅检索
科研单位的OA系统需要建立强大的资料数据库，具备完善的文献资料查阅和搜索功能。工作过程中，可以通过设置检索条件，实现关键字的全文搜索，为员工快速查找资料、数据等提供便利，从而提高搜集文献资料的效率。在实现查阅功能的同时也可以实现资料的上传与下载，实现资料的保存与共享。
4.5 完成任务
组员在完成一项研究工作，到达任务进度条的最后时刻。根据工作要求需上传研究成果。包括文字资料和数字图表资料等，以及相关研究成果。上传之后，需要等待组长审核，可通过电子签名等形式来处理。最终在组员界面上显示本项工作完成。
4.6 成果存储
一项研究课题完成之后需要将所有的研究成果进行保存和存储，包括课题申报的材料、课题研究的文献资料、研究过程中的工作日志以及最后生成的研究报告等等。对于这些研究成果根据保密程度的不同对不同的人员设置不同的阅读、下载权限，进行研究成果的存储一方面有利于实现研究成果的积累，另一方面便于日后的研究参考和查阅。
4.7 系统维护及权限管理
OA系统的维护是实现整个系统安全运行的重要保证，主要包括系统参数设置、数据维护及性能监控等功能模块。可以将这些模块权限分配给角色，再将角色授权给用户，实现基于角色的用户权限控制。首先根据单位的安全政策、操作规则划分出不同的角色，然后根据需要把这些角色授权给相应用户。不仅保证数据库的安全性，还能降低权限管理的负担和代价，减少系统的安全漏洞。
5、结论
本文在分析科研单位具体的科研业务流程的基础上，进行了科研单位OA系统的初步设计和实证研究。本文的研究是以科研单位为对象进行设计的，然而随着科研单位OA系统的不断完善， OA系统的设计可以扩展到科研单位所属企业和机构中，以及相适应的企业和高校来进行研究和实践，不断地朝着产业化、行业化、门户化、知识化和智能化的方向发展，为提高部门间工作效率，势必起到更大的作用。
参考文献：
[1] 王晓东.山东省科学技术情报研究所OA系统的设计与实现[D].山东大学硕士学位论文.2008：12-57.
[2] 宋君.吐哈研究院OA系统引领数字办公[J],吐哈油气,2005,(04).
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[4] 吴小雷.OA系统的需求与分析[J],陕西师范大学学报(自然科学版),2006,(34).
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[6] 姜丽萍，姜成斌，郑薇.安全有效地利用OA系统实现研究院的价值流优化[J].数字石油和化工,2008,(09).
[7] 潘芳.国内OA系统现状和未来发展趋势[J].软件导航,2008,(03).
[8] 丁承惠.浅析企业OA系统开发现状和发展趋势[J].科技信息,2010,(23).
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[10] 马琳，刘福强，刘嵩. OA系统安全评估及保障体系研究[J].管理研究.[11] 李勇,马俊. OA系统安全性设计与实现[J]. 廊坊师范学院学报(自然科学版.2012,(03).
[12] 宋贤钧.办公自动化及实施过程中常见问题的对策[J].福建电脑,2005,(7).
[13] 刘莹.探讨OA系统发展趋势[J],华南金融电脑，2005,(03).
作者：郑业萌 朱军 丁华
OA系统是中国特有的企业信息化软件系统，也是中国企业和政府机构装备最普遍的信息化软件系统。更加值得注意的是，就是这样一款企业应用软件，在十几年的时间里，经历了持续不断的变化，从MIS型、文档邮件型、公文流转型到沟通互动、流程协同型，始终是企业和政府机构等首选的信息化应用软件系统。
今天的OA系统一般都称为协同OA，或者协同办公系统，有的软件厂商干脆称之为协同管理平台。如今的OA与传统的OA相比，架构、功能、应用都发生了颠覆性的变化。人们工作方式的变化导致了OA系统的演变，从而满足企业和政府组织的“办公—工作”的信息化需要。
“办公—工作”的变化
在这个信息技术主宰的信息化世界里，最深刻的变化是人们处理信息的方式及人和信息的关系。
“办公”的本原概念中有两个制约性的条件，第一个条件是具有时空限制，即在特定的地点，比如办公室和办公时间段里;第二个条件是需要和某种资源、信息或人员一起，即时空上的同时、共现。这两个条件决定了人们的工作方式——在哪里、与谁一起、如何工作。首先让我们来看，人与信息的关系。起初人们要到办公室去工作，因为那时候的办公基本上是办文，文件、文档处理，发文、起草、撰文等，基本形式是信息处理。考察人们工作需要的信息“存放”在什么地方以及人们如何获得(或传递、交流)它们，对于理解人类工作非常重要，因为这在很大程度上就是人们如何工作。“存储”在人们的头脑中的信息不算，因为已经是如影随形随身携带了。起初，除了人脑之外，信息需要记录在纸张或其他有形介质上，办公——工作需要的信息是公文、文档、文献，一般放在组织——机关、单位、企业的办公场所，工作信息存储在办公室内、办公桌上。后来随着计算机技术的发展，这些信息开始电子化——数字化，存储在办公室或其他工作场所的电脑——PC等计算机里。再后来，这些计算机被连接了起来，需要借助通讯线路。如今，近两年来，发生了质的变化，信息从各处被存储在“各处”，那是一个无比现实而又虚拟的地方——使用者可以随时、随地获得，既不需要有人事先铺设线路，也不需要特别的、昂贵、笨重的设备，使用已经与人们如影随形的手机——智能手机、iPad、安卓终端。至此人与信息的关系发生了有史以来最大的变化，人与信息这种最为重要的资源实现了最大程度的“同时—共现”。
《现代汉语词典》释义“办公”为：办理公事。“公事”则被定义为：公家的事;集体的事;还指公文。可见，中文“办公”一词含义就是“工作”。维基百科对工作的解释为：就业岗位;职业;正在劳动的过程或状态。由此可见，所谓的办公，其实就是工作。其中有一种特例，办文，特指信息处理工作形态。
作方式和工作关系的变迁
在哪里、与谁一起、如何工作。这些构成人们的工作方式。信息技术的发展改变了人们的工作方式。首先是通讯技术，自远古以来就在改变着人类的协同活动，通讯技术使得人们不必同时出现在某一个地点就可以共享信息，从而可以协调行动，实现协作。从电话、传真到互联网，再到移动通讯、移动互联网，人们已经彻底解决了信息协作的同时—共现性问题。人们之间以及人与组织之间的信息协作，已经实现了移动、泛在、互联式的工作——在任何地点、以任意方式、与任意需要的人和信息互联并协同工作。
人们的工作方式除了与获取和沟通信息的方式密切相关外，更与组织的结构和运转方式相关，甚至取决于组织的流程结构和运转特征。不经意间，信息技术从根本上改变着人们的生活和工作方式，甚至也改变了人们的思想，改变了人们看待世界和处理问题的方式。这个世界变了，从人们的居家生活，娱乐休闲，到人们的工作空间——假如还说是办公室的话。这个世界变平了——扁平化，这意味着人类组织，企业和其他任何社会机构，一直普遍采用的层级式管理架构的解体，基于此层级结构而采用的各种管理体系在很大程度上失效了。人们的生活从基本的层次上，时间和空间都越来越碎片化了，人们开始把时间切得更碎，更小的片段来做不同的事情，甚至做不同的行为、思考不同的问题。人们不断地切换“信息内存”，阅读更小的信息片段，在一个本已短小的时间单元里分时地处理不同类型的事物或任务。微信、微博、微阅读，微碎化的生活，貌似个体行为上的改变，改变着人类的生产关系和协作效率。工业革命以来所开创和沿用着的组织生产模式——同时、共现式协作越来越困难，成本提高，成效降低。当然，这可以用另一种新的协作——互联模式来取代并获得更高的成效。互联网和Web 2.0技术的普惠应用导致了社会人的重新发现，在互联社会里每一个人重新以自我的感受、判断、价值和创造与其他人连接、沟通、交互，使信息的技术流程把人的社会化特性发挥得淋漓尽致，远远超越了以往有限时空共现的交往限制，在亿万差级阈值超越之后互联的人，无论是在生活中还是工作中都将是社交化的。意味着组织-企业边界的模糊和关系高度繁复，改变了每一个人在企业或其他组织中的低位。扁平化、碎片化、社交化必然导致各种社会组织的去中心化，一直行之有效的组织管控模式开始逐渐失去效力。这个时代的信息关键词：移动、泛在、互联，体现了我们这个时代的特征。移动代表移动互联的生存和工作方式，互联的不仅是通信，还包括语音、文本、图像、视频、会议、多感知……泛在不仅表征社会组织的业务运转方式，也反映了业务分布导致人员分布的全球全时化，7X24X365的同异步工作方式;通过网络互联爆发了社交化商务、企业社会化(企业2.0)。概括起来就是在碎片化、去中心化、社交化、扁平化情境下企业人和资源的移动、互联、泛在式的配置和运营。如果要使得这种配置和运转高效进行，必须克服基于同时性—共现性的工业革命时代管理方式的失效。
作支撑信息系统的变迁——从oa到OA
在中国企业信息化的语境中，oa是一个简称，Office Automation系统的简称，是一种企业应用软件系统。它不是西方语境中办公自动化或办公室里的自动化，像Typewriter—电动打字机—电子文字处理机—Computer+打印机/复印机一类的美、欧西方国家的自动化理念，也不特指在计算机上运行的Wordpefect、Office套件这样的办公软件。它的真实含义是oa System，办公系统——办公管理系统。这是中国社会和企业信息化过程中产生的理念、实践探索和软件产品。
最早的办公自动化系统其实只是一个文档信息系统，并且强调它的管理特征，故常常也称作MIS，是带有管理倾向的。西方人的自动化是从作业自动化开始的，是Operation Automation;中国人在工业化的过程中，赶上了信息化的大潮，出现了跨越式发展，出现了信息自动化——智能化的发展这就是办公自动化。在西方人看来根本就没有办公，只有工作;在中国人的意念里，行政性事务、在屋子里办的，特别是和文书、开会一类相关的事情，才是办公。因此中国的办公系统具有很强的行政、办文的特征。这就是为什么中国盛行oa，而西方则不然。中国的oa系统作为一个独立的企业应用软件门类，除了信息共享机制必定有公文流转流程内置其中。大部分国产oa系统可以说就是具有公文流转和审批处理机制的管理信息系统。
电子邮件的发明给oa系统带来了沟通技术的突破，典型的产品就是Lotus Notes办公系统。国产的oa系统软件自然没有错过这一技术带给办公自动化的巨大价值，在企业或政府机构的oa系统的用户之间，沟通和互动成为普遍的行为。而且人们使用oa系统已经不限于公文流转等办文特征明显的业务，而是普及到全面的业务信息和沟通活动了。与此同时，中国的办公自动化概念中的办公早已演变了内涵，已经成为工作自动化，并且特指知识型员工或者信息工作者的工作—作业自动化。此时，社会化的协同工具——个人社会化协作软件已经普及，OICO、QQ、MSN的应用已经超过了凯文·凯利后来定义的亿万差级，这导致了人与人之间信息合作关系的质变。恰在此时，2002年在中国产生了协同软件，最初的协同软件是在社会化的协同工具即时通讯IM系统上开辟并维持一个协同工作区的方式来实现的。这就实现了从个人协作到组织协同的跃变。
当时的协同软件被分为三个大类：协同工具、协同应用和协同平台。有趣的是当时的协同工具包括电子邮件、IM、WIKI等已经发展成熟的应用，并没有引起人们的高度瞩目。倒是在协同应用和协同平台软件上，引发了人们的高度关注。一时间春潮涌动，协同风起，包括IBM、微软这样的软件巨鳄也投入到协同软件的市场角逐中了，各家oa、crm、项目管理、知识管理软件厂商纷纷宣布推出协同oa、协同CRM、协同项目管理，连IBM也宣称自己就是协同软件的开山鼻祖(因为Lotus Notes)。那个时候，有一种企业应用软件对协同软件的发展起到了至关重要的作用，这就是oa系统。因为oa是协同最典型、最密集的应用场景。协同与oa的结合导致了真正意义上企业协同应用软件的问世，并获得企业应用软件市场的广泛认可。致远软件A6就是这类软件的典型代表，紧随其后的有金和、泛微、通达等协同oa软件。
不得不承认协同oa是协同应用的典型。但是，随后人们工作方式的变化，对所有企业应用软件提出了协同化的要求。这就是碎片化、扁平化、去中心化和社交化。这导致了管理软件协同化的趋势，也让人们认识到在企业信息化过程中，存在两种信息化系统，一种是业务系统，一种是管理系统。oa系统在其协同化的演进过程中，自然而然地发展成为管理型系统。在中国协同软件市场上，有一个非常有趣的现象是值得我们关注的：协同应用软件的主导厂商所提供给用户的协同oa软件从架构上就是一个协同管理平台，只是它的oa应用做得太优秀了，以至于用户和市场自然地将其视为优秀的协同应用软件了。
中国市场上的主流协同软件厂商都认同一个事实：企业应用的泛互联网化。如果说中国企业管理软件的模式受到深刻冲击的话，企业软件应用的泛在互联和社交化趋势应当是最重要的力量之一，因为它颠覆软件的应用方式，颠覆现有的企业软件架构，改变企业选择和购买软件的方式。协同管理平台此时恰恰可以承担将这种需求和趋势落地的使命。从而真正实现企业应用软件的管理价值。工业革命的真正动力实际上是人和机器的糅合——人与机器流水线的结合。而协同管理平台正是信息的流水线体系，人与信息流程线的融合，正是协同管理平台OA——Organization Accordance Platform组织协同平台所要实现管理飞跃。
工业革命让工人走上机器流水线，借助Organization Accordance Platform提供沟通、协作、流程、知识引擎和信息、人员、作业、绩效等管理功能，OA变革让员工进入信息协同流水线。正如凯文·凯利所预言的那样，这将是一个“人机合一”的Web 3.0时代。协同软件从沟通工具和oa系统跃升为组织协同平台。
作者：陈飔
摘要:结合现今办公自动化系统的需求,完整的分析了工作流各个关键环节,并且选择了具有单一架构的文档数据库和电子邮件系统、自动化及标准的Web服务、应用和开发环境的Lotus Domino/Notes体系结构为平台。以某大学虚拟办公系统为例,做出了系统设计和网络拓扑结构规划,最终实现办公自动化系统设计。
关键词:工作流;办公自动;Lotus Domino/Notes体系结构;系统设计
Workflow-based office Automation OA System Design
Yuan Yong
(Transportation Management Office of Handan,Handan056001,China)
architecture;System design
一、前言
办公自动化(OA)是企业信息化建设的重要组成部分,办公自动化系统的发展恰好与数据、信息和知识的演变同步,即以数据为主要处理内容的第一代办公自动化发展到以信息为主要处理内容的第二代办公自动化,现在发展到以知识为主要处理内容的第三代办公自动化。办公自动化的三个发展阶段中完成了两个飞跃,既有数据处理向信息处理的飞跃,也有信息处理向知识处理的飞跃。
二、工作流基本概念及其定义
1993年,国际工作流管理联盟(Workflow Management Coalition,WfMC)的成立标志着工作流技术开始进入相对成熟的阶段。为了实现不同工作流产品之间的互操作,WMfC在工作流管理系统的相关术语、体系结构及应用编程接口等方而制定了一系列标准[1]。工作流管理联盟给出工作流定义是:工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程,它根据一系列过程规则、文档、信息或者任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。图1显示了与工作流相关的基本概念及其联[2]。
二、Louts Domino/Notes群件系统
作为目前最流行的OA系统开发平台,Lotus Domino/Notes综合了OA系统开发过程中的五大核心技术,具有鲜明特点:
(一)非结构化数据库技术。(二)自带开发工具,提供高效开发环境技术(三)完备的电子邮件技术。(四)与htiemet/nIrtnaat无缝集成技术。(五)知识管理技术
Lotus Domino/Notes是一种先进的单一架构的文档数据库和电子邮件系统,提供了工作流自动化及标准的Web服务、应用和开发环境,是实现企业级信息集成和知识管理的理想平台[3]。Lotus Notes是一种群组工作软件(群件),能支持一群人(可能位于不同地区)的协同工作,被称为开放式信息共享平台。它包含一整套的基于通信基础设施的文档数据库,同时具有分布式存储和通信的特点。
三、虚拟系统仿真分析
根据学校的特点,本文针对某大学建立了一套虚拟的办公自动化系统。大学办公系统主要任务是在各二级学院、教学管理、人事部门、财务和后勤部门之间进行公文传递,起到上传下达、信息沟通的目的,克服以前主要是通过人工传递文件,造成效率低下、实时性差等问题。
某大学办公系统的组织结构如图2所示
根据前期所做的需求分析以及高可靠性、易扩展性、可管理性、高安全性的设计原则,制定了如下的系统网络拓扑设计,如图3所示。
整个系统建构在NT平台之上,网络操作系统选用的事Windows NT 4.0,网络协议用的是TCP/IP协议族。各结点的IP地址和发送站的IP地址不在同一网段中时,则通过激活网关路由器,将包发送到另一网段中进行地址查找。
四、小结
办公自动化是有效实现现代办公系统信息快速、安全、便捷的共享的前提和保障,Lotus Domino/Notes平台作为整个系统的设计核心,有功能强大的集成通讯、群组协同工作及Web应用服务器的软件平台;此外Lotus Notes提供了先进的单一架构的文档数据库,使得处理公文、邮件、文档等这一类的非结构化信息非常方便;Notes的复制功能是两个服务器之间保持同步。本文给出了基于Notes工作流的办公自动化系统的设计方案,实现了一个基于Notes平台的办公自动化系统。该系统具有办公自动化系统的主要功能模块,初步解决办公自动化平台和企业级信息平台的集成和知识管理。
参考文献:
[1]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略.计算机应用研究,2000,7:47~50
[2]施伯乐.办公自动化.北京:复旦大学出版社
[3]樊建平.应用Lotus Notes开发办公自动化管理系统.计算机与现代化,1999.2:47~50
作者：袁 勇
OA使用流程
一、法务
1、OA申请用印审核法务服务流程：
选择《用印审核类-法务审批》，内容包括：(①集团及子公司公章、合同章、法人章、;法人签字章;法人及股东签字;④董事会章)填写申请原因，上传电子版附件，设置集团法务部为第一审批人，原则上三日内完成初审，下属子公司的设置总经理办公会成员(院长、副院长、财务主任)为第二审批人，集团公司的设置总裁办公会成员(董秘、财务总监、副总裁、总裁、董事长)为第二审批人，原则上均二日内完成终审，知会办公室、财务部存档或文件流转。法务部定期每周三办公，原则上提交三日内完成回复，特殊情况另行沟通，特事特办。
2、OA申请运营规划法务服务流程：
选择《运营规划类-法务审批》，内容包括(参与决策，为公司的经营、管理决策提供法律上的可行性、合法性分析和法律风险分析;②按照集团发展战略和目标，拟订、建立、检查和改善集团及下属子公司法务组织架构;)填写申请原因，上传电子版附件，设置法务部为第一审批人，原则上三日内完成初审，设置总裁办公会成员(董秘、财务总监、副总裁、总裁、董事长)为第二审批人，原则上二日内完成终审，知会总裁办存档。法务部定期每周三办公，原则上提交三日内完成回复，特殊情况另行沟通，特事特办。
3、OA申请风险管理法务服务流程：
选择《风险管理类-法务审批》，内容包括(①参与集团及下属子公司重大经济活动的谈判工作，提出减少或避免法律风险的措施和法律意见;②审查、修改、会签经济合同、协议，协助和督促集团对重大经济合同、协议的履行;③协助集团公司及各下属公司建立、完善各项规章制度，对集团及各下属公司中容易出现漏洞和滋生腐败现象的部门加强管理，逐步建立完善的监督约束机制;④在集团整体层面，把握集团项目运营以及公司经营中的整体法律状况，控制集团整体法律风险，建立法律风险防范和预警机制;⑤加强常规性环节法律风险的控制，同时为集团的内控体系提供法律支持;⑥修订和完善合同管理制度，指导下属公司及其他业务部门制订合同管理实施办法;制订公司自用合同的格式文本;会同相关部门对重大、重要合同进行评审并出具审查意见;⑦监督、检查各部门合同签订、履行、管理情况;⑧参与合同纠纷的调查处理，制定解决方案。就经营、管理等业务方面提供法律建议和法律风险提示;⑨企业工商登记以及商标、专利、商业秘密保护、知识产权保护等有关法律事务;)填写申请原因，上传电子版附件，设置法务部为第一审批人，原则上三日内完成初审，设置总裁办公会成员(董秘、财务总监、副总裁、总裁、董事长)为第二审批人，原则上二日内完成终审，知会总裁办存档或文件流转。法务部定期每周三办公，原则上提交三日内完成回复，特殊情况另行沟通，特事特办。
4、OA申请法律事务法务服务流程：
选择《法律事务类-法务审批》，内容包括：(处理或委托律师事务所专业律师处理集团公司及各下属公司处理诉讼案件、经济仲裁案件、劳动争议仲裁案件等诉讼和非诉讼法律事务;②查处集团公司及各下属公司员工的严重违法违纪行为，对有涉嫌贪污、受贿、渎职、失职等严重违法行为的员工，经相关责权人批准，负责协助有关司法机关依法追究相应的法律责任。负责处理公司重大或复杂债权债务的清理和追收工作;③协助集团及各下属公司职能部门办理企业开业注册、合并、分立、兼并、解散、清算、注销等工商事务及公证、抵押等法律事务并审查相关法律文件。④协助集团及各下属公中职能部门办理商标专利等知识产权管理事务并审查相关法律文件。⑤协助集团及各下属公司相关职能部门办理合作单位(客户)的资信调查事宜，发表申明、启事等事务。)填写申请原因，上传电子版附件，设置法务部为第一审批人，原则上三日内完成初审，设置总裁办公会成员(董秘、财务总监、副总裁、总裁、董事长)为第二审批人，原则上二日内完成终审，知会总裁办存档或文件流转。法务部定期每周三办公，原则上提交三日内完成回复，特殊情况另行沟通，特事特办。
5、OA申请内部管理法务服务流程：
选择《内部管理类-法务审批》，内容包括：(承担集团公司及下属子公司内部审计的责任，协同审计部门定期或不定期的对公司各职能部门进行内部审计，该审计结果直接向集团总裁报告，并提出初步整改意见书。②收集、整理、保管与集团公司及下属子公司经营管理有关的法律、法规、政策文件资料，负责集团公司及下属子公司的法律事务档案管理;③协助集团公司及各下属公司进行相关法律宣传、教育、培训;④处理集团公司及下属子总经理交办的其它事务;)填写申请原因，上传电子版附件，设置法务部为第一审批人，原则上三日内完成初审，设置总裁办公会成员(董秘、财务总监、副总裁、总裁、董事长)为第二审批人，原则上二日内完成终审，知会总裁办存档或文件流转。法务部定期每周三办公，原则上提交三日内完成回复，特殊情况另行沟通，特事特办。
6、OA申请公关管理法务服务流程：
选择《公关管理类-法务审批》，内容包括：(与司法机关及有关政府部门保持沟通，为集团公司及下属子公司创造良好司法环境;②与社会公益组织或团队保持沟通，为集团公司及下属子公司合法公益事业提供可执行环境;③与地方知名律师事务所保持沟通，为集团公司及下属子公司法建立资源组织;)填写申请原因，上传电子版附件，设置集团品牌部为第一审批人，原则上二日内完成初审。设置集团法务部为第二审批人，原则上三日内完成法律风险评估，设置总裁办公会成员(董秘、财务总监、副总裁、总裁、董事长)为第三审批人，原则上二日内完成终审，知会总裁办存档或文件流转。法务部定期每周三办公，原则上提交三日内完成回复，特殊情况另行沟通，特事特办。
一、行政
1、OA外出流程：选择《外出申请》，填写申请原因，外出时间及结束时间，设置部门领导为第一审批人，知会考勤员和办公室。
2、OA调休流程：选择《调休申请》，填写申请原因，存休时间及调休时间，设置考勤员为第一审批人，设置部门直属领导为第二审批人，知会考勤员和办公室。
3、OA请假流程：选择《请假申请》，填写申请原因，请假时间及到岗时间，设置部门领导为第一审批人，分管领导为第二审批人，知会考勤员和办公室。
4、OA月度异常考勤流程：选择《月度异常考勤》，填写申请原因和理由，2次以上的填写1-2名证明人，2次以上的设置证明人为第一审批人，部门主管为第二审批人，知会考勤员和办公室。
5、OA出差流程：选择《出差申请》，填写出差时间、目的、预算，设置财务主管(或经理)为第一审批人，设置部门主管为第二审批人，知会考勤员和办公室，财务出纳及其他与工作配合部门和个人。
6、OA年假、婚假、产假流程：选择《年假、婚假、产假申请》填写申请原因，假期类型，休假时间，工作交接人，假期工作交接重要事项明细，上传附件(交接记录双方签字和监交主管签字)，设置部门主管为第一审批人，设置法务部为第二审批人，知会考勤员和办公室，人力资源部及其他与工作相关的配合部门和个人。
7、OA加班流程：选择《加班申请》填写申请原因，加班时间，申请人，设置部门主管为第一审批人，知会考勤员和办公室，人力资源部，财务出纳。
8、OA高管请假、出差流程：选择《总经理请假、出差申请》，填写申请原因，假期时间或出差时间，经费预算，差旅目的，设置主管领导(总裁)为第一审批人，分管领导(董事长)为第二审批人，知会总裁办、人力资源部、财务中心。
9、OA档案流程：选择《档案查询、调档申请》，填写申请原因和用途，设置品牌部为第一审批人，设置董秘办为第二审批人，设置集团总裁办公会成员之一(副总裁/总裁/董事长)为第三审批人，知会公司档案管理员和办公室。
10、OA会议请假流程：选择《会议请假申请》，填写申请原因，设置会议主持为第一审批人，知会会务组成员。
11、OA考勤提交流程：选择《考勤提交审批》，填写月底考勤情况及异常说明，上传月底考核表(电子版含考勤员和审核员及财务监督员签字)，知会财务出纳。
12、OA刻公章流程：选择《刻公章申请》，填写申请原因，设置法务部为第一审批人，设置财务部为第二审批人，设置法人为第三审批人，知会公司办公室。
13、OA公文发布流程：选择《公文发布申请》，公文文种包括(命令(令)、议案、决定、决议、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要)填写发文名称，发文时间、发文范围、公文文类，设置指令部门为第一审批人，设置法务部为第二审批人，如有企业抬头和落款并加盖公章的设置企业法人为第三审批人，知会办公室及与公文相关的部门和个人。
1、 采购付款：
员工申请→部门领导审批→副总经理审批→总经理审批→总裁审批→财务总监审批→出纳 (金额2000以下的不需要总经理和总裁审批) 员工提出付款申请后，可查询每一级领导审批情况。
员工有权查询本人此次提出的付款申请的支付情况、当月付款申请的支付情况和当年付款申请的支付情况。
申请采购付款的部门领导有权查询本部门的采购付款申请情况。
系统自动整理供应商的所有付款申请和付款记录，供物质供应部部长、财务部部长、财务总监和总经理以上管理人员查阅。
2、 个人借款：
员工申请→部门领导审批→副总经理审批→总经理审批→总裁审批→财务总监审批→出纳 (金额2000以下的不需要总经理审批) 员工提出借款申请后，可查询每一级领导审批情况。
出纳付款后，系统自动从财务软件中导出付款记录，员工登录系统后，能查询已付款通知。 借款申请记录自动生成，每天供财务部部长、财务总监和总经理以上领导查阅。付款记录，每天供财务部部长、财务总监和总经理以上领导查阅。
3、 投标保证金申请：
技术部员工申请→部门领导审批→副总经理审批→总经理审批→总裁审批→财务部部长审批→出纳
部门领导人有权查询本部门员工投标保证金申请情况，总经理以上的高层管理人员有权查询投标保证金申请记录。
4、 奖励和处罚
部门领导→副总经理审批→人力资源部审批→总经理审批→总裁审批→财务总监审批→工资核算会计(金额200以下的不需要总经理及总裁审批)，奖励和处罚通知同时送达个人。
5、 员工出勤统计：
人力资源部员工→人力资源部负责人→财务部核算工资会计
6、 工资查询：
财务部核算工资，工资核算会计将工资表导入系统，员工可查询本人当月工资是否下发，当年工资具体金额，当月工资如何核算和具体金额。
部门领导和副总经理有权查询本部门员工工资情况。人力资源部有权查询除高层管理人员以外的员工工资，总经理以上级别有权查询所有员工工资，当月工资总计金额、当年每月工资总额和历年工资发放总额。
7、 工资汇总
人力资源部申请开通和停发工资→系统自动获取数据，输出对应的工资表;
生产部和人力资源部负责核算工资的员工提供数据至系统→系统输出对应的工资表;
8、 印章使用申请：
员工申请→财务总监→财务部印章管理人盖章 系统自动保存盖章记录，以便查阅
9、 银行收到货款查询申请：
OA系统能自动从财务软件中导入货款回收数据
销售部员工申请→销售部负责人授权其查询对应客户的货款回收金额
10、 开具发票：
销售部员工申请→部门领导审批→财务部部长→主管会计
员工可查询本人申请的发票开具情况。部门负责人可查询本部门员工的申请发票开具情况，财务总监、总经理以上级别领导可查询发票开具情况。
11、 出车申请：
财务部员工申请→财务部部长或财务总监审批→办公室(用车管理部门)
12、 请假申请
财务部员工请假申请→财务部部长审批→财务总监审批→人力资源部
13、 出差申请：
财务部员工申请→财务部部长审批→财务总监审批
14、 礼品使用申请：
员工申请→部门领导审批→副总经理审批→总经理审批→财务部部长审批→出纳
15、 加班、休假申请：
员工申请→部门领导→财务总监→人力资源部
16、 出入库单和发货清单：
物质供应部入库单、出库单和发货清单需通过管理系统，可直接递交至财务部，财务部员工有权查询出入库清单和发货清单。
17、 资产管理
财务部有权查询仓库库存情况和固定资产清单。
18、 财务报表
系统自动从财务软件中导出财务报表，财务部部长、财务总监、总经理以上级别的管理人员可以查询月度财务报表。
19、 合同审批
系统能支持文件的上传，待审批的文件可上传至系统，需财务部审批的文件由财务部总监审批。
20、 召集会议
财务部可通过OA系统召集会议，将会议内容上传至OA系统，供参会人员下载。
21、 招聘申请
财务总监申请→人力资源部部长审核→总经理审核
22、 辞职申请
财务部员工→财务部部长审批→财务总监审核→人力资源部部长审核→总经理审核
23、 客户管理
财务部员工录入客户信息→系统自动能获取数据，记录客户付款信息，销售部部长、财务部部长、财务总监和总经理有权查阅
24、 工作总结和计划
财务部员工每月末写工作总结和计划→财务部部长审批→财务总监审核
行政部
部门申请人——(证明人)——部门领导审批——公司领导审批——集团领导审批
财务部
报销单流程：部门申请人——证明人——部门领导审批——财务审核——公司领导审批——集团领导审批
工程部
进度款流程：工程部专业工程师——工程部负责人——公司负责人——造价合约部——总工程师——董事长
合同签约流程：工程部拟定合同草稿——造价合约部初审——返回工程部定稿——法律顾问审定——工程部拟定合同——各部门审核会签——公司领导——集团备案
收文处理
中国收文处理
收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料，其他文字资料。
一、收文处理的一般过程
指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理。
1.第一阶段：公文的收受与分流
(1)签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文。
(2)外收文登记。即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载。
(3)启封。即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门 (或人员)，由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启。
(4)内收文登记。即由内收发人员对收文情况做出较详细记载。
(5)分办。即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。
(6)摘编。由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等。
2.第二阶段：办理收文
(1)拟办。由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议性的处置意见，供有关领导者审核定夺。
(2)批办。即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见。
(3)承办。即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题。
(4)注办。即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
3.第三阶段：组织传阅与催办查办
(1)组织传阅。指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读。
(2)催办。由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促检查。
(3)查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协办工作。
4.第四阶段：处置办毕公文
包括：立卷归档、清退、暂存、销毁等。
二、收文办理活动的方法要点
1.拟办
拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案。作好拟办应注意：(1)认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况。(2)意见要简明、具体、得体。(3)如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。(4)意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。(5)当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。
2.批办
批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动。法定责任者即机关或部门的领导人。批办的要求是：(1)不得越权批办公文。(2)严格控制批办范围，不经批办同样能得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见的公文，均不再批办，由有关部门直接处理。(3)批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。(4)采取有效措施监督批办意见的执行结果。(5)批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。在此过程中一定要实事求是地弄清事件的情况。(6)批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》的有关栏目内，并务须签注批办人姓名、年月日。
3.承办
只有经过承办，公文才能产生切实效用，它是公文办理中的中心环节。在承办时应注意：(1)熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务。(2)为使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。(3)加强协商，努力协调各方面关系。(4)有效运用面谈、会议、电话沟通、现场办公等多种承办方式。(5)分清主次，区别缓急，科学安排承办次序。(6)各级领导积极参与承办。(7)注重对承办结果的检查与监督。
4.注办
注办的主要作用是备忘待查，为日后查考提供依据。
注办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在《文件处理单》相应的栏目内。签注的项目通常包括：是否办复，复文号及复文日期;召开会议的名称，与会范围，决议与结果;电话沟通时对方的受话人、通话内容与日期;现场办公的参加者、解决问题的方法措施与结果;主要阅件人、承办人姓名、签注日期等等。
三、收文管理活动的方法要点
(1)签收。签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送文簿上签字，表示收到。其作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证;二是为了保证文件运行安全。
(2)登记。登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。登记时应注意：收文与发文，平件、密件与急件一般应分别进行;分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日到当日登;登记序号应不留空号，不出重号;字迹工整、不滥用简称;所有登录项目都应完整准确;对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。
(3)启封。启封应由专人负责;标明亲收的亲启件，由领导人亲启;启封后应检查公文的完整情况。
(4)分办。即为公文确定运转方向。这是一项事关公文是否准确、迅速得到办理的决定性工作。依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，及机关各部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理。
分办应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续。送出公文前应根据需要将《文件处理单》、《文件传阅单》等附上，使其随文运转。
(5)公文摘编。在重要公文投入办理之前对其所作的加工。目的是为办理公文提供方便，节省办公时间。文摘、提要可以附在公文上一并送领导者或其他工作人员阅处，也可刊载于《公文信息》、《来文摘报》等刊物上。综述、数据资料汇集一般则单独成文提供，也可刊载于《信息快报》等刊物上。
(6)组织传阅。在组织传阅时应注意：①选择合理的传阅路线形式。②正确排序，随情况变化做适当调整。③适当分流，如复制若干副本。④积极利用并发展多种传阅形式，可开辟阅文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等。⑤建立传阅登记手续。⑥及时检查阅读情况，有效落实有关领导者阅后的批示。
(7)催办。根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。
催办工作的一般过程为：明确对象与对承办工作的要求(时限、方式、原则等);将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案，作为催办依据;定期或随时向承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况;及时协助制订和实施解决问题的方法、措施，保证公文迅速有效地运转;验收办毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公文。
(8)查办。公文查办是指核查重要公文执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实公文精神，解决有关问题的活动。
公文查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者的区别也是比较明显的：①催办是对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕，查办则不仅要监控承办过程，还要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕;②催办一般是以一份具体公文为单位展开，查办则是以一件“事情”为单位进行，在若干份公文反映同一“事情”的情况下，查办往往就围绕这样一组公文而展开。
查办工作的一般过程是：立案，即确定查办对象;交办，向有关部门布置查办任务;向承办部门催询办理情况;反馈，由查办人将查办情况和结果反映给领导者;销办，注销已获结果的承办事项，对办毕公文做出处理。
收文处理是指对收进的公文进行办理和保管的整个过程。收文处理程序包括签收→拆封→筛选→登记→拟办→分发→传阅→批办→承办→督办→办复→立卷→归档→销毁等环节。
(1)签收：收到公文后在对方送件登记簿上签字。签收时要认真细致，做好检查、清点工作，核实无误后在送件登记簿上签署姓名和时间。公文统一由局办公室签收，直接发送到各位领导和业务科室的文件除外。
(2)拆封：拆封是办公室工作人员特有的职责，除被授权外，其他人员一律不得擅自拆封。对拆封后取出的公文要仔细清点，如发现有出入，应立即采取措施。不能独立处理的，应及时向办公室主任或主管领导汇报，按领导意见处理。
(3)筛选：根据来文单位和文件内容对收文进行鉴别和归类。①中央各部委文件②省委省政府文件③省人事厅文件④省各厅(局)文件⑤市委文件⑥市政府文件⑦市各局(办)文件⑧来信来访⑨简讯刊物⑩密级文件。通过筛选将密级文件、重要文件、急办文件及会议文件单独处理。
(4)登记：对收到的公文，在公文首页附加《文件呈批传阅笺》，按照一定的要求进行编号，并记录公文的来文单位、时间、标题、密级、份数，并在文件登记簿上登记。登记时要逐项填写项目，防止出现漏登、重登现象。登记后将文件送局办公室主任提出拟办处理意见。
(5)拟办：局办公室主任对收文进行阅读后，签署分发阅办处理意见。拟办意见要准确可行、简明扼要，并填写在《文件呈批传阅笺》的“分发阅办处理意见”栏内。对于不能确定承办科室或承办人的公文，应呈领导批示。急办文件如遇局办公室主任出差外出，经请示办公室主任同意可以送办公室主管领导或局领导签署处理意见，并采取特事特办方式，按照领导意见灵活处理急办文件。
(6)分发：将签署分发阅办处理意见的文件和领导批示的文件分别送有关局领导、有关业务科室或承办人员。分发要保证主要领导、主管领导、主办科室的需要优先分发。
(7)传阅：办公室工作人员根据文件分类安排局领导和科室负责人轮流阅读公文。对于普件一般采取分阅法，加快文件流转、回收;对于密级文件和急办文件采取专人送阅法;还可以利用学习会、党委会、中心组学习会集中阅读公文。传阅公文要严格控制阅读范围。办公室工作人员在安排传阅过程中要勤送、勤取、勤催。
(8)批办：局领导对收文如何办理作出批办意见。批办意见要明确提出处理的原则和方法，明确指定承办科室或承办人，并签署姓名和时间。批办意见要填写在《文件呈批传阅笺》的“领导批示”栏内，有时间要求的公文要批准办理期限。简单的业务文件由办公室主任直接批转各业务科室承办。 (9)承办：有关科室的工作人员，根据领导的批办意见，按照来文的内容和要求，具体办理和执行来文精神。承办要落实责任、分清主次先后。对于需要几个科室(单位)会办的公文，主办科室(单位)应主动牵头，做好协商工作，协办单位要积极配合。
(10)督办：办公室工作人员对需要办理答复的公文，根据缓急情况和时限的要求，对承办科室及时进行督促、检查。催办、查办要注重实效，在落实上下功夫。
(11)办复：在办理完毕后，将承办情况和结果及时向批示领导人和来文单位答复。需要办复的公文，无论上级、下级，还是平级和不相隶属的单位，都应做到件件有着落、事事有结果。办复后，承办者应将办复的结果附加在文件后面。
(12)立卷：各科室根据立卷的分工将处理完毕的具有查考和保存价值的公文，按照归档要求，由文书档案室负责组成案卷。
(13)归档：是将一年来立成的所有案卷移交给文书档案室集中保管。归档要严格按照档案管理办法执行。归档一般在次年六月底以前完成。
(14)销毁：对没有存档价值的公文，经过鉴别和有关领导人批准后，定期销毁。销毁涉及国家秘密的公文，要履行严格的登记和批准手续，并由两人以上进行监销。
OA流程审批
1、销售合同管理
流程说明： 销售部人员销售经理审核销售部总监审核综合管理部审核加盖印章
内容分类：
商品房买卖合同用印申请、业主资料用印申请、车位合同用印申请、老带新物业减免用印申请。
2、营销日常管理
流程说明： 销售部人员销售部经理销售部总监审核综合管理部审核批相关人员执行。 内容分类：
Δ营销方案类合同、Δ营销活动类合同、Δ广告类合同。
董事长审
3、营销业务管理
流程说明：
销售人员销售部经理审核销售部总监审核财务部审核(退房、退定金)董事长审批执行审批文件 内容分类：
Δ客户优惠申请、Δ延期申请、更名申请、Δ换房申请、工程抵款申请、Δ退房申请、Δ解除销售合同申请、付款方式变更申请、物业费减免申请、分期付款申请、Δ首付垫资申请、车位超购申请。
4、工程合同管理
流程说明： 相关人员起草成本部审核工程部经理审核工程部总监审核财务部审核法务审核工程副总审核董事长审批加盖印章 内容分类：
Δ总包合同、Δ分包合同、Δ采购合同。
5、工程事件(下函)管理
流程说明： 相关人员填写工程部经理审核工程部总监审核成本部审核财务部审核/备案工程副总审核董事长审批加盖印章 内容分类：
工程联系函：安全、工期、质量、罚款、Δ验收、维保、施工签字、施工安排、Δ零星工程。
6、设计变更管理
流程说明： 相关人员填写工程部经理审核工程部总监审核成本部审核工程副总审核董事长审批下发工程设计变更通知 内容分类：
1、Δ所有设计图纸的修改变更：建筑、结构、水电、风施、景观、等图纸变更。
2、Δ规划：建筑方案审核定稿、项目规划方案、单体建筑方案、景观方案等各类重要实施方案。
7、档案借阅管理
流程说明： 相关人员填写部门负责人审核综管部审核分管领导审核(工程欧先林、行政林光举)/物业分管领导审核档案管理员办理 内容分类：
营销类合同借阅、项目5证资料借阅、施工图纸借阅、工程合同借阅、采购合同借阅、工程联系单借阅、结算单借阅、结算函借阅。
8、考勤补签管理
流程说明： (3日内)：职员部门负责人签字;部门负责人分管领导签字;分管领导董事长签字
内容分类：
1、各部门员工忘记打卡补签。
9、 派车申请审批流程
流程说明：
市内：相关人员填写综合管理部审核司机出车 市外：相关人员填写综合管理部审核分管领导审批司机出车。 内容分类：
1、各部门员工用车申请。
10、请休假管理
流程说明：
一、职员
1、2天内：本人填写→部门负经理审批→综管部备案
2、2天(含)-7天：员工提出→部门经理审核→分管领导审批→综管部备案
3、7天(含)以上：本人提出→部门经理审核→分管领导审核→董事长审批→综管部备案
二、主管级以上：
1、3天内：本人填写→部门经理审核→分管领导审批→综管部备案
2、3(含)天以上：本人填写→部门经理审核→分管领导审核→董事长审批→综管部备案
三、副总经理以上：
1、本人填写→董事长审批→综管部备案。 内容分类：
事假、病假、婚假、丧假、产假、陪产假、年休假、调休申请。
11、 物品申购管理 流程说明：
相关人员填写→部门经理审核→成本部审核→财务部审核→综管部汇总→分管领导审核(工程类欧先林/日常申购林光举)→董事长审批→采购执行。 内容分类：
1、日常办公用品采购、活动用品采购、食堂食材采购、日常维修材料采购。
12、 用印审批
流程说明：
销售部：销售人员销售部经理审核销售部总监审核综合管理部汇总财务部审核(涉及金额)董事长审批加盖印章 财务部：财务人员财务部经理审核综管部汇总董事长审批加盖印章
工程部：工程人员工程部经理审核工程部总监审核综合管理部汇总财务部审核(涉及金额)工程副总审核董事长审批加盖印章 成本部：成本部人员成本部负责人审核工程部经理审核工程部总监审核综合管理部汇总财务部审核(涉及金额)工程副总审核董事长审批加盖印章
综管外联部：综管外联人员外联副总董事长加盖印章 物业部：物业人员物业经理审核物业总经理助理物业总经理审核综合管理部汇总财务部审核(涉及金额)董事长审批加盖印章 内容分类：
1、销售部：预告预抵资料用印、办理房产证资料用印、客户资料用印。
2、工程部：工程资料用印申请(消防、土建、防雷、电梯、自来水、电力)
3、财务部：Δ报税、银行对账单、Δ签证报告类合同、收据、开不动产发票、报税务资料、银行开户销户、贷款卡开户许可证年检用印、统计局报表。
4、成本部：Δ任务单、Δ资料用印、Δ报建用印、Δ签证用印、
5、综合管理部：Δ行政发文用印、Δ行政合同用印、Δ人事资料用印、社保证明用印、车辆保险用印。
6、外联部：报建证件复印件用印、Δ申请书表格用印、验收送审送检资料盖章、Δ政府合同盖章。
7、物业部：物业行政用印、业主相关文件证明、公司对外一般文件、Δ行政合同用印。
13、物业请休假管理
流程说明： 相关人员填写物业经理审核总经理助理审核物业总经理审核综管部审核董事长审批(7天以上)综管部备案 内容分类：
员工事假、病假、婚假、丧假、产假、陪产假、年休假、调休申请。
14、 物业物品申购管理
流程说明： 相关人员填写物业经理审核总经理助理审核物业总经理审核财务部审核综管部审核分管领导审核(工程欧先林/日常林光举)董事长批准执行采购。 内容分类：
日常办公用品申购、物业工程维修材料申购、小区绿化用品申购。
15、成本采购审批流程
流程说明： 相关人员填写成本部经理审核工程部经理审核工程部总监审核财务部审核工程副总审核董事长审批 内容分类：
Δ大型工程物资申购、Δ甲供材料申购、市场询价。
16、借款申请审批
流程说明： 相关人员填写部门经理审核财务部审核分管领导审核董事长审批财务出纳 内容分类：
Δ员工借款及备用金申请。
17、费用报销流程
流程说明：
相关人员统计费用财务部经理审核财务汇总审核(邱锦丽)董事长审批出纳支付 内容分类：
1、Δ所有费用报销统计审批。
18、业务招待申请流程
流程说明：
相关人员填写申请部门负责人审核分管领导审核董事长审批 内容分类：
Δ日常公司客户招待、Δ公司活动聚餐、Δ外联行政招待。
19、 车辆维护流程
流程说明： 综管部提出申请财务部审核分管领导审核董事长批准。 内容分类：
Δ车辆油费分配、Δ车辆日常保养、Δ车辆维修、Δ车辆保险购买、Δ车辆年检、Δ车辆转让。
20、人事变动申请
流程说明： 相关人员填写部门经理审核综合管理部审核分管领导审核董事长审核综管部备案 内容分类：
入职登记表申请、离职登记表申请、员工转正申请、Δ员工薪资调整申请、员工合同续签申请。
备注：Δ须通过董事长审批。
1、售后服务
按照通力总公司要求，由销售填写日程新增(大部分领导或者本人下发)，进行任务安排。
首先注意：
销售在建立项目时要将所有相关工程师加进项目中去，这项即使销售不填写日程，其他人填写时，才能在日程中的项目中看到该项目，不然就看不到。
销售在建立项目时，要把客户联系人、联系电话都填进去。因为日程中的客户联系人、联系电话是走项目里面自动带出。手打无法输入进去，并且最后技术工作服务单流程也无法提交。这是必填项。 1)选择任务责任人，下发技术服务工作单。
注意服务类型：选择：市场活动、客户访问、应用软件交付、客户培训、解决方案实施、工程咨询。
并且勾选
，这样可生成技术工作服务单如下：
2)预览打印技术工作服务单： -
右上角序号处：点击生成序列号即显示：
3)将预览的技术工作服务单右键打印后带到现场，客户签字后，出差回来填写反馈并保存：
4)填报任务确认，填报技术工作服务单：
5)技术工作服务单流程提交结束。
6)填写出差费用报销申请，相关出差服务流程链接此技术服务工作单审批流程。
2、非售后服务：
1)填写日程新增，进行任务安排。选择任务责任人，注意服务类型：
选择：除市场活动、客户访问、应用软件交付、客户培训、解决方案实施、工程咨询以外的服务类型，
保存如下： 2)进行任务反馈、任务确认。
3)出差回来后要填写出差报告(左侧常用链接最上面)：
4)相关日程链接如下：
选择相应流程并填报，提交完成出差报告流程。 5)填写出差费用报销申请，相关出差服务流程链接此出差报告审批申请流程。
