公证档案行业进行信息化管理, 可以有效地提升管理效率, 加大防范风险的力度。但是当前, 我国在进行公证档案信息化管理的过程中还存在着一些问题, 亟需解决, 为带动我国公信水平上升助力。
在信息化时代的背景下, 不断发展公证档案的信息化建设水平是带动社会发展的必然要求。应不断完善公证档案信息化建设的工作体系, 采用科学合理的方法对公证档案进行管理, 建立公证信息化管理体系, 既是社会的需求, 也是时代发展的重要表现。
随着人们生活水平的增加, 导致了人们开始了各种各样的社会活动, 在这个过程中, 人们愈加的认识到, 只有将责任厘清, 提前进行公证, 才能有效地避免一些不必要的纠纷。因此当下, 不论是个人还是其它的组织机构, 都需要公证机构的参与, 导致了当下对于公证服务的需求量不断的上涨。我国公证机构办证总量不断的上升, 至2016年起, 连续三年保持了近百分之二十的增幅。在这个背景下, 公证档案的数量越来越多。公证档案具有极强的参考性, 能为后续事件提供有力的证明, 因此, 需要妥善的进行保存。当时我国传统的档案保管办法太过于落伍, 不仅存在着遗漏等弊端, 更是会丢失与破损, 管理的质量十分堪忧。因此, 怎么样加强公证档案的保管力度, 成为了当下公证机构的主要思考的问题。因此, 基于提升公证机关的办事效率, 加大市场内的竞争力度, 公证档案行业应当充分的认识到现代时代发展的主流, 结合信息化发展技术, 建立现代化档案管理方式, 提升公证档案的社会认知度, 满足社会上人们的需求。
由于信息化技术手段的不断发展, 当下很繁琐的事情也能变得高效智能, 导致人们对于公证档案机构的办事效率提出了要求。公证档案管理必须要保证完整和真实, 从而才能保证公正性和真实性, 充分的发挥出自己的法定效应, 及时的进行矛盾的预防工作、纠正工作和调解工作。但是当前公证档案管理存在问题, 导致了整个档案管理机构的办事效率低下, 遇到问题或需求帮助时常常要过很久才能提供证明, 行业内部依然按照固有的规章制度办事, 导致了群众的不满, 公证档案管理机构的发展面临着重大的挑战。影响了整个行业的口碑。因此, 为了挽回自身行业的形象, 也是为了提升自己的发展水平, 在激烈的市场竞争环境中占据一席之地, 必须要加大档案管理的改革力度, 充分的结合当下先进的智能化需求, 以最快的工作效率, 最好的管理机制满足人们的需求, 从而使社会了解公证, 承认公证, 带动公证行业更好地发展。
当下信息化技术的不断发展, 带动了各行各业面貌的不断变化, 如工业、农业、教育业、生产行业等, 都充分的结合了信息化技术的高效率优势, 不断的完善了自身的不足。当下是信息化的社会, 人们越来越依靠互联网、移动网络等, 进行信息与资源的分享, 带动了社会的高效发展。公证档案管理行业本身具有特殊性, 因此在发展过程中存在滞后性, 没有及时的认清信息化发展与自身有什么相关之处, 没有积极的进行引用, 导致了整个公证档案管理行业的效益逐渐的减弱。因此, 面对新格局新技术, 也应当发展新思想新风格。为了带动推动行业的可持续发展, 公证档案管理行业充分的认识到自己的不足, 结合信息化技术的优势以及自身的实际进行推广和应用, 不能被时代所淘汰。打破传统的管理观念, 合理引入信息化运营手段, 进行档案管理及分类等工作, 带动整个行业的创新化发展。
公证档案信息化的推广力度还不够, 每个地域的政策是不同的, 一些经济水平发展较快的城市, 其公证档案管理机构有经济实力也有政策作为支持, 进行了信息化管理体系的构建, 但是在国家的一些偏远地区, 尚未成立公证档案信息化体系。同时, 甚至还存在一些地区的公证档案管理工作分派到其他部门, 没有专人进行负责, 导致了公证档案管理工作的严重不专业, 各个地区的建设力度不统一, 导致了公证信息化系统建设的不全面, 信息无法全面的进行共享, 存在着很大的差异化。除此之外, 很多公证档案信息化管理系统的建立, 无法达到国家要求的信息化水平, 没有针对公证档案管理机构特点的管理软件, 所使用的都是其他行业同步的管理软件, 没有结合自己的实际情况, 导致很多信息化管理的实用性不足。部分档案管理机构虽然使用了信息化的档案管理系统, 但该系统仅能做档案目录的检索等基础工作, 档案的备份工作不完备, 不能实现全部数字化存档, 如果遇到突发事件可能会造成数据资料的丢失。
很多地区的公证档案管理机构的管理模式太过老化, 无法满足现阶段人们对于公证机构的要求, 机构的负责人在思想上墨守成规, 没有建立合理、科学的档案管理方法, 没有根据自身机构内部的实际情况、信息化档案建设的制度进行整改, 可能出现新技术、旧制度并存的现象, 导致了很多公证档案的管理、保存、分类工作过于繁琐, 根本无法满足当下社会现代化、信息化的要求。公证档案管理机构属于社会事业制度, 存在着一定的公益性, 因此要合理地分清楚界限, 避免在发展过程缺乏基本的收入保障。做好营利性与公益性兼得。在进行信息化管理的建设和更新的过程中, 应当履行自己的职责, 保证行业的健康发展。
信息化技术既存在着高效性和智能性, 同时又蕴涵着网络风险。在进行公证档案信息化建立的过程中, 档案管理工作可能缺乏保密性和安全性, 涉及到客户的基本信息, 无法维护社会的公信力度的稳定。同时, 公证档案管理机构缺乏人才, 很多都是老职工, 不能积极的结合当下智能化的技术手段进行档案的管理工作, 更是难以对网络风险的防控有一个明确的意识, 导致了安全系数较低。在信息化时代的背景下, 这些信息很容易受到网络环境因素的威胁, 一旦信息流出, 将会给社会带来负面的影响。
首先, 应当强化档案信息化水平的建设, 不仅机构自身要努力, 相关的机构部门也应该加强对公证档案信息化管理系统建设的投入, 增加地方性的资金投入, 提高社会公信度。机构自身应当不断完善和购置档案管理的基础建设, 如计算机设备、相关软件服务等, 切实解决网络系统安全问题, 选择质量好、安全系数高的电子设备, 提升电子档案的开发和利用。其次, 应当要加大对于公证档案管理人员的人才培养, 要求档案的管理人员必须掌握相关的专业知识, 认识到信息化技术的重要性, 能熟练的进行操作, 不定期的对档案的管理人员进行知识培训, 提升其综合素质, 从而充分发挥档案信息化建设的作用。
公证档案管理部门必须清楚的意识到档案信息化建设在当下存在的不足, 并不断的进行改善。建立相对应的管理模式, 不能以传统的档案管理办法进行信息档案管理工作的规范, 有关部门要在法律允许的范围内, 结合各个地区公证档案信息化工作的实际进行情况, 制定合理、科学、安全、有效地档案信息化管理制度, 尤其在档案收集、存储、整理等方面, 使档案管理更加信息化、电子化, 充分发挥档案的作用。其次, 一定要严格把关, 做好细节工作, 把责任落实到个人, 加强管理制度, 从而有效地提升档案信息化管理水平。
在进行公证档案信息化建设中, 最重要的就是档案的安全问题, 随着信息化时代的不断发展, 要不断利用先进的网络安全技术, 对档案的安全提供保障, 避免档案的丢失, 影响社会公信力。使用安全性高的电子信息数据库加强对计算机和其他设备的保护, 避免受到外侵, 防止系统信息、数据被删除和篡改。管理人员要安装防病毒软件, 从而更有效地发现、清除和预防系统内的病毒。与此同时, 对系统的安全运作实施权限设置, 想要查阅公证档案资料需要授权, 从而有效地降低风险, 对内部的非授权活动也能及时的进行管理。
当下, 公证档案管理机构应当充分的认识到自身存在的不足, 认识到信息化技术的优势, 进行推广和应用, 带动自身档案管理水平的提高。公证档案管理工作对于整个社会具有重要性, 加强对公证档案信息化的建设, 能有效地进行资源共享, 壮大社会公证队伍, 更有效地解决纠纷, 提高档案管理的完整性, 为促进社会的不断发展助力。
摘要：当前, 随着人们法律意识的普及, 人们认识到了公证制度的重要性, 公证需求群体不断的增加, 造成了公证制度档案管理存在纰漏。因此, 当前公证档案的管理也应当不断的结合时代的要求, 依托于现代的信息化技术不断的进行完善, 保证其完整性, 带动社会的发展。
关键词：信息化建设,公证档案管理,存在问题,对策
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