文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理业务事务活动中产生的, 对本单位工作具有利用价值的, 纪录、反映本单位主要活动和基本历史的文件材料, 对单位发挥着不可替代的作用。
档案收集是档案工作的起点和关键点, 是所有工作的前提和基础, 收集工作不到位, 后期的整理、编研、统计、利用无从谈起。这就要求文书档案的收集工作要坚持全面收集、齐全完整的原则。也只有做到齐全完整收集, 分级集中统一管理, 才能维护本单位档案全宗。
不同于其他的门类档案, 文书档案具有内容丰富、涉及面广, 种类多, 数量大, 源头相对分散, 查阅频繁, 利用率高等特点。在一定程度上, 文书档案的齐全完整收集相对其他门类档案要更有难度。另外, 网络信息化的高速发展, 无纸化办公的普及应用, 无形中对文书档案的收集提出了新的挑战。
1.外单位来文。包括领导、负责同志外出参会带回来的文件, 尤其是涉及本单位的文件材料。例如上级批复, 通报, 决议, 报告等。2.本单位内部产生的文件。包括本单位内部召开会议形成的文件材料, 各类报表和统计分析等其他材料。前者例如单位大事记、党政工团纪检监察审计部门印发的红头文件, 会议纪要, 工代会决议, 领导讲话等。后者例如单位职工信息册, 党员信息统计表, 统计年报, 基层报表, 人事、劳资报表等发文登记簿之外的文件材料。3.其他类文件材料。例如本单位与外单位联合签署的协议、合同、责任书等。
1.档案员要提高档案收集的敏锐性, 熟知档案收集的范围, 才能做到准确全面收集。具体可以参照国家档案局8号令、9号令以及《新疆维吾尔自治区实施《中华人民共和国档案法》办法》。以此为参照, 更能保证收集文件材料的价值性。2.主动追踪事件的结果和过程材料。请示报告一般单位内部产生, 容易收集, 而上级的批复情况往往被忽视, 这就需要档案员积极主动联系当事人、经办人及时移交, 避免遗漏。3.主动查询宣传报道背后的依据和佐证材料, 发掘有价值的材料。目前网络宣传、微信平台宣传, 传播速度之快, 范围之广, 可谓惊人。在收到纸质版正式文件之前, 往往各路报道已经众人皆知。这些也需要档案员多加关注。4.积极争取领导重视, 做好档案法制意识宣传。档案收集不仅仅是专兼职档案员的事, 应形成“领导重视, 员工留心”的氛围。5.将定期移交收集和及时收集相结合。一方面是每年年初做好上一年度文书档案的移交, 另一方面, 对于重大事件的材料要求随办随归, 办毕归档。前者主要指有专兼职档案员负责的常规性业务中产生的材料, 按一定规律循环, 不容易缺失遗漏的文字记录, 例如工作计划总结、年度考核。后者主要针对突发性事件、临时性活动中产生的材料, 时间长容易遗漏缺失的记录材料, 例如大事记, 信访及处理意见, 单位成立三十年庆祝活动, 群众路线、三严三实、两学一做、“访惠聚”等专题教育材料。6.加强文书形成等行政职能部门和档案部门的沟通衔接, 及时做好交流, 促进文书档案收集的齐全完整。7.以“提高服务质量, 提升服务水平”为抓手, 促进文件材料的收集。做好档案利用, 提供高效高质量的档案服务, 让领导和广大职工感受档案工作的重要意义, 从而发自内心乐意主动做好文件材料的收集和移交。8.协调处理好电子文件和纸质版文件的关系。电子版文件在提高工作效率和降低办公成本上确实有优势, 但如果不符合电子文件归档与管理规范 (GB/T18894) 和电子文件归档光盘技术要求和应用规范 (DA/T 38-2008) 要求的必须移交纸质版文件。9.必须处理好分散形成和统一管理的关系。依据《档案法》第五条, 档案工作实行统一领导、分级管理的原则, 维护档案完整与安全, 便于社会各方面的利用。对于将符合移交条件的重要材料据为己有, 拒绝移交者, 要依法追究责任。
文书档案整理工作必须依据《新疆维吾尔自治区《归档文件整理规则》实施细则》 (以下统一简称《细则》) 有序开展。这就要求文书档案整理需要做到以下几点。1.齐全完整, 符合档案保护要求。具体工作中遇到问题, 产生疑惑时, 一定要对照《细则》要求, 逐条逐项解决。2.对于破损的、要修裱补救, 超大幅面的页面要折叠。例如, 半帘存根尺寸不到A4幅面, 最好粘贴在A4白纸张, 或者拿两张A4白纸分别做封面和封底, 装订成多页的一件。这样边角处也不容易卷起折损, 更有利于保管。3.字迹模糊或者易退变的要复制。例如, 人事调动一式四联的材料, 存到单位的可能是最后一联, 字迹模糊, 或者蓝色字迹的都不符合归档文件保管要求, 都需要进行加重浓度复印, 并与原件合为“一件”, 一同保管。4.收集的文件材料中难免存在普通订书针, 曲别针、大头针等易锈蚀的金属物, 这些不符合要求的装订材质会对归档文件造成腐蚀, 整理时必须去除。文书档案都是以件为单位归档, 装订时必须使用符合要求的不锈钢订书针进行装订。
1.鉴定归档范围。具体是指, 对照国家档案局8号令对收集的材料价值进行再判断, 是否属于文书的归档范围。经鉴定属于文书归档范围的, 再鉴定归为永久还是定期, 定期的还要进一步判定是30年还是10年。与此同时, 还要判定机构问题。不同的单位, 机构问题划分也不相同。事业单位一般建议采用党群类和行政类的组织机构分类法。2.装订组“件”。自2003年开始, 文书档案由“卷”转“件”, 一事一“件”, 一“件”可以多页, 目录中只显示一条条目。用不锈钢订书针装订。页数多的不易用订书针装订的“件”可以借鉴“卷”的装订方法, 用线穿孔装订, 也可以分两“件”装订。例如会议记录、年报、报表、名册等。3.排列文件, 确定顺序, 编写件号。按事由重要程度、形成时间, 结合查阅利用率进行排序。同类事由相对集中排列, 相近事由的排列在一起, 并且排列在前, 零散的排列在后。确定排列顺序后, 编写件号, 也就是“室编件号”。使用一个流水号, 从“1”开始连续编写, 不允许空号、跳号、重号。4.编制目录。按照“件号”顺序编写目录。一般应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数等字段信息。文件属性信息越全面详尽越好。需要注意两点, 一是目录件号和“室编件号”要一致;二是格式要规范, 方便后期与档案管理系统衔接, 例如时间统一使用“20150203”八位半角阿拉伯数字格式不足位填零, 文号中统一使用“[2015]12”半角方括号。5.最后就是入盒。按照目录、归档文件、备考表的顺序进行排列。其中, 归档文件按照“小号在上, 大号在下”的顺序排列入盒。
档案员是具体操作者, 承担着收集、整理等各项工作的重担。归档文件的齐全完整性, 一定程度上取决于档案员的档案意识和责任意识。归档文件质量的高低, 很大程度上取决于档案员的思想素质和业务能力。档案员在收集, 整理中都不能有丝毫马虎。
文书档案整理工作具有系统性、连续性的特点, 收集、整理环节有密切联系。收集是整理的“第一步”和基础, 整理是对收集工作的检查和补救完善。不能孤立二者单独开展工作。
档案收集整理工作主要依靠档案员, 也就是能自主、自发热爱档案工作, 尽职尽责做好档案工作。相应的奖惩制度也要跟上, 并建立相对稳定的长效机制, 形成一套完整严谨的工作规范和工作纪律。良好的档案工作习惯、优秀的档案工作行为应该和档案一样具有连续性, 传承性。
只有做好档案的齐全完整收集, 才能使充分发挥利用凭证作用。对一个单位来说, 归档完整的文件材料才能够如实记录本单位某年的基本工作情况, 系统真实地反映本单位的情况。
合理界定文件材料的归档范围, 科学鉴定档案保存价值, 准确划分保管期限, 为后期的保管统计, 开发利用打下坚实的基础, 从而保证单位档案资源建设有序开展。
摘要：文书档案涉及每个单位的方方面面, 与社会、民生息息相关, 发挥着不可替代的作用。本文主要先阐述了文书档案收集的重要性、特点、主要渠道和好的做法, 系统解读了文书档案整理的要求和规范化程序和收集整理工作的几点思考。
关键词：文书档案,收集,整理
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