幼儿园档案资料的整理（精选8篇）
A1教育地位和办学方向：
1：《国务院关于当前发展学前教育的若干意见》、《山东省中长期教育改革和发展规划》、《山东省学前教育普及计划》等
2：市教育局《城镇幼儿园“手拉手”结对帮扶活动》、《市政府关于加快学前教育发展的意见》、市政府关于转发市教育局《新泰市教育事业十二五发展规划的通知》、市政府关于转发市教育局《新泰市学前教育三年行动计划的通知》、关于印发《新泰市农村幼儿园规划建设实施方案的通知》等
3：幼儿园中长期发展规划（三年、五年），工作计划和总结 4：师德建设（长远规划、各种活动）5：教代会（每年一次）
6;家长工作（家园联系）活动材料
7:园本培训活动材料（培训计划、内容、照片等）8：教育法律法规学习（笔记）
9:园长、教师资格证（复印件）、毕业证（复印件）、任职资格聘用、岗位安排等
10、师徒帮带活动材料 A2教育投入：
1:幼儿资助材料（文件精神、本园资助方案、资助幼儿名单、照片、账号等）
A3:教育教学管理
1、教学活动学期计划、班级工作计划、2、教科研工作计划
3、大、中、小班周计划
4、主题实施与反思
5、教师教育笔记与反思
6、教师备课、听课记录
7、幼儿观察记录
8、幼儿口述日记
9、儿童作品记录
10、养成教育月活动材料
11、家长半日开放活动材料
12、区域活动记录、户外活动材料
13、教师教育活动反思
14、安全管理制度、安全应急预案
15、安全工作计划、总结、安全活动（演练、讲座、培训等）
16、安全教育活动材料
17、干部值班记录
18、各种检查记录（值班记录、外来人员登记、晨午检记录、交接班记录、安全隐患排查记录等）
19、各种维修检查及记录 20、班级物品消毒记录
21、各种责任书的签订（教师、家长）
22、健康查体（教职工每年一次健康查体、幼儿入园体检表、接种卡复印件、幼儿每季度测身高体重、幼儿每半年一次侧身高体重视力及分析评价等）
23、疾病预防（全日观察记录、幼儿服药记录、幼儿缺勤回访等）
24、膳食管理工作记录（餐饮服务许可证复印件、食品安全领导小组、食品安全责任书、承诺书、管理员任命书、食品安全应急预案及饮食管理计划总结等）25：食堂管理（索证管理制度及索证；供货安全责任书；从业人员健康证明；从业人员培训；食品验收记录；食品采购与进货验收台账；食品留样记录；幼儿代量食谱、餐具消毒记录等）
26、平安校园建设活动材料
27、周边环境治理材料 A4：教师队伍：
1、教职工花名册岗位安排一览表
2、园长任职合格证、教师资格证
3、教师培训（培训计划、总结、培训学习的资料图片）A5：教育设施设备：
1、办园许可证、园舍园产档案（土地使用证、产权归属、建设规划、投资帐表、验收材料等）
2、设施设备：各功能室、办公室配备物品一览表，各班物品一览表
3、设施管理：（各功能室维修记录、使用记录、管理制度、借阅记录）
A6教育水平
一、创卫档案资料的收集
创卫档案资料的收集范围广, 容量大。要特别注意以下4方面的事项:
(一) 收集时间。
收集时间是保证内容完整的一个重要方面。如湛江市创卫档案资料的收集时间:要求从2010年1月1日开始至现在, 按年度收集整理, 时间跨度较大, 接近4-5年时间。务必按时间先后收集齐全, 对其中有遗漏的, 要查漏补缺。
(二) 项目分类。
项目分类要清晰, 既要结合国家卫生城市技术评估与考核鉴定的各项检查内容, 又要结合教育系统和学校的创卫实际。项目分类清晰一是便于单位各部门的分工合作, 二是便于档案资料的收集与管理。如笔者单位湛江师范学院基础教育学院结合湛江市教育系统创卫建档要求进行档案资料项目分类包括:组织管理、健康教育、疾病防制、二次供水管理、控烟工作、环境卫生、食堂卫生、病媒生物防制等。各类内容按一定的内在逻辑进行分类, 一目了然。
(三) 建档内容。
根据《国家卫生城市标准》及技术评估和考核鉴定工作规范, 按国家卫生城市十大指标主要内容和相关项目检查内容、重点内容, 结合湛江市教育系统创卫建档工作实际, 制定符合学校实际的创卫档案建档指引。在建档内容中要注意内容的细化。如上述建档的8项指标, 其中的每一项都要进行分解细化, 才能把每项工作做好。如二次供水管理就包括以下具体内容:二次供水单位基本情况、组织管理机构、二次供水卫生管理制度、水池清洗制度、水污染事件报告制度、清洗作业规程、供管人员和清洗人员健康体检合格证明、二次供水水池清洗服务承包合同书、水池清洗消毒记录表、清洗消毒进货索证资料和记录表、水质检测报告。
(四) 资料收集需要解决3个问题。
一是注意文件行文的规范, 如成立各类工作领导小组、实施方案、制度等有关发文, 要鉴别行文是否规范, 注意体现文号、是否有红头、签发单位、责任者、签发时间、单位印鉴、签发份数等, 字体、纸张要求一致, 要体现文件的真实性和严肃性。二是注意各项各类创卫相片的拍摄要及时, 时间要准确, 一些场景往往过后不能再现, 如创卫宣传、检查、会议、环卫整治等相片的收集, 要体现及时、真实、直观。一是用数码相机或手机随时拍摄。二是要及时做好电子相片编辑, 标注拍摄时间、题名等内容。三是注意对照创卫建档内容索引, 认真做好每年创卫档案资料的收集与检查, 及时做好查漏补缺工作。如结合相关职能部门的督查意见, 需整改的补充资料或一些来不及拍摄的相片资料, 该补要补, 能补则补。
二、创卫档案资料的整理
创卫档案资料收集只是工作的第一步, 下一步就要做好档案的整理, 档案的整理需要掌握一定的工作原则和方法。
(一) 资料整理需掌握三原则。
一是“佐证”原则。围绕《国家卫生城市标准》提供佐证资料是做好创卫档案资料的基本原则, 佐证资料不能随便编造, 要有依有据。如健康教育, 佐证资料是对照该项目标准提供依据, 做到佐证资料充足。二是“适量”原则。如果所有创卫佐证资料都要整理入档, 那是不现实的, 一些资料如日常清洁记录、健康教育调查问卷、试卷、各级各类文件、涉及多部门的整改等, 重叠内容多或量大, 要注意鉴别、排查、梳理, 进行精选瘦身, 做到项目齐全, “适量”即可, 其它备用。三是“合理”原则。根据各部门按年度收集汇总资料, 经检查齐全后, 在整理时要结合实际应用需要, 进行合理归类, 如将项目涉及成立领导小组、计划、总结、方案、会议纪录、经费明细等归于组织管理类案卷;将各项各类宣传图片、会议、活动相片、录音、摄影等归于相片档案类案卷;一些项目资料较少, 如疾病防制、二次供水管理、控烟工作等可归于健康教育类。这样整理既方便查找又便于装册入盒, 在专家或有关部门检查时, 查起来容易。
(二) 资料的整理注意各类材料的规范。
其中包括:首先是文书类档案整理的规范。根据年度和项目分类, 一是将资料按项目内容进行组卷, 每卷厚度以不超过2㎝为宜。二是将组卷好的文书档案资料编印上页码。三是编印卷内文件目录、案卷目录。卷内文件目录包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等。案卷目录主要概述卷内文件主要内容、包括案卷号、题名、年度、张数, 如2013年湛江师范学院基础教育学院健康教育工作计划、总结、人员名册、教育评价、心理咨询活动方案、文体活动方案、教学、教材、课程安排、健康教育知识考试、统计、健康教育宣传等资料。其实是相片类档案整理的规范。将相片进行分类, 如会议类、健康教育宣传类、工作检查类、病媒生物防制、环境卫生管理等, 分类后再按时间顺序进行编号、排列;相片组卷与制作相片芯页, 每卷相册建立30-60张相片, 每页相册存放2张相片, 相片芯页按照《相片档案管理规范》的要求简明扼要地填写反映每一张相片的具体内容, 包括相片号、拍摄时间、摄影者、相片题名等要素;编印相片档案卷内文件目录、相片档案总说明;卷内文件目录包括相片号、相片题名、拍摄时间、摄影者、相片所在页号。相片档案总说明主要概述该卷相片档案收集了某年度某项目类别的相片。
档案收集整理后, 其最后一道工序是案卷装册入盒, 按照档案整理的工作流程, 档案整理后要将案卷装册入盒, 在这一工作中, 要注意以下几个环节:一是每卷档案要编好卷内文件封面、封底, 与卷内文件目录、项目文件内容一起进行包装、线装, 然后装入档案盒, 每个档案盒装入卷数不超过3卷。档案包装入盒后, 再编好档案盒正、侧签。二是制作档案案卷目录夹侧签、封面, 用于装订整卷档案卷内文件目录。封面包括全宗名称、全宗号、案卷内容、起止卷号、收录时间、共多少件多少页。三是相片案卷用专门的相片档案盒装册, 内页封面要注明全宗名称、年度、案卷号、保管时间、卷内相片共多少张及收录时间等。编制相片卷内文件目录、案卷目录夹, 用专门的打印机和纸张将整理好的相片芯页打印出来, 并与相片一起装册入盒。
一、会计档案的分类
会计档案的分类应遵循以下原则：1.在本单位全部档案总体分类方案下进行；2.尽可能保持分类的连续性；3.一个单位内部有不同的核算单位的一般应分成不同的类别；4.同一核算单位的会计档案原则上按年度——类型进行分类，可以分为会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计材料等4类。
二、会计档案的组卷
就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位——案卷的过程。
1.会计凭证的组卷方法
会计凭证一般按年、月顺序组卷整理，一个月的凭证可根据量的多少立卷装订一本或几本，个别月份凭证特别少的也可几个月组卷装订一本。凭证外面要加封面，封面規格略大于所附记账凭证，凭证左侧和上边墩齐进行装订；用“两孔一线法”或“三孔一线法”装订，装订厚度一般应在2厘米以内，方可保证装订牢固、美观大方。
对以下会计专业材料，为了便于日后查阅，原件可以不附在记账凭证之后，另行组卷，入其他类，然后在相关的记账凭证和原始凭证上注明原件所在的类和卷号，以便日后核对:土地征用及重大固定资产的买卖单据；工资名册；债权债务；交通肇事、工伤事故的处理单据；涉外（含港澳台地区）的会计材料；各种经济合同、存出保证金收据、契约；有必要延长保管期限的其他会计材料。
对于那些较多的原始凭证，例如发货票、收货单、领料单等，页可以不符在记账凭证之后，单独组卷，在封面上注明记账凭证的日期、编号、种类，然后在记账凭证上注明“附件另订”（或“所附原件凭证另订”）和原始凭证的名称、编号。
2.会计账簿的组卷方法
会计账簿的组卷要注意按账簿形成的特点，区分会计年度并把不同名称种类的账簿分别组卷。对总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等分别组卷装订。
3.财务报告的组卷方法
财务报告组卷时，首先要注意按所形成的会计年度组卷，不同年度的不要混杂组卷。另外财务报告是由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的，组卷时不要分开。其次，组卷要注意区分不同的保管期限，如年度财务报告的保管期限是永久，就要与月度、季度的财务报告分开组卷，因为其价值不同。
4.其他会计核算材料的组卷要求
其他会计核算材料可按年度——问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等可分别立卷装订一本。
三、会计档案的编目
会计档案的编目是会计档案整理的最后一道工序，目的是为了使会计档案实体整理的成果得以固定下来，以便于会计档案的保管和查找利用。
1.拟写案卷题名。会计档案的案卷题名一般应由单位名称、会计核算针对时间、会计文件名称等要素组成。如“XX单位X年X月凭证”、“XX公司X年现金日记账”等。
2.填写卷内文件目录。除会计凭证外，其他会计档案案卷都应填写卷内文件目录。卷内文件目录的内容包括顺序号、责任者、文件材料名称、日期、页号、备注等。
3.案卷的排列编号。会计档案的排列编号一般按照以下次序：会计凭证按形成时间顺序排列，会计账簿、财务报告和其他类的按保管期限长短排列。具体方法有两种：
一是年度流水编号法：按财务报告、会计账簿、会计凭证和其他类的顺序排列，一年的全部会计档案编一个大流水号（案卷号）。
二是分类流水编号法：会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类按类别分开排列，各编一个流水号（案卷号）。
入园补助金档案整理要求
一、档案盒封面
标签：XX镇学前教育阶段家庭经济困难幼儿入园补助金（2012年秋季）
要求：正面和侧面都要贴上此标签，标签一般要求打印。
二、档案盒
在档案盒内部反面贴上目录，目录如下：
1．基本情况（简要介绍本镇本学期人数情况，受助学生情况及资金发放情况）
2．上级下达文件
3．本镇、本校通知及分配表
4．领导机构
5．广西学前教育资助汇总表
6．学期前教育阶段家庭经济困难幼儿入园补助金到账通知
7．中心校本部、各村小材料（可分盒装）
（1）机构
（2）评审材料
（3）公示材料
（4）本校汇总表
（5）学生材料：申请书、申请表、证明、户籍复印件、账户复印件
（6）学前教育入园补助金发放告知回执单
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目录
第一章
概
述
第二章
文函管理 第三章
施工资料管理
第四章
竣工资料整理与归档 第五章
资料整理提纲
第一章
概
述
1、内业资料的作用
公路工程内业资料是直接反映施工过程工程质量控制的重要载体，是日后公路通车运营管理的重要依据，加强和规范施工阶段的内业资料整理是当前公路工程施工管理的一项重要内容，也是反映公路工程施工管理水平的主要方面。
2、内业资料存在问题的原因
一是平时不重视内业资料的管理，普遍存在“重外业、轻内业”的现象，且对内业资料的整理阶段性的进行，只“整”不“理”，导致内业资料逻辑性、数据性错误“百出”；二是工程实施过程中，专业化的施工队伍调动频繁，如路基工程作业队伍，在进入路面铺筑时已撤离现场，造成路基资料缺失或出现不连贯错误，逻辑性较差；三是工程管理人员和档案管理人员对相互的业务不熟悉，工作责任心差，且工作岗位不固定，工作连续性差，前后脱节，导致内业资料整理中的重复返工现象经常出现。
3、内业资料整理要求
“全”、“准”、“严”：“全”就是在内业资料齐全上下功夫，做到文件、资料项目齐全，不出现缺少文件和频率不足等现象。“准”就是在内业资料整理上严把准确关，确保资料填写的内容和数据的准确性，经得起推敲和检查。“严”就是在内业资料格式和组卷上，严把审查关，不合格的内业资料严禁进入工程档案室。
4、内业资料构成和分类
(1)合同文件：施工合同协议书（含问题澄清）、投标书、招标文件（含补遗书）以及施工招标、施工合同有关资料。
(2)日常资料分类：质量控制资料－检验、试验，以及有关质量文件；进度控制资料－总体进度计划、旬、月度计划及其完成情况，进度计划调整，以及有关计划的文件；费用控制资料－工程量统计、核定、计量与支付、工程费用变更资料，以及有关费用控制文件；合同管理资料－有关工程分包、变更、索赔、延期的往来文件；项目部内部管理资料－规章制度、工程费用、工作考核、奖惩等；安全生产资料－包括各种安全生产活动实施及机械设备检验检测记录。(3)竣工文件。
5、内业资料管理注意事项(1)明确职责、协调配合。
(2)加强督促检查，规范档案管理。
(3)学习业务、提高管理水平。
第二章
文函的管理 第一节 文函的一般规定
1、基本要求
纸张、颜色、字体、印章、装订、各要素要求。
2、式样
第二节
文函的管理制度一、一般规定
1、项目部行文、用印由项目经理负责，发出的各种报告必须书面化、专业化。
2、文档管理必须由专人负责，发文和转发文件要亲手交给收件人，并做好签收记录。
3、收文应做好登记，应及时送交负责人批阅处理，并及时归档。
4、上级部门下发的与工程施工有关的文件、通知等资料，应建立“文件读知”制度，并传阅、签认。
5、文档管理者应认真记录文档处理过程和结果，并做好分类整理归档。
二、函件传递程序
第三节 文函的常见问题与注意事项
一、文函常见问题
1、格式错误
(1)主送单位和抄送单位不分。(2)字体、字号、行距不正确。(3)印章不规范，甚至漏盖章。(4)错字、病句重复出现。(5)附件不全。
(6)发送时间不规范。
2、内容表述不清：行文的目的不明确，文字表述专业性不强，不简练，答复要求的报告针对性不强，甚至答非所问。
二、文函处理注意事项
1、健全文函阅办制度，一是对项目部所有来文必须建立详细的登记传阅制度；二是项目经理对文件的批阅必须清楚明了，该阅处的阅处，该阅知的阅知，该指定谁处理的要列明。
2、及时进行文函的处理，具体负责处理文函的技术人员要提高工作效率，特别是对有时限要求的文件要抓紧拿出处理意见供项目经理裁定。
3、要严肃纪律、明确责任，对文函处理需要保密的要绝对保密，需要传达的要传达到位，做到每份文件要有详细的处理结果，并对处理完的文件及时存档、备查。
4、建立严格的文件拟稿、核稿、签发制度。
第三章
施工资料管理
第一节
质检资料的整理与注意事项
一、填制说明
1、表格一律用碳素笔（中性笔）填写。
2、承包单位、监理单位分别填写法人单位的全称。（可以采用电脑统一打印方式）。
3、合同号：填写“合同段代号”，如二合同为“二”。
4、编号：暂不填写。
5、表格中的“工程名称”填“招标工程的全称”。
6、自检结论填“经自检符合规范及设计要求”。
7、监理评语填“符合规范及设计要求”。
二、资料排放顺序的基本要求
1、路基工程
按路线前进方向1～3km或按结构物分段分别装盒，盒内资料按施工顺序存放，即填前压实检测资料在上，路基填筑和路槽检测资料在下。
2、路面工程
按路线前进方向1～3km或按结构物分段（基本同路基分段划分）分别装盒，盒内资料按桩号里程由小到大顺序存放，左、右幅共放一盒的左幅在上，右幅在下。
3、桥梁工程
按路线前进方向，按每座结构物分别装盒。结构物下部结构资料按墩、台编号由小到大排列，每墩、台资料按施工先后顺序排列，即基础在上，桥面系工程在下。
4、试验资料中的施工检测部分（如砼强度、路面强度等）归到相应检测资料之后，各种试验配合比、原材料检测等资料独立装盒。
三、资料填写中的常见错误及注意事项
1、签字人员不统一，字迹不一致。
（1）同一负责人在各种资料中的签字字迹不一致。（2）不同负责人所填写的资料内容字迹一致。
2、自检资料、抽检资料、试验资料之间不对应。
（1）自检资料中的各种检验未按根据施工工序的顺序来填写。钢筋检验、模板检验、砼浇注三者之间的时间先后不对应。测量资料与工序检验资料在时间和日期上不对应。
（2）自检、抽检、试验资料对同一施工工序而言，时间、内容上不对应，特别应注意砼浇注日前与试件的制件日期。
3、资料数据间的逻辑关系经不起推敲。如钻孔灌注桩中钻孔深度、钻孔前孔底标高、沉淀层厚度、孔深等几项内容分在不同的检测阶段，填写在不同的表格内，却存在一定的逻辑关系，要仔细推算；路基填筑表格中高程检验、压实厚度检验、宽度检验、横坡检验等在数据上也存在一定的逻辑关系。
4、填写内容不符合图纸及规范。对每一分项工程中的重要指标必须全部合格。不仅单值合格，而且评定值也必须合格。搞清表格中是填写规定值还是偏差值，要根据情况和要求去填写，表格中的数据来自施工现场，但应满足设计和规范要求。
5、表格的顺序及种类应根据各分项工程的工序来定，一般情况，每个工序都要做记录和检验，不得漏项。
6、资料中存在明显的数据错误、涂改、漏填现象。
7、填写字迹潦草、纸面污染、纸张大小、重量、格式不统一。
第二节 试验资料的整理与注意事项
1、由于试验规程和施工技术规范近年来变动频繁，相应万龙件中的表格和计算公式也需要及时更新升级。以目前广泛使用的“万龙公路试验数据处理系统V2.0”版为例，“公路工程沥青及沥青混合料试验”的计算公式和表格依然是沿用旧版《公路沥青路面施工技术规范》（JTJ 032—94）的要求，而非新版《公路沥青路面施工技术规范》（JTG F40—2004）的要求。这一点在使用中要切实注意，以免脱开规范，造成大的错误。
2、监理单位与施工单位试验表格相比没有“监理（督）工程师意见”一栏，故软件中监理单位表格的“报表表尾风格”应选择为“试样二”，施工单位表格的“报表表尾风格”应选择为“试样一”。
3、“水泥物理性质试验”表格中，抗折强度按Mpa为单位输入值时不能生成平均值，应以N为单位输入值方能生成平均值。
4、击实、沥青最佳用量、配合比设计等需要绘制曲线的试验，输入数据后需要先按“出图”按钮，方能生成完整的试验报告资料。
第三节
质量评定资料的整理与注意事项
分项工程质量评定是工程项目中间或全部交工后，将检表和试表的结果汇总，按照《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1－2004）规定对分项、分部、单位工程和整个合同段工程质量进行评定。评定表式按照《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1－2004）附录J所列主要有五种：分项工程质量检验评定表、分部工程质量检验评定表、单位工程质量检验评定表、合同段质量检验评定表和工程汇总表。
一、存在问题
1、分项工程质量检验评定表（如表1）中实测值或实测偏差值一列所列10个检测值偏少，无法填写上百个的检测值。在此，建议适当改变一下表式（如表2），增加一个附表（如表3）更方便填写。
2、分项工程质量检验评定表（如表1）中质量评定得分一列是填写加权得分，还是加权后的计算得分容易理解模糊。在此，建议适当改变一下表式（如表2），直接填写加权得分。
3、分项工程质量检验评定时，对小桥涵的评定如果按标准要求1～3公里的小桥涵和符合小桥标准的通道进行评定，将打乱结构物的整体性。在此，建议增加子分项，每座结构物单独评定后再汇总。
二、质量评定的注意事项
1、工程大面积展开施工前，首先要及时正确的划分单位、分部和分项工程，依据单位、分部、分项工程的划分情况进行质检资料的整理，便于完成后的质量评定。
2、质量评定工作要安排专人进行，专人负责，评定时要切实依据《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1－2004）要求和工程质检资料的实际，切记脱离实际，盲目进行。
第四节 计量支付资料的整理与注意事项
一、计量支付人员掌握内容
1、全面熟悉合同规定
2、复核工程量
3、现场调整
二、计量支付工作注意事项
1、工作时效性
2、数据准确性
3、人员稳定性
第四章 竣工资料的整理与归档
第一节 档案案卷构成及质量要求
一、案卷组成及其立卷要求
1、案卷由案卷封面和卷脊、案卷内封皮、卷内目录、卷页（包括件封面、件内目录）及卷内备考表组成。案卷封面内容应打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置。或者打印在蜡纸上，用黑色油墨印刷在案卷封面。
2、立卷要遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。
3、案卷内科技文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容必须真实、准确、齐全、完整，且做到手续完备。
二、案卷填写要求
1、案卷封面见附件2
2、卷脊见附件3
3、借卷守则见附件4
4、卷内目录见附件5
5、卷内备考表见附件6
6、卷页（包括件封面见附件
9、件内目录见附件10）
三、立卷中有关注意事项
1、归档文件材料采用三孔一线方法装订，装订线距左边10mm。装订前去掉金属物，用白色档案专用线装订；文件材料装订边和下边一定取齐；横表格的文件材料，应把表头向左装订。对批示、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。对用纸欠规范的文件要进行补贴或折叠。文件处理单及拟稿纸等不再一并装订。图纸可以装订或不装订，不装订的图纸需逐张加盖件号章。
件号章内容包括案卷顺序号（或档号）、件号和页数，用4号仿宋体，采用手写体，要求字迹清晰、工整，件号章盖在卷内每件资料首页（即件封皮）的左上角，距上边沿1cm，左边沿2cm的位置，格式见下页图：
2、同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长，同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级；
3、案卷不宜过厚，一般不超过40mm，每件资料不的超过20mm，每盒内最多可放4件资料，若文件材料较多，可分成若干册。案卷内不应有重份文件，不同载体的文件应分别组卷；
4、归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3），竣工档案资料用纸统一规格（A4纸70g），禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不易长久保存的书写工具书写。凡由易褪色书写材料制成的文件材料（复写纸、传真纸）应复印保存；
5、档案盒内各件文件资料单独装订，卷内封面及卷内目录统一采用胶装。
四、案卷质量标准：
1、归档文件，齐全完整；
2、分类清楚，保持联系；
3、题名确切，容易查找；
4、卷内排列，系统条理；
5、保管期限准确；
6、密级划分恰当；
7、案卷装订整齐美观；
8、声像资料清楚清晰。
第二节 施工资料的编制要求
（一）路基工程
1、路基土石方工程：按照分部工程1～3km路段的划分段落，沿路线前进方向自下而上分层整理检测资料。
2、排水工程：按照路线前进方向1～3km路段整理分项工程检测资料，各分部工程应清楚地反映在卷册目录中。
3、小桥（含符合小桥标准的通道、人行天桥和渡槽）：每座为一分部工程，各分项工程分别整理资料，符合小桥标准的通道并入该部整理。
4、涵洞：每道涵洞作为一个分项工程。涵洞混凝土构件的预制应作为一个独立的分项工程。各分项工程分别整理资料，并按1～3km路段划分分部工程单元，不再按类型划分，符合涵洞标准的通道并入该项。
5、砌筑防护工程：按各分项工程1～3km路段沿路线前进方向分别整理检测资料。
6、大型挡土墙、组合式挡土墙：每处为一个分部工程，各分项工程分别整理资料。
（二）路面工程
按照分部工程1～3km路段的划分段落，沿路线前进方向自下而上分层整理检测资料，先左幅后右幅进行装订。
（三）桥梁工程
1、大桥（特大桥）
①基础及下部构造：以每墩台为单元，按照各分项工程划分的先后顺序分别整理检测资料，在每分项工程的资料整理中里程要按从小到大、位置按从左到右、从下到上的顺序排列，各桩柱编号要与图纸一致。
②上部构造：按照各分项工程划分的先后顺序分别整理检测资料，整座桥划分为上部构造预制和安装（或现场浇筑），总体、桥面系和附属工程两个分部工程单元。
③防护工程：按照各分项工程划分的先后顺序分别整理检测资料。
2、中桥
基础及下部构造以每座桥为一个分部工程，其它构造资料整理同大桥部分。属中桥跨径的分离式立交桥按中桥整理检测资料。
（四）互通立交工程
1、桥梁工程：每座为一分部工程单元，如立交中的独立标段包含主线路基路面，则主线路基路面单独作为一个分部工程，分离式立交属桥梁工程，各分项工程分别整理检测资料。
2、匝道工程：每条匝道为一分部单元，各分项工程分别整理资料。
（五）环保工程
1、声屏障：每处为一分部工程单元收集整理检测资料。
2、绿化工程：按照1～3km路段或每处作为一个分部工程，沿路线前进方向自下而上分层整理检测资料，先左幅后右幅进行装订。
（五）交通安全设施
1、标志： 5～10km路段为一分部工程。
2、标线、突起路标：5～10km路段为一分部工程。
3、护栏、轮廓标：5～10km路段为一分部工程，按分项工程划分的先后顺序分别整理检测资料。
4、防眩设施：5～10km路段为一分部工程。
5、隔离栅、防落网：5～10km路段为一分部工程。
第三节 竣工图纸的编制要求 竣工图归档应符合下列要求：
1、竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、涵洞、路基防护、互通立交工程、安全设施等的全部施工实际造型和特征。
2、施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图；
3、凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过图纸35％的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。
4、重新绘制的竣工图应保留原设计图图标的内容，图纸标题栏上还应增加一栏“编制人”、“技术负责人”、“监理工程师”等栏目，并加盖竣工图章。
5、竣工图章应使用不褪色的红印泥，盖在竣工图纸的右下方、设计图标栏上方，或盖在不压图形和文字的空白处（见下图：图章字体用4号仿宋刻制，图表单位为mm。）。
6、重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。
7、图纸按297mm×420mm（A3）规格装订成册对折入盒；大于A3规格的图纸应折叠成297mm×210mm（A4）规格或297mm×420mm规格对折入盒，图标外露；图纸目录中图号与页号对应的不编页号，不能对应的需重新编制卷内目录。底图不折叠，平放在专用的图柜内，大于1号的底图可卷放装筒，折叠方法可参照附录D《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-1989）。
8、竣工图的排列。为保持各册竣工图纸与原施工图纸的相关联系，竣工图仍按原施工图的各册内容整理。（竣工图式样和标题栏格式见附件十一和十二）
第五章
资料整理提纲
通过工程实践看，我们在进行内业管理工作方面还是存在较大的随意性，这样往往导致内业资料出现不完整，不统一，逻辑性差，不系统等缺陷。鉴于此，为更好的搞好内业资料管理工作，全面、系统、规范的进行内业资料的整理归档，下面重点针对工程施工期间内业管理的内容提纲如下：
一、安全生产卷
1、安全管理有关文件（上级来文）。
2、安全文件（单位发文）。
3、安全管理机构及安全保证体系。
建设单位、总监处、监理处、施工单位领导组织机构、安全员以文件形式确认、登记表及上岗证等。
4、安全专项施工预案(特大桥、大桥、防洪防汛、防火等)。
5、安全生产责任制及责任状（包括招标文件中的合同）。
6、安全教育、安全检查记录、安全会议记录、安全技术交底记录。包括安全教育培训制度、安全例会会议记录、安全生产检查记录、安全检查通知单及整改单、安全教育培训计划等。
二、工程质量卷
1、上级有关质量文件（省厅、省局、市局、质监站、总监处、监理处）。
2、组织机构、质保体系、管理制度、控制措施。
3、施工组织设计。
4、解决质量通病。
5、各种通知、指令、文件、检查通报。
6、影像资料。
7、各种抽检、自检资料、评定资料。
8、计量、变更批复文件。
三、工程进度卷
1、上级有关工程进度的文件（省厅、省局、市局、质监站、总监处、监理处）。
2、施工旬、月报表、工程日报。
3、进度形象图。
4、进度管理文件、指令、通知、会议记录。
四、廉政建设卷 ㈠组织机构
1、组织建设体系及责任分工
建设单位、监理、施工单位领导小组。
2、廉政建设有关文件（包括共同预防网络机构）。
3、廉政负责人档案。
㈡制度建设
1、廉政建设制度及检查，包括工作制度、教育制度、检查制度、材料供应、设计变更制度、纪检信访制度、民工工资制度、重大事故报告制度等。
2、廉政建设责任状（包括招标文件中的廉政合同）。
3、信访资料
纪检信访活动记录、纪检信访活动领导小组通知、信访工作实施意见、信访案例、意见箱开启记录表、群众来信来访事项回访单、群众来信来访事项督办单等。
4、保证金制度及保证金明细和收据复印件。
㈢教育情况
1、廉政建设教育
廉政教育学习计划、廉政教育学习制度、廉政教育学习花名册、廉政宣传栏内容、信息宣传、廉政学习记录、半年总结、领导讲话、自查通知书、学习材料。
2、廉政学习考试，包括答卷、试题。
㈣重点岗位、重点环节、重点部位监督措施等
1、财务管理。
2、材料招标采购措施。
3、设计报告程序、管理办法。
4、取土场面积。
5、材料采购合同。
6、临时征地说明。
7、工程联合经营合同。
8、机械租赁合同。
9、合同会审单。
10、劳务合同。
11、劳务合作队伍工资发放记录。
12、人员更换请示及批复。
13、考勤。
14、有关人员证书复印件。15施工监理人员变更批复。
16、营业执照、资质证书复印件。
17、法人证书复印件。
18、特种作业人员证书复印件。
㈤治理商业贿赂：分时间、分阶段按规定进行商业贿赂专项治理活动
1、组织机构及实施方案。
2、学习计划及学习材料、内容。
3、有关会议通知及纪要、签到表。
4、、半小结及自查自纠报告。
5、学习花名册及会议签到表。
6、治理商业贿赂专项工作长效机制。
7、调查摸底表。
8、项目执法监察规范。
9、预防职务犯罪协作工作网络。
10、专项工作制度。
11、开箱记录（两人以上）。
12、领导动员讲话。
13、有关汇报材料。
㈥预防职务犯罪情况
1、预防职务犯罪资料
有关文件、工作制度、预防监督工作实施意见、学习计划、教育活动、讨论活动、形势分析会、领导讲话等。
2、预防职务犯罪影像资料。
五、创新创优卷
1、上级管理文件（省厅、省局、市局、质监站、总监处、监理处、施工单位）。
2、创新创优组织机构。
3、创新创优活动情况。
4、创新合理化建议。
5、创新创优成果，包括论文等。
六、上墙图表
㈠监理处（总监代表处）上墙图表：
1、安全生产领导小组
2、各项目工程师职责
3、各项目工程师助理职责
4、廉政宣传栏
5、内部管理制度
6、八荣八耻
7、组织机构框图
8、质量管理领导小组
9、三个重于泰山
10、廉政建设领导小组
11、学习考核制度
12、驻地（副驻地）监理工程师职责
13、监理人员行为规范
14、监理人员行政守则
15、档案管理领导小组
16、质量责任制
17、安全责任制
18、廉政责任制
19、文档资料管理制度20、晴雨表等
㈡施工单位上墙图表：
1、安全生产领导小组
2、各项目工程师职责
3、各项目工程师助理职责
4、廉政宣传栏
5、内部管理制度
6、八荣八耻
7、组织机构框图
8、质量管理领导小组
9、三个重于泰山
10、廉政建设领导小组
11、学习考核制度
12、主要人员职责
13、施工人员行为规范
14、施工人员行政守则
15、档案管理领导小组
16、质量责任制
17、安全责任制
18、廉政责任制
二、“一户一档”资料的完善
（一）主要内容
每个对象户的“一户一档”资料都应具备以下12-15项，缺一不可。
●2014年有3项 1.申请书
2.2014年贫困户登记表
3.2013年农民人均纯收入调查表 ●2015年有“4+2”项 4.2015年帮扶计划书 5.入户调查登记表 6.两不愁三保障佐证
7.民生政策佐证材料（有享受民生政策的需提供）8.2015年年底农民纯收入调查表 9.全家外出证明（外出需要提供）●2016年有“2+1”项
10.2016年贫困户脱贫越线（巩固脱贫）计划书 11.2015年贫困户信息采集表
12.家庭成员增加减少表（有增减的家庭需提供）●其他资料有3项
13.月帮扶台账（从2015年8月每月1次，）
14.入户帮扶照片等佐证资料必须具备，并尽量多反映。15.《扶贫手册》
—1—
（二）有关要求 重点注意10个方面：
1.《扶贫手册》，必须全部统一用新版。老版本尽量收回销毁。此次县上督查很多家里拿出来还是老版本，新版本倒还没有。
2.入户调查表。到户帮扶计划要与《扶贫手册》上的脱贫计划总体一致。
3.人均纯收入调查表。一是要以家庭为单位，按实际人口进行计算。二是数据要准确、切合实际、符合逻辑。三是收入、支出要细化到每一小项中去，小项中没有列出备选项的，要根据实际填写上去。特别是“其他收入”，不能只写一个总数字，要写清楚具体是什么，分别是多少。
4.所有“一户一档”资料要做到真实可信。相关算账，基本情况要一一对应，前后呼应。比如全家长期外出的，规划的项目原则上就不会出现种地、发展畜牧等。2015年《扶贫手册》、农民人均纯收入调查表、入户调查登记表在内容上和算账要总体一致，不会出现《扶贫手册》有地3亩，家庭总收入2万，农民人均纯收入调查表总收入3万，入户调查登记表收入4万，有地5亩的逻辑问题。
5.帮扶计划书的内容原则上要和《扶贫手册》一致。要具体可行，合乎对象户实际，它是该户一年的指导方针，不要闭门造车，敷衍了事。
6.有全家外出的村上要开具全家外出的证明。与此相对应：该户的帮扶计划就不应有发展农牧产业等内容。
7.每月的帮扶台帐要具体可行。不要写一些诸如“宣传政策”、“提供就业信息”毫无内容的帮扶举措，应具体明白，—2— 并和《扶贫手册》保持一致。
8.已享受民生政策情况要有佐证资料。贫困户享受的个案政策本来就不太多，如果这些光明正大享受的政策都不反映出来，确在三大保险、慰问金、免费体检等普惠政策绞尽脑汁，就是舍本逐末。比如低保兜底的、公益岗位解决就业的、大学生毕业实习就业的、孩子读书的、困难救助的、高山生态的、危房改造的，等等，都必须一一反映，提供相关证明、收具复印件、名册复印件等。
9.“两不愁，三保障”要有佐证资料。如房屋照片、就学证明、医保缴费收据复印件等。
10.入户走访、驻村帮扶要有佐证资料。如走访图片、记录等。
一、《扶贫手册》的填写
（一）贫困户基本情况
1.年龄：要反映户主2015年的年龄。
2.家庭人口：以实际人口为准。一是户口簿上有，但人实际不在一起生活的不算，如因结婚、参加工作、失踪、死亡等。同时，要在后面的“贫困户家庭重要事项动态记录”中记载清楚。二是户口簿上没有，但人实际在一起生活的要算，如结婚新增人口、未上户口的小孩等。同时，要在后面的“贫困户家庭重要事项动态记录”中记载清楚。三是因征地就地农转非且由国家交养老保险的人口，不作为家庭人口，但其收入若用于该贫困户家庭，可以计入转移性收入。
2.联系电话：要再一次核实，能够接通，确保民调对象户说得清楚，尽量留理解能力底，老幼弱残的电话。
—3— 3.开户银行最好是农商行，户主卡号。
4.致贫原因：一定是真实原因，便于中市县入户调查问卷。
5.耕地面积：脱贫计划里的耕地面积，多于自己所属耕地面积的，要把多余面积的来源备注清楚，如代耕、土地流转等；少种的不管。
6.是否危房：应实事求是反映。
7.建档时间：我街道所有贫困户建档时间均为2014年，不写月、日。尽管有的贫困户是2014年以前纳入建卡贫困户的，但2014年我县进行了一次贫困户再识别，故请逐户宣传，全街贫困户均2014年建档。
（二）贫困户家庭成员基本情况 1.前5项必填。
2.残疾情况：无残疾不填，有残疾页脚的填写说明填写。3.就学情况：非在校学生不填。在校学生按页脚的填写说明填写。
4.劳动力情况：必须按要求填写。
（三）脱贫计划
1.《扶贫手册》上的脱贫计划要与《入户调查表》中的到户帮扶计划、帮扶计划书（巩固计划书）总体一致。
2.要把脱贫计划明细内容填写具体。比如：外出务工，要写清楚到底是几人；种养项目，要写清楚到底种养什么，数量多少；等等。
3.项目名称是大类，计划内容要具体到类别、数量，帮扶方式；计划措施要写明帮扶的主体和帮扶的具体办法；预计收入要实事求是，合乎逻辑。
—4—
（四）民生政策扶持情况
要把2016年已享受的民生政策及时予以记录，做到动态更新。
（五）帮扶记录
1.帮扶主体不仅要反映帮扶责任人、还要适时反映工作队、村“两委”的记录。
2.帮扶内容务必真实详尽，内容具体详实。
3.贫困户签字务必本户成员签署，全家外出的注明即可，不要代签。
（六）收入情况
1.算账要实事求是，和贫困户共同算账，切勿闭门造车。2.收入情况要合乎该贫困户的年初规划和平时的帮扶记录，比如全家外出就不会出现生产经营性收入等。
3.收入和支出应该对应，比如收入有农业收入，支出就应有生产经营性支出。
4.其它支出必须注明名称和金额。
（六）贫困户家庭重要事项动态记录
要及时填写，并将相关佐证资料，如家庭成员自然增加、减少表，放入“一户一档”中。
二、关于“一户一档”
总体要求：按2014—2016年的时间顺序，收集整理全过程资料。重点注意六个方面：
1.《扶贫手册》，必须全部统一用新版。
2.2014年建档立卡相关资料中，必须要有农户申请书、贫困户登记表、2013年人均纯收入调查表等。
—5— 3.2015年动态调整相关资料。
（1）入户调查表。到户帮扶计划要与《扶贫手册》上的脱贫计划总体一致。
（2）人均纯收入调查表。一是要以家庭为单位，按实际人口进行计算。二是数据要准确、切合实际、符合逻辑。三是收入、支出要细化到每一小项中去，小项中没有列出备选项的，要根据实际填写上去。特别是“其他收入”，不能只写一个总数字，要写清楚具体是什么，分别是多少。
4.已享受民生政策情况要有佐证资料，如相关证明、收具复印件、名册复印件等。
5.“两不愁，三保障”要有佐证资料，如房屋照片、就学证明、医保缴费收据复印件等。
6.入户走访、驻村帮扶要有佐证资料，如走访图片、记录等。
此外，2016新增的贫困户资料，要有贫困户申请书、2015年人均纯收入调查表、2015年贫困户信息采集表。
三、关于综合台账
（一）民生政策台账
民生台账要与扶贫手册一致，镇、村资料要一致；每个台账中的内容要分成2015年、2016年两部分。
1.教育。包括学生基本情况，如就读学校、年级、班级等；享受政策资助的情况，如营养午餐、寄宿生生活补助费等；接受捐赠资助的情况。
2.医疗。包括因病致贫户的基本情况，如主要病种；参加新农合的情况；大病医疗补充保险、意外伤害小额保险、医疗救助情况。
—6— 3.住房。包括C、D级危房改造，高山生态扶贫搬迁，住房保险情况。
4.金融扶贫。享受扶贫贷款的情况。5.就业。以最近开展的摸底调查情况为准。6.民政。包括低保兜底、民政救助、残疾救助等。7.养老保险。全村符合参保条件的人员名册及实际参保情况。
（二）脱贫攻坚项目台账
凡是2015年以来，在该村实施和计划实施的项目，都应纳入台账，不能仅局限于县扶贫开发领导小组、县级部门下达的项目，如社会其他方面帮扶的项目。
（三）产业发展台账
1.主导产业。包括类别、规模、分布，以及带动农户户数、贫困户具体名单。
2.新型经营主体。包括类型、名称，以及带动的农户户数、贫困户具体名单，利益联结方式、带动方式等。
（四）结对帮扶台账
1.帮扶人发生变化、帮扶人联系方式发生变化、贫困户联系方式发生变化的，台账都要及时更新。
2.贫困户的联系方式，不一定非要填户主，应当填写最熟悉情况的家庭成员的联系方式。
3.联系方式，原则上应是手机。
四、关于其他档案
原则上按照丰扶组办发„2015‟21号、丰扶组发„2015‟69号文件、丰扶组发„2016‟5号等文件的要求，分门别类规范整理。重点强调其中的四个方面：
—7—
（一）2014年建档立卡、2015年建档立卡“回头看”、2015年动态调整档案，有错误的必须修正，不全的必须补齐。
（二）驻村工作档案 内容应当包括工作计划、《工作日志》、工作总结、汇报材料、入户走访照片、会议记录等。
（三）结对帮扶档案 1.结对帮扶相关文件； 2.结对帮扶台账；
3.帮扶部门的帮扶计划、总结；
4.入户走访、开展帮扶工作的照片。
（四）教育培训档案
内容主要包括培训人员花名册、签到册、培训内容、培训工作的图片等。
目前, 电子文件的归档类型有磁盘、光盘、磁带等三种类型, 为了做好电子档案的归档工作, 应按档案的种类分别进行整理组盘。
1. 科技类电子文件的整理
科技类电子文件档案的种类很多, 我们可以按照科研、设备、基建、房地产、声像等类别进行分类管理, 然后再按项目进行归档。以下我们列举两种归档方式做示范:
(1) 设备档案。
在企业引进技术和购置各种设备的时候, 供应商从提供资料、图纸的载体形式逐渐向提供电子文件的方向上转变, 国内很多设计院设计的产品也逐渐实现了CAD设计, 不仅如此很多企业的总图管理也采用了电子化的方式。所以, 在我们在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件整理和保存的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式, 以及缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。
(2) 基建档案。
基建档案一般是用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体要进行扫描, 并按案卷号、图号、序号等连接起来, 这样能够使终端用户直接检索到每一张图纸的资料和信息。
2. 文书类电子文件的整理
(1) 内部文件。
内部文件可以采用按年度、组织机构和保管期限的不同进行整理。首先, 按不同年代、不同组织机构、不同保管期限进行整理;其次, 将不同年代、不同组织机构、不同保管期限的文件进行分盘保管, 便于定期地拷贝和整理, 以便延长电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一个盘上, 这样更加方便利用。为了确保文书类电子文件的整理统一规范, 档案部门应该在接收归档文件时集中进行完成, 整理结束后, 归档人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书类电子文件的档案目录, 以便能够利用计算机对盘内文件进行查找。
(2) 外来文件。
外来文件可以通过文书室进行处理, 将文书内容扫描成影像文件, 然后进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均可在网上操作。而后续电子文件的归档工作则由业务部门掌握, 处理完毕的文件则由承办部门根据文件的重要性, 确定保密级别和保管期限, 然后按归档键转入档案部门, 经过档案人员审查后, 加入档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如需查询, 可通过各个网络终端在权限允许的范围内进行查询。
3. 会计类电子文件的整理
(1) 工资单。
当工资单以光盘的形式进行归档时, 应同时附以纸质的工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等相关数据, 同时还应附以移交清单, 以作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
(2) 账簿。
当企业会计的账簿内容进入计算机管理系统进行归档时, 由于其计算机打印件, 以及计算机账簿的格式比较统一, 其内容也可以通过光盘的形式进行保存。但在光盘归档时必须采用账簿交接表, 并填明机构的全称、账簿的名称、编号、账簿的页数、日期, 而相应的负责人、主管会计、审核、记账等工作人员也必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用。
二、电子档案的保存
由于归档的电子文件以脱机的方式进行保存, 所以在实际使用中, 有大量电子文件需要用磁盘、光盘或硬盘进行保存。由于软磁盘的抗干扰能力和结构稳定性比较差, 不利于归档电子文件的长期保存, 因此, 档案部门应配备光盘刻录机, 将归档电子文件转储到光盘上。
关于光盘的保存, 我们应该注意以下几点:
规范的排放和使用。
光盘的存放应置于盒中直立放置, 以避免由于大量堆叠而产生的光盘翘曲。在光盘的使用过程中, 我们还应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。
保持良好的温度、湿度环境。
高温会使光盘氧化、变形或老化, 潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14-24℃, 相对湿度应为40%-65%。
注意避光。
光盘材料的塑料保存层对紫外光极为敏感, 阳光的直射会使光盘过早老化。因此, 光盘要十分注意避光。
定期复制。
一、高校教学档案的收集方式
教学档案的收集可分为平时收集和集中收集两种，平时收集是随时对产生的教学档案进行收集，平时收集能有效避免资料的丢失。平时收集要求档案人员做到“五勤”，即眼勤、脑勤、嘴勤、手勤和腿勤。眼勤就是要多看，及时发现应该收集的资料；脑勤要对获得资料的价值进行分析选择，以免“有文必档”，玉石不分，或归档错误；嘴勤是对可能成为档案的教学资料在形成过程中就应告诉相关人员在用纸规格、书写格式等方面做到规范；手勤是对随时收集的资料立即进行保全处理，对眼前正在使用不能马上收集的要记录备忘，以便日后收集，对单份资料应及时复印备份；腿勤是要多走访，扩大材料的收集范围，对散失在其它部门或领导、教师手中的资料要及时索取。集中收集是学期末和年终对一学期（一年）以来形成的教学资料进行的全面收集，集中收集时一定要做到应收尽收，避免缺失，一旦有重要教学资料丢失应设法及时补缺，确保归档资料的全面、完整。
二、高校教学档案的收集范围
高校教学资料可以分为三大类，即教育教学活动资料、学生学籍管理资料和教师队伍建设资料，这三类资料中具有保存、教育、资治作用的材料，都在高校教学档案的收集范围之中。
（一）教育教学档案材料收集范围应包括：学科与专业建设规划；教学管理规定、规范、制度，教学质量工程实施细则、教学过程管理等文件材料；人才培养方案、各科教学大纲等材料；课表及教学安排材料；教学进度计划、典型教案、部分学生作业；教学质量监控，包括教学检查、教师听课、学生评课、教学事故处理等各类记录材料；教学典型经验、公开教学、示范教学等材料；考试安排表、考题、评分标准、考场记录、试卷分析、成绩登记表及补考材料；实习计划、方案、总结以及学生参加社会实践服务、社会调查、科技下乡等材料；毕业设计、优秀毕业论文等原件；各类教学会议，包括教学研讨会、教学工作会、教研活动记录等；使用教材的目录、简介；反映教育教学活动的照片、图像、光盘等音像资料；图书资料目录、数量、购书登记、借阅利用登记材料；教学实验室的建设管理，包括仪器设备的申报、论证、审批、评估，设备的品名、型号、价格，使用说明，安装起用时间、使用检修记录等材料；学生思想政治教育，包括“两课”教学、院系党团活动及优秀学生、优秀学生干部和先进学生集体等材料；有关体育教学、军训活动、学生体能测试达标、体育比赛获奖、学生身体检查等材料；教学改革材料；教学实践环节的落实及实践基地建设等材料；精品课程建设材料；其他与教学相关的材料。
（二）学生学籍管理档案材料收集范围应包括：新生录取名册、入学报到名册、入学录取通知书，新生报到登记表、学籍卡；新生高考档案；学生转学、休学、退学、复学、留降级材料；学生奖励、处分及处分复议、撤销材料；学生毕业鉴定登记表、毕业证书签领名册、毕业证书样本、毕业合影照片；授予学位学生名册，授予学位情况登记表；学生就业安置登记表；专升本、考研学生名册；毕业生反馈信息及跟踪调查材料。
（三）教师队伍建设档案材料收集范围应包括：教师编制、教师梯队建设及教师招聘材料；教师名册及职称、学历、学位等情况登记表；教师工作量统计，优秀教学成果和科研成果获奖材料；教师出版教材、编写讲义、发表科研论著、担任科研项目材料；教师培养情况，包括学历提高、访学、参加学术交流，参加科研社团活动等材料；教师业务考核，包括任课班级、完成教学工作量、作业批改、论文辅导、教学督导组评价、学生评课、考核等级格次等材料；聘请名誉教授、客座教授材料；邀請校外专家、教授、学者讲学和学术交流材料；教师面向社会开展科技、智力服务活动材料；有关教师队伍建设的图片、音像材料。
除上述所列必须归档的材料外，其它对教育教学、学籍管理、师资建设等有凭证参考作用的相关材料也应在收集之列。
三、高校教学档案的整理立卷
整理立卷是档案管理的一项重要内容，整理时应把握三条原则：即“准确、完整、有价值”。一是对收集起来的档案材料要进行准确性鉴定。教学档案材料是教学活动的原始记录，却不一定都是真实记录，档案工作者不可能也不允许改正档案材料的原件内容，但有责任也有义务对其进行鉴别、评价，以供利用者参考。二是收集的档案材料要尽可能地完整全面。在实际工作中我们发现，教学档案不全的现象非常普遍，一般对教学管理活动中直接形成的材料比较重视，收集得全面一些，而对学术交流、科研、实验室、图书资料建设等方面的材料往往收集不全，院系教学档案人员在立卷前可将初步整理出来的“归档文件目录”找相关人员核查，以便查缺补漏。三是要对收集的材料进行鉴别，以此确定归档与不归档和保管期限的长短，需归档的材料整理好后就要立卷。立卷都是一些常规工作，在此无需赘述。
