文书档案考试复习题

文书档案考试复习题（共5篇）

文书档案考试复习题 篇1

1、催办工作的形式（催办登记簿、催办卡、记事牌）

2、公文行文的方式（逐级行文、多级行文、越级行文、直贯到底行文）

3、文书整理工作的原则（遵循文件材料形成规律和特点；保持文件之间的历史联系；区别文件不同价值；便于保管和利用）

4、文书立卷的六个特征（名称特征、作者特征、年代特征、问题或实物特征、收发文机关特征、地区特征）

5、公文的基本结构和辅助标记的基本特征（标题、发文机关、正文、发文机关或签署、成文时间和盖章、发文字号、主题词。附件、份号、秘密等级和保密期限、缓急时限、附注、多选：

1、案卷级整理程序包括有（编制归卷类目、准备立卷、平时归卷、调整组卷、编目装订）

2、文件级整理的特点（整理简化、选择灵活、机制兼容）

3、按大类划分，全部的文书可划分为（通用文书、专用文书、科技文书）

4、拟稿人弄清发文目的和主题（发文的最终目的、使用的文种、阅读的对象、操作上的要求）单选：

1、文件核稿审核的重点之一是（内容是否需要行文）

2、任免人员时应该使用的文书名称叫（通知）

3、公文的基本结构，发送单位由（主送）

论述：

1、文书整理工作的原则及其主要内容文书整理工作要“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系”；文书整理工作中要对文件材料“区别不同价值”；文件整理工作组合出来的结果要“便于保管和利用”。

2、文书拟写的步骤与方面

一、明确制发文件的目的和主题1弄清执法文件的中心内容是什么2弄清制发文件要准备使用什么3弄清执法文件要发送和阅读的对象是哪些4弄清发问的具体要求是什么。

二、手机有关材料，进行调查研究；

三、拟写

6、外交文书的特点

1外交文书是我国国家领导人及国家外交部门（含驻外使领馆），在代表国家开展各项对外活动中形成和使用的文件材料2其特点①有特定的格式和用法，讲究礼貌称呼和礼貌用语；②外交文书的格式和用纸，要求比较讲究、严格；三是行文要遵守对等的原则。

7、公文核稿的好处？作用？

1、可为领导简政，协助领导节省审改文稿的时间，使领导者有更充分的时间深入实际和基层，解决重大问题

2、经综合办公部门审核，可以把各业务部门送来的文稿进行全面平衡，根据文件的性质，统一考虑审批和确定发布程序，避免相互矛盾、重签发人）

6、公文标题的组成（发文机关、事由及文种）

判断：

1、封建社会实行的一文一事制，对后来的文书工作提供了历史借鉴。√

2、机关档案部门对机关各部门的文件收集、立卷、归档工作有权进行指导和监督。√

3、上级机关对下级机关层层下达文件的方式叫逐级行文。√

4、文书工作的业务内容主要包括文书的拟制、处理和整理归档三大项。√

5、向上级领导机关汇报工作、反映情况的文件叫做请示。×

6、通用文书是指在全国各地区、各领域与各专业系统机关单位中都普遍使用的文书。√

7、在文电拟写中，应尽量避免使用“今天”、“昨天”、“明年”等时间代名词。√

8、平行文就是同一级机关之间互相发送的文件。×

9、文书人员对文书学的研究，应侧重在现行机关文书与文书工作理论与实践上。√

10、草稿经审阅修改，并由机关领导审定签发后，即成正本。×

11、用于无隶属关系机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的文件名称叫做函。√

12、收文、发文、机关内部文件和其它方面文件材料的总称叫文书√

13、公文拟写要注意：说明事物要全面、周到、清楚，对每件事都要交代清楚三个“什么”。×

14、报告应当一文一事。×

15、案卷标题在写法上，要反映出组卷的特征，以及卷内文件排列的规律。√

16、“便于保管和利用”，是文书整理工作最根本的出发点和最终目的，无此，文书整理工作就失去意义。√

和（抄送）组成。

4、文书整理工作的（集中形式）就是整理工作集中在单位的(综合部门)统一进行。

5、各机关单位内部机构(业务职能部门)和(综合职能部门)

6、检举控告直接上级的行文，可以(越级行文)。

7、批办工作注意的事项是，(批办不能只签意见不签名)

8、受双重领导的机关的请示(主送主管领导机关，抄送另一领导机关)

9、公文拟写具有成文过程的(集体性)

10、密封的种类包括有（纸封、（条封）、印封、泥封、漆封、铅封）

11、通封的种类有（粘封、缝封、轧封、针封）

12、装订文件的方法包括有（线装、针（钉）装、胶粘）

13、各地区、系统上下级机关之间文书工作的业务指导，应由（所在地区上级机关办公厅（室）负责）

14、不相隶属的机关之间，函可用于（请求批准或答复审批事项）

15、公文用纸的国际标准是×210mm）

16、对特定范围的工作和事务制定具有约束力行为规范的文种叫（规定）

17、绝大多数文件的成文时间应以（领导人签发或会议通过时间为准）

18、签发人是指（同意文件可以印发的领导人在文稿上的签字）

19、秘密文件等级可划分为（秘密文件、机密文件、绝密文件）20、会议纪要的类型包括有（协议性、决议性、研讨性）

21、公文体式的内容包括有（文体要求、基本结构、辅助标记、版式格式安排）

22、归档文件概念的内容是（办理完毕的，具有查考利用价值的）

23、收文处理程序环节中包括有(拆封、传阅)

24、文处理程序的环节中包括有(核稿、校对)

25、收文登记形式主要有(簿式登记、卡片登记、联单登记)

26、收文登记的方法主要有(总的大流水登记、分类流水登记)

27、归卷类目中，按组织机构设置类别就是(直接按照机关现有内部机构名称和数量设类)

28、初校的侧重是(按原稿对校样逐字逐句校对)

提纲，安排结构；

四、动手起草正文；

五、反复检查推敲，认真斟酌修改。

3、文件核稿工作的六查是什么？ 矛盾抵触；政策界限；措施落实；程序手续；文字表达；公文体式

4、什么叫平时归卷？怎么做好这项工作？平时归卷，就是文书人员在每年文书处理中把办理完毕的文件材料，随时归入平时归卷柜中预先设立的有关条款的卷夹里。

做好平时归卷要抓好以下工作：

1、建立健全平时归卷工作制度。

2、文书人员要根据归卷类目的条款，在每年年初准备好卷夹（盒），按条款顺序排列于文书部门的文件箱（柜）内，以便办理完毕的文件随时“对号入座”、安全“入库”。

3、积极做好文件平时收集工作，为平时归卷打好基础。

4、加强对归卷文件的检查。

5、文件集中和归卷工作要有计划性。

简答题：

1、我们学习这门课的内容/任务是什么思想上充分认识新技术革命对文书工作带来长远的重要影响；在业务知识上要做好实施岗位充电迎接新技术革命对文书工作带来的挑战；在业务上要解决好新旧文书工作方式以文书载体衔接具体作用。

2、使用报告的注意事项

报告中不能写有请示事项；报告要形成制度；报告一般应是在事后或工作进行中使用，决不能以“时候报告”代替“事先请示”；专题报告应一事一报，体现“专”字。

3、机关之间的“行文规则”是什么？行文应当却有必要，注意效用。按照机关隶属关系和职责范围行文。同级机关可以联合行文。遇有问题必须协商一致再行文。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。请示、报告、意见规则，因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关，如需同时抄送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关。受双重领导的机关向上级请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送受文单位的另一上级机关。

4、归卷类目的设置方法

（1）按组织机构设类。即直接用机关内各组织机构的名称作为类的名称，有几个组织机构就设几个类。优点：第一，是比较直观，比较简便。第二，文件在哪里产生形成和办理，就在那个机构里整理归档，便于文件的收集齐全。缺点：容易手组织机构变动或各部门文件交叉的影响。（2）按问题设类。即按本机关的文件内容所反映的问题设类。优点是不受组织机构变动或各部门文件交叉的影响。缺点：编制归卷类目的类名比较困难，要求编制类别人员既对机构职能任务十分熟，又对文件的形成情况及整理原则、方法也比较了解。在实际操作中，遇有某些文件既可以归入这一问题类，又可归入另一问题类的情况时，也不易把握准确。

5、“通报”有哪三种？

1表扬性通报。按其反映的内容，主要包括表扬好人好事、介绍先进事迹和推广先进经验的通报2批评性通报。按其反映的内容，可分为事故通报和批评反面典型人物或事件的通报3情况动态通报。这类通报主要针对一些普遍性的重大政策举措情况和问题，是为一定的机关、领导提供信息服务的一种报道性、参考性文件

复和脱节现象，有利于文书工作集中统一管理原则的贯彻，克服和防止分散主义

3、经审核把关的文稿可提高质量，有利于准确传达政策和工作意图，使其作用得以充分发挥。各级办公厅应指定有经验的、水平高的人员负责此项工作，以确保公文的质量

8、文书立卷中问题特征被普遍的原因①文体特征最能反映文件的本质特征②在利用中，实物问题特征查阅使用频率最高③问题特征在立卷中应用最灵活

9、归档的要求包括哪些？

①文件必须齐全完整②保持文件之间的历史联系③区分价值④分类整理立卷或排列装盒⑤便于保管和利用

11、怎么提高公文撰写能力？①要不断学习政治理论，掌握马列主义、毛泽东思想和邓小平理论的基本原理与科学方法②要积极学习、研究和掌握与本职工作有关的政策法令，提高政策思想水平③要努力学好本机关、本部门的专门业务④要学习形式逻辑、语法修辞、文章写作知识、标点符号用法等方面知识

文书处理与档案管理复习资料 篇2

收文办理是机关单位对来自外部的公文进行接受、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。包括收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。

一、收文的范围

上级来文、下级来文、不相隶属来文

1.上级来文包括与本部门职责相关的政策、法令、规定、指示等，即具有政策性、指导性、交办性、参阅性的公文，也包括上级领导的讲话材料，上级机关针对本部门的批复、上级机关编发的内部刊物和简报等。

二、收文的程序

（一）签收

1.1.签收是收文办理的第一道程序，指对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

2.作用：明确交接双方的责任提供一种凭证；保证文件运行安全。3.注意事项：认真清点检查（封口，份数）

（二）登记

1.登记是对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。2.收文登记的作用：管理和保护作用；查找利用作用 3.登记的范围：

（1）上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件（2）下级机关的请示性、报告性文件（3）重要的、带有密级的刊物、资料

（4）机关内部使用的文件、会议文件、音像文件等

不必等级的文件、材料包括：

（1）各种公开的和内部不保密的出版物（2）一般性的简报

（3）行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等

4.登记的方法：流水式登记法:A.按时间顺序不分种类依次登记。手续简便，环节少，但不方便查找。B.分类式登记法：按文件来源分类（上级、下级、平行），查找、使用方便。5.登记的形式：

薄式登记（专用登记簿）和卡片式登记

（三）初审 初审的重点：

1.是否应当由本机关办理 2.是否符合行文规范 3.文种、格式是否符合要求

4.涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签 5.是否符合公文起草的其他要求

补充：

份号：公文份数号一般用6位3号阿拉伯数字，世纪编号推荐采用3-6位阿拉伯数字，编虚位补齐，如001、0100、00100 密级和保密期限：A位置：顶格编排在版心左上角第二行，在份号下方两字之间空一字；如需同时标出秘密等级与保密期限，密级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。B密级：绝密、机密、秘密。C紧急程度：顶格编排在版心左上角第一行，两字之间空一字，如“急件”。如有密级则标识在下一行，目前分为“特急”、“急件”两类。

注意：如只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度在第二行。紧急程度中间是否空一字，与“密级”保持一致，没有密级时，中间空一字。

（四）承办

承办指机关领导人的批办意见和公文本身的要求进行具体的办理。承办是收文办理的核心。关系到公文内容的落实和问题的解决，是一个关键环节。

包括两方面的工作内容：1，从业务部门工作：针对来文所提出的问题去具体执行或解决办理；2.从文书工作：对应办复的文件要根据领导批办意见办理复文。1.承办方式

阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理。需要两个以上部门办理的，应明确主办部门。紧急公文应明确办理时限。

2.拟办：是文秘人员对应如何办理提出初步意见供领导批办时参考的工作过程。拟办意见要写在文件处理单上，要署上拟办人姓名和日期。3.承办的注意事项

A．注意是否属于本部门的职权范围 B．注意批办意见与公文内容是否一致

C．注意区分承办目标，即区分提出拟办意见还是贯彻执行。一般情况下，秘书部门的拟办意见在前，承办部门的拟办意见在后。D．注意时限要求。

（五）传阅

指由文书处理部门负责组织，将公文在多个部门或多位领导（工作人员）之间传递、运转，使其了解、知悉公文所述内容的活动。1.传阅的方式

A．轮辐式。优点：有效的控制公文，随时掌握公文的行踪；避免公文中途积压或丢失；随时调整传阅人员的次序，保证公文尽快阅完。B．专人送传式：特急件，绝密件。优点：顺序、准确、保密、高效。但占用专送人员的时间较多，如果使用过于频繁，将会干扰领导人正常工作。C．接力式：使用这种方式，须严格填写文件传阅单，保证文件不会丢失和应传阅人员范围的覆盖。

D．集中传阅式：适合在紧急事件中运用 2.传阅的要求

第一，掌握传阅范围

第二，传阅文件尽量不要“横传”。应以文秘人员为中心，组织传阅路线 第三，控制文件运行

第四，积极利用并发展多种传阅方式。开辟阅文室，设置内部布告栏，应用传真机、计算机网络等通信手段，以及以会议形式集中送达文件。

第五，建立必要的传阅手续和制度，要随文附传阅文件单。

（六）催办

指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，秘书部门要随时掌握公文的办理进展情况，并对文件承办的情况进行及时监督和检查以确保公文得以落实的环节。

催办是收文办理的重要环节，对于提高办文效率，加速文件运转，避免推诿拖沓具有重要作用。1.催办的范围

从收文的来源上分，催办主要有以下三种：

第一，下级主送机关的请示，需要对审批的领导或主管部门催办 第二，上级机关主送机关需要承办的公文，对承办单位进行催办 第三，平行或不相隶属的机关与本机关商洽有关事宜的公文，也对承办单位进行催办。凡需催办的收文，必须在收文处理单上盖“催办”或“重点催办”戳，以示区别。从催办的范围上分，可以分为两个方面： 第一，针对收文的催办，称对内催办 第二，针对发文的催办，称对外催办 2.催办的方法

（1）电话催办，口注办

（2）书面催办、催办通知单、催办函（3）登门催办（4）会议催办 3.催办的注意事项

（1）要有组织上的保证

（2）要有制度上的保证：紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办

（3）及时向领导汇报汇报催办情况（4）定期公布催办后果。

（七）答复

答复指承办部门把领导批办的胡搜文办结后，将承办情况和办理结果向交办领导人和来文单位汇报或回复。

公文的办理结果应当及时答复来文单位，根据需要告知相关单位。按答复时间分：定期答复和不定期答复，指随办随复，多用于紧急公文 按答复的方向：向上答复、向下答复和平行答复 答复的原则：谁批办（交办）答复谁；谁来文答复谁。

对承办的公文件件有着落，事事有回音（包括不同意的或办不了的）

第三节 发文办理

一、含义

发文的办理是指对本单位对外发文拟制（草拟，审核，签发）后所需要履行的一系列处理环节，包括公文的复核、登记、印制和核发。

审核：一般由办公室（厅）的负责人，有时也由资深的人审核，一般事务性文书也可由秘书人员自己审核。

二、发文的程序

（一）复核

1.复核的含义

已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审 2.复核的内容

公文复核的重点有以下几个方面：

（1）复核审批签批签发手续是否完备（签发人是否合法，有无越权）（2）复核公文体式是否完整、规范（3）复核公文附件材料是否齐全（4）复核行文关系是否正确

（二）登记

对复核后的公文，应当确定发文字号，分送范围和印制份数并详细记录

（三）印制

公文的拟制经过有关部门、领导签发后交印制部门进行印制，进入印发阶段。拟稿只有通过印制，才能最终成为正式的文件。印制需注意：

（1）要符合规定的公文格式（公文一律左侧装订）（2）印制人员要对原稿负责

（3）印制机密性文件必须在机关打字室或特定的保密印刷厂或保密车间进行，不得乱在外边印刷。

（4）凡翻印机密性文件均需取得原发文机关同意，否则不得翻印（5）发文单位应在印好的公文上加盖发文单位的印章。不用加印章：有特定版头的普发性公文；纪要

（四）核发

公文印制完毕，应当对公文的文字，格式和印刷质量进行检查后分发，是发文办理的最后一个环节。

涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发文件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第四节 公文的管理

一、公文管理的原则

（一）统一管理的原则

党政机关公文由文秘部门或人统一管理。党委（党组）县级以上的公文要设立机密部门。公文管理的统一，就是统一到文秘部门一个机构运转到公文上面来，这是规范公文运转程序、防止多头管理带来的混乱和无序，提高公文处理工作效率和需要。机关合并时，全部公文应当随之合并管理；

机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案部门； 工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

公文有文秘部门统一管理，是国家党政机关公文处理工作的一贯要求。长期以来，这种管理方法得到了较好的施行。凡是统一管理原则执行的好的地方或单位，公文处理的规范化程度就比较高，运转更顺利。反之，多头管理的地方和部门容易造成公文处理的扯皮、推诿，影响工作质量和效率。

（二）保守秘密的原则

对公文进行管理的目的之一，就是保证国家秘密的安全。公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者某上级机关决定。公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式、渠道，由发文机关确定，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

（三）便于利用的原则

管理好公文，是为了利用好公文，使公文最大限度地发挥其效用。在公文管理中要正确处理好加强管理与发挥效用的关系。在严格执行管理规定的前提下，充分开拓公文使用的渠道，提高公文的公开度和透明度。

二、收文办理中的公文管理

1.在受理文件时要注意报送份数，对下级机关报送文件份数不足的，要及时要求呈报单位按规定报送，以便满足运转和存查的需要。2.在公文运转中，要密切跟踪公文去向，保证登记在册的公文齐全收回。特别是对上级机关发送的仅有一份的公文，要随时记录运转情况。3.对已经转出办理或办结的文件的留存件，要有序存放。或按来文单位分类保存；或按收文排序保存；还可按是否已办结分别保存。总之，根据有利于查找利用的原则确定适当的存放、保存方式。4.对于查用率高的公文，不要急于归档，应当在经办人员处专门存放 5.对本机关报出的请示及函件获得的回复性来文（批复或复函），运转完毕后，要查找对应的呈报文件，将来问原件及已存档的呈报件合并归档。

三、发文办理中的公文管理

1.文件的保存

底稿、会签意见、签发及审签意见、联合行文等文稿要注意保存 2.送印文稿的管理

公文文稿送厂印刷文件时，印刷单位应保存好文稿。公文印刷完毕后，随正文一起交文秘部门保存。文秘部门经办人员应负责检查文稿是否完整，无误后保存以备归档。未经制发机关文秘部门的允许，不得将文稿和印成件交给其他人员取走。3.文稿的撤销和废止

公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自妨无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。4.发文立户申请

《条例》规定，新设立的机关应当向本机党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或撤销的，相应进行调整。

四、办毕公文的处置

（一）整理归档

（二）销毁

按有关规定，对办理完毕，不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，拟撤销。撤销完毕公文，其意义在于防止失密，避免过时无用信息的干扰，减少文书管理的工作量，提高工作效率。1.销毁范围：包括所有办理完毕，经过清理鉴定确认不具备留存价值或留存条件的公文材料。具体包括：（1）重份公文，多余副本；（2）临时性、事务性公文；（3）外出参加会议带回的无留存价值的公文。（4）一般公文的草稿、校样与其他使用过的会议讨论稿、征求意见稿等。(5)不销毁即会失密或泄密造成严重损失的各种公文材料。2.销毁程序

凡需销毁的文件，均需登记造册，经主管领导审查签字、监销人核对无误后才能销毁，个人不得自行销毁文件。

3.销毁方式

对于纸质公文可以采取粉碎、焚烧、送指定造纸厂化成纸浆德国方式销毁；对于确认销毁的电子公文，直接永久删除。

销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监督销毁，保证不丢失，不漏销。

（三）清退

1.含义

公文的清退，指按照有关规定或要求，将办毕公文经过清理，退还原发机关或指定机关。2.意义

公文清退工作的意义在于保证机密公文重要公文信息内容的安全，避免公文的丢失或泄密现象的发生。

保证公文的严密性、权威性和有效性，避免无用信息的扩散。3.范围

公文清退的范围具体包括：

（1）上级组织下发的绝密文件（下级组织报送的绝密文件一般不予退还，由上级组织暂存备查）；

（2）限定在一定范围内讨论修改或征求意见使用的文稿（3）未经本人审阅的领导人的内部讲话稿

（4）上级组织或本单位制发的供内部传阅的公文，如重要的情况通报、有关统计资料，重要简报和信息等。（5）发文机关明确要求退还的公文材料（6）规定回收的会议文件

（7）有重大错误的公文或明令撤销的公文

公文清退要建立严格的制度。在清退中如发现丢失或公文不完整的情况要及时报告主管领导和保密部门，及时追查处理，禁止将保密公文作为废品出售。清退公文时交接双方应履行交接手续，清退人、收文人双方均应在《公文请退单》上签注姓名和时间，以示对清退工作负责。

（四）暂存

公文的暂存，指对既不应归档或清退，又暂时不宜销毁的公文，暂时留存一定时间以备查用，以后再作处置。

将一部分公文暂时留存保管，便于机关日常工作中的查阅参考，可以减轻业务部门频繁查找归档文件带给档案部门的压力。暂存公文的范围，主要包括：（1）频繁查阅的已归档的文件副本

（2）现行机关需要反复利用的简报、报表等（3）一时难以准确判定是否留存或者销毁的公文等

文书档案考试复习题 篇3

一、单项选择题

1、迄今为止,我国发现的最早的文书是殷商时代的（）。

A、简册文书B、甲骨文书C、石刻文书D、金文文书

2、根据正本另行复制、誊抄的正式公文，称为（）。

A、存本B、修订本C、副本D、试行本3、2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》将公文种类规定为（）。

A、13类13种B、12类13种C、10类15种D、14类14种

4、以下文种中不属于下行文的是()。

A、命令B、报告C、决定D、通报

5、《国家行政机关公文处理办法》规定：绝密、机密级公文应当标明（）。

A、份数序号B、紧急程度C、抄送机关D、联系人姓名

6、（）应当注明签发人姓名

A、上行文B、平行文C、下行文D、所有行文

7、公文的成文日期以（）为准。

A、起草日期B、印发日期C、送出日期D、负责人签发日期

8、“向国内外宣布重要事项或者法定事项”,要用（）。

A、通告B、公告C、决定D、报告

9、某市政府把省政府文件加通知印发至各县政府和市直属单位，这种形式叫（）。

A、批转B、转发C、印发D、翻印

10、以下四个标题，只有（）最准确。

A、××县关于召开治理“三乱”工作会议的通知

B、××县关于召开“三乱”会议的通知

C、××县人民政府关于召开治理“三乱”工作会议的通知

D、××县关于召开治理“三乱”会议的通知

11、“档案”一词作为文字材料，最早见诸于（）。

A、商代B、唐代C、明代D、清代

12、为了便于保存和系统地提供利用，需要把机关单位形成的档案分门别类，这就形成了档

案的()。

A、检索工作B、整理工作C、编研工作D、归档工作

13、档案收集工作的内容，可以概括为档案的()。

A、接收与征集B、归档与征集

C、移交与归档D、移交与接收

14、某某市委纪律检查委员会的档案，可构成一个()

A、独立全宗B、档案汇集C、联合全宗D、全宗汇集

15、档案鉴定是评价和预测()。

A、档案价值B、档案类别C、档案载体D、档案状况

16、决定档案价值最重要、最本质的因素是()。

A、档案来源B、档案内容C、档案形式D、档案形成时间

17、档案文献汇编所纂辑的是()。

A、档案原件B、档案复制件C、档案加工件D、档案文摘

18、以下属于档案二次文献的是()。

A、档案文摘B、专题史料汇编C、专题概要D、统计数字汇集

二、多项选择题

1、从文书工作的内容和环节分析考察，可以将文书工作人员分为（）。

A、文书写作人员B、文书处理人员C、文书运转人员

D、文书工作辅助人员E、文书保管人员

2、从行文关系看，公文可分为（）。

A、内部文件B、上行文C、平行文D、下行文

3、下列公文文种中属于上行文的有（）。

A、决定B、报告C、通报D、请示

4、公文红色反线上面的内容有（）。

A、发文机关标识B、标题C、发文字号D、公文份数序号

5、标引主题词的顺序，应该是（）。

A、先标类属词，再标类别词B、先标类别词，再标类属词

C、先标反映文件内容的词，再标反映文种的词

D、先标反映文种的词，再标反映文件内容的词

6、下列各项中，适用于通报使用范围的有（）。

A、表彰先进B、传达重要事项C、批评错误D、告知群众应当遵守的事项

7、收文登记的作用是有（）。

A、管理和保护作用B、查找和检查作用C、统计和催办作用

D、责任和凭证作用E、领导和助手作用

8、按档案存在形式的不同，档案可分为（）。

A、口碑档案B、文物档案C、简牍档案D、文献档案

9、档案工作系统结构具有一定的层次性，具体可划分为（）。

A、档案实体管理层B、档案信息开发层

C、档案利用层D、档案工作反馈信息处理层

10、一般说来，档案工作的性质可概括为（）。

A、管理性B、科学性C、服务性D、政治性

11、档案工作基本原则中的“维护档案完整”的含义有()。

A、保证档案的物质安全B、维护档案的有机联系

C、保证档案内容的政治安全D、保证档案的数量齐全

E、保证档案不失密

12、全宗的补充形式有（）。

A、联合全宗B、全宗汇集C、全宗群D、独立全宗E、档案汇集

三、名词解释

1、文书工作

2、上行文

3、公文格式

4、眉首

5、发文字号

6、批办

7、文书立卷

8、立卷类目

9、档案

10、国家档案全宗

11、案卷目录

12、档案存贮缩微化

四、简答题

1、简述文书立卷的基本原则。

2、简述档案的基本作用。

3、简述档案事业的工作内容。

4、简述档案收集工作的具体内容。

5、简述构成立档单位的具体条件。

6、简述全宗内档案分类的常用方法。

五、论述题

1、举例说明运用文件特征组卷的方法。

2、试论述优化档案馆馆藏的主要原则。

3、试述档案整理工作的基本原则。

六、分析说明题

1、一天早上，某市××局办公室主任刚上班，正要外出开会的局长急忙叫住他，说本局所属企业下岗职工再就业中遇上急需解决的××问题，必须向市政府请求指示。为使问题尽快得到解决，并使所属企业了解事情办理过程，争取工作上的主动，局长交代要办公室主任尽快写一份《关于请求指示本局所属××企业下岗再就业中××问题的报告》直接报送市政府并报王××副市长，同时将此报告抄送给本局所属下级企业和各部门。因是局长布置的工作，办公室主任不敢拖沓，中午加了个班将 “报告”写好，下午一上班就派人将报告直接送到市政府王××副市长的秘书手中，并打电话向下属企业和部门通报了报告的内容，讲明陆续将“报告”发下去。

请分析并提出修改意见：（1）××局能否写这一报告；（2）该“报告”的主送机关选择是否正确；（3）该“报告”行文是否符合行文规则；（4）该报告的发文办理程序是否正确。

2、某单位档案的分类方案中，一级类目包括：2006年、2007年……；二级类目包括：综合类、规划计划类、办公室类、科研处类、人事处类……。

请指出该分类方案中的错误之处并说明理由。

文书档案考试复习题 篇4

什么是工程文件 工程文件是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记 工程文件：

一、什么是工程文件：工程文件是在工程建设过程中形成的各种形式的信息记 包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件五 个部分，统称工程文件。个部分，统称工程文件。

什么是工程档案 工程档案是在工程建设活动中直接形成的 工程档案： 是在工程建设活动中直接形成的，二、什么是工程档案：工程档案是在工程建设活动中直接形成的，具有归档保 存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，简称工程档案。存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，简称工程档案。

二者区别：一是工程档案是建设活动中形成的； 二者区别：一是工程档案是建设活动中形成的；工程文件是建设过程中形 成的；二是看工程文件有无归档保存价值，只有经过认真鉴定、整理、成的；二是看工程文件有无归档保存价值，只有经过认真鉴定、整理、立卷才 是工程档案。是工程档案。

什么是城建档案 城建档案是在城市规划、城建档案： 是在城市规划

三、什么是城建档案：城建档案是在城市规划、建设及其管理活动中直接形成 的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。

四、城建档案法规： 是调整国家机关、社会组织、企事业单位和个人对城建档 城建档案法规： 是调整国家机关、社会组织、案这一特定科技文化财富的管理、利用和处置方面关系的法律、规范的总称。案这一特定科技文化财富的管理、利用和处置方面关系的法律、规范的总称。

五、法律：是由全国人民代表大会常务委员会立法、制定并通过的。如： 中华 法律：是由全国人民代表大会常务委员会立法、制定并通过的。《中华 《 人民共和国档案法》 中华人民共和国城市规划法》 人民共和国档案法》 《中华人民共和国城市规划法》

行 政法规：是由国务院在不违背宪法和法律的前提下，六、行政法规：是由国务院在不违背宪法和法律的前提下，以行政立法形式制 定颁布的关于城建档案工作方面的决定，命令和规章。《科学技术档案工作 定颁布的关于城建档案工作方面的决定，命令和规章。如： 科学技术档案工作 《 条例》 建设工程质量管理条例》 条例》 《建设工程质量管理条例》

地方性法规：是由省、自治区、七、地方性法规：是由省、自治区、直辖市或较大城市的人大及其常委会制订 的有关城建档案工作的地方性规定、规章、办法等。的有关城建档案工作的地方性规定、规章、办法等。

国务院部门规章：

八、国务院部门规章：是由国家建设主管部门依据法定权限制定的城建档案方 面的各项规章。《城市建设档案管理规定 面的各项规章。如： 城市建设档案管理规定》 《城市地下管线工程档案管理 《城市建设档案管理规定》 办法》 办法》

地 方城建档案行政规章：是由省级人民政府以及省、九、地方城建档案行政规章：是由省级人民政府以及省、自治区所在地的城市 和经国务院批准的较大的市人民政府依法定权限和程序制定的适用于本地区的 城建档案行政规章。《大连市城市建设档案管理办法》 城建档案行政规章。如： 大连市城市建设档案管理办法》 《大连市城市建设档案管理办法

十、工程档案管理的法规体系包含三个方面： 工程档案管理的法规体系包含三个方面： 包含三个方面

1、工程档案的管理体制；、工程档案的管理体制；

2、工程档案的编报制度；、工程档案的编报制度；

3、工程档案移交的保证措施。、工程档案移交的保证措施。

十

一、以法治档，做好工程档案管理、执法工作需要做好四方面工作：

十一、以法治档，做好工程档案管理、执法工作需要做好四方面工作：

1、加强宣传、提高全民的档案意识；、加强宣传、提高全民的档案意识；

2、加强教育，提高城建档案工作人员业务水平；、加强教育，提高城建档案工作人员业务水平；

3、加强组织领导，建立健全工程档案的编报管理制度；、加强组织领导，建立健全工程档案的编报管理制度；

4、加大执法力度，提高执法水平。、加大执法力度，提高执法水平。

十二、建设单位是工程的建设者、使用者，也是工程档案编报的责任单 位，十二、建设单位是工程的建设者、使用者，也是工程档案编报的责任单位，应 当负起组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、当负起组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积 累和整理归档工作，并负责对工程准备阶段文件，竣工验收文件的收集、整理、累和整理归档工作，并负责对工程准备阶段文件，竣工验收文件的收集、整理、立卷工作。立卷工作。

十三、工程档案的编报制度：法规中明确 规定了建设档案编制和向工程档案保

十三、工程档案的编报制度：法规中明确规定了建设档案编制和向工程档案保 管单位移交的编报制度，集中在以下三点：一是要及时收集整理工程文件，管单位移交的编报制度，集中在以下三点：一是要及时收集整理工程文件，二 是要按规定编制合格的工程档案，三是按规定向城建档案保管部门移交。是要按规定编制合格的工程档案，三是按规定向城建档案保管部门移交。

十

四、建设工程质量管理条例》规定，《

十四、建设工程质量管理条例》规定，对“建设工程竣工验收后，建设单位未 建设工程竣工验收后，向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的，责令改正，处一 万元以上十万

元以下的罚款” 给予单位罚款处罚的，万元以上十万元以下的罚款” “给予单位罚款处罚的，对单位直接负责的主 十万元以下的罚款，管人员和其他直接责任人员处单位罚款数额百分之五以上百分之十以下的罚 管人员和其他直接责任人员处单位罚款数额百分之五以上百分之十 以下的罚 ” 款。

十五、辽宁省建筑工程文件编制归档规程》规定，《

十五、辽宁省建筑工程文件编制归档规程》规定，建设工程竣工档案由六部分 组成，组成，并将其分类为： 分类为： A 类 工程准备阶段文件 B 类 监理文件 C 类 施工文件 D 类 竣工图 E 类 竣工验收文件 F 类 声像、缩微和电子档案 声像、十六、工程准备阶段文件中的“ 建设用地规划许可证》及附件”一项应包括： 《

十六、工程准备阶段文件中的“ 建设用地规划许可证》及附件”一项应包括： 包括

1、建设用地规划许可证、2、建设用地规划批复文件、建设用地规划批复文件

3、建设用地规划许可证附图、十七、工程准备阶段文件中的《国有土地使用证》应为复印件，十七、工程准备阶段文件中的《国有土地使用证》应为复印件，但需加盖建设 单位公章。单位公章。

十八、工程准备阶段文件中的“重大设备及材料订购合同 及材料订购合同”

十八、工程准备阶段文件中的“重大设备及材料订购合同”主要是指电梯及空 调订购、安装合同。调订购、安装合同。

十九、地形图应为竣工后的更新地图。

十九、工程准备阶段文件中的 1：500 地形图应为竣工后的更新地图。：

二十、工程准备阶段文件中应归档《综合管网图》《综合管网测量报告》、综合管网测量报告

二十、工程准备阶段文件中应归档《综合管网图》《综合管网测量报告》及《测 量数据光盘》。量数据光盘》

二

十一、建设单位向城建档案馆移交竣工档案时，需填写《工程项目属性表》 二

十一、建设单位向城建档案馆移交竣工档案时，需填写《工程项目属性表》 ； 工程项目属性表》 门牌号码”应为“建筑物门牌号码批复” 《工程项目属性表》中“门牌号码”应为“建筑物门牌号码批复”中的门牌号 码。

二十二 施工单位向监理单位申报图纸会审提交的附件为 图纸会审记录。二

十二、施工单位向监理单位申报图纸会审提交的附件为：图纸会审记录。

二 十三 施工单位向监理单位申报《材料 构配件 设备报验表》 二

十三、施工单位向监理单位申报《材料/构配件 / 设备报验表》需提供的附件 有：

1、数量清单；、数量清单；

2、质量证明文件；、质量证明文件；

3、自检结果（要求材料质量证明文件齐全，外观质量及检查结果合格）、自检结果（要求材料质量证明文件齐全，外观质量及检查结果合格）。

二十四 在编制施工阶段监理文件时，应以质量控制、投资控制、二

十四、在编制施工阶段监理文件时，应以质量控制、投资控制、进度控制文 件为主要内容，应反映建筑工程实体形成的控制过程。件为主要内容，应反映建筑工程实体形成的控制过程。

二 十五 施工文件”卷归档内容由八部分组成，二

十五、C 类 “施工文件”卷归档内容由八部分组成，即： C1 管理资料 C2 土建工程施工文件（也可称建筑与结构工程施工文件）土建工程施工文件 也可称建筑与结构工程施工文件）工程施工文件（建筑与结构工程施工文件 C3 给排水、消防、采暖、燃气工程施工文件 给排水、消防、采暖、C4 通风空调工程施工文件 C5 电气工程施工文件（含消防电）电气工程施工文件（含消防电）C6 电梯工程施工文件 C7 智能建筑工程施工文件 C8 室外工程施工文件 室外工程施工文件

二 十六 施工技术管理文件” 管理文件 档案员必须填写“ 二

十六、在“C1 施工技术管理文件”中，档案员必须填写“设计变更通知单汇 总目录” 并加盖档案员印章；施工过程中未发生设计变更的，该汇总目录也要，总目录” 并加盖档案员印章；施工过程中未发生设计变更的，该汇总目录也要 过程中未发生设计变更的 填写，并加盖档案员印章。填写，并加盖档案员印章。二十七 土建工程施工文件中，施工现场质量管理记录》《控制网设置记录》 《施工现场质量管理记录、控制网设置记录 二

十七、土建工程施工文件中，施工现场质量管理记录》《控制网设置记录》 《 文件” 《 《沉，应归档于 和《工程定位（竣工）测量记录》 应归档于“C1 施工技术管理文件”中； 沉 工程定位（竣工）测量记录》 应归档于“ 施工技术管理文件，降观测记录》 应归档于“ － 工程记录” 降观测记录》则应归档于“C2－5 工程记录”中。

二十八、民用建筑设计前，应进行工程地质勘探，二

十八、民用建筑设计前，应进行工程地质勘探，当工程地点地下存在地质断 层时，应对土壤氡浓度进行检查测试，并根据地表土壤氡浓度测试结果，层时，应对土壤氡浓度进行检查测试，并根据地表土壤氡浓度测试结果，决定 防氡降氡工程措施。防氡降氡工程措施。工程措施

二十九、建筑用于室内的水性处理剂包括：水性阴燃剂、水性防水剂，二

十九、建筑用于室内的水性处理剂包括：水性阴燃剂、水性防水剂，水性防 腐剂，和游离甲醛释放量检测验收。腐剂，使用前应对其中 TVOC 和游离甲醛释放量检测验收。

三

十、施工单位在施工中要按图施工，如需要更改设计时，三

十、施工单位在施工中要按图施工，如需要更改设计时，必须征得设计单位 同意，并具有设计变更通知单或洽商记录。同意，并具有设计变更通知单或洽商记录。凡涉及主体结构及使用功能的设计 变更，建设单位应报施工图审查机构重新审查。变更，建设单位应报施工图审查机构重新审查。

三

十一、当验槽中发现地基持力层有可疑现象 或建设单位、槽中发现地基持力层有可疑现象，三

十一、当验槽中发现地基持力层有可疑现象，或建设单位、设计单位有要求 时，要对地基

文书档案管理 篇5

档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。

一、争取领导重视是做好文档工作的前提

1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干 出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。

2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。

二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路

随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。

1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。

2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发

挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。

3、改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。

三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质

文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。

1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。

文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。

2、文书管理人员应该认真履行岗位职责，做到以下十点：

一．做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。严格执行文件传阅制度，需传阅文件做到及时呈送和催收。按照档案管理的规定，定时做好文书档案归档立卷工作，随时备用查阅。

二．负责党政部门的文件、总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印。凡交付打印的文件、材料，按顺序及时登记打印。急件要随到随打。保证打印文件、材料的质量。

三．负责向校区内各部门发送文件、材料；取送报刊信件并负责分发。负责

到校外等单位取送文件、材料和复印文件、材料等。接转电话，下达校内临时性通知等。

四．负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子公文接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确、安全。

五．及时收集、催要校内各组室、各部门应该存档的材料，立档备用备查。做好建立综合档案室的准备工作，待条件成熟尽快建起综合档案室。

六．负责升旗、集会等集体活动的出勤检查；与办公室其他人员共同做好平日教职工的出勤抽查统计工作；做好教职工月工作量津贴和学校考核效益奖的计算统计工作。

七．保管学校礼品及行政办公室公共财产；保管办公用品并负责分发等。与其他人员共同做好档案室、接待室、会议室、领导办公室的管理、清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。

八．做好校外来访人员的接待工作。

九．负责节假日办公室值班，接收、呈报文件。

十．严格执行保密制度。

3、强制度建设，建立长效培训机制。

首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。

4、确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。

四、做好文书档案收集工作是档案管理的关键

（一）具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。集工作包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。

1、归档范围

（1）确定归档范围需考虑三个因素

A机关的职能活动

B文办理完毕

C有查考利用价值

(2)内容

A级针对本机关的指导性公文

B级机关主要职能活动中形成的公文材料

C级机关呈送的报请类公文

D级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文

（3）注意问题：

A合办理的公文；

B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时

C 本机关内部的公文如计划、总结、会议记录

2、归档时间一般在第二年6月底之前

3、归档要求

A类、份数以及每份文件的页数

B卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考；

C 案卷要系统排列，交接时履行手续；

D 字迹材料要符合耐久性要求；

E 公文必须是正式的生效的公文

（二）严格按归档制度规定进行接收。收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量。归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能。

（三）建立相关制度加强零散文件的收集

1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。

2、建立外出开会人员带回材料归档制度。

3、保证工作变动人员手中材料归档制度

(四）明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整

1、公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集。

2、于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。

3、位的综合性文件，如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。一般指不走收发文程序的文件。

4、各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。

五、加强入档文件的管理，确保入选档案的使用价值

1、改革现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。当前鉴定工件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分偏高，进馆后多数无人问津，占据了库房，又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的以上的报表等，涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决，进馆后依靠档案馆鉴定剔除，难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限，在鉴定时不易掌握。如长期为１６-５０年，跨越如此之大，令鉴定人员无所适从。

2、注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。从某种义上讲，档案在进馆之前，已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定；二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定；三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中，立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键，档案局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量，应提高立卷人员业务素质，在立卷环节就使保管期限划分准确；在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题；在档案馆接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。

3、在档案馆设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作。主要是对馆藏到期档案进行统计，制定鉴定计划；对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析，提出鉴定意见，保证档案馆鉴定工作有条不紊地进行。

4、对文书档案坚定定之后，还要进行严格的复审。到期档案的复审工作是对入选文书做最后的确认，应本着档案鉴定销毁原则即贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，按照本单位制订的保管期限表进行。还要运用正确的方法，采取直接鉴定法，以案卷（件）为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页的进行审查鉴定。

5、复审之后还要对不合格文件进行销毁。档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能部门的兼职档案员组成，对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁。文书档案销毁工作应该遵循以下程序：

a、组成鉴定小组对档案进行价值鉴定。

b、对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表。c、鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见。

d、将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销。

e、监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导。

f、将销毁清册归档保存。