管理文书写作（精选8篇）
Personal Statement
Program: Human Resource Management /
International Business Management / Media Enterprises
In this age of information, economic globalization is subjecting the entire world to an irresistible, all-encompassing and profound transformation. Any single nation has the likelihood to exceed the boundaries of its domestic market, and its natural and human resources to realize an optimum allocation of resources on the international level. By now, a pattern of multinational competition has developed and China ’s accession into the WTO has provided it with a rare opportunity to integrate into the international mainstream economies and to realize its immense development potential. But at the same time China is bound to an important obligation―its solemn promise to abide by all the rules and regulations of trade as agreed upon by all the WTO member countries. Under such circumstances, it is necessary for China to open its market according to prevalent international conventions and practices and bring its mode of economic operation and management, along with relevant laws and regulations, into an international framework until absolute conformity is achieved.
一、文书档案管理工作存在的问题
(一) 领导对文书档案管理工作不够重视。
有些单位的领导对文书档案工作的认识不够不够, 没有充分重视文书档案工作。调查显示, 不少单位的领导认为文书档案管理工作是极为简单, 可有可无的工作, 尽管投入了大量人力物力, 但是难以见到效果, 档案管理中只需要相关工作人员保存好文件, 以备不时之需即可。由此可见, 文书档案管理工作没有落实到位, 没有纳入单位的正规管理日程中, 从而影响到文书档案管理人员的工作积极性, 降低了文书档案工作的质量。
(二) 文书工作和档案工作衔接的不够好。
文书工作与档案工作既有联系又有区别。在实际工作中, 文书工作和档案工作应该是相辅相成, 相互配合, 从而形成一个分体式的档案管理体系, 虽然这种管理体系是有效的、科学的, 但是由于这种体制, 在一定程度上拉大了文书工作与档案工作的距离。由于从事文书工作的人员档案意识比较薄弱, 而档案人员也未考虑到文秘工作, 导致两者之间衔接过程中出现了很多问题。不仅如此, 还有一些公文的格式和处理办法也存在很多不规范的现象, 如装订、附件、办理程序、编号不规范;文书用纸达不到标准;文种使用不恰当等。
(三) 检索效率不够高。
当前文书档案检索手段有手工检索和计算机检索两种形式, 但是手工检索依旧占据很大的比重。虽然有些单位的文书档案管理人员在进行手工检索方面做了很多努力, 也制定了多样化的检索工具, 但在检索形式不断增加的情况下, 检索效率却得不到提高。主要因为文书档案管理人员在进行档案管理时, 过分看重检索工具结合检索内容的数量, 却忽略了检索的质量方面的要求。
(四) 管理人员专业素质不够高。
目前有些单位的文书档案管理人员文化程度和专业素质与时代发展要求不相吻合。信息时代, 虽然计算机技术在档案行业行业得到广泛应用, 但文书档案管理人员不懂计算机技术、不懂相关知识的现象依旧存在, 在档案信息的利用和开发方面能深入研究的专业人才也不多, 严重影响了文书档案管理的工作质量。
二、做好文书档案管理工作的对策
(一) 争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持。
领导的重视对于文书档案工作的发展至关重要, 会影响文书档案管理工作者的工作积极性。因此, 要争取各级领导对文书档案管理工作的重视与支持, 以切实提高文书档案管理工作水平。此外, 还要赢得各个相关部门的支持和协助。加强文书档案管理部门和各个部门之间的协调和沟通, 主动了解业务部门正在或者将要进行的新的工作, 保证文书档案收集的及时、完整。
(二) 做好文书工作和档案工作的规范衔接。
在文书档案管理过程中, 文件是其基础, 一般情况下, 文件质量的高低直接关系到档案质量的好坏, 没有高质量的文件作为基础, 档案质量就难以提升。因此, 文书档案管理水平的高低是建立在文书部分规范化处理文件的基础之上的, 这就要求相关人员做好文书工作和档案工作的规范性衔接, 切实做好文书材料的立卷归档工作。此外, 做好文书、档案工作一体化工作, 使整个文书档案管理工作处于规范、有序的状态中。
(三) 提高检索效率。
首先, 要对文书档案进行数字化管理。文书档案数字化管理的意义就是将传统的纸质记载的文书档案形式转变为信息数据库的形式储存, 对文书档案信息通过编号进行有效地管理, 既有利于文书档案的安全管理, 又方便文书档案信息资源的利用。其次, 传统文书档案管理工作人员负责管理文书档案工作的不同方面, 在文书档案检索时比较麻烦, 要针对这个情况, 可以对文书档案管理工作人员信息进行录入编号, 并与其工作内容相关联, 这样直接输入文书档案管理工作人员编号就可以调取相应档案内容。或者可以通过二维码、条形码等形式加快信息录入和检索速度, 进而提高文书档案管理工作效率。
(四) 提高档案管理人员的综合素质。
档案管理人员是保证文书档案管理工作顺利进行的关键因素, 因此必须提高文书档案管理人员的素质, 制定相应的培训计划。定期对文书档案管理人员进行工作能力的测试, 针对存在的不足采取相应的教育、培训措施, 以不断提高文书档案管理人员的管理水平及工作能力, 增加文书档案管理人员业务知识的储备。同时, 积极引进复合型的文书档案管理人才, 为文书档案管理部门增加活力, 提高文书档案工作效率。
参考文献
[1] .罗文妍.做好文书档案管理工作之我见[J].黑龙江生态工程职业学院学报, 2011.03
【关键词】电子文件；档案管理；问题
引言：
伴随计算机技术和互联网应用的普及，网络的开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入网络。电子系统中大量的公文通过网络发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。
文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。
一、应用办公自动化的文书档案管理的优点
（一）提高办公效率。 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。档案管理工作中，在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序。因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
（二）信息共享。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以准确查找文件，不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门情况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
（三）保存稳定性。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命更长。纸张的耐久性取决于保管条件，如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
（四）提高了文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中，办理人员因为某些原因，使文件在传递过程中丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过办公自动化系统进行传递，遇到出差等情况，还可以通过VPN设备，进入公司内网进行办公，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题
（一）电子文件保密性受限制。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
（二）对档案综合管理人员要求高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。实现档案信息办公自动化，不仅满足于一般的计算机操作水平、较高的知识层次和先进技术水平，更要有高度保密意识。
三、针对在实践应用过程中遇到的问题我提出了几点方法
（一）办公自动化系统内、外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
（二）提高档案人员的综合素质：1、从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果；2、以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分；3、加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
（三）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。
参考文献：
[1]邓邵兴，档案管理学，中国人民大学出版社.
[2]董永昌，电子文件与档案管理，百家出版社.
公文管理制度
第一章 总则
一、为了进一步加强公司公文管理，规范公文管理流程，进而促进工作效率的提升，特制定本制度。
二、本制度适用于浙江美道控股有限公司及所属分（子）公司。
三、公司公文管理归口部门为行政部，具体职责如下：
1、控股公司行政部负责公司公文管理体系的建立和完善，并指导所属分（子）公司规范公文管理工作。
2、行政部负责公司公文收发、登记、传阅、催办、审核、归档管理等工作。
第二章 常用文书种类
四、本制度所称公文指控股公司及所属（分）在公司在经营管理工作中形成的文件资料，包括请示、报告、决议、决定、制度、通知、通报、批复、纪要、工作联系函等。
五、常用文书种类及用途：
1、请示：向上级请求指示或批准，用“请示”。
2、报告：向上级汇报工作、反映情况或提出建议，用“报告”。
3、指示：向下级部门布置工作，阐述工作活动的指导原则，用“指示”。
4、批复：答复请示事项，用“批复”。
5、通知：传达上级的指示，要求下级办理或需要知道的事项，批转下级公文，转发上级、下级或不相隶属单位的文件，用“通知”。
6、通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况和需要所属单位知道的事项，用“通报”。
7、决定、决议：对某问题或重大活动作出安排，用“决定”。通过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
8、函：平行的或不相隶属的单位之间相互商洽工作，用“函”。
9、会议纪要：传达会议议定事项或会议精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
第三章收文管理
六、收文登记：
1、公司外来文件均由行政部指定专人负责接收。接收文件时要点清数量，并在《发文
登记本》上进行登记和编号。
2、收文登记内容包括：收文序号、收文日期、来文单位、来文标题及备注等。
七、收文传阅：
1、行政部经理负责填写《文件传阅处理单》并提出拟办意见，交公司领导或相关部门审阅或办理。
2、文件处理和传阅应高效，一般文件处理和传阅不超过1个工作日；阅件人须在文件传阅处理单上签署意见或签名。
3、文件处理和传阅完毕后，阅件人应及时将文件交回行政部，以便继续流转或归档。
八、催办：
对需要回复上报的文件，行政部负责跟进经办人处理或办理情况，以保证按规定期限回复上报。
九、来文处理和传阅完毕，由行政部按照编号顺序进行归档，并制作文件清单以备查阅；归档的文件须包含原件及传阅记录。
第四章 发文管理
十、公文起草：
1、控股公司各部门及所属分（子）公司发文应遵循“精简高效”的原则，根据实际需要拟写公文，尽可能减少发文数量。
2、公文起草须遵循统一的格式和编号规则（具体见附件）。
3、公文须明确适用范围。
十一、公文审核及签发：
１、控股公司对外发文（各职能部门对外发文均应以控股公司名义进行），以及内部重要文件（如：制度、经营计划、重要通知等）由控股公司总经理或其授权人签发。
2、所属分（子）公司对外发文由董事长或其授权人签发，公司内部文件由公司总经理签发。
3、行政部经理负责公文核稿（文体、格式、发文必要性等）工作；必要时组织相关部门会签审核。会签审核须由明确意见，并签名。
4、所属分（子）公司发文均须抄送控股公司行政部。
十二、公文印发：
1、公文签发完毕，由行政部部负责统一编号及印发；属公司对外发文的，由公文发起部门负责递送。
2、公文签发完毕，方可加盖公章。
3、所有发文须在《发文登记表》做好登记并由收文部门签收。
4、已印发的公文，由行政部统一保存管理。非经批准，任何部门及个人不得擅自修改。
第五章 公文保管
十三、公文存档：
所有收发的公文及传阅记录、审批会签记录等需要以收发文单位为类别进行分类保存，并制作公文档案清单。
十四、公文借阅：
已归档的公文，各部门若需借阅，统一到行政部办理借阅手续后借阅。
十五、公文清理：
控股公司及所属分（子）公司年定期对已存档的公文进行清理，对于没有存档价值、已经作废的公文可酌情予以清理，但至少必须保留电子版清单备查。
第六章 附则
十六、本制度由控股公司行政部部起草并负责解释。
一、单选题（共 15题）
1、单份文件整理的最终“产品”是（）。A、册 B、案卷 C、件 D、张
2、承办是公文处理过程中的（）。A、首要环节 B、重要环节 C、中心环节 D、次要环节
3、（）是公文办理过程中的中心环节。A、拟办
B、批办 C、承办 D、催办
4、（）是指需要办理的重要来文，由机关综合部门、主管业务部门提出初步的处理方案或建议，供领导人审批时参考。A、审核 B、批办 C、催办 D、拟办
5、按我国现行规定，文书档案的保管期限分为（）。A、进馆和不进馆 B、永久、长期和短期 C、永久、定期
6、按我国现行规定，文书档案保管期限“定期”的年限一般是（）。A、16年和50年 B、30年和10年 C、30年和15年
7、本单位职工和党员名册、大事记、党务或行政会议记录，其保管期限为（）。A、永久 B、30年 C、10年
8、本单位综合性的、和以上的工作总结、报告、计划、规划、统计报表，其保管期限为（）。
A、永久 B、30年 C、10年
9、本单位领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构
制发的文件保存价值（）一般行政事务机构、后勤机构及辅助性机构制发的文件保存价值。A、等于
B、大于 C、小于 10、20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，其保管期限为（）。A、10年 B、30年 C、永久
11、（）可不用去除文件上的金属钉。A、永久保存的文件
B、10年以下保存的文件 C、30年保存的文件
12、对上文书文件材料的归档时间一般要求在翌年的（）完成。A、1～2月份或6月份 B、3月份或9月份 C、6月份或12月份13、2000年发布实施的《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（）种。A、12 B、13 C、14
14、（）是机关管理与保存文件的基本方法，通过它建立起文件收进运转记录，它是催办、查阅的索引和档案检索的工具。A、传阅
B、登记 C、签注
15、不论收文还是发文，其处理过程的最后一个环节都是（）。A、处置办毕公文 B、分发 C、签注 D、用印
二、多选题（共 14 题）
1、根据国家档案局8号令的规定,机关文书档案保管期限分为()两种.A、永久 B、长期 C、短期 D、定期
2、凡反映本单位()等方面具有长远利用价值和凭证价值的材料应该列为永久保管。A、主要职能活动 B、基本历史面貌
C、在维护国家、单位和职工权益 D、所有活动
3、凡反映本单位()有查考利用价值的材料，应列为定期保管。A、在较长时间内 B、一般工作活动 C、重大活动
D、在一定的时间内
4、归档的时间一般设定为（）。A、1至2月份 B、6月份 C、8月份 D、12月底
5、归档就是（）的文件经（）交档案室保存的过程。
A、办理完毕 B、正在处理 C、系统整理 D、简单整理
6、归档文件的特点是（）。
A、办理完毕 B、应归档 C、系统整理
D、来文机构的规格很高
7、归档时每份文件必须齐全完整，即（）必须完整齐全。A、文件的定稿与正本 B、主件与附件 C、正本与副本
D、转发件与被转发件
8、各单位档案部门应结合（），制定本单位的归档制度。A、国家档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 B、本地区档案行政管理部门关于文件归档的有关规定 C、本行业（系统）主管部门关于业务文件归档的有关规定 D、本单位工作职能及文件产生情况
9、各单位制定文书档案的保管期限表的依据是（）。A、国家档案局发布的《文书档案保管期限表》
B、本地区档案行政管理部门发布的《文书档案保管期限表》 C、本行业档案部门发布的《文书档案保管期限表》 D、本单位主要职能和主要业务工作的实际
10、公文标题由（）组成。A、公文的责任者 B、公文的事由 C、公文的文种 D、公文的
11、公文结构的必备要素包括（）。A、公文的标题、正文 B、发文字号、主送机关 C、成文日期
D、公文制发责任者
12、公文构成要素中的收文单位包括（）。A、上级单位
B、主送单位 C、抄送单位 D、下级单位
13、对于本单位收文，是以是否（）为归档判断标准的。A、上级文件
B、本单位是否贯彻执行（办理）C、与本单位工作有直接关系的文件 D、红头文件
14、广州市档案局2006年印发一份文件，这份文件的发文字号表述正确的是（）。A、穗档函（2006）1号 B、穗档〔2006〕1号 C、穗档办〔2006〕1号 D、穗档字〔2006〕1号
三、判断题（共 14题）
1、采用“单件归档”的前提是必须使用国家档案局推荐的优秀档案管理软件。答案：对
2、采用单份文件整理归档方法时也要经过分类。答案：对
3、采用单份文件整理方法整理归档文件时，跨的党务或行政会议记录本应归入其终止的归档；跨的会议文件应归入会议闭幕归档。
答案：对
4、采用单份文件整理方法整理归档文件时，正本与定稿组成一“件”归档文件，此“件”文件材料正确的排列顺序为：正本居首，文件处理单居二，定稿居后。答案：对
5、采用单份文件整理方法整理归档文件时，收文与文件传阅单组成一“件”归档文件，采取“收文在前，文件传阅单在后”的方式装订较合理。答案：错
6、“以我为主”，就是以本单位各项活动形成的文件材料为主。答案：对
7、本单位形成的文件中大部分都要归档。答案：对
8、本单位形成的规章制度、统计表不应属于归档的范围。
答案：错
9、本单位应归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸的，应与文件正本、定稿一并归档。
答案：对
10、编制本单位文书档案保管期限表可以照抄国家的有关规定。答案：错
11、本单位在修订《文书档案保管期限表》时，可照搬照抄《广东省机关文件档案保管期限表》。
答案：错
12、草拟时如需引用公文,应当先引文号,后引标题。
答案：错
13、“函”是上、下、平级机关之间都可以使用的商洽性、问答性公文，不具有指挥的作用。答案：对
文书档案归档标准
1主要工作依据
1.1《归档文件整理规则》DA/T 22-2000 1.2《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)1.3《企业文件材料归档范围和保管期限规定》(国家档案局第10号令)1.4《企业档案工作规范》DA/T 42-2009 2管理职责
2.1档案部门是文书档案归口管理部门。负责本单位归档文件的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用;负责监督、检查、指导本单位各业务部门文件的形成、积累和移交等工作。
2.2各业务部门兼职档案员负责本部门文件的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按档案管理规范，完成归档文件的整理与移交工作。
3归档要求 3.1归档原则
3.1.1归档文件应以本单位形成的，以及与本单位职能有关的文件为归档主体。
3.1.2普发性文件:凡是属于直属上级主管单位下发的与主业有关，且需要办理的，则酌情归档，期限从短;而对层层转发文件，且不需要办理的，一般不需要归档。
时及时归档。
3.3归档份数
归档的纸质文件应为原件，一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门规定的可根据实际适当增加份数。
3.4质量要求
3.4.1归档文件必须完整、齐全。文件的正文与附件、请示与批复、转发文与被转发文、外文与译文等必须保证完整无缺；对有破损的文件应进行修补;对字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，并附在原件后面一并归档;纸质文件的发文稿纸、文件处理单应与文件正本、定稿一并归档。
3.4.2归档文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复印件归档，并在复印件上标明原件归档单位，加盖原件归档单位的公章。
3.4.3对于无批复或复函的请示性文件，应由业务部门经办人在文件第一页的空白处注明该文件最终处理结果意见，同时签署姓名及经办日期，闭环后归档。
3.4.4归档文件的书写材料和纸张(不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸、热敏纸等)、装具和装订(采用无酸卷盒，可用不锈钢钉装订或线装)应符合档案保护和档案管理的要求。
3.5移交程序
3.5.1各业务部门应将需归档的文件，收集整理，编制移交
前，发文处理单在后。
4.2.1.2装订应以不影响阅读和复印、不破坏原件、方式简便为原则。永久、定期30年保存的文件，可用不锈钢钉(夹)装订、如页数多较厚的可用三针一线装订;定期10年文件可以不拆钉。
4.2.2分类
文件分类，统一采用:-机构(问题)的分类方法分类。按照文书档案0-5大类把文件归入相应的类目，采用:党群工作010,行政管理
110、经营管理
210、生产技术管理310,财务审计410,人力资源管理
510、合同管理290标识(见表1文书档案0-5大类归档范围及保管期限划分详表)。
4.2.3排列
归档文件可根据分类方案的类目和同一保管期限下。按事由结合时间、重要程度等排列;会议文件、统计报表等成套性文件要集中排列.4.2.4编制档号
4.2.4.1归档文件应依据保管期限和分类顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置逐件盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、、室编件号、机构（问题）、保管期限。
--全宗号，档案馆给立档单位的代号。本单位档案无进馆要求的，可不填写。
--，文件形成的，以四位数标注公元纪年，如2013。
--日期，文件形成的日期。可用8位阿拉伯数字标注年月日，如“20130112”，无日期的应考证填写，日期不全(仅有“年”或“月”)应填写年或月最后的日期。
--页数，归档文件应逐张编写页号(原文件已有页码的可根据实际情况不再编写)，文件中有文字、图样的均为1页;来文与复文为一件时页号应连续，页数相加。转发文与被转发文同理;页数编写位置可在正面右上角，反面左上角，按自然数从“1”标注。
--备注，填写本条目文件需要说明的情况。
4.2.5.2归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长x宽为297 mm×210 mm)4.2.5.3还应编制备查文件目录(见图3)。提供利用一般以机读目录为主，纸质的归档文件目录应打印装订成册并编制封面(见图5)。
4.2.6装盒
4.2.6.1归档文件应根据、分类、保管期限按室编件号顺序装入档案盒，盒与盒之间件号连续，每盒都应打印归档文件目录、填写档案盒脊背和备考表项目。
医院文书档案收集的是上级领导及部门的公文、医院的重大事件和活动的最原始的资料其是医院发展的见证, 记录医院每个辉煌的时刻, 证明每个工作人员的工作成绩。医院文书档案中保存着各种重要的资料, 其是构成医院的重要组成部分之一。医院文书档案具有规范性、标准性、服务性以及保密性等特点, 具体表现为:
(一) 规范性
医院文书档案的规范性是表现为各种公文的用纸、书写、书面等方面都要清洁、干净、整洁、工整。对于医院来说, 文书档案非常的重要, 其中含有医院各个科室的工作档案。对于文书档案提出规范进行的要求, 是提高文书档案应用价值最基本的要求, 也是做好医院文书档案管理工作最基本的保障。
(二) 标准性
医院文书档案中包括医院各种重大事件、部门的公文以及工作人员的个人成绩等等信息, 对文书档案进行统一的收集、管理、鉴定、保管等, 促使医院文书档案形成标准化, 这对于提高文书档案的应用价值有很大帮助。只有向医院领导层提供标准的文书档案, 才能有助于提高文书档案的利用。因此, 医院文书档案要保持标准, 规范。
(三) 服务性
在医院开始文书档案工作的目的有两方面, 其一是准确的记录下医院的发展、保存医院重要的资料。其二是为医院领导层决策提供参考资料。医院文书档案并不是医院的摆设, 其最大作用是服务于领导层, 如根据文书档案中相关资料进行编研或统计等工作, 促使文书档案资源得到合理的利用。可以说, 文书档案的构建就服务于医院的, 促进医院发展。因此, 医院文书档案具有较强的服务性。
(四) 保密性
由于医院文书档案中有很重要的公文或资料, 保证文书档案的安全非常的重要。由于当前医院文书档案有两种类型, 即单子文书档案和传统的纸制文书档案。纸制文书档案的保密, 是加强文书档案管理工作。对于电子文书档案的保密是设置保密措施, 如设置密码或加电子锁等等。
二、医院文书档案管理存在的问题
文书档案是医院重要组成部分之一, 有效的管理医院文书档案能够提高文书档案更加的规范、安全、标准。但是, 当下我国很多医院注重医院治疗方面的发展, 忽视文书档案管理工作, 促使其存在多种不足和弊端, 无法有效的监督和控制医院文书档案正规化、标准化进行。
(一) 文书档案意识薄弱
无论是医院领导层还是普通工作人员都缺乏文书档案意识, 认为文书档案仅仅是保存公文、员工个人成绩、医院重大事件资料等所展开的一项工作。未意识到文书档案的重要性, 这大大浪费文书档案资源。医院工作人员的文书档案意识薄弱将直接导致文书档案资源的应用价值无法发挥出来, 是一种严重的资源浪费现象。
(二) 文书档案管理机构不够完善
进行文书档案管理工作的目的是促使文书档案更加规范化、标准化、合理化进行。为了促使文书档案管理工作能够正规的进行, 通常医院都构建文书档案管理机构对管理工作的各方面进行约束, 从而保证医院文书档案管理规范进行。事实上, 我国很多的文书档案管理机构不够完善, 对于文书档案管理各方面工作没有标准的、明确的条款来约束, 如由病案室管理需要管理X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等, 文书档案管理机构没有对病案室管理提出详细的约束条例, 促使病案室管理比较混乱。
(三) 文书档案硬件设施投入低
随着科学技术的不断发展, 各种先进技术应用各行各业中。此种情况下, 文书档案硬件设施却严重缺乏, 主要在于医院对于文书档案硬件投入较低。文书档案硬件设施投入较低表现在多方面, 其中尤为严重的是档案存放空间有限, 这促使越来越多的文书档案无处放置。为了将文书档案都能够放置在档案室中, 管理人员往往将不同类型的文书档案放置在一起, 促使各种文书档案混淆在一起, 严重影响文书档案的收集、利用和开发。可见, 医院文书档案设施投入低, 文书档案管理的很多工作受到限制, 管理水平降低。
(四) 文书档案管理工作人员素质低
由于医院文书档案中包含重要的公文、工作人员重要的个人信息等。开展文书档案管理工作的目的之一是保证医院重要档案不被泄露出去, 避免给医院或者个人带来不不必要的麻烦。文书档案管理的主体是管理人员, 管理人员的素质在一定程度决定文书档案管理工作的质量和水平, 在一定程度上决定档案是否被泄露。目前, 我国大多数医院的文书档案管理人员素质较低, 理论水平不高、文化程度较低, 促使管理人员对文书档案的重要性不够了解, 对于如何有效的管理文书档案比较欠缺, 促使文书档案管理工作质量较差, 工作效率较低, 在一定程度上影响文书档案的合理利用和开发。所以, 文书档案管理人员素质低是导致具体管理工作出现问题的重要因素之一。
三、加强医院文书档案管理的对策
文书档案是医院重要的资源, 为医院领导层决策提供依据, 促使医院发展。为最大限度的提高文书档案的应用价值, 需要不断的优化和完善文书档案管理工作, 促使文书档案更加的正规、标准以及安全, 从而提高文书档案的应用性。因此, 加强医院文书档案管理显得尤为重要。加强医院文书档案管理的对策是:
(一) 明确归档范围
收集归档是医院文书档案管理的基础和核心工作, 而是明确文书档案的归档范围是文书档案收集的前提和保障。明确文书档案的归档范围能够提高管理工作效率和工作质量, 促使文书档案管理更加的方便快捷。重新明确文书档案归档范围主要包括三部分。
1. 确定归档主线。
从文书档案的特点和形成规律出发, 针对医院各个科室的档案进行合理的分析, 确定各个科室具有应用价值的文档, 从而规划各个科室档案的范围。就规划的档案范围与相应的科室进行沟通, 对规划的档案范围进行调整, 从而确定档案范围。
2. 档案的分类。
以往文书档案管理存在重复度和冗余度的现象, 在一定程度上影响文书档案管理工作质量和效率。对档案进行重新的分类, 按照各个科室进行合理的归类, 根据文书档案的重要性规划文书档案的保存年限, 从而将文书档案合理的分类, 避免相似的文档混淆, 影响文书档案的应用。
3. 档案的收集。
以新确定的文书档案的归档范围为标准, 进行档案的收集。档案管理工作人员要严格按照归档范围来收集各科室的文档, 对收集的档案进行检查和统计, 保证文书档案的齐全和完整。
(二) 重视队伍建设
上文中已经提及管理人员是决定文书档案管理水平高低的重要因素之一。医院需要建立一支高素质、高水平、具有知识内涵的文书档案管理队伍, 有效的、规范的、合理的进行各项文书档案管理工作, 提高管理水平。如何建立高素质的、高水准的文书档案管理队伍成为关键的问题。为解决此问题, 医院需要重视档案管理人员的素质培养, 将如何培养管理的人员素质作为医院会议讨论的内容之一, 从而提出具体的培养计划。例如, 医院定期开展的档案管理交流大会, 围绕文书档案管理进行探讨和沟通;开设文书档案管理学习培训班, 给档案管理人员进行专业的培训, 从而提高管理人员的管理能力;对档案管理人员进行文书档案管理理念宣传教育, 转变管理人员的观念, 促使档案管理人员意识到文书档案管理工作的重要性, 从而提高工作质量。
(三) 采用先进的手段
随着我国经济的发展, 科学的进步。在文书档案管理工作中运用先进的科学手段, 能够提高文书档案管理的水平。医院办公自动化系统的推行就打破传统人工管理的模式, 降低人力资源的浪费, 提高管理工作的有效性, 促使文书档案管理自动化发展。应用办公自动化系统进行文书档案管理, 首先是选择合适的医院文书档案管理软件, 应用计算机进行的档案的整理、立卷、编号、检索、存储和查阅, 并将文书档案管理软件与医院自动化办公系统有效的连接, 形成一个系统。其次, 将医院各个科室的档案及时存储在软件中, 应用软件的自动化功能, 能够有准确的将各种档案进行合理的分类, 保证各种类型的档案的合理分化。应用先进的软件系统管理文书档案, 能够大大提高管理工作的质量和效率, 促使管理工作正规化、高效化, 自动化发展。可见, 采用先进的手段能够实现优化和完善文书档案管理工作。
(四) 增强服务意识
档案管理人员应该深入到各职能部门及临床第一线了解医疗、科研、教学工作对档案信息的需求, 根据各类不同需求的特点, 有针对性地为医疗、科研、教学工作提供信息, 使各部门在实践中充分认识到档案对其工作。增强档案管人员的服务意识, 将能够明确文书档案的服务于医院领导层的重要性, 从而推动文书档案管理人员能够全身心的投入到管理工作中, 合理的分类的文书档案, 做好档案的封存。掌握各种档案放置的位置, 为医院领导层提供准确的文书档案等等。促使文书档案管理工作更加规范的进行, 提高文书档案的应用价值。
四、结束语
医院文书档案能够为医院领导层决策提供重要的依据, 促进医院发展。提高文书档案的标准性、规范性、保密性、服务性, 促使文书档案有效的服务于医院。这需要在医院开展文书档案管理工作, 其是以文书档案为中心, 对其进行有效的监督和控制, 能够提高文书档案的应用价值。但是, 文书档案管理工作受文书档案意识薄弱、文书档案管理机构不够完善、文书档案硬件设施投入低、文书档案管理工作人员素质低等因素的影响, 导致的管理水平不断的降低, 无法发挥档案管理的作用。对于此种情况, 需要明确归档范围、重视队伍建设、采用先进的手段、增强服务意识等加强文书档案管理, 从而有效的监督和控制文书档案。
摘要：文书档案是医院重要组成部分之一, 其是医院重要的资源, 合理的应用文书档案能够促进医院的发展。但是, 由于当前医院文书档案管理存在不足和弊端, 导致文书档案的规范性、标准性、保密性、服务性降低, 影响文书档案的应用。对于此种情况, 需要加强文书档案管理工作, 从而有效的控制和监督文书档案。才能提高文书档案的应用价值。本文就从文书档案阐述、文书档案管理存在的问题以及加强文书档案管理的措施三方面详细的分析医院文书档案管理。
关键词：医院,文书档案,管理
参考文献
[1]巩汉红, 吕海燕.医院文书档案管理工作的几点体会[J].中医药管理杂志, 2010 (6) .
[2]张媛.浅析如何做好医院文书档案管理工作[J].经济研究导报, 2012 (19) .
[3]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展, 2008 (01) .
[4]陈家义.医院文书档案管理工作[J].中国医学创新, 2012 (10) .
关键词:文字秘书;电子文件档案;管理模式
随着计算机和网络的广泛应用,办公自动化、标准化、网络化渐趋完善,使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文,许多日常工作可以直接在电脑和网络上办结,形成大量的电子文件。从电子文件形成的过程和特点看,电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段,加强电子文件归档工作,对电子文件实行档案化管理成为必然的要求。电子文件档案化管理,就是在传统档案管理经验和形式基础上,结合电子文件自身的特点,采用先进的电脑和网络技术对电子档案实行文件级管理,对本单位形成的电子文件实行自动化、网络化管理,从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式。它不由文件形成部门或其他非专业部门来管理电子文件,也和传统的档案管理方式有所区别。
一、文书档案现代化管理的必要性
随着当今社会突飞猛进的发展,档案数量逐年增加,增长速度惊人。据我国省、市的不完全统计,1984年底的馆藏档案相当于“文革”前的2.37倍,相当于1979年的1.97倍。据国家档案局1998年底统计,全国各级各类档案馆及地、市级以上机关档案室共保存档案约2.7亿卷。排架长度约6500公里。档案数量不断增加给收藏、保管带来一系列问题,传统的档案管理手段暴露出许多问题,已经远远达不到现代化管理的要求,高速度、高科技的现代管理方式势在必行[1]。
二、健全完善文书工作的管理系统
文书档案的收集、整理、鉴定、检索、保护和统计等环节,既相互连接,又相互制约。做好文书档案工作,为本企业的中心工作服务,是文书档案工作人员的根本任务。做好文书档案管理工作,是为了保证文书档案在中心工作中的作用,即作为机关工作的参谋作用,作为宣传教育的素材,作为历史的凭证,其重要性不言而喻。为了实现文书档案管理由传统方式向现代化管理方式转变,必须健全文书档案管理人员系统,设立专、兼职文书档案管理人员,同时要修改完善文书档案管理制度,删除不适应计算机管理新方式的内容,增加与计算机管理新方式相适应的内容,保证新的制度下各环节的责任、程序和标准。
(一)档案的载体和记录方式的多样化的要求
随着科学技术的发展,档案的记录方式出现了多样化的趋势。越来越多的社会活动记录不再采用传统的纸张形态,而是以缩微型(诸如缩微胶卷、平片等)、声像型(诸如影片、照片、唱片、录音带、录像带等)、机读型(诸如存储在磁性材料、光盘等载体上的计算机可读文件)等新型记录方式而存在,这些新型文件具有体积小、存储量大、声像并茂等特点。新型档案载体文件需要特定的保管条件、保管技术和利用手段,这是传统的档案管理方式所力不胜任的,也是传统的管理手段、方式难以适应的。
(二)档案需求面扩大的要求
近年来,我国在档案需求上已发生了很大变化,主要表现在以下三个方面:首先,需求面扩大。现在的利用者对档案需求发生了很大变化。目的以查证性、参考性、研究性利用并行;利用的人员由少数专家、学者和政工人员扩大为各行各业、各种身份的人员。如果仅靠传统的工作方法和落后的技术装备,要迅速查找出利用者所需要的档案材料,是一件十分困难的事。其次,利用的档案的系统性提高。许多利用者要求系统查阅有关某一专题、某一地区的全部档案。这些档案有时分散在不同全宗甚至不同档案馆内,需要进行跨馆(室)利用。传统的档案管理方法和手段落后,检索工具单一,档案信息的加工、存贮、传递缓慢,一方面使许多档案长期沉睡在库房中,得不到充分开发和利用,另一方面,许多利用者不能及时查找到所需要的资料,这样便造成了资源的极大浪费。
三、文书档案现代化管理的内容
文书档案管理思想与模式要与时俱进。对文书档案的管理是随着时代的发展不断进步的。2006年12月18日,国家档案局颁布了新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。这是国家档案局在1987年12月4日颁布《机关文件材料归档与不归档范围》及《文书档案保管期限表》19年之后,再一次根据形势发展的需要修改了确定我国核心政务信息标准的馆藏规章。规定结合当前文书档案的发展做了一些必要、科学的调整。例如①条款数量的变化。与1987年相比,期限表的条目数量下降很多。这意味着把握保管期限表数量的降低,在实际操作中更容易理解。在历次保管期限表的改变中都体现了这一点。②改革文书档案保管期限的划分方法。将原有的“永久”、“长期”、“短期”修改为“永久”、“定期”。定期中再分为30年、10年、进一步明确了年份,体现了一种进步[2]。③增加了跟实际工作直接有关的新内容。如行政执法、行政审批、产权关系、个人利益等方面的文件材料。同时调整了一些材料的保管期限。如与个人权益有关的档案,这次绝大多数调整为永久保管。体现了档案关系思想的人文主义关怀。
四、文书档案现代化管理的重点
(一)注意确保电子文件的原始有效
电子文件的归档时间与传统档案不同。电子文件可以在文件办理结案后随时归档,由文件形成部门通过网络传送给档案部门,并用数码签名封签认证,由档案工作人员接收登记,按事由原则给出档案分类号,设定访问限制级别,以便将来用户查找利用。电子文件由于采用电子编码技术,可以编辑修改而不留痕迹,载体无法固定,某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改,这些都使辨别电子文件的原始凭证性变得复杂而困难。因此,电子文件要进行加密保护,以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性,保证电子文件的法律凭证地位。为了解决电子文件载体易老化变质影响电子文件的长期可读性问题,档案部门可以将电子文件打印出一份纸质档案以作备份。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。原电子文件数据及载体在完成电子文件归档后,保留时间至少一年[3]。
(二)加强档案载体的保护
文书档案现代化管理后,档案的载体不只是传统的纸张,档案载体范围扩大,包括计算机硬盘、软盘、光盘、优盘等。对档案载体有效保护关系到文书档案的完整性与长期性。一般推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁盘等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。归档载体应做防擦写处理。不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放,做到防尘、防变形。存放时应注意远离强磁场,并与有害气体相隔离。
五、提高专职文书档案管理人员的业务素质
实现文书档案管理由传统管理向现代管理过渡,对专职文书档案管理人员的基本要求除了传统管理体制下的要求之外,更要强调业务知识水平,一是要有扎实的信息理论知识和相关知识,二是要熟悉政策法律知识,三是要掌握现代管理技能尤其是电脑应用的基本技能。为此应该从以下几个方面加强队伍建设:一是应选调那些所学专业为文档管理的专业人员;二是对在岗的专业人员定期进行培训,使其在品德、业务、技能等方面适应新形势的要求;三是对文档管理人员进行定期考核。
参考文献:
[1]曹瑞玲.文秘人员素质与文书档案管理刍议[J].工会论坛,2007,13(3):159-160.
[2]陈明友.文书档案实体管理的三层结构序号[J].中国档案,2006,12(9):44-45.
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