档案资料收集归档工作制度（精选18篇）
档案资料收集归档工作制度
档案资料的收集工作是档案管理工作的起点和基础，为了做好档案资料的收集工作，特制订本制度。
1.档案资料收集工作由档案室牵头、各部门负责实施。根据收集工作任务、范围、对象、内容、数量等情况，统筹安排收集工作。
2.档案资料分类、装订、归档、保管工作由档案室工作人员负责。
3.建立档案资料台帐，及时做好档案资料归档情况登记。
4.文书档案每学年结束后收集归档，教学类档案学期结束后收集归档，基建档案工程竣工验收后归档，会计档案按财务主管部门的规定执行。
5.文件材料归档后，档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统计，做到排列有序，并按年代和保管期限编号。
一、加强档案法律法规学习, 增强档案法律意识
干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门应认真学习、宣传并贯彻执行《档案法》和《干部档案工作条例》等相关的法律、法规和党的组织干部人事等工作的政策、规定, 增强档案法律意识, 明确干部人事档案在工作、生活中的重要作用, 让每个人了解档案材料收集的内容和要求, 及时、主动报送干部人事档案材料, 共同促进干部人事档案工作更好地发展。
二、建立健全收集归档工作机制, 促进收集归档工作的规范化
(一) 完善档案联系、送交归档制度。
干部人事档案管理部门要把握人事档案材料形成的各个环节, 掌握人事档案材料形成的规律, 完善与干部人事档案材料形成部门的联系制度和材料收集网络, 主动争得各部门的配合, 将反映干部德、能、勤、绩、廉的材料及时归入干部档案。干部人事档案材料形成部门应按照规定, 规范填写、制作档案材料, 在形成材料后的1个月内按照干部管理权限送交档案管理部门归档。符合归档要求的材料, 要在接收之日起1年内按照干部人事档案整理工作的有关要求归入本人档案, 以便干部人事档案材料得到安全保护, 人事档案管理部门及时补充干部人事档案内容, 准确提供干部人事档案信息。
(二) 建立档案材料催要制度。
干部人事档案管理部门在日常工作中不能坐等有关部门主动送材料, 也不能送多少就收多少, 应当经常与材料形成部门进行联系, 主动催促并索要应当归档的人事档案材料。针对一些材料形成部门执行送交材料归档制度不利的情况, 干部人事档案管理部门应采取发函、打电话或登门索要等多种形式积极催要, 以便档案材料能够及时归入个人档案。
(三) 建立档案材料审核制度, 严格归档要求。
首先, 审查材料上的姓名、出生时间、参加工作时间、入党时间和学历学位等与档案记载是否一致, 记载不一致的, 材料形成部门应当重新制作, 补办手续, 或者由具有干部管理权限的组织 (人事) 部门审改 (或出具组织说明) 并加盖公章。其次, 审查材料是否齐全、完整。属于归档的材料应材料真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的, 盖章签字后方能归入干部人事档案。政审、处分等属于成套的材料, 必须齐全, 每份归档材料, 必须完整。对于不够齐全、来源和时间不明的材料, 要补齐、查清注明后再归档, 凡是查不清楚或对象不明确的材料, 不能归档。再次, 审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的, 要有组织盖章, 需本人签署意见的, 应有本人签名。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国、出境审批表, 需注明出入境的任务、目的及出入境的时间。
三、实行档案信息化管理, 提高网络化工作水平
时至今日, 人事制度的改革发展已进入到重要阶段, 干部人事档案工作中的归档、收集工作已显得尤为重要, 专业技术职务评聘、人才选拔任用、社会保险缴纳、离职调动等组织人事工作都需要干部人事档案材料作证, 其他任何材料都无法替代。随着信息时代和电子政务的发展, 以手工处理方式为主的干部人事档案管理模式已无法适应现代社会对干部人事档案信息的大量需求, 如何利用信息技术管理干部人事档案已经成为干部人事档案管理部门的工作重点。使用现代信息技术管理干部人事档案, 不仅成为干部人事档案管理的重要手段, 而且对于开发和利用干部人事档案信息有着重要作用。干部人事档案管理部门应创新工作方式, 加强投入建设, 建立起干部人事档案材料的收集、归档平台, 既要收集办公信息化过程形成的干部人事档案电子公文, 也要注意对已有的干部人事档案进行数字化处理后形成的干部人事档案信息进行收集。通过网络信息化服务保证收集的干部人事档案材料的完整性, 提高干部人事档案收集、归档的质量, 实现干部人事档案工作信息化。
四、加强档案队伍建设, 提高档案管理人员素质
干部人事档案具有流动性和材料来源广的特点, 专业性、政策性强, 要实现干部人事档案收集工作的科学化、标准化、规范化管理, 需要全面提高干部人事档案管理人员的综合素质。干部人事档案管理人员要具有良好的政治、道德素养和精明强干的业务素质, 并且一定要有强烈的事业心和高度的责任感, 在干部人事档案收集工作中一定要做有心人, 做到脑勤、口勤、腿勤、手勤, 了解干部人事档案材料形成规律, 掌握干部人事档案收集归档工作主动权, 积极主动、认真负责地做好干部人事档案收集归档工作。
参考文献
[1] .安岩.浅谈新形势下高校人事档案收集工作[J].科技情报开发与经济, 2012.13
[2] .朱玉媛.周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉:武汉大学出版社, 2011
关键词：干部人事档案；材料收集工作；档案管理
一、干部人事档案材料收集工作中存在的主要问题
干部人事档案材料的收集工作既是干部人事档案中最重要的一项基础性工作，同时又是一个比较薄弱的环节，我院制定了《人事档案材料收集制度》，也建立了人事档案收集网络，但是在档案材料的收集工作方面还存在不尽如人意的地方，主要表现在：
（一） 干部人事档案材料收集不全面。干部人事档案中反映干部历史表现的材料较多，反映干部现实表现的材料不够，如关于干部经济工作评价材料（如任期经济责任审计报告、离任审计报告等）及有关部门的处理意见；干部的科研成果及重大影响的论文、著作、各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖通报材料（尤其是系统外的奖励材料）；干部因病、工伤、意外事故致残的体检表、鉴定等有关材料的收集就很不全面，致使干部人事档案材料不能全面地反映干部的全貌，导致干部人事档案利用率降低。
（二）档案材料收集渠道不畅通，收集网络没有发挥应有的作用。早在1996年中组部印发的《干部人事档案材料收集归档规定》的通知中，就明确指出要建立人事档案收集网络组织，由人事档案管理专责牵头，与产生档案材料部门的档案材料收集工作联络员共同组织档案材料。但由于相关部门的领导不够重视，部分工作人员档案意识不够强，致使档案材料收集网络形成虚设，没有发挥应有的作用。
（三）收集到的材料质量不高，主要体现在：
1.档案材料内容不够完整真实，有些档案材料如干部鉴定表、职称评定表、干部任免呈报表等材料的有些项目，该填写的内容没有填写，导致档案材料的内容不够完整。在某些人员填写的《干部履历表》中存在的问题更多：（1）内容填写不完整，常常在表中出现空白;（2）填写不具体，如家庭主要成员和主要社会关系等，不少人是能模糊就模糊;（3）不真实，有的干部填写的出生日期越填越小，参加工作时间越填越早，给确认工作带来不少麻烦。
2.档案材料的手续不够完备。有些档案材料缺少本人签字、部门负责人签字、审查意见或单位盖章，这些手续不完备的材料不能作为依據归入档案。
二、如何做好干部人事档案材料的收集工作
要做好干部人事档案材料的收集工作，主要从以下几个方面着手：
（一）积极收集、多方积累。干部人事档案材料产生于不同的部门，渠道繁多，涉及面广。研究和探讨干部档案材料的形成规律和特点是提高收集工作质量的关键。只要我们档案管理工作人员勤于思考和善于观察，认真调查研究，摸清档案材料的来源，知道从什么地方去获取，才能保证干部人事档案材料收集工作的预见性和计划性，争取收集工作的主动权，减少被动性。
1.做好经常性收集工作。收集工作经常化，即是干部档案工作自身发展的要求，也是保持干部档案内容真实的有效手段，应采取一切措施尽快地将所形成的、新发现的干部档案材料收集起来，及时归入本人档案。为做好经常性的收集工作，首先要使档案管理工作人员充分认识档案材料收集工作的长期性和艰巨性。干部档案内容的连续性决定了收集工作不可能一劳永逸，不是一次、两次突击便可以了事的，而是一项经常性的收集工作任务。其次是结合本部门的实际情况，必须与材料形成部门密切配合提出切实可行的具体要求，使收集工作长期化、制度化，持之以恒、常抓不懈。
2.掌握人事档案材料形成的规律，主动上门收集。（1）把握时间规律。在一定的时间内，一些部门会形成一定内容的材料。如一些重要节日里单位表彰先进，形成相应材料；年终干部和专业技术人员考核形成的考核材料表格等。在这些固定时间的活动中，人事档案管理人员要及时收集，防止时过境迁造成材料遗失和不全。（2）把握变化规律。凡人事档案记载的情况发生变化，就要相应形成反映变化过程的材料，如职务、职称变动，必然形成职务任免表、职称评定表等。（3）把握信息规律。如党代会、人代会召开，领导班子换届，成批新党员、团员宣誓等，通过这些活动可收集相应的人事档案材料。（4）掌握普遍规律。凡是具有全局性、普遍性的工作档案管理人员要及时了解有关政策，向有关部门提出要求，不失时机地把有关档案材料收集归档，减少工作环节，提高工作效率。所以档案工作人员要主动加强与各有关部门的联系，积极主动、踏实细致，做到眼勤、手勤、嘴勤、腿勤，及时发现收集线索，及时登门去收集。
3. 建立健全收集工作制度。（1）递交制度，干部档案管理部门应建立健全移交和转递制度，保证干部档案材料能及时地、源源不断的从形成单位获得干部档案的归档材料，干部人事档案管理部门在总结实践经验的基础上，制定具体的干部档案材料归档范围、时间、质量要求和应履行的有关手续，转发各单位执行，任何组织与个人不得以任何理由积压、滞留应归档材料。（2）索要制度，对于未能及时递交到干部档案部门的干部档案材料，要及时向所在单位发索要归档材料公函，限定时间，或是主动上门索要归档材料，从根本上杜绝漏收干部档案材料现象的发生。（3）登记制度。为了便于了解收集工作情况，还必须对已收集的归档材料按照收到的时间顺序逐份进行登记，避免档案材料遗失或散落。（4）检查核对制度。检查核对制度应与缺少材料补充制度相结合。以部门为序，检查收集情况，发现漏交部门，及时填写《干部档案缺少材料登记表》，同时向干部所在部门催要归档材料。
（二）拓宽人事档案来源渠道。人事档案材料涉及面广，应与有关部门密切配合，广泛加以收集：
（1）主要是通过党、团组织，重点收集干部党团方面入党入团材料、党代会代表登记表以及各种先进模范事迹材料；
（2）通过与电大、党校、农广校等院校建立信息网络，重点收集反映干部在各类学校学习期间形成的材料和表现，以及知识和学历的变化，收集起来归入本人档案；
（3）通过与公、检、法、司和纪检监察部门构建信息交流网络，重点收集干部违犯党纪国法的党内外处分材料和通报批评材料，为干部工作提供正确可靠的依据。
（4）通过各级人事部门收集各种履历表、登记表、简历表、任免呈报表，招工、提干审批表 、调动工作登记表，退职、退休、离休审批表，工资调整审批表，职称评审表等。
（5）通过科技、业务部门收集业务考绩材料、论著篇目、技术贡献情况材料以及出国人员审批表等。
（6）通过人大常委会工作部门收集人代会代表登记表、行政职务任免材料。
1.严格执行《干部档案工作条例》和《干部档案整理办法》中的有关规定，严把真实关。有些人在档案材料中年龄越填越小，参加工作越填越早，学历越填越高，影响了人事档案的使用价值。发现这种情况应按有关规定执行：认定出生年月应以档案记载最早或出现次数最多的为准；认定参加工作时间，应以人事、劳动部门或人民武装部门填写的入伍、参加工作时间为依据；认定最高学历应以国家承认的学历且有完整的学籍档案、学籍档案中记载的学历为依据。发现材料前后不一，应认真核实，并告知组织和当事人予以订正。
取之有据，舍之有理。既求精练又不破坏档案材料的完整性。要防止人事档案恶性膨胀、大而无当，应剔除重复、重份的材料及不能说明问题的或保存价值不大的材料。维护档案材料的完整性，才能历史、全面地反映一个的情况。（1）看构成材料体系的各部分是否完整。如有缺漏要尽量查找和收集。认真审阅每部分材料，如不全要通过各种渠道补齐。（2）看每份材料的内容由几部分构成、各项要素是否齐备。（3）归档材如有缺页破损、字迹模糊等，应进行复制和技术修复加工。
2.人事档案材料的产生和形成都要经过一定的手续。原则上说，只有手续完备的材料才能归档。我们应该从以下几个方面鉴别材料的手续是否完备：（1）看审查手续。主要指那些经过审查，需办理一定手续作为审查标记的材料。诸如履历表、鉴定表、党员登记表等都应有审查手续。（2）看批准手续。凡是反映审批工作的人事档案材料都需有批准机关的审批意见 ，否则不能归档。诸如任免呈报表、职称评审表、处分决定、入党入团志愿书等都需有批准意见。（3）看签署手续。凡外调、函调所取得的证明材料，应有证明人所在单位对材料来源、证明人的政治面貌及材料的可靠程度签署的意见，否则不能归档。（4）看盖章手续。加盖公章完备手续的一个重要标志。审查批准、签署意见都须加盖公章，否则不能归档。（5）看落款手续。落款手续指的是，该签名的要签名，该署单位或部门名称的要署上，该注明时间的要注明，缺哪项都不能归档。
干部人事档案和干部人事档案管理工作能否继续存在和发展，取决于干部人事档案的利用能否满足干部工作的需求。干部档案材料收集工作的最终目的是为干部服务、为经济建设服务，有效的开发和利用档案资源是干部人事档案管理工作的生命所在。新的形势要求广大人事档案工作者应努力学习档案管理的方针政策，更新观念，更新知识；在工作实践中应探索新路子，开创新局面。只有这样才能适应新形势下档案管理工作的发展与变化。
参考文献：
[1]中组部，干部人事档案工作文件选编，2011（10）.
（作者单位：喀什地区第二人民医院）
1.员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。
2.录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。
3.办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。
4.评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。
5.员工更改姓名、民族、年龄、入党、参加工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。
6.党团组织建设中形成的入党志愿书（1-2份系统的）和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的材料。
7.干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料：甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。
8.表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。
9.各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。
10.员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。
11.体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。
12.办理丧事活动中形成的掉词、补告；非正常死亡的调查报告。
13.高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。
14.学生学籍变动记录材料。
15.学生在校期间每学年的思想品德评定表。16.毕业学生体检表。
1、项目建议书（代可行性研究报告）
2、项目建议书（代可行性研究报告）的批复文件
3、关于立项的会议纪要、领导批示(可不提供)
4、专家对项目的有关建议文件项目评估研究资料(可不提供)
5、规划意见书及附图
6、建设用地规划许可证、许可证附件及附图
7、国有土地使用证
8、北京市城镇建设用地批准书
9、工程地质勘察报告
10、建筑用地钉桩通知单
11、验线合格文件
12、设计方案审查意见（无设计方案）
13、消防设计审核意见
14、施工图审查通知书
15、建设工程规划许可证、附件及附图
16、建设工程施工许可证
17、工程结算(可不提供)
18、建设工程竣工验收备案表
19、工程竣工验收报告
20、建设工程档案预验收意见
21、建设工程规划、消防等部门的验收合格文件
22、工程未开工前的原貌、竣工新貌照片(可不提供)
23、工程开工、施工、竣工的录音录像资料(可不提供)
24、工程竣工测量资料
25、建设工程概况
26、工程项目质量管理人员名册
27、室内环境监测报告（原件）
注：基建文件可提供复印件，该原件存放章
B类
（可放在基建文件中）
1、质量事故报告及处理资料(可不提供)
2、竣工移交证书
3、工程质量评估报告
4、工程变更单(可不提供)
C类1、2、3、4、5、6、7、8、建设工程质量事故调（勘）查笔录 建设工程质量事故报告书 图纸会审记录 设计变更通知单 工程变更洽商记录 工程定位测量记录 地基验槽检查记录 地基处理记录
9、地基钎探记录
10、地基承载力检验报告
11、桩基检测报告
12、分部（子分部）工程验收记录表
13、单位（子单位）工程质量竣工验收记录
14、单位（子单位）工程质量控制资料核查记录
15、单位（子单位）工程安全和功能检查资料核查及主要功能抽查记录
16、单位（子单位）工程观感质量检查记录
17、室内环境监测报告(组卷在基建文件中)
18、工程竣工质量报告
19、建筑节能工程现场实体检验报告(单独组卷)20、工程概况表
为保证建设工程声像档案资料完整、准确、系统的归档，根据《苏州市城市建设档案管理办法》有关规定，结合本市建设工程实际情况，制定本规定。
建设工程声像档案资料主要是指在工程规划、建设、管理过程中直接形成的，具有保存价值的照片、录音、录像等以声像为主、文字为辅的历史记录。
一、声像档案资料的归档范围
建设单位报送声像档案资料的归档范围如下：
1、所有的建设工程项目都要报送有关照片档案资料；
2、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片和录像资料：
7层（含7层）以上建筑；单项工程建筑面积3000平方米以上；项目总建筑面积1万平方米以上；住宅小区3万平方米以上；单跨跨度16米以上厂房；人防设施；城市主干道；多孔100米或单孔40米以上桥梁；污水处理厂；垃圾处理厂；自来水厂；燃气厂；发电厂；220千伏以上输变电站；一级公路；港口码头；水利防洪设施。
3、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片、录音、录像资料以及专题录像片：
列为市级以上重点（或实事）工程的项目；需申报市级以上优质工程的项目。
二、建设工程声像档案资料归档内容
（一）开工前
1、原址、原貌及周边状况；
2、重要建（构）筑物；
3、拆迁情况。
（二）基础工程
1、基础异常情况技术处理，土壤岩样分析过程等情况；
2、建筑物基础类型及施工，特殊施工的技术工艺现场；
3、建筑物位移、沉降、变形及处理。
（三）主体工程
1、主体设计模型；
2、钢筋结构、管线等主要隐蔽工程施工情况；
3、砌体、砼灌注、屋面工程；
4、主体结构布局、大型构件安装等现场；
5、防水、保温、防腐工程的工艺现场；
6、采用新材料、新技术、新工艺等施工情况；
7、质量事故及处理情况。
（四）竣工后新貌
1、工程整体外观和立面状况；
2、消防等主要设施情况等。
（五）其它方面
1、工程总体规划、设计方案图
2、开工、竣工仪式；
3、施工建设中的重要活动、重大事件；
4、工程质量检查验收情况；
5、竣工验收情况。
其中，开工前原貌、基础处理、隐蔽、砼灌注、屋面、质量事故、竣工后新貌为声像档案资料归档的必备内容。
三、声像档案资料的归档要求
1、总体要求
移交归档的声像档案资料，要能真实全面地反映工程面貌和建设情况，必备内容应当齐全；要按有关要求整理立卷，并填写声像档案著录卡。
2、照片档案资料归档要求
（1）照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不能有明显失真变形现象；
（2）照片应一律洗印成5吋至7吋的彩色照片；
（3）数码照片应当尽量使用不低于400万像素的数码相机拍摄；
（4）照片整理时，应注明拍摄内容、时间、地点、人物等；
（5）照片的数量视工程项目而定，一般不少于30张。
3、录像档案资料归档要求
（1）录像档案资料应当使用DV摄像机或比DV摄像机拍摄效果更好的机器拍摄；
（2）录像档案资料应当主题明确，图像稳定、画面清晰，色彩真实；
（3）录像带应当材质完好，没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落现象；
（4）录像档案资料片长一般不少于30分钟，并配有相应的文字说明；
（5）专题录像片应当结构完整，片长一般为5-10分钟，并附有解说词稿。
4、录音档案资料归档要求
（1）录音档案资料应当内容完整，声音清楚，材质完好；
一、办公室中文书档案的收集与归档工作管理的意义
文书档案的收集和管理在我国事业单位中属于最基础的工作, 同时也是最关键的工作, 是开展事业单位文书档案管理的首要内容。文书档案主要记载该事业单位的重要发展过程, 单位若需要做出重大决策时都会先参考相关的资料, 其中最重要和最关键的参考资料就是文书档案, 如会议记录情况、请示情况和审批情况, 以及其他决议等内容, 所以文书档案直接关系着公司的战略发展方向, 对公司的发展具重要意义。
二、办公室中文书档案的收集与归档工作管理的现状
1.工作人员对文书档案的管理意识较差
过去, 人们对办公室文书档案的工作的重视度不够高, 导致人们在工作时注意力集中较差, 使得文书档案的收集和归档等工作不到位。大部分档案管理工作人员由于对文书档案的管理意识较差, 在工作中较为注重事业单位的一些红头文件, 往往忽略较为普通的编号文件, 大大降低了文书档案管理工作的质量和效率, 导致经常出现档案缺损、档案失真以及档案时间不连贯等现象。工作人员对文书档案的管理意识缺失使得工作人员责任感低, 增加了文书档案管理和查阅的难度, 从而使得文书档案无法为公司的决策发挥作用, 在一定程度上阻滞了公司的发展进程。
2.公司对文书档案的收集和归档力度不到位
当前, 由于档案人员对文书档案的收集及归档工作重视不够以及归档力度不到位, 导致出现许多文件资料丢失或缺损的情况。其具体原因有:归档模式不科学, 目前仍多以文字档案形式存档, 对电子文书档案缺乏收集及归档的意识与经验;文书档案的收集和归档流程不规范, 文件资料随意摆放, 混乱不堪, 无法及时归档;文书档案可靠性较差, 部分单位或相关档案部门通过模拟近几年数据以应付上级检查, 导致档案文件的真实性与历史性严重丧失;文书档案缺乏连续性与完整性, 如文件资料断章、断页、缺单位落款公章、缺时间等。
3.文书档案的收集及归档不全面
在进行办公室文书档案收集与归档管理工作过程中, 常出现文件收集不全面的情况。由于资料内容广泛且来源繁杂, 同时参考价值重要, 若出现文件材料遗留他人或他部门, 将会导致收集困难, 增加档案人员归档工作的难度。此外, 由于部分文书档案管理人员为兼职人员, 对文书档案的整理及归档工作缺乏充足的时间、精力及经验, 或其他各种原因, 最终导致文书档案材料等无法及时有效的收集全面。
三、办公室中文书档案的收集与归档工作管理的改进措施
1.强化培训以增强档案管理人员意识及知识
作为一名优秀的档案管理人员, 不仅要有强烈的档案管理意识, 还应具备专业管理知识及管理能力。通过培训, 培养档案管理人员对档案资料的敏感性并增强其管理意识, 这样才能保证文书档案收集及归档工作高效进行。对于部分管理能力不强的人员, 应进行有针对性的知识及技能强化培训, 并对文书档案管理工作的重要性进行宣传教育, 从而有效提升档案管理人员的整体素质, 进而达到提高文书档案收集及归档工作效率及质量的目的。
2.完善文书档案的收集和归档工作管理制度
进一步细化及明确文书档案的收集时间、保管期限、归档范围以及注意事项等具体问题, 对于保证文书档案的收集、整理、归档工作的高效开展具有重要意义。首先应据单位实际情况, 并依照相关的法规及职责分工制度, 科学合理地明确文书档案的归档范围。其次, 进一步明确归档期限, 以便集中统一保管, 防止私留以做它用, 对于提高材料收集效率及档案管理人员工作积极性具有重要作用。各单位及部门应根据其自身发展及时更新改进文书档案的管理制度, 以适应不断发展变化的文书档案收集及归档需求。
3.创新文书档案收集及归档工作模式
传统文书档案收集及归档工作存在过于被动且资源遗漏严重等问题。为此, 单位应对传统文书档案收集模式进行改进, 采取主动收集文书档案资料的创新工作模式。首先, 文书档案管理人员应加强与各事业单位的各部门的联系, 定期对档案资料进行收集与归档, 进一步了解资料的连续性及历史性, 以免出现档案资料收集不全面及不真实的情况。其次, 对档案管理中出现的问题应进行及时有效的处理。最后, 应主动利用现代信息技术进行档案的建立与完善, 以减少人工收集出现的失误, 从而提高办公室文书档案资源更好的服务效果。
四、结束语
文书档案作为反映行政管理活动的重要记录, 其收集及归档工作是办公室管理工作的关键, 对文书档案以后的使用具有重要作用。本文通过分析目前办公室文书档案管理工作现状, 提出了强化培训、完善文书档案收集和归档工作管理制度以及创新工作模式等改进措施。办公室文书档案的收集及归档工作具有重要意义, 应根据各单位及时代发展现状, 对文书档案管理工作进行不断的改进, 以促使其管理工作质量不断提升。
参考文献
[1]周家兴.浅谈办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务, 2013, (23) :57-58.
[2]瞿荣荣.浅析办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务, 2015, (22) :70.
关键词： 高职院校 文书档案 档案管理
近些年来，随着我国职业教育体系的不断发展与完善，高职教育受到了社会和教育部门越来越多的关注，关于高职院校文书档案管理工作的开展也面临一些新的形势。同时，科学技术的不断发展推动了高职院校文书档案管理工作技术的不间断更新，这为传统的文书档案收集归档工作带来了更大的挑战，高校院校现有的文书档案管理工作不断呈现出一些新的问题，对档案管理的质量及档案资源的开发和利用都产生了较大的影响，因此对高职院校文书档案的收集与归档工作进行客观的分析，是十分必要的。
一、高职院校文书档案管理工作的特征
职业教育是我国教育体系的重要组成部分，在教育体制及课程管理方面都具有一定的特殊性，从高职院校的角度来看，其文书档案管理工作具有一些明显的特征，主要体现在：
1.综合性。高职院校以培养应用型人才为主要的教育目标，工学结合及校企合作是其教育活动开展的重要形式，因此高职院校的文书档案中包含的内容十分繁琐，如教学档案、教师业务档案、财会档案、人事档案、学生学籍档案等，这些内容体现了高职院校文书档案的综合性。
2.共通性。高职院校与普通高校虽然在教育模式及课程体系方面存在一定的差异，但是在教学目标、教学观念及人人才培养观念等方面都与普通高等教育存在很大的共通性，这使得高职院校的文书档案与普通高校的文书档案管理工作仍然是共通的，而且可以与普通高校进行必要的资源共享与交流，相互学习和借鉴，促进文书档案管理效率的提升。
3.社会性。高职院校是技能型人才的培养基地，为了实现学生技能的强化，通常需要在学校与社会之间为学生建立起学习的渠道，因此增强了高职教育的社会性，在这个基础上形成的高职院校的文书档案，具有更强的实际性，除了学生基本的学籍档案以外，还包括学生的技能、品行及综合素质等方面的体现，只有这样的文书档案才能充分发挥文书档案的重要性，增强了高职院校文书档案的社会性特征。
二、高职院校文书档案管理存在的问题
1.档案管理意识薄弱。档案管理是高职院校管理工作的一部分，其本身不能直接创造经济效益，也不能为学校的管理部门带来管理效率，所以很多管理人员都不愿将过多的精力放在档案管理工作方面，现有的档案管理人员大多数由其他部门的管理人员兼任，具有很大的流动性，所以对于文书档案的管理工作无法有效保证。同时，各个部门之间缺乏有效的沟通，各自为政，缺乏专业的档案管理程序，很多资源和信息无法及时共享，这在一定程度上影响了档案管理的效率。
2.学校文书档案资料管理制度不健全。由于思想上缺乏足够的认知和重视，档案管理工作的开展显得十分混乱。高职院校现有的管理制度中，缺乏专门针对文书档案管理的规章制度，现有的制度中没有对文书档案管理工作开展有针对性的制度建设，所以使得档案管理工作显得无章可循、无人监管，很多管理政策和方针都无法得到执行，档案资源的开发和利用都受到极大的影响。
3.缺少学校文书档案专业技术人员。高职院校现有的档案管理部门的设置，通常是从其他管理部门中分离出来的，而且档案管理人员没有经过系统的培训，主要由一些后勤人员组成，所以在专业素质和技术能力等方面都无法与专业的档案管理人员相比。同时，由于文书档案的收集与归档工作中涉及很多不同类型的档案信息，档案管理人员对业务不熟练，很容易将不同的信息内容混淆，不仅影响了文书档案的规范性，还给文书档案信息的使用者带来了很大的麻烦，无法为学校管理者提供及时、准确的信息依据。
4.缺乏完善的文书档案资料管理设施。高职院校现有的文书档案管理部门在基础设施的建设方面存在一些不足之处，如资料的收集与归档仍然以人工操作为主，计算机信息技术的应用十分有限，这也拖慢了档案管理的信息化进程。另外，由于档案管理技术手段的滞后，使得很多档案信息都不能及时进行评估和归档，时常发生文书档案资料丢失的现象，无法保证档案信息的完整性与真实性，这些问题都对高职院校的档案管理工作造成很大影响。
三、高职院校文书档案管理工作的改进建议
1.强化档案管理人员的意识培养。档案管理工作是高职院校管理工作的重要组成部分，学校的管理者和档案管理人员都要给予足够的重视，认识档案管理工作的重要性，将档案管理工作渗透到各项管理工作中，并且加强档案管理部门与其他管理部门之间的有效衔接，明确档案管理部门及档案管理人员的工作范围和职责，只有每个参与人员都充分重视档案管理的重要性，才能促进档案管理的有效进行。
2.促进档案管理制度的完善。完善的管理制度可以为档案管理工作的有效开展提供依据和保障，首先将档案管理纳入学校的管理制度中，对其工作职责和范围进行明确；其次应规定文书档案的范围，按照党政资料、教学资料、学籍档案等不同的内容进行分类归档，保证档案资源的完整性与准确性；最后对档案管理工作内容进行明确，按照文字、图形、视像等不同的形式进行归档，可以为学校管理者的决策提供准确的依据。
3.提高档案管理人员的素质培养。高职院校档案管理工作的持续开展要求档案管理人员不断提高自身的综合技能，一方面要强化档案管理人员的理论知识和技能的学习，不仅要具备专业的档案管理知识，还需要将其运用到工作实践中，才能获得良好的效果。另一方面要加强档案管理人员的思想意识培养，正视并且重视档案管理工作在高职院校管理工作中的重要性，强化自身的责任感，既要做好文书档案收集与整理等基础工作，又要强化自身管理能力的增强，提高档案信息资源的开发和利用效率。
4.加强档案管理基础设施建设。基础设施的建设与完善是提高档案管理效率的重要途径，通过引进先进的信息技术，可以提高档案管理的现代化水平，促进档案管理效率的提升。同时，高职院校需要为档案管理部门工作的有效开展提供必要的设施，包括管理技术、管理设备等，要对档案管理工作的顺利开展提供足够的支持和配合，各个管理部门要配合档案管理工作的需要，构建档案管理信息的共享平台，促进档案管理效率的提升。
四、结语
高职院校的文书档案收集归档工作具有明显的综合性、共通性和社会性特征，当前的高职院校文书档案管理工作中，还存在着档案管理意识薄弱、学校文书档案资料管理制度不健全、缺少学校文书档案专业技术人员、缺乏完善的文书档案资料管理设施等方面的问题，需要采取强化档案管理人员的意识培养、促进档案管理制度的完善、提高档案管理人员的素质培养、加强档案管理基础设施建设等有效措施，促进高职院校文书档案管理工作的有效开展，提高档案管理的效率。
参考文献：
[1]梁英秀.高职院校文书档案收集归档中存在的问题与建议[J].办公室业务，2013（040）.
[2]王平.论高职院校文书档案资料整理归档存在的问题及对策[J].山东商业职业技术学院学报，2012（02）.
[3]邱晓青.电子化时代高职院校文书档案的归档对策[J].福建教育学院学报，2015（04）.
[4]傅银燕.浅论高职院校档案收集工作的现状、问题及对策[J].广东档案，2015（08）.
通过近10天的归档整理工作，对归档工作的重要性有了很大的了解，对归档工作的程序、内容有了清晰的认识，几天的工作虽然有点繁杂，有点累，也是值得的，现把一些问题归纳总结如下：
1、所有文件均需要归入红头文件，最好带上签批单，文件正文放在签批单前面，统一作为一份文件存档，列一个文件名。文件有批复的，批复文件放在申请文件前面。
2、责任者概念就是文档起草成文的单位或个人。如果是发言稿，则责任者为发言人。
3、相关内容的`材料为一个卷宗，每个卷宗都需要归纳出案卷提要。会议相关的材料，在存入会议议程的同时，需要根据会议议程将相关文档补齐。
4、相关报道不利于存档装订的，可剪下报头、报道内容等相关信息，贴在A4白纸上以方便归档装订。
5、影像资料（相册、光盘）也可根据需要相应归入所属卷宗。照片需要对其进行说明，注明时间、地点、人物、事件等信息。
6、每年归档时间是5月份左右，可事先将所要归档的文件整理好，以方便归档。
归档程序如下：①分类整理材料，列目录，交领到审阅；②去档案馆进行细分材料，并拿案卷套和卷内备考表；③重新整理，查找残缺，列目录，并按照目录对内容重新检查；④无误，打页号（何志清老师借），输入档案管理系统，
一、归档范围
凡是记述和反映本局机关工作职能活动的、办理完毕的、具有保存价值的、不同载体形式的各种文件材料均属归档范围。本局档案包括党政管理、税收业务、技术档案、基建档案、会计档案、设备档案、声像档案、实物档案八类，其均按国家、省、市和行业有关标准执行。
二、制度要求
（一）党政管理档案、税收业务档案必须与翌年第一季度以前收集、整理归档结束；技术档案与翌年第二季度以前整理归档完毕；会计档案由财务人员负责整理立卷，在本部门保管一年后在移交；基建、设备档案在完成工程或购进设备使用一年后移交；声像档案于一次会议、一项活动结束半个月内移交；实物档案在部门保存一年后移交。
（二）坚持文书处理部门和业务部门归档整理制度，档案室集中保管，要求收发文件要有登记薄，存放文件要设立案卷类目。
（三）严禁使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水草拟和签发文件，文件底稿一律用钢笔（或毛笔）书写，字迹要清晰、整洁，不准用复写纸打印文件，要符合档案管理要求。
（四）归档的档案，要达到国家规定标准，档案资料要科学编号、系统排列；柜架排放整齐，指引醒目，方便利用；
关键词：云存储;资料归档;网络存储
1 云存储技术简介
云存储技术主要是依赖于高速分布式互联网进行数据的存储，在网络中搭设多种不同类型、不同容量以及不同物理位置的存储设备，借助云计算进行管理，让这些分散于网络中的数据能够并行工作，从而形成了一个非集中式的大型数据存储和访问系统。云存储能够合理运用网络空间，存储资源更加丰富，按照需要也可以获得很好的扩展性，通过网络管理软件等可以快速对资源进行管理和取用，和集中存储的管理方式基本相同。在网络中存储的信息相对比较分散，所以受到攻击时也不容易造成整体的崩溃，只要能够进行良好的保护，网络中的信息就能够得到有效的保护。
2 资料档案信息网络存储及其实际应用意义
2.1 资料档案信息网络存储
互联网技术日益成熟，越来越多的人在使用互联网，使得网络中信息的种类和数量都在不断增加，同时人们对于信息的取用要求也越来越频繁，如何采取一种高效的存储方式，让网络中的信息更好的进行使用，是目前信息管理工作者需要面对的问题。档案信息存储的方式非常多，基于本地计算机系统的存储方式，方便集中管理和使用，但是面对网络不断扩展，这种方式使得网络中处于远端的设备访问不便，所以利用互联网分布计算的优势，在网络中分布存储，可以通过特定的网络载体进行存储。相比较于传统存储模式，云存储通过网络将部分的档案信息组合成一个整体，使得多个信息资源单位可以通过网络进行信息的共享和传输，解除了集中信息存储的限制。而且随着档案信息种类增多，数量增加，网络存储能够提供更大的空间，同时提供高速的访问服务，节约本地信息资源占用的空间。云存储是目前最为经济，安全性较高的信息存储解决方案，长期存储得到了很好的保证。所以说，资料档案信息的存储，未来会十分依赖网络存储。
2.2 云存储对资料归档的重要意义
信息量的增加，对管理提出了更高的要求，同时大量冗余的信息会占用存储空间增加负担，根据客观需要进行存储更为合理。按照档案信息的管理规定，选择合适的存储年限和存储方式，对于需要长久存储的档案信息，应当选择更加安全稳定的存储方式，而云存储技术的分布式优势能够很好的解决这一问题。分布式存储解决了长期存储稳定性不足的问题，在网络中的备份能够及时恢复保证数据安全，同时分布式存储通过网络机密和授权访问，确保资料能够完整保存。实际档案存储过程中，网络存储体现出了非常多的优势，成本低，运维方便，对于网络的安全开放，也让档案信息可用性更高，便于分布式管理档案信息，云计算解除了档案管理的时间和空间限制，所以说云存储在资料归档中具有实际应用意义。
3 云存储在资料归档中的应用方式
3.1 利用资源网站进行云存储
档案信息资源原始数量庞大，档案管理部门对于这样庞大的数据信息，可以很好的利用资源网站的服务器进行存储，通过网络存储代替本地资源存储，大大降低了本地资源占用的空间。使用网络资源网站存储原始档案资源，降低了本地计算机存储系统的压力，同时在资源网站合理开放接口，可以在服务器端进行其他档案信息的收录和管理。资源网站对于资源的存储可以说是全方位的，不论类型和更新频率，服务器都能够承载，具有很强的可用性，海量的档案信息都可以得到安全的存储。
3.2 利用网络硬盘进行云存储
网络硬盘也就是建设在网络中的大容量存储介质，很多网络公司都推出了在线的资源存储服务，提供了一个资源存储、管理和分享的网络空间，就相当于一个虚拟的移动硬盘，只是访问方式是通过网络进行。网络硬盘相比资源网站使用更加方面，借助网络公司的公用服务器硬盘，实现网络存储。网络硬盘可以随着用户需求扩展空间，成本也比较低廉，借助网络公司的服务器资源，更加安全和稳定。
3.3 利用同步盘进行同步存储
同步盘与网络硬盘可以结合使用，同步盘将网络硬盘与本地计算机硬盘进行映射和同步，通过网络将本地计算机存储的信息进行网络备份，这样在其他计算机中也可以对存储资源进行检索和管理。同步盘提供自动备份更新数据的服务，将本地计算机增加的信息及时的上传到服务器中，这样就可以通过网络将同步盘作为计算机的一个虚拟硬盘使用，更加直接的对数据进行管理，同步服务让信息存储更加稳定，降低了本地计算机的压力，确保计算机信息能够得到稳定保存。
4 结语
云存储技术在大数据时代应用广泛，随着时代的发展，档案信息的存储和使用也有了更高的要求，认真研究云存储技术，创新档案信息的存储方式，提高存储稳定性和安全性。档案信息资源不论是种类还是数量都在不断增加，云存储提供了良好的解决方案，这就需要资源管理者采用合理的存储方式，提高资源存储和管理的工作效率。
参考文献：
[1]高宏卿，汪浩.基于云存储的教学资源整合研究与实现[J].现代教育技术，2010（03）.
[2]李君鹏，周宇.基于云存储的在线备份服务创新[J].华南金融电脑，2010（03）.
[3]郭凌翔.浅谈云存储及其安全性[J].福建电脑，2010（05）.
[4]周可，王桦，李春花.云存储技术及其应用[J].中兴通讯技术，2010（04）.
作者简介：
3.新规定使人事档案内容更具真实性, 增强了人事档案的权威性。如四类有关学历学位的材料中, 不仅要将学习期间的学生登记表、成绩表、毕业生登记表及授予学位的材料放入人事档案, 还要求必须将禁抽取、撤换或销毁档案材料。而对违反纪律的工作人员, 新规定明确了处罚力度与方式, 态度坚决, 毫不留情。
二、笔者的几点认识
1. 干部人事档案还应吸纳更多的内容, 向纵深方向发展。
(1) 人事档案应该吸纳新的载体。随着科技的发展, 人事档案也该吸纳新的载体, 一些有价值的影像资料也该归档。影像资料以其独有的直观形象, 真实可靠的优势, 是呆板的纸质材料所无法比拟的。如博士、硕士论文答辩的现场录像光盘及照片, 真实准确地反映了当事人的学识修养及理论水平, 很有参考价值, 也对档案材料的真实性起了佐证作用。
(2) 应完善初高中时代的人事档案内容。而现今人事档案中初高中时代的材料只有“入团志愿书”和“高中毕业生登记表”, 这远远不能体现初高中生身心的发展情况, 更何况即使是这仅有的两份材料也往往是千篇一律, 被动应付的材料。初高中时代正处于青春发育期, 这个时期形成的世界观、人生观、价值观对一个人以后的发保险、失业保险、公积金等相关材料存入人事档案。甚至个人银行贷款的诚信度、有无不良记录等材料都可丰富人事档案的内容。
2. 适当开放部分档案内容。
由于历史原因, 人事档案由单位内部的组织、人事部门实行封闭式管理, 主要供领导或组织上使用, 档案当事人无权利用本人的档案, 公民在人事档案领域没有知情权。笔者认为这不利于档案的管理和发展, 不利于档案的完善与利用。如今欧美很多国家的档案开放率达到或者超过了60%, 美国的档案开放率高达90%[2]。相比之下, 中国的档案开放事业亟待发展, 可将档案当事人的履历情况, 工作学习情况, 工资收入、获奖及身体健康情况予以公开, 并在信息公开之前, 征得档案当事人的同意, 而涉及个人处分、社会关系及个人隐私的内容予以保密。人事档案信息公开的目的是推动人才市场的发展, 丰富人才信息, 促进人力资源的整合和开发, 为人事决策提供真实可靠的依据。
参考文献
[1]邓绍兴, 陈智为.档案管理学[M].首都师范大学出版社, 2004.
一、凡是反映集团公司各项经营活动和管理工作的，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
二、集团公司《文书档案归档范围》是参考国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》等规定，并结合集团公司实际情况制定的。
第二条保管期限
文书档案保管期限分为永久、长期和短期三种。
长期为16--50年，短期为15年以下。
第三条归档时间
集团公司各部门兼职档案员（资料员）负责将本部门已办理完毕的文件材料按分类、整理、立卷，于第二年４月底以前交公司档案室统一保管。
第四条归档文件材料的质量要求
一、各部门文件材料归档率应达到95%以上，完整率应达到90%以上。
二、各部门归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数应齐全、完整（包括附件、图表、制表说明、统计分析及有领导批示的底稿等），保持原文件的有机联系。
三、公司制发的文件应归档原件或正本。
四、字迹、印鉴清晰，不得有圆珠笔、纯蓝或红墨水、复写及铅笔字迹。
五、档案室与移交部门依据移交目录清点核对归档文件，履行签字手续。
六、对于不归档的文件也要加强管理，有的文件可以作为资料保存。对确实没有保存价值的文件材料，经有关领导、部门和档案室审定后销毁处理。
文书档案归档范围
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
（一）党群工作
１、上级党委颁发的需要执行的文件材料（包括外出开会带回来的）
２、党总支工作计划、总结
(1)党总支计划总结及重要专题汇报
(2)党总支半年总结、党办总结及较重要的专题汇报
(3)党办半年总结、一般的总结汇报材料
３、党总支委员会(包括党政联席会)会议记录
４、领导班子生活会记录
5、领导班子成员述职报告
6、党内统计年报
7、党内职务任免的文件材料
(1)任免党总支书记的决定
(2)任免党支部书记的决定
8、党组织关系介绍信
9、评选先进党支部、优秀党员的文件材料
10、党纪处分材料
11、纪检工作的文件、材料
12、有关党建、组宣、纪检、廉政等工作规章制度
13、有关公司党务工作的各类信息稿件
14、有关共青团工作的文件材料
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
（二）行政管理
１、上级机关颁发的文件材料
2、公司召开会议的文件材料
(1)工作会议、重要的专业会议的通知、名单、议程、报
告讲话、决议、决定、记录、纪要、简报等材料
(2)半年工作会、一般专业会议的通知、报告、讲话等材料
3、董事会、监事会、股东会、经理办公会会议记录、纪要、决定
4、公司工作计划、总结、报告
(1)、以上的(2)半年的、重要专题的及部门总结
(3)部门半年总结
5、公司(含以上的)发展规划
6、公司制定的规章制度
(1)公司章程、总经理工作条例等
(2)一般的制度、规定、办法等
(2)半年、季度、月度的7、社会保险统计报表
(1)、决算、汇总的(2)半年、季度、月度的8、人事劳动工资等规章制度及岗位职责
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
（六）项目开发
1、集团公司有关开发项目的会议纪要、规定等
2、市场项目管理部和分（子）公司有关项目开发工作的请示、报告及批示（批复）
3、集团公司的建设计划文件
4、市场项目管理部和分（子）公司工程例会会议纪要
根据国家档案局《机关档案工作业务建设、范围》制定本制度。
一、严格归档范围，对反映机关工作活动，具有查考利用价值的文件应归档。
二、对归档范围内的文件材料要以文书、科技、会计、声像、人事、实物档案的不同类别分类归档。
三、建立健全卷宗，以积累储存本机关、案卷的立卷说明、分类方案、鉴定机关、销毁清册、检查记录、卷宗介绍材料。
四、文书档案在次年二季度前将归档材料接受完毕。税务征管档案由各所负责整理、立卷、编出案卷目录，于次年三月底前移交档案室归档；科技档案由档案员对工程及设备资料进行收集、整理、归档；声像档案由摄影者负责收集、整理装册，次年二月交档案室归档；荣誉档案由各部门在获市以上表彰时，将所获奖品摄影后，放荣誉室陈列。
五、归档的文件材料必须内容真实、资料齐全、字迹工整、用碳素墨水书写或打印，装订美观符合标准。
六、各类档案归档时，由归档部门编制移交目录，与档案部门共同清点、签字、办理移交手续。
七、对本机关工作活动中，直接形成的各种门类和载体的档案，按《机关材料归档和不归档的范围》和其他档案管理办法的有关规定执行。
一、归档制度的必要性
建立和健全归档制度是非常重要的。从档案形成来看, 档案产生于文件, 文件需要立卷归档才能转化成档案, 文书部门或业务部门从事归档工作, 是属于机关文书工作的最后一个环节, 同时也是档案室工作的第一个环节。从档案室的工作来看, 归档工作是文书工作与档案工作的结合部, 归档既是文书工作的内容, 也是档案工作的内容, 它是档案室收集工作的重要内容, 是档案室最基础的工作。档案室所从事的档案保管、统计、鉴定、利用、编研等工作, 都与归档工作的质量有关, 没有齐全、完整的档案, 要做好机关档案工作是不可能的事情。由此可以得出这样一个结论:没有归档制度, 或归档制度不健全, 就没有完整的档案, 也就没有健全的档案工作。
二、归档制度的内容
归档制度内容包括归档范围、归档时间和归档要求。
(一) 归档范围
归档范围就是指在一个单位产生的所有文件材料中需要归档的部分。国家档案局颁发的《机关文件材料归档和不归档的范围》规定:凡是反映本机关工作活动, 具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。包括工作活动中形成的公文、图表、录音、录像等各种形式和各种载体的文件。这些文件, 只要具有一定的保存价值, 哪怕只需要保存3年、5年、10年的, 也应当列入归档范围。
一个机关的文件材料, 哪些是属于归档范围呢?具体地说, 有以下几个方面:
一是上级机关的文件。主要是指上级机关发来的需要贯彻执行的各种文件。如上级机关领导针对本机关的讲话、指示;上级机关转发本机关的文件;代上级机关起草并被采用的文件最后草稿和印本等。
二是本机关形成的文件。这是归档范围的重点, 它包括本机关各类会议文件材料;本机关颁发的各种正式文件签发稿、印刷稿;机关内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;反映本机关历史沿革、组织原则、人员编制等基本历史面貌的文件材料。
三是同级机关和非隶属机关的文件。主要指非本机关业务, 但是需要执行的法规性文件;有关业务机关检查本机关工作所形成的文件, 以及与这些机关相互联系、协商工作形成的重要来往文书。
四是下级机关的文件。指下级机关报送的工作计划、总结、统计材料等;直属单位报送的重要的科技文件材料;下级机关报送的法规性备案文件材料, 等等。
(二) 归档时间
办理完毕的文件, 不是随时办理完毕, 就随时归档, 也不是时隔数年, 文件积压成堆之后再归档。什么时候归档比较好呢?一般来说, 以一年为界限, 一年归档一次, 年年归档, 文件年年清理完毕, 档案年年不断形成, 这样比较符合文件形成的规律。归档制度规定了文件归档时间是在文件形成后的第二年, 这是因为, 一年中有一些文件, 特别是年终文件, 诸如工作总结、评选先进材料等, 一般要到第二年年初才能形成并办理完毕, 因此, 文件立卷归档不能当年进行, 要到次年才能展开。归档工作有一定的要求, 年年不断, 工作量很大, 每次归档要进行一段时间, 是档案室一项繁重的任务。因此, 档案室若能明确规定立卷归档时间在次年上半年进行并完成, 效果就更好。这样, 档案室就能从这项年终繁重的工作中摆脱出来, 能有更多的时间从事档案的保管、编目、利用、编研等其他业务活动。
(三) 归档的质量要求
归档案卷质量总的要求是?遵循文件材料的形成规律和特点, 保持文件材料之间的内在有机联系, 区分不同利用价值, 有利于保管和使用。
首先, 归档文件材料要完整、齐全。完整就是要使归档的档案有一定数量, 每份文件页数完整, 档案不遗漏、不残缺;齐全就是要做到归档的部门齐全, 档案门类齐全。
其次, 归档文件材料要系统并有条理。对于准备归档的文件材料, 要分类进行组卷, 尽量保持它们的内在联系, 按照它们不同的保存价值, 确立保管年限, 进行合理立卷, 使归档文件分类科学、系统, 能较好地反映出本单位工作活动面貌。在立卷时, 要求将文件的正件与附件, 印件与定稿、请示与批复、文件与电报等统一立卷, 不得分散。跨年度的文件, 立卷时要选择有针对性地一年立卷归档。在进行每卷文件排序时, 必须科学合理安排文件的排列顺序, 一般按时间先后排列, 但对于同一事物的同一文件, 应按统一规定进行。
关键词：实物档案 归档范围 归档原则
如何准确界定实物档案的归档范围一直是实物档案管理工作中的一个难点，究其主要原因，是因为没有对实物档案形成清晰、统一的认识。本文认为，做好实物档案归档工作的前提是正确认识实物档案的档案属性，并以此为基础在实践中准确把握实物档案的鉴定原则和标准。
一、实物档案的学理分析
1．“实物档案”的档案属性
在实物档案工作开展过程中，档案学界对“实物档案”究竟是否属于“档案”的质疑和争论一直不断。一般争论各方都不否认，实物档案也是直接形成于国家机构、社会组织以及个人的社会活动，是单位历史的真实记录和社会活动的客观见证，也具有重要的利用和查考价值。但引起争议的是有一部分学者认为，档案的本质属性是原始记录性或以备查考性，主要是凭借记录在不同载体上的文字符号起到凭证和参考作用，其上位概念是文献，概念的外延是文字、图表、声像等符号形式的记录，而实物不是以文字、图表、声像等符号形式记录和反映历史，需要人们加以说明、考证和研究才能起到依据、凭证作用①，明显不符合上述条件，所以不是档案，不能归入档案的范畴。
从档案学理论的发展历程来看，档案的概念并不是一成不变的，一直随着社会发展而变化，随着“文献”的概念外延从传统的用文字与纸张记载的书面材料拓展至模型、绘画等，再至记录有知识的一切载体，档案概念的外延也已经从“文书材料”扩大至“文字、图表、声像等形式的历史记录”②，再至“各种门类和载体的历史记录”③。
不仅如此，如果我们认真分析起来，图表、声像等非文字形式的符号记录实际上也并不能直接起到凭证和参考作用，它们必须辅以必要的文字说明，才能发挥档案的作用，在这点上它们和实物并没有本质的区别。既然我们已经将图表、声像列入档案的范畴，也就没什么理由不能接纳实物。
事实上，从记录历史的功用来看，实物档案是文字、图表、声像等记录的必要补充，把实物纳入档案的范畴，能够更加完整地记录和反映历史，更好地维护单位历史的完整性、积淀和传承组织文化。正因为如此，国内外许多档案部门都收集和保存了大量实物。
从上述分析可见，国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的各种有保存价值的实物符合档案的本质属性，那些对单位、国家和社会有保存价值的实物应该作为档案列入归档范围。
2．实物档案与文物的区别
“实物档案”学术之争的另一个焦点是有人认为，实物档案实际上是“文物”，档案部门收集和管理实物，是代行了文物部门的职责，会混淆档案部门与文物部门的职能，还有一些人认为这实际上是一种收藏，因此称之为“档案部门的实物收藏”或“藏品”。现实工作中，也确实有一些档案馆或单位档案部门收集了本地区历史上的印章、钱币、徽章等，并将之称为实物档案，由此更加深了人们的质疑。但是本文认为，实物档案与文物之间确实有密切的关系，但也存在明显的区别。
首先，文物的价值与档案的价值完全不同，文物是通过历史性、科学性、艺术性、社会性和经济性几个方面来体现其价值，只有具有上述价值的才可以是文物。显然，档案部门收集实物时并不以此为指标，而且实物档案在没有成为重大“历史”事件和重要“历史”人物的历史见证之前，可以是档案，但算不上文物。以此说来，档案部门特别是单位档案部门保存的实物档案中，会有一部分成为文物，但更多的实物档案还不能达到“文物”的级别，只是在局部范围内特别是本单位具有保存价值。不仅如此，按照《文物法》和有关规定，一件物品只有经过文物行政部门的规范程序认定后才能成为“文物”，并受到国家保护。而更多没有达到文物级别、没有被文物部门认定、只对某个单位具有重要保存价值的“实物”也不会列入文物部门管理范围内。
其次，文物部门收集和保管文物时，重点考虑文物的国家和社会价值，一般不会限定其是否来源于同一个地区或单位等，而档案的收集和鉴定则要严格遵守来源原则，以本单位职能活动中形成和征集的、具有保存价值的实物为收集范围，不是本单位职能活动中形成的、对今后本单位工作没有查考和利用价值的实物，就不应列入本单位实物档案归档范围。这应该是文物与实物档案的一个重要区别。
所以，档案部门收集和保管实物并不是代行文物部门的职责，实物档案工作与文物保护工作不仅没有太大的冲突，而且由于档案部门对实物的全面收集和管理，还能有效避免那些潜在文物的散失和受到破坏，为文物的收集和保护奠定基础。
二、实物档案归档工作中
一些具体问题的处理
1．超大超重或无法移动型、不是社会组织或个人在社会活动中形成的实物不应列为实物档案
在实物档案是否是档案的学术之争中曾有人担心，如果实物是档案，那么桥梁、大楼、车床等就都可以是档案，而这些是档案部门无力收藏和保管的；还有一些单位将科考活动中采集到的岩芯、化石等列入实物档案，引起了一些争议。其实这些问题在文物学界也存在过，现在已基本得到解决，我们可以从中得到一些借鉴：
《保护世界文化和自然遗产公约》（简称《世界遗产公约》）中将物质文化遗产分为历史文物、历史建筑、人类文化遗址三类，像故宫、赵州桥、卢沟桥之类的历史建筑和无法移动的文化遗迹可以是文物保护单位，但不算作文物。档案部门也不必勉强将那些难以收藏的超大、超重和无法移动型的实物划入实物档案归档范围。
同样，文物学界还认为，只有那些人类社会活动中创造的产物才能算作是文物，化石、恐龙蛋等虽然历史很长，但不是人类社会活动中创造的产物，所以不是文物。
从档案的概念和特点出发，实物档案也应该是经由社会组织和个人在社会活动中形成，自然形成物以及非本机关、家庭和个人在社会活动中形成的实物不能算作实物档案。例如，那些在科学考查活动中获得的化石、岩芯等虽然在科学研究活动中有重要的参考价值，但不能算是档案，只能是专业资料，应该由专业部门负责管理。2008年国土资源部印发了《实物地质资料管理办法》，规定由国家和省级实物地质资料馆藏机构负责筛选、采集、验收、整理、保管实物地质资料，已经很好地解决了这个问题。
2．正确把握实物档案鉴定工作的原则和标准， 注重体现本单位主要职能活动的、独具特色的各种实物档案的收集
目前，各单位收集的实物档案普遍以荣誉类、证章类、赠品礼品类等为主体，但是不少单位对这些实物档案的收集显得过滥，使实物档案显得比较庞杂。在收入这类实物时，档案部门既要秉着历史的、全面的、长远的观点，也要正确把握档案鉴定的职能标准、来源标准和内容标准，把收集的重点放在体现本单位主要职能活动的各种实物档案上，同时避免大量收进非本机关主要职能活动中形成的、在职能、来源、内容方面价值不高的实物。
另外，不少单位对于本单位职能活动中形成的其它各种有重要保存和利用价值的实物的收（征）集也显得较为薄弱，从而影响本单位档案的整体价值，也不能很好地体现本单位档案的特色。由于这类实物缺乏共性或普遍性特征，很难在档案行政管理部门编制的实物档案归档范围中统一加以明确描述或规定，因此，要求基层档案工作者具备一双“档案眼”，随时发现那些具有档案价值、有特色的实物，这样才能使本单位的实物档案更具特色，更能全面和深度反映本单位的历史面貌。
总之，认真研究实物的档案属性和价值、准确把握实物档案的鉴定原则，是准确界定实物归档范围的两个重要前提，也是整个实物档案工作的基础，非常值得继续加以思考和关注。
注释：
①王巍.“实物档案”不是档案家族的新成员[J].北京档案,2008,(03):36-37.
②中华人民共和国档案法
③国家档案局第8号令. 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
参考文献：
[1]霍振礼．实物档案的崛起与档案定义的表述——兼与李恕德、陈永斌同志商榷[J]．档案学通讯.1993,(5).
[2]姜之茂．谈档案部门的博物意识和实物收藏[J]．中国档案，2001，(1).
[3]翁梅．浅谈实物档案的归档与管理[J]．浙江档案，2008,(10).
[4]段振强．为实物档案定个位[J]．北京档案,2006,(1).
[5]穆天勇，李富英，杨爱东．实物档案归档范围与整理[J]．陕西档案，1997，(2).
[6]王巍．“实物档案”不是档案家族的新成员[J]．北京档案,2008,(03):36-37.
[7]李宝玲．从美国的档案馆馆藏看档案资源建设[J]．中国档案,2011,(3).
[8]李明华． 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 问题解答[J]．北京:中国档案出版社,2007:82-85
作者单位：北京联合大学应用文理学院
1、干部人事档案管理部门，要根据干部人事工作有关文件的要求，对收集的干部人事档案材料进行认真仔细地鉴别审查，确保归档材料的真实、完整、齐全。
2、收集的材料经鉴别审查，对不属于归档范围的材料，或转有关部门，或退本人，或按规定程序作销毁处理；对材料不齐全、手续不完备或不规范的材料，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续，并作规范处理；发现伪造档案材料，涂改档案内容的，须清除伪造、涂改的档案材料，对当事人要严肃查处。
3、鉴别登记后的干部人事档案材料，要及时装入该干部人事档案袋（盒），内，一般每两年装订入卷一次。
关于印发《湖北生态工程职业技术学院
档案立卷归档制度》的通知
各系部、处室：
现将《湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度》印发给你们，请认真学习并遵照执行。
附件：《湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度》
二〇一二年四月二十五日
主题词：档案 立卷 归档 制度
发 送：处室、系（部）。湖北生态工程职业技术学院 2012年4月26日印发
湖北生态工程职业技术学院档案立卷归档制度
为了加强我院档案的综合管理、完整系统地收集和保存学院日常管理和教学工作中形成的文书、基建、仪器设备、会计、教学、科研等各种形式和载体的档案文件材料，特制定本制度。
一、归档范围
凡是本校在各种活动中形成的，反映学校管理、教学活动和历史面貌的各种文字、图表、图纸、音像等不同形式和载体的，有查考利用价值的文件材料均应归档，归档材料要求原件（如有特殊情况另作处理）。
二、归档时间
1.文书档案，本校每年形成的办理完毕的党政工团的文件材料，由各科室兼职档案员收集齐全，于第二年三月底前交档案室统一立卷归档。
2．基建档案，在基建工程中建设文件材料的形成、积累、立卷归档由管理工程项目的部门承担指定兼职档案员或专人负责。在全部工程竣工验收后一个月归档。
3．仪器设备档案，由设备处于每年三月份交档案室立卷归档。4．会计档案，当年会计档案由会计部门于第二年上半年完成立卷工作，第三年六月份前移交档案室归档。
5．特殊载体档案，在音像制品、光盘形成后一个月内，交学院档案室统一立卷归档。实物档案于第二年三月份交档案室立卷归档。
6．教学档案，在学年结束后半年内由教务处负责毕业生的学籍管理、课堂教学的立卷归档（学生的原始成绩登记表，由系保存）；学院档案室负责教学综合的立卷归档；教师业务档案由各系负责立卷归档，并存放在系。
7.科研档案，由科研处负责收集、整理、立卷归档，移交档案室。
三、归档要求
1．文书档案的归档要求
（1）凡归档的文件材料都必须齐全完整。
（2）凡是原来文件上有会生绣的金属物，归档时必须去掉，用不锈钢书订或细线将文件装订。
（3）凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开规格及破损的要进行托裱。
（4）归档文件材料中，各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件。正本与定稿、正件与附件，两件作为一件。文件处理单（表）与被处理文本合为一本。（5）同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；一般文件的请示与批复，批复在前请示在后。
（6）不同的文件一般不得放在一起归档，跨的请示与批复，放在批复归档，没有复文的放在请示年归档，跨计划、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对归档，长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。
2．基建和设备仪器档案的归档要求
（1）凡归档的文件材料，应收集齐全、完整、系统和准确。
（2）文件材料应做到线条、字迹清楚，纸质优良、签署完备。去掉文件材料的金属物，以卷为单位，立卷归档。
（3）图纸要按A4规格折叠，盖档案分类章，按顺序排列，填写立卷说明表。
（4）每一项工程或仪器设备文件材料的排列都是先排文件材料，然后再排图纸。
3．会计档案的归档要求
（1）各种形式的会计档案要按学院档案室要求编目造册，向档案室清点移交。
（2）各种形式会计档案要去掉金属品装订成册，整齐美观，每卷要求有封底封面，填写封面和卷脊使用炭素墨水或墨汁，用毛笔或钢笔填写工整、清晰。（3）每个案卷封面和卷脊要填写目录号、案卷号和等。
4．特殊载体档案归档要求
（1）照片档案由摄录者或承办部门初步整理，按上级领导视察本校、本校教学活动、党政活动、各种奖励、校容校貌五大类编写总说明和分说明及时交档案室统一整理立卷。
（2）照片档案按《照片档案管理规范》整理，编写总说明和分说明，说明内容包括：事由、时间、地点、背景、摄影者。
（3）凡获得市级以上奖励的奖牌、奖杯、锦旗、证书等实物档案，交到学院档案室归档。
5．教学档案归档要求
（1）由教务科的专兼职档案员，负责归档材料的收集、整理。
（2）按学分类立卷。
（3）原则上相同内容的材料组成一卷便于利用，同一内容的材料数量多时可分成若干卷。
（4）卷内文件材料一律拆除金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。
（5）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应编写一个页号，页号位于非装订线一侧的上角。（6）按规定填写案卷封皮。案卷题名要简明、确切反映卷内文件材料的内容与成分，一般包括责任者、内容、文种等。
四、档案的排列
各门类的档案分别排列，每一门类的档案排列为一个流水号，科室可根据组卷情况先后排案卷顺序号，移交到档案室。
五、归档手续
除文书、声像、实物档案由档案室归档外，其他类型的档案由相关科室按规定立卷归档，移交到学院档案室。基建、设备、会计、科研档案各编制1套完整的目录及电子文档，教学档案编制2套完整的目录及电子文档一起移交到学院档案室，双方清点核对签字以备查考。各类合同档案需移交学院档案室存档后方可办理相应财务手续。各门类的档案除按规定移交目录外，应留一份目录给本科室查阅。
本制度自公布之日起施行。
附件：各部门归档范围和保管期限
各部门归档范围和保管期限
立卷单位：办公室
1．上级有关高校行政管理的综合性文件（针对本校的永久保存）；
长期 2．学院各项重要规章制度；
永久 3．学院工作计划、总结；
永久
4．院长办公会、党政联席会会议记录；
永久 5．院领导在全校会议上（开学典礼、学期结束、某项重大活动）的重要讲话和在上级机关召开会议上的重要发言；
永久 6．学院向上级的请示及其批复；
永久 7．学年教育年报及综合统计；
永久 8．启用印章的文件（印模）及销毁、上缴印章登记单；
永久 9．有领导重要批示和处理结果的群众来信来访材料；
永久 10．学校评估、自查报告、评估反馈报告；
永久 11．各单位的签报及学校的批复（分类立卷）； 长期 12．各单位的的会议记录，简报，工作计划，总结；
长期 13．本校历史沿革、情况介绍；
永久 14．本校大记事、简报、信息等；
永久 15．与外单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
永久 16．收发文登记本；
永久 17．被评为省市级以上先进的事迹材料、文件和各种获奖证书；
永久 18．实物档案（包括校区在各项工作中获得的奖状、奖杯、奖牌、证书、牌匾等，上级领导、著名人士、外单位赠送题词、题字等）；
永久 19．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
永久
立卷单位：党委办公室
1．上级党组织的文件材料如（针对本校的批复、通知；需本校贯彻执行的文件等则永久保存）；
长期 2．党委工作计划、报告、总结；
永久 3．党委、党政联席会议记录及发布的决定、办法、批转、通报和通知等文件；
永久 4．党委工作简报； 永久 5．以党委名义召开的工作会议及声像材料；
永久 6．党委和上级党委调研，检查，巡视学校工作形成的文件材料；
永久 7．党委负责同志在校办的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿；
永久 8．党群系统启用印章的文件和印模；
永久 9．总支、支部改选报告、批复文件； 长期 10．各总支、支部委员名册； 永久 11．党委各总支、支部的工作计划，总结、报告、请示及批复；
永久 12．党员名册、党员统计年报表；
长期
13．党委工作的大事记；
永久 15．党校工作计划、总结、决定、报告； 永久 16．入党积极分子、党员、干部培训的材料； 长期 17．评选优秀党员、先进支部事迹材料和登记表,（省级以上）（永久）长期 18．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
永久
立卷单位：宣传办公室
1．上级有关宣传工作的文件材料（针对本校的批复、通知；需本校贯彻执行的2.宣传办工作计划、报告、总结、请示及批复；
永久 4.以宣传办名义召开的工作会议及声像材料；
永久 5.院报一的合订本、一新闻稿件材料；
永久 6.宣传办负责人在院办的重要讲活稿和参加上级召开会议发言稿 ；
永久 7．学院召开的重要会议、重大纪念、庆祝活动形成的声、像等材料；
永久 8．上级机关党政领导人视察、检查本校工作形成的声、像等材料；
永久 9．学院重要文体活动、技术比赛、表演、培训、展览等形成的声、像材料； 永久 14．发展吸收新党员，预备党员转正的名册党员转出组织关系（退党）文件材料；
长期
文件等则永久保存）；
长期
3.宣传办会议记录及发布的决定、办法、批转、通报和通知等文件；
永久
10．学院举行的重大学术活动、教学活动、获奖励的教科研课题所形成的声、像材料； 永久 11．其他具有特殊意义和保存价值的声、像材料； 永久 12．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
永久
立卷单位：工会（老干）
1．上级工会有关的文件材料如（针对本校的批复、通知；需本校贯彻执行的文件等则永久保存）；
长期
2．工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计； 永久 3．会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言等文件）； 长期 4．表彰工会先进集体个人的材料、名单； 长期 5．工会会员的有关材料； 长期 6．基层工会干部名册； 长期 7．会员名册； 长期 8．妇女工作材料； 长期
9、扶贫工作材料； 长期 10．教职工代表大会文件材料；
永久 11．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
永久
立卷单位：人事处
1．上级机关有关人事工作的文件；
长期 2．本院人事工作的规章制度、办法、决定；
永久 3．关于院内机构设置、变化的文件材料及上级批复；
永久 4．师资培养等管理工作计划、规定、总结；
永久 5．教师工作量的规定及执行情况； 长期 6．教师业务考核材料； 长期 7．教职工名册登记表；
永久 8．干部任免文件及名册；
永久 9．表彰和奖励先进集体、先进教职工材料；
永久 10．教职工评定，聘任专业技术职称材料及上级批复（要求附审批表）；
长期 11．教职工工资调整材料、名册；
长期 12．教职工退休、离职的有关材料；
长期 13．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
永久
立卷单位：监察室
1．上级有关监察工作的文件； 2．本院监察工作方面的规章制度； 3．监察工作计划、总结、调查报告； 4．监察工作统计年报及重要报表； 5．关于教职工行政违纪处分的文件； 6．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
立卷单位：计划财务处
（一）财务
1．上级有关财务会计工作的文件材料；
2．本院财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件；
3．有关财务管理方面的其他文件材料；
4．会计档案移交清册；
5．会计档案保管、销毁清册；
6．会计、报表、决算报表（含基建综合决算）；
7．、季度各种计划、统计报表；
8．会计帐簿（含总分类帐、明细帐）；
9．固定资产明细帐（固定资产报废清理后保管五年）；
10．会计凭证；
11．工资发放名册；
12．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等；
长期 长期 长期 长期 长期 永久
永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 永久 永久 永久
（二）资产
1．上级关于资产工作的文件。
永久 2．资产会计报表；
永久
立卷单位：教务处（以教学为归档）
（一）综合类
1．上级下达的有关教学工作的文件材料；
长期 2．教学改革、培养目标、学制等方面的指示、规定、办法；
永久 3．教学检查、评比和各级优秀教学质量评奖材料；
长期 4．教务处工作计划、总结、报告、请示及批复；
永久 5．学校规划实施计划，有关教学的规章制度，会议记录，调研报告、简报，总结；
永久 6．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
永久
（二）学科及实验室建设
1．重点学科、专业、实验室建设材料；
永久 2．学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料；
永久 3．学科、专业的统计报表；
永久 4．学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料。
长期
（三）学籍管理（由教务处存档）
1．新生入学登记表；
永久 2．各省录取的新生名册
永久 3．学籍总表（贴照片）；
永久 4．学籍变更材料（休学、退学、转学、复学）（按系、专业、班级分类立卷）； 长期 5．在校学生名册；
永久 6．毕业生名单及毕业证领取签收册。
永久
（四）教学管理
1．各专业教学计划、教学大纲；
永久 2．课程建设要求及安排、校历表、课表；
永久 3．典型教案、重要备课记录；
长期 4．教学实习、生产实习、社会实践总结及有关材料；
长期
（五）教材类
1．各系部、各专业使用教材目录；
长期 2．自编、主编教学指导书、实习指导书；
永久 3．其他有保存价值的自编参考资料。
短期
立卷单位：教学督导室
1．上级关于教学督导工作的文件；
永久 2．学校教学督导工作方面的上报资料等；
永久 3．本部门的工作计划、报告、总结及规章制度；
永久 4．教学督导工作走访的相关文件资料；
长期 5．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
永久
学生工作处（团委）
1．上级关于学生工作的文件、针对本校的文件；
长期 2．本校学生工作计划、报告、总结管理工作文件；
永久 3．本校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例；
永久 4．学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）；
长期 5．学生处分材料； 长期 6．关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件；
长期 7．心理咨询室有关材料；
长期 8．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等；
永久 9．上级关于团的工作文件；
长期 10．本校团代会学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）；
永久 11．团委工作计划、报告、总结及规章制度；
永久 12．表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料；
永久 13．团委会议记录；
长期 14．本校学生组织参与各种学会、社团的有关材料；
长期 15．团委牵头进行的重大活动的有关材料及参加的上各项竞赛活动获奖材料；
长期 16．社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料；
长期 17．学生在市、省、国家各级各科竞赛获奖名单及文件；
永久 18．上级有关武装、军训工作的文件和本校军训工作总结报告； 长期 19．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
立卷单位：招生就业处
一、招生
1．上级关于招生文件材料；
2．本校招生工作计划、规定、生源计划；
3．新生录取材料及新生名单
4．招生宣传、广告、招生工作总结；
5．招生工作报告、请示及批复。
二、就业
1．上级关于学生就业工作的文件材料；
2．毕业生计划、总结材料；
3．毕业生供需计划、统计、合同；
4．毕业生就业方案及调配派遣名册；
5．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
立卷单位：保卫处
1．上级有关公安保卫、综合治理工作的文件；
2．本校保卫工作方面的规章制度；
3．本校保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表；
4．本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书；
5．安全保卫工作的重要请示及上级批复；
永久
长期
永久
长期
永久
永久
长期
永久
长期
永久
永久 长期 长期 永久 长期 永久
6．本校每年应征入伍工作的相关材料；
长期 7．户籍管理工作的重要文件材料；
长期 8．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
永久
立卷单位：后勤管理处
1．上级有关后勤管理工作的文件；
长期 2．本校后勤管理处各项管理规章制度；
3．本校后勤管理处工作计划、报告、总结、调查材料；
4．食堂、车辆等有关材料；
5．本校后勤管理工作的合同、协议；
6．校园绿化工作的有关材料； 7．水电工作的有关材料； 8．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
立卷单位：校企合作办公室
1．上级关于校企合作工作的文件；
2．学校校企合作工作方面的上报资料等；
3．本部门的工作计划、报告、总结及规章制度；
4．校企合作工作走访的相关文件资料；
5．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
立卷单位：校友办公室
1．上级关于相关工作的文件；
2．学校校友、校庆工作方面的上报资料等；
3．本部门的工作计划、报告、总结及规章制度；
4．校友工作走访的相关文件资料；
5．校史、校友、校庆工作材料；
6．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
长期 长期 长期 永久 长期 长期 永久 永久 永久 永久 长期
永久 永久 永久 永久 长期
长期
永久
立卷单位：各系
（以教学为归档）
1．本单位制定的有关文件；
长期 2．本学年工作计划、总结、报告、请示、批复；
长期 3．本学年重大教学改革文件材料、教学评估总结材料；
永久 4．本学年科研成果材料；
永久 5．专业设置、专业调整申报、批复材料；
6．本学年各类统考及竞赛情况统计表；
7．每学年各专业课程试题集（一门课程一份空白卷，分专业立卷）；
8．毕业生毕业合照（分班级，并按顺序印上名单）；
9．学籍信息卡（贴照片，分班级立卷，以学号为序从小号到大号整理）；10．本系实验仪器、设备管理的规章制度；
11．本系实验仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案； 12．本系实验仪器、设备移交清册及设备报废，调拨报告和批复； 13．实验室验收报告及文件材料；
14．本系召开的重要会议、文体活动、技术比赛、表演等形成的声、像材料 ；15．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
立卷单位：公共课部
（以教学为归档）
1．本单位制定的有关文件；
2．本学年教学工作计划、总结、报告、请示、批复；
3．本学年重大教学改革文件材料、教学评估总结材料；
4．本学年科研成果材料；
5．本学年各类统考及竞赛情况统计表；
6．每学年各专业课程试题集（一门课程一份空白卷，分专业立卷）；
7．本部召开的重要会议、文体活动、技术比赛、表演等形成的声像材料 8．实验仪器、设备管理的规章制度；
9．实验仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案； 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久长期 永久 永久 永久 长期 长期 永久 永久 永久 长期 永久永久 长期
10．实验仪器、设备移交清册及设备报废，调拨报告和批复； 长期 11．实验室验收报告及文件材料；
长期 12．运动会秩序册及运动会破项目记录的学生名单； 长期 13．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
永久
立卷单位：继续教育学院
1．本单位制定的有关文件；
2．本学年教学工作计划、总结、报告、请示、批复；
3．本学年重大教学改革文件材料、教学评估总结材料；
4．本学年各类统考及竞赛情况统计表；
5．每学年各专业课程试题集（一门课程一份空白卷，分专业立卷）；
6．毕业生毕业合照（分班级，并按顺序印上名单）。
7．学籍信息卡（贴照片，分班级立卷，以学号为序从小号到大号整理）；8．本学年职业技能鉴定工作计划、总结、报告、请示、批复；
9．本学年职业技能鉴定种类明细，获得职业技能鉴定证书名册；
10．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
立卷单位：科研处
1．上级关于科研工作的文件；
2．本部门的工作计划、报告、总结及规章制度；
3．学校科研工作方面的上报资料等；
4．科研工作任务书、合同、协议书；
5．课题研究计划、设计、开题报告与课题调研论证材料； 6．课题工作总结； 7．专家评审意见； 8．鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见）； 9．鉴定证书； 10．科研成果奖励申报与审批材料； 长期 长期 永久 永久 长期 永久 永久 永久 永久 永久
永久 永久 永久 永久 长期 长期永久 长期 永久 永久
11．科研成果报告表； 永久12．科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件； 永久 13．专利申请书或证书原件或影印件； 永久 14．推广应用方案、实施情况和意见； 长期 15．论文专著； 永久 16．学校教职工科研成果登记表； 永久 17．高职教育研究简报（按归档）； 18．自编、主编教材；
19．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等；
立卷单位：图书馆
1．上级有关图书工作的文件；
2．图书工作计划、报告、总结；
3．图书工作规章制度；
4．图书概况、发展规划、藏书目录、统计及统计年报。
5．编辑出版合同、协议书；
6．院刊发行本（按归档）；
7．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
立卷单位：设备处
1．上级有关现代教育工作文件材料；
2．本部门的工作计划、报告、总结、调查材料；
3．校园网工程建设的相关材料；
4．多媒体管理相关材料；
5．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
立卷单位：基建办公室
（一）综合类
长期 长期 永久
长期 长期 长期 永久 永久 长期 永久
长期 长期 永久 永久 永久
1．上级有关基建工作文件；
长期 2．基建工作规章制度、工作计划、总结、简报；
永久 3．基建工作总体规划；
永久 4．全校性总体规划、设计决平面图、全校土地范围红线图、地界图；
永久 5．征用土地、房屋产权、土地使用及变更的文字材料。
永久 6．试验林场工作计划、总结、报告、请示、批复。
永久 7．本部门及个人获得的国家、省级评比的各项证书及奖牌等。
永久
（二）工程项目类
1．项目建议书及上级批复；
永久 2．可行性研究报告，项目评估；
永久 3．环境预测、调查报告。
永久
（三）设计文件
1．初表设计；
永久 2．总体规划设计；
永久 3．设计计算书。
永久
（四）工程管理文件
1．承包合同、协议书、招标、投标文件；
永久 2．施工执照；
永久 3．征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书。
永久
（五）施工
1．土地施工文件；
永久 2．设备及管线安装施工文件；
永久 3．电气仪表安装施工文件；
永久 4．设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批；
永久 5．施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺。
长期
（六）竣工验收
1．竣工验收报告；
永久 2．全部竣工图纸；
永久 3．质量评审材料；
永久 4．竣工验收会议决议文件。
【档案资料收集归档工作制度】推荐阅读：
实验室资料归档及档案管理02-18
一、干部人事档案材料收集归档工作11-29
干部档案收集归档规定06-03
发展党员档案材料收集归档规定01-17
干部人事档案材料收集归档规定03-04
档案资料管理制度06-01
医保档案资料管理工作制度04-09
质量资料管理制度(档案小组人员)06-14
测绘成果及资料档案管理制度01-16
教师资料档案06-29
