文书档案岗位职责（精选9篇）
1．负责接收党、政、工、团等部门移交的文件材料，按规定要求和标准进行整理、登记、组卷、分类、编号、建立台帐、上架管理。2．负责对上级有关机关档案管理的联络，档案的统计报表及各项档案数据的统计工作。
3．熟悉文书档案管理制度和分类编号办法，按归档内容的规定，及时收集与监督检查有关部门对文件材料进行归档，确保文书档案的完整和准确。
4．负责对文书档案的借阅服务，热情接待借阅利用人员，检查入库或到期归还档案资料的完整性，做好档案借阅工作。
5．使用计算机对档案进行储存和管理，完成档案的信息化管理。6．负责档案的密级标识，确定保管期限，进行安全保管保密，评价案卷价值，写出鉴定评语与过期档案的清理鉴定，严格执行档案的保密制度。
7．负责编写我公司有关档案资料汇编，做好档案的开发利用。8．负责编制文书档案的索引案卷目录等检索工具。
9．负责档案库房的清洁卫生，确保档案库房的“八防”和密级档案的保密工作，每周定期检查一次档案库房环境和防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防有害生物和防污染等设备情况。10．按有关规定对档案进行例行的保养、管理或销毁。
11．按照工程档案管理要求，做好工程档案的登记、接收、验收、分类、归档等工作。
关键词：文书档案,人事档案,内容比较
一、概念定义
档案是记录人类社会实践活动各种信息的载体, 是人类在从事各种社会实践活动中产生的。这些社会实践活动涵盖了物质生产活动、科学研究活动、社会管理活动等社会一切领域。档案是一种普遍的社会现象, 是历史的原始记录。根据1987年颁布、1996年修正的《中华人民共和国档案法》规定:档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。一般企事业单位的档案又分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、特殊载体档案和业务档案等诸多方面。
文书档案是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的, 由通用文书转化而来的, 反映党务、行政管理等活动的档案。它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动, 如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。文书档案通常是由办理完毕的具有保存价值的文书转化而成, 文书档案是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中, 为互相联系和处理事务等实际需要, 用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。实际上, 文书档案是指行政管理档案, 即在社会行政管理活动中由行政或曰政治性公文转化而成的档案。人事档案是一个人在不同阶段成长过程中个人经历的真实记载, 记述了个人经历、思想品德、业务能力、工作状况以及所受奖罚等各方面信息的原始记录。由此可见, 文书档案与人事档案同源同宗, 在形成的过程中本身就存在着许多相同之处, 也存在着较大的差异, 本文将主要从其内涵和外延两个方面来加以比较。
二、内涵比较
文书档案与人事档案管理在内涵上存在着较大区别, 它们内容的历史纵深性与横向性都有着量与质的区别, 其信息涵盖面也完全不同。
首先, 文书档案管理内容的纵深性更为久远。我国文书档案的历史可追溯到秦朝, 秦始皇在统一六国后, 建立了我国历史上第一个统一的中央集权制的封建国家, 为适应统治的需要, 秦王朝统治者建立了比较严格的文书档案管理制度和尊君抑臣的文书档案制度, 还设有管理文书档案的官员, 在地方也设置了官吏, 掌管文书档案。文书档案的历史在经过秦汉、三国两晋南北朝、唐宋元明清后, 发展日臻完善与成熟。管理内容、范围也日渐宽泛, 尤其是清代的文书档案管理工作非常繁杂。辛亥革命后, 孙中山领导的南京临时政府革除了封建文书档案工作的旧习, 以及官府文书中具有封建等级色彩的称谓, 鲜明地体现了资产阶级民主共和的精神, 使文书档案工作面貌为之一新。文书档案的管理内容也随着社会的进步在不断地发展变化。
文书档案材料的内涵也具有丰富性和多样性。内容可从三条主线来概括。一是以文字为主体, 配合数字、图表等, 用来记录和表达有关信息的文件材料。二是包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等方面内容。三是特殊材料的载体。随着科技的发展, 以声像、图片、碟片等特殊载体的档案材料逐渐增多。文书档案的文字性材料内容面广量多, 如各种决定、意见、制度和办法;发展规划、工作计划、方案、工作总结和大事记;工作报告、请示、批复和通知;会议报告、决议、纪要、记录和经验交流材料;调研报告、调查报告和可行性研究报告;章程、合同和协议;人民来信及查处材料、案件审理材料等。
人事档案管理的内容相对要单一、简洁得多。它是指国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的, 记述和反映个人经历, 德才能绩、工作表现的, 以个人为单位集中保存起来以备查考的文字, 表格及其他形式的历史记录。它的内容来源于一定单位的人事管理活动, 国家在用人治事, 以及处理与人有关的事情时所形成的文字材料。是反映一个人经历、思想品德、业务实绩、专长爱好等情况的原始记录, 是个人情况的如实记载。
其次, 文书档案与人事档案材料形成的主体有很大差异。文书档案是机关、团体、企事业单位等社会行政管理活动中产生的信息载体, 材料形成的主体是法定机关、团体、企事业单位、经营管理部门、生产部门和个人。文书档案材料在形成的过程中大部分以统治者或行政机关管理部门为主, 其材料产生的主体以单位居多。主体对象主要是单位或组织, 由个人所产生的信息资料仅仅占有极少的部分。人事档案材料所汇聚的信息基本都是个人在不同的人生阶段累积所形成的重要的有凭证作用的材料。其主体虽有组织但基本以个人为主。
再次, 从文书档案与人事档案内涵比较明显可以看出:翻阅文书档案我们不难发现它是国家或单位发展原始信息的总载体, 可以揽阅社会或单位历史变迁的总体风貌与现实状况;它既体现历史发展的纵深性, 又反映当前横向关联性。而人事档案管理的内容则以条线式为发展脉络, 主要以个人的人生社会活动的各个阶段所形成的具有参考和利用价值的信息资料为主。
三、外延比较
文书档案与人事档案都是人类社会活动历史的原生信息记录, 都具有很强的凭证作用与借鉴价值。是研究社会、单位与个人的真实佐证。在内涵上有很多的共性与个性, 同时在外延上也存在着较大差异。
文书档案材料涵盖到党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等各个方面。以高校文书档案归档材料的范围来看, 归档文件一般分为:党群、行政、教学、科研、仪器设备与科技开发、出版物、基建、财会、外事十大类, 几乎涵盖了一所高等院校的所有归档材料;甚至把与文书档案并列的财会类和科研类都列进去了。由此可见, 文书档案材料内容的宽泛性、包容性与丰富性。一旦我们工作需要查阅有关学校教学、基建或历年毕业生成绩等不同方面的信息, 文书档案即刻会提供详尽而全面的第一手资料, 这时便有一种踏破铁鞋无觅处, 得来全不费功夫的喜悦感和成就感。
人事档案管理内容的外延则相对要单纯得多。人事档案是反映一个人经历、思想品德、业务实绩、专长爱好等情况的原始记录, 是个人情况的如实记载。如:履历表、职工登记表、自传、考核表、鉴定表、录用职工表、转正定级表、调资表、干部任免表、奖励材料、处分决定等有查考价值的各种文字、表格材料。人事档案同样也以十大类来概述其内容:第一类囊括了个人一生的全部履历经历;第二类主要是反映自传和属于自传性质的信息;第三类涵括了一切考察、考核、鉴定材料和审计材料;第四类则是人生最精华信息的浓缩:主要有个人学历学位、职业 (任职) 资格和专业技术职务 (职称) 、培训信息、反映科研学术水平的相关内容和材料;第五类是政审材料;第六类包含了一切党、团组织建设工作中形成的材料和其他组织材料;第七类所有表彰和奖励有关信息;第八类涉及一些违纪违法材料;第九类信息与第四类的内容同等重要, 如果第四类侧重反映的是个人学历、职称和科研培训等信息, 第九类则是历次工资 (待遇) 变动、职务晋升、工作调动等与经济利益密切相关的所有资料, 以及出国 (境) 材料和党代会、人民团体和群众团体代表会议, 民主党派代表会议等形成的材料。本大类涉及的信息历史时间跨度最长, 信息量最为广泛, 其价值也不可估量;第十类是其他材料, 诸如毕业生就业报到证 (派遣证) , 人事争议仲裁裁决书 (调解书) , 公务员申诉处理决定书等有参考价值的材料。
虽然人事档案与文书档案的归档材料范围皆分十大类, 此十类非彼十类。作为文书档案其外延的包容性无论从哪个角度看它都是还原历史的一种特殊使命, 也是研究一个国家或企业事业单位历史的必要条件。查阅人事档案, 我们更像是一个旁观者在见证一个人的人生历程。薄薄的一卷人事档案, 无论你走到哪里它都会如影相随, 不论你是否在意, 人事档案一直都在默默地陪伴, 好像与个人是两条的平行生命线。
参考文献
①林越陵.档案学理论基础.内蒙古人民出版社, 2001.
②卞昭玲.科技档案与文书档案形成规律之比较[J].档案天地, 2002.05.
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⑤胡伟.浅谈人事档案的特点和作用[J].西藏科技, 2004, 10.
[关键词]科技档案；文书档案；比较
科技档案和文书档案，产生于不同的活动领域。科技档案是科技生产活动的记录和产物，文书档案则是记述和反映党政管理活动的文书树料。科技档案和文书档案都是人们社会实践活动的历史记录，具有共同的属性。它们都是档案的重要组成都分。在一个单位内部，它们都是本单位工作活动的历史记录；但是，科技档案和文书档案又是具有不同性质的两种档案，它们各自产生于不同的活动领域、反映不同的内容，具有不同的形成规律和特点，发挥不同的功能效用，因此，对科技档案和文书档案进行比较，特别是在此基础上对科技档案和文书档案进行区分，有着重要的意义。
一、科技档案与文书档案的不同点
1.有利于保持科技档案与文书档案各自的完整
维护档案的完整，是档案工作的基本原则之一。科技档案和文书档案那是在相应的工作活动中形成的，各有其独立的完整性。只有对其进行认真的比较和正确的区分，才能保证它们各自的完整性。有的单位未能进行正确的区分，从而破坏了科技档案的完整。比如围绕一项工程建设活动形成的科技档案是一个有机的整体，不能人为地加以拆散，但过去曾有单位将有关这个工程项目的请示报告、批复、竣工验收等文件放到文书档案里去了，这就破坏了科技档案的完整。
2.有利于按科技档案和文书档案各自的特点分别进行科学的管理
科技档案和文书档案产生的领域不同，记载的内容不同，形成的特点不同，管理的方法也不同。一般说来，文书档案的管理侧重于活动主体的特征即活动者本身；而科技档案的管理则侧重于活动客体的特征，如工程项目、科研课题、产品与设备型号等。
3.有利于科技档案和文书档案有效地提供利用
科技档案和文书档案如果界限不清，没有实现科学的区分，就不便于查找利用。首先，科技档案用户与文书档案用户不同。人们的社会实践活动是有分工的，有的从事科技活动，有的从事管理活动，从事什么样的话动就要求什么样的条件。科技档案主要是由科技人员使用的；文书档案主要是由管理人员使用的。科技档案与文书档案如不区分清楚，就会造成“错位”，长期“束之高阁”而“无人间津”。其次，用户无论是利用科技档案还是利用文书档案都有一定的规律。用户在利用科技档案时，通常是按特定的活动对象（一个产品、一项工程或一个课题等）进行查找，或按一定的专业性质进行查找；而用户在利用文书档案时，通常是按一定的活动主体（某个单位或某个部门等）进行查找。两者区分不科学，就会造成漏检，贻误工作。再次，科技档案和文书档案在借阅利用要求和批准权限方面也常常有所不同，如果把科技档案误归到文书档案中，就会影响到科技人员的借阅利用，从而影响他们的工作。
4.有利于科技档案的移交工作
科技档案的移交远比文书档案移交复杂，它除了档案形成部门向基层档案机构移交、基层档案机构向档案馆移交以外，在生产任务的转移、工程项目的转包、设备仪器的转移、科技成果的转让以及企业产权变化等过程中，也存在科技档案移交的问题。显然，如果平时对科技档案和文书档案未能进行正确区分，就会拖延时间，影响移交。
二、科技档案与文书档案区分的方法
比较科技档案与文书档案，最主要的目的就是为了很好地区分科技档案和文书档案。如何区分科技档案和文书档案呢？多年来的科技档案工作实践为我们解决这一问题提供了经验，档案学的理论研究也对这个问题作了有益的探讨。概括起来说，正确区分科技档案与文书档案，应该坚持以下三条原则。
1.领域原则
区分科技档案与文书档案，首先要準确判断档案产生于哪一种性质的活动领域。因为档案产生于什么活动领域，就必然会记述和反映什么性质的活动。在实际工作中，我们不难发现，确定一份具体文件的归属，起决定作用的不是文件的信息内容，而是文件所产生的领域。记载着科技内容的文件不—定都是科技档案，反之，归入科技档案的文件不一定都记载着科技内容。内容完全相同的文件，也会由于产生领域的不同而归属不同。以某一工程的初步设计及其批准文件为例，在工程建设单位无疑应归属于科技档案，因为它是在该单位的基本建设这一科技生产活动中产生的；然而，同样的文件在科技委员会或经济委员会这些综合性的审批机关，一般要归属于文书档案，因为它是在机关行政管理或计划管理活动中产生的，记述并反映其机关的管理活动。可见，文件的信息内容固然与它的归属有着密切的联系，但这不是最本质的联系，最本质的联系应该是文件产生的领域。
领域原则是区分科技档案和文书档案最基本的原则。在通常情况下，领域原则具体化就表现为内容原则。领域原则与内容原则的背离，主要是在机关科技管理活动中出现的。科技管理活动集科技性和管理性于一体，依据领域原则和内容原则来区分文件的归属，就会出现不同的结论。
2.整体原则
人们所进行的实践活动，总是由一系列的活动环节所组成的。我们判断一项活动的性质，应当观察其全过程，而不能孤立地去分析其中的个别环节也不能把个别环节从整体中分裂出来，这就是整体原则，它对科技档案与文书档案的区分同样适用。
文书档案形成规律的特点之一是来文与复文，请示与批复，紧密联系，密不可分，科技档案的形成规律则赋子它以成套性的特点围绕一个特定对象形成的材料，自然成为一个有机的整体。因此，区分科技档案和文书档案时，必须坚持整体性原则，注意维护科技档案和文书档案的完整，保持它们各自的内部联系，从而实现科学的管理和有效的利用。
按照整体原则的要求，个别、零散的文件必须按其所属整体的性质确定其归属。比如，在课题研究和新产品开发的全过程中，不可避免地会有个别环节的内容和形式有别于一般的科技生产活动，如科研课题的申报和审批、基本建设中的土地征用等，对于这些环节应将其放到活动的全过程中去分析，所形成的文件也应作为成套文件的一部分加以保存。
3.职能原则
不同类型的单位或部门，其工作职能不同，产生的文件也不同。科技性单位（部门）的主要职能是从事科技生产活动或科技生产的管理活动；而非科技性的单位（部门）则从事非科技生产性的活动。因此，它们所形成的文件在内容、性质上也不尽相同。前者围绕科技生产活动。主要形成以科技内容为主的文件；后者围绕自身的工作活动，主要形成与职能任务有关的非技术性文件。在进行科技档案和文书档案区分时，对那些难以区分的文件可根据职能原则，即按其形成者的职能性质允许带有一定的倾向性。对于以科技生产活动为基本职能任务的单位，如工矿企业、科研院所、设计单位等，在进行科技档案与文书档案区分时，可以科技档案为主来确定文件的归属。相反，对于那些非科技性的单位，如一般的行政机关，所形成的科技文件较少，有些科技档案就不一定单独划分出来存放，而按机关档案整体进行处理。
对于具体单位内部的工作部门，凡是科技生产性的部门，在处理它们所形成的一些难以确定其归属的文件时，可按职能原则，侧重于科技档案；而对那些非技术性的部门形成的文件，难以区分后，则可向文书档案侧重。
参考文献
[1]金鑫，张明.科技档案与文书档案特征功能之比较[J].成都教育学院学报，2002（07）.
（2）本机关文件。凡本机关形成的，反映本机关工作职能活动和基本情况，并且在今后工作中还需要查考的文件，均应归档。
（3）下级来文。凡下级机关报送来的有关方针政策性的、请示性的或反映重要活动、全面工作的文件，应当归档。如有关重要问题的请示、备案材料，重要的或以上的工作报告、工作总结、统计报表等。
（4）平级或非隶属机关来文。平级机关或没有隶属关系的机关来文，凡有重要参考价值的也需归档。
（5）关于各种稿本的归档范围。在拟制文件过程中形成的各种文件稿本，应视其具体情况而定。对于人代会、党代会历次修改稿件，应归档。
2、不归档的范围
（1）重份文件；（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；（5）单位内部互相抄送的文件材料；
（6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料；
档案工作十分重要，镇党委、政府长期把这一工作列入议事日程，始终坚持以邓小平理论，“三个代表”重要思想，十八大、十八届三中全会精神为指导，深入落实科学发展观,紧紧围绕“档案为经济发展服务”的目标,在县档案局的领导和指导下，通过努力工作，较好地完成了目标任务。现将一年来的工作总结如下：
一、高度重视，注重宣传培训。高度重视，注重宣传培训。为了适应新时期档案发展的要求，进一步加强我镇档案工作，我镇在年初就把档案工作列入党建目标考核，列入全镇工作计划和发展规划，准备用 1—2 年时间，以管理为抓手，以培训为重点，逐步规范镇综合档案室的管理，延伸基层档案的管理。一是落实了档案室 1 间，新增制档案柜。二是加大档案工作重要性的宣传、贯彻力度，努力推进全镇档案工作规范化建设的稳步发展。通过广泛宣传，提高了干部对做好抓实档案管理的思想认识。三是狠抓了档案业务人员的培训 工作。要求业务人员勤学习、勤动手、尽快赶上工作进度。把握归档文件整理原则、要求及方法；结合我镇机关档案工作规范化管理创建 情况实际，对今年全镇新农村建设档案规范化工作进行了安排。高度重视，狠抓宣传，注重教育，开展培训，安排部署，加大投入，为我镇档案工作逐步规范化提供了保障。
二、健全制度，强化管理工作。健全制度，强化管理工作。制度管理工作 为使我镇档案管理工作逐步走向制度化、规范化、科学化。我镇结合实际情况，建立健全和完善了档案管理的制度。制定了档案工作人员岗位职责、档案保管、档案查（借）阅制度、档案鉴定销毁等制度，为档案工作进入科学规范的管理创造了有利条件。我们在实际工作中，严格执行档案工作的各项制度，保证了我镇档案工作的有序开展。一是落实专人加强对归档文件材料的保管力度，由档案人员统一集中管理，任何个人不得擅自挪用、传阅和私存。二是做到以人为本，努力提高档案管理人员的业务素质，积极参加上
三是档案工作人员认真做好文件的收、发工作，坚持档案的收集整理工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
四是做好档案的统计、利用工作, 对各类档案库存、接收、利用等进行准确统计；积极做好档案信息资源的开发利用,严格按照保密法和档案法管理档案，保证档案的安全和利 用。
五是完善机构，健全制度，增强责任，强化管理，加以利用，真正发挥了我镇档案为领导决策提供了依据，为全镇各项工作提供了参考、借鉴的作用。
存在问题：
1、部分人员对档案工作意识认识不到位。
2、基础设施差，经费紧缺，档案室的消防安全设施等达不到上级部门对档案室管理的要求。经济制约，致使我镇的档案管理工作只能依据传统的方式进行归档。
3、档案资料收集不齐全。有办公室形成的文件材料，各自存放的现象。部门及个人，不按时上交所持有的档案资料，这对档案收集整理、归档等造成了相当的困难。
4、我镇一直以来没有专业档案员，而由办公室主人兼任，村官借调协助档案收集、整理，所掌握的档案知识不够，平时工作又比较繁忙，致使档案素质质量不高。
整改措施。整改措施：
1、进一步加大《档案法》的宣传教育工作，使全体工作人员 树立“依法治档”的意识，把档案法制化建设抓好做实。
2、把档案工作列入党政考核的目标责任，严格考核，奖惩兑现，认真落实。
3、进一步开发和利用好档案，积极对档案信息资源加以开发利用，使之真正为领导决策提供依据。
4、加强自身档案知识修养，提高业务水平。积极参加市、县档案 局组织的培训，认真学习有关档案方面的知识。提高档案管理业务水平。
渤海镇 2013年文书档案工作总结
档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何和档案工作，实现文书档案管理的规范化、科学化，是新时期文书和档案管理人员的历史责任。结合实际工作谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。
一、争取领导重视是做好文档工作的前提
1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上级机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
二、实施档案管理现代化是加强文档管理工作必由之路
随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
1、掌握现代化管理技能，提高综合素质文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
2、利用现代化技术整理档案。按照新的《归档文件整理规则》，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
三、加强业务教育，提高文书档案管理人员的整体素质
文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作人员的积极性、主动性和创造性，努力提高文档人员的知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力待方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，提高档案业务管理水平。增强管理意识。文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化籍贯结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。
渤海镇 2012年文书档案工作总结
随着社会的发展，就渤海镇档案来说，在县档案局的指导与支持下，在本镇领导的重视下，渤海档案工作顺利开展。
我们充分认识到档案工作的最终目的是为了提供利用，今年我们继续坚持档案工作为全镇发展服务的宗旨，遵循档案资料查(借)阅制度，主动对外界提供服务，积极开发档案信息资源，为领导决策提供依据，为现实工作提供参考、借鉴、凭证作用。
就目前而言，档案工作中存在的主要问题有以下几方面：
1、档案意识淡薄，思想未到位。尽管现在把档案列入乡镇责任制考核中，但领导对档案工作意识仍不够重视，认为档案工作是软任务、软指标，既费时费力又费钱，有些干部对文件资料归档不及时，一定程度上影响了档案工作的开展。
2、基础设施差，经费落实难。由于财政困难，档案装具、材料、消防设施等达不到上级部门对档案管理的要求，使档案保管利用受到影响，特别是随着社会发展，办公自动化技术的应用、电子文件应运而生，传统的归档方式已不能满足社会需要，但受到经济制约，本镇的档案管理工作只能依据传统的方式进行归档。
3、档案收集不齐全，室藏档案贫乏。镇里许多召集会议布置工作往往只是口头形式，各办公室形成的文件材料，各自存放，特别是一些专业档案和照片档案易散落在各个办公室，收集、整理它们也就特别难，造成档案收集完整率、归档率低。
4、档案人员专业知识不强，队伍不稳定。一直来没有专业档案员，而由文书兼任，虽然经过市、县档案局的业务培训，但所掌握的档案知识还很肤浅，平时也无睱钻研档案业务，工作岗位也经常要变动，档案工作缺乏连续性，致使档案管理质量不高。
针对以上这些问题，将有的放矢地采取一些措施：
1、深入宣传，增强档案意识。档案工作是乡镇工作中的一个重要组成部分。随着社会的发展，档案工作越来越显示着它独特的价值，在今后我们将加强档案法规宣传力度，使领导干部和各职能办都能形成共识，提高档案意识，减少私自占有而使档案遗失，防止工作调动而引起的档案丢失，为立卷部门做好档案工作创造一个良好的氛围。
2、为档案工作争取加大资金投入。档案事业的发展离不开各级领导的关心、重视和支持，今后将以各种方式使领导充分认识到档案是农业农村现代化建设的需要，是经济建设的迫切需要，能为党和政府决策提供历史依据，从而使档案工作列入工作日程上，增加其投入力度。
3、进一步开发和利用好档案。积极主动为现实工作提供参考、借鉴、凭证。同时积极对档案信息资源加以开发，使之为领导决策提供依据。
文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。
一、收文制度
1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度
1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度
（一）归档范围
1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议的通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料（即内部文件），如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
6、公司在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件（即外部文件），包括请示与上级机关的批复、报告、项目立项、重要函件。
7、公司及各部门的工作计划、总结。
8、本公司的各种统计报表。
9、信访工作材料。
10、本公司与有关单位签订的合同、协议书，房屋买卖、租赁协议，资产登记等凭证性文件材料。
11、本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
12、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
13、专业技术职称评审材料。
（二）归档时间
1、各部门应主动在每年元月底将上具有保存价值的文件资料移送文书档案室。任何部门或个人不能把具有保存价值的文件资料据为已有，或者拒绝归档。
2、每年六月份之前，各部门向档案室移交已归档完毕的上一的部门文书档案，并办理移交手续。
3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。
4、基建、工程项目竣工验收后，三个月内归档。
（三）归档要求
1、归档的文件资料不论采用手稿、印刷件、复印件、图片、软盘、录音带、录像带，都必须齐全、完整、系统、条理，保持有机联系。
2、归档的书面文件资料手写文稿，不得用圆珠笔、复写笔、彩色笔书写，不得采用红墨水书写。出现上述情况，文书应及时要求有关部门或人员进行重抄或复制。
（四）档案管理
1、档案管理：依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别，案卷排列并编制案卷目录。
2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案，定期检查存放档案室内的档案资料状况，对字迹模糊、变质、损坏、破碎的档案资料必须及时进行恢复、修补或复制。做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。
3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。
4、档案的销毁：文书档案保管期限分为永久、长期、短期三种，超过保管期限的文书档案经公司质管部及相关领导批准后，编制销毁清册，办理销毁手续，方能销毁。销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。
（五）档案利用
1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，并在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限及利用目的。
2、档案利用方式有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料。
3、借阅人员不准随意拆卷和任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句，不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经公司领导批准后才能摘抄和复制。
文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准, 是档案存在的基础与重要的资源发生地, 直接关系和影响档案资料的质量与完整性。实现文书档案管理工作规范化、标准化, 才能提高文书档案利用率, 为单位的建设与发展提供可靠的信息依据。
一、什么是文书档案
档案是由文件转化而来的, 文件是档案的前身, 档案是文件的归宿。一般文书档案主要是由法规性文件和行政性文件转化而来。根据国家有关规定, 目前我们使用和形成的文件主要有:报告、请示、批复、函、会议纪要等。除此之外, 文书档案是人们熟悉情况、总结经验、制订计划、处理问题的依据。人们遇到问题时常常需要从过去的档案中查找依据, 如果有档案可查, 许多问题就可以迎刃而解, 工作也可以顺利进行。事实证明, 随着时间的推移, 文书档案的作用越来越大, 档案保存的时间越久, 作用也就越大。此外, 它还是了解、研究社会政治、经济等方面的基本依据。
二、文书档案的收集整理
在文书档案资料的收集整理过程中, 一定要严格按照国家档案局关于归档文件整理的规则和本单位档案管理工作标准的要求执行。凡是反映本单位重大工作与活动, 具有参考利用价值的文字、声像制品、图片等资料均属归档范围。如:上级行政部门及主管单位的来文;反映本单位各项工作活动, 具有参考利用价值的文件材料, 等等, 这些都属于文书档案资料的收集范围。
做好文书档案的收集整理工作是十分重要的, 它是档案归档工作中的重要环节。在文书档案的收集整理过程中, 一定要认真、仔细、不怕麻烦, 力求做到不遗漏任何一点有用信息, 只有这样才能完整地收集文件、材料, 使文书档案具有完整性、规范性。
在文书档案的收集整理工作中不仅要有高度的工作责任心, 认真办事的工作态度, 具备一定的档案专业知识, 同时要有一颗热情、主动为大家服务之心。努力做好档案服务工作, 使大家逐渐认识到文书档案工作的重要性。应努力争取领导的重视, 是做好文书档案管理的关键。因此, 在平日工作中勤请示、勤汇报, 争取领导的关注与支持;勤动手, 经常把工作开展的情况、计划思路、取得的成绩和存在问题形成材料, 向领导汇报。
三、文书档案的现代化
现代档案管理科学技术是当今文书档案工作者必须学习的重要知识, 应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习, 以便更加方便、有效地做好管理工作。随着时代的发展, 文书档案管理也面临许多问题, 例如文件和档案数量越来越多, 管理方法手段的落后直接影响了文件和档案的质量。面对新时期、新工作的工作需要, 只有实现文档管理现代化, 才能有效地解决管理中的一些难题。
1.掌握现代化技术, 利用电子计算机技术。传统的工作方法从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主, 而现在电子计算机技术可以完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等一系列工作, 使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与办公自动化相衔接。这些现代化管理技术, 迫切需要文书档案管理工作者掌握和运用。为了尽快培养一批既熟悉档案专业知识, 又掌握新技术的人才, 档案管理工作者要结合自己的岗位工作, 边学习边操作, 在提高业务素质的同时, 注重对计算机知识、信息技术的学习掌握, 努力使自己成为具备档案专业知识和信息处理技术的综合型档案管理人才。
2.利用现代化技术整理文书档案。纸质文书档案的整理工作十分繁琐, 效率不高, 而且费时费力, 只有引进现代化技术, 才能使文书档案的整理工作上一个新台阶, 这是历史的趋势。
文书档案管理应用计算机技术主要用于文书档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括: (1) 用计算机编制文书档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库, 然后按不同的要求, 利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等; (2) 利用计算机进行文书档案检索。按照文书档案著录项目中所标志的内容特征和形式特征, 检索出符合不同利用者要求的文书档案目录及其原件; (3) 利用计算机对文书档案管理中形成的各种数据或情况, 包括入库与出库数量、库存空间占有率, 档案调阅、归还等进行登记与统计。因此, 为了实现文书档案管理不同文件信息资源的共享和交换, 减少数据的重复输入, 规范各系统的数据接口, 就需要加强文书档案管理综合应用计算机技术的研究, 进行文书档案管理的综合化、现代化管理。
四、文书档案的保密与利用
长期以来由于各级档案人员的重视, 文书档案的保密工作做得较好, 但在利用方面效果不太理想。如:部分档案得不到充分的利用, 造成了档案资源的浪费;领导对档案收藏情况不了解, 不能及时有效地利用档案, 导致档案工作人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来, 等等。怎样才能把档案的保密与利用这两者关系协调好, 是摆在广大档案工作者面前的一大难题。档案管理人员既要有扎实的业务功底, 又要有较强的管理能力和服务意识, 要适应新形势, 敢于向传统观念挑战, 善于提出新办法、新思路, 解决新问题, 在档案业务上有所创新, 有所突破。把死档变成活档, 把文书档案真正利用起来, 发挥它应有的作用。
保守国家机密是每个公民应尽的义务, 更是文书档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中, 文书档案管理人员十分重视档案保密, 工作尽心尽职, 在严格做好保密工作的同时, 切实完善工作职能, 为领导决策服务。机密档案应该保密, 但保密的目的之一是利用, 是有时间、地点、范围限制的利用, 保而不用只会失去保的意义, 失去档案的价值。当然, 利用必须是在保密基础上的利用, 无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。一成不变地看待档案的秘密性, 无视其秘密性的时效和范围, 是不对的;但如果缺乏保密观念, 对涉密档案无视其秘密性, 无限制地扩大开放利用范围, 则也是错误的。因此, 在开放档案为社会各界所利用的同时, 应当做好相应的保密工作。首先, 要做好文书档案的审查工作。审查工作是文书档案开放前的重要前提, 是开放文书档案工作的一个重要环节, 其主要任务是科学而准确地区分、判定文书档案的开放与控制使用范围。其次, 要做好文书档案的解密工作。文书档案工作者应根据不同的密级采取不同的管理措施, 以最大限度地提供利用档案。
五、文书档案存在的问题与对策
一是对文书档案管理工作的认识还比较模糊。轻视文书档案的现象还很普遍, 有的甚至认为文书档案整不整理都无所谓, 导致很多文书档案的收集和整理都不到位, 有的即使整理了也不符合规定, 造成很多重要资料流失。二是档案工作人员的业务培训有待加强。在有些单位和部门, 由于不重视文书档案工作, 所以, 文书档案的管理人员大多没有经过档案专业培训就直接接手工作。即使偶尔参与培训, 也是形式单一, 次数有限, 内容陈旧, 并不能及时更新档案管理理念, 其专业素质与现代化的文书档案培训工作的要求之间存在一定差距, 跟不上现代化档案管理的步伐, 更不能够有效地提高档案管理的水平。随着计算机网络技术的飞速发展, 利用计算机进行档案管理工作是现代化档案管理的一个必然趋势。档案管理人员更加需要加强专业知识的培训, 使单位档案管理工作更加标准化和规范化。三是文书工作和档案工作的衔接存在问题。文书工作和档案管理工作既存在直接联系又有区别, 是统一又分工的。在实际的文书档案管理工作中, 文书工作和档案管理应该相互配合, 建立一个分体式的管理体系。实际的管理工作中, 文书和档案应该实行一种分块式的管理制度, 这是一种有效的、相对科学的管理。但是在实际的操作过程中, 这一体制却在一定程度上拉开了文书工作和档案工作之间的距离。文书工作人员档案意识不强, 档案管理人员通常也很少考虑文秘工作, 这使得两者在衔接的过程中出现很多脱节的环节, 存在很多不规范、不标准的现象。
以上种种, 需要广大的档案工作者在工作实践中不断探索、不断学习, 摸索出一套切实可行的工作方法。只有这样, 才能把文书档案工作做得更好。
摘要：文章探讨了文书档案工作的现状与不足, 文书档案的收集整理, 文书档案的现代化, 以及文书档案的保密和利用, 对如何做好文书档案工作提出了自己的见解。
关键词：文书档案,规范化管理,现代档案管理技术
参考文献
[1]谢俊霞等.新时期加强档案工作的几点体会.档案天地, 2010.08.
[2]高原.档案整理这些事儿.档案管理, 2011.05.
【关键词】电子文件；档案管理；问题
引言：
伴随计算机技术和互联网应用的普及，网络的开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入网络。电子系统中大量的公文通过网络发布、高效流转，档案已不再仅仅以单一的纸质形式存在，以磁、电、光等介质为主要信息载体的文件应运而生，产生了大量的电子文件档案。
文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。
一、应用办公自动化的文书档案管理的优点
（一）提高办公效率。 计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。档案管理工作中，在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序。因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
（二）信息共享。在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以准确查找文件，不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门情况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
（三）保存稳定性。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命更长。纸张的耐久性取决于保管条件，如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
（四）提高了文件传递的速度和安全性。日常公文办理过程中，办理人员因为某些原因，使文件在传递过程中丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过办公自动化系统进行传递，遇到出差等情况，还可以通过VPN设备，进入公司内网进行办公，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、应用办公自动化的文书档案管理存在的问题
（一）电子文件保密性受限制。电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
（二）对档案综合管理人员要求高。对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。也不是仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员所能胜任的。实现档案信息办公自动化，不仅满足于一般的计算机操作水平、较高的知识层次和先进技术水平，更要有高度保密意识。
三、针对在实践应用过程中遇到的问题我提出了几点方法
（一）办公自动化系统内、外网隔离。在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
（二）提高档案人员的综合素质：1、从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备（施）的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果；2、以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分；3、加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科（室）利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
（三）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，而且，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失，使之与纸质文件一样发挥效用。
参考文献：
[1]邓邵兴，档案管理学，中国人民大学出版社.
[2]董永昌，电子文件与档案管理，百家出版社.
文书档案管理办法
一、管理职责
（一）认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度。
（二）对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，进行监督和指导。
（三）集中统一管理机关各种门类和载体的档案。
（四）开展档案史料的编研工作，积极提供利用，为机关工作服务。
（五）在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上，对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查。
（六）按规定向省档案馆移交应进馆的档案。
（七）根据国家有关档案保管期限的规定，制定本机关档案存、毁制度。
（八）办理领导交办的其它有关的档案业务工作。
（九）负责厅机关大事记的搜索、整理和编印。
二、立卷归档
（一）归档范围
凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等，均应立卷归档。
（二）归档要求
1．各处室要按照立卷归档范围，将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整，根据文件材料的形成规律和有机联系，科学整理立卷。
2．厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷，经档案室检查合格后方可归档。
3．声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者，照片档案应将照片和底片分别整理归档。
4．会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷。
5．档案室接收案卷时，各处室必须将归档的案卷编制好移交目录，一式两份，档案人员按照目录清点无误；验收案卷质量符合要求后，交接双方在移交目录上签字，一份存档案室，一份本处室留存，以备查找。
（三）归档时间
1．文书档案在次年五月底以前接收完毕。
2．会计审计档案在年终之后，为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年，于第二年六月底以前移交档案室保管。
3．基建档案在基本建设工程竣工验收后，由基建部门整理成卷交档案室保管。
三、档案利用
（一）本厅工作人员因工作需要，经本处室主要负责人签批，可查阅本处室形成的档案资料。因工作需要查阅其它处室形成资料时，在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅。
（二）查阅摘抄档案，需填写档案利用登记表。未经档案室同意，不能复印、复制、公布档案材料，一般不能将档案带出档案室，特殊情况需要借出者需要办理借阅手续，并及时归还。
（三）不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠，不得随意折卷或撕去其中文件。
（四）需要利用党组、厅务会议记录，必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅。
（五）本厅财务人员因工作需要，查阅本人经办的会计档案，需征得主管财务的副主任同意；财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时，需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅。
四、档案保管
（一）档案库房门窗要坚固，并安装防护设施，下班前关好锁牢。
（二）档案工作库房要随时加锁，钥匙妥善保管，非工作人员未经批准不得进入。
（三）档案库房要有防火设备，对灭火器要定期检查，及时修理，保持完好状态。
（四）档案库房要有温度计、干湿计，根据季节和气候的变化，注意通风，力争将湿温度分别控制在14－24度，相对温度45－60%的范围内。
（五）档案库房要有防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物失灵要随时更换。
（六）档案室每季对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。
五、档案统计
（一）为了给本机关各项工作提供最有效的档案服务，协助业务处室做好工作，提高工作效率，档案人员需认真做好机关档案统计工作。
（二）按档案统计制度的规定，需对档案的收进、移出、保管及利用情况进行统计，并按照规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计。
（三）建立健全档案数量统计，借阅及其效果统计，鉴定情况登记，档案管理基本情况统计。
（四）统计工作应随时进行。将收集的文件材料及时整理登记入库，随时做好建立，年末对前一年归卷数目进行一次全面汇总，并填报上级机关。
（五）定期统计利用情况，每年末统计当年档案借阅人次，总结档案利用效果。
六、档案鉴定和销毁
（一）以文书档案保管期限表及使用价值为鉴定依据，由档案员鉴定，将鉴定情况交档案室负责人审核，提出处理意见，经档案鉴定组鉴定后，对需销毁的档案编造清册，办理批准手续即可销毁。
（二）保管期满的档案（长期和短期）如还需使用，由鉴定小组鉴定，提出销毁意见。
（三）销毁档案时，到指定造纸厂销毁，必须有两个监销，监销人应在销毁册上签字或盖章，并注明销毁方式和日期。
七、保管期限
（一）办公室文书保管期限
1．上级机关下发的由办公室承办的文件材料
永久
2．党和国家领导人、上级机关视察、检查我厅工作时形成的题词、讲话、声像等重要的文件材料
永久
3．人事厅工作总结报告及计划、规划
长期
4．人事厅制发的（包括与其他机关联合制发的）办公室承办的文件材料
永久
5．由办公室承办的厅务会议记录、纪要及筹备组织的人事工作会议领导讲话、典型经验等文件材料
永久
6．人民群众来信来访及省人大、省政协提案议案的答复
永久
7．办公室工作计划、总结、汇报、会议记录
长期
8．办公室编写的《河北人事信息》
长期
（二）机关党委、人事处文书保管期限
1．党组会议记录、纪要
永久
2．人事处工作计划、总结、汇报、会议记录
长期
3．本机关机构设置、撤并、名称更改、组织沿革、工作条例、人员编制、启用印信材料
永久
4．厅机关干部任免和工作人员考核奖惩的文件材料
永久
5．干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务职称评聘、复转、抚恤死亡等文件材料
长期
6．本厅职工调动工作行政工资介绍信存根
长期
7．本厅职工花名册及党员统计表
永久
8．省委组织部、省直工委及上级机关下发并需要执行的重要文件及落实材料
长期
9．厅考核目标工作报告等有关材料
长期
（三）纪检、监察室文书保管期限
1．上级党纪、政纪有关法规、准则、规定等文件材料
永久
2．本厅制定的有关廉政建设的文件材料
永久
3．清理超标准住房工作有关文件、报告、结论等材料
长期
4．对本厅干部党纪、政纪处分材料
永久
（四）综合规划处文书保管期限
1．机关事业单位人事计划宏观管理政策性文件
长期
2．全省机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件
长期
3．全省干部计划（包括增干和公务员考录）等文件
长期
4．省直机关事业单位职工人数、工资总额计划及管理文件
长期
5．干部统计资料、报表
永久
6．机关事业单位职工人数、工资总额统计报表
永久
（五）政策法规处文书保管期限
1．贯彻落实上级机关有关工作的规划、请示、报告等
永久
2．全省国家行政机关公务员制度实施方案及配套文件
永久
3．公务员制度推行工作的若干政策、规定和意见
永久
4．公务员制度实施工作批复及其他重要文件
永久
5．企事业人事制度改革方面的实施方案、通知、规定、办法等
永久
6．有关工作的省委、省政府和厅领导重要讲话
永久
7．人事制度综合宣传和法制宣传工作的规划、通知、规定、意见
永久
8．重要调研资料和报告
长期
9．省行政学会章程、组织机构及学会组成人员名单等
永久
（六）录用聘用管理处文书保管期限
1．有关录用工作的政策性文件
永久
2．重要工作向上级的请示及领导批示
永久
3．本处工作计划、总结和全省录聘用工作会议材料
长期
4．审核考试合格人员名单，办理录聘用审批手续有关材料
长期
（七）考核任免奖惩处（政务公开办公室）文书归档期限
1．省直单位非领导职务评定情况
永久
2．有关省政府行政机关非领导职务评定文件
永久
3．行政职务任免报告，省直单位任免材料，省政府任免阅办笺，省人事厅任免通知，干部任免呈报表。省政府向省人大报告的省政府组成人员任免议案，省人大任免通知
永久
4．系统表彰奖励的文件材料
永久
5．有关全省奖励升级的文件材料
永久
6．有关全省政务公开的文件
永久
（八）人才流动开发处文书保管期限
1．本处干部调配、非师范类大中专毕业生就业分配计划、总结、报告等文件材料
永久
2．有关干部调配、毕业生分配的政策规定
永久
3．本处组织召开全省工作会议安排、通知、讲话、发言等有关材料
永久
4．本处有关重要工作向上级的请示、报告及上级的批复、领导批示等文件材料
永久
（九）培训教育处文书保管期限
1．全省公务员培训工作规划、计划、总结、报告
永久
2．全省人事系统干部教育工作会议的领导讲话、典型经验等文件材料
长期
3．本处有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复、指示等有关文件材料
永久
4．工作总结和工作安排
长期
（十）工资福利处文书保管期限
1．全省机关事业单位工作人员工资制度改革有关政策法规
永久
2．全省机关事业单位工作人员工作政策性文件规定
长期
3．关于工资政策向人事部的请示及对下级请示的批复
长期
4．机关事业单位工作人员福利政策
长期
5．机关事业单位工人考核政策
永久
6．全省机关、事业单位离退休人员调整离退休费的实施办法、配套政策和若干具体问题的处理意见
长期
7．离退休、工龄计算、遗属生活困难补助，第二次人才开发方面的政策、规定、意见
长期
（十一）职称管理处文书保管期限
1．专业技术职务评审的有关政策法规
永久
2．组建（调整）中、高级评审委员会的批复
永久
3．破格晋升高级职务审批表及有关证明材料
永久
4．向省委、省政府、职改领导小组的汇报、请示及批复，职改领导小组成员的任命和调整
永久
5．省直各单位高、中级职务聘任方案的审批意见
永久
6．省直事业单位岗位设置及结构比例的审核意见
永久
7．职改工作计划、总结、汇报、意见
永久
8．省职改领导小组会议纪要、职改工作会议领导讲话及经验材料
永久
9．省人大代表和政协委员关于职称工作的建议、提案及答复
长期
10．全国专业技术资格考试合格名单及软盘
永久
11．各种数字统计表（汇总表）
永久
12．职改信息
长期
（十二）专家管理处文书保管期限
1．国家对有突出贡献的中青年专家选拔管理的有关文件、批复及专家扶贫的有关文件
永久
2．享受政府特殊津贴人员的选拔与管理有关文件材料
永久
3．科技人员家属“农转非”方面的政策法规
长期
4．跨世纪人才选拔的有关文件材料
永久
5．非教育系统留学人员选派与回国人员管理的有关文件材料
长期
6．河北省留学人员联谊会的有关文件材料
长期
（十三）军官转业安置培训处文书保管期限
1．军官转业安置工作的有关政策法规
永久
2．省军转工作小组、军转办文件、简报
永久
3．军转办向上级的请示、报告
永久
4．省军转转业干部花名册定向名单、领导批示
短期
（十四）职称考试中心文书保管期限
专业技术资格、执业资格及职称外语考试规定、报考条件、免试部分科目条件、标准、合格人员名单和软盘
长期
（十五）录用考试中心文书保管期限
1．全省招录公务员考试考务的规定和办法
长期
2．具体考试过程中制定的考试方案、编制的招考简章、发布的招考公告、印发（编排）的准考证（号）、考试成绩登统表
短期
3．笔试试卷、面试题本、题库
长期
4．全省面试考官队伍培训、管理及等级评定等有关文件材料
长期
（十六）人才交流中心文书保管期限
1．人才流动宏观管理政策性文件
永久
2．人才引进、人才培训、人才市场建设工作规划、计划、总结、报告
永久
3．人事代理、人才测评及流动人员社会保险、职称、工资和流动人员争议仲裁工作的政策法规
永久
4．组织召开的全省工作会议及培训安排、通知、讲话、发言等有关资料
长期
5．向上级的请示、报告及上级的批复、领导指示等文件材料
永久
（十七）人事信息中心文书保管期限
1．事企业单位干部统计报表
永久
2．国家公务员统计报表
永久
3．退休干部统计报表
永久
4．参照公务员管理的国家机关干部统计报表
永久
5．机关事业单位工作人员工资统计报表
永久
6．推广GPMS有关文件
长期
（十八）工考中心文书保管期限
1．工人技术等级（职务）培训考核的政策法规
永久
2．工人晋升技术等级（职务）审批人员名单
长期
（十九）省编制委员会办公室文书保管期限
1．全省机构编制工作计划，总计报告
永久
2．省编委、编办关于省直各单位和市级行政机构，省直事业机构的设立、合并、撤销、职权范围及人员编制等批文
永久
3．有关重要事项向上级的请示、报告及上级的批复等文件材料
永久
4．省机构改革工作小组、省机构编制委员会及办公室会议纪要
永久
5．机构编制工作会议及联席会议材料
长期
6．本单位负责办理的人大代表、政协委员建议、提案的文件材料
长期
7．本单位机构设立、合并、撤销，改变名称、职权范围及人员编制的文件 永久
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