档案整理方法步骤

档案整理方法步骤（推荐8篇）

档案整理方法步骤 篇1

整理的第一个环节是鉴别，也是对准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否属于归档范围，是否符合归档要求。鉴别工作的内容包括归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备；对经过鉴别不符合归档要求的材料，要区别不同情况，采取转出、退回、留存、销毁等不同方式进行处理。除了鉴别以外，一般来讲，整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤: 第一步。分类 按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。

第一类:履历材料。包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。主要有：1988年、1999年两版履历表，参加工作后填写，填写1999版可以填当前时间，填写要规范，前后一致，培训两个月以上的填写，需在四类中有材料。还要有属于履历性质的登记表，中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归此类。

第二类:自传材料。报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类。一些以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。第二类中新增加了报告个人有关事项的材料。

第三类:考察、考核、鉴定材料；审计材料。包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行调查、评价的材料。具体有：定期考核材料，考核登记表,每年需归档，援青、援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业、学校、党校学习纯属鉴定不带成绩的各类鉴定（带成绩的归在第4类中）；调任时审计材料（经济责任审计结果报告）；后备干部登记表。

第四类:学历学位材料。职业(任职)资格和评(聘)专业技术职务(职称)材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。需要注意的是过去学生登记表归第一类，学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第三类，此次统一调整到第四类。其中：

1、学历学位材料：高中毕业登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推荐免试登记表，专家推荐表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明。归二级分类的1类中。

2、职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。归二级分类2类中。

3、反映个人科研学术水平的材料：青海省存在此类情况的较少，主要是科研单位和院校，归二级分类3类中。

4、培训材料：为其两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记表等材料（培训学习时间明确为两个月以上）归二级分类4类中。

第五类：政审材料。更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。包括干部审查和干部基本情况更改形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到第五类。档案审核工作中形成的“三龄一历”（年龄、党龄、工龄和学历学位）认定材料也归在第五类。这里重点讲一下关于确认出生日期和参加工作时间如何确认。档案材料中出生日期更改的情况主要有：虚、实岁换算造成出生年份不一致；阴阳历换算误差造成出生月份或出生年份不一致；出生日期填写中的笔误；个人早期为满足入学、参军或参加工作所必须的年龄条件而有意将出生日期提前或拖后填写。中组部、人事部、公安部关于干部出生日期问题的文件有两个：一个是现行的文件，即《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字［2006］41号）。文件规定，“从2006年10月起，不再办理审批干部本人要求确定或更改出生日期的事项；对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”中组部2007年1月印发《关于做好公务员登记中干部档案相关工作的通知》（组通字［2007］4号）规定，“对个别干部的出生日期、参加工作时间等信息，档案记载前后不一致的，应当以干部档案和户籍档案中最先记载的出生日期为依据。”干部档案中，最先记载干部出生日期的材料一般为入团志愿书，或者高中毕业生登记表、入伍登记表、招工登记表等。第二个文件是1990年印发的《关于办理干部退（离）休手续时认定出生日期问题的通知》（组通字［1990］24号）。在2006年10月以前，已经按照这个文件更改了出生日期的，档案中必须有个人申请、所在单位党委（党组）或组织人事部门的调查报告、证明材料（原户籍内册、登记卡片、出生证等的复印件）、按照干部管理权限上级党委（党组）或组织人事部门的批复。干部档案中记载干部参加工作时间的早期材料一般为：录（聘）用审批（备案）表、应征入伍登记表、招工审批表、职工登记表、毕业生转正定级审批表等，以及招生（入伍、招工）政审材料、知青上山下乡登记表证明等。确认干部参加工作时间的政策性文件包括：《中共中央组织部、劳动人事部关于确定建国前干部参加革命工作时间的规定》（中组发［1982］11号）、《国家教委、人事部、劳动部关于博士生和在职人员考取硕士生学习期间工龄计算问题的通知》（教高［1990］001号）、《人事部关于“文革”前赴苏联、东欧留学的本科生学习期间工龄计算的问题的通知》（人薪发［1992］11号）、《人事部、劳动部关于一九六六至一九六九届大中专毕业生参加工作时间和工龄计算问题的通知》（人薪发［1994］43号）、《劳动人事部关于解决原下乡知识青年插队期间工龄计算问题的通知》（劳人培［1985］23号）等等。

第六类:党、团组织建设工作中形成的材料。包括干部参加党、团组织的有关材料。

第七类:表彰奖励材料。包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料，此次统一规定作为奖励材料，归第七类。

第八类:涉法违纪材料。

第九类:招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。包括干部职务变化、工资待遇、出国(境)等材料，以及各种代表会议代表登记表等材料。注意，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表》统一规定归在第九类。本条增加了对外国永久居留证、港澳永久居民身份证复印件的归档要求，删除了因公出国（境）人员备案表。这里的工资、待遇类材料应有：93年10月执行的工改表；95年10月正常晋档工资审批表；97年7月调整工资标准审批表；97年10月工资正常晋档审批表；98年元月正常晋级审批表（五年考核称职）；99年7月调整工资标准审批表；99年10月正常晋档审批表；2001年元月调整工资标准审批表；艰苦边远地区津贴审批表；2001年10月调标审批表和正常晋档审批表；2003年元月正常晋级工资审批表（五年考核称职）；2003年7月调标审批表和正常晋档审批表；2004年10月学历浮动工资审批表；2005年10月正常晋档审批表；2006年7月工资改革审批表、工作津贴和生活补贴审批表、完善艰苦边远地区津贴审批表。2006年至今正常晋级和调整艰苦边远地区津贴审批表。职务变动调整工资，要在职务变动工资审批表标表明工资文号，属于公务员的要有公务员定级表（97年或98年）；退休的要有退休住房补贴表、高原补贴表这两张表。任免：要求有副科级以上任免表及形成的考察材料及现实表现；按规定逐项如实、准确填写。要注明任免职务的批准机关、时间和文号，并加盖组织印章。2008年3月以后从其他单位调入机关或参照公务员法管理机关的干部，须有《公务员调任审批（备案）表》。

第十类：健康检查和处理工伤事故材料;治丧材料;干部人事档案报送、审核工作材料;其他材料。

包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料;生平，非正常死亡调查报告等。省管干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也归入此类。

这里需要重点说明两个问题：

一是第四类、第九类材料的二级分类问题。第四类、第九类材料需要采用二级分类法，按照内容的不同再分别分为四小类，具体来说: 根据中组部1991年印发的《干部档案整理工作细则，第九类材料可以再分为:1.工资材料;2.任免材料;3.出国(境)材料;4.参加会议的代表登记表等其它材料。此外，第四类材料可以再分为: 1.学历学位材料;2.职业（任职）资格和评（聘）转业技术职务（职称）材料；3.反映科研学术水平的材料；4.培训材料等。第四类、第九类材料必须按新的分类标准进行二级分类。二是内容交叉材料的分类问题。部分档案材料，特别是一些制式表格，存在内容交叉的情况，可以根据材料的主要内容或用途来确定类别：

1、以自传为主的履历或简历表归第二类；

2、学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类；

3、享受政府特殊津贴材料归第七类；

4、干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类；

5、中央和地方各级党委委员简历，人大常委会委员、政协委员简历放一类。

第二步，排序 排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。排序的具体方法有两种: 1.按材料形成的时间排序

适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。注意，第四类、第九类材料排序时，是在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排序

适用于第五、六、八类材料。其中，第五类、第八类材料的排列顺序一般为:上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页;有封面的材料从封面开始编写;空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复印件和原件应视为一份材料，统一编写页数。

第三步，编目 修订后的目录与旧目录的不同:一是把“类号”改成了“序号”；二是把“材料制成时间”改成了“材料形成时间”；三是删除了“份数”栏。

编目的具体要求： 1.档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。2.每类目录应首先注明材料类号和类别名称。3.“类号”下再依次填写排列序号。规范的序号栏填写方法应该是：材料类号用汉字的“一”至“十”，二级类号用

（一）至

（四），顺序号用阿拉伯数字。4.“材料名称”根据材料题目填写。一般来说，没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。5.“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准，也就是以文件办理完毕、正式生效的时间为准。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全，如1985年9月1日，不能填为85年9月，或者1985年等。6.“页数”材料的页数。按照编好的页数如实填写。7.“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表；复印件等情况也应注明。8.书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等，由于后续的材料比较多，为了留出足够的空格，不要在同一页中再填写其它类别材料的条目。

第四步，技术加工 1.对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求，经久耐用。复制件应附在原件后，与原件作为一件。2.幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。3.幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。4.档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。5.为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、被糊等形式粘连在一起。

档案整理方法步骤 篇2

1. 分类标准不统一

对房产档案进行分类是为了便于档案查询、统计和管理。目前各地档案分类参照标准不一样, 有的按行政区域划分, 这种分类方法受城市规划发展的影响较大, 随着城市建设的发展, 城市行政区域可能增加、合并或减少, 使房产档案分类处于不稳定的状态中, 不利于档案管理;有的按产别划分, 产别所含项目较多, 包括全民自管产、集体自管产、私产、军产、涉外产、其它产等, 类别多且复杂, 需要人工判断, 出错率也较高, 影响档案整理的效率和质量。

2. 数字化处理方式不统一

近年来房产档案数量急剧增加, 查询利用率大幅度提高, 房产档案管理逐渐向网络化、数字化、信息化方向发展。因此对房产档案进行数字化的处理已成为档案整理过程中必不可缺的一环。在数字化处理的初期, 由于没有规范化的标准, 盲目追求扫描速度, 使得房产档案扫描件的质量存在很大问题, 主要表现在:扫描件底色较深, 清晰度不高, 尺寸大小不一, 扫描件有歪斜、缺边, 对实物材料漏扫、错扫、重复扫描等, 直接影响了房产信息的完整性和准确性。

3. 卷内材料排序不统一

房产档案卷内材料的顺序, 各地都是按照自身业务特点和工作习惯来排列, 有的以材料时间先后顺序排列, 有的以材料主次程度来排列, 但是何为主何为次没有一个统一标准, 多是以工作人员自身理解来判断, 从而造成同类型的档案材料, 卷内排列顺序有所不同, 整卷档案逻辑关系不明晰, 在整理过程中材料缺失也难以发现。

4. 装订方式不统一

房产档案装订是为延长档案寿命, 保护档案原始材料及其完整性。在《房地产登记技术规程》出台前, 各地房产档案装订方式有多种:有活页套装模式, 即将档案材料活页装入档案袋内, 这种模式容易造成材料的缺失;有金属夹装订模式, 用金属夹来固定档案材料, 但金属夹锈蚀会对卷内的原始材料造成污染损坏;还有用精制塑料螺钉装订模式, 但塑料螺钉寿命的局限性, 对需长期或永久保存的房产档案来讲是不合适的。

二、规范房产档案整理的主要方法

1. 分类参照登记类别划分

首先, 根据《房屋登记办法》规定, 房屋登记分为国有土地范围内的房屋登记和集体土地范围内的房屋登记两大类, 其中登记机构主要进行的是国有土地上的房屋登记, 即所有权登记、抵押权登记、地役权登记、预告登记和其他登记。目前在登记机构的业务统计中, 所有权登记、抵押权登记和预告登记占登记总量的95%以上, 地役权登记和其他登记只占5%左右。而集体土地范围内的房屋登记由于政策原因, 大面积登记的很少。

其次, 根据房产档案在城市建设中的作用, 它的保管期限一般应做到长期或永久保存, 但《房地产登记技术规程》规定:“抵押权登记已注销满5年;预告登记已注销满2年的纸质档案可列入销毁范围”。所以, 抵押权登记和预告登记的档案不属于长期或永久保存的档案。

因此, 笔者建议房产档案分类可参照登记类别, 将档案分类压缩为三大类:所有权登记档案、抵押登记档案和预告登记档案。这样划分比较稳定也符合登记业务的客观情况, 更容易看出业务的来龙去脉和实际内容, 为今后档案查询提供了更加明确的检索路径。另外, 把可以定期销毁的抵押登记档案和预告登记档案单独分类归档之后, 更有利于档案统计管理和优化库房存放空间。

2. 依据国家相关规定进行数字化处理

随着计算机技术的应用和普及, 对档案进行数字化处理, 实现图档合一, 已成为档案管理信息化发展的必然趋势, 这就需要对档案的数字化处理技术进行规范。为此, 国家档案局专门出台了《纸质档案数字化技术规范》, 对档案扫描、图像处理、图像存储等关键环节做出了具体规定, 使房产档案的数字化处理有了理论依据和指导标准。

一是对档案扫描的要求。扫描应根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描设备。对页面为黑白二色且字迹清晰、不带插图的档案, 可采用黑白二值模式进行扫描;对页面为黑白二色, 但字迹清晰度差或带有插图的档案, 以及页面为多色文字的档案, 可采用灰度模式扫描;对页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案, 可采用彩色模式进行扫描。扫描分辨率宜选择大于或等于100dpi, 在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下, 可适当提高分辨率。

二是对图像处理的要求。对出现偏斜的图像进行纠编处理;对方向不正确的图像进行旋转还原;对图像页面中出现的影响图像质量的杂质, 进行去污处理;对彩色模式扫描的图像进行裁边处理, 去除多余的白边;对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像进行拼接处理, 合并为一个完整的图像。

三是对图像存储的要求。采用黑白二值模式扫描的图像材料, 宜采用TIF格式存储;采用灰度模式和彩色模式扫描的材料, 宜采用JPEG格式存储。存储时压缩率的选择, 应以保证扫描的图像清晰可读为前提。图像材料的命名应确保唯一性, 并与电子档案目录形成对应。

3. 卷内材料按内在关联性排序

房产档案卷内材料的排序要能够反映出材料之间内在联系, 必须综合考虑材料时间顺序、材料主次关系和材料的形式这三者的关联性, 从而固定每种材料的存放位置, 方便档案的查找和利用。

“材料时间顺序”是指房产档案中权属材料形成的时间先后顺序。例如在房屋所有权初始登记中, 取得土地使用权的证明材料在前, 房屋已竣工的证明材料在后。“材料主次关系”是指房产档案中权属材料的重要程度。例如在房屋所有权转移登记中, 证明房屋所有权发生转移的合同或协议书在前, 申请人身份证明材料在后。“材料的形式”分为审核性材料和申请性材料, 依据《房地产登记技术规程》的规定, 审核性材料在前, 申请性材料在后。

总之, 房产档案的卷内材料不能仅仅侧重于某一面来排序, 而是要综合考虑以上三个方面, 才能更好体现档案形成的特点和规律。

4. 装订方式遵循标准化规范原则

房产档案管理部门应以《城市房地产权属档案管理办法》为指导, 以《归档文件整理规则》和《房地产登记技术规程》为依据, 规范房产档案装订的各个环节。

第一, 材料装订方式。采用“三孔一线”的装订方式, 卷内材料应向左下角对齐, 在材料的左侧打孔装订, 装订孔的中心线距离材料左边际应为12.5mm, 装订线采用棉线, 卷内材料与卷皮装订在一起, 应整齐美观, 不得压字、掉页, 不得妨碍翻阅。

第二, 装订材料纸张大小。归档材料纸幅面尺寸采用国际标准A4型 (长×宽为297mm×210mm) , 若材料破损或幅面过小, 应采用1张A4白衬纸托裱;幅面大于A4的材料, 应按A4大小折叠整齐, 并应预留装订边际。

试论高校基建档案的整理方法 篇3

关键词：高校基建档案整理方法

随着高校规模的不断扩展，高校进入了基建项目快速发展时期，为此高校的基建档案也越来越多，如何将这些繁多的基建档案进行系统整理，以便在使用的时候能够快速的查询是当前档案管理人员需要面临的主要问题。

1基建档案的特点

1.1专业性。高校基建档案是高校基建项目所产生的各种有价值的材料，因此基于基建活动的分工专业性，基建档案具有很强的专业性，比如在高校主体建筑中，其档案记录是关于混凝土工程、钢筋工程、砌砖工程等，由此可见基建档案具有很强的实践专业性。

1.2成套性。高校基建档案是对高校基建活动的真实再现，通过基建档案可以将基建活动从设计初级阶段到竣工的全过程真实的反映出来，虽然不同的施工工序等，将这些档案进行区别管理，但是其相对与整个基建项目而言，具有成套性。

1.3复杂性。随着高校基建项目的增多，高校的基建档案也越来越复杂，其不仅体现在内容上复杂，基建工程涵盖的知识比较多，既有地质、环保、建筑、水电等知识还具有合同管理、财务管理等，因此整体上看，基建档案的内容是非常复杂的；同时基建档案的复杂性还体现在数量的增加上，众所周知，当前高校都在积极的新建各种基础设施，这样一来高校的基建档案数量必然增多。

2高校基建档案整理过程中存在的问题

基于高校基建活动的增多，高校的基建档案数量越来越多，在高校档案管理人员与管理经费有限的情况下，经过档案管理人员的不懈努力，保证了高校基建档案的有序管理，有效的推动高校的档案管理，但是结合笔者在基建档案整理过程中的感悟，高校基建档案整理过程存在一些问题：首先档案管理人员缺乏对基建档案管理的重视意识。高校档案管理人员认为基建档案主要是对高校建筑活动实施起到质量监管作用，一旦高校的基建活动完成后，基建档案存在的意义也就不大，因此他们在管理过程中就会不重视，导致一些关键性的基建档案丢失。其次基建档案在整理的过程中存在盲目性，具体表现为档案管理人员在整理基建档案时存在一把抓的问题，他们不能按照基建档案的种类等进行细分，导致以后在查询相关信息时非常的困难。再次基建档案整理的手段过于传统。目前高校档案管理人员在整理基建档案时主要采取的就是手工整理的手段，没有将现代计算机技术引入进来，影响基建档案整理的效率，而且这种手工整理的方式也容易在整理的过程中出错。最后基建档案整理的方法比较落后，当前高校基建档案整理的方法主要是采取立卷模式，即先对基建档案进行分类、立卷、卷内文件整理、填写卷内文件目录以及封皮等环节消耗大量的人力和物力。

3高校基建档案整理方法

基于基建档案对高校基础设施的重要意义，高校基建档案整理方法的选取要突破传统的千篇一律保存整理的方法，而是要根据高校的实际发展需要，有选择的对一些基建档案进行整理保存，比如属于高校重大基建项目的档案一般在城市的城建档案馆都有备份，为此高校可以就此部分档案不进行整理与保存，这样一来既可以减轻高校档案管理人员的工作量，提高他们的工作效率，同时也可以为高校节省一批档案管理经费，促进高校基建档案合理利用的效率。基于当前我国高校基建档案整理过程中所出现的问题，我们应该从改革基建档案整理方法入手，构建适合高校管理的档案整理方法。

基于传统的基建整理方法的局限性，我们可以参照《归档文件整理规则》，实施以“件”归档的整理方法。

3.1改变基建档案整理的方式。改变以往的以立卷形式的档案整理形式，建立以“件”归档的模式，以“件”归档有效的避免了传统的基建档案繁琐的环节，只需要将基建档案以“件”的形式进行整理，对每“件”进行编页、盖归档章、填写页数、件数以及保管期限等信息就可以，不再需要对其进行细致的分类。

3.2提高基建档案整理的手段。传统的以手工整理基建档案的模式，经常会出现整理错误的现象，因为人在整理基建档案时他们会受到主观意识的影响而导致工作失误，比如档案管理人员在整理基建档案文件时，他们可能会因为粗心大意，而将某一重要的基建档案归纳到别的档案袋内，这样一来在查询此信息时就会因为工作人员的失误而增加档案查询的时间，影响档案归档的实效发挥，而通过将计算机工具引入到基建档案整理过程中，就可以避免整理过程中的失误现象出现，通过计算机的辅助，可以实现基建档案信息的数字化，这对于档案信息的使用者来说，就会更加快捷。

3.3在确定好基建档案的“件”之后要确定基建档案的保管期限，随后进行装订，进行编目排序、编号、加盖归档章最后装盒。

基建档案整理是将高校基建活动相关材料转化为档案的重要步骤，是高校基建管理工作的重要依据。随着高校基建项目的增多，高校基建档案的数量也越来越多，因此作为高校档案管理工作者一定要本着认真、负责的态度，在基建项目开始阶段就要介入进去，强化基建档案整理的力度，提高基建档案管理质量。

参考文献：

[1]陈梅英.基建档案的重要性及其管理方法研究[J].中国新技术新产品，2011（03）.

[2]董瑞芬.试论高校基建档案的特点与管理[J].湖南环境生物职业技术学院学报，2009（03）.

人事档案整理方法 篇4

干部履历表(书)、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，干部简要情况表，干部信息管理登记表，以“简历”为标题的个人材料（主要介绍不同时间学习，工作的地点、单位、任职情况）,更改姓名、籍贯的证明材料等。干部履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。

第二类 自传及属于自传性质的材料

自传（自己写的个人经历），个人撰写的简历材料（主要内容为：个人简历、家庭情况及社会关系）等。带自传的履历材料或简历表，以自传为主，归第二类。

第三类 鉴定(含自我鉴定)，考察、考核材料

1、考核材料：干部考核表，专业技术人员考核表，考察材料，现实表现，领导干部考核量化测评表，参加形势教育干部实绩考核表，领导干部党风廉政建设情况报告表，后备干部登记表，干部挂职锻炼表，干部挂职推荐意见，干部挂职锻炼总结及鉴定表，民主评议综合材料。

2、评语鉴定：高等学校招生政治思想品德考查（核）表，报考研究生思想政治情况表，学生操行评语，所有不带学习成绩、考试成绩的鉴定（包括：学生、培训、工作、出国、团员、党员、军人、“三讲”、蹲点干部、少数民族干部、知青），各类人员评（鉴评表）等，党员民主鉴定表，干部考核表等。

3、审计报告：任期经济责任审计报告、审计意见的材料、，离任审计表等。

第四类 学历、学位、成绩、培训和专业技术等综合材料

1、学历材料：学生登记表（初中、高中），学生成绩登记表，考生报名登记表，新学员审批审批登记表，选拔学生登记表，毕业生登记表，毕业生分配登记表，毕业生登记及鉴定表，毕业论文成绩登记表，学员结业论文登记表，学籍登记表，研究生登记表，推荐上学意见书，同意推荐上学的证明，高考志愿书（申请报考书），退学证明，肄业材料，学生学年小结表，证明毕业时间的材料，中央党校学员登记表，中央党校学员党性锻炼思想小结，中央党校学员学习小结，中央党校学员党性思想考评表，毕业（结业）证复印件，学历证明，学位申请书，干部学历学位认定情况登记表，所有带学习成绩、考试成绩的鉴定，出国留学审查登记表，报考（申请）表，同意参加高考的证明，攻读博士学位专家推荐书，定向（合同）培养高校学生合同书等。

2专业技术材料：教师登记表，教师资格过渡申请表，教师任职资格申报表，医务人员登记表，医师资格认定申请审核表，技术（兼职）聘书（如经济师、工程师、教授、会计师、指导教师等），专业技术职务聘任合同书，专业技术职务任职资格评审表，科学技术干部业务考绩档案，专业技术职务评审聘任呈报表，关于申请任职资格的报告，申报条件和任职资格检查表，评审专业技术职务任职资格情况简表，科学技术干部技术职称评定表，技术干部定职、升职呈报表，专业技术职务任命书，专业技术职务复查考核表，思想政治工作人员专业职务申报表，思想政治工作人员职务任职资格申报表，科学技术成果鉴定证书等。

3、科研成果：创造发明、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。

4、培训材料：党校轮训培训班学员考核表，岗位职务培训，培训学员学习考核登记表，学员考核登记表，干部进修登记表，培训证明，预备役培训，干部理论学习档案卡片等。

第五类 政审材料 个人的说明材料（主要说明家庭情况及社会关系），家庭成员及社会关系登记表，军婚证明，军婚报告及批复，爱人（对象）情况登记表，对其家属、亲友调查情况的证明，招工政治审查表，入伍政治审查表，高等学校考生政治审查表，外出培训人员审查表，学徒审查登记表，公开选拔和竞争上岗任职人员的资格审查表，知识青年上山下乡参加工作期间的表现，知识青年上山下乡证，更改（确认）年龄、工龄（参加工作时间）、民族、国籍、入伍时间的证明，“三龄一历(即年龄、工龄和党龄、学历)”的审核表，干部在制止**、平息反革命**斗争中的表现情况，在文化大革命期间的表现情况，家庭成员旁证材料，关于党内职务情况的说明等。

第六类 党团材料

入团志愿书，入团申请书，退团申请书，超龄离团登记表，入党志愿书，入党申请书(如有多份仅保留第一份和最后一份，其他材料归入本人档案的散材料中)，转正申请书，转正的意见，入党积极分子培训考核表，发展党员计划审核登记表，民主评议党员登记表，党员“双学”活动登记表，1985年、1990年制的党员重新登记表及申请，确认团龄、党龄的相关材料，加入其他党派的申请书、登记表及证明，由单位开具的党、团材料丢失的证明（说明）等。

第七类 奖励（包括科技和业务奖励）材料

所有奖励文件、奖状的复印件、先进事迹材料，党员民主评议登记表（被评为优秀党员的），得奖的著作登记单，奖学金审批表，通报表扬等。

第八类 干部违反党纪、政纪、法律法规等材料

纪检监察、公安、检察院、法院等行政管理部门对个人的处分决定，上级批复，核定（调查）报告，本人的检查，交待，对处分决定的意见，复查报告、决定、结论，免予、解除，撤销处分的决定、意见、通知，通报批评材料，对个人的治安管理处罚决定书，不起诉决定书，刑事判决书，惩罚性民事判决书，计划生育处罚决定等。

第九类 工资、任免、身份等方面的材料

1、干部工资、定级、待遇材料：工资档案，工资审批表，晋升工资文件，浮动工资表，带工资的任免表，转正定级登记表（含无工资额的），因受奖励晋升工资相关表格，工资关系转移介绍信，职工考核升级审批表，工作变动登记表，各类津贴呈报审批表，待遇问题的审批表等。

2、干部任免材料：任职任免文，任免表，战士提升职务，级别报告表，干部提升晋级报告表，军官任免晋衔报告表（职务军衔或警衔同时变动的任免表），工资待遇不变晋升职务，干部职务任（免）归档材料，选为与其主要工作相关的各委员会委员的登记表（如：共青团、政协、纪委等），对总会计师，总经济师等的任免表等。考察材料、现实表现也可放在任免表的后面形成一系列的材料。、干部因公出国（境）材料 因公出国人员审批表，因公出国人员备案表，初次出国人员审查表等。审查表与备案表只存备案表。

4、招工、军警、代表等材料：

（1）招工材料：招收（新）工人登记表，就业人员审批表，招收新工人审批表，招收工人审查登记表，选调生录用审批表，职工子女申请安排工作登记表，学徒工审查登记表，毕业生选留推荐表、同意推荐招工的证明，转干审批表，“吸收录用”干部审批表（登记表），吸收录用教师表，高、初中毕业生和城镇青年安置表，选拔录用干部审批表，“以工代干”人员转干审批表，组织对组织初具的证明由于其家庭原因请求安排工作的情况说明或证明等。（2）军警材料：入伍登记表，应征公民兵役役登记表，军（警）官文职干部转服预备役报告表，退伍军人登记表，军官转业审批报告表，评定授予军官军衔报告表，法官、检察官、警官等级变动审批（评定）表，转业干部推荐表，军用汽车驾驶执照申请表，车辆驾驶员审验表（军人）等。

（3）代表材料：各类代表大会代表登记表，当选与非主要工作（兼职工作）相关的各类组织委员的登记表（如：书画协会，青年联合会等）等。

（4）其它：公务员过渡审批表，公务员重新登记表（《公务员法》颁布后制定的），参照机关工作人员管理审批表，兼职聘书（职务），调动工作审批表，辞职申请书报告及审批表，任职责任合同书，劳动合同书或协议书等。

第十类 其他可供组织参考有保存价值的材料

体检表（有残疾），残疾等级材料，各类通知书，家属随军登记（报告）表，领导干部收入申报表，干部住房情况表，干部挂职锻炼总结或小结，学习小结，自愿生一个孩子申请，独生子女证申请登记表，各类函件（如：调动工作介绍信、报名介绍信），结婚报告（非军人），共同培养协议书，工会入会申请，工会会员登记表，报到证，申请下基层的申请书，合同（协议）书，人事争议仲裁裁决书，伤残，工伤等级诊断书及有关材料，干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。

不能装入干部档案的材料：工作总结，生活小结，思想汇报，接转材料交接单，工作证复印件，档案整理复制责任卡，入党誓词，常住人员登记表（户口本复印件），论文，各类试卷，学生证等。

幼儿园档案整理原则与方法 篇5

幼儿园档案反映幼儿园贯彻党的教育方针、培养全面发展的社会主义建设人才和开发早期幼儿智力的真实记录，是进行幼儿保教、科研和交流总结、探索幼教规律的必要条件和可靠依据，是广大幼教工作者辛勤劳动和智慧的结晶，是国家宝贵的文化财富，是国家全部档案的重要组成部分。幼儿园档案管理工作是幼儿管理工作中的一项基础工作，它的科学化，制度化、规范化、可以有效地发挥档案的利用价值和作用，更好地为幼儿园各项工作服务。

一、档案整理按其职能任务特性，完整收集文件材料

明确了幼儿园的职能任务特性，就可按其收集文件材料。

二、按其职权任务、特性形成的文件材料的归卷

１、按其职权任务分设机构。

２、机构产生的文件材料的内容。

１ 上级行政部门和教育主管部门颁发有关幼教的方针，政策、指示、决定等方面的文件材料。２ 行政管理中形成的计划、总结、考核、人员、工资等文件材料。３ 党群工作形成的会议记录，党建、共青团、工会等文件材料：４ 教职工代表大会形成的文件材料。５ 园务委员会产生的会议记录等文件。６ 家长委员会形成的家长工作、会议记录、问卷调查等文件材料。７ 保教组形成的教学工作，保育管理、科研课题，招生、师资管理等文件材料。８ 保健组形成的幼儿健康，环境卫生，膳食等文件材料。９ 后勤组形成的设备、仪器，固定资产管理等材料。１０ 财务室形成的会计档案。

三、档案组成案卷的原则与方法

１、按其职能任务确定立卷范围：

１ 凡是记述反映主要职能活动形成的文件材料立卷；非职能任务形成的文件不立卷。

２ 上级来文需要贯彻执行的重要文件材料立卷；而上级的普法性文件与职能任务无关的不立卷；非属不重要的发文不立卷。

卷。

２、按其职权任务特性分类

根据幼儿园的实际情况只设一级类目，有文书档案，保教档案、保健档案、设备档案、基建档案、科研档案、会计档案、教师业务档案、声像档案、实物档案。

３、档案组卷的方法

分类后结合保管期限——永久、长期、短期分别组卷，组卷是在一类之内，将单分的文件材料系统化整理，按照它们在形成和处理过程中的联系，编成各个案卷。或将有关某一问题或某项工作活动密切联系的文件材料组成案卷，反映出工作活动的来龙去脉。

四、案卷的排列与编目

１、案卷的排列

案卷分类后按不同的保管期限排列。每年一类中同一保管期限下形成有规律的案卷排列。２、目录的编制

一类中不同的保管期限永久、长期、短期各编一本案卷目录。一类中卷内目录的编制分保管期限按案卷号的排列，编页号、装订成册做备考表，以保证组卷质量的要求，便于保管利用。

３、计算机检索

档案整理方法步骤 篇6

网络教育学院推优入党的具体标准和步骤

团组织向党组织推荐发展对象，必须严格按照《党章》规定的党员基本条件，对本支部递交了入党申请书的团员进行考察。

一、推荐对象的具体标准：

1、努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，树立和落实科学发展观，拥护党的路线方针政策，在思想上、政治上与党中央保持一致，积极向党组织汇报思想；

2、具有无私奉献、勇于牺牲的精神，当个人利益与党和国家利益发生冲突时，能够牺牲个人利益，顾全大局；

3、生活作风严谨正派，对自身要求严格，敢于同不良现象作斗争；

4、学习态度端正，成绩优良，注重综合素质的培养和提高；

5、模范遵守党纪国法、校纪校规；

6、积极参加校园文化和社会公益活动，关心集体，具有团队精神，热心为同学服务，在群众中有一定的威信。

二、“推优”工作的具体步骤：

1、团支部召开团员大会（到会人员应超过团员总数的1/2），团支部委员会介绍申请入党的团员情况，团员进行民主评议，提出推荐对象。

2、团支部委员会在对推荐对象进行认真考察的基础上，讨论确定推荐名单，填写《华南理工大学推荐优秀团员作党的培养对象审批表》，报学院团委审判。

3、学院团委进一步考察审核后，签署意见向党支部推荐。若“推优”对象是团支部书记或者基层团委书记，由上一级团组织认真听取团员青年意见的基础上，直接向其所在单位党组织推荐。

档案的整理方法和规范化管理 篇7

一、归档文件整理的定义

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理, 就是将归档文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒, 使之有序化的过程。

二、归档文件整理原则

所谓原则, 就是观察和处理问题的准绳。归档文件整理原则, 就是在归档文件整理工作的全过程中需要掌握和必须遵循的准绳。

1. 归档文件整理原则。

归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律, 保持文件之间的有机联系, 区分不同价值, 便于有效保管和利用。

2. 如何掌握和遵循整理原则。

(1) 收集文件。收集文件就是根据党和国家的有关规定, 通过一定的方式和手续, 把散存在机关内部和个人手中的文件材料, 加以清交、聚集的工作。

(2) 收集文件的意义。收集文件是归档管理工作的首要程序。整理工作的对象是文件材料, 应归档文件材料能否收集齐全、完整, 直接影响着整理工作的开展, 所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。

(3) 归档文件的分类整理和保管利用。不同保管期限的文件要做到分别整理。为了便于日后档案的鉴定、保管和向国家档案馆移交档案, 防止玉石不分、有文必档, 在档案文件整理时, 必须正确区分归档文件的保存价值, 将保管期限不同的文件分开整理。便于保管和利用文件, 这是归档文件整理工作的出发点和最终目的。

三、归档文件整理的方法

就目前而言, 我国推行的归档文件整理方法有改革后的文件级整理和传统的案卷级整理两种。

1. 文件级整理方法。

文件材料是指事业单位在生产、经营和管理等活动中形成的各种形式和载体的记录。文件级档案是档案的一种保管形式, 即以文件为保管单位的档案。它是目前国家正在推行的一种较为简便的档案管理形式。

2. 文件级整理方法的优点。

(1) 取消了分类组卷、拟制案卷题名、书写案卷封面、排列案卷、编制案卷目录等一系列繁琐复杂的脑力劳动和手工劳动, 排除了操作人员因主观思维差异造成的档案分类组合、拟制案卷题名等细节上的差异, 使归档文件整理工作变得简便易学, 操作人员便于理解和掌握, 大大提高整理归档工作的效率。

(2) 调整了归档文件整理和档案利用之间的矛盾, 理顺了档案工作者的职能, 使档案工作人员可以把更多的精力和时间投入到档案信息资源的开发和利用上, 即深化检索体系、丰富检索途径、完善利用服务, 以更好地进行档案的管理工作。

(3) 便于保密。针对性强, 避免扩大阅读范围。

(4) 便于鉴定。以件为单位进行鉴定, 可达到去粗取精的目的。

(5) 便于查卷。在平时归档文件整理结束后, 假如遇到以前的漏交文件, 可以按照整理的文件, 把漏交的零散文件插入相应的位置即可。

(6) 便于安全保管。单份文件提供利用, 减少了线、灰尘等对其他相关文件的损害, 有利于档案的安全保管。

(7) 适应计算机管理需要, 减少了著录数据量, 提高了检索准确率, 简化了档案管理软件的设计难度, 利于文档一体化管理, 实现档案管理现代化。

四、档案工作规范化管理

1. 领导重视。

搞好档案工作的前提要看领导重视的程度。组织机构、挑选人员、资金投入、规范管理等都是搞好档案工作管理的关键性因素, 领导有远见, 认识到位, 对工作加大重视力度, 才会想出有效的应对措施。

2. 档案工作人员素质。

挑选好的档案管理工作人员, 尤其是综合档案工作人员是目前所需要的人才也是搞好档案管理的关键因素, 因为档案管理工作是一项细致、繁琐、单调、清苦的工作, 相应的也就要求档案管理工作人员必须具有较高的事业心、责任感和敬业精神。二是要具备良好的基本素质, 在自己的工作岗位上有无私奉献的精神。三是不能把名利看得太重, 要具备良好的职业道德素质和职业作风。四是对工作要一丝不苟, 能够吃苦耐劳。

3. 加大资金投入。

单位要根据自己的实际情况, 为档案管理提供必要的软、硬件支持, 在业务用房、设施装具、管理经费等方面为档案管理提供较为宽松的环境。一定的档案管理水平要有与之相应的经济实力作后盾。高水平的档案管理, 不仅表现在档案的业务建设方面, 同时也表现在较好的基础设施上。同其他工作一样, 人、财、物合理结合, 才能为档案管理奠定坚实的物质基础。

4. 管理规范。

档案管理是单位自身发展需要的一项管理, 更是一项遵纪守法的管理。就是我们要按照法规的要求去规范管理, 用科学的方法使人、财、物、制度有机结合, 有效运作, 把档案资料变成资源, 从而有效促进单位的不断发展。

档案整理方法步骤 篇8

关键词:住房保障 资格审核档案 整理方法

目前住房保障工作已成为社会各方广泛关注的热点问题,这项工作保障了中低收入阶层基本住房需求,极大地改善了其住房条件,是一项深得人心的惠民工作。理论上讲政策性住房包括保障性住房和政策性商品住房两类。其中,保障性住房指政府在对低收入家庭实行分类保障过程中所提供的限定供应对象、建设标准、销售价格或租金标准,具有社会保障性质的住房,包括廉租住房、经济适用住房和政策性租赁住房;“两限房”则是一种政策性的商品住房(限制房屋面积、限制房价),主要针对有一定购买力的中等收入人群。市委、市政府将在全市逐步建立廉租住房、经济适用住房、限价商品住房为主,政策性租赁房为辅的分层次住房保障体系。本文主要探讨住房保障工作中资格审核过程所形成档案的特点以及整理方法。

一、住房保障资格审核过程中形成的档案材料

住房保障工作起步时间不长,在实际工作中所形成的材料主要是住房保障工作中的资格申请核定材料,主要包括:居民购买经济适用住房申请核定表(或家庭购买限价商品住房申请核定表或廉租房申请核定表);申请人及家庭人员身份证明、户口本;已婚家庭成员婚姻状况证明(包括结婚证明或离婚证明);居住地住房情况证明(包括申请家庭现地址、户口所在地地址、户口迁入本地原地址及有他处住房的所有这些地址的房屋租赁合同、房屋所有权证或房屋产权单位的证明以及申请家庭成员、共居人现居住地居委会或村委会出具的居住证明);学生在校证明;申请家庭成员收入证明(包括工作单位出具的收入证明或街道居委会出具的收入证明或离退休的需提供离退休证及领取退休金存折复印件或享受失业保险待遇的失业人员提供由管理部门出具的领取失业保险金期限、标准证明);原有住房已拆迁的,需提供《拆迁补偿协议书》;其他需要提供的证明材料(如残疾证、军官证等需特殊证明的材料);需要优先轮候配售家庭在提供上述材料的同时要提供拆迁证明或重残证明或大病证明或危房证明或优抚证明或军转干证明等等。

二、住房保障资格审核过程中形成档案的特点

每一个申请购买经济适用住房、“两限房”或是申请廉租住房的家庭或个人都必须按要求提供上述材料,以致所形成的档案材料具有以下特点:

1.内容单一。不论申请什么性质的住房,都须提供相应的材料,这些材料所涉及的范围、内容大体与上述所列审核材料雷同,没有本质上的区别,只是材料数量上有多有少。因此,住房保障资格审核过程中形成的档案材料内容比较单一。

2.数量大。由于保障性住房工作涉及广大中低收入家庭,仅通州区低收入住房困难家庭就有1.2万余户(中等收入家庭不计算在内),申请保证性住房的家庭还是比较多的。从启动保障性住房工作至今,我区就有近4千户家庭或个人申请了“三房(经济适用房、廉租房、两限房)”。因此在住房保障资格审核过程中所形成的档案材料虽说比较单一,但其档案数量还是比较大的。

3.形成時间的不定性。对申请购买经济适用住房、“两限房”或是申请廉租住房的家庭或个人实行三级审核、两级公示制度。三级审核:即由街道办事处或乡镇政府对申请家庭提供的相关资料进行初审;区建委住房保障管理部门对申请家庭进行复审;市建委住房保障管理部门对申请家庭情况进行复核、备案。两级公示:即初审后由街道办事处或乡镇政府在申请人户籍登记地、工作单位及居住地进行第一次公示;复审后由区建委住房保障管理部门在区政府网站和规定的范围内对申请家庭人口、收入、住房等情况进行第二次公示。虽说审核程序、审核工作的时限是有具体规定的,但每一批次上报备案的户数是不确定的。有时一批会达到上百户,有时一批只有几十户,也有可能年底上报,第二年年初完成备案的。总之,住房保障资格审核是一项具有连续性的工作,不能以自然年度确定住房保障资格审核材料形成的时间,所以住房保障资格审核材料形成的时间具有不定性。

三、住房保障资格审核过程中形成档案材料的整理方法

由于审核档案材料内容单一,数量大,以备案时间作为审核工作的结束,因此在现实工作中,住房保障部门通常采用的整理方法有两种:

(一) “年度——问题——保管期限”

首先,要按备案完成时间划分立卷归档年度。由于住房保障资格审核文件材料要经过“三级审核、两级公示”后,才算完成此项工作。一方面审核时间较长;另一方面每一批次形成的文件材料数量不等(实际工作中每一批次形成的文件材料还是比较多的)。因此,笔者认为不宜采用档案常规方法确定立卷归档时间,即等到下一年度的上半年再进行立卷归档。如按照此常规方法确定立卷归档时间,势必会造成大量资格审核文件材料的积压,不利于文件的管理和利用、易丢失,而且整理工作量也会很大。根据工作实际情况,整理工作应随着资格审核材料备案的结束及时进行,以避免材料过多造成存放混乱。

其次,由于档案内容同属于住房保障资格审核材料,而且申请保障性住房或政策性住房的主体是以家庭为主(也有少数超过30岁的大龄青年),每一份申报材料相对独立、稳定,变化不大,只是在数量上小有变化,笔者认为住房保障资格申请核定档案应采取“一户一卷”的形式立卷归档。采用“一户一卷”的形式整理,既便于拟写题名(由于档案材料内容单一,只需将房屋坐落、申请人姓名、申请房源类型录入即可),又便于录入检索,简便、实用。

第三,根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的精神,笔者认为住房保障审核材料属于“本机关业务文件材料中行政管理、执法活动中形成的文件材料”范畴中的“20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料,保管期限30年”。因为住房保障资格审核材料只是对申请人申请购买“三房”资格的一种认定,其目的主要是审核申请人的条件是否符合国家住房保障相关政策,如条件符合则表示已具备申请购买“三房”资格,但并不表示已取得所购房屋的产权,只有取得房屋产权产籍管理部门颁发的产权证,才确认获得已购房屋的所有权(有关房屋产权等文件材料应由房屋产权产籍管理部门立卷归档,期限为永久)。因此,将住房保障资格审核材料的期限定为30年是比较恰当的。

第四,案卷的排列。住房保障工作中资格审核档案应在一个目录号下按照备案时间的先后顺序大流水排列。后续工作产生的档案材料按形成的时间排在资格审核档案的后面。

这种整理方法的优势在于:整理方法简便,容易掌握,便于拟写案卷题名。能最大限度的节约库房空间。不足之处在于:后续摇号、配售工作中产生的档案材料较少(主要是摇号结果、安置意向书等),形成的时间较晚,按年度——问题——期限立卷后和前面的资格审核档案,不会在一卷或一盒内,不通过微机检索,很难查找、利用。

(二) “一人一档、一档一盒”

首先,根据住房保障工作中每个申请人从资格申请到选房结束,整个过程所产生材料的多少决定装档案盒的厚度。笔者认为现实工作中使用3公分的档案盒较为合适。

其次,每盒中的档案材料按照形成时间的先后(一般的顺序是资格审核形成的材料在前、配售形成的材料在后,同一类的材料用不锈钢钉装订后加盖件号章)装入盒中。可在档案盒的脊背上用统一的格式标上申请人的房屋坐落和姓名,便于查找、利用。

这种整理方法的优势在于:在住房保障工作中每个申请家庭或个人的材料不论何时形成的将全部放在一个档案盒内便于查找、利用。不足之处在于:占用库房空间较大。

四、实际工作中存在的一些问题及解决方法

住房保障部门在实际工作中存在以下两种做法是不可取的。第一种:将申请购买经济适用住房资格审核材料、申请购买两限房资格审核材料、申请廉租住房资格审核材料,给三个目录各自大流水编号。这种问题形成的原因主要是工作人员认为各自大流水排列能够清楚的反映出“三房”资格审核各自的具体数量。但这种做法会对后期档案管理及库房空间预留等问题产生不利影响。第二种:将一年内每种房的资格审核材料按照申报地区排列,同一申报地区的档案材料排在一起。工作人员认为这种排列可以清晰地看到各申报地区每种房的资格审核档案材料数量,但这种做法需要等到下一个年度再对其立卷归档,势必造成档案整理工作量急剧加大,且对“三房”资格审核材料的日常管理、利用造成不利的影响。

为解决此类问题,首先,要充分理解所涉及业务的基本内容、程序、目的。只有充分理解其内容、程序、目的后,才能根据档案整理规范制定出合理的整理方案,将所产生的文件材料进行科学、规范、合理的整理。其次,要摆脱传统的档案整理模式的束缚,具体问题、具体分析。在一项工作中同一保管期限内按文件材料产生的批次立卷归档即可,没有必要将同一类业务产生的材料人为复杂化,即便是有关联的纸质档案材料实体没有放在一起,但只要从方便管理、利用的角度将必要的信息录入电脑,不论档案实体怎样存放,通过电脑查找是非常方便、快捷的。第三,要充分利用好档案管理软件在实际工作中的便利性。作为档案管理人员熟练掌握、应用档案管理软件及办公软件是非常必要的,只有熟练应用这些软件,才能将档案信息正确地录入,便于查找、利用。