改革开放以来, 随着国家经济的迅速发展, 各中小学校都增加了大批的教育用房和教育附助用房的建设。经过“5·12”大地震, 国家对学校教学用房管理更加重视增加了大量的财力进行教学用房的鉴定与加固, 也对教学用房建设做出了新规定。对已建成的学校教学用房提出了加固处理办法。在建设工程档案统一归档管理以前, 学校的教育用房建设档案, 一般都保存在学校档案室。现在根据教育行政主管部门的要求, 对这些已建成工程的档案都在进行重新整理归档之中。建设工程档案归档管理是一门专业性很强、程序要求严格、资料整理要求比较高工作。学校基建档案属于建设工程档案管理范畴, 学校基建档案归档整理工作对一般的学校档案管理人员来说存在一定的难度。本文结合基建档案资料整理归档中所遇到的问题和处理办法作一介绍。
学校基建工程档案和资料, 包括工程建设活动中所形成的所有记录文件及印象资料, 有建设单位工程准备阶段文件, 即工程的立项审批文件;勘察设计、招标投标等文件;监理、施工文件, 即为保证工程顺利进行所委托监理单位在设计、施工全过程中所形成的文件和施工单位在工程实施过程中形成的文件;竣工验收文件, 即工程实施过程中真实反映建设工程施工成果的验收活动文件。这些文件的形成和整理归档有其自身特有的程序和规定, 通常需要专业人士才能整理完成。
在《建设工程文件归档整理规范》 (GB/T50328-2001) 实施之前, 学校建设工程的档案归档管理缺少统一归档部门, 也没有统一的文档整理归档标准。学校建设工程档案通常只按一般文书档案进行保管, 存放在学校档案里。按照《建设工程文件归档整理规范》 (GB/T50328-2001) 的要求, 学校基建档案管理工作主要存在以下几方面的难度。
(1) 基建档案资料搜集不完整。因《建设工程文件归档整理规范》 (GB/T50328-2001) 之前验收的建设工程, 工程验收前未对工程建设资料档案先行验收和资料档案验收合格后再进行工程竣工验收或建设工程档案管理部门一同参加工程竣工验收。
(2) 资料档案记录不规范。从整理归档的建设工程档案文件中发现, 一是资料文件用纸规格不一致;二是书写记录不统一。很多文档资料中纸张大小不一, 书写中有碳素水、复写、圆珠笔等。复印件归档中未注明原件存放的位置, 未加盖相关部门单位公章或负责人的签名。
(3) 资料档案装订混乱。在重新整理归档的文件资料中, 发现大多数工程资料没有按照现行档案要求整理、排序装订成册, 一些主体结构的资料厚度大于4公分未进行分册装订, 给资料的使用带来不便, 也不符合现行规范要求。
学校基建工程文件资料同一般建设工程档案一样, 具有周期长、内容复杂、分部分项工程多、专业性强、技术性强、保存时间长等特点, 资料间既相互独立, 又缺少相互联系和相互证实, 故没有建筑工程专业知识的非专业人士对整理学校基建工程档案资料的难度较大。由于资料的整理与归档应同时满足《建设工程文件归档整理规范》 (GB/T50328-2001) 、《科学技术档案案卷构成的一般要求》 (GB/T11822-2000) 、《技术复制图的折叠》 (GB/T10609.3-99) 和《城市建设档案案卷质量规定》 (建办[1995]69号) 的规定, 所以整理时应当对“规定”精神有所熟悉和掌握。
对这些陈旧的技术档案资料进行整理时, 要先按照建筑物的单位工程立卷, 同时遵循建筑工程文件形成的自然规律。即先发生的在前面、后发生的在后面。按照基础工程资料、主体结构工程资料、装饰装修工程资料、水电安装工程资料、油漆工程资料、门窗工程资料等分项工程、附属工程资料等在主体结构工程资料之后的顺序依次进行, 使资料保持连续。
文件资料整理可按照建设工程的程序分别进行组卷。分准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图纸和竣工验收文件分别组卷。
(1) 准备阶段文件的整理。准备阶段的文件一般包括立项文件、建设用地、征地、拆迁文件;勘察、测绘、设计文件;招标投标及合同文件、开工审批文件;财务文件、建设各方组织机构负责人名单及项目部组成等文件。
(2) 监理文件。因为我国的监理制度起步较迟, 很多已建工程几乎没有监理资料或是只有监理规划, 部分有监理实施细则。因此, 监理资料中的监理会议纪要、工程质量投资、进度控制、工程变更及费用索赔、工程支付、监理工程师通知等文件均为重要的监理文件。
(3) 施工文件、竣工图及竣工验收文件。这三类文件是建设工程归档资料的主要部分, 不仅数量多, 而且结构复杂。所以, 在整理时应当特别注意。如基础工程资料中, 一般桩基施工资料都是单独成册, 但它只是作为一个子分部工程进行归档, 应该将其与基础分部工程一起组卷。
排列顺序是学校基建档案整理归档的重要环节, 是整理归档规范程度的直接体现, 基本原则如下:
(1) 文字材料按事项、专业顺序排列, 同一事项的请求与批复, 同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开, 并按批复在前、请求在后, 印本在前、定稿在后, 主件在前、附件在后的顺序排列。
(2) 图纸按专业排列, 同专业图纸按图纸编号顺序排列。
(3) 既有文字又有图纸的, 文字在前图纸在后排列。
(4) 分部、单位工程验收文件在前资料在后排列。
学校基建工程资料因内容多, 立卷成册时厚度不同, 控制较困难, 所以一般卷册厚度不宜超过4公分。如果超过厚度, 应进行分册装订, 并在卷首标明“一”“二”分册或卷。另外, 归档文件中不应有重份文件, 复印件归档时应当注明原件存放的位置。
若整理中发现一些自己认为不必要的资料、材料, 或是难以确定的, 不能轻易处理掉。由于监理单位的资料对建设单位工程资料来说, 都属于长期保存的工程资料, 所以对难以确定的监理单位资料, 不轻易处理掉, 应将其单独整理成册, 在卷首标明“备查”或“待定”等字样, 与工程文档一起归档管理。
摘要：学校基建档案的整理与归档, 是学校档案管理工作的一个重要组成, 属档案管理范畴。基建档案的整理又属建设工程档案资料管理内容, 有其特殊的整理与归档要求, 其内容多、专业性强。而且具有建设工程特有的程序规定和要求。本文就工作中遇到的原有基建工程档案整理归档, 谈一些体会, 以供借鉴。
关键词：学校,基建,档案,整理,归档
[1] 中国建设监理协会组织.建设工程信息管理[M].北京:中国建筑工业出版社出版, 2009.
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