刍议建设工程声像档案的有效管理
[摘 要]近年来，我国城市建设事业如火如荼地展开，期间产生了大量的城建声像档案，这些档案不仅真实地记录和保存了城市发展的轨迹，而且对城建工作的进一步开展具有重要的参考价值。然而受各方面因素的影响，城建声像档案的管理现状并不乐观，仍有许多亟待改进的地方。基于此，本文分析了建设工程声像档案管理中存在的问题，并提出了几点改进对策，以期为相关档案管理工作者提供有益借鉴。
[关键词]建设工程；声像档案；管理
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.093
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建设工程声像档案涉及城建工作的各个方面，包括城市规划、市政工程、园林绿化与交通建設等，其载体形式更是多种多样，如照片、磁带、幻灯片、光盘与磁盘等，因此建设工程声像档案的管理难度相当大。如何妥善解决声像档案管理中存在的问题，提高档案归档、管理、使用的效率，成为当前城市建设中亟待解决的重要课题。
1 建设工程声像档案概述
建设工程声像档案是指在城市规划、建设、管理过程中产生的具有记录价值的声音、图像或影像材料，这些档案材料真实、全面地记录了城市建设和发展的整个进程，是城市建设成就的最直观体现，在宣传城市文化、塑造城市形象以及城市改造修复中具有不可替代的重要作用。
2 建设工程声像档案管理存在的问题
2.1 档案拍摄得不到应有配合
建设工程声像档案所涉范围广、内容杂，且需要对工程项目进行较长时间的跟踪拍摄，故工作量相当大。在此情况下，部分城建工程项目的实施者或建设单位对该项工作不够重视，没有制订完善的声像拍摄计划，并且不愿意配合相关部门的工作，导致城建档案部门无法及时、全面地掌握相关工程建设信息，白白错失了许多珍贵的拍摄机会。
2.2 档案收集、整理困难
由于城建声像拍摄的工作量非常大，城建档案部门难以兼顾所有的建设项目，因此部分拍摄工作需要交给相关单位独自完成，但这些单位大多缺乏专业的拍摄技巧或器材，所拍摄声像材料的质量非常差，还有个别单位将拍摄材料据为己有，不愿意向城建档案部门移交，导致这些档案的安全性缺乏保障。此外，部分拍摄单位不了解城建声像拍摄的工作方式和要求，对拍摄时间、拍摄人物、拍摄内容等未做详细的注释说明，经常是拍完就放到一边，又不及时移交归档，时间一长，没人能记得起这些档案的来龙去脉，给后续的整理和使用造成了很大的不便。
2.3 人员设备不足
建设工程声像档案能否长期保存并实现有效的开发利用，与拍摄器材的性能、储存载体的品质以及拍摄人员的专业水平有很大的关系。首先，城建声像拍摄不光要拍人，也要拍物，尤其是一些重要的建筑、街道、公园等，必须有配套且完善的拍摄器材，才能顺利地完成拍摄工作，但当前很多城建档案部门的设备条件并不理想，难以满足城建声像拍摄需求。其次，当前城建档案部门中专职负责声像拍摄的技术人员严重不足，多数人员属于兼职，且档案部门很少组织专业的技能培训活动，导致各项城建声像拍摄工作难以正常开展。
2.4 档案编研滞后
档案编研是挖掘档案信息价值的重要手段之一，通过档案编研工作的开展，能够向社会提供更加系统、条理且便于传播使用的档案信息产品。但当前建设工程声像档案编研工作十分滞后，鲜少有城建档案部门设置专门的编研机构，即便设置了编研机构，也大多是兼职人员，缺少专业技术骨干，且组织管理也不到位，导致档案编研工作的进展不畅。
3 建设工程声像档案的有效管理
3.1 增强建设工程声像档案管理意识
首先，要加大对城建档案管理相关法律法规的宣传力度，尤其是相关领导要充分认识到建设工程声像档案在反映城市建设进程与历史变迁方面的重要作用，积极地利用现代化手段加强城市建设的动态跟踪与管理，保证城建声像档案管理工作有序实施下去。其次，不同的部门之间要密切配合，统一管理步调。建议城建档案部门主动加强与城建项目审批、管理等相关部门的沟通和联系，联合制定并出台相关文件规范，营造齐抓共管的良好工作局面，为本地区建设工程声像档案管理工作的开展奠定基础保障。
3.2 完善建设工程声像档案管理制度
建设工程声像档案的涉及面广、牵扯部门多，尤其是一些地方重点建设项目，通常是由政府牵头实施，涉及部门单位众多，这使建设工程声像档案管理面临着很大的实际困难。对此，应尽快制定一套切实可行的建设工程声像档案管理制度，此外，各声像档案的形成单位也应该制定相应的规章条例，规范声像档案拍摄管理活动，确保档案能够稳定生成、及时移交，杜绝档案流失、档案私有化等现象的发生。
3.3 加大建设工程声像档案管理投入
首先，要加大基础硬件投入，配备先进的摄录器材，满足声像档案拍摄需求，从源头上保证建设工程声像档案的拍摄质量。其次，加强声像档案专用库房建设，购置足量的档案装具，确保声像档案专柜专放，同时要优化库房环境，做到恒温、恒湿、防尘、防蛀与避光，减缓声像档案老化，延长档案使用寿命。再次，要加大档案管理力度，定期做好巡检工作，及时发现声像档案管理问题，防止声像档案出现损坏。
3.4 培养建设工程声像档案管理人才
建设工程声像档案管理的工作量非常大，技术含量也比较高，这就要求尽快建立一支专业理论扎实、业务素质过硬的建设工程声像档案管理队伍，以切实满足城建声像档案拍摄管理需求。首先，要定期组织城建档案部门及档案形成单位的声像档案管理人员参加各种培训教育活动，通过下发学习资料、集中培训讲解、举办专题讲座等方式，使之掌握相应的档案专业知识与业务技能，促进档案形成、保管等环节的规范化，为提高档案质量奠定重要保障。其次，相关声像档案管理人员也要加强自我学习，树立进取意识，主动接触并掌握一些声像档案工作方面的新知识、新技能。
3.5 加大建设工程声像档案编研力度
首先，要一改当前关门编研、闭馆自守的工作模式，积极向社会征询档案编研意见，准确把握档案编研需求，拓宽档案编研思路，同时将现行的纸质编研方式向声音、影像等多种载体形式并存的多元化编研格局扩展，实现编研工作的高层次发展。其次，要积极引进信息化编研技术，利用信息网络系统辅助档案编研活动，如计算机技术、多媒体技术、数码影像技术等，促进档案编研产品的电子化、网络化，并利用网络渠道实现编研成果的传播、利用和反馈，真正通过编研活动发挥出建设工程声像档案的最大价值。
4 结 语
建设工程声像档案是城市建设工作有序开展的重要保障，针对当前建设工程声像档案管理中存在的问题，应通过增强管理意识、完善管理制度、加大管理投入、培养管理人才、加大编研力度等方式，不断提高建设工程声像档案的管理效率和水平，为现代城市建设做出应有贡献。
主要参考文献
[1]贝育芳.浅谈珠海城建声像档案工作的建设[J].城建档案，2015（6）.
[2]康力.浅析如何进一步规范城建声像档案管理工作[J].建材发展导向：上，2014（12）.
[3]姚鸣蕾.探索城建档案“三位一体”管理——以太仓市建设档案馆为例[J].档案与建设，2015（6）.
作者：余艳芳
摘要：在新时期的城市建设发展中，城建档案管理工作作为一项重要的工作内容，面临着新的工作环境，也应对着各种新的机遇和挑战。对于城建档案馆来说，为了更好地开展工作，满足各行业及公众对城建档案信息的需求，应当对城建档案管理理念积极创新，不断强化主动服务意识和服务能力，提升服务工作水平，使城建档案工作能够为城市建设发展提供更大的助力。鉴于此，本文对城建建设工程声像档案管理路径进行了探索。
关键词：建筑工程;声像档案;管理路径
一、建筑工程声像档案管理的现状
1、声像档案管理的思想观念淡薄
首先，注重纸质轻视声像。长久以来，档案人员对声像档案的管理程度远远弱于纸质档案，实践中这种观念使得纸质档案管理的制度规范显著多于声像档案。其次，重视使用轻视维护。当下使用多媒体等方式积极地传递声音、宣传文化，丰富了声像档案的服务功能，但是忽略了对声像档案的保管工作。再次，重视技能轻视保管。个别档案管理人员十分注重声像档案保管的技能，懂得根据规范标准和掌握的技术手段保管声像资料，但是尚未认识到所保管的声像资料内容是不是齐全、完备。最后，重视结果轻视过程。当前部分档案人员认为只需要管理好最终存放在档案库房中的声像档案，忽视了声像档案在形成过程中以及在移交过程中的档案质量和保管，从而影响了声像档案的使用寿命。
2、声像档案管理的人才十分紧缺
声像档案管理的优劣一定程度上与档案人员的素质有很大关系，然而当前管理声像档案的人员普遍水平有限，没有系统学习过相关档案管理技能和知识，大多依靠前辈帮带或是自身经验进行管理，缺乏专业的业务能力。特别是随着信息化的到来，多数档案人员不能适应高科技的发展需要，对计算机网络知识和声像设备的操作知之甚少。
3、声像档案管理的制度不完善
当前，部分地区档案馆(室)缺乏可供严格执行的声像档案管理制度，其声像档案存放的环境与规范相违背，导致一部分档案因温度、湿度、阳光等不符合标准的原因而出现受潮、褪色、变质等情况。另外，由于缺少声像档案管理方面监督和检查的制度，致使各单位弱化了对声像档案的管理，部分档案的保存情况不容乐观。再有，在科技不断进步的今天，档案管理部门因为没有及时制订出行之有效而又顺应时代发展的制度，从而使得新科技在声像档案工作中发挥的作用大大减弱。
4、声像档案的抢救和修复工作落后
首先，数字声像档案的管理办法不妥当，大多采用光盘归档保存，光盘在使用和保管过程中易磨损、丢失，人力、物力和财力会产生一定程度上的损耗，且利用时也不太方便。其次，声像档案的抢救和修复方式相对单一，通常是由有抢救和修复需要的单位主动到档案技术保护部门要求进行声像档案的抢救和修复，并没有形成对外抢救和修复的长效服务方式。第三，声像档案管理人员在工作中侧重于技术手段的利用与施行，未能对技术产生的实际功效引起足够的重视，缺少技术实施的质量监控。最后，实践中一部分档案馆(室)没有声像档案的保管条件，一部分没有履行定期的维护保养和监督检查，使得声像档案的保管状况不佳，同时伴随着对其抢救和修复进度迟缓的问题。
二、建设工程声像档案进行管理管理路径
1、健全建筑工程声像档案管理制度
结合当前声像档案管理存在的问题，档案管理必须要制定合理的切实的管理制度来规范。声像档案管理需要专门的单位建立相应的管理制度，加强规范建设，对其管理的声像材料进行有序的分类整理，档案室要进行统一的保管，同时也需要制订严格的制度，从而杜绝声像档案流失的现象。声像档案的日常保存需要有着明确的规定，永久保存的档案需要定期向大型典藏馆转移，确保相关的法律法规制度落实，明确相应的责任并且做到有章可循、有法可依，将规定与制度逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量的提高。
2、做好建筑工程声像档案的保存
声像档案管理需要根据声像档案的安全管理的要求，做到温度、湿度、光线等方面准备。各个单位必须要全面学习如何保存声像档案，声像档案应放入密闭的柜子里进行单独的存放，同时要注意周围的磁场与光源，并且实现数字化储存，尽量延长声像档案的寿命。此外，声像材料收集的渠道较窄，声像档案缺乏正规性。许多年来声像档案都是进行分散保存，很难及时完全的归档和统一，从而导致了声像档案室档案并不齐全，档案馆声像档案也没有了相应来源。如果源头没有控制住，没有采取相应措施弥补，那么便会造成渠道不通畅，由此造成了如今声像档案匮乏，尤其是区域性重大活动档案流失较为严重。在当地许多重大活动当中形成声像资料往往分散在各个部门，没有进行统一的管理。
3、重视建筑工程原始档案的保护
随着互联网技术的发展，电子化的信息手段与档案管理密切联系。一方面可以储存海量档案资源，实现网络的在线检索，可以对声像档案进行原文的管理。在不动用原文的情况之下查询相关的档案，不但能够保持档案的原貌，也能够确保不会失去真实性，保证检索的快速和准确。与此同时，我们应该认识到原始档案是一种原始的材料与佐证，也是唯一有凭证作用，因此必须要永久进行保存。尤其是声像档案，许多旧照片、老影像具有很高的历史意义，需要很好被保存。
4、开展建筑工程声像档案数字化管理
数字化是声像档案管理基础，要发挥档案最大限度满足相关人员需求，需要提高其信息化水平，尤其要解决构建声像档案數据库和专题数据库问题，尽快实现声像档案数字化转变，将声像档案管理基础信息化。声像部门要加快其馆藏数字化进程，尤其是以电子文件归档为重点，加强档案资源建设。数字化水平在不断提高，声像档案馆藏的质量评定不应该只根据观察数量多少和硬件模式决定，更重要是以软件的数量和质量决定。声像部门网络存储能力的选择将成为弘扬新时期声像档案管理质量的标准。
三、结语
综上所述，随着科技在不断的发展，人们的办公逐渐实现了现代化，由此便形成了相当多声像资料。因此，必须要加强对建筑工程声像档案收集和管理，加强对现代档案管理中声像档案管理的分析，创新管理方法。
参考文献
[1] 王欣. 如何开展城建声像档案的收集及管理和利用[J]. 城建档案，2018(10)：29-30.
[2] 朱晓光. 城建声像档案工作的实践与创新探索[J]. 信息周刊，2018(13)：0348.
作者：李龙
随着全球经济化的不断开展，全社会的各项事业也在蓬勃发展，与此同时国家城市化建设也正加快着步伐，出现大量的的城市新建、扩建以及改建工程，与此同时城市建设档案的数量也越来越多。近些年城市变化逐渐加快，为了清晰记录这些城市的变化，国家档案局就必须做好城建档案的记录和管理工作，并着重于重点建设项目工程声像档案的前段控制工作。重点城市建设声像档案前段控制的完善，可以保证项目工程档案的真实性、准确性和系统性，最大程度加快城建档案数字化发展建设，对实现城市重点建设、管理以及规划具有重要意义。本文主要介绍重点建设声像档案的理论性概念，分析重点建设声像档案前段控制中出现的问题，着重探讨解决重点建设声像档案前段控制问题的基本措施。
重点建设项目工程声像档案的理论性概念
城建声像档案是城建档案中的重要组成部分。建设工程的声像档案顾名思义指的就是城市在设计规划时将建设的整体过程形成有存储价值的照片、影像带、录音带、VCR、影音光盘等，这些储存方式作为一种载体，对这些存储的相关数据信息用文字说明的方式进行记录，以便于今后对其查阅。城建声像档案从宏观上来说指的是国家机构、社会组织在城市中的各项事业的建设活动的记录，声像档案是从声音和影像两方面进行记录的。城建声像档案一般分为录像档案、照片档案和录像档案，人们可以根据这些城建声像档案重现当时城建的基本情况，其原因就在于城建声像档案具有真实性和准确性，这些声像资料可为城建历史提供理论依据，可以还原城建消失的建筑、名胜古迹以及城建的重要工程，比较真实的记录城市的发展过程。
存在于重点建设项目工程声像档案前端控制中的问题
1.收集重点建设项目工程声像档案道路不畅通
目前存在重点建设项目工程声像档案前段控制工作的问题主要是收集工程声像档案道路不畅通。由于声像资料的收集人员工作态度存在偏差，并且声像档案记录具有较强的随机性，导致收集人员难以把握资料的拍摄时间、拍摄内容、以及录像数量。还有一些资料是聘请专业人员收集的，这就意味着要花费大量的资金进行声像档案收集，这些都给声像档案的收集工作造成一定的困难。
2.声像档案资料缺乏完整性
目前我国的重点工程建设的声像档案资料保存较为分散，难以统一归档和管理。现阶段声像档案收集工作流于形式，对于建设工程声像难以全面展开拍摄工作，加之收集的道路不畅通，相关工作人员对声像资料处理不当，很容易造成声像档案的残缺甚至丢失。
3.重点建设项目工程声像档案的管理机制不合理
现在的声像档案管理机制不健全，相关人员的工作较为自由，对于工作较为流于形式，声像档案未能及时归档，对于图片缺少系统化排版，导致声像记录较为模糊，给日后查找利用带来麻烦。
解决重点建设项目工程声像档案的前端控制问题的基本
措施
1.相关部门应该做好相关工作，保证声像档案的工作进程
针对重点建设项目工程声像档案的前段控制问题，有关部门应该提高认识，自觉加强重点建设项目工程声像档案前端控制工作，通过不断的端正工作态度，建立数字化城建声像档案管理的理念。加强部门指导能力，积极开展重点建设项目工程声像档案的前端控制工作，在工作中融合社会发展信息化、数字化的时代特点，积极转变工作观念，将收集声像数据信息工作作为建立城建声像档案的基础，不断的在工作中激发工作兴趣，提高工作积极性，将建设工程的声像档案作为一项使命去记录建设工程的实际情况，促使重点建设项目工程声像档案更加具有真实性、准确性和系统性。
2.提高创新能力，做好重点建设项目工程的前期准备工作
只有全身心投入到重点建设项目工程中才能真实的记录工程建筑的声像档案。做好重点建设项目工程的前期准备工作包括做好统筹项目工程声像档案管理工作、项目工程声像档案规划工作，以便于确定档案的各项工作有效展开，并严格按照档案的收集、分发和审批的程序进行工作，提前做好工程声像资料收集工作，可以有效减少在档案记录混乱现象的出现。
3.不断提高重点建设项目工程声像档案前端控制工作的质量和
效率
想要保证重点建设项目工程声像档案前端控制工作的质量和效率，就必须对城建声像资料的收集、归档和管理工作进行统一的管理，对建设工程声像档案采取责任制工作方式，保证档案的真实性，并确认在移交和发放中档案的安全性，进一步规范项目工程声像档案工作。与此同时还要制定相关的法规和制度，保证重点建设项目工程声像档案的质量，提高分声像档案对地震、潮湿、火灾等方面灾害的防御能力，充分发挥重点建设项目工程声像档案的工作效率。
结论
随着经济的发展，我国也正在建设数字化城建档案管理模式，根据数字化城建档案管理模式的建立，更应该对重点建设的声像档案的前段控制进行科学性的分析和管理，其原因是随着层出不穷的城市建设项目的出现，反映城建工程状况的声像记录会越来越多，如果不能合理的解决出现在重点项目声像档案前段控制中的问题则会影响城建档案数字化管理工作的展开，因此必须重视起重点项目声像档案的前段控制问题，为国家城市化发展做出贡献，促进国家各项事业的蓬勃发展。
（作者单位：吉林省镇赉县规划管理处）
作者：刘春芳
太原市建设工程声像档案制作方案
一、了解建设工程声像档案收集的重要意义
太原市城建档案馆围绕建设工程重点项目声像档案收集开展多种形式的技术服务工作，归根结底是为了声像档案的信息开发和提供利用。声像档案只有通过多层次、全方位的合理开发和利用才能充分体现它的历史价值和文化价值，才能让人们从根本上认识到声像档案的收集工作是一项“功在当代，利在千秋”的重要工作。收集建设工程声像的重要意义主要有三点：
(一)、声像档案作为城市建设档案的一个重要组成部分，它以其形象、直观地真实记录城市面貌的发展变化而在城建档案诸多种类中占有重要之地，它是珍贵的城市建设文化信息资源，它在城市记忆工程中突显的重要性已令人刮目相看，还可以为重点工程的质量保驾护航。
(二)、在工程开工之前拍摄具有一定价值的原貌，为今后工程完工后的新旧对照做好准备，通过新、旧对照体现城市的日新月异的发展与变化。
(三)、声像档案的开发和利用可以有多种形式的，比如举办报告会、展览会、图片展，编辑综合性及专题性画册、资料片等等，这些成果的开发对全社会提升城建档案馆的地位起着举足轻重的作用。
二、了解建设工程声像档案收集、制作、移交要求
为加强建设工程声像资料的归档与管理，建立真实、准确、完整的声像档案，保障声像档案的安全保管与有效开发利用，结合我市实际，凡向太原市城建档案馆(处)移交的建设工程声像档案须符合《建设工程声像档案收集、制作、移交要求》，具体要求如下：
(一)、建设工程声像档案包括：
市政基础工程、城市公用建筑工程、城市民用建筑工程(含居民住宅小区)，工业建筑工程、城市建设重点工程、风景园林建设工程及标志性建筑工程所形成的声像档案。
(二)、建设工程声像档案收集内容
1、开工前的原址、原貌
(1)、重要建筑物、街区等照片、录像。 (2)、反映拆迁情况的照片、录像。
(3)、重要的纪念物：纪念碑、塔、亭等文物及古建筑的照片、录像。
2、基础工程
建筑物基础类型及施工过程，主要拍摄±0.00以下的隐蔽工程施工情况(具体、详细)。
3、主体工程
(1)、主体全景、近景及主要部位的特写。
(2)、主体结构布局、大型构件安装等现场照片、录像。 (3)、主要隐蔽工程的照片、录像。 (4)、钢筋制作、布局情况的照片、录像。
(5)、砌体工程的拉结筋布局、砼灌注的照片、录像。 (6)、防水、保温、防腐工程工艺现场照片、录像。 (7)、管道走向、埋设情况等照片、录像。
(8)、电缆、光缆、光纤等走向、敷设情况的照片、录像。 (9)、采用新材料、新技术、新工艺的照片、录像。 (10)、质量事故及处理情况的照片、录像。
4、其它方面
(1)、开工仪式及施工中重要活动、重大事件照片、录像。 (2)、施工过程中工程质量检查情况的照片、录像。 (3)、正式竣工验收情况的照片、录像。
(三)、建设工程声像档案制作要求
1、照片档案
包括照片、底片、文字说明(包括时间、地点、内容、摄影者)。 (1)、照相机要求(最低标准)：35毫米自动对焦自动曝光单镜头反光照相机，带内置闪光灯;记录媒体为35毫米胶片;尺寸24×36毫米;反光镜为快速返回半反光镜;提供眼控对焦功能，对焦点数量7个。 (2)、照片档案要求做到真实、准确、完整;原版、原件;底片与样片相符;照片规格为5寸。
(3)、民用建筑不得少于120张，公用建筑不得少于160张。
2、录像档案
包括片头字幕(内容含建设单位、工程项目、工程地址)、正片、片尾字幕(制作单位、日期)。
(1)、摄像机要求(最低标准)：3CCD视频摄录一体机;视频信号为PLA彩色制式;可使用的磁带格式为DVCAM格式或DV格式。
(2)、录像档案要求做到内容真实、准确、完整。
(3)、录像素材经编辑后刻录为影像文件(MPEG格式)光盘，若干张光盘时，光盘封面应标明顺序号。
(4)、民用建筑录像档案不得少于45分钟，公共建筑录像档案不得少于60分钟。
(四)、建设工程声像档案移交要求
1、向太原市城建档案馆(处)移交的声像档案，应具有成套性(照片与录像，真实、全面反映工程施工情况。
2、声像档案应做到原版、原件，底片与样片相符。照片规格为5寸，民用建筑不得少于120张，公用建筑不得少于160张。
3、录像档案均为影像文件(MPEG格式)光盘，民用建筑录像档案不得少于45分钟，公共建筑录像档案不得少于60分钟。
4、声像档案必须图像清晰、声音清楚，底片无磨损。
5、工程竣工对声像档案进行预验收，待合格后正式办理移交。 照片举例：
(原址原貌)
(梁钢筋)
(基础部分)
(梁、板、柱)
1、工程建设前原址、原貌、重要地物、周围环境及拆迁情况
2、工程准备阶段的论证、审查、招商、签约等重大活动和事项
3、工程奠基，开工仪式
4、施工进程各阶段现场整体外观
5、重点结构部位隐蔽工程施工、现场检测及验收
6、工程测量、放线、打桩、基槽挖掘、桩基施工
7、钢筋制作、绑扎、布局、连接，模板安装，混凝土浇注
8、砌体的拉结筋布局，施工缝、后浇带、变形缝的留置
9、大型构筑件吊装施工
10、防水、保温、防腐施工
11、室内管道安装施工(管沟，管井，管道安装与埋设等)
12、室外地下管线敷设、焊接、安装施工及覆土前情况
13、电气安装施工(干线、变配电室、动力、照明、防雷接地等)
14、建筑智能施工(通信网络、设备监控、安全防范、综合布线等)
15、通风与空调施工(送排风、防排烟、除尘、空调系统、冷源设备、空调水系统等)
16、消防施工(消防设备、防火隔断、灭火系统、应急疏散系统等)
17、工程中采用的新技术、新工艺、新材料
18、重大事故第一现场，事故处理措施及结果
19、工程建设中的重要会议、领导视察等活动和事件
20、工程竣工验收活动
21、工程竣工整体面貌
22、工程竣工后内部功能、配套设施、内外装修及使用情况
2017-07-15
为保证建设工程声像档案资料完整、准确、系统的归档，根据《苏州市城市建设档案管理办法》有关规定，结合本市建设工程实际情况，制定本规定。
建设工程声像档案资料主要是指在工程规划、建设、管理过程中直接形成的，具有保存价值的照片、录音、录像等以声像为主、文字为辅的历史记录。
一、声像档案资料的归档范围
建设单位报送声像档案资料的归档范围如下：
1、所有的建设工程项目都要报送有关照片档案资料;
2、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片和录像资料：
7层(含7层)以上建筑;单项工程建筑面积3000平方米以上;项目总建筑面积1万平方米以上;住宅小区3万平方米以上;单跨跨度16米以上厂房;人防设施;城市主干道;多孔100米或单孔40米以上桥梁;污水处理厂;垃圾处理厂;自来水厂;燃气厂;发电厂;220千伏以上输变电站;一级公路;港口码头;水利防洪设施。
3、符合下列条件之一的建设工程报送有关照片、录音、录像资料以及专题录像片：
列为市级以上重点(或实事)工程的项目;需申报市级以上优质工程的项目。
二、建设工程声像档案资料归档内容
(一)开工前
1、原址、原貌及周边状况;
2、重要建(构)筑物;
3、拆迁情况。
(二)基础工程
1、基础异常情况技术处理，土壤岩样分析过程等情况;
2、建筑物基础类型及施工，特殊施工的技术工艺现场;
3、建筑物位移、沉降、变形及处理。
(三)主体工程
1、主体设计模型;
2、钢筋结构、管线等主要隐蔽工程施工情况;
3、砌体、砼灌注、屋面工程;
4、主体结构布局、大型构件安装等现场;
5、防水、保温、防腐工程的工艺现场;
6、采用新材料、新技术、新工艺等施工情况;
7、质量事故及处理情况。
(四)竣工后新貌
1、工程整体外观和立面状况;
2、消防等主要设施情况等。
(五)其它方面
1、工程总体规划、设计方案图
2、开工、竣工仪式;
3、施工建设中的重要活动、重大事件;
4、工程质量检查验收情况;
5、竣工验收情况。
其中，开工前原貌、基础处理、隐蔽、砼灌注、屋面、质量事故、竣工后新貌为声像档案资料归档的必备内容。
三、声像档案资料的归档要求
1、总体要求
移交归档的声像档案资料，要能真实全面地反映工程面貌和建设情况，必备内容应当齐全;要按有关要求整理立卷，并填写声像档案著录卡。
2、照片档案资料归档要求
(1)照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不能有明显失真变形现象;
(2)照片应一律洗印成5吋至7吋的彩色照片;
(3)数码照片应当尽量使用不低于400万像素的数码相机拍摄;
(4)照片整理时，应注明拍摄内容、时间、地点、人物等;
(5)照片的数量视工程项目而定，一般不少于30张。
3、录像档案资料归档要求
(1)录像档案资料应当使用DV摄像机或比DV摄像机拍摄效果更好的机器拍摄;
(2)录像档案资料应当主题明确，图像稳定、画面清晰，色彩真实;
(3)录像带应当材质完好，没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落现象;
(4)录像档案资料片长一般不少于30分钟，并配有相应的文字说明;
(5)专题录像片应当结构完整，片长一般为5-10分钟，并附有解说词稿。
4、录音档案资料归档要求
(1)录音档案资料应当内容完整，声音清楚，材质完好;
(2)每盒录音带应当配有录音文字整理材料，注明内容、时间、地点、人物。
五、声像档案建档规范
1 总 则
1.1 为加强声像档案的建档工作，提高声像档案的质量，保证声像档案的齐全、完整和准确，更好地发挥声像档案的作用，制定本规范。
1.2 本规范规定了声像档案工作的管理职责，明确了声像档案的形成、整理、归档、移交、保管和借阅工作的要求与方法。
2 规范性引用文件
下列标准所包含的条文，通过在本规范中引用而构成为本规范的条文。 GB/T 11821-2002 照片档案管理规范
DA/T 15-95 磁性载体档案管理与保护规范
GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范
3 术 语
声像档案(audio-visual archives)
在各项工作和社会活动中直接形成、具有保存价值，并主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记录，包括照片、录音、录像制品、影视片以及相应的说明文字等。
4 管理职责
4.1 立档单位管理职责：本单位声像档案工作由主管档案工作的领导负责，明确本单位声像档案的形成、归档、管理和检查等工作的岗位职责、工作程序，落实声像档案建档、管理等工作所需经费和工作条件。
4.2 综合档案室管理职责：指导、监督、检查本单位声像档案材料的形成、积累、整理和归档工作，负责声像档案的接收、再整理、保管和借阅利用等工作。
4.3 声像材料形成部门(或人)管理职责：接受综合档案室的业务指导和监督，负责完成声像材料的形成、收集、初步整理和归档工作。
5 归档范围
在各项工作和活动中形成的具有保存价值的声像材料均应收集归档，归档范围参见附录A。
6 收集与归档要求
6.1 照片与底片应同时归档，归档的照片与底片影像一致。
6.2 数码照片的采集使用JPEG、TIFF格式，其文件大小以JPEG格式采集的不低于900k，以TIFF格式采集的不低于10M。
6.3 归档的数码照片应是原始版，不能进行技术修改。
6.4 数码照片的归档保存选用只读光盘作为载体。原则上归档两套，一套供查阅利用，一套封存保管。
6.5 归档的声像档案材料应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、划伤，内容完整准确。
7 整理
7.1 声像档案材料的分类应遵循其自然形成规律，全宗内声像档案一般按载体类别-问题(年度)进行分类，并保持分类方案的稳定。立档单位应依据院声像档案的分类原则自行制定本单位的分类方案。
7.2 声像档案整理前应对归档的材料进行筛选和鉴别，选择声音、图像清晰、完整，体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。
7.3 声像档案的保管期限应参照与其相关的文书、科研、基建等类型的档案保管期限表确定;按照涉密程度标注密级，遵照国家相关保密规定执行。
7.4 胶片照片的整理
7.4.1 胶片照片的整理按专题或事件进行组册，册内照片的排列应按照事件结合时间先后顺序、重要程度等因素进行排列。
7.4.2 胶片照片档案材料的编号：
照片册号：在分类方案的最低一级类目下按照片册排列顺序进行编号。 照片号：由照片册号和册内照片张号组成。整理照片时应在每张照片的背面标注其照片号。
底片号：同一保管期限内底片的排列序号。底片号应写在胶片乳剂面边处。
7.4.3 照片、底片册的规格及芯页各项内容的填写要求按照《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)标准执行。
7.4.4 编制照片档案目录，填写册内备考表，参见附录B的表
1、表2。
7.5 数码照片的整理
7.5.1 数码照片的整理在分类方案的最低一级类目下按事件建立文件夹，存放一组联系密切的数码照片。
7.5.2 对同一事件的数码照片按形成的先后顺序进行重新编号，即数码照片号，由分类号-事件顺序号-照片顺序号组成。
7.5.3 按归档年度刻制光盘，光盘保存内容包括存放数码照片的文件夹、数码照片档案目录(参见附录B的表3)、光盘说明文件。光盘说明文件应说明本光盘保存的内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光盘类型(CD-R、DVD)等。
7.6 其他载体声像档案的整理
7.6.1 除胶片照片档案外，录音录像带、电影胶片、光盘(含数码照片光盘)等载体的声像档案都要放入相应的载体盒内保存。
7.6.2 拟写归档文字说明：录音带、录像带等磁性载体材料的文字说明应注明录制者、录制时间、内容、密级、带长(时间)等事项;光盘等载体存储的声像档案材料应注明存储文件的内容、格式、密级、制作日期、制作者、光盘类型等事项;电影胶片(盘)的文字说明应注明拍摄者、拍摄时间、片名、内容、密级、带长(时间)等事项。
7.6.3 声像档案按载体类别-年度-保管实体顺序编号，即盒(盘)号。
7.6.4 填写每个保管实体的说明标签，参见附录B的图3。标签贴于保管实体外盒的适当位置，并在每个保管实体上标明盒(盘)号。
7.6.5 除胶片照片档案外，包括录音录像带、电影胶片、光盘(含数码照片光盘)等不同载体的声像档案分别编制档案目录，参见附录B的表4。
8 移 交
8.1 声像档案应在次年6月30日前向综合档案室移交归档。凡在科研课题、基本建设、大科学工程项目等活动中同时产生的声像材料，应随项目归档时间一同归档。
8.2 归档部门将整理好的声像档案和移交目录清单(参见附录B的表
5、表
6)，送交综合档案室检查验收。综合档案室在对声像档案进行质量检查后，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。
8.3 撤销、合并单位的声像档案应与其他载体档案按要求一起移交院档案馆或合并单位的综合档案室，不得私留、转移或任意销毁。
9 保管和借阅
9.1 保管要求
9.1.1 声像档案按照不同载体类别分开排列保管。
9.1.2 声像档案库房除具备一般档案库房的安全保管条件外，应远离变压器、电动机、无线电装置等能够形成磁场的电器设备、设施。
9.1.3 照片册、底片册、录音带、录像带、磁带、光盘等采用竖放保存方式，以防重压。
9.1.4 在永久保存的声像档案中，以数字形式存储的声像档案应多重备份，具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。
9.2 检查维护
9.2.1 声像档案应定期检查，发现质量问题，需采取措施及时补救。
9.2.2 定期进行声像档案的倒带、复制和转存处理，录音带、录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年，每10年复制一次，光盘等数字存储载体保存的声像档案一般每满4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。
9.3 声像档案未经鉴定和批准，任何部门不得擅自消磁和涂改;如需复制，应办理批准手续(除形成部门外);声像档案应严格鉴定并经单位主管领导批准后，方可销毁和处理。
9.4 档案部门严格执行借阅制度，原版声像档案不得外借。
1.熟悉声像档案工作的基本原则和归t当范围的确定。
2.对声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促、业务指导，确保声像档案材料的完整、准确。
3.对声像材料部门专(兼)职濟案员提出的疑难问题，应及时与有关领导研究解决。
4.做好声像档案的开发利用工作。
5.严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。
6.积极做好“八防”工作。
吉林热电厂企业标准
Q/JRD-210-43.10-89
声像档案管理制度
1989-11-3发布1989-12-01实施
吉林热电厂发布
1、 总则
1.1 为加强我厂声像档案的管理工作，使声像档案管理科学化、规范化、标准化，充分发挥
声像档案在生产、建设、科研中的作用，根据《国营企业档案管理暂行规定》和吉林省电力工业局吉电办字[1989]492号关于《吉林省电力工业局声像档案管理办法(试行)》，特制订本标准。
1.2 本标准规定了声像档案资料的归档范围、归档要求、档案资料的管理、保管、鉴定与利
用以及检查与考核等项内容。
1.3 本标准适用于我厂声像档案的管理。
2、 声像档案的归档范围
2.1 声像档案是指我厂、厂属各单位及个人在行使职责或从事社会活动中形成的，反映企业生产建设或其他活动情况的，具有保存价值的图片(包括底片)、录音带、录像带、影视片等专门载体材料。
2.2 我厂声像档案材料的归档范围如下：
2.2.1 党和国家领导人、上级部局及市级以上政府主要领导人来我厂视察工作形成的声像材料。
2.2.2 国内外著名专家、学者、知名人士在我厂讲学以及从事其它重要活动形成的声像材料。
2..2.3 外宾来我厂参观、访问、洽谈、考察活动等形成的声像材料。
2.2.4 我厂在涉外活动或参加重要外事活动形成的声像材料。
2.2.5 省、市级以上的英雄、模范人物在我厂进行重要活动形成的声像材料。
2.2.6 我厂召开的重要会议，如重要的行政会议、技术会议以及党代会、职代会、团代会、妇代会等形成的声像材料。
2.2.7 我厂举行的重要集会、重大纪念庆祝等活动形成的声像材料。
2.2.8 我厂人员参加国内外重要学术、表彰活动或被授予荣誉称号、证书、奖章等形成的声像材料。
2.2.9 我厂及厂属各单位荣获的市(局)级以上政府机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书等的照片。
2.2.10 我厂的重大技术发明、荣获市级以上奖励的科研课题等形成的声像材料。
2.2.11 记录我厂发生过的重大自然灾害、重大事故、重大事件等形成的声像材料。
2.2.12 记录我厂重点建设工程的基地原貌、奠基仪式、工程施工过程及竣工落成典礼的声像材料。
2.2.13 反映我厂厂容、厂貌、大型建筑设施、重要设备、地下建筑基础、管线布置的声像材料。
2.2.14 反映我厂各不同历史时期生产建设情况的声像材料。
2.2.15 我厂的名称牌匾的照片。
2.2.16 我厂组织的大型文艺、体育、文化等活动中形成的声像材料。
2.2.17 其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。
3 声像档案材料的归档要求
3.1 凡属归档范围的声像材料，均由活动的主办部门或指定专人(摄录人员)负责整理、归档，不得私自保存。
3.2 归档的声像材料必须是原版、原件。照片及其底片应一并归档。归档的声像材料必须保证质量，没有污迹、水斑、磨损和变质。
3.3 归档的声像材料必须声像清晰、内容完整。
3.4 经整理的声像材料应及时归档。归档时，应严格履行验收、交接手续，填写归档清单一式两份，交接双方各执一份备查。
4 声像档案材料的整理
4.1 我厂声像档案，采用年代——载体材料——问题分类法进行分类、组卷、编目。
4.2 声像档案材料按问题(内容)可分为十大类。人物活动类;外事活动类;会议类;生产、建设及厂发展概貌类;科技、体育、学术活动类;事故、灾害及突出事件类;纪念、庆典、文体活动类;荣誉及奖惩类、其它等。
4.3 声像档案材料内容必须有简明、扼要的文字说明，写明所反映的事实内容、发生时间、地点及所在单位、主要人物的姓名及身份以及摄录者的姓名。
4.4 声像档案材料芯页标签内容填写包括：题名、主题词、摄录部门及摄录者、日期、盘数及编号、相关的声像档案编号等。录音带、录像带在填写上述内容的同时，还应填写带长、时间等，录像带要注明声道、所用机器型号等。
4.5 声像档案材料的文字书写字迹要工整、清晰。一律用碳素墨水或蓝黑墨水，不得用圆珠笔或铅笔书写。
4.6 反映一个事件、一次活动或一个专题形成的同种载体声像材料组成一个保管单位。对数量少的且具有内容相近或相同的不同种载体材料也可组成一个保管单位。
4.7 各种载体的声像档案应编制卷内目录和案卷目录及编号。编目格式由厂档案科按上级部门规定标准统一印制。
4.8 声像档案材料编号、照片应在其背面有上角书写，其底片要在底片袋和底片乳剂的右上角同时写明;胶片卷片应在片头、片尾乳剂面右边处分别书写。
5 声像档案的保管
5.1 声像档案是我厂档案的重要组成部分，凡属归档范围的声像档案均由档案科集中统一保管，任何单位和 个人不得以任何借口将声像材料散落于本单位或个人手中。
5.2 声像档案的保管按不同类别不同载体，使用不同专用装具分别保存。
5.3 设立专用库房保存声像档案。专用库房除具有普通档案库房“七防”要求外，还应配置调温调湿专用设备，使胶片的保存温度控制在13～15℃，相对湿度控制在35～45%范围内;其他声像材料的保存温度控制在14～24℃，相对湿度45～60%范围内。并且保证每昼夜温差不大于±2℃，湿差不大于±5%。
5.4 声像档案库房及保管位置，应良好地采取防范措施，防止化学气体的污染，避开30奥斯特以上的磁场。
5.5 照片与底片、原版与翻版分开保管，正片与副片不应同装一袋，磁带、胶带应装在密封盒内，防止弄脏、摩擦、损坏。
5.6 对长期保存且不常利用的录音带、录像带、影视胶片每各隔半年重烧一次，经常使用的每隔半年至少要清洁一次。
5.7 档案管理人员对入库前的声像档案，要严格检查，对已受污染的声像档案要责成有关人员处理后，方可入库。
5.8 不能用手直接接触底片，应带洁净的手套操作，防止灰尘、汗渍污损底片。
5.9 每隔半年要检查一次声像档案的保管情况，对已污损的，要及时采取技术措施进行修补和复制。
5.10 归档保存的声像档案，未经鉴定和批准，任何人不得私自抽出、消磁、清洗、涂改、剪辑。
6 声像档案的鉴定与利用
6.1 声像档案要每隔2～3年鉴定一次。鉴定工作由鉴定领导小组负责组织实施。鉴定后对已无保管价值的，报主管领导批准后，按已规定的档案销毁程序销毁。
6.2 声像档案的利用，应编制档案目录、帐薄等检索工具，为利用查找提供方便。
6.3 声像档案的借阅、利用，按Q/JRD-210-43.08-89《档案综合管理制度》的有关标准执行。
6.4 借出的声像档案不得私自转借，用过按期返还。如有损坏，借用单位负责赔偿。 7 检查与考核
7.1 本标准由档案科每年进行一次全面检查，检查结果按厂《目标经济责任制》进行奖惩。
附加说明：
本标准所列各项内容，如与上级有关规定抵触时，按上级规定执行。
编制：
初审;
审核：
审定：
批准：
本标准委托厂档案科负责解释。
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