流程管理在电子档案管理系统中的运用

档案资源是目前各领域中的重要资源, 随着时代变迁, 档案资源的载体、保存方式、管理工作都发生了一定的变化, 电子档案得到了大量的运用。很多档案馆开始将纸质档案转换成电子档案形式, 再加上以电子档案形式产生的新档案不断出现, 使电子档案的管理工作难度随之增大, 电子档案管理系统中的流程管理也愈发受到管理人员的重视。

一、电子档案管理系统中流程管理简述

电子档案管理系统中的流程管理是一种较为科学的管理模式。这一管理模式主要是基于提升管理绩效的目的, 将电子档案的输入转变成有价值的输出活动。通过流程管理, 能够促进电子档案输入、输出流程的优化和规范化, 以便实现对电子档案的有效管理。一般来讲, 流程主要包含用户、价值、输入资源、结构、输出结果、活动等要素。为了进一步推动山东省省直单位电子档案流程管理的有效运行, 山东省档案局下发了关于印发《山东省省直单位电子档案进馆办法》的通知 (以下简称《办法》) 。并规定此《办法》与2016年6月1日正式实施, 有效期至2021年5月31日, 要求各单位严格落实。

二、流程管理在电子档案管理系统中的运用

电子档案流程管理运用对于电子档案管理系统的建设意义重大, 因而, 其运用需要工作人员尤为重视。在系统的建设中, 工作人员需要将更新传统业务流程作为首要任务。电子档案管理系统建设的主要内容包括档案资源收集、对纸质档案的数字化处理、开发运用电子档案等。在这几方面的流程管理中, 工作人员应严格遵循《办法》规定, 在档案资源收集方面, 省直单位移交包括永久保管期限照片、录像、文书、录音等档案资源。保证电子档案收集内容的准确性、完整性。在纸质档案的数字化处理方面, 应保证电子文件格式符合《版式电子文件长期保存格式需求》。在电子档案资源的开发利用方面, 为保证其能够充分满足使用者需求, 在电子档案管理系统的建设过程中, 需要严格遵照人性化要求, 根据使用者需求实现系统的有序建设, 并随着使用者需求的变化, 不断调整业务流程, 实现对业务流程的进一步优化, 规范电子档案资源建设。

流程管理能够有效降低电子档案管理系统的建设成本和风险。在建设过程中, 需要将电子档案按照《办法》要求进行安全储存, 以保证电子档案的有效性以及高效的流程管理控制。例如将档号作为储存后电子档案的唯一标识符。档号按照全宗号、门类代码、保管期限、机构 (问题) 代码、件号的顺序依次排列组成。例如A014-WS·2016-Y-BGS-0026。同时, 不同类型的电子档案应按照不同的格式进行保存, 例如照片类电子档案在保存时, 需要采用JPEG、TIFF格式, 像素数应为300万及以上。录音类电子档案在保存时, 需要采用MP3、WAV格式, 且其采样率应在44.1k Hz及以上。同时, 应利用流程管理对电子档案管理系统进行前端控制。将流程管理融入电子档案管理的各个环节中, 以增强管理有效性, 尽可能地减少建设成本。

最后, 工作人员还应结合流程管理理论, 建立电子档案管理系统模型。根据模型, 遵循《办法》要求, 按照电子档案的种类、归档时间等, 对档案进行收集, 并将归档期限录入电子档案管理系统, 由系统根据输入信息, 对档案自行归类。随后, 由档案馆组建专家小组, 对档案进行鉴定, 将不可公布档案、限制公布档案的界限进行明确, 并由专门人员对所收集档案进行数字化处理, 并对处理后的电子档案进行整理, 例如按照《办法》对电子档案进行著录标引、加密等。随后, 档案馆进行电子档案的开发运用, 对库存信息资源解密, 对拟公开的内容等进行严格的检查、筛选, 避免出现不可公开电子档案被公开的情况。最后, 档案馆需要设置电子档案的访问权限, 做好更新维护工作以及电子档案的备份工作。同时, 为了更加符合流程管理精细、高效的特点, 可以将整个系统细分成电子档案形成、电子档案收集、档案鉴定、纸质档案数字化处理、编研出版、公布前筛选、数据库备份维护等七个流程。

三、结论

电子档案管理系统是档案管理的核心部分, 而流程管理学能够优化档案馆业务流程, 降低系统建设成本及风险, 促进系统的可持续开发。因而, 在当前信息技术普遍运用的形势下, 为促进档案馆信息化建设, 提升档案的完整性与真实性, 增加档案管理的有效性, 档案馆还需要积极运用流程管理, 规范档案管理流程, 严格控制从档案收集到档案开发运用的全过程, 遵循《办法》要求, 实现对电子档案的安全管理和运用, 以促进档案馆的持续、健康发展。

摘要：在当今社会中, 档案资源在人们的生产生活中占有愈发重要的地位。随着社会的不断发展, 产生的档案资源也越来越多, 为了实现这些资源的有效管理, 电子档案应运而生, 其安全性、可靠性及其流程管理也逐渐受到人们的关注。本文就流程管理在电子档案管理系统中的运用进行了研究分析。

关键词：流程管理,电子档案,管理系统,运用

参考文献

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