档案的数字化管理体系是一种将信息技术、高科技技术与档案管理有机融合的技术, 这种技术在当前档案管理过程中发挥了重要的作用, 不仅能够优化现有的管理程序, 同时还能减少档案成本的投入, 为后续的整合运用提供了便利。但是目前我国档案数字化管理体系的构建存在着较多的问题, 主要体现在以下几个方面:
数字化的管理是一种先进创新的管理模式, 在档案管理运用中仍然处于初级的阶段。但是目前在我国档案管理的过程中, 绝大多数单位都没有给予应有的关注。同时, 目前我国档案行业在构建数字化管理体系的过程中还存在着知识的缺乏, 不能给予体系的构建积极的指导、科学的指引。
在当前档案管理工作开展的过程中, 人才不仅是技术上的保障, 同时还直接影响了档案管理工作在结构上是否科学合理, 制约了档案管理工作的整体效果。但是结合当前的工作实际来看, 数字化管理人才的匮乏已经成为了制约档案工作的主要因素。人才的制约与管理者的认知有着直接的关系, 也和档案部门的资金实力、人才吸纳能力有着紧密的联系。
在档案数字化管理体系构建的过程中, 诸多单位都出现了硬件设施无法跟上时代步伐的情况, 不能满足档案管理工作开展的实际诉求, 也影响了各项工作的有序开展。另外, 虽然有部分档案馆等相关部门引入了档案管理的软件, 但是软件功能的单一化、质量的缺陷都对提高管理的自动化带来了不利的影响, 制约了档案管理的数字化发展。
结合实际可以看出, 目前我国档案管理工作在推进数字化的过程中存在着安全无法得到保障的情况, 制约了档案管理的整体水平。这是因为在互联网发展的过程中, 其安全性能本身就是一个值得关注的命题。但是档案管理工作的网络安全一直就是一个制约因素, 对数字化管理体系的构建带来了消极负面的影响。
针对目前我国档案管理在数字化体系构建上的缺陷, 可以采取以下几个方面的对策加以改进:
我国档案馆等相关部门在推进档案数字化管理体系构建的过程中应该给予积极的重视与关注, 通过定期化、常态化的推进方式, 将体系构建过程中的成败、经验进行总结分析, 查缺数字化体系中的缺陷并且加以改进。
另外, 在思想上给予重视的同时还应该注重专业知识的传播, 让档案管理过程中每一个岗位与部门的工作人员能够学习、接受数字化专业知识, 为数字化管理体系的构建打下坚实的基础。
在数字化管理体系构建的同时, 数据库的建设是最为基础的保障之一。这是因为数据库中收集整理了丰富的信息内容, 也是后续利用便捷化的重要支持。对此, 档案管理应该加强数据在整合上的规范化, 在保证数据、纸质资料统一一致的基础上, 保证这些数据的真实性与有效性。
另外, 档案管理还应该注重数据库在建设上的完善, 以此来保证数据信息在搜集与整合上的全面化与准确化, 提高资源利用的整体水平。
档案管理部门应该将定期组织培训工作作为构建数字化管理体系的重要途径, 努力增长档案工作人员的业务知识、专业素养, 不断提高他们的业务质量。
对此, 档案管理部门应该对目前工作人员的工作能力、综合素养进行调查分析, 对于技术使用水平、专业能力较低的人员, 应该尽量拉长培训的时间、扩充培训的内容;在培训后, 应该组织开展实践工作, 发挥优秀人才在技术利用上的榜样作用, 发挥集体的力量推动数字化管理体系的构建。
通过上述分析可以看出, 网络安全问题已经直接影响了档案数字化管理体系构建的整体效果。对此, 只有提高网络环境的安全性、可靠性, 才能促进档案管理工作的有序开展。
对此, 档案管理部门应该提高自身的防范意识, 提高在网络安全管理上的整体水平。在实际管理与防范的过程中, 档案管理部门不仅要注重硬件设施设备的优化, 还应该积极引入各种类型的杀毒软件、防火墙技术, 加强在安全防范工作上的资金投入与精力投入。对于一些对安全性要求较高的信息资源, 可以采用加密处理的方式, 避免数据信息出现丢失与缺损的现象。
数字化管理体系的构建对于档案管理水平的提高具有重要意义, 能够提高档案资源的利用效率。但是目前数字化管理体系在形成与建立上存在着意识、技术、设施设备、人才等多个方面的缺陷。对此, 档案管理部门应该在提高认知的基础上, 加强对数字化管理体系构建的重视程度, 从软硬件、人才培养等多个方面进行强化。
摘要：在科技发展的推动下, 档案数字化管理的开展已经成为了一种明显的趋势。本文在分析档案数字化管理体系构建现状的基础上, 突出了其中存在的问题, 并且指出应该从意识增强、人才培养、数据库构建等多个方面入手, 提高数字化档案管理体系的构建水平。
关键词：档案,数字化管理体系,管理人员,人才
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