商务英语写作过程中常见问题研究

学生在学习商务英语书信写作的过程中往往因为自身知识及语言积累方面的限制, 犯一些语篇或用语方面的错误, 现将其总结如下, 并辅以学生实例加以说明, 希望能给众学习者提供借鉴。

1. 书信结构不合理, 重点不突出

根据七C原则, 商务英语书信写作必须注意开门见山, 说明来函意图, 且每封信函需主要围绕一个主题进行展开, 突出重点, 避免结构松散或主题不突出。以一次课堂书信写作作业为例 (观察对象为首次学习商务英语的市场营销专业大二学生, 共40人) 。

Write a letter with the following particulars: (1) 十一月十二日来函收悉, 获悉你方有意在贵国推销我们的自行车, 对此, 我方非常感兴趣。 (2) 对你方为推销自行车所作的努力我方甚为感激。 (3) 但对你方要求以见票后六十天承兑交单方式付款一事, 我方难以考虑。 (4) 我方的通常做法是要求即期信用证付款。 (5) 为了促进我方自行车在贵方市场上的销售, 我方准备接受即期付款交单方式, 以示特别照顾。 (6) 希望你方能接受上述付款条件并盼早日收到回音。

本书信写作重点显而易见, 即商谈关于付款方式问题。但参与习作的学生中有8名 (20%) 学生将大量笔墨用于对对方的来信及销售努力表示感谢, 关于付款方式则用两三句话匆匆带过。书信重点不突出, 极易造成对方的疏忽。正所谓面面俱到则常常面面不到。商务书信的特点决定其必须围绕一个主题, 要有所取舍, 惜墨如金。

2. 口语化表达严重

大概是因为非英语专业学生, 观察对象完成的书信作业中或多或少的出现口语化表达的问题。商务英语书信为正式文体, 其实质为一种商业书面谈判, 自然应采用书面语, 遵循正式、礼貌、克制的特点。但由于学生的语言知识限制及平时用语习惯的限制, 13名学生 (33%) 的作业或多或少的存在口语化的问题。如:We feel regret that we can’t accept your terms of payment.这是商务英语书信写作初学者最常犯的错误之一。英文书面文体中应尽量避免出现缩写形式。缩写即将两个词合二为一 (如don’t;isn’t;won’t等) 。这是一种不规范的写法, 若误用于正式文体则会给人一种不正规、不严肃、不礼貌的感觉。正确的用法应为:We feel regret that we cannot accept your terms of payment.

3. 敬语缺失

商务英语书信的一大特点是有理有节。作为贸易双方谈判的方式, 在措辞上要注意既要维护自身的利益及尊严, 又要考虑到对方的感受, 因此必须字斟句酌, 以免伤了感情甚至坏了生意。初学者大多没有商场上的经验, 所以在这方面容易忽略, 有措词过于唐突之嫌。如:We highly appreciate your efforts in pushing sales of our products, but we cannot accept your terms of payment.此句前半句表达合情合理, 但后半句表达过于直白, 建议采用较为委婉的表达方式:While we appreciate yourefforts in pushing sales of our products, we regret to saythat we cannot accept your terms of payment.

4. 专业术语表达有误

商务英语中有不少商业术语, 如若不能很好把握其表达方法, 极易造成对方误解或不理解, 给谈判双方带来诸多不便, 甚至会导致贸易损失。因此, 在术语表达上切不可马虎大意, 应三思而后下笔。如例文中的术语见票后六十天承兑交单方式 (Payment by D/A at 60 days..sight) .就是学生进行书信写作时的一个难点。学生的表达多种多样:60 days D/A after sight;D/A after 60 days;D/Apaid after 60 days;D/A terms of 60 days。这些表达虽内行人亦能读懂, 但因其不规范, 终属表达错误。商场如战场, 来不得半点马虎。商务英语书信写作的学习者应特别留意专业术语的学习与记忆, 以免铸成大错。

5. 选词搭配不合理

商务英语中有不少固定词组, 若能很好运用, 则可使书信锦上添花, 反之则会弄巧成拙。如:We are much obliged to your great efforts in sellingour products obliged.是商务英语中的一个常用词, 常用于表示感谢或有责任做某事。该词在此句中应为感谢之意。其搭配应为be obliged tosomebody for something..或..be obliged by something.., 因此, 此句正确表达应为:We are much obliged toyour for your great efforts in selling our products.Weare much obliged by your great efforts in selling our products.

初学者在进行商务英语书信写作时常见问题还有语法错误、句式变化少、表达不够地道, 有中文表达痕迹等等, 难以赘述。建议初学者在练习写作过程中多多学习运用商务英语的惯常表达方式及句型, 注意专业术语使用的正确性, 突出重点, 时刻牢记商务英语书信写作的七C特点, 尽量避免任何即使是细微的错误。毕竟, 商场上文如其人, 对方会从书信的行文特点判断写信一方的行业态度和资信情况, 千万马虎不得。