商务函电写作的特点

商务函电写作的特点（通用7篇）

商务函电写作的特点 篇1

商务函电的作用，一是索取信息或传递信息，二是处理商务交流中有关事宜，三是联络与沟通感情。

商务函电的写作应掌握7c原则，即：

完整（complete）

正确（correctness）

清楚（clearness）

简洁（concreteness）

具体（concreteness）

礼貌（courtesy）

体谅（consideration）

完整：商务函电应完整表达所要表达内容和意思，何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等。

正确：表达的用词用语及标点符号应正确无误，因为商务函电的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错势必会造成不必要的麻烦。

清楚：所有的词句都应能够非常清晰明确地表现真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的词句来直截了当地告诉对方。

简洁：在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。清楚和简洁经常相辅相成，摒弃函电中的陈词滥调和俗套，可以使交流变得更加容易和方便。而一事一段则会使函电清楚易读和富有吸引力。

具体：内容当然要具体而且明确，尤其是要求对方答复或者对之后的交往产生影响的函电。

礼貌：文字表达的语气上应表现出一个人的职业修养，客气而且得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通可能化解分歧而不影响双方的良好关系。

体谅：为对方着想，这也是拟定商务函电时一直强调的原则：站在对方立场。在起草商务函电时，始终应该以对方的观点来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意思，只有这样，与对方的沟通才会有成效。

商务函电的种类包括：商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函。从商务函

商务函电写作的特点 篇2

1 商务英语函电的写作特点

高质量商务英语函电的写作是建立在熟悉商务英语函电写作特点的基础之上的, 商务英语函电的写作主要包含了五个特点, 也往往被称之为五个原则, 即5C原则, 这也是高质量商务英语函电区别于普通函电的基本特征。

1.1 清楚 (clarity)

首先写作者必须要明确要表达什么, 想让对方知道什么, 了解什么, 文章中不能出现表达歧义的词语和句子, 不能让人感觉闪烁其词, 含糊不清。此外, 尽可能的使用最简单易懂的英语词语, 因为贸易的对象不一定非常熟悉英语, 他的英语水平不一定非常高。就像“Fluctuation in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyer’s account.”“fluctuation in the exchange rate”这句话涉及到了汇率的两种情况, 即上涨和跌落, 要是表达不清, 容易造成误解, 贸易双方产生不必要的争端, 未来避免因表达不清楚而产生的纠纷, 在写作的过程中一定要始终确保表达清楚。上面那句话要想表达“合同生效后汇率的波动由买方承担”, 可以这样说“Any increase ordecrease in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyer’s account.”

1.2 正确 (correctness)

函电的写作涉及到英语语言的方方面面, 首先要保障语言语法和格式的正确性, 此外, 也要确保事实、信息和数字等的正确性, 要着重关注细节, 因此在发出函电时, 写作者要反复的校对英语信息, 一定要不放过任何的细节, 就像价格、数量、型号、交货日期和方式、包装等信息都要仔细的核对, 否则会给公司造成不可估量的后果。

1.3 得体 (courteousness)

主要是指写作语言要遵循一定的原则, 尤其是人际交际原则和贸易往来惯例, 这样会让人感觉亲切熟悉, 没有隔阂感, 为贸易的往来营造了一种周全、温暖、快乐的感觉。但是如果遇到不顺和麻烦也一定要有尊严的进行驳斥和职责, 其实这也是一种礼貌和原则, 但是要把握分寸, 适度, 这就是得体。

2 商务英语函电的写作技巧

2.1 词语表达要准确到位

1) 运用准确无误的词语

进行商务英语函电写作时, 要尽可能的挑选简单易懂的英语词语, 并能够准确的表达出你要表达的思想。有些写作者认为深奥的词语能够彰显自己的英语水平和英语能力, 但是交易对方不一定熟知英语, 因此要尽量避免使用一些深奥晦涩难懂的词语。此外, 晦涩复杂的词语也特别容易使人产生误解。一般来说商务英语函电倾向于使用简单易懂的英语词汇。

2) 英语代词的指代作用

写作过程中运用英语代词时, 要明确代词的具体指代对象和逻辑关系。通常来说, 代词指代其距离最近的词汇, 并且要遵循语法规则, 与所指代的词汇在人称和数量上保持一致。代词使用不当往往会造成误会和纠纷。比如They informed Lucy, Tom and Chris that they would receive an answer in a few days.这句话中包含了两个they, 那么这两个they分别指谁呢?是informed前面的they还是“Lucy, Tom and Chris”呢?这里就表达的模糊了, 分不清谁是谁了, 因而造成了麻烦。那么怎么样才能避免歧义, 使对方真正明确自己的意思呢?那么原句可以改成这样“They informed Lucy, Tom and Chris that the latter would receive an answer in a few days.”在这个句子中“the latter”指代“Lucy, Tom and Chris”, 这样意思就清楚明确了。

3) 英语修饰词的具体位置

英语的表达中修饰词在句子中的位置直接影响了其句子意思的表达, 比如以下两个句子 (1) We can supply only 100 tons of the item. (2) We can supply100 tons of the item only.在第一个句话中, “only”放在“100 tons”前面起修饰作用, 表达的含义是仅仅提供100吨, 不能再多提供了。然而第二句话, “only”修饰的是“the item”, 其要表达的意思是仅仅提供这种项目, 不会再提供其他的了。由此看出修饰词的位置对句子的含义的表达起到了很大的影响作用, 其修饰的词不同, 所要表达的意思也就不同。

修饰词的位置不能乱放, 要紧紧跟在所修饰的词语。比如以下两个句子: (1) They bought a bicycle in a small shop in Shanghai which costs$65.00. (2) They bought a bicycle for$65.00 in a small shop in Shanghai.“$65.00”是指“bicycle”的价格, 那么它就应该靠近它所修饰的词语“bicycle”。在第一句话中“which costs$25.00”应该挪到“bicycle”后面。第二个句话没有必要使用复杂句, 直接用“for”来替换即可, 修饰词位置使用准确了能够确保整句话表达的意思清晰明了。

2.2 句子的逻辑结构

首先, 句子要符合逻辑, 这样才容易将意思表达清楚。比如下面这个句子“Being an expert in international trade, I’m sure you have experience of solving this kind of problem.”这句话的主语显然是“I”, 然而分词的逻辑主语却是“you”。这样就造成了逻辑上的混乱, 产生了理解上的分歧, 若上面的句子改成“Being an expert in international trade, you certainly have experience of solving this kind of problem.”或者“As you are an expert in international trade, I’m sure you have experience of solving this kind of problem.”这样就能够确保分词与主语的主语保持一致了, 而且也遵循了句子的逻辑性。

其次, 关注句子的意思表达的连贯性。比如下面的句子:Theywrote a letter.It was addressed to Mr.Woods.He is the sales manager.这三个句子虽然都堆砌在一起, 但是三个句子的意思缺乏连贯性, 没有必要的联系, 只是表达了独立的意思, 无法使人快速理解要表达的信息。但是如果将上面的句子改为:“They wrote a letter to Mr.Woods, the sales manager.”修改后的句子要表达的意思就非常明确了, 是指“他们给销售部经理Woods先生写了一封信。”

3 结束语

本文针对商务英语函电的写作进行了深入的剖析, 首先明确了商务英语函电写作的基本特点, 在此基础之上, 结合实际的案例, 以具体的英语词语和句子为例, 论述了商务英语函电写作的技巧, 并得出了以下的结论, 首先商务英语函电的写作尽可能的使用简单易懂的英语词汇, 并着重关注代词的具体指代作用。其次, 句子的表达一定要突出重点, 并保持一定的连贯性。

摘要：商务英语函电的书写是学习和运用商务英语的重要内容, 要想写出高质量的商务英语函电, 最关键的是要了解商务英语函电的基本写作特点, 掌握写作技巧。商务英语函电的书写要明确五个特点, 其中最重要的是表达要清楚, 此外商务英语函电应该尽可能的运用简明了的词语, 句子的表达要突出重点, 并保持一定的连贯性。本文将结合商务英语函电的几大特点, 结合具体的英语词语和句子等展开深入的剖析, 并总结出商务英语函电的写作技巧。

关键词：商务英语函电,写作特点,写作技巧

参考文献

[1]胡鉴明.商务英语写作[M].广州:华南理工大学出版社, 2001:4.

刍议外贸函电的特点和写作技巧 篇3

一、外贸函电的基本特点

在对外商务活动过程中，外贸函电是厂商之间、厂商与客户之间发展业务关系、实现交易的一个重要手段。良好的外贸函电必须具有如下几个特点：

1、行文规范，用词准确而严谨。外贸函电这种信函属于公文性质的，主要的内容就是商务公事，发展业务关系并且实现交易是其主要目标。所以，外贸函电所使用的语言必须十分规范，尽量运用正式用语。比如尽可能不用 about，而是用with regards to ，尽可能不用send而是用deliver，尽可能不用answer而是 in reply to 等等，以避免用语的不正规。

2、大量使用书面语体。外贸函电是通过书面的方式来传递各种相关的信息，语言结构必须使用书面语体，不仅要求使用正式用语，同时还要求句子的结构严谨，尽量使用完整句。多用动词非谓语形式的短语以及后置定语等那些正式语体的语言结构，以确保信函的严谨、严肃、精简、精确。

3、保证措辞严谨 。措辞严谨而准确是外贸函电的一个重要特点。从法律的角度而言，外贸函电是对交易各方的权力与义务的明确规定，签署之后就获得了相应的法律效力。外贸函电的措辞必须准确而严谨，对装运时间、地点以及商品的品质、颜色、尺寸等必须明确规定，对信用证、提货单、产品合格证书、装运单的编号、单价以及总价的数额的表达必须精确。

二、写作外贸函电的基本技巧

结合外贸函电的基本特点，外贸函电的写作应当按照简洁明了，准确严谨，用词得体，委婉礼貌等原则。具体体现在如下几个方面：

1、简洁明了的原则。当前国际贸易的竞争日益剧烈，在写作外贸函电时用词必须简洁明了，用尽可能少的词来传递完整的信息，并且必须确保内容的准确性、完整性。

2、直切主题。外贸函电要求内容简洁，也就是必须直切主题。在外贸函电中应直截了当的切入主题，而不是拐弯抹角的客套，让人觉得虚情假意。比如，在信函的开头罗列很多优美的词句或许容易引起对方的关注。假如没有尽快切入主题，对方不清楚他能获得哪些利益，客人也非常容易丧失兴趣，甚至根本就不往下看。

3、使用简短易懂的词。在写作外贸函电的时候，必须确保对方能看懂这些词，假如看不懂，会不会去查阅字典？会不会跳过这些词，假如跳的话，会不会误解写作的意图？而如果写作的函电重出现了错误的词的话，后果会更严重。但是，并非越简短的词就越好。此外，使用适量的缩略语。比如外贸行业长期发展过程中逐渐产生的一些约定俗成的专业缩略语，灵活运用这些缩略语能够适当减少外贸函电的篇幅，节约对方的阅读时间。

4、对无关紧要的修饰词进行删减。英语中的很多单词具备十分完整的意思，无需增加修饰词。

5、检查外贸函电以免出现用词混乱问题。必须仔细对外贸函电进行检查以免出现用词混乱的问题，因为写作外贸函电的目的不但要求简洁明了，更加关键的是能让读者能够很好的理解。

6、短句和短段落的合理使用。在外贸函电中合理使用短句和短段落可以发挥意想不到的效果。通过删减那些无关紧要的修饰词，以免由于段落过长导致读者不明白作者想要传递的观点，最好在段落与段落之间空出一行，凸显各段所提出的问题，不仅美观还可以引起读者的关注。

7、确保措辞准确。在国际经济贸易过程中，交易各方存在语言文化、历史背景等各方面的差异，很容易出现误解，而按照国际贸易惯例以及有关法规，外贸函电是交易的一个组成部分，在法律上具有一定的效力，所以行文必须十分严谨，用词必须准确。外贸函电的写作过程中选择词汇的时候，应当尽可能选择词义单一的词，尽量避免选择词义丰富的词。

8、确保表述恰当、得体。外贸函电是国际商务当中是使用的利用书面语言进行交际一种重要的工具，不仅要求用词、语法的准确严谨，还要求表达恰当而得体。外贸信函写作过程不仅要充分考虑到对方的文化背景，还应当注意对方是老客户、新客户还是潜在的客户，根据不同的对象、环境选择最适宜的用词，从而营造一种良好的氛围，获得最为理想的交际效果。

三、注重委婉语和礼貌用语

1、委婉语的使用。多站在对方的角度考虑问题，充分尊重对方的思想与观点，在工作尽可能不带着情绪。适当地放低自己的位置，使用礼貌用语回答对方的问题，然后委婉地指出对方的错误，将会获得让人惊喜的效果。

2、祈使句、疑问句的合理使用。在外贸函电中传递自己的观点或者提出建议的时候，往往是拥三种句式：陈述句、祈使句以及疑问句。一般而言，陈述句太过生硬、直白最好不要使用，而带please 的祈使句往往显得语气较为礼貌，如果使用疑问句的话，其语气显得最为委婉而客气，并且给对方留有很大的余地。

综上所述，一封优秀的外贸函电必须格式整齐、用词简短，行文严谨、语气委婉而礼貌。因此，在学习写作外贸函电及其实践过程中，必须按照上述要求有针对性地进行训练。从而提高写作外贸函电的水平，更好的实现对外交流的目的，完成国际商务目标。

参考文献：

[1]陈浩然.外贸英语翻译[M].知识产权出版社，2005.

[2]郑敏.商务英语函电与合同[M].清华大学出版社，北京交通大学出版社，2005.

[3]王星远.外贸困电的翻译原则与技巧[J].浙江工贸职业技术学院学报，2006.

商务英语写作特点 篇4

摘要:用英语进行思维英语写作时必须排除汉语思维的干扰。从现在起应逐渐加大阅读量和听的输入量，将阅读、听力训练与书面表达有机地结合起来。经常体会和领悟作者传递信息和表达思想的方式。在话题讨论和写作中经常运用所学到的表达方式就会有所创造。还要尽量做到“五多”：多看、多听、多思考、多用心体验和感悟身边的人和事、多用英语说和写自己的体验和感受。

关键字:思维英语;逐渐加大;结合;方式;体验;感受

前言

进入21世纪后，随着我国成为世贸组织成员和对外开放程度的强化深入，我国与世界各国及地区之间的国际商务活动日益频繁，对既具备一定的商务专业知识又能够使用英语进行业务交际的商务英语人才的需求呈现量并质双层面上的增长态势。这一客观现实无疑使我国高等院校商务英语教学和研究担负前所未有的人才培养责任，其效果与质量的好坏直接关系到未来我国从事对外商务活动人才的培育和储备。因此，正确认识商务英语教学特点并研究其内在规律是保证这一目标得以实现的根本前提。从我国商务英语教学的长期实践来看，侧重语言在商务领域中听说能力的教学思想和方法现已受到越来越多教育者和受教者的。

一、当今世界经济全球化进程的加快和中国经济的蓬勃发展。

越来越多的外国企业选择到中国寻求发展。面对客户、同事、上司、传真、信函、报告、电子邮件„„很多初入公司的新手学过英语，但是不知道如何用英语进行简单、得体、有效的商务沟通。本书给予学生商务英语中进行口头和写作交际的一些技巧，如交际中的基本元素、参与者及其职责、交际壁垒、口头表述以及非言语交际的相关因素，一些写作的规范问题，例如写作的体例、步骤等，帮助你增强个人交际能力并避免交际障碍，创建高效的E-mail、信函、备忘录、商务报告、新闻稿、操作说明、商品宣传、商务合同、个人简历制作等，保证你在商务环境中进行有效沟通，提高你用商务英语进行社交沟通和商务书信写作的能力。

本书将写作知识、写作技能与实际的业务活动有机结合，为学生提供了大量范文，着重提高学生的商务写作能力。全书共分四个部分：PartI(关于交际)、PartⅡ(如何有效地写作)、PartⅢ(应用文写作)、PartⅣ(写作技巧)。本书针对国际贸易、外贸英语、英语(外贸方向)、涉外文秘等专业编写，适合于高职高专学生使用，也适合对商务英语感兴趣的读者作为参考资料。

与此同时，很多有实力的中国企业也走出国门谋求海外市场。在激烈的商业竞争中，各企业以及相关部门的职员在商贸交往活动中不仅要掌握经贸业务知识，还要熟悉各环节的商务英语写作技巧，如商务英语信函、商业报告、会议记录、备忘录等。同时，还要了解商业广告的制作方法、公司的通知或布告的写法及调查问卷的制作方法等 等。

中国与世界各国经贸往来的频繁，不断丰富和完善着我们的教学实践，同时也暴露出了现行大多数中等职业学校使用的商务英语写作教材普遍存在的一些问题，如教科书设置的内容与学生走上工作岗位后的需要不一致；教科书的难易程度与中等职业教育学生的年龄特点和认知水平不匹配等等。

针对这些问题，中等职业教育教材规划编写组结合当今时代发展的特点、中等职业教育学生的学习特点及学生走上工作岗位后的实际需要等因素，特在编写本教材时采用了全新的培养学生的商务英语写作能力的教学方法一一既授之与鱼又授之与渔。旨在通过老师的课堂引导，培养学生的动脑、动手和处理相关商务英语写作的能力。

现代商务英语写作是经贸英语专业的骨干专业课之一，是经贸英语专业区别于其他英语专业方向的特色课之一。商务英语写作过去在许多院校被细分为外贸函电、外贸应用文等课程。本书把商务工作中可能遇到的各种写作任务融为一体，并尽量反映英美国家商务写作方面的最新内容。本书从商务交际原则出发，强调写作过程中注重读者的商业心理和心理接受过程，突出商务写作的特点，强调通俗易懂、简明完整、清楚正确的写作风格和原则。

良好的商务写作是商务礼仪中必不可少的环节，能够给人留下良好的印象。在工作当中，我们与客户、上司或者同事的初次接触可能就是通过商务写作开始的。

商务写作是商务交换信息的主要载体。本文根据礼貌原则，主要讨论 商务信函写作中的得体礼貌现象。并通过大量的例子分析，说明由于中西文化的不同常常造成理解上的误区。本文强调指出。撰写得体的商务函电，要注意其独特的文化和语言现象，采用适当的写作方法，如你式写法、合适的用语、友善的语气。周到得体等。[著者文摘]

二、学习商务英语写作的五个方法： 1.理论与实践相结合

理论与实践相结合的原则要求教师引导学生认清实践是人们获得真理的重要来源，是检验真理的唯一标准，促使他们善于在理论与实际的联系中理解和掌握知识，积极地运用所获得的知识去解决实际问题，以便形成专门人才必备的技能和技巧，增加分析问题和解决问题的能力。常言道：“熟能生巧”，“实践出真知”。再好的理论倘若不与实践相结合也是毫无意义的。因此，应首先在学生充分了解商务函电的语言特点、写作格式、写作技巧和规则，以及相关商务知识等理论基础上进行大量的操作练习，培养他们准确、娴熟地运用商务函电的能力。2.掌握内容

首先，应给学生一个清晰的、系统的理论构架，即整个教材是按外贸实务程序编排的，整个贸易活动包括建立业务关系、询价、报盘、还盘、订货、接受、签约、包装、装运、支付、结算、保险、商检、索赔、代理等。在教学当中，应注意按外贸业务进展的不同环节和内容进行系统地讲解，并组织学生进行系列相关的练习。

其次，在训练培养学生语言技巧和表达能力时，注意归纳总结类似表 达法，帮助学生系统记忆、灵活运用 3.做好内容衔接

不同的专业课程在内容上有相互联系、互相渗透的特点，要注意与相关专业的协调与衔接。如国际贸易实务、商务英语写作与商务函电课程之间联系十分紧密。在教学中，举例说明或内容讲解时可将这些课程联系起来，旁征博引，如函电中所涉及的进出口贸易的付款方式有信用证、付款交单、承兑交单等，学生对这些概念应该有深入的了解，这在国际贸易实务教材中都作了详尽的阐述。4.进行模拟操作

利用时间按预定计划有组织、有目的地进行模拟训练，可获取语言感觉，掌握谈判技巧，增强学以致用的兴趣，懂得如何举一反三，明白自己所担任的角色，认清自己所面临的形势，抓住问题的关键所在，培养必要的基本技能，为全面提高业务素质打下良好的基础。5.运用现代手段

如果仅仅依赖于教材、报刊、杂志等，难以满足需要。随着社会的发展，国际互联网络的形成促进了信息的建立、储存、传播和应用，它所提供的信息资源可以为教学提供大量丰富、生动和形象的材料。网络时代的到来，为商务函电的学习带来了前所未有的机遇，与传统信息搜索相比，由网络提供的方式对信息的检索、调用和播放更加方便、快捷。大胆充分合理地运用网络资源，必可有力地促进学习效果。尽可能应用多媒体，信息图像化本身就可满足不同需要，使其能以各自不同的方式和进度来对图像化的信息进行个别化与理性化 的筛选和理解。图像化信息提供了一个同步进行的可控宽频通道，而单纯口授是无法做到这一点的。多媒体的形象生动的动画，严谨准确的授课和悦耳动听的音乐，使学习内容达到了真正意义上的图文并茂、栩栩如生，使学习者变成了始终保持高度学习兴趣的主动参与者，寓教于乐得以落到实处。成品

三、商务英语写作共有以下这几种形式： 业信函的结构与格式 询盘与请求 回复函 投诉与索赔 理赔与拒绝函 销售函 邀请函与感谢信 道歉信与祝贺信 通知与通告 备忘录与会议记录 简历 申请函 推荐信 意向书 报告 商务文件 调查问卷

四、商务英语写作的总体设计具有以下特点：

（一）、情景性

“商务英语写作”课程的教学内容繁杂，而更大的挑战则在于如何调动学生的兴趣。本书的趣味性设计体现在两个主题人物，即某高职院校英语专业即将毕业的刘艳丽同学和虚拟教师Doctor English。全书所有单元的教学内容均围绕刘艳丽同学的毕业实习和毕业后的商务工作情景而展开。此外，单元内部的综合性写作任务也配有一定的情景内容。

（二）、针对性

本书的内容设计主要针对高职高专英语专业学生的现有水平，在确保全英文教材准确性的基础上注重语言难度的控制。在选材上，本 书参考了各种国际商务英语水平考试和职业资格证书考试对商务写作能力的要求，并结合国际商务一线岗位群调研和毕业生反馈，主要针对国际商务活动中最基本的文体。

（三）、自主性

本书的教学策略设计首先强调学生在一定的提示下自主探索商务英语文体的特征和写作规律，以趣味性的情景导入激发学生完成写作任务的动力，使其更积极地参与到教学活动之中。

此外，本书还配有两个表格供使用本教材的师生使用。表一是学生的自测表。老师可以课前复印好这些表格，请学生在下课前填写。此评估表可以作为老师了解学生学习态度和学习效果的参考材料，也可供学生自我总结。表二是评分标准表。该表适于教师对学生完成的写作作业进行评估，并根据各项等级分得出最后的等级成绩。学生也可以参考该表对自己完成的作业进行检查。

总之，本书在编写体例上，力求做到理论讲解深入浅出不枯燥，写作任务贴近现实不教条，在教学思想上，力求将传统的教学流程重心由教师讲解写作技巧，转移至学习者自主探索写作规律，注重学习者的参与和自主学习能力的培养，探索具有高职高专特色的商务英语写作教学内容与教学方法。

五、商务英语写作语用特点探微

世界经济全球化发展,需要人们对商务英语写作进行研究.本文从合作原则、礼貌原则和关联原则以及经济原则的角度分析了商务英语写作的语用原则,探讨了商务英语写作谴词造句、语篇与语境、缩 略词使用的语言特点.世界经济全球化发展，需要人们对商务英语写作进行研究。本文从合作原则、礼貌原则和关联原则以及经济原则的角度分析了商务英语写作的语用原则，探讨了商务英语写作谴词造句、语篇与语境、缩略词使用的语言特点。有以下相关文献： 1.语用原则在商务英语信函写作中的运用

The Application of Pragmatic Principles to the Writing of Business English Correspondence 商务英语信函作为商务活动中相互交流的一种重要方式在国际商务交际中起着举足轻重的作用.本文在简述语用原则和商务信函写作原则的基础上,通过例证分析,指出了合作原则和礼貌原则与商务英语信函写作原则之间的高度一致性,论证了这些语用原则对商务信函写作的指导意义,为商务英语信函写作教学和研究提供了一定的理论支持

2.语用原则在商务英语应用中的度范畴

The Degree Category of Pragmatic Principles Applied in Business English Writing 将语用原则应用于商务英语写作中,鉴于语用原则本身的局限性以及商务英语写作原则提法的不足,提出语用原则在商务英语应用中的度范畴.只有很好地把握语用原则应用的度范畴,才能更大限度发挥其指导作用,使商务英语写作原则更趋合理与完善.3.礼貌原则在商务英语写作中的应用

礼貌原则在语用学中有着极其重要的地位和作用.本文主要结合商务 英语写作来探讨礼貌原则在商务英语方面的应用.4.英语写作教学中修辞语用功能的策略探析

英语写作教学是英语教学的生命.用最优化的途径和方法进行英语写作教学,是提高英语教学质量的关键,这应成为我们课堂教学改革的中心.本文全面阐述修辞的语用功能,提出指导英语修辞写作的方法、写作过程中单词的选择进行了深入分析.5.从语用观析商务英语公函的语言策略

Language in Use in Business English Correspondence from Pragmatic Aspects 商务英语公函是交易双方传递信息和/或情感的一种书面沟通,因此,商务英语公函的遣词造句很讲究.文章从语用学的角度,并结合大量实例分析、比较,为商务英语公函的解读和写作提供了三个视角:言语行为理论、会话含意理论、交际礼貌策略.掌握这些策略,有助于商务英语公函的撰写.语言策略好的商务英语公函,又有利于交易双方在平等互利的基础上建立和发展商务.6.商务英语写作技巧若干问题分析

An Analysis of Skills of Business English Writin 针对某些认为商务英语写作应重内容、轻表达的观点，作者主张在商务英语写作中内容与表达方式同等重要，两者不可偏废。本文对于商务英语写作与其它写作在技巧上共通之处不多作讨论，重点分析其特殊地方，包括以读者为中心、突出积极因素、篇章结构、选词原则和句法特征等。7.商务英语中的语用原则体现

An Analysis on Business English from Pragmatic Perspectives 商务英语是英语的一种功能变体,是专门用途英语的一个分支.国际商务活动引起了人们对商务英语的普遍关注.商务英语用词简短易懂,句式严密规范,语篇实用性强,是在特殊语境下使用的一种语言,比较突出地体现了语用学中的礼貌原则和合作原则.结束语

本文仅从语言素质、文化素质、思想素质、自学能力和学习潜能等五个方面谈了一些个人粗浅的认识。实际上，这个题目很大，它的内涵很丰富，内容很广泛，还有很多问题有待与同行们共同探讨。我相信，随着新的英语教学大纲和教材的实施，随着教师教学思想的转变、教学水平的提高和教学方法的更新，定能通过英语教学促进全面提高学生的素质。

参考文献

[1]<<广东外语外贸大学学报 >>2007年01期 周瑞琪 [2]<<湖南大学学报（社会科学版）>>2003年02期 胡志雯 [3]<<现代企业教育 >>2006年08期 穆惠峰 [4]<<文教资料 >>2005年35期

[5]<<武汉科技学院学报 >>2006年12期 陈海花 [6]<<温州大学学报 >>2000年02期 戴静

[7]<<山东科技大学学报（社会科学版）>>2005年02期 翟红华 , LI Jia-xia , ZHAI Hong-hua

李家霞 , 致

谢

外贸函电的语言特点及写作原则 篇5

一、外贸函电的语言特点

伴随着竞争激烈的涉外商务活动,外贸函电也日渐呈现出新的写作特点。首先,它具有明显的法律特征。在全民经济时代,法律法规是规范人们贸易行为的重要工具。尤其在步入国际贸易全球化、透明化的今天,健全的法规已成为人们在经济行为过程中自我保护的基本工具。作为外贸经济活动中不可缺少的工具,外贸函电可以及时有效地记录双方的贸易行为,并且具有明显的法律特征及突出的法律效力。如果在贸易过程中出现纠纷或理赔,商务信函便可成为彼此联系的重要证据。因此,信函的内容必须遵守中国的相关法律法规,并且必须符合贸易合作方国家的相关经贸制度。在函电术语方面,合作双方都要遵循统一的国际法律法规和惯例,即其内容与形式必须获得国际的认可。其次,外贸函电受文化因素影响。外贸函电核心目的是与国际贸易合作方进行有效的业务交流与沟通,在跨国文化背景的环境下,能够实现无障碍沟通,并产生某种经济共鸣,达成合作共识。由于不同国家的政治,经济环境及传统习俗的差异,各类人群的经济观、消费观、商业经营习惯、甚至风俗习惯都有很大的不同,如果不充分考虑对方文化因素,就很难了解对方真实态度与合作愿望。所以,外贸函电不仅仅是专业的外语翻译工作,并且还要求函电撰写人员掌握熟练地交际技巧,尤其是在面对跨国文化贸易时的交际能力。再次,商务信函越来越要求文体的正规性。商务信函与进出口业务关系密切,在撰写过程中要考虑到不同国家海关、运输、银行、法律等相关专业的惯例,撰写内容格式都要符合双方要求,因此在文体上要求正式文体或者专业文体,其类型主要有请求函、询问函、联系函、告知函和商洽函等。随着科技的进步,外贸函电的传递方式也趋于多样化,邮寄、快递、电报、电子邮件及在线沟通等方式常被采用。

二、外贸函电的7C写作原则

(一)正确性(Correctness)

商务信函必须书写正确。因为作为具有法律效力的商务贸易单据的凭证,其内容涉及到贸易双方的权利和义务。一封标准正确的商务信函表现在语法运用恰当,标点符号与词句拼写正确,信函内容提供的信息事实和数字无误,叙述的内容正确,写作格式规范,写作技术运用恰当以及商业术语准确等几个方面。例如:These products provided are exactly same to those samples.(此次产品与样品100%一样)此处exactly same to those samples说法太绝对,毕竟无法保证在交易过程中每一件货物与样品一模一样,因此可能产生在交货时就产品质量方面的纠纷。可以改为:The products provided are similar in quality to those samples.

(二)具体性(Concreteness)

一封正规有效的商务信函必须写得具体、生动和明确。在面对大量货物描述,叙述其多项交易条款时,务必做到仔细具体描述,要尽量避免运用不确定、大概、模糊和抽象的词句。在书写过程中,应尽量使用真实具体的数字与事实,采用恰当的形容词,使贸易双方充分了解交易内容。多数情况下,商务信函采用主动语态陈述内容。例如,在最终的销售确认书中,详细具体的列出产品的规格、数量、单价、包装、保险等交易条款,使此信函生动明确,更有分量。使交易对方完全了解产品资料,加速交易进程。

(三)清楚(Clarity)

清楚即让收信人阅读时一目了然,尽量避免使用不理解或者易出现误会的词语。写信人应当在明确了所要表达的内容后,采用熟悉简短和口语化的词语及层次分明的段落语句清晰的表达目的,不能采用晦涩及易产生歧义的词汇。更多时候,可以提供产品说明书、插图、样例等在视觉上有助于理解的辅助品。清楚明确的商务信函不仅体现了写信人的干练专业,并且节约了收信人的时间,提高了工作效率。例如:As the goods sailing from Beijing to Melbourne,we supply bimonthly direct services.这个bimonthly有不明确之处,它可以表示once two month(隔月的)或者twice a month(一个两次的)。因此可以改为:We supply semimonthly direct sailing from Beijing to Melbourne.或者We supply two direct sailings each month from Beijing to Melbourne。

(四)礼貌(Courtesy)

一封礼貌的商务信函可以表现交易双方特别并且丰富的内涵,在巩固与客户的贸易关系基础上,也促进了结交新业务伙伴的机会。在书写商务信函过程中,及时是礼貌的重要体现。对于书信的内容,语调上可以尽量站在对方立场,权衡业务伙伴的背景及其目的;应尽量避免采用生硬,有可能伤害、激怒对方的言辞或者语气。例如:We need the up to date price list of your goods.(我们需要你最新产品的价目表)就不如Could you please send me the new price list of your goods.(请寄贵方最新产品价目表)来的谦虚礼貌。再如使用suggest,have better等温和表示建议的词语,给对方商量的余地,建立更友好的合作气氛。

(五)完整性(Completeness)

商务信函对完整的要求极为严格,包括贸易双方的联系信息,有关买卖产品的资料,以及回答写信人所询问的全部问题和要求。作为写信人,应全面表述所有情况,务必使对方完整的了解其交易愿望及目的。一封清晰完整的商务信函不仅会带来预期的贸易结果,并且还可能建立更好的商务关系,创造更广的商务机会。例如:These goods have been given many prizes(这些产品获得一些奖项),此句内容表达不够具体完整,若改成These business phones have been given first prizes in worldwide contest within the past four months.改后提供了完整的产品的名称,具体的获奖时间和数量,让对方更加全面完整的了解我方产品资料,为之后的交易传递了更有说服力的信息。

(六)体谅(Consideration)

充分体谅可以使发信人与收信人沟通联系。双方应当尽量的站在对方立场考虑问题,在分析研究对方(Your viewpoint)会怎样理解信息的前提下,提供其所需要的信息。在语调语气方面,尽量使用肯定而非否定的态度。例如:We are happy to extend a credit line of$2,000.就不如You can now charge up to$2,000 on your American Expression card.顾及对方的情感。少用类似claim/unacceptable等消极负面的词汇,可以多用appreciate/reasonable等积极的词,让对方更自信,放心。

(七)简洁性(Conciseness)

一封专业的商务信函,应当言简意赅,并且又不破坏书信的礼貌与完整。书写过程中,尽量不用使用陈旧过时的商业术语,去掉不必要的词和冗长的句子避免不必要的重复,特别是意义重复的修饰词,保留真实有效,简洁明了的事实资料,就足以把最重要的信息传递给对方。例如:We require furniture which is the new type.可以改为We require new type furniture.第一句繁冗累赘,而第二句简洁明了,同样表达了“我们需要新型家具”的意愿。

在今后的国际市场经济大环境下,各国之间经济关系日趋紧密,对外贸易需要频繁的沟通,外贸函电贯穿各贸易交往各个环节,熟练掌握运用商务信函的语言特点及7C原则,提高了贸易从业人员的专业知识水平。通过专业的商务信函进行有效沟通交流,促进贸易双方相互理解和长期合作,也有利于规避风险,取得双赢的效果。

摘要：外贸函电是对外贸易活动中重要的沟通交往方式之一。熟练掌握运用撰写函电的语言特点及其写作的7C原则,可以创建良好的企业形象;提供良好的沟通环境;提高英文水平,并充分运用于各项贸易实务环节当中。

关键词：外贸函电,语言特点,写作原则

参考文献

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[4]林旭涛.浅析语用礼貌在对外经贸英语函电中的运用[J].广州广播电视大学学报,2005.

[5]陈亚明国际商务英语中委婉语的语用功能.2005(06).

商务英语写作特点与教学模式思考 篇6

进入21世纪后，随着我国成为世贸组织成员和对外开放程度的强化深入，我国与世界各国及地区之间的国际商务活动日益频繁，对既具备一定的商务专业知识又能够使用英语进行业务交际的商务英语人才的需求呈现量并质双层面上的增长态势。这一客观现实无疑使我国高等院校商务英语教学和研究担负前所未有的人才培养责任，其效果与质量的好坏直接关系到未来我国从事对外商务活动人才的培育和储备。因此，正确认识商务英语教学特点并研究其内在规律是保证这一目标得以实现的根本前提。从我国商务英语教学的长期实践来看，侧重语言在商务领域中听说能力的教学思想和方法现已受到越来越多教育者和受教者的质疑。作为应对之策，近年来我国外语教学工作者提出了以写作为突破口的英语教学思想，最早提出该理念并对之进行了系统论述的王初明教授认为，在我国实际语言环境下，以写促学、在写作中带动和提升其他语言能力的做法更符合我国国情，能够扬长避短，提高学生的学习效率和效果。由此笔者认为，在商务英语的教学中，商务英语写作课程关系到学生商务英语学习方法和语言技能掌握的双举目标，正确把握商务英语写作特点并选择适用的教学模式开展课堂教学是整个商务英语教学的核心任务。

二、商务英语写作的特点

商务英语写作旨在培养学生用英语书面语进行商务沟通的技能，其特点可以从不同的角度进行认识：

1.商务英语写作的内容特点

商务英语写作内容涉及经济往来活动的方方面面，范围极其广泛，且种类繁多。按使用的场合不同，通常可以表现为以下八种形式：

商务信函，包括邀请信、介绍信、证明、建议信等；商务文书，可以分为一般商务文书和专门商务文书，前者如询盘、报盘、定单、支付单等，后者包括价目单、信用证、担保书、索赔、申诉等；礼仪文书，又可进一步分为祝贺文书和慰问文书；合同或协议，包括意向协议、销售合同、代理合约等；告知性文书；展示性文件；单证；会议性文件，包括会议邀请函、日程安排、总结、会议记录、开会及闭会讲说词等。

2.商务英语写作的语言特点

根据上述商务英语写作内容的汇总与分类，能够发现商务英语写作的基本功能是为了提示、告知对方或公众某事件或情况，要求或希望其按照所书写内容去获知信息或者去具体作为。为很好地实现这一功能，进行商务英语写作时需要使用的语言具有与其他写作情形不同的语言特点，主要表现在两个方面：

一是商务英语写作的共同语言特点。商务英语写作是为了在商务活动中进行有效地沟通和交际，因此不论任何种类或形式的写作内容都需要遵循和体现以下七个特点（7Cs）：第一，完整（Completeness），写作需囊括所有必要的信息；第二，明确（Concreteness），写作要避免阐述模糊、抽象；第三，清晰（Clearness），写作做到达意清楚、没有歧义；第四，简明（Conciseness），表达简单扼要、删除冗余之词；第五，有礼（Courtesy），写作也要讲究礼貌用语；第六，体谅（Consideration），写作能顾及到对方心态，遣词有情感；第七，准确（Correctness），写作用语恰当、表意精确。

二是商务英语写作的特定语言特点。商务活动丰富多样、千变万化，为了确保活动的所有参与者在语言理解和使用过程中的规范性和一致性，一些特定商务活动环节的写作所使用的语言经过长期实践和共同探讨，又表现出特定的语言特点来：这些商务英语写作要求用词规范，常常使用惯用术语和专门词汇，讲究结构严谨及逻辑条理，并按照习惯表达方式和专门文体进行写作。

3.商务英语写作的教学特点

商务英语写作是专业性和实践性都很强的课程，要使学生写出规范、得体且实用的商务文书及函件，需要教师在教学中明确：

首先，选择真实语料作为教学资料。这不仅要求教师必须精选、提供典型充足的实际语料，也要鼓励、调动学生利用各种方式收集有关信息和资源。从而在保证教学输入有效性的前提同时，也是锻炼学生识别和选择学习信息的过程，能够达到培养其学习能力的目的。

其次，以教学目标为指导。商务英语写作的教学目标强调通过语言材料的输入实现语言的输出，培养学生语言和商务专业知识的综合运用技能，因此每次教学的开展必须以确定的教学目标作为教学过程和学习目的的导向。

再者，培养学生以自我学习为中心的意识。现代教育理论强调学生自身在学习过程中的决定性作用，所以其语言技能和专业知识的掌握不是靠教师传授，而是需要教师创造有效条件让学生的学习潜力得到充分发挥进而达到良好的学习效果。

三、教学模式探讨

根据笔者近些年来的教学经验，发现学生在商务英语写作课程中常见的问题是：学生缺乏相关的专业知识，对商务英语语言特点不能很好地把握，不善于使用习惯语言表达方式和将商务专业知识恰当地运用于语言交际中。针对商务英语写作课程的各方面特点和学生出现的有关问题，笔者提出一种以实现任务目标为核心、运用案例开展教学过程的教学模式。该模式通过完成一定的写作任务及其内化的商务沟通技能为目标驱动，以提供的真实语料作为课堂教学案例，基于融合了专业知识和语言技能的现实商务情景，要求学生对语料进行思考、分析、讨论和归纳等活动，并根据语料中提出的有关问题和写作任务通过其理解连同探讨、争辩后的思维成果来完成写作，目标是力图将语言技能的培养和专业知识的学习有机地结合起来。在整个教学过程中，学生不是就教师布置的有关材料和要求直接完成写作任务，而是从提供的材料中通过自己的探索过程认识和发现问题的解决方法，同时学生之间的沟通、讨论或辩论也有助于激发和培养其独立思考、分析的学习能力，并通过写作任务的最终完成检验其实际操作和解决问题的能力。本文以商务英语写作最常见的形式——商务文书中询盘信函教学为例，说明该教学模式的运用。其基本程序如下：

1.教师设定教学任务——询盘信函（简称询盘）的写作

询盘的写作既是一般书信的写作练习，具有信函的普遍特征，同时又涉及商品信息方面专业知识和惯用术语的综合运用，实务性特征明显。

2.教师提供有关真实语料，作为案例内容，创造现实商务情景

例如，A国进口商甲了解到B国出口商乙能够提供当前所需的专用设备商品，现欲发函询问有关商品的具体信息，为今后是否进行业务交易做好准备（简化案例资料）。

3.学生学习询盘的基本写作原则和专业知识

学生通过阅读前述语料能够了解询盘在商务往来中的功能和意义，加深对商务信函形式与格式用语要求的理解和掌握，同时对涉及的专门术语和有关专业知识进行归纳、消化。

4.学生在教师的指导和启发下进行分组讨论、分析

对询盘可采取的具体形式（书信、传真、电报、E-mail等）、措词用句（即语言特点的确定）、结构安排、内容细节（如商品的规格、种类、价格、结算、运输等信息）等方面的问题针对语料内容发表自己的观点见解。此时教师的角色应该成为一名主持人，任务是组织并引导学生进行案例分析过程的阐述和讨论，鼓励学生对分歧观点相互大胆辩论，遇到学生分析判断有明显偏差错误时，教师不要直接指出或纠正问题，可采取条件假设或他径提问的方式，促使其自觉意识失误，自觉完成修正。在进行过程中，学生讨论分析必须使用英语为课堂语言，鼓励其踊跃发言来锻炼口语表达能力、思维能力以及灵活运用专业知识的能力。经过案例资料的分析讨论后，学生将根据已有的专业基础和语言技能，在大脑中基本勾勒出以进口商甲的身份向出口商乙致函询盘的预稿。

5.案例总结

在对案例的分析讨论结束后，教师应及时总结、讲评本次讨论的情况，指出分析相应问题可以采取的思考方法和分析技巧，讲评本次讨论的成功之处与不足，并对学生的课堂表现加以侧重正面的评价，以激励其今后更好地调动积极性去参与其中。

6.书写信函，并进行交流和评价

要求学生完成信函的书写是检验他们实际能力的最后环节，考虑到教学时间的限制和教学目标的要求，可以让学生根据案例资料随堂完成一篇要求较简单的询盘信函，进而补充新的有关语料，布置学生在课后据此另行完成一篇难度提高的询盘（或还盘等系列书信）。成功的商务信函意味着能够与对方实现有效的沟通和交际，所以学生完成的写作能否达到这一目标需要通过相互间的交流，让他人评说优劣，加上教师辅以建议和指导，使其在现有的基础上改进不足、获取完善。

四、结语

浅谈外贸英语函电的写作用词技巧 篇7

【关键词】外贸英语函电；用词；技巧

【中图分类号】H315【文献标识码】A【文章编号】1001-4128(2011)01-0048-02

作者简介：袁晓亮（1973-），男，山西省长治市人，硕士，讲师，研究生院参谋。研究方向：高校教育研究与学科建设。

外贸业务函电在贸易往来中所起的作用是对外联系、交流信息、开拓市场、发展贸易和增进双方友谊或解决问题等。一封信的好坏，直接关系到对外贸易的开展和双方是否能达成合作，因此必须谨慎撰写。在撰写外贸业务书信时，必须注意以下几点：

1 保持书信的完整性和具体性

一封信函应概括所有必需的事项，包括写信人希望对方答复的所有详细情况和问题，或是答复对方来信所提出的全部问题或要求。例如：接受对方的报盘时，应该把条件全部说清楚。因为这种信函实际上是成交合同，对双方都具有约束力，如果不完整，有可能引起不必要的纠纷。此外，信要写得具体、明确。特别是要求对方做出明确反应的信，或是答复对方提出的要求或问题，或是报盘等，该具体时就要具体。

例如：

…We are making you,subject to your acceptance reaching us by July 19,Beijing time,the following offer:

60 metric tons of Peanuts,F.A.Q.2001/crop,at 1450 yuan per metric ton CIFC2% Shanghai,shipment per steamer during August…

2 注意写好信函的开头

开头的好坏至关重要，决定了第一印象的好坏。

①不好的或是消极的信息不宜放在开头部分。

例如：We thank you for your order but regret to tell you that we can not supply you at the moment goods you asked for.

②避免以空话开头，言辞空洞。

例如：We have received your letter of June 18 and the contents were duly noted.Please be advised that,as per our files,which have been carefully examined,your car was purchased last March,not last May.

3 信要写得生动、具体，表达意思要清晰、准确无误，使人看了之后不会产生误解

特别是要求对方做出明确反应的信，或是答复对方提出的要求或问题，或是报盘等，该具体时就要具体。

①避免用词错误

例如：As to the steamers sailing from Hainan to Paris, we have bimonthly direct services.

此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.

可以改写为：

a. We have two direct sailings every month from Hainan to Paris.

b. We have semimonthly direct sailing from Hainan to Paris.

c. We have a direct sailing from Hainan to Paris.

②词语所放的位置要恰当

例如：a. We shall be able to supply 40 cases of the item only.

b. We shall be able to supply 40 cases only of the item.

前者则有两种商品以上的含义。

③注意句子的结构

例如：

a. We sent you 7 samples yesterday of the goods which yourequested in your letter of July 27 by air.

b. We sent you, by air, 7 samples of the goods which you requested in your letter of July 27.前者所表达的意思含糊不清。

④确保信函中的标点符号、拼写等准确无误。

例如：￥74，000与￥740，000相差666，000元

4 内容要简洁易懂

①避免废话连篇：

例如：a. We wish to acknowledge receipt of your letter...

可改为：We appreciate your letter...

b. Enclosed herewith please find two copies of...

可改为: We enclose two copies of...

②避免不必要的重复：

例如： Your prompt reply will be highly appreciated. We look forward to your early reply.

两句重复运用，应该删除一句。

③短句、单词的运用：

Enclosed herewith →enclosed

a draft in the amount of $900 →a draft for $900

at this time →now due to the fact that →because

④使用简单易懂、口语化的词汇：

例如：a. We hope you would be able to place an order for women’s skirts with us.

b. We are very pleased to receive your inquiry of May.

c. Your price is indeed too high.

5 信函要礼貌得体，即便对方提出不合理要求也要做到谦逊有礼，耐心解释处理

此外，不能让客户久等回函，应及时回复。

例如：

Thank you for your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.

You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.

6 换位思考，考虑客户要求和感受等，从对方的角度去处理问题

例如：a. “You earn 4 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure tomorrow.”

b. “We allow 4 percent discount for cash payment. We won’t be able to send you the brochure today.”

前者比后者更好。

7 注意惯用词汇的使用

例如：offer 本意是“提供、提出”之意，而在外贸英语中则表示“报盘”。cover 原意是“覆盖”，而在这里是指保险业务中的“投保”。（a.They cover All Risks.b.We cover the goods for 120% above invoice value.）

8 专业词汇与缩略词的使用

专业词汇是指某一行业或领域所特有的专门术语，有较高的专业化程度；缩略词是指为节约时间而使用的缩写和简称。例如：F.A.Q.（表“大陆货” ），invoice(表“发票” )，terms（条款，条件），All Risks（一切险），favourable price(优惠价格)；CIF（到岸价）,L/C(Letter of Credit),attention(办理)。

参考文献

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