新媒体是互联网不断发展而催生的不同于电视、广播等传统媒体的新型交互式媒体, 具有传播速度快、利用便捷、交互性强、共享性好、载体形式多样等特点, 成为各种信息资源实现分享、传播、丰盈的重要载体和渠道。自2014年, 国家对档案信息化建设提出“加快推进传统载体档案数字化”的新要求, 互联网和新媒体技术的发展, 使新媒体融入档案信息化建设成为大势所趋。高校应充分借力新媒体的优势, 推进档案信息化建设, 实现高校档案信息的传播、共享和交互。
新媒体已经渗透到高校师生生活和学习的方方面面, 如微博、微信的普及, 教学管理中新媒体技术的应用等。信息化时代, 高校已经意识到档案信息化的重要性, 纷纷开展信息化建设工作, 新媒体拓展了高校档案服务功能, 为档案信息化建设提供了新的发展方向, 同时新媒体技术存在的弊端, 也为高校档案信息化建设增添了些许挑战。
新媒体的引入, 重塑了用户对档案资源和档案工作的再认识:档案资源不再是静态的、封闭的, 载体形式不再局限于纸质、声像和视频光盘等。如运用新媒体技术对数字化的档案资源进行再加工、压缩、存储, 使档案资源以文字、图像、音视频等新的载体形式存在, 用户可以借助手机客户端、微博、微信等形式收集和分享新载体形式的档案信息。
档案管理是高校各项管理工作的重要组成部分, 对教学、科研、学生教育等具有重要的推动作用。新媒体时代, 初步转型的信息管理手段暴露出信息检索、共享、传播等方面的局限性, 只有不断创新, 才能适应新媒体的交互、共享、传播特征。新媒体丰富了档案信息管理方式, 如网站、微博、微信等, 突破了时空限制, 形成一种虚拟与真实相结合的服务模式。另外, 借助新媒体的交互性, 设置反馈评价机制和咨询服务, 使高校档案管理工作走向开放性, 有效提升高校档案服务质量和效率。
传统传播渠道主要是实体复制、摘抄, 引入新媒体技术后, 高校档案以丰富多样的载体形式, 借助微博、微信、移动APP、网站等多种平台, 为用户提供不受时空限制、多元传播、可分享性强的优质资源, 并实现各类信息资源的跨界融合, 补充高校档案信息资源资料库, 更好地满足用户需求。
新媒体带给高校档案信息化的风险表现在:用户个人隐私, 引入新媒体技术后, 高校档案的定制化服务要求实名制注册, 用户的隐私安全存在风险;信息资源本身, 新媒体的交互性和传播性极易使档案信息在传播被修改, 发生失真, 档案真实性难以得到保证。
整体来说, 档案信息化工作是一项较为繁琐、“任重而道远”的工作。目前, 我国大部分高校将数字化加入到了高校事业发展规划中, 但仅部分高校将档案信息化作为智慧校园建设的一部分, 少数高校将其办公机制与档案信息管理系统相结合[]。但整体上, 高校档案信息化程度还较低, 很多高校还处于观望或者等待时机的状态。
受“重藏轻用”传统档案管理理念的影响, 以及高校档案尤其是学生档案的保密特性, 管理人员虽意识到新媒体下档案信息化发展趋势, 但仍难以接受新媒体技术, 无法扭转档案管理观念, 所以, 目前高校档案只是实现了实体档案的数字化, 还未实现其社会化服务功能, 档案信息资源的开放性、共享性不足。
新媒体技术的引入对档案信息管理人员提出了更高的专业技术要求。国家发布信息化战略之后, 高校都投入了大量的资金进行信息化建设, 档案信息化亦在规划行列, 充足的资金投入带来功能完备的基础建设设施, 但部分高校的信息化建设进程仍处于缓慢状态, 究其原因主要是档案管理人员的信息技术水平受限, 难以跟上新媒体技术发展的步伐。
新媒体环境下, 为推动高校档案信息化建设的发展, 提出以下策略: (1) 强化新媒体时代档案信息化建设意识。借助新媒体技术的发展力量, 不断扭转高校领导和档案工作人员的档案管理理念, 增强档案信息化观念, 提高将新媒体理念融入档案服务的意识, 提高高校档案信息化普及率, 加快档案信息化建设步伐。 (2) 转变管理观念, 增强档案的新媒体化, 促进档案信息资源的开放性和共享性。新媒体时代, 要坚持档案与新媒体的融合发展观, 不断突破空间障碍, 使档案资源和档案服务社会化。打破时间限制, 满足档案信息资源的快速传播和高度共享, 满足新媒体背景下用户随时随地获取档案信息的个性化需求。 (3) 引进专业人才, 同时增强对现有档案工作者信息化管理能力的培训。其一, 高校针对自身档案信息化发展情况, 适当引进信息化专业技术人才, 一方面能提高档案信息化质量, 另一方面营造档案信息化建设氛围, 增强全体档案管理人员的信息化意识;其二, 加强档案职业道德教育和信息安全培训, 以保证档案信息资源和用户隐私的安全性;其三, 定期开办档案业务和信息技术培训, 注重培养一批兼具档案专业知识和信息技术的综合性人才。
摘要：随着新媒体时代的到来, 档案信息化成为新时期档案工作革新的重要方向。高校档案是档案事业的重要部分, 也亟须通过高效的信息化建设实现档案服务功能的拓展。本文分析新媒体时代高校档案信息化建设面临的机遇和挑战, 并提出建设策略, 以推进信息化建设进展。
关键词：新媒体,高校档案,档案信息化,策略
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