会计信息化形势下财务会计流程优化研究

一、财务会计流程的定位

根据达文波特关于流程的定义, 其有两个重要特征:一是面向顾客, 包括组织内部和组织外部的顾客;二是跨越职能部门、分支机构或子单位的既有界限。

企业在经营过程中的实际流程通常可以分为三大类:业务流程、财务会计流程和管理流程。企业在经营过程中形成一系列业务流程, 产生了大量的业务信息;财务会计流程获取这些信息, 经过加工后, 将信息提供给管理流程;管理流程利用会计流程提供的信息进行管理活动, 对经营过程进行计划、控制和评价。财务会计流程的设计思想、数据采集效率、加工的正确性和有效性, 直接影响到企业管理活动的质量和效率。

二、传统财务会计流程的缺陷分析

第一, 传统财务会计流程的理论基础落后。传统财务会计流程是建立在劳动分工论下的一种顺序化业务流程, 必须严格按照“填制凭证-登记账簿-编制报表”的顺序、按照从金塔底端-层层向上的顺序进行, 不可跳跃, 使各个核算子系统之间彼此分割, 缺乏会计数据传输的实时性、一致性和系统性, 各核算模块成为彼此独立的“孤岛”。

第二, 传统财务会计流程无法准确、全面地反映企业的经营状况。当某项经营业务发生时, 传统财务会计系统只将反映该经营活动的一小部分信息作为会计信息进行反映, 不能准确、全面地反映企业的经营状况, 降低了财务会计信息的一致性、相关性和有用性。

第三, 传统财务会计流程不支持实时控制。传统财务会计核算流程所反映的资金流信息往往滞后于物流信息, 财务与业务相分离。会计数据通常在业务发生后而不是实时采集, 信息的加工是将滞后采集的数据进行排序、过账、汇总和对账, 财务报告必须经过若干后台加工才能提交到使用者手中而非直接可用。

三、财务会计流程优化的核心理念——企业流程再造 (BPR)

流程再造是企业管理从传统管理到信息化管理变革中不可或缺的关键环节。其主要包括以下三个环节:

第一, 流程分析与诊断。在进行流程重组之前, 需要对原有的工作方式进行分析和诊断, 以确定重组的范围、深度和方式。流程分析与诊断是对企业现有流程进行描述, 分析其中存在的问题, 并进而做出诊断。

第二, 流程的再设计。在流程分析与诊断的基础上, 需要重新设计或改进现有的流程, 使其趋于合理化。流程再设计不是照搬手工流程, 而是应该将信息技术、先进的企业管理思想和管理方式融入流程设计, 尽可能体现信息集成, 支持实时控制和快速响应。

第三, 流程重组的实施。这一阶段是将重新设计的流程真正落实到企业的经营管理中去。这是一项艰巨而复杂的过程, 涉及组织的调整、人员权力和地位的改变、集成信息系统的建立等方方面面。流程重组的成功实施会带来业绩的巨大进步, 但若实施不当, 也会给企业带来极大危害。

四、基于会计信息化的财务会计流程优化

第一, 加强数据标准建设, 建立、应用会计数据和信息的完整统一的标准。新的财务会计流程应能将原始数据加工成标准编码的源数据, 实现数据资源共享。根据会计核算软件数据接口标准设置凭证、账簿和报表的数据结构, 按照会计核算软件基本功能模块正确地进行数据输入、处理和信息的输出, 逐步实现了会计记录的电子化、无纸化和标准化。

第二, 简化会计核算流程, 消除不增值环节, 构建财务业务一体化流程。应用流程再造, 消除编制记账凭证等非增值环节, 借助网络信息技术财务和业务部门的信息实时传递和共享, 减少数据的重复处理。在优化了的财务会计流程下, 当经济业务发生时, 业务部门将经过确认的单据保存在业务单据数据库中, 通过财务会计一体化IT模型将业务信息自动转化为记账凭证, 并保存在记账凭证数据文件中;但企业需要生成相应报表时, 通过报表生成系统从共享数据库文件中实时获取数据, 自动生成报表。

第三, 打破顺序化业务流程, 实施“事件驱动”。“事件驱动”是一种计算机术语, 是指当某一特定事件要求代码进入工作时程序指令开始执行。在事件驱动的方式下, 可以把信息使用者所需要的信息按使用动机不同划分为若干种事件, 为每一种事件设计相应的“过程程序”模型, 当决策者需要某种信息时, 根据不同事件驱动相应“过程”处理程序, 从而得到相应的信息。

第四, 应用动态会计平台模型, 实现财务业务一体化。构建财务一体化流程, 需要借助动态会计平台IT模型, 自动将业务单据转化为记账凭证, 保证财务和业务信息的一致性和可靠性。动态会计平台IT模型的基本要素包括事件接收器、凭证模板、生成器和实时凭证。

第五, 将控制机制嵌入到企业经营过程中, 实施实时控制策略。一方面, 将支持会计控制的各项控制准则和标准嵌入数据库 (系统) 。在初始设置时, 财会人员将支持会计控制的各项准则和标准嵌入数据库, 当经济业务发生时, 事件接收器接受事件信息, 控制器根据数据库中的控制标准和控制准则, 自动对经营活动的合法性和合格性进行判断, 从而支持实时控制。另一方面, 将财会人员嵌入经营活动过程, 使其发挥实时控制作用。当经济业务发生时, 财会人员利用管理软件提供的信息判断经济业务是否合法、合规, 并对经济过程进行实时控制, 以抵御经营风险。

摘要：信息化时代的来临, 极大地改变了企业的经营环境和会计信息使用者的需求, 对财务会计提出了严峻的挑战。企业应该以企业流程再造的理念为指导, 借助会计信息化的有利时机, 对现有的会计业务流程进行重新设计, 使会计业务新流程能更好地提供决策及有用的会计信息。

关键词：会计信息化,财务,流程,优化