城建档案数字化加工实践与思考
摘要：通过对城建档案数字化加工存在问题和实践总结，提出了档案调卷、检查补正、案卷拆分、扫描加工、电子档案质检标识、纸质档案合卷质检、总体验收归档7个工序流程，同时提出了城建档案数字化进程中需要注意的四个方面的问题，对城建档案领域实现数字化改造提供有益借鉴。
关键词：城建档案;数字化加工;电子档案
城建档案是城市规划建设及其管理工作中形成的重要文件，是城市建设和发展的重要依据。传统的城建档案馆以纸质档案为主的管理方式，在档案调卷、提供利用等环节仍需耗费较长时间，逐步表现出与社会发展要求不适应的情况。随着当代计算机信息技术的迅速发展，为城建档案数字化建设发展创造了良好的发展条件和广阔的发展空间。城建档案数字化即指在计算机技术的支撑之下，将城建档案以电子文件的形式录入到计算机之中的整个过程，这不仅是城建管理的需要，也是档案管理发展的趋势。由于城建档案体量庞大，数字化加工参与人员多、耗时长，如何确保数字化加工过程中的安全、高质、高效是摆在城建档案管理人员面前的一项课题。
1.纸质城建档案数字化加工流程
依据城建档案数字化加工程序分析和城建档案管理实践，将数字化加工流程分为档案调卷、检查补正、案卷拆分、扫描加工、电子档案质检标识、纸质档案合卷质检、总体验收归档等7个流程。
1.1 档案调卷
檔案调卷即按照工作计划将需要数字化加工的纸质档案原件从档案库房转移到加工场地的过程。档案调卷的数量按照数字化加工能力和纸质档案管理实际灵活确定，可以按工作日、班次、批次或者建筑工程提取。档案交接应由交接签字。
1.2 检查补正
检查补正主要是在数字化开工前对档案进行规范化核查，防止问题档案进入数字化加工环节，一般包括：是否有缺页、漏页、错编现象，文件对应情况、文件总数、纸张的洁净情况等，并对问题档案进行修正补正。
1.3 案卷拆分
案卷拆分主要是为确保加工质量和效率，在付诸扫描之前，对档案进行整理，并视需要做出标识，一般包括：
(1)拆除装订：拆除装订物时应注意保护档案不受损害，剪开装订线，检查案卷中是否有遗留的金属物，再将案卷内页一页页分开，对特殊页(如双面有页码，需做合页)做出标识提醒后续工序人员注意。
(2)页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)，特殊纸张(如：已破碎的文件)将根据实际情况进行必要的处理，如复印、加塑膜等。
案卷拆分时，在不清楚的情况下，拆卷人员应该及时向城建档案管理人员进行咨询，不得擅自处理。案卷拆分完成后，应按顺序排列档案，各份文件按顺序正面朝上、依次排列，相互不可混排，交付下一工序。
1.4 扫描加工
扫描加工是城建档案数字化加工的核心流程，即通过现代图像扫描技术将纸质档案录入为电子图像文件的过程，一般包括：
(1)扫描加工采用“两录一校”的方式，即一卷档案分别由两个操作人员分别录入，然后由校验人员通过计算机自动比对，对比对出的不一致的内容，从原始档案中保留或改正其录入错误，确保录入数据的正确率。根据纸张情况确定扫描分辨率，图纸卷不小于300dpi，文字卷不小于200dpi，确保扫描的图纸、文字卷清晰。
(2)图像处理。对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。图像处理工作包括如下几方面：
a.纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准，一般而言，倾斜度应≤15°。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
b.去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
c.裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
(3)初步检验。检查扫描件与实体档案是否一一对应。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像，发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
(4)信息录入。根据城建档案数字化加工后的管理利用需求，合理设置案卷信息录入项，完成城建档案信息库的建立与完善。
1.5 电子档案质检标识
核验标识主要对数字化加工的城建档案进行系统检查，对符合要求的电子文件进行只读化处理并加防篡改标识，一般包括：
(1)图像检查。主要检查图像质量是否合格(清晰、准确、完整、可用)，数据是否准确，检查电子影像的页数与原始案卷页数是否一致，检查扫描影像品质，对以前环节没有纠正的一些黑边、歪斜、顺序错误等现象，在系统中进行人工处理或调整，保证文件顺序正确，确保处理的影像质量稳定可靠，品质良好。
(2)著录信息检查。检查索引人员录入的“卷内目录”等信息是否正确。
(3)返工修正。质量不合符要求又无法在本环节予以修正的，要重新扫描录入或重新处理。
(4)只读处理。将审核完成的图像文件整体转换为pdf文件，并利用电子签章的形式加盖专用标识，将城建档案的数字化加工成果进行只读化处理，防止电子档案的非法篡改。
1.6 纸质档案合卷质检
合卷即将已完成扫描、索引、质检工序的实体案卷按要求进行重新装订，合卷之前必须检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱、正反颠倒等现象，并加以修正。合卷一般采用“三孔一线”方式进行装订，以左边和下边对齐为标准。恢复装订时，保持档案的排列顺序与拆卷之前相一致，做到安全、准确、无遗漏。
质检即将合卷完成的纸质档案进行检查，只要是档案内容是否完整，有没有串卷现象;档案的页码顺序是否正确;有无档案正反颠倒、掉页等现象;有无装订歪斜现象。对发现问题的档案组织重新返工装订。
1.7 总体验收归档
检查验收指对城建档案的数字化加工成果进行整体检查验收的过程，一般包括：
(1)检查验收。由档案管理人员按照档案数字化加工的要求进行检查，一般可采取抽样的方式，随机抽取一定量的样本检查是否符合要求。
(2)存储备份。对于检验合格的档案数字化成果，统一存放在服务器上，并在服务器上不同硬盘做好备份。
(3)纸质档案入库。对完成数字化加工的纸质档案，质检合格的可按进度分批返送入库，并在档案交接单上签字确认。
2. 加强城建档案数字化的几点思考
2.1 规范数字化加工工艺流程
鉴于城建档案数量规模较大，其数字化加工的工作量也相当庞大，为此均需要采取流水线工作模式，以提高工作效率和质量。为此，需要在深入理解数字化加工业务流程的基础上，制定数字化加工各个工序及相关岗位的任务，从“档案调卷”“检查补正”“案卷拆分”“扫描加工”“质检标识”等各个工序进行流程控制，确保在加工业务过程中，避免产生漏检，图像不合格，索引信息不匹配等问题的发生。
2.2 强化数字档案安全技术研究
数字化加工实现了传统纸质档案的电子化，但是传统档案“唯一性”在数字化档案管理中应该主要通过电子文件的只读性来进行保证，以防止电子文件遭到篡改而给社会提供了错误的档案资料。本文采用pdf处理和电子签章的方式做了只读化处理，还只是立足现有手段条件的简单处理，后续还需要研究更加严格的只读化处理技术，确保电子档案文件的唯一性和只读性。
2.3 强化纸质档案安全管控
鉴于城建档案唯一性的特点，在档案的数字化加工中应格外注意档案资料的安全管控。对于外聘非专业人员应强化教育培训，提高对档案重要性的认识;在数字化加工场所，应有防火、防盗、防潮和安全供电、监控等保障设施;档案加工过程中应加强加工设备的安全使用管理，做好相应预案措施。
2.4 重视音视频档案的数字化转录
城建檔案除了纸质档案以外，还存有一定量的图像、视频等影像资料，早期的影像资料有可能存在磁盘、磁带、光盘等存储介质中，由于这些存储介质均有一定的使用寿命，需要同步考虑这类早期音视频影像资料的数字化转录，防止因存储介质损毁造成的档案资料永久性损毁。
3.结束语
城建档案的数字化加工是提高新形势下城建档案管理水平和利用效益的基础性工作，是实现城建档案高水准服务于城市建设和社会生产生活的重要手段。在完成城建档案的数字化之后，可以根据城建档案的管理和需要，开发符合实际使用需求的城建档案信息管理系统，利用数字化档案建设成果为社会提供高效的服务。同时，应同步研究推进电子档案的接收与管理新模式，转变思想、创新思维，将城建档案纳入国家信息化建设的主航道，不断开创信息化时代的城建档案生成、维护和管理使用的新局面。
参考文献
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作者简介：
陈欣欣(1982.02- )，女，辽宁葫芦岛人，2003年7月毕业于大连理工大学计算机专业，工学学士，现为葫芦岛市自然资源事务服务中心档案分中心馆员，主要从事城建档案管理和研究工作。
作者：陈欣欣 蔡军
摘 要：由于国内档案数字化标准规范较少涉及档案数字化加工场地的规范化，我国大部分数字化加工场地都面临环境标准、操作制度、结构模式、应急预案、政策支持方面的问题。为保障档案数字化工作安全开展，建议从制度与场地两方面对档案数字化加工场地进行规范化管控。
关键词：档案数字化;加工场地;规范化;档案修复;档案整理
档案数字化加工场地作为档案数字化工作开展的基础环境，涵盖了纸质档案数字化的全部工作区域，确保其规范化同样也是国家安全体系建设中不可或缺的紧要一步。基于此，文章就檔案数字化加工场地在规范化管理方面的主要症结进行阐述，试探析其规范化管控建议。
1 政策梳理
2014年12月，国家档案局印发《档案数字化外包安全管理规范》，[1]对数字化加工场地进行了9点规定。2016年4月，国家档案局印发《关于进一步加强档案安全工作的意见》的通知，[2]明确指出各部门各单位要对数字化加工场地进行安全管理。
2016年5月《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》[3]提出，应加快档案管理信息化进程，确保档案实体与信息安全。2017年6月，时任国家档案局局长李明华在全国档案安全工作会议上的讲话中指出，[4]进一步做好档案安全工作，必须坚持推进规范化建设，努力做到以规范促安全、以规范保安全。
2017年7月，中国国家标准化管理委员会与国家质量监督检验检疫总局联合发布《干部人事档案数字化技术规范》，[5]从选址、环境控制等方面对数字化加工场地进行规定。2017年8月，国家档案局发布行业标准《纸质档案数字化规范》。2020年5月，国家档案局发布《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字化服务》，[6]在场地选址方面作出指导。
然而笔者在选取部分档案部门发布的档案数字化工作标准规范进行调研时发现，各层面标准规范中针对加工场地提出规范化管理要求的只占少数。如何加强档案数字化加工场地规范化，确保档案数字化工作顺利进行，是当今档案部门亟须思考的问题。
2 研究现状
笔者通过文献调查发现，有关档案数字化加工场地规范化的理论研究寥寥无几。国内研究主要包括场地选址及布置[7]、设施配置[8][9]以及出入管理[10][11]等。国外专论主要集中于技术及策略分析，包括数字化与“版权法”之间的关系[12]、数字化项目未能实现记录保存和访问的问题分析[13]等。
3 主要症结
3.1 场地环境标准有待明确。我国档案馆环境控制主要参照《档案馆建筑设计规范》（以下简称“设计规范”），档案数字化工作主要参照《纸质档案数字化规范》，其中都没有明确数字化加工场地温湿度、光照强度等具体范围。
虽然纸质档案库温度范围已有明确规定，[14]然而场地人员流动大，数字化设备不断产热，易加速纸张的吸湿和解湿以及热老化作用。[15]
在光照方面，场地必须具备充足的光照条件保证操作人员正常工作。虽然纸质档案库的照度已有相关规定 ，[16]但并无规定兼含二者的数字化加工场地的照度标准。
在有害气体方面，纸张对有害气体的吸收能力与其暴露面积、周围空气流速、周围环境温湿度有密切关系，[17]对于长时间暴露在空气流通不佳加工场地的档案而言，有害气体防控也是保障数字化加工场地规范化的重要措施。
在有害生物方面，档案有害微生物与档案害虫的生命活动与周围环境有密切关系。[18][19]加工场地人员密集、温湿度适宜，极易成为有害生物的庇护场所。
3.2 场地操作制度有待完善。多数档案部门规定操作人员严禁操作除自己设备以外的任何设备，但这也易造成人员闲置，影响进度。当然，不允许多人使用同一台设备的原因主要是进行批量操作的数字化设备不具备个人信息识别功能所致。
3.3 场地结构模式有待改进。场地结构模式即各加工区域之间的结构。目前暂无标准规范涉及此方面。
目前国内大多数档案部门采用的是“多块状”加工结构，即各工作区域各守其位、互不干涉。[20]其优点在于工作高速度，对人员工作能力没有高要求。但由于各个加工区域工作速度不同，例如福建省档案馆信息中心，扫描区一个操作人员每天可以扫描1000张以上的档案，而著录区一个操作人员每天能完成的作业量只有不到100份，因此一个很大的问题就是极易造成数字化加工“半成品”的“大量积压”，不仅会延长原件暴露在库房外的时间，同时不能及时发现问题，极易再次破坏“出错”档案。
“单块状”加工结构即先组织所有加工人员集中做一个生产环节，再通力进行下一环节。其优点在于每个生产环节逐一进行，加工场地简洁有序，不存在积压情况。但由于所有环节都需要全部人力参与，操作人员需要熟练掌握每个生产环节的操作规范，对操作人员有很强的能力要求。且若后续环节发现错误，需要耗费大量人力返回每个环节进行修改，不能及时发现改正错误。
由于没有相应法律依据和充分实践经验作为支撑，目前我国档案数字化加工场地的结构模式尚未成熟，大部分档案部门面对档案数字化加工“半成品”积压情况也无计可施。
3.4 应急预案制度有待补齐。《纸质档案数字化规范》第五章第二条[21]规定，数字化场所应具备档案存放等工作区域即临时库房。临时库房能够弥补操作人员与档案库房之间的距离问题，具备临时性、方便性、快捷性的特点，其重要性显而易见。
然而，一方面，《纸质档案数字化规范》只表明加工场地不应不利于档案实体的保护，并没有细化数字化加工场地的突发事件应急管理办法，另一方面，临时库房只发挥临时保存作用，导致临时库房往往没有引起足够重视。如若发生突发事件，无法第一时间抢救珍贵档案。同时要注意的是，日常数字化工作涉及的档案不仅数量庞大且在临时库房内留存时间短暂，日常工作中对临时库房内每份档案进行抗灾粗分类显然不够实际，如何在二者之间寻求平衡是其关键所在。
3.5 政策支持力度有待提高。从国家颁布的各项标准规范来看，关于数字化加工场地的规范要求逐渐丰富与具体。但场地支持力度仍有待提高。
一方面，场地政策支持的全面性有待提高。目前我国没有出台专门档案数字化加工场地标准规范，2006年发布的《文献档案资料数字化工作导则》和2017年发布的《纸质档案数字化规范》是我国各级档案部门进行档案数字化的主要依据，前者没有对数字化加工场地提出要求，[22]后者也只是粗略规定了对于数字化加工场地的规范化要求。[23]在场地规范化方面，我国标准規范大多聚焦于局部管理，管理要求过于单一，未能深入具体操作过程。
另一方面，场地政策支持的协同性有待提高。目前我国涉及到数字化加工场地的数字化工作标准规范只占少数，国家层面出台有《干部人事档案数字化技术规范》，行业层面出台有《纸质档案数字化规范》《档案数字化外包安全管理规范》等，地方层面部分省份、直辖市、高校等档案部门也出台有涉及加工场地的标准。
4 管控建议
4.1 制度管控
4.1.1 突发应急事件制度。笔者认为数字化加工场地突发应急事件可分为操作设备故障以及重大公共突发事件。
突遇到操作设备突发故障时，可让操作人员更换设备继续操作，避免工作进度落后。由于此情况较少见，可通过制定相应规章制度及时跟进操作人员，保证数字化加工场地的有序化和规范化。
在遇到重大公共突发事件时，档案部门可参照《档案工作突发事件应急处置管理办法》《档案馆应急管理规范》等规范对临时库房进行应急管理，例如对暂时存放在临时库房的档案按价值或保管期限进行粗分类保存，以便在必要时优先抢救珍贵档案。
4.1.2 场地管理“三个结合”制度。在进行数字化加工场地管理时可借鉴数字化前处理“三个结合”思想，[24]最大程度地实现综合效益，一是把数字化加工场地管理与档案原件密级鉴定工作结合;二是把数字化加工场地管理与档案整理工作结合，初步整理档案原件对后续数字化加工场地整体布置具有重要意义;三是把临时库房场地管理与破损档案修复结合，即在前处理前及时检查临时库房内档案的质量，及时对破损残缺的档案进行抢救修复。
4.1.3 场地人员管理制度。数字化工作人员的活动对于数字化加工场地来说如同予之生命，操作人员的任何操作都会对数字化加工场地带来影响。第一，可通过奖惩制度对人员进行管理。第二，也可通过组织经常性的集中培训增强人员档案保护意识和加工场地规范化维护意识。第三，应重视数字化工作人员在实操工作中遇到的问题以及提出的解决想法，充分运用群体智慧，对问题采取“零容忍”态度。
4.2 场地管控
4.2.1 场地区域结构管控。 “多块状”加工结构对操作人员、资金的要求较低，在纸张耐受能力较高、保存环境较好且馆藏数量相对较少的情况下可采取此结构。
“单块状”加工结构对操作人员要求较高，较适用于普遍数量少、易损坏的珍贵档案。还可组织成立专门小组进行数字化，达到数字化加工的最优效果。
辽宁省档案馆创新设立“多能”动态结构，[25]保证了档案在库房外的所有时间都能被充分利用，降低不必要损害。但也存在不足，第一，操作人员须具备很强的综合专业能力。第二，人员频繁走动易造成场地混乱。第三，人员须时刻观察何处有需要，故无法完全投入到工作中。第四，每份档案的每个生产环节都需要确定责任到人。因此该结构适用于资金充足、档案数量大的档案部门。
4.2.2 试点管控。试点作为前期典型试验能够很好地起到示范作用。在档案数字化加工项目立项之后，通过试点方式确定目标基层档案部门，在与各方面专业人员协同参与下进行选址，再对场地进行设备配置，并定期进行场地检查、记录工作情况，以点带面，调动其余档案部门数字化加工场地规范化建设积极性，带动数字化加工场地规范化建设。例如北京市平谷区档案局2014年在两个镇档案室进行数字化试点，[26]成功试点后，在2016年带动全区完成了剩余16个乡镇、街道的档案数字化工作。
4.2.3 场地环境管控。各级档案部门可在参照各方面标准的前提下结合自身场地特点，制定在数字化加工场地方面更为详实的数字化工作细则。在参考制定标准时，还应注意如下方面：
在温湿度控制方面，第一，应针对不同加工区域制定场地温湿度控制标准。第二，标准制定应保证在人员身体健康的情况下开展工作。第三，标准应根据地域、气候的不同适当改变。
在光照控制方面，数字化加工场地应避免日光直射，[27]注意最大限度缩短档案实体暴露在光源下的时间，最低标准200勒克斯可适当提高并做好紫外线防护，保证紫外光强度不大于75mw/lm。
在有害气体防控方面，数字化加工场地应适当利用空调设备进行通风换气，并考虑温湿度及空气流速变化进行有害气体防控。
在生物防治方面，场地应时刻保持清洁卫生，适当进行药物防霉，[28]且需严格规定，严禁操作人员携带任何食物进入加工场地，采取适当防虫措施。
*基金项目：本文系2020年国家社会科学基金一般项目“档案部门协同合作与服务转型研究”（批准号：20BTQ097）阶段性研究成果。
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（作者单位：福建师范大学社会历史学院 来稿日期：2021-02-02）
作者：刘烨宁
长芦盐务档案共计33713卷，其中英文档案1828卷，日文档案964卷，排架长度约710米。档案起至时间为1749年（乾隆十四年）至1949年。由于长芦盐务档案完整、系统、准确地记录了长芦盐业管理、生产、运销、税收、缉私、出口及盐场建设等方面，并且保存了一些反应民国时期社会生活各个方面的珍贵资料，长芦盐务档案于2003年10月，入选第二批中国档案文献遗产名录。
档案分类和主要档案内容
长芦盐务档案按照“组织机构分类法”分为16个大类：即长芦盐务管理局;华北盐业公司;长芦盐区各管理机关及工程单位;长芦盐运使公署;长芦各官运分局及官运经理分处;长芦官运总局及经理处;长芦芦台盐场;长芦丰财盐场;长芦各滩坨局场;河北省硝磺总局（炼硝厂）各硝磺分处（派出所）汉沽硝卤税总局;长芦盐务稽核分所;丰芦盐务稽核支所;长芦盐务稽核所税警局;长芦盐警队、训练所;长芦全区缉务管理委员会、缉私营、缉私局;长芦各掣验局、验放处、监视处、秤放处。
档案主要内容：
1、组织人事
主要有人事变动、人员配备、招雇工人、员司考核、任免、升降调迁、派补辞退、定级，工资待遇、补加薪、犒劳、奖励、职员就职、任命书、复命书、退职书、履历表、盐夫名单等文件以及组织机构系统表、设立和裁撤盐务管理机构、官员就职启用关防及交接等文件。
2、盐产运储销
盐业生产计划、生产日报、采运贮盐日报表、制盐销盐许可证、盐田工事日报、盐田及工厂修建、年度产销计划、产销概况、扩充坨垣、滩产限额、产盐驳坨、滩坨灶纠纷、坨盐转移、驳运滩盐、调整运价、筑放盐斤、仓储运盐、官仓运盐、借运盐斤、押运出口、食盐囤积、撤销各官盐仓、仓储管理、清理官商盐斤、场产收放销、新盐入坨、存盐数量、官盐售价、调整仓价、添设盐店、越境侵销、硝盐价款、出口手续、输日精盐、盐价月报、生盐加价、批卖粗盐、盐店售盐短斤、官盐加价等有关文件。
3、盐务管理
组织规程及各项规章、盐务管理局职能、盐务稽核所职掌、盐务组织章程、改革盐政、整理盐务、滩坨局行政领导会议记录、管理滩坨规则、坨务场务办事细则、盐区盐场滩坨图、滩坨场报表等。
4、财务
年度预决算各种表册、年度春晒概算、会计报表、帐务处理、工程概算、收支帐目表、各种费用细目表、各种费用账目清册、薪饷名册、月收支清册、坨工工程决算、官有房产表、财地产统计表、盐款月报等文件。
5、盐务缉私
缉私制度规则章程、缉私条例、缉获私盐充赏规则、盐警成立改组、盐警章则法规、税警章程、清查黑盐办法、私盐报表、防务检查私盐办法、缉私会议、整饬缉务、盐警人员任免、官佐考绩、官警训练名册、缉私月报、盐警月报、防务配置、缉私概况、税警防务、税警编制、官警履历、缉私报告、税警年报、私盐查禁、私盐处罚章程、缉获私盐、请领械弹服装等文件。
6、税收
印花税暂行条例，修正盐税条例，整理盐税税率大纲、精盐税章程、收税办法、硝磺纳税办法、税收情形、年度盐税预算、盐税计征清册、征收附加税旬报、外销盐税数目、税率调整、税款解交、征收坨租、印花税税率、盐税收入、放盐补税、盐场税卡、税收报表、芦盐附加捐、盐税保管等文件。
7、其它
长芦盐务档案中除上述盐务方面的内容外，尚可见反映民国时期社会状况的内容，如反映“善后大借款”、“推举袁世凯为皇帝”的文件等。
合同编号: 签订地点：
甲方：
乙方: 四川大友信息技术有限公司
一、 总则
甲方拟委托乙方为其进行档案归档整理、数字化加工服务工作，乙方也愿意提 供上述服务，双方经友好协商，在平等条件下就档案整理及数字化服务工作，达成如下协议，双方共同遵守。 第一条、 服务内容 (一) 档案类别
1) 文书档案 2) 病历档案 3) …. (二) 服务内容
对
(一)所述档案进行整理、数字化加工等工作。 (三) 服务时间
开工日期_______年_______月_______日，竣工日期_______年_______月_______日，期限：_______年_______月。 第二条、 整理及数字化加工价款 (一) 档案整理按每整理一盒_______元计，以实际完成的案卷计 算价款。 (二) 电脑录入以每条_________元计(每条指的是每份文件需要录入内容)。 (三) 档案数字化加工按标准A4单幅面计算每页______元计，超过A4幅面折算成A4幅面进行计算(按长度进行计算)，双面计两页。 (四) (五) 装订服务按每份_____元计，按照需要装订的案卷进行计算。 数字化档案系统挂接按扫描加工的数字档案文件页面计____元每页。 (六) 经过实际统计，档案整理共____盒、档案著录共_____条、数字化加工____页、档案装订_____份、档案挂接_____页，计算出整理及数字化加工服务费共_____________元，大写人民币________元。 (七) 最终结算总价款以验收时清点数量为准。
第三条、 服务质量 (一) 按照国家档案局关于档案归档、立卷规定《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005执行，规定不明确的，按照行业规定或者行业习惯执行。 (二) 在档案整理、数字化加工过程中，甲方如有特殊项目或者特殊质量要求，应明确告知乙方。乙方因遵循甲方要求之方式整理档案而实际上造成档案整理质量不合要求的，乙方不承担责任。同时，因甲方之特殊要求给乙方增加劳动量的，甲方应额外支付补偿费用，具体需要双方签订补充合同另行约定。 (三) 根据档案幅面的大小(A
4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。若有大幅面档案可采用大幅面数码平台，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。 (四) 扫描分辨率要求≥200dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。照片以原色彩为准用(300dpi-600dpi)彩色扫描。 (五) 存储格式为(TIFF或JPG格式、PDF);对于照片及特殊档案的扫描格式，与甲方另行协商，如给乙方增加工作量或工作难度，甲方需另行付费。 (六) 文件命名规则：根据甲方的要求进行文件命名。
第四条、 验收 (一) 乙方完成数字化加工服务后向提出验收申请，甲方须在3个工作日内安排组织验收，甲方超过10个工作日未组织验收，视为验收通过。 (二) (三) 甲方可委托第三方进行验收，乙方须配合进行验收。 以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。 (四) 条目与图像挂接正确率100%，数字化转换质量抽检的合格率达到99.9%以上(含99.9%)时，给予以验收“通过”。 合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100% (五) 抽检合格率低于验收标准，所有数据全部发回全面自检，并在甲方规定时间能完成，达到验收要求。 (六) 验收合格后，甲乙双方在验收证书上进行签字确认。
第五条、 后期整理装订
在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。 第六条、 档案归还
在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体和报纸进行自检，必须对档案实体和报纸进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报甲方进行处理;顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。 第七条、 甲方责任 (一) 负责向乙方介绍、解释整理概况、整理内容等相关工作的基本情况。 (二) 负责向乙方提供档案整理工作场所和档案整理工作所需要的材料、工具等用品。 (三) 负责按照第二条规定的整理价款支付方式向乙方支付约定费用。 (四) 为乙方服务工作提供必要协助和配合。
第八条、 乙方责任 (一) 在约定期限内为甲方提供档案数字化加工服务工作，按照国家关于档案管理的规定对档案进行专业的、规范的整理，并对整理质量负责。 (二) 委派专业人员进入指定场所工作，工作时间按照甲方作息时间安排。 (三) 负责监督、约束乙方派出人员的行为，遵守甲方劳动制度。 负责对乙方派出人员进行保密教育和安全教育，佩证上岗、文明工作。对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等后果，责任一概由乙方承担。 第九条、 付款方式 (一) 甲方须在整理开工后7日内向乙方支付整理款总额的40%，其余部份款项应在全部整理结束后10日内经甲方验收合格后全部付清。 (二) 合同履行期间，合同一方擅自解除合同或无故不履行合同或不按要求履行合同的，均视为违约，除承担违约责任外，还应向对方支付合同总额的10%的违约金;一方违约造成另一方实际损失超过违约金的，对超出部分应另行赔偿。 第十条、 合同变更和终止
合同生效后，甲乙双方需严格履行。任何一方需要变更服务合 同内容的，应与另一方协商 ，就变更事宜双方重新达成书面协议后方视同对本合同的变更。任何一方不得擅自变更合同内容，否则视同违约。
第十一条、 违约责任
在合同履行期间，任何一方不得无故违反本合同，否则视为违约。违约方应按照合同总价款的10%向对方支付违约金，实际损失大于违约金的，对差额部分，违约方应予以补足。 第十二条、 争议解决
因履行本合同双方发生争议的，应友好协商解决。解决不了的，向达州市仲裁委员会申请仲裁。 第十三条、 其它 (一) 本合同未尽事宜，双方应补充约定。补充协议是本合同不可分割部分，具同等效力。补充协议与本合同冲突的，视同本合同变更，以补充协议为准。 (二)
甲方：
年
月
日
乙方：四川大友信息技术有限公司
年
月
日 本合同一式两份，甲乙双方各执一份。
为确保本馆馆藏档案数字化加工的安全管理和质量控制，根据国家档案局和本局有关档案数字化的规定和标准，按照本馆档案数字化加工工作流程，特制定本操作细则。
本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。
一、档案实体交接
档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务机构、监理公司三方指定管理人员完成。
(一)档案领取
1.按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。 2.出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。
3.接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。
4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。
5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。
(二)档案归还
1.同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号(全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号)和数量，并检查档案的完整性。
2.将档案按出库时的排列顺序排列。
3.监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。
4.数字化中心与监理公司、服务机构管理人员现场清点并抽查档案的完整性情况，三方确认无误后在《档案交接记录表》签字确认。
5. 档案数字化中心管理员负责向收集保管处归还档案，办理档案归库手续。
(三)档案存放
1.数字化加工档案一律统一存放在临时库房，下班后不能留存在加工位及加工区域。
2.每天上、下午上班后，由数字化中心、监理公司、服务机构按当日数字化加工范围，共同到临时库房运送档案到加工中心，下班后提前10分钟清点出库加工档案，将加工档案返回临时库房存放。
3.加工档案的安全管理要责任到个人，个人加工领取的档案在加工完毕后必须完整、如数归还，加工档案禁止存放到抽屉内，在下班前必须检查个人使用的扫描仪，避免遗漏。
二、数字化加工
数字化加工应严格按照本馆规定的流程进行，具体为：目录审核修改→档案拆装→档案扫描→图像处理→图像质检、→数据挂接→数据验收→数据备份→档案装订→档案归还。除目录审核修改、扫描前处理、档案扫描外，其他工作流程不允许接触档案实体，如确实因质量检查、修改工作需要，可向服务机构现场管理人员申请使用档案实体。
(一)目录审核
1.未建立机读目录数据库的，加工人员应在档案数字化中心管理人员指导下按照《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求(试行)》以及数据挂接等要求，依据档案实体逐一进行目录著录。
2.核对目录时如发现有目录无正文、有正文无目录或卷内目录指定的页号内容与卷内目录内容不匹配现象，应及时告知现场监理和数字化中心管理人员处理。
3.机读目录数据库建库工作完成的，核实档案目录著录内容的准确性，如有不规范或错误的文件题名、责任者、档号、起止页号，应依据档案实体对目录数据进行修改。
著录条目质量应达到以下标准：
①文件题名：一般由责任者、事由、文种三要素组成，文件没有题名或不能揭示内容的，应根据其内容拟写题名;文件题名过于冗长的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，拟写或删改的题名字数应控制在60个字以内。
②文件时间：一律用8位阿拉伯数字表示，第1—4位数表示年，第5—6位数表示月，第7—8位数表示日，月、日位数不足补“0”，无法确定的时间亦用“0”替代。
③：属于公元纪年的录入要规范齐全，如“1994年”，不能是“94年”。
④文件编号：除用“[ ]”号外,其余原文照录;联合发文或档案上有多个文件编号时，只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。
⑤责任者：必须著录对文件负责的个人姓名和机关、团体的通用简称或全称，不能以“本市”、“本局”等模糊名称著录;责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“[等]”表示，责任者之间以“;”号相隔。
⑥档号：档号结构应为“全宗号—目录号—案卷号—文件所在页号”，各号之间用“—”间隔。除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外，各号均用阿拉伯数字表示，并固定位数以利排序，具体为：全宗号3位、目录号3位、案卷号4位、文件所在页号4位，位数不足前补“0”。
⑦检查著录条目的正题名、档号、、责任者、文件编号、档案馆代码、保管期限、页号、密级等若干必录项目是否著录完整;残缺文字用“□”号表示。
4.机读目录修改后如错误地方不多，用水性笔在原纸质目录上略加修改不影响目录整洁、美观的，不需重新打印;如果需要修改内容太多影响到目录页面美观的，则要重新打印，将新目录放臵在原档案目录上。
5.目录数据存储格式为txt以及dbf格式文件，符合GD2000数据接收要求。
(二)档案拆装
1.档案拆除装订前逐页清点案卷张、页数。出现有少量页码错漏编的，要在档案与装订线相反的页面下角，需用前一页页码用铅笔加“—1，……”标注在档案上，如漏编页码属本卷的最后一页档案，应续上一页档案的顺序往后编码，不能用“—1”表示，档案原始页码看不清的要用水性笔写上实际页码，并在备考表上说明错漏编情况，由数字化中心管理员签字确认;漏编数量多的，应整卷按规范重新编制页号。出现页数严重不符、纸张破损严重等异常情况，应根据实际情况交数字化中心管理员进行处理。
2.档案虫蛀、碳化情况严重，影响扫描的要登记在册，由数字化中心管理员与相关处室做好对接，进行修补或裱糊，不允许擅自拆除装订。
3.档案清点完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》中相应项:实际张、页数、偏离数、偏离情况等，相关人员签字确认。
4.拆除装订物时应注意保护档案不受损害。浆糊粘连、衣车缝制等拆除装订会造成档案页面损坏的，不允许强行拆除;杂志、书籍等拆除装订难以复原的，也可不拆除装订扫描。
5.拆分档案发现原件有夹带实物的，应根据原件给实物编号，并用塑料袋妥善保管好，装订时再按原样复原。
6.档案扫描、图像处理并质检通过后，要逐页清点档案卷内文件纸张数量，还原装订原貌。
7.档案还原装订遇到页面倒臵、无装订边、装订线压文字等情况，无装订边的应贴边后装订，不允许装订线压在文字上;对倒臵页面进行纠正，如遇到其他特殊情况应交数字化中心管理员，与相关处室沟通、协商，提出装订建议，按建议进行装订。
(三)档案扫描 1.每日开始扫描前必须多扫描仪玻璃面进行除尘，确保扫描效果。
2.扫描分辨率按项目合同要求进行。档案扫描前要确定扫描仪设定的参数符合项目规范、要求，档案要逐页通过扫描设备，确保图像清晰完整。
3.对于原件不清晰的档案扫描，要调整对比度、亮度等相关参数，以使扫描后的图像尽量清晰;扫描时须将纸张放正，倾斜度控制在1度之内。
4.档案中有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。
5.纸张过薄的档案，须在其后垫上白纸，以使扫描的档案字迹清晰，不透视下一页图像内容。档案本身内容太靠边时需用白纸垫在背后再扫描，以防档案内容扫描缺。
6.空白页有页码无内容的不扫描，在档案备考表及工作单注明。
7.纸质档案中有照片的，应调整扫描分辨率为600dpi，文件存储格式为tiff，按照片档案扫描要求扫描，并在工作单上注明。
8.档案页面若有折角或折叠，应小心展开、抚平、压平，褶皱严重的，应覆盖纸张用低温熨斗熨平。但传真纸、照片等不允许用熨斗熨平。
9.对于不适合拆卷的档案，采用零边距扫描仪扫描，如用常规扫描仪，则在扫描过程中尽量避免扫描页面变形、漏光等，确保扫描图像质量，同时注意避免对档案造成的损害。
10.扫描时不允许不遮盖扫描以及非质量不合格的重复扫描。如有特殊需求须与监理人员和数字化中心管理人员确认。
11.扫描完成后，检查扫描仪是否有档案遗漏，按要求将档案整理好装回档案盒内，填写《纸质档案数字化加工工作单》，及时将档案及工作单移交管理人员。
12.扫描人员在每日下班归还档案前必须检查扫描仪和桌面等设施，确保档案无遗漏。
(四)图像处理
1.图像文件要进行纠偏、裁边、图像拼接等精细处理，力求保持档案原貌，不允许用软件强行纠偏、自动裁剪档案原有页面。图像处理应达到：图像完整、清晰、底色与档案本身相仿、色泽均匀、无影响图片美观的非档案所有的黑边(白边或灰边)，图像不偏斜或倒臵，符合正常阅读习惯。
2.可对图像进行90度或180度旋转，禁止小角度旋转，偏离1度以上退回重新扫描。可对原件本身偏斜严重的图像进行纠偏处理。
3.图像处理基本要求：先纠偏，再裁剪。 图像纠偏：
(1)若纸张偏斜，文字不偏斜，以内容正来纠偏、裁剪。
(2)若纸张不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以纸张规则的边缘来纠偏、裁剪;若文字偏斜度大于3度，以内容正来纠偏裁剪。
(3)若纸张规则，文字不偏斜，以规则的纸张来纠偏、裁剪。
图像裁剪：
(1)处理翻折档案图像时，翻起部分只保留覆盖后页档案部分，其他部分裁除。
(2)处理档案中有黏贴小于32开不规则小浮贴的图像，当小于32开不规则小浮贴与后页内容无关联时，应分开裁剪，不保留小于32开不规则小浮贴以外的其他图像;小于32开不规则小浮贴与后页内容有关联时或互为补充内容时，小于32开不规则小浮贴图像的裁剪，要保留后页完整图像。
(3)A3页面、书本、笔记本等原则上分开裁剪。如A3(或其他)为跨页号印制，可进行整页扫描，按其中间折痕进行图像裁剪，以确保文件内容、页码的连续性。
(4)档案出现大的破损，裁剪时要保留破损部分。 (5)原档案有托边的纸张，裁剪时以原档案大小裁剪。 (6)两页16开或A4档案粘连，内容有联系的，按两页裁剪成一个画幅;内容没有联系的，按单页裁剪成两个画幅。 (7)粘贴有分类小标签的会计账簿，要保留分类小标签扫描和裁剪。
(8)纸张有不规则边角，但不属于破损(如存根类)，且无档案信息的，可进行规整裁除。
(9)笔记本等页面一个画幅中，一页有内容一页没有内容且无页码时，应裁剪空白页面。
(10)备考表若与其他非档案页面(无档案信息)粘连，形成A3页面时，裁剪只保留备考表部分。
4.处理过程中对档案装订孔、档案原有污点等不去除，处理过程应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，不允许出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏图像质量的现象。
5.去除不属于档案页面的白边、灰边、黑边等，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
6.依据有关规范要求对图像文件进行命名。图像文件命名格式与目录数据库的档号格式一致：全宗号(4位)—目录号(3位)—案卷号(4位)—文件页号(或文件顺序号)，档号中的各号(代码)固定位数，不足前补“0”。
7.按档案实体页数、页序检查、排列图像文件的页数、页序，确保一致、无缺漏。
8.图像处理完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》。
三、图像质检
1.图像质检必须逐页翻看检查图像，检查图像反映的文件数量、页数是否与其目录一致，图像是否还原档案原貌、文字清晰，每页图像的页码是否存在，无漏失、多扫、不清晰、变形、失真、偏斜、页码错误等情况。
2.检查图像文件命名是否规范，图像排列循序是否正确。
3.检查过程中如碰到图像内容不清楚、数量不准确等情况，须拿档案纸质原件对照确认的，向管理人借出案卷实体对照，问题明确后即时归还。
四、数据挂接
1.批次图像质量经检查确认合格后，通过相应的软件与档案文件目录数据库进行批量挂接，数据挂接完成，依据档案全文图像和目录数据，核对目录条目与档案原文的挂接是否正确，发现错误及时修正。
2.服务机构对数据挂接全面检查并检查合格后，向监理公司提出批次质检要求并提供该批次全文、目录数据，监理公司质检发现问题，返回服务机构修改。
3.监理公司完成批次检查并确认合格后，向数字化中心管理员提交《传统载体档案数字化加工成品发布程序表》及相关全文、目录数据，数字化中心管理员负责将该批次数据发布至本局馆局域网，并进行抽检，发现问题及时提交服务机构进行整改，整改完毕后重新发布修改数据。
4.数据挂接合格后方可进行档案装订还原、归库、数据备份等项工作流程。
五、数据备份
1.数据质检、挂接合格后，服务机构管理人员向监理公司提交《档案数据批量操作程序表》，监理公司确认无误后，向信息化工作处转交，信息化工作处在确认数据已备份至电子文件(档案)备份中心后，将程序表交给服务机构刻录小组进行光盘刻录。
2.数据刻录使用刻录软件NERO，刻录速度≤8X，光盘由服务机构提供，采用档案级专业刻录机，每张刻录数据量不超过4.3GB。
3.刻录光盘为档案级光盘，现有清华同方及JVC两种4.7GB的DVD。为防止同品牌光盘质量故障影响数据质量，在一式三套中，不能单纯一种品牌的光盘。
4.划分好数据刻录的文件夹，按照档案管理的要求做好分级分项组织管理，以光盘号命名光盘卷标。
5.光盘面使用光盘笔英雄HERO CDDVD Marker CD书写专用笔 CD-C001或真彩0615B光盘专用油性笔标注：、顺序号、全宗号等。
6.封面打印：制作光盘封面(正面、背面、背脊)录入信息并打印;光盘封面与封底使用专门的WORD模板打印，裁剪。分别录入(A、B、C)三套保存数据入库。及时记录、填写工作进度表、档案数据存储光盘刻录表等信息。
7.光盘专检人员负责读取检查每张光盘，刻录必须保证质量，要求盘片能在普通光驱中正确读取，内容无差错(有任何差错必须重新刻录)。把计算机设臵成可以浏览缩略图;其次对照数据单查看文件数。信息处工作人员随机抽检光盘质量。及时放至7-1光盘库，做好光盘存储位臵登记。
8.数据刻录完毕后，由信息化工作处按数据备份等相关操作规程监督各加工计算机以及服务器等加工存留数据的移动、删除等操作。
9.未经信息化工作处的允许，各加工计算机产生的加工数据不得私自迁移、删除。
随着城市建设和房地产业的持续强劲发展，房产登记档案的数量急剧增加，房产登记档案的利用率大幅提高。由于利用率的不断提高，使得传统纸质房屋登记档案的种种局限性逐渐凸显，必然对房产登记档案的数字化、信息化以及管理部门的计算机系统和网络环境提出更高的要求。房产登记档案数字化加工是新形式下房产登记档案管理信息化、网络化、动态化的基础和核心。如何更好地实现房产登记档案的数字化加工处理，使房产登记档案管理规范、科学、标准、高效，加强内外管理，提升综合服务水平，最大限度地降低人力成本和资源消耗，是摆在我们面前的一个重要课题。
一、房产登记档案数字化加工的重要性
开展房产登记档案数字化加工工作的目的是，通过对房产登记档案数字化加工，建立与纸质档案一致、同步更新的电子复本，构成海量存贮的房产登记电子档案数据库，同时建立历史档案房屋电子登记簿，实现计算机辅助房产登记档案生成、数字化存贮、动态更新和一体化管理，建立规范化、网络化的房产登记档案处理流程和管理体系。在现阶段，这项工作的重要性正日益凸显出来。
一是减轻档案库房的压力。通过对房产登记纸质档案的数字化加工，形成与现实同步的电子复本，建立统一管理的房产登记档案数据库，可以大量减少档案、资料的副卷和复本数量，有效节约库房空间。二是提高房产登记档案管理、利用效率。对房屋登记档案进行数字化加工，可打破传统的提供利用及查阅方式，有助于方便、快捷地在系统中取得数字化信息;提供查档等服务的部门可通过计算机网络开展工作，进而提高服务质量和工作效率;实现档案数据共享，最大化提高经济效益和社会效益。三是保护房产登记档案原件。房产登记档案经过数字化加工形成电子档案后，除非特殊需要，提供查档利用时一般不再调阅档案原件，利用者通过网络访问即可取得档案数据库的资源，不仅减少了档案原件的借调频率，还避免了复印机等光电设备对档案原件的损害。四是确保房产登记档案的安全。通过数字化加工及加工成果的备份，可有效防止水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等损失。数字化加工成果备份副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，从而确保房产登记档案的安全。
二、房产登记档案数字化加工的环境建设
一是加强组织机构建设。成立专职机构，配备专人负责房产登记档案数字化加工工作;完善突发情况应急响应预案;强化数字化工作会议总结制度，制定数字化工作的中长期规划、时间表和具体方案;健全完善登记机构内部关于数字化加工工作的规章制度、技术规范和日常工作流程;强化数字化建设过程中档案资料管理的规范化、制度化;定期和软件公司沟通交流，使软件更加适应业务需求。
二是开展人员培训。通过培训，提升数字化工作人员的规范、安全和保密意识;加速房地产信息技术的推广应用，改变传统工作观念;组织数字化业务知识和技能的培训;引进专门人才，及时调整人员结构，提高服务水平和工作效率;组织业务骨干外出考察学习。
三是加大硬件投入。结合实际需求和财力状况，采购必要的网络设备、服务器和办公设备;根据《电子信息系统机房建设规范》建设计算机档案数字化管理系统标准机房，在配供电、防尘、防潮、防雷、隔音、消防安全、综合布线、温湿度指标等各项硬件条件上要符合要求;对计算机系统进行调整升级，逐步从局域网(LAN)向广域网(WAN)转变。需要注意的是，在设备采购上应以实用为原则，结合所使用的信息管理系统、日常档案量、当地房地产业市场发展情况等因素预留一定的扩展空间，不必追求过高配置，盲目采购高精尖端设备。
三、房产登记档案数字化加工的内容
一是加工流程。房产登记档案数字化加工前必须对纸质档案进行手工整理装订，在此基础上进行数字化，并将数字化加工成果下载到可脱机保存的载体上进行备份。房产登记档案数字化加工的流程是连续且相辅相成的，主要包含卷宗整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份与异地保存等步骤。
二是注意事项。应注意按电子登记簿的编制要求制订合理规范的信息分类编码标准，遵循“最小基本信息”的原则录入信息。进行档案扫描时，应充分考虑房产登记档案的利用率、档案保存期限等因素，对于需永久保存的房产登记档案应逐页逐卷进行全部扫描，对于宜定期保存且格式性文件较多的抵押权档案、预告登记、预抵押登记等档案则有选择地扫描。同时应根据设备性能和电子档案利用的实际使用情况，合理设置扫描精度，以适用的图像清晰度为宜，以实现数字化加工成果存储载体资源的有效利用。
三是信息检测与维护。以维护数字化成果和数据库信息的完整性为主要目标，保持纸质档案与数字化加工成果、数据库信息的一致性。同时要清查数据库中的重复或无效信息，保障系统信息的唯一性、有效性和准确性。
衢州市城建档案馆现有馆藏档案约5万卷，存储介质主要是纸张，辅助的存储介质有磁带、照片、光盘等。随着时间的推移，馆藏档案的剧增，馆藏档案面临着老化、破损、腐蚀、磁化及盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护困难等问题。为有效保护档案，提升档案科学化管理水平，增强档案资料的可读性、可视性、安全性及重复可利用性，强化公共服务能力，我馆开始启动数字档案馆建设。我们计划对馆藏纸质档案进行数字化，同时，将档案数字化加工信息数据导入档案综合业务管理系统运行。通过数字档案馆建设，促进档案信息化建设，增强公共服务能力，提升档案现代化管理水平，提高档案工作效率，确保档案的永久存储和安全保管。然而，作为衢州信息化工作重要组成部分的档案信息化，由于受到资金投入的限制，我馆档案实体管理仍处于传统的管理模式，现有的水平难以解决档案实体安全、档案出入库登记、盘库、流转、统计、检索、编研、利用、管理和维护等的问题。
档案数字化建设是档案系统深入落实科学发展观，适应时代发展要求的新举措。为更好的推动我馆信息化及档案基础业务工作的扎实开展，根据上级部门的有关精神和本馆数字档案馆业务建设需求，现决定启动衢州市城建档案馆第一期档案数字化加工建设项目。我们将通过实施档案数字化加工项目推动以下几项工作的开展：一是加强档案实体安全体系建设，更好地贯彻实施档案登记备份战略;二是提升档案科学化管理水平，为社会提供准确、便捷服务;三是通过对破损档案的抢救和修复，尽可能地延长档案使用年限;四是通过对馆藏档案的整理，为档案馆达标、复检、升级等做好基础性工作;五是通过完善档案著录内容，为编研、挖掘、链接、跨库检索等技术的实现提供支撑;六是通过开展档案划控、鉴定、开放工作，实现档案信息安全的共建共享;七是通过建立科学的档案实体信息化管理机制，解决馆藏档案剧增、社会查档频繁、工作人员严重不足而带来的档案出入库登记、盘库、统计、流转、利用、实体档案安全等问题，也为数字档案馆建设奠定良好基础。
我馆拟委托专业公司以服务形式，对2008年以来移交的2412套建设工程竣工档案进行前整理、数字化加工、划控鉴定;破损档案修裱;6万个档案卷盒的采购和更换，卷盒、卷内目录和备考表的制作打印等。通过数字化加工建立案卷级、文件级和编研级目录数据库、全文图像数据库、专题数据库和多媒体数据库，并制作成符合标准的三种六套成品数据磁带，同时，进行与磁带数据相对应的硬盘数据备份保存。具体加工数量和经费结算根据项目结束验收后的实际数量进行决算。
一、档案数字化加工内容
项目加工内容主要包括：档案登记和前整理;拆卷、分件、排序、拟标题;档案案卷级和文件级条目著录(要求一稿双录双校)、目录建库;档案卷盒的采购与更换、盒内卷内目录和备考表制作打印;修补破损档案;档案扫描、图像处理、图像存储、影像编辑(看图著录);印刷体文字OCR识别;光盘、磁带和硬盘的成品数据制作;纸质目录册制作;数据备份、导库、成果管理;档案还原装订、入库;档案解密划控鉴定、整个项目质检等各项工作。整个项目实施过程中需要的配套软件、设备及耗材，由外包服务公司提供。各项工作环节内容及要求如下：
(一)档案整理
在扫描之前，要求投标方对待加工档案实体进行前整理，包括对案卷内情况进行登记、扫描文件选择、
拆卷、分件、排序、拟标题;档案案卷级和文件级条目著录(要求一稿双录双校)、目录数据校对、补录、目录打印和建库;档案卷盒更换、盒内卷内目录和备考表制作打印及目录册打印装订等工作环节。
1、档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。中标单位必须在加工场所设立临时档案库房，建立管理制度，指定专人(组长)管理档案实体，并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。
2、对案卷封面上的案卷题名、编制单位、保管期限、形成时间、密级等书写是否规范，前后是否统一;档号、流水号是否正确，有无空号、重号现象;是否已按规定进行划控;卷内文件页数与实际是否相符等进行核查和修正。包括对案卷内情况与原目录不一致处应建立勘误表进行登记、同时对卷内文件进行稿本选择、拆卷、分件、排序、标页、拟标题等。
3、检查和修正卷内缺页、重页、倒页、破损、字迹褪变、模糊、褶皱不平、装订压字等现象，并加以记录，通过对档案的整理和规范著录，实现对案卷查阅利用、编研、统计、密级、划控等科学管理。
4、按要求区分同一案卷中的扫描件和非扫描件，并建立扫描件与非扫描件区分标识，同时在《纸质档案前处理工作流程单》上注明需扫描文件的起止页码、纸张大小和数量、是否需要OCR识别等，为提高扫描效率做好基础工作。
5、为提高数字化产品质量，档案数字化时允许拆卷，但拆卷时必须在保护档案不受损害的前提下拆除装订物(档案内的成册资料不拆卷)。
6、按照国家档案局《档案修裱技术规范》等修裱技术要求，根据档案破损情况的不同，制定档案修裱方案，采用专业修补、托裱技术，对档案进行抢救和复原。
(二)档案解密、划控和开放鉴定
1、根据《中华人民共和国档案法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》、《浙江省实施<档案法>办法》、《浙江省档案馆管理规定》等要求，按照档案的密级不同、利用对象不同、馆内馆外不同和网内网外不同等，制订具有清晰、科学、合理、可行的解密、划控和开放鉴定解决方案和标准。
2、根据解密、划控和开放鉴定解决方案和标准，提出“技防”和“人防”的解决措施，确保解密、划控和开放鉴定工作的有效、安全和顺利实施。采用档案解密和划分控制专业软件和专业人员在对档案内容进行鉴定的同时，要对每份文件做出具体标识，并将每份文件的鉴定结果与目录数据相衔接。
(三)档案扫描：
1、扫描设备要根据档案幅面的大小(A
4、A3等)和纸张状况，选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。扫描方式原则上采用平板扫描仪或专业不拆卷非接触光源扫描仪扫描，禁止采用滚筒式或搓纸型扫描仪进行扫描。大幅面档案采用大幅面数码平台。
2、扫描模式，要求对所有纸质档案均采用彩色模式进行扫描。
3、扫描分辨率要求，全文字档案扫描分辨率为 300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。
4、根据前处理单，认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，核对每份文件题名、实际扫描页数与档案整理时填写的文件题名、页数是否一致，如有不一致情况应注明具体原因和处理办法。
(四)图像处理
1、应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁黑边(不许裁档案图像内的白边)、排序等处理，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读;扫描图像字迹清晰、颜色恰当，图像整体倾斜小于3度;数字化产品封装前后页面大小一致，前后两份文件大小一致;所有数字化产品背景色一致;文件排列顺序正确。
2、除手写稿外，应采用“尚书”、“清华文通”、“汉王”等先进的文字识别软件，将扫描合格的印刷体文件(正式发文)电子图像,进行全文OCR图像识别和双层PDF数据的制作。双层PDF数据的图像版式必须保持和档案的原貌一致,双层PDF文本数据应无乱码和非法字符，能形成规范的DOC文本文件,文本识别准确率要求达到95%以上。
(五)图像存储
1、存储格式。所有档案形成的图像文件采用单页TIFF彩色格式存储，选择LZW压缩模式。纸质形成的TIFF格式电子图像文件经OCR识别后再形成对应的双层PDF文件(封装的数字化产品采用双层PDF格式,一层为电子图像,一层为OCR识别的TXT文件。封装后图像不失真，打开方便并可快速浏览)。
2、图像文件命名。每一份双层PDF文件以相对应的档号命名，单面TIFF的命名，是以文件夹命名，文件夹命名应与文件级目录中的档号命名相一致，文件夹内单页图像应以8位流水号命名。图像命名排序不得出现颠倒、缺页、重页或错页等情况，命名差错率控制在万分之三以内。要求档号(数据编号)、扫描页码与电子目录页号的一致性和扫描图像的排序与档案原件的准确率达到100%。
(六)目录建库
1、根据《档案著录规则》(DA/T18)的要求，建立案卷级目录、文件级目录、全文电子图像、档案实体、硬盘备份之间的有效关联，并形成案卷级、文件级和专题目录数据库。要求条目著录合格率达到99.9%以上。
2、为保证著录数据的准确率，中标单位必须提供双机双录及校对软件，条目著录必须采用“一稿双录，人机双校、看图著录”的方式进行，做到目录数据著录的同时做好校对和图像挂接的准备工作，并按照衢州市城建档案馆的要求进行各类卷皮、案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库，著录条目与对应图像文件挂接正确率要求达到100%。著录字段最终由衢州市城建档案馆确定。
3、目录数据在图像文件夹外单独存储，成品数据能导出DBF、EXCEL、XML和TXT格式进行保存。中标单位必须按衢州市城建档案馆要求，负责将数据导入衢州市城建档案馆综合业务管理系统。同时，需对数据库进行优化，确保数据正常运行，并制作成品数据光盘单盘调阅检索系统，为快速检索和利用提供数据基础。
4、为保证目录数据的正确性，中标单位应建立目录数据库管理系统日志，记录旧数据修改与新增过程，并向衢州市城建档案馆提交一份纸质或机读著录清单，标明与原有馆藏电子/纸制目录修改的项目及内容，以备数据验收时查验。
5、档案装订时，要求按照档案整理规范验收后的成品目录(原纸制目录仍保留)打印卷内目录，加工完成验收后中标单位应向衢州市城建档案馆移交光盘电子目录两套(含案卷级目录和文件级目录)和纸质目录册两套。纸质目录册制作要求纸张挺括(用120克铜版纸打印)，排版规范,字迹清晰。打印采用黑白模式。纸质目录册案卷封面按照衢州市城建档案馆要求设计制作，并用120克以上铜版纸印制。
(七) 后期整理装订
1、在完成扫描后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订痕迹进行，不可更换装订位置;遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以下边缘对齐;装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除;保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的现象。
2、在衢州市城建档案馆确认的情况下，采购和更换6万个2公分档案卷盒，并按要求在档案卷盒封面上填写相应内容。
(八) 数据挂接
数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为合格后，按照衢州市城建档案馆所采用的档案综合管理系统的技术要求，通过专业批量挂接软件，比对、剔除重复件，实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接;实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，并加入对应的电子地址信息等。要求档号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%。
外包服务公司需对上述加工内容和要求提出具体处理流程、具体技术方案和保证措施，并在档案数字化加工管理系统中实施经确认的技术方案。
(九) 数据备份
加工数据验收合格后，外包服务公司要采用在线和离线相结合的方式对数据进行备份。
1、在线备份。数字化加工后的档案数据，需完全符合衢州市城建档案馆档案综合管理系统的业务要求，做到无缝衔接，并将档案数据完整准确地装载到该系统中。数据经测试运行正常后，将目录数据和数字化加工成品数据导入到磁盘阵列等存储介质载体，以双层PDF数据格式实现在线存储备份，保证档案的安全利用。
2、磁带备份。完成数据验收后，要制作六套成品数据磁带。所有数字化加工成品数据磁带在验收后移交给衢州市城建档案馆备份。同时，提供的单盘调阅数据磁带应具有提供目录查询、图像浏览、图像放大、缩小、旋转、打印等功能。
3、硬盘备份。移动硬盘采用单个1T以上容量的正版爱国者或朗科品牌。每完成一个批量的数据验收后，将单页TIFF格式/LZW压缩格式数字化加工产品、已封装的双层PDF数字化加工成品以硬盘备份方式移交衢州市城建档案馆保存。
4、备份登记。加工人员要认真填写数字化备份管理登记表单，对于所有磁带和硬盘进行管理与记录。每批加工数据移交档案馆验收后三日内，加工企业服务器上的已经移交档案馆验收合格的电子数据必须在衢州市城建档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批数字化加工在监管系统上的监控记录。
5、数据检验。使用省档案局开发的“数字化成果质检软件”对所有数字化成品数据(目录、图像、路径、磁带、硬盘)进行成品检测，检测结果必须与衢州市城建档案馆数字化加工技术标准相符合。
(十)档案归还
在数据验收合格后，对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、卷内文件颠倒等情况，要重新进行处理和无条件整改。归还每批实体档案时，提供每批档案扫描加工流程汇总报表和工作日
志表，随同实体一起交接，并做好移交记录。
二、验收要求
(一)档案前处理质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对档案前整理质量进行验收，合格率达到95%以上(含95%)予以验收通过，抽检合格率在95%以下，提交验收的档案前整理成果全部发回重检，直至达到验收要求。连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。
(二)图像扫描和目录建库数据质检。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检10%-20%，对图像扫描和目录建库数据进行验收。其中：①档号、总流水号、选择扫描的页码与电子目录的张页号的一致性和扫描图像的排列顺序与档案原件的准确率要求达到100%，如发现一条错误,图像数据全部退回重检。②条目著录合格率要求达到99.9%以上(含99.9%)予以验收通过，如抽检合格率在95%以下，提交验收实体和数据全部发回重检。③其它数据抽检合格率要求达到95% 以上(含95%),如抽检合格率在95% 以下，提交验收实体和数据全部发回服务公司全面自检，直至达到验收要求。以上质检连续三个批次不合格，在退回自检期间，衢州市城建档案馆不再提供扫描实体。
(三) 档案数据挂接验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对数据挂接进行验收。要求档号、总流水号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%，如发现一条数据错误即视为“不合格”，退回重检。其他数据项合格率要求达到99%以上(含99%)，如抽检合格率在99%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。
(四)档案实体验收。服务公司通过自检成果后，衢州市城建档案馆每批抽检20%，对档案实体进行验收。档案实体验收必须按档案数量、文件状况、卷内文件目录、页数、顺序、备考表、装订等进行逐卷检查和清点，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、卷内文件颠倒、装订不符合要求等均作为差错，要求重新处理，合格率要求达到100%。检验合格率要求在99.9%以上;抽检合格率在99.9%以下，提交验收档案全部发回全面自检，直至达到验收要求。
(五)以上每个环节的成果检验均要做好验收记录，并认真填写《档案数字化质量验收登记表》一式三份。
三、质量保障要求
(一)成立档案数字加工项目组。外包服务公司入驻衢州市城建档案馆之前，应成立项目组，指定项目负责人，项目负责人必须是公司级负责人，参与数字化加工的工作人员应是正式员工或签订三个月以上劳动合同的员工。工作人员进场后，必须将身份证、岗位证书、用工合同及相关证件的复印件交衢州市城建档案馆审核保存。工作人员如有变动，应以书面形式及时向衢州市城建档案馆报告备案。
(二)建立健全管理制度和业务操作规程。外包服务公司应提供档案数字化加工具体实施技术方案、项目实施计划、项目操作标准、数字化加工管理流程、人员管理制度、安全保密制度、质量保障措施、售后服务承诺等一系列严格的规章制度。
(三)外包服务公司必须建立严格的质量检测体系，提供专业的质检软件，设定加工程序中的每个质量检验环节，指定专人负责整个产品加工的质量检验工作。
(四)建档制度。外包服务公司应及时对加工过程中产生的文字、图表等文件进行整理、汇总，装订成册。在项目结束时，将全套档案原件随同光盘、硬盘一起移交衢州市城建档案馆。
四、安全保密要求
(一)档案数字化加工要严格按照《中华人民共和国档案法》、《保密法》等国家规定、规范、标准开展。
(二)档案数字化加工必须在指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。加工现场和临时库房配备多路无死角的录音视频监控等专用设备，视频监控录像数据留存六个月。
(三)进入加工现场的计算机等设备要做好相应的保密措施处理。封闭所有计算机存储设备外围接口，数据存储服务器不得与其他部门共用，计算机硬盘不得带离加工现场。项目结束后,服务器上保存加工数据的硬盘必须拆除,交给衢州市城建档案馆处理。涉密文件应安排专用扫描仪，并指定专人负责扫描，单独刻盘和备份。
(四)参与项目加工的工作人员要签订保密协议。为确保档案实体和信息安全，杜绝事故发生，工作人员必须持证进入加工场所。严禁工作人员私自复制、传播档案信息;严禁工作场所使用与工作无关的手提电脑、手机、mp
3、mp4及移动存储介质等;严禁携带任何火源、食品、液体等进入加工场所。
五、售后服务
(一)售后服务期限：项目验收交付使用后，外包服务公司要提供三年免费质量保证和售后服务。
(二)售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，外包服务公司24小时热线响应。接到电话要求后,必须在6小时内到达维护地点，以保证数据的安全运行。
项目要求
一、具体内容：
1、本次馆藏档案数字化加工总量为建设工程档案约38万页文档(A
4、A3)，约3.6万张图纸(A
2、A
1、A0)，使用《黄山市城建档案管理系统》同步完成条目著录和电子文件挂接、案卷整理(组卷)。著录内容包括项目级、工程级、案卷级、文件级;并建立相应目录数据库和电子档案数据库。做到纸质和电子档案同档同号。本次须数字化加工档案的数量为暂定量，投标单位须在投标文件中必须明确单价，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。
2、工作内容：主要包括档案著录、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验证、数据移交与提交、案卷整理、打印封面、打印卷内目录、打印备考表、打印档案盒脊背、装(换)盒、上架、刻盘、备份等工作。通过对馆藏档案进行数字化加工，建立档案全文数据库。
二、基本要求
1、项目完成全部工作任务时间不超过3个半月(从进场之日起);
2、投标单位应提供详细的数字化加工工作流程和技术措施，为保障质量和规定的时间内完成项目的组织措施要有保障，进场除满足工作需要的各类设备(特别是大图扫描仪)外，还必须有充足的人员配备，及相应的熟练员工，工作途中不得随意更换工作人员。
3、中标单位在中标后应缴纳5000元合同保证金。
4、中标单位在中标后5天内签订合同，合同签订后15天内安排人员进场进行施工，逾期视为自动放弃，采购人可重新组织本项目招标或由第二名顶替，并没收其履约合同保证金。
5、中标单位在履行合同过程中不服从采购人管理或故意拖延施工日期的，采购人可终止合同执行，其履约合同保证金不予退还上交市财政。采购人可重新组织本项目招标。施工单位自身原因导致施工日期超过合同约定的，超过日期按200元∕天标准从工程款中扣除误期赔偿费。
6、投标人须在投标文件中按档案数字化加工时的文档资料(A3及以下)和图纸(A2及以上)两档分别报单价，条目录入不另报价，折算进数字化加工中，最终结算按照工程结束验收后的实际数量为准。
三、项目工作地点：
项目工作地点：工作的场地由业主方提供。工作环境布置、所需设备、所需软件以及所需全部耗材均由中标商自备。
四、数字化加工要求：
基本流程：档案出库、档案加工、档案著录、档案校验、档案入库等。 (1)档案整理：按照《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014)并结合黄山市城建档案要求执行。主要是对准备扫描的档案资料进行核对、并对少部分整理未达标的档案资料进行规范整理后再扫描。对影响扫描质量的装订物(如订书钉、别针、其他固定器具)要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件及其顺序。
(2)档案扫描：根据档案幅面的大小(A0、A
1、A
2、A
3、A4)选择相应规格的专业扫描仪进行扫描。扫描分辨率符合《纸质档案数字化技术规范》要求，文字页200dpi、图纸300 dpi、照片400dpi，生成文件为JPG、 TIF或PDF格式。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。以A4页面为标准，平均每页文档存储大小控制在40KB以内或适度大小。在扫描过程中对于老旧资料及有破损的资料要进行裱糊作业。目录数据(案卷目录及卷内目录)与扫描图像要形成100%正确一一对应关系。每个页幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致。
(3)图像处理：保证扫描文件的高质量、高清晰度，通过专业的数字图像处理软件对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行整体去污和局部去污处理，图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。做到图像清晰、页面完整、不歪斜、无变形、无黑边，色彩还原逼真，达到国家档案数字化标准要求。
(4)档案著录：按照《城市建设档案著录规范》、《黄山市城建档案管理系统》及招标方要求进行著录，著录满足《黄山市城建档案管理系统》的规定差错率不得大于0.1%。(注：对于复印件要在备注中标注“复印件”字样)
(5)数据迁移：要求投标单位自行准备数字化加工系统，且加工后的数据能够与《黄山市城建档案管理系统》进行对接。中标单位负责将数据迁移到《黄山市城建档案管理系统》中，且保证数据准确率达到100%。
(6)打印要求：打印案卷封面、备考表、案卷目录、文件目录、脊背要符合《建设工程文件归档整理规范》和黄山市城建档案馆具体标准的格式要求。
(7)保存备份：文件制作、保存等应符合城建档案行业标准和要求，要便于和《黄山市城建档案管理系统》对接。将扫描信息刻录到光盘上，一式三份。拷贝到移动硬盘上一式三份(移动硬盘由我馆提供)。必须包含文件信息和目录信息。同一项目信息不跨越两张光盘或移动硬盘。必须打印封面，封面上体现盘内内容、制作时间、编号、文件类型。在刻录完成后，与档案实体进行比对，以确保数字化档案文件准确无遗漏。
(8)档案扫描后需原样恢复，按原来顺序，校对整理后返回归档。 (9)档案案卷移出、移进、整理、著录、扫描等均按项目或单项工程为单位按顺序逐步完成，规范实施。
(10)以上所列未尽事宜，一切参照相关国家标准和规定执行。
五、项目技术要求： 严格遵守并达到国家标准：
《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001) 《建设工程文件归档规范》(GB/T50328-2014) 《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007) 《城市建设档案业务管理规范》(CJJ/T158-2011) 《城建电子档案元数据标准》(CJJ/T187-2012) 《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002) 《磁体载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)
《电子政务业务流程设计方法通用规范》(GB/T19487-2004) 《数据元和交换格式.信息交换.日期和时间的表示法》(GB/T7408-1994) 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1～2-1999) 《CAD电子文件光盘存储系统的一致性测试》(GB/T17679-1999) 《CAD电子文件管理》(GB/T17825.1～10-1999) 《纸质档案数字化技术规范》(DA/T-31-2005) 《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002) 《安徽省城建档案信息化建设标准》(DB34/T1014-2009)
六、质量与验收要求
1、按单体工程(每栋楼)为管理单位在《黄山市城建档案管理系统》中完成著录工作，著录内容要求准确、齐全，著录完成的数据，需要通过内部移交的操作，进入采购人所提供的《黄山市城建档案管理系统》进行验证，城建档案馆将按照错误率不能高于0.1%标准抽验。
2、为保证档案电子文件的清晰，原文原貌的特性，要求在扫描进行加工时，根据原始档案纸张纸质、底色、薄厚程度等因素合理设置扫描分辨率。扫描图像使用通用格式，保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。
3、扫描完成后，须通过《黄山市城建档案管理系统》著录的目录数据进行一一对应挂接。确保扫描图像与案卷目录、文件目录100%挂接正确。同时应按单体工程(每栋楼)为单位及时对扫描数据进行备份。
4、档案扫描完成后，要进行细致认真整理。更换封面、卷内目录和备考表。
七、安全及管理要求
1、本项目要求中标单位将人员和设备全部安排到招标方指定地点进行工作。
2、中标单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。
3、中标单位必须每周主动向招标方汇报工作情况和进度。
4、中标单位应负责对员工的消防安全知识进行培训。
5、中标单位需确保加工场所卫生干净，对于废纸的处理方式因遵循只进不出的原则。
6、在加工过程中遇到问题应及时向我馆报告，不可擅自处理。
7、扫描人员严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及黄山市城建档案馆的有关规定，认真做好扫描档案的保密和保护工作。
八、其它
1、中标单位应为采购人代为培训2名人员，使其熟练掌握档案数字化加工全部过程及操作。
2、中标单位需提供免费售后服务，一年内发现电子档案质量问题，负责免费上门修正错误，在收到我方需求后，应在3个工作日内响应并解决问题。
3、本项目投标报价应含安装调试、运输费用、检测、验收税费等及其他费用。投标报价为最终报价。
二〇一八年六月十二日
一、概述
档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。同时，在当前社会信息化浪潮中，还在产生大量的各种形式的的信息记录，包括电子文件或非电子文件。相关行业、部门的电子化进展，如数字化图书馆，国际性的科技情报数据信息库，各单位的信息中心促使档案管理工作电子化、信息化，谋求创新与发展。
随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，电子文件和电子档案在国内外都已普遍存在，档案资料的数字化、光盘存储、计算机管理和网上检索查询利用是档案管理发展的必然趋势。
综合档案管理系统符合国家档案管理标准规范，适用于政府机关，企事业单位的档案管理系统。档案管理系统的开发坚持通用化、系列化、组合化、用户化的方针，提供完整的解决方案和完善的售后服务，协助用户建立完备的档案管理体系。档案管理系统中集成了主题词自动标引、光盘数据存储及光盘塔(库)入网、大幅面扫描图象的压缩与动态解压、多媒体档案存储、与协同办公系统无缝连接等高新技术。
二、特点及效果
1.档案门类齐全
系统遵循国家档案分类原则，已按各类档案的特点建立了文书档案、科研档案、产品档案、设备仪器、基建档案、会计档案、声像档案等十几种档案库。同时综合档案管理系统为用户建立了分类表，用户可用分类表所提供的增加同级类目、增加下级类目、编辑当前级类目及删除当前级类目等功能，建立和维护档案分类表。分类表结构可达四级。
2.符合档案管理流程
档案管理系统吸收了现代办公流程的特点,将文件、科技材料、资料处理过程的中间环节、相关信息及处理结果管理起来，确保档案、文件材料收集/积累的完整，利于档案的整理、编研工作的开展，便于日后档案的查询利用。支持现行资料的跟踪、控制、图纸复制、分发的流程管理，支持网上资料的分发。
3.档案全文管理
综合档案管理系统不仅仅局限于管理文件档案的目录、摘要，而且将档案的全文信息纳入到档案管理之中。提供从信息检索、目录查询、摘要信息、到由目录、摘要信息直接浏览档案正本(全文)的档案管理方式。
4.多种组卷方式
各行业、各地区及不同专业的科技文件，文书文件形成过程都有它自身的规律，组卷形式也必然存在一定的区别。综合档案管理系统灵活的组卷方式成功的处理了这一问题。它包括按一定条件进行的条件组卷;个别无规律文件的手工组卷;一份或几份文件、多种档案、多个案卷的多重组卷。
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